L`engagement de la direction

Transcription

Conception et réalisation de formations par les voies scolaires,
apprentissage et continue, reposant sur la pédagogie de l’alternance et
la mise en œuvre d’un projet éducatif et professionnel pour chaque
apprenant.
Date
09/12/2013
Indice
Rédaction
Validation
H
Comité de pilotage
Alain Merlin
Philippe Fayolle
Manuel Qualité MFR Rhône Alpes – Version H
1/17
Sommaire
1. Présentation du groupe qualité MFR
1.1 - Les missions ................................................................................................................... 5
1.2 - L’organisation générale ................................................................................................... 5
1.3 – Le périmètre de certification ........................................................................................... 6
2. Présentation du système de Management du groupe des MFR .............................................. 7
2.1 - Généralités ..................................................................................................................... 7
2.2 - Fonctionnement du groupe qualité .................................................................................. 7
2.3 - Configuration des processus ........................................................................................... 8
2.4 - Déploiement des objectifs sur les processus ................................................................... 8
2.5 - Réseau de processus ......................................................................................................... 9
3- PROCESSUS ACCOMPAGNEMENT DES MFR ...................................................................10
3.1 – Finalités du processus ..................................................................................................10
3.2 – Activités du processus ..................................................................................................10
4 - PROCESSUS DIRECTION ET VIE ASSOCIATIVE ..............................................................10
4.1 - Finalités du processus ...................................................................................................10
4.2- Activités du processus ....................................................................................................10
5 - PROCESSUS SMQ ..............................................................................................................11
5.2 - Activités du processus ...................................................................................................11
6 - PROCESSUS CLIENTS .......................................................................................................12
6.1- Finalités du processus ....................................................................................................12
6.2 - Activité du processus .....................................................................................................12
7 - PROCESSUS REALISATION ...............................................................................................13
7.2 – Activités du processus ..................................................................................................13
8 - PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES ..........................................................................15
8.2 - Activités du processus ...................................................................................................15
9 - PROCESSUS RESSOURCES MATERIELLES ....................................................................16
9.2 - Les activités du processus .............................................................................................16
10 - PROCESSUS ACTIVITES ANNEXES ................................................................................16
10.1 – Finalités du processus.................................................................................................16
10.2 – Activités du processus.................................................................................................16
11 – PROCESSUS GESTION ADMINISTRATIVE .....................................................................17
11.1 – Finalités du processus.................................................................................................17
11.2 – Activités du processus.................................................................................................17
Mise en œuvre de l’amélioration continue du système de management de la qualité ................17
Annexes
Annexes 1
Annexes 2
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L’ENG AGEMENT DU GROUPE MFR RHONE ALPES
L’entière satisfaction de nos clients est au centre de nos préoccupations.
Nous avons choisi pour cela de mettre en place un système de management de la qualité qui répond aux
exigences de la norme ISO 9001.
Il vise à la cohérence et à l’efficacité de notre organisation au sein du mouvement des Maisons Familiales
Rurales (MFR). Il est important de valoriser nos spécificités, de comprendre les évolutions pour mieux
répondre aux besoins en matière de formation.
Le groupe qualité MFR est constitué à ce jour de 15 sites, dont 13 sont certifiés, avec un pilotage du
groupe (FD Loire et FD Isère).
L’ambition du groupe qualité est de :
-
Valoriser les expériences des jeunes et des stagiaires par la mise en place de la
pédagogie de l’alternance spécifique aux MFR,
Mutualiser nos pratiques pédagogiques pour améliorer l’accompagnement et le suivi de
nos apprenants
Associer les maîtres de stage et d’apprentissage en les faisant participer à
l’accompagnement des apprenants en formation
Créer avec les équipes une dynamique éducative dans des sites à taille humaine pour
favoriser la formation de nos apprenants et les préparer à leur insertion.
Permettre à nos jeunes d’intégrer les valeurs humaines : solidarité, sens des
responsabilités et capacité d’initiative.
Cette démarche d’amélioration permanente s’applique à l’ensemble de nos processus.
Chaque axe du projet est décliné dans les MFR. Le déploiement du projet du groupe est évalué
régulièrement à l’aide d’indicateurs qui nous permettent de s’assurer de l’efficacité de nos actions et de la
pertinence de notre système.
