guide directeur france loisirs education

GUIDE DU DIRECTEUR(TRICE)
CENTRES DE VACANCES
France loisirs Education
La préparation a un rôle essentiel dans la réussite d'un séjour. Pour cette raison, il est indispensable de prévoir le
maximum de choses avant, pendant et après le séjour avec toujours cette formule (qui fait quoi ou comment et pourquoi).
Lorsque le DIRECTEUR(TRICE) avec le service recrutement formalise leur accord, le service confirme par courrier les
conditions du séjour :
Nature du centre
Dates du séjour
Effectif prévisionnel
Dès que vous avez accepté votre affectation, nous vous demandons de transmettre au siège :
Une photocopie de votre diplôme BAFD
Un guide du DIRECTEUR(TRICE) signé
Un échéancier signé
UN extrait du bulletin N° 3 de casier judiciaire
UN extrait acte de naissance
Si vous travaillez pour la première fois pour France Loisirs Education ou si quelques règles de votre fonctionnement ne
vous semblent pas claires, le siège organisera une réunion « D’INFORMATIONS», vous rencontrerez vos interlocuteurs :
Pédagogique et financier (à ce titre vous pourrez être accompagné par votre économe),Le service assurance : déclaration
accident, MAIF,…), Gestion du personnel : contrat de travail, remboursement des frais de déplacement, paie.
Recrutement : proposition d’embauche, fiches candidatures
*Pour les DIRECTEURS (TRICES) de Province : tous les frais que vous engagerez pour vous déplacer vous seront
remboursés sur justificatif à la fin de votre séjour (demander l’accord écrit du siège pour les frais que vous devez
engager !) SUR LA BASE SNCF PREMS
AVANT LE SEJOUR
Plusieurs réunions de préparation auront lieu dont une avec la présence d'un membre de l'association France Loisirs
Education.
- Une réunion de présentation de l'équipe à l'association et de préparation de séjour
- Une réunion de présentation du séjour
- Un bilan de fin de séjour
Le DIRECTEUR(TRICE) devra nous remettre 1 mois avant le départ les documents suivants
Son projet pédagogique et de fonctionnement (ébauche)
Une liste du personnel pédagogique
REPERAGE Des Centres de Vacances :
Conformément à nos engagements pédagogiques, certains séjours obligent le directeur à une visite dite de
« REPERAGE ».
Cette visite est contractuelle, et tous les frais (Transport, repas, hébergement) sont à la charge de France Loisirs
Education.
Cependant pour la bonne règle, si un directeur (trice) devait se désister après sa visite de repérage tous les frais
engagé par l’association, seront refacturé au directeur (trice) sur présentation de facture. Le remboursement
réclamé par l’association deviendrait caduque pour un cas de force majeur (accident, hospitalisation, décès)
L'EMBAUCHE DU PERSONNEL
Chaque personne doit être majeure et diplômées BAFA
Le personnel pédagogique devra compléter la fiche de renseignement sous format DOC
Et fournir les documents suivants :
Photocopie des Brevets ou Diplômes attestant d’une qualification (BAFA, BAFD, BNSSA, SB, AFPS, PSC1 etc.……….)
Photocopie attestation assurance vitale
Copie carnet de vaccination à jour ou certificat médical de moins de 3 mois
Photocopie de la carte d’identité – Passeport (séjour - étranger)
1 extrait ou acte de naissance (à demander à la mairie du lieu de naissance)
1 extrait DU BULLETIN N° 3 de casier judiciaire vous pouvez en faire la demande sur Internet
https://www.cjn.justice.gouv.fr/cjn/b3/eje20
Photocopie du permis de conduire (le cas échéant)
CV réactualisé 2015-2016
Cette fiche de renseignements dûment remplie (sous format DOC uniquement)
Relevé d’identité Bancaire ou Postal
TOUS CES DOCUMENTS SERONT VISES PAR LE DIRECTEUR(TRICE) QUI LUI-MEME LES RETOURNERA
SCANNES à France LOISIRS EDUCATION
(Toute fiche de renseignement incomplète ou transformée sous un autre
format sera systématiquement retournée au DIRECTEUR(TRICE) du séjour !)
