n/réf : 568/celtel/dg/ae/08
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AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] Instructions aux soumissionnaires Le présent document fourni aux soumissionnaires les informations nécessaires à l’élaboration de leurs offres en conformité avec les dispositions et conditions de l’« Acheteur ». Il fournit également des instructions sur la préparation et le contenu des offres, la remise et l’ouverture des plis, l’évaluation des offres et l’attribution du marché. En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, les dispositions et conditions régissant ce marché, comme étant la seule base de cette procédure d'appel d'offres, quelles que soient ses propres conditions de vente auxquelles il déclare renoncer. 1. Déclaration de confidentialité Le cahier de charge, toute information et correspondance quelle qu’en soient la nature associés à cet appel d’offres auquel le soumissionnaire pourrait avoir accès doivent strictement rester confidentiel et au seul usage du présent appel d’offres. Le soumissionnaire s’engage à sensibiliser son personnel au fait qu’il ne devrait divulguer aucune information relative au présent appel d’offres à toute autre tierce partie. 2. Dossier d’appel d’offres Le dossier d’appel d’offres décrit la nature et les services faisant l’objet du marché, fixe les conditions de passation de marché. Le présent appel d’offres est lancé pour une solution « Clé en main ». Les soumissionnaires devront examiner et s’accorder scrupuleusement aux instructions, conditions et spécifications contenus dans le présent dossier qui est constitué des documents ci-dessous : La lettre d’invitation à l’appel d’offres ; Les instructions aux fournisseurs ; La fiche d’identification du soumissionnaire ; Le bordereau descriptif quantitatif, et ; Le modèle d’offre financière, bordereau des prix ; Le formulaire de Non-soumission. 3. Préparation des offres Langue de rédaction Les propositions, les correspondances ainsi que tous les documents associés au présent appel d’offres échangés entre le soumissionnaire et l’« Acheteur » doivent être rédigés en « Français ». Lorsque les documents d’accompagnement fournis par le soumissionnaire ne sont pas rédigés en français, il lui est vivement recommandé de fournir une traduction en français afin de faciliter l'évaluation de ces documents. Accusé de réception Le soumissionnaire devra accuser réception du présent dossier d’appel d’offres endéans 48h dès sa réception tout en indiquant son intention d’y participer ou pas (sur le formulaire de non-soumission). L’accusé de réception devra être envoyé par courriel tel que indiqué sur la lettre d’invitation à l’appel d’offres. Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 1 sur 6 AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] Variantes de l’offre Le soumissionnaire a l’obligation de se référer scrupuleusement aux spécifications de l’« Acheteur » afin de mieux préparer sa proposition pour l’ensemble des travaux, fournitures et services sollicité dans ce dossier d’appel d’offres. Cependant, à titre indicatif, il a la latitude de joindre à son offre une proposition estimée équivalente ou supérieure à celle fournie par l’« Acheteur ». 4. Contenu et présentation des offres Le dossier du soumissionnaire devra se conformer aux conditions et exigences du dossier d’appel d’offres et comporter tous les documents nécessaires à son éligibilité. A. Documents administratifs Le profil, secteur d’activité et taille de la société ; Le nombre de personnel (permanent et temporaire), patrimoine, matériels et outils propre à l’entreprise ; Le formulaire de renseignement du soumissionnaire dûment rempli ; Le soumissionnaire fera accompagner les éléments énumérés ci-haut des copies des documents légaux ci-dessous : Pour la personne morale Le statut notarié Le RCCM (Registre de Commerce et de Crédit Mobilier) & Id. Nat (Identification Nationale) L’avis d’assujettissement à la TVA (Taxe à Valeur Ajoutée), le cas échéant L’attestation de gestion fiscale L’acte de dépôt au greffe L’acte de désignation du gérant La Carte d’identité du gérant Le numéro impôt Le numéro de compte bancaire associé à la personne morale Pour la personne physique ou Etablissement La carte d’identité Le numéro d’impôt L’avis d’assujettissement à la TVA (Taxe à Valeur Ajoutée), le cas échéant Le RCCM (Registre de Commerce et de Crédit Mobilier) & Id. Nat (Identification Nationale) Le numéro de compte bancaire associé à la personne physique (ou l’Etablissement) Pour l’ABSL L’arrêt ministériel accordant la personnalité juridique à l’association Le statut de l’association L’acte de nomination du gérant Le numéro de compte bancaire associé à l’association B. Offre