Chaque direction est responsable de la mise en œuvre du projet du groupe et du projet de son site de
formation. Elle s’engage à donner les moyens nécessaires à la mise en œuvre de cette démarche.
Elle nomme un responsable qualité chargé de promouvoir la politique qualité au sein de la MFR dans sa
mise en œuvre, sa conduite, sa vérification et son amélioration.
Moirans, le 5 décembre 2013
Signature Directeur (trice) de la MFR
Signature Président(e) de la MFR
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Les Directions (Directeur/Président) des sites du périmètre de certification :
Alain Merlin / Marie Elisabeth Jean – Fédération Départementale MFR Isère (38)
Michel Le Bacquer / Patrick Bartholomeo – Anse (69)
Isabelle Hertleer / Colette Guillemette – Coublevie (38)
Daniel Bosa / Pascal Chatain – Crolles (38)
Nelly Tirard Gatel / à déterminer –La Grive (38)
Nathalie Gsell / Corinne Imburchia – St Barthélémy (38)
Brahim Chelihi / Richard Zapata – St Egrève (38)
Charlotte Mestre / Sébastien Vaire – L’Arbresle (69)
Eric Arrio / Gérard Charpilenne - St Germain l’Espinasse (42)
Pascal Bruchon / Jean Pierre Vaux – Val de Coise (69)
André Roux / Yves Renn – Chatte (38)
Philippe Fayolle / Noël Fond – Fédération Départementale MFR Loire (42)
Laurence Echinard / Marie Elisabeth Jean - Moirans (38)
Muriel Aimonetto / Marcel Teste – Mozas (38)
Xavier Walle / Marie-Josephe Chapot - Le Village St André le Gaz (38)
Patrick Gachon / Jean Drivet – Vignieu (38)
Corinne Courvoisy / Guy Sandron – La Dombes (01)
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1. Présentation du groupe qualité MFR
1.1 - Les missions
Les missions des MFR s’organisent principalement autour du projet du mouvement et des lois qui
régissent l’enseignement agricole, la formation initiale, la formation continue, le développement local, la
coopération internationale, l’apprentissage et la formation tout au long de la vie.
Les MFR assurent une mission de service public.
Les prérogatives des statuts de nos associations sont :



de donner aux familles qui en sont membres les moyens d’exercer leurs droits et d’assumer leurs
responsabilités, notamment en ce qui concerne l’éducation, l’orientation et la formation
professionnelle, générale, morale et sociale des enfants fréquentant la Maison Familiale Rurale.
d’assumer la création, la gestion et la responsabilité légale, morale et financière de la Maison
Familiale Rurale.
de participer à l'animation et au développement du milieu dans lequel est implantée la Maison
Familiale Rurale et d’assurer toutes activités d’éducation populaire ainsi que toutes actions à
caractère éducatif, social ou familial.
Les MFR pratiquent avec l’alternance une pédagogie du questionnement et de l’observation visant à
valoriser le vécu de l’apprenant pour asseoir une formation générale technique et professionnelle.
Cette alternance représente 50% du temps au plus à la MFR et 50% au moins dans le milieu de vie
(entreprise et/ou société civile).
Le fonctionnement de la MFR préconise une organisation de vie résidentielle en groupe à taille humaine.
Ce principe vise à créer une relation privilégiée entre l’équipe éducative et les personnes en formation afin
de valoriser chacun dans ses compétences et de le reconnaître dans son identité. Cette vie de groupe
permet, pour les plus jeunes, l’apprentissage de la vie en société. Elle est facteur de socialisation, c’est
également un temps d’ouverture culturelle important.
Nous retrouvons les lignes de forces de cette éthique dans le projet du mouvement validé par l’Assemblée
Générale de l’Union Nationale à Clermont Ferrand les 1et 2 Avril 2005.
Les filières de formations en alternance relèvent de trois formes de statut :



Le statut scolaire,
Le contrat d’apprentissage,
La formation continue.
Les établissements sont contractualisés et /ou conventionnés avec l’État, le Conseil Régional, l’Institution
Européenne, les branches professionnelles et autres institutions.
Les contenus des formations sont fixés par les ministères de tutelle, branches professionnelles,
entreprises… Les formations sont qualifiantes ou certifiantes selon le parcours.