Le DIRECTEUR(TRICE) s’engage à respecter l’échéancier et d’être présent aux différentes réunions de
préparations. (Sauf cas de force majeur votre présence est obligatoire. En cas de non présentation physique, France
Loisirs Education considèrera votre absence comme un refus d’acceptation de séjour et annulera automatiquement votre
candidature et embauchera un autre directeur de séjour)
FRAIS DE TRANSPORT : du (de la) DIRECTEUR(TRICE) ou de l’Animateur (trice)
Nous ne remboursons pas les frais de déplacements dans le cadre des entretiens – Exception : candidats retenus pour
l'encadrement de nos séjours.
Entretien d'embauche, réunions de préparation et de bilan de séjour à prévoir sur PARIS.
MATERIEL PERSONNEL :
Tout matériel (Ordinateur portable notamment), qui pourrait être utilisé pendant le séjour reste sous la responsabilité du
propriétaire sauf accord préalable France Loisirs Education. (Présentation d’une facture d’achat de moins d’un an)
TELEPHONE SUR LES SEJOURS
Téléphone France : NOUS CONSULTER
Téléphone Etranger France Loisirs Education octroie un budget pour l’achat d’une puce et téléphone locale du pays
d’accueil. (Télécharger l’application WATTS APP)
LE TRANSPORT (VOIR MEMENTO France Loisirs Education)
Ne bâclez pas ce moment dans votre préparation ! Aucune improvisation n’est possible…
Au moment du départ, tous les membres de l'encadrement voyageant avec les enfants seront munis de leurs papiers
d'identité.
Toute l'équipe est tenue d'arriver au point de rencontre une heure avant la convocation adressée aux parents.
Des étiquettes pour les bagages seront remises aux animateurs pour eux et les enfants.
Une tenue correcte est exigée pour l'aller et le retour.
Je vous rappelle que c'est un moment où les parents, les enfants et les différents intervenants vous jugeront. Une attitude
responsable, et sereine sera de rigueur.
LE PORT DU T.SHIRT « France Loisirs Education» EST OBLIGATOIRE LE JOUR DU
DEPART ET RETOUR.
Pour le retour, les enfants devront revenir propres et habillés correctement.
Le rôle de l'Assistante sanitaire est primordial : Elle doit demander à chaque parent si leurs enfants ont des besoins
particuliers ou bien des remarques.
Les animateurs ainsi que le DIRECTEUR(TRICE), accueilleront avec le sourire les parents et les enfants, afin de les rassurer
et de faire connaissance.
CHAQUE ANIMATEUR SERA RESPONSABLE D’UN GROUPE D’ENFANT SUR SON CENTRE DE VACANCES !
NOTE : Pour les TGV : Une équipe de 1 à 2 personnes seront détachées pour mettre les bagages dans les wagons.
LA CIGARETTE EST INTERDITE DEVANT LES PARENTS ET LES ENFANTS!
PENDANT LE SEJOUR
Une permanence France Loisirs Education sera assurée 24h/24 pendant le séjour au n° de téléphone suivant :
En dehors des heures de bureau :
TEL URGENCE : 0782945344
Pendant les heures de bureau : 0143545344
Une permanence de notre client (Une liste vous sera remise)
Les n° vous seront communiqués avant votre départ
Garder toujours une trace de vos documents !!! …
(Déclaration d'accident, accident du travail)
LE 1er JOUR AU CENTRE
- L'Assistante sanitaire consultera chaque dossier médical très méticuleusement (attention aux allergies aux médicaments
et à l'alimentation, aux appareils dentaires, lunettes etc.). Dans le cas d'un dossier supplémentaire ou manquant
PREVENIR LE DIRECTEUR(TRICE).