technique La lettre de compétence dûment datée, achetée et signée par laquelle il affirme disposer de la capacité technique et professionnelle compétente pour exécuter ce projet sans interruption aucune ; Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 2 sur 6 AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] La structure et qualifications du personnel affecté à ce projet ; La capacité économique et financière de la société (chiffre d’affaire annuel) ; L’approche méthodologique pour répondre à la demande de cet appel d’offres ; Les références des projets similaires déjà réalisés : société, période, durée, photos, PV et personne à contacter ; Le bordereau descriptif quantitatif détaillé des biens et services offerts conformément aux spécifications techniques, incluant, le cas échéant, la documentation requise : bordereau descriptif, cahier technique, note de calcul, planning d’exécution, service après-vente, pièces de rechange et accessoires, catalogue, plan de formation, etc. Le soumissionnaire a la latitude d’annexer à son dossier toute autre information supplémentaire jugée nécessaire et sera considéré comme un atout. Période de validité des offres Toute soumission envoyée à l’« Acheteur » en réponse au présent d’appel d’offres reste valable pour une durée minimum de 90 (nonante) jours à compter de la date limite de dépôt des offres. Durant cette période, les offres pourraient être acceptées à n’importe quel moment. C. Offre financière Le soumissionnaire devra présenter une proposition financière basée sur le modèle fourni dans le tableau des prix, complétée par des feuilles additionnelles si nécessaire, tout en détaillant les « prix unitaires » et « prix totaux », « hors taxe » et « toute taxe comprise ». Il devra aussi préciser et s’accorder aux conditions suivantes : Les modalités de paiement : 60 jours après livraison ; Le Lieu et délai de livraison : Voir bordereau descriptif quantitatif ; L’incoterms : DDP. La garantie : Minimum 24 mois. Taxes Dans le cadre de la prise en charge de la Taxe à Valeur Ajoutée (TVA), l’« Acheteur » veillera à l’application des dispositions de l’ordonnance-loi n° 10/001 du 20 août 2010. 5. Informations complémentaires Les soumissionnaires peuvent solliciter de la part de l’« acheteur » des informations complémentaires au dossier d’appel d’offres en envoyer leurs questions par écrit ou par courriel 72h avant la date limite de dépôt des plis, en précisant la référence de l’appel d’offres. L’« acheteur » n'a aucune obligation de fournir des éclaircissements après la date limite de dépôt des offres. 6. Remise des offres Le soumissionnaire devra faire parvenir à l’« Acheteur » son dossier de soumission au jour, à la date, à l’heure et au lieu tel que indiqué dans la lettre d’invitation. Frais de soumission des offres Les frais associés à la préparation et à la soumission des offres sont à la charge du soumissionnaire. L’« Acheteur » n’encourt aucune responsabilité, ni aucun frais, s’agissant des dépenses ou des pertes éventuellement supportées par le soumissionnaire lors de la préparation, la rédaction et le dépôt des offres ou pour tout autre aspect relatif à sa soumission. Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 3 sur 6 AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] Propriété des offres L’« acheteur » dispose de la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre du présent appel d'offres. Les soumissionnaires ne peuvent exiger le retrait de leurs offres. 7. Modification et retrait des offres Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite de dépôt des plis et aucune proposition ne saurait être modifiée ou retirer passé la date limite de dépôt des offres. 8. Ouverture des offres L’ouverture des plis se fera à la grande discrétion de l’« Acheteur ». Il préparera un procès-verbal de la séance d’ouverture des plis et n’a aucune obligation de divulguer ce procès-verbal. 9. Evaluation des offres L’évaluation des offres se fera en 3 étapes : partie administrative, patrie technique et partie financière. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte tous les termes et conditions contenus dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction majeure. L’« Acheteur » s’appuiera sur la conformité des offres, la forme et le fond du contenu, le respect des spécifications techniques et des références des projets similaires déjà réalisés, les modalités de paiement, le délai de livraison et la garantie pour sélectionner le fournisseur se basant sur l’offre jugée économiquement la plus avantageuse. L’« Acheteur » se réserve le droit, à sa propre discrétion et sur base de son évaluation des soumissions, d‘accepter ou de rejeter, sans aucune compensation, toute ou une partie de la soumission. L’« Acheteur » n’a aucune obligation de divulguer les résultats de l’évaluation ou de justifier le rejet d’une soumission. 