L'association peut éventuellement proposer des activités annexes d'accueil et d'hébergement dont les
produits permettent de concourir à la réalisation du projet de l'association.
1.2 - L’organisation générale
Les MFR sont des associations loi 1901. Elles accueillent selon leur statut des familles et des partenaires
au sein de leur conseil d’administration.
Chaque site est géré par un directeur, embauché par l’association en accord avec l’Union Nationale du
mouvement.
La MFR est animée par l’ensemble des parents, maîtres de stage, d’apprentissage et d'acteurs locaux
intéressés par la formation, la promotion, l’insertion professionnelle et sociale des personnes, visant in
fine au développement harmonieux des territoires.
Chaque MFR participe, au niveau national et international à un réseau d'associations. Les MFR sont
structurées en Fédérations départementales et régionales.
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Chaque Fédération départementale a pour mission d’accompagner chaque MFR relevant de son
périmètre. Ce rôle est défini précisément dans les statuts des MFR. A ce jour, les deux fédérations de la
Loire et de l’Isère assurent le pilotage des MFR engagées dans le système management de la qualité.
1.3 – Le périmètre de certification
En 2014 le périmètre comporte 13 MFR certifiées (Anse – Crolles – St Egrève – La Grive – Chatte – La
Palma – St Germain l’Espinasse – Mozas – Val de Coise - la Dombes - Vignieu - Moirans - Le Village à St
André Le Gaz) et 2 Fédérations départementales (Isère – Loire).
D’autres MFR de Rhône Alpes continuent dans la mise en place de la démarche qualité au sein de leur
site (MFR Eyzin Pinet, Le Chalet, Coublevie, St Barthélémy et Vif dans l’Isère ; MFR St Chamond,
Montbrison et St Etienne dans la Loire ; MFR Villeneuve de Berg en Ardèche).
La présentation détaillée des sites du périmètre et des deux Fédérations se trouve en annexe 1.
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2. Présentation du système de Management du groupe des MFR
2.1 - Généralités
Le manuel qualité exprime les dispositions mises en œuvre par le Groupe pour assurer la qualité de ses
prestations. Il présente le système de management de la qualité ainsi que les processus qui y sont
associés et fait référence aux procédures. Le système qualité s’applique à l’ensemble des activités de
chaque MFR. Ce système est mis en place pour répondre aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008 ;
aucune exclusion d’exigence de cette norme n’est à signaler.
Pour chaque processus, ce manuel exprime les finalités associées permettant de définir la contribution du
processus aux objectifs généraux du groupe, ainsi que les modalités mises en œuvre dans les activités du
processus pour assurer l’atteinte de ces finalités
En annexe 2, les fiches d’identité des processus groupe permettent d’identifier les interactions entre les
différents processus.
2.2 - Fonctionnement du groupe qualité
Le groupe qualité est constitué depuis 2007 de 13 MFR certifiées et de 2 fédérations départementales qui
ont un rôle de direction du groupe.
Audit de renouvellement (2014)
Vif
Montbrison
St Barthélémy
Villeneuve de Berg
Le Chalet
Périmètre de certification
Fédérations 38 et 42
Anse – Crolles - La Grive - St Egrève – Mozas – Chatte - La Palma
- St Germain - Val de Coise - Le Village – Vignieu – La Dombes Moirans
Eyzin Pinet
Coublevie
St Etienne
St Chamond
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2.3 - Configuration des processus
Pour bâtir son système de management de la qualité, les MFR ont regroupé leurs différentes activités
dans des processus. Ceux-ci sont de 3 natures :

Pilotage : ce sont les processus qui agissent directement sur le fonctionnement de l’organisme
(direction du dispositif et système de management de la qualité)

Réalisation : ce sont les processus qui ont un impact direct sur la satisfaction des bénéficiaires.
Ils regroupent les activités liées à l’activité principale : les actions de formations, ainsi que les
prestations annexes.

Supports : ce sont les processus qui ne sont pas directement perceptibles par le bénéficiaire
mais qui sont indispensables pour soutenir les processus de réalisation, en fournissant les
ressources nécessaires à leur fonctionnement.