- Téléphoner à France Loisirs Education dès l’arrivée du groupe
- Exercice d’évacuation des locaux : le DIRECTEUR(TRICE) a pour obligation d’organiser en début de séjour un exercice
d’évacuation des locaux dont les modalités doivent être adaptées à la tranche d’âge des colons.
IMPORTANT
LE DIRECTEUR(TRICE) DOIT ENVOYER :
LA LISTE D’APPEL DES ENFANTS REMISE LE JOUR DU DEPART, AVEC POUR CHAQUE ENFANT LA CASE ABSENT OU
PRESENCE POINTEE D’UNE CROIX DES SON ARRIVE SUR LE CENTRE DE VACANCES
PAR FAX au n° SUIVANT : 0148726613 ou SCANNE PAR EMAIL A [email protected]
France LOISIRS EDUCATION
52 RUE GALANDE, 75005 PARIS
Pour France Loisirs Education :
- Le DIRECTEUR(TRICE) devra procéder au relevé des compteurs (V. dossier du DIRECTEUR(TRICE) et à l'état des lieux.
- Il devra adresser la photocopie de la liste des enfants pointés.
- Remplir le registre unique du personnel
- Ouvrir le cahier d’infirmerie
LA VIE QUOTIDIENNE
Veillez à bien vous faire comprendre auprès de votre équipe. Attention à l'interprétation!!!
Attention aux différents points suivants :
- L'hygiène : Que les enfants se changent bien tous les jours, grâce par exemple au retour du linge, ou en vérifiant son sac
de linge sale ou bien en comparant son inventaire et le nombre de jours déjà écoulés.
- L'hygiène alimentaire (équilibré, variée, colorée, la quantité, la qualité...). Attention aux bonbons et autres sucreries
dans les chambres!!!
- Une bonne gestion du linge évite de mauvaises surprises aux parents (linge rétréci, délavé, manquant). C'est un des
critères de qualité du centre pour les parents. Il doit être rangé correctement dans l'armoire et impeccablement plié dans
la valise pour le retour (en séparant le propre du sale par un sac à linge sale et les chaussures dans un sac plastique).
- l'argent de poche doit-être récupéré par l'équipe afin d'éviter "les vols" //L’équipe ne prendra la responsabilité que de
l’argent qui lui sera volontairement confié au début du séjour.
Pour les moins de 12 ans pensez à remplir la fiche de contrôle d’argent de poche et la faire signer par le jeune avant le
retour chez lui, l’argent restant et le coupon jeune contresigné par le Directeur(trice) et le jeune doit être placé dans
une enveloppe fermée au nom de famille
P.S. : Pour les 6-11 ans l’animateur référent, particpe activement au rangement de la chambre des enfants
quotidiennement.
LE MEDICAL
Le médecin doit être appelé systématiquement dès qu'un enfant se plaint. Ne jouez pas avec la santé des enfants.
Retranchez- vous derrière le diagnostic du médecin. C'est lui le professionnel.
A chaque visite du médecin, vous devez, prévenir France Loisirs Education.
Les dossiers médicaux sont fournis au départ. Ceux-ci devront être remis aux familles au retour.
*Sur les feuilles de maladies, coller toutes les vignettes, mais ne les remplissez pas. Faites des photocopies
des feuilles de maladies et des ordonnances. L'ensemble (originaux + photocopies) sera rendu à France
Loisirs Education en fin de séjour.
*F.M.R. : Tout dossier incomplet sera systématiquement facturé au DIRECTEUR(TRICE) du séjour ! Sachez que chaque
dossier F.M.R. incomplet reste à la charge de l’association.
Un cahier d'infirmerie vous sera remis. Le remplir avec précision. Il sera récupéré par France Loisirs Education au
retour.
Traitement « contraignant »
Lorsqu’un enfant arrive au centre avec un traitement médical lourd impliquant un suivi à l’hôpital ou auprès d’un médecin,
le DIRECTEUR(TRICE) doit avertir France Loisirs Education., qui peut demander à la famille de reprendre en charge
l’enfant. (Bien entendu avec l’accord du CLIENT!)