10. Attribution du marché L’« Acheteur » attribuera le marché au soumissionnaire, dont il aura déterminé que l’offre est conforme pour l’essentiel aux dispositions et conditions du dossier d’appel d’offres. En cas de sélection et avant que son offre ne soit validée, le soumissionnaire peut être invité à soumettre à l’« Acheteur » des échantillons des différents biens ou articles dans un délai qui sera fixé par les deux parties. Faute de procéder de la sorte, le soumissionnaire peut se voir disqualifié. 11. Modification et annulation de l'appel d'offres L’« Acheteur » se réserve le droit, à sa propre discrétion et sans aucune compensation, de modifier ou d’annuler l’appel d’offres avant l’heure ou à la date de clôture de l’appel d’offres. Pour toute modification ou annulation, les soumissionnaires en seront informés. Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingués. Airtel Congo RDC SA Pathy MWAMBA Network Buyer Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 4 sur 6 AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] Glossaire 1. Acheteur : Personne physique ou morale ayant en charge l’approvisionnement en biens et services d’une société ou groupement des personnes. 2. Allotissement : Division d’un marché de travaux, fournitures ou de services en plusieurs lots pouvant donner lieu à un ou des marchés distincts. 3. Appel d’offres : Procédure de passation des marchés dans laquelle l’Acheteur met en concurrence les soumissionnaires. 4. Attributaire : Soumissionnaire retenu à la suite d'une procédure d’appel d’offres et de passation de marché. 5. Avenant : Acte contractuel modifiant certaines clauses du contrat de base pour l’adapter à des événements survenus après son approbation. 6. Cahier des charges : Document définissant les exigences et les conditions, les méthodes à utiliser, les moyens à mettre en œuvre, les préoccupations dont il faut tenir compte ainsi que les résultats escomptés de caractère administratif, financier, juridique et technique relatives à l'exécution des marchés. 7. Commande : Ordre par lequel l’autorité contractante demande l’exécution des travaux, la fourniture des biens et services ou la réalisation des prestations intellectuelles en vue d’assurer, dans le cadre d’un marché public, la satisfaction d’un besoin d’intérêt général ; 8. Conformité : Respect des termes et conditions contenus dans le dossier d’appel d’offres, sans déviation ni restriction majeure. 9. Contrat-cadre : Contrat conclu pour l'exécution d'un volume non spécifié de prestations homogènes de services ou fournitures pendant une période limitée dans le temps. 10. Courriel : Courrier ou message électronique. 11. Dossier d'appel d'offres : Ensemble de documents contenant les renseignements nécessaires à l'élaboration de la soumission, en vue de l'attribution et de l’exécution d’un marché. 12. Jour : Jour calendaire. 13. Marché : Convention verbale ou écrite entre l’Acheteur et le soumissionnaire pour des travaux, des fournitures, des services ou des prestations intellectuelles. 14. Marché de gré à gré : Est une entente directe pour passer un marché sans appel d’offres. 15. Offre : Proposition comprenant un ensemble d’éléments techniques et financiers, inclus dans le dossier de soumission, en vue de la conclusion d’un marché public. 16. Ouvrage : Résultat d’un ensemble de travaux de génie civil pouvant consister en des opérations de construction, reconstruction, démolition, réparation ou rénovation. 17. Par écrit : Signifie que la correspondance a été communiqué sur un support physique contre accusé de réception. Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 5 sur 6 AIRTEL CONGO RDC SA 278, avenue de l’Equateur Kinshasa. Gombe. Tel: +243(0)996014900 FAX:+243(0)996014101 [email protected] 18. Solution « clé(s) en main » : Qui inclus toutes les étapes, moyens et procédures nécessaires à la mise en exploitation dès la livraison dans un marché unique. 19. Soumission : Engagement écrit par lequel un soumissionnaire s’accorde aux respects des dispositions et conditions du cahier de charges. 20. Soumissionnaire : Personne physique ou morale, ou groupement de ces personnes intéressé à la participation à un appel d’offres selon les dispositions du dossier d’appel d’offres en vue de la conclusion d’un marché. 21. Termes de référence : Ensemble d’indications, d’orientations et de directives succinctes contenues dans le dossier d’appel d’offres en vue de la passation d’un marché. Instructions aux soumissionnaires Airtel Congo RDC SA # SCM Page 6 sur 6
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