La cartographie présente les interactions entre les processus qui sont décrites de façon plus précise dans
les fiches d’identité des processus groupe (Annexe 2) et reprennent :
-
Les éléments qui viennent alimenter l’activité du processus (données d’entrée)
La provenance de ces données d’entrée (processus amont)
Le produit du processus (données de sortie)
La destination de ces données de sortie (processus aval)
2.4 - Déploiement des objectifs sur les processus
Le réseau de processus permet de déployer le projet de façon opérationnelle sur l’ensemble des MFR :
1. Projet du groupe et des MFR
Déploiement
2. Fixation d’objectifs de processus
Procédures
Ajustement des
objectifs
4. Analyse et amélioration
des résultats
Amélioration
Continue
Suivi des indicateurs
3. Mise en œuvre des moyens de
maîtrise (procédures)
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2.5 - Réseau de processus
Chaque site dispose de sa propre cartographie avec comme contrainte les activités contenues dans les processus gérés par le groupe (elle peut simplement y
ajouter des procédures). Libre à elle de définir les activités contenues dans ses processus.
Processus de pilotage
Processus relevant du groupe
Direction et Vie Associative (DIR/VIA)
- Pilotage et stratégies de direction
- Veille réglementaire
- Communication interne et externe
- Vie associative
Processus relevant des MFR
Processus relevant des FD
Processus de réalisation
Processus de support
-
Activités annexes (AAN)
(selon les sites)
Clients (CLT)
Réalisation (REA)
Besoins
clients
Satisfaction
clients
Gestion des Ressources
humaines (GRH)
- Recrutement
- Entretien annuel
- Gestion de la formation
- Gestion intervenants,
visites et vacataires
Manuel Qualité groupe MFR – Version H
-
Accompagnement des
MFR (ACC)
Gestion administrative
(GEA)
FD 38
FD 42
(selon les sites)
Système de management de la qualité (SMQ)
Gestion documentaire
Gestion des enregistrements
Audits internes
Traitement des non conformités et amélioration
Ressources matérielles
(RES)
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3- PROCESSUS ACCOMPAGNEMENT DES MFR
3.1 – Finalités du processus
Ce processus relève uniquement du pilotage du groupe confié aux 2 fédérations départementales.
Cette activité permet de répondre aux besoins des MFR dans l’ensemble des activités
d’accompagnement des fédérations départementales.
Les fédérations sont l’émanation des maisons, le directeur est le permanent de cette association, il a une
mission de représentation des MFR au niveau départemental. Il a pour mission d’animer, d’accompagner
et de dynamiser le réseau et de représenter les maisons.
3.2 – Activités du processus
Ce processus rassemble les activités des Fédérations qui apportent un accompagnement aux
associations, dans le respect de l’autonomie et des responsabilités de chaque association.
Cela se décline en 3 types d’actions :
-
Actions collectives (concerne au minimum 2 MFR) et/ou individuelles (dans une MFR)
 réunions des directeurs / Conseil d’administration / groupe de travail / session de formations /
actions à destination des jeunes et/ou du personnel / accompagnement d’un nouveau
directeur / suivi des aspects financiers / valorisation des ressources humaines / ingénierie de
formation / suivi de la vie associative
-
Actions de représentation
 relations avec les collectivités territoriales et chambre consulaires / relations avec le réseau /
relations avec les institutions financières
-
Actions à l’international
 Développement des actions de partenariat / actions d’ouverture au monde
4 - PROCESSUS DIRECTION ET VIE ASSOCIATIVE
4.1 - Finalités du processus
Il détermine les lignes directrices et assure le suivi du projet du groupe des MFR.
Il comprend l’ensemble des activités suivantes : le déploiement du projet du groupe, la veille
réglementaire, le pilotage et la revue de direction. Pour la communication interne et externe ce sont des
procédures sites.
Comme dans toute association, le pilotage du projet est une phase essentielle sous la responsabilité du
Directeur et de son Président. Les MFR du périmètre déploient leur projet en cohérence avec le projet du
groupe.
Le pilotage du groupe est assuré par les directeurs des Fédérations qui mettent en œuvre cette politique
validée par les Conseils d’Administration des Fédérations.
4.2- Activités du processus
a) Vie associative
Cette procédure décrit les modalités de fonctionnement des associations MFR (cf. PRO-Vie associative)
b) Pilotage et stratégies de direction
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Le projet du groupe s’appuie sur le projet du mouvement et ses 20 engagements. Il se décline en six
grands axes. (cf. DOC- Projet du Groupe qualité MFR).