LES ACCIDENTS
Les accidents peuvent avoir 2 degrés de gravité :
Accidents bénins
Accidents graves
Le devoir du DIRECTEUR(TRICE) consiste dans tous les cas à faire en sorte que l’enfant soit examiné et soigné au plus tôt.
ACCIDENTS BENINS :
Le DIRECTEUR(TRICE) informe au plus tôt, mais aux heures ouvrables, France Loisirs Education
TEL URGENCE : Vous sera communiqué avant votre départ
ACCIDENTS GRAVES :
Le DIRECTEUR(TRICE) prévient immédiatement France Loisirs Education.
TEL URGENCE : Vous sera communiqué avant votre départ
Il prend contact avec France Loisirs Education et reste à sa disposition pour toute information complémentaire.
Une circulaire n° 66-58 du 15 mars 1966 du chef de service de la jeunesse et de l’éducation populaire précise que, par
accident grave, il faut entendre
« Les accidents mortels ou comportant des risques de suite mortelle, ceux dont les séquelles peuvent laisser craindre une
invalidité totale ou partielle, enfin ceux qui, pour des raisons diverses, peuvent avoir une suite judiciaire ».
Que doit-on faire en cas d’accident ?
PREVENIR France Loisirs Education
Remplir une déclaration d’accident (MAIF) enfant en précisant bien les N° de sinistres donnés par LA MAIF et celles du
contrat d’assurance RC.
Demandez au médecin le certificat de constatation initial de blessure
Il doit ensuite transmettre ces documents en y joignant le certificat de constatation initial de blessure dans les 48 h 00
En recommandé avec A.R. à la :
GROUPE MAIF – GESTION COURRIER SOCIETAIRE – 79018 NIORT CEDEX 9
Par FAX au n° SUIVANT : 0148726613 ou SCANNE PAR EMAIL A [email protected]
Conserver tous les documents (Factures, doubles des déclarations …)
Dans tous les cas, prendre contact aussitôt avec France Loisirs Education.
LES VEHICULES
RAPPEL DES REGLES D’UTILISATION DES VEHICULES DE LOCATION MIS A DISPOSITION
PAR France LOISIRS EDUCATION
L’utilisation des véhicules reste strictement réservée aux besoins des services et des exploitations
Respecter les règles de sécurité préconisées par le Code de la Route
Les PV pour infractions au Code de la Route aux règles de stationnement sont à la charge des utilisateurs
Tout véhicule accidenté, doit faire l’objet d’une déclaration d’accident et d’un rapport circonstancié.
Chaque véhicule est doté d’un carnet de bord qu’il convient de remplir lors de chaque déplacement.
Veiller à faire le plein du véhicule lors de sa restitution
En exploitation les véhicules mis à disposition sont placés sous la responsabilité du DIRECTEUR(TRICE).
A ce titre, celui-ci doit veiller au respect de l’application de ces consignes par les conducteurs, le principe étant de limité la
conduite des véhicules : Au DIRECTEUR(TRICE), à l’assistante sanitaire
RAPPEL CONCERNANT LES VEHICULE DE LOCATION
Les conducteurs doivent avoir au moins 25 ans et
Être titulaire du permis de conduire depuis plus de 2 ans.
DIVERS
- Les visites des centres par les parents ne sont pas autorisées.
- Aucune personne n’est autorisée à séjourner sur le centre de vacances sans autorisation écrite du siège.
- Une liste du personnel devra être adressée à la Gendarmerie.
Le DIRECTEUR(TRICE) devra informer impérativement France Loisirs Education, pour les raisons suivantes :
- Mouvement de personnel
- Accident ou maladie d'adulte ou d'enfant
- Matériel endommagé appartenant au gestionnaire
- Incident avec le propriétaire ou gestionnaire sur place
- Attitude irrespectueuse d'un enfant ou d'un jeune susceptible d'aboutir à un rapatriement.
Les pièces comptables
Chaque dépense doit être accompagnée d'une pièce justificative : la facture ou bien le ticket de caisse nominatif avec le
tampon du magasin.
Ne sont pas considéré comme pièces justificatives :
Les reçus, les bons de commande et les relevés de facture.
Avances de caisse
Lorsque vous avancez de l'argent à une personne du centre, n'oubliez pas de lui faire signer un reçu.
Le budget est A RESPECTER. Les dépassements ou les transferts de poste ne sont pas possibles.
Pour toutes autres initiatives ou problèmes, il vous faut demander l'accord du siège France Loisirs Education.
Aucun frais à payer en sus du budget, ne sera payé par France Loisirs Education, sans une autorisation écrite, signé et
tamponner par le siège.
NE PAS INTEGRER LES FMR (Frais médicaux remboursables) dans la comptabilité ainsi que les fournisseurs
restant à payer.
TELEPHONE DU CENTRE :
-Aucun coup de téléphone personnel n'est autorisé!
LE JOUR DU RETOUR
Le retour ne doit pas être préparé à la dernière minute, mais au moins 72 h avant. Un certain nombre de formalités sont à
accomplir.
Horaire de départ
Téléphoner au transporteur 72 H avant le départ !
Le DIRECTEUR(TRICE) doit s’informer de l’heure à laquelle les différents convois quitteront le centre. Si un groupe part par
le train, il doit bien s’assurer qu’il est bien en possession du billet de train et que celui-ci correspond bien au nombre de
voyageurs. (En cas de problème, il doit CONTACTER France Loisirs Education)
Linge
Le DIRECTEUR(TRICE) doit demander à son équipe de faire sérieusement l’inventaire du linge. Il convient que les parents
retrouvent dans la valise les effets de leurs enfants bien rangés (en séparant, notamment le linge propre du linge sale).
Il est impératif de vérifier que tous les bagages ont conservé leurs étiquettes (y compris ceux des animateurs).
Santé
L’assistante sanitaire doit s’assurer que le carnet sanitaire de chaque enfant est à jour. Par ailleurs, elle ne doit pas
oublier de placer dans la valise de l’enfant les médicaments, les copies des ordonnances et les radios, la feuille de
renseignement à l’usage des parents : maladie ou accident.
-
Le dernier jour le DIRECTEUR(TRICE) devra procéder au relevé des compteurs et à l'état des lieux contradictoire.
Le linge marqué doit être envoyé aux parents directement.
Malle pédagogique veillez à nous la remettre avec l’inventaire, si celle-ci reste au centre demandez au gestionnaire qu’elle
soit enfermée en sécurité dans l’attente du prochain groupe et nous transmettre le double de l’inventaire afin de la
compléter
BILAN :
- Le DIRECTEUR(TRICE) devra remettre à France Loisirs Education un compte rendu moral et financier, les inventaires
(matériel, alimentaire...). Aucun bilan ne doit être adressé à notre client ! Un bilan entre France Loisirs Education, et le
DIRECTEUR(TRICE) du séjour sera effectué dans les 3 jours après le centre.
Les documents à nous remettre
Le dossier pédagogique et administratif
Les originaux + photocopies des feuilles de maladie et d’accident + ordonnance + cahier d'infirmerie.
Le cahier de comptabilité (doit nous parvenir par Email) + toutes les factures classées et numérotés.
Tous les documents type : Planning d'activité.
L'ensemble de ces documents sera, à votre retour, soumis à émargement.
Tout le matériel pédagogique, guides, cartes, matériel Hifi, etc…
Ce document est fait en double exemplaires le premier sera remis à France Loisirs Education le second restera conservé
par le Directeur (trice)
Paraphé les pages et Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé »
Centre :…………………………………………………………………………....///
Dates du séjour : Du …../……au …../……/2016
Date :
Le DIRECTEUR(TRICE) lu et approuvé