Ses axes constituent le déploiement du projet du groupe. (cf. DOC-Déploiement du projet du groupe).
Chaque axe correspond à un ou plusieurs objectifs avec sa mise en œuvre, mesuré par un indicateur.
Chaque semestre à l’occasion de la revue de direction groupe, les directeurs et les responsables qualité
des sites communiquent leurs indicateurs collectés lors de leur propre revue de direction.
Lors de cette réunion, les actions d’amélioration sont planifiées et font l’objet d’un compte rendu. (cf.
PRO-Pilotage et stratégies de direction)
Le projet du groupe a été élaboré avec l’ensemble des représentants des associations, il est revu
annuellement et adopté lors d’un conseil d’administration des Fédérations Départementales.
Chaque MFR du périmètre possède également son propre déploiement, validé lui aussi en Conseil
d’Administration.
c) Communication interne et externe.
Les procédures de cette activité relèvent directement des sites.
La communication interne : au sein de la MFR pour faciliter le fonctionnement quotidien.
La communication externe concerne l’ensemble des clients (familles, entreprises, prescripteurs,
financeurs…) : informations sur les formations, recrutement des apprenants, propositions de prestations,
organisations d’événements (portes ouvertes)…
d) Veille réglementaire
Il est nécessaire d’accompagner les directeurs des MFR dans leurs obligations concernant les modalités
de veille et la mise en œuvre de la réglementation. (cf. PRO-Veille réglementaire)
-
La réglementation relative au déroulement des actions de formation dans le respect de la mise en
œuvre de la Loi du 31 décembre 1984, et des dispositions de l’apprentissage.
La réglementation relative aux infrastructures,
La réglementation relative à l’hygiène et à la sécurité des personnes,
La réglementation relative au contrat de travail,
La réglementation relative à la gestion administrative, juridique et financière.
5 - PROCESSUS SMQ
Ce processus indique comment le groupe, et chaque site, gèrent et améliorent en permanence leur
système de management de la qualité. Les pilotes de ce processus sont les responsables qualité du
groupe et des sites.
5.2 - Activités du processus
a) La gestion documentaire
Le responsable qualité s’appuie sur la procédure qui définit les modalités de rédaction, vérification,
approbation, diffusion, revue, mise à jour, ainsi que la maîtrise de la documentation externe, de
l’identification des documents jusqu’à leur utilisation et leur classement. (cf.PRO-Gestion documentaire)
Le groupe a opté pour une informatisation du système de gestion électronique documentaire (GED)
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b) La gestion des enregistrements
Une procédure par site définit les règles applicables en matière de classement, destruction et archivage
des enregistrements.
c) Les audits internes
Cet examen permet de vérifier la conformité de l’efficacité du système de management de la qualité.
Le responsable qualité du groupe planifie une programmation annuelle des audits internes à partir de
l’équipe d’auditeurs mis à disposition dans chaque site. Chaque auditeur, formé aux techniques d’audit et
à la norme ISO 9001 :2008, contribue au bon déroulement en mettant à disposition du temps partagé. (cf.
PRO-Audits internes).
d) Le traitement des non conformités et gestion des actions correctives et préventives
Suite à la détection de non-conformités liées aux prestations ou au système, lors des audits internes ou
par suggestions du personnel, une fiche progrès est émise. Une analyse des causes permet de définir les
actions correctives et/ou préventives à mettre en œuvre. Les actions correctives et préventives font l’objet
d’un suivi par les responsables qualité groupe et sites (tableau des ACP). Elles seront traitées par les
pilotes des processus concerné. Les responsables qualité s’assureront de leur mise en œuvre et de leur
efficacité. (cf. PRO-Des écarts et améliorations)
6 - PROCESSUS CLIENTS
6.1- Finalités du processus
Ce processus relève directement des sites.
Les pilotes de ce processus sont le plus souvent le personnel administratif.
Ce processus couvre toutes les activités relatives aux différents clients des MFR. Il a pour but d’identifier
les besoins des clients, afin de les satisfaire et de mettre en place des actions d’ajustement si nécessaire.
6.2 - Activité du processus
a) Ecoute du client
Cette activité nous permet d’identifier, soit par l’intermédiaire des parents, des professionnels (lors de
visites de stage par exemple), soit lors des rencontres avec les prescripteurs, les collectivités ou toutes
autres instances, les besoins qui sont en rapport avec notre métier et notre territoire.
Chaque site a rédigée sa procédure et mis en place un système qui lui permet de centraliser les
demandes, les remarques.... (cf.PRO - Ecoute clients)
b) Le recrutement des apprenants
Cette activité s’applique aux formations par la voie initiale scolaire, par apprentissage ou par la formation
continue. La procédure est une procédure site qui peut être déclinée dans les différentes formations pour
éviter le risque de non conformités administratives ou la perte de documents relatifs aux apprenants. Elle
a pour objet de définir les différentes étapes de recrutement des apprenants, depuis le premier contact
jusqu’à la convocation de l’apprenant pour la rentrée. (cf. PRO - Recrutement des apprenants).
c) L’évaluation et la satisfaction
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Chaque site évalue la satisfaction de ses clients (familles, apprenants de formations continues ou
d’apprentissage) en fonction de ses spécificités (formations initiales, continues ou apprentissage). Le
traitement des synthèses des enquêtes de satisfaction a lieu lors des revues de direction et permet de
mettre en œuvre la politique d’amélioration grâce aux actions correctives, curatives ou préventives (cf.
PRO - Satisfaction des clients). Cela permet de mieux satisfaire nos clients et d’éviter le risque de perte
d’un partenaire financier, d’un apprenant ou la contre publicité pour la MFR.
d) Suivi post formation
Cette activité permet de mesurer dans chaque MFR, le taux d’insertion par la connaissance du devenir
des anciens après la classe de fin de cycle. Chaque site réalise ce suivi à partir de l’enquête régionale sur
le devenir des anciens. L’analyse de cette enquête en revue de direction pourra donner lieu à des actions
correctives ou préventives. Cette activité répond aux exigences institutionnelles et ne fait pas
obligatoirement l’objet d’une procédure site.
7 - PROCESSUS REALISATION
Les pilotes de ce processus sont des moniteurs.
Ce processus a pour finalité de mettre en avant les spécificités des MFR dans la conduite des formations.
La mise en œuvre de la pédagogie de l’alternance par les MFR est de type intégratif. Elle vise en tout
premier lieu à impliquer le jeune dans ses activités, que ce soit en stage ou chez lui, en l’engageant dans
un processus d’apprentissage qui se poursuit à la MFR. Cette conception permet à l’apprenant de devenir
acteur de sa formation en l’invitant à observer, à exprimer ce qu’il vit, à chercher à résoudre des
problèmes dans lesquels il est impliqué et de ce fait à donner du sens aux aspects théoriques.
Les temps de stage et les temps à la MFR sont inclus dans le déroulement annuel de formation, lui-même
en appui à un plan de formation qui permet de respecter les obligations du référentiel des diplômes tout
en tenant compte du vécu des apprenants. Cette spécificité doit permettre à tout apprenant de prendre
conscience de ses possibilités pour progresser.
a) Conception de formation
Cette activité établit toutes les étapes administratives et pédagogiques qui permettent à la MFR de mettre
en place une nouvelle formation dans le cadre de la formation initiale, par la voie scolaire ou en
apprentissage, et dans le cadre de la formation continue.
Elle a pour objet de mesurer les risques pris par les sites lors de la mise en place du projet d’ouverture de
Elle doit également prévoir les modalités de mise à jour des plans de formation. Le respect de la
procédure ne garanti pas l’ouverture de la formation (cf. PRO-Conception de formation).
b) Déroulement des formations
Le déroulement des formations se fait selon la pédagogie de l’alternance. Cette pédagogie associe
plusieurs partenaires : l’entreprise, la famille, l’apprenant. La pédagogie des MFR ne se contente pas
d’organiser des séquences à la MFR et en stage. Elle propose un plan de formation qui s’appuie toujours
sur un référentiel de diplôme. Le plan de formation permet d’associer les différents partenaires pour
permettre au jeune de construire son projet professionnel et d’acquérir des compétences pour l’aider dans
la conduite de son projet personnel. Cette pédagogie réunit à la fois la formation générale et la formation
professionnelle. Chaque filière propose un plan de formation actualisé chaque année pour prendre en
compte des évolutions.
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Tous les plans de formations s’appuient sur des thèmes qui sont préparés avec les jeunes (plans d’étude)
pour les aider à observer des situations et échanger avec l’environnement socioprofessionnel sur les
pratiques pendant les séquences en entreprise. Ces plans d’étude sont corrigés et donnent lieu à un
échange individuel avec le moniteur. Ce travail est repris collectivement lors d’une mise en commun. Elle
permet de faire appel au vécu.
La procédure site a pour objet de définir les différentes étapes pédagogiques et éducatives au cours d’un
cycle de formation en partant de la rentrée jusqu’à la préparation des examens pour les apprenants en
deuxième année, ou le passage en classe supérieure pour les apprenants en première année. (cf. PRODéroulement des formations).
Chaque site adaptera sa procédure pour maîtriser les risques liés à la réalisation de la formation :
- Non conformités administratives (autorisation d’enseigner, CCF …)
- Non conformités pédagogiques (référentiel, plans de formations…).
Un positionnement permet de situer le jeune à son entrée en formation. Pendant le déroulement de la
formation, chaque MFR, selon les cycles, évalue les acquis (évaluations formatives, certificatives, bilan
trimestriel et semestriel…) afin de permettre au jeune d’atteindre les objectifs prévus.
c) Gestion de l’alternance
Cette activité s’applique à l’ensemble des formations par alternance proposées par les MFR.
Elle a pour objet de définir les différentes interactions entre la MFR, l’apprenant et l’entreprise. Certaines
MFR disposent d’une procédure de travail spécifique à cette activité, toutes se doivent d’avoir repris les
outils de la gestion de l’alternance (cahier d’alternance, fiche de visite de stage, plans d’études…).
L’alternance s’appuie sur les relations qu’établit le moniteur avec la famille et le maître de stage ou
d’apprentissage, ces relations doivent concourir à une meilleure réussite du jeune dans sa formation.
d) Vie résidentielle et hébergement
Nous avons fait le choix que nos établissements soit des maisons. L’accueil en internat est un support du
projet éducatif. Chaque MFR est un établissement à taille humaine qui permet à chaque jeune de trouver
une place dans la vie du groupe. Elle permet d’accueillir nos jeunes en formation, quelque soit leur statut,
dans un esprit familial. Cette activité décrit les modalités de réalisation du suivi éducatif des jeunes tout au
long d’une journée, hors temps de face à face pédagogique. La vie résidentielle doit permettre de
proposer aux jeunes un environnement éducatif qui leur permet de développer leur culture et leur
citoyenneté.
Un encadrement des jeunes hors temps scolaires permet de favoriser l’épanouissement de chacun dans
un cadre éducatif organisé.
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8 - PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES
Les procédures de ce processus relève du groupe.
Le pilote du processus est le directeur du site.
Les salariés des Maisons Familiales Rurales, quel que soit leur métier, sont en relation avec des jeunes
ou des adultes en formation. Chaque salarié, dans ses fonctions, ses comportements et ses actes, joue
un rôle éducatif vis-à-vis du public en formation. Son action s'exerce au sein d'une équipe qui met en
œuvre, sous la responsabilité du directeur, les orientations définies par le Conseil d'administration de
l'association.
Les salariés concourent et adhèrent aux principes du mouvement des Maisons Familiales Rurales.
Les finalités de ce processus sont de mettre à disposition et d’optimiser les compétences nécessaires à
l’atteinte des objectifs du projet de la MFR.
8.2 - Activités du processus
a) Recrutement et affectation
Pour mener les recrutements du personnel et recourir à des intervenants ou organismes extérieurs nous
disposons d’outils, dont une procédure des recrutements des membres du personnel (cf. PRORecrutement du personnel).
b) Entretien annuel
Cette activité permet de situer les salariés permanents au sein de l’association à travers ses missions, ses
activités et ses tâches. Cette rencontre annuelle contribue au maintien et à l’évolution des compétences
nécessaires à la réalisation du projet de l’association. L’entretien annuel a pour finalité de permettre à
chacun de se sentir bien dans son métier. (cf. PRO-Entretien annuel)
-
Il permet à chacun de se situer, d’apprécier le travail réalisé puis de fixer les objectifs pour l’année
suivante,
-
C’est une occasion d’écoute de chaque membre de l’équipe qui est amené à faire part de ses
suggestions pour développer sa prise d’initiative,
-
Il offre au collaborateur la possibilité de formuler ses souhaits d’évolution de carrière et pour le
directeur l’occasion de détecter les potentiels,
-
Il permet de connaître les besoins en formation du personnel.
c) Gestion de la formation du personnel
Cette activité a pour objet de gérer le plan de formation du personnel de la MFR, ceci en partant de la
prise en compte des besoins en formation, jusqu’à l’évaluation de l’efficacité de la formation.
Il doit permettre d’organiser l’équipe (remplacement…), de prendre en compte les besoins de formation du
personnel et de contribuer à l’évolution des conditions de travail. (cf.PRO-Gestion du plan de formation du
personnel)
d) Gestion des intervenants et vacataires :
Cette activité a pour objet de gérer les personnels intervenants et vacataires de la MFR qui interviennent
dans les plans de formations des apprenants en partant des besoins pour aller jusqu’à l’évaluation de
l’apprenant (cf. PRO-Gestion des intervenants et vacataires).
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9 - PROCESSUS RESSOURCES MATERIELLES
Selon l’organisation de la maison, le pilote de ce processus peut être le directeur, la secrétaire comptable,
la maîtresse de maison ou un moniteur.
Cette activité consiste à assurer la mise en œuvre et le bon déroulement des activités conduites dans
chaque site.
Le pilote de processus veille à ce que les conditions matérielles soient réunies pour satisfaire aux objectifs
fixés au travers des investissements, des achats, de la maintenance, de l'entretien, de la planification des
ressources.
9.2 - Les activités du processus
a) Les achats
Cette activité vise les achats dits sensibles qui ont un impact direct sur nos clients et nos prestations.
Chaque site a déterminé la liste de ces achats sensibles.
b) La gestion des infrastructures
Cette activité vise à suivre la maintenance des locaux, du matériel et du parc de véhicules pour garantir
l’accueil et la sécurité des personnes.
c) La restauration
Cette activité décrit la réalisation des repas livrés aux apprenants de la M.F.R. en tenant compte des
normes d’hygiène (HACCP) en partant de l’élaboration des menus jusqu’à la remise en place de la
cuisine.
10 - PROCESSUS ACTIVITES ANNEXES
Le pilote de ce processus, selon l’organisation de la maison, peut être le directeur, la secrétaire
comptable, la maîtresse de maison ou un moniteur.
Ce processus permet de répondre aux besoins du milieu en matière d’hébergement, de restauration et de
location de salle selon les possibilités des sites.
Les activités annexes permettent aux MFR concernées de développer une relation avec leur territoire,
elles sont précisées dans la cartographie de chaque site. Les possibilités d’accueil sont planifiées et
mises en œuvre par le pilote du processus en tenant compte des plannings de formation de la MFR.
Selon les sites des procédures formalisées détaillent la réalisation de ces activités depuis l’information sur
les produits jusqu’à la mesure de la satisfaction des clients.
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11 – PROCESSUS GESTION ADMINISTRATIVE
Le pilote de processus est la secrétaire ou le directeur.
Cette activité a pour but d’assurer la mise en œuvre des outils administratifs qui contribuent au bon
fonctionnement de chaque site.
Cette activité a pour objet de répondre aux exigences administratives.
Selon les sites et les différents statuts possibles des apprenants et/ou des exigences des financeurs, nous
trouvons des activités comme :
-
la gestion des absences, accidents du travail, dossiers des élèves..
la gestion du courrier, la gestion des dossiers de bourses…
des activités jugées sensibles (banque, salaires, facturation…) et qui n’ont pas été traités par
ailleurs.
Mise en œuvre de l’amélioration continue du système de management
de la qualité
L’ensemble des processus cités ci-dessus est suivi grâce à des indicateurs qui permettent de mesurer
l’atteinte des objectifs fixés et au plan d’amélioration de la qualité (PAQ) intégré dans les comptes rendus
de revue de direction. En cas de non atteinte d’un objectif dans l’un des sites, une analyse est réalisée en
réunion et des actions d’amélioration sont décidées et intégrées dans le plan d’amélioration.
Ce principe assure au groupe la prise en compte de tous les axes de progrès et le développement de
l’amélioration continue.
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L`engagement de la direction

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