Audio and Web Conferencing

Audio and Web Conferencing
mémo guide
Orange Business Services vous remercie d’avoir choisi
le service Audio and Web Conferencing.
La manière de configurer vos conférences dépend du type de service auquel
vous avez souscrit. Regardez les documents d’information
contenant vos codes (e-mail ou courrier de bienvenue)
et connectez-vous selon l’option qui vous concerne :
1. si l’adresse web de votre portail est la suivante :
http://www.orangebusinessconferencing.com
suivez les instructions de ce mémo guide
2. si l’adresse web de votre portail est personnalisée avec le nom
et le logo de votre entreprise
(par exemple : http://nomdevotresociete.webex.com)
vous trouverez les instructions dans la rubrique “assistance/
support” de votre portail de webconférence
Audio and Web Conferencing
comment démarrer votre conférence
audio et web ?
Connectez-vous sur :
www.orangebusinessconferencing.com
choisissez [EMEA] dans le menu déroulant [région]
(EMEA = zone Europe, Moyen Orient, Afrique)
cliquez sur Connexion modérateur
[moderator login]
identifiez-vous à l’aide de :
votre identifiant client [client ID]
et votre mot de passe web [password]
indiqués dans l’e-mail contenant vos codes d’accès
Vous êtes alors dirigé vers votre portail d’audio
et de web conférence :
si dans le menu déroulant [Services] vous voyez
apparaître Conférence Web améliorée [Enhanced
Web Conferencing], suivez les instructions
du mémo guide Cisco WebEx en cliquant ici
si dans le menu déroulant [Services]
vous pouvez choisir [Microsoft Live Meeting],
suivez les instructions du mémo guide
Microsoft® Live Meeting en cliquant ici
avec Cisco WebEx
1 - pour programmer une conférence audio et web
choisissez Conférence Web améliorée
[Enhanced Web Conferencing]
puis cliquez sur Démarrer ou gérer vos réunions
[Start or manage your meetings]
Vous êtes maintenant
sur la plate-forme Cisco WebEx
sélectionnez la langue de votre choix
en cliquant sur [Sélectionner la langue],
puis sur [OK]
sur la gauche, cliquez sur l’option
[Programmer une réunion]
Paramétrez votre conférence
(date, heure…)
saisissez un [sujet de réunion]
et un [mot de passe] (facultatif)
saisissez la date de la réunion
saisissez l’heure de la réunion.
Vérifiez le fuseau horaire et les notions
matin (am) et après-midi (pm)
saisissez la durée de la réunion
deux possibilités s’offrent à vous
pour l’envoi de vos invitations :
1. entrez les adresses e-mails de vos
participants dans la boîte [participants]
pour leur envoyer directement les instructions
à la connexion
2. sous la boîte [participants], cochez la case
à côté de [m’envoyer une copie du message
d’invitation]
Il est recommandé d’opter pour la solution 2.
De cette façon, vous recevrez l’invitation
par e-mail et vous pourrez l’envoyer directement
à vos participants depuis votre messagerie
et la personnaliser.
avec Cisco WebEx
Choisissez les options de votre audio
conférence
cochez [service de téléconférence]
puis cliquez sur [ajouter un compte
de téléconférence]
indiquez le(s) numéro(s) d’appel
([call-in local number] : local ;
[call-in number] : vert)
et l’indicatif du pays en cliquant sur
[indicatif pays]
NB : seulement deux numéros peuvent être
indiqués dans cette zone. Si vous souhaitez
communiquer plus de numéros à vos
participants, selon le pays où ils se trouvent,
vous pourrez le faire en personnalisant
l’e-mail d’invitation (voir ci-dessous).
La liste des numéros locaux et verts se trouve
dans l’e-mail contenant vos codes d’accès.
indiquez les codes d’accès organisateur
et participant, disponibles dans l’e-mail
contenant vos codes d’accès
validez les fenêtres jusqu’à atteindre
la page [programmer une réunion]
Personnalisez votre invitation
et envoyez-la à vos participants
2 - pour lancer votre conférence web
Reprenez l’étape 1 jusqu’à
atteindre la plate-forme
Cisco WebEx
cliquez sur
[mes réunions] dans
[organiser une réunion],
puis sur
[toutes les réunions]
avec Cisco WebEx
cliquez sur
[commencer]
Vous accéderez
à votre page de partage !
partagez vos
présentations,
applications,
documents,
bureau,
pages web…
contrôlez l’activité des
conférences audio
visualisez l’identité de l’appelant
et activez/désactivez
le micro des participants
chattez avec vos participants
pendant la réunion
jusqu’à 6 webcams connectées
simultanément
invitez d’autres
participants à
vous rejoindre
pendant la
session
prenez des notes au cours
de la session
NB : vous avez la possibilité
de lancer une réunion sans l’avoir
préalablement programmée,
en cliquant sur [réunion one click].
Vous pouvez inviter vos participants
directement à partir de votre
page de partage !
avec Cisco WebEx
3 - pour lancer votre conférence audio
à partir de l’e-mail contenant vos codes d’accès personnels :
1. composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous trouvez
2. suivez les instructions du serveur vocal et entrez votre code d’accès organisateur suivi de la touche #
3. le pont téléphonique est ouvert
pour une conférence audio et web programmée :
vos participants suivront les instructions de leur e-mail d’invitation pour se connecter
pour une audio conférence uniquement :
communiquez-leur directement le code d’accès participant (« code participant ») et le(s) numéro(s) d’appel
disponibles dans l’e-mail contenant vos codes d’accès
astuces pour bien gérer votre réunion téléphonique
*
Utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l’aide de la touche
de votre téléphone.
Remarque : seules les commandes à 1 chiffre sont accessibles à la fois à l’organisateur et aux participants.
assistance de conférence
sécurité
*1
*0
*31 activer/désactiver le code de sécurité
*91 écouter le décompte des participants
*92 écouter l’appel nominal des participants
*93 déconnecter toutes les lignes
*94verrouiller ou déverrouiller l’accès à la conférence
menu d’aide
assistance de l’opérateur
volume
*4
*7
*5
*8
augmenter le volume de la conférence
réduire le volume de la conférence
augmenter le volume de votre voix
réduire le volume de votre voix
mode secret (mute)
*6activer ou désactiver le mode secret
sur votre ligne
*96activer le mode secret sur les lignes
de tous les participants
*97désactiver le mode secret sur les lignes
de tous les participants
appeler quelqu’un
*95passer un appel extérieur pour ajouter
des participants
avec Cisco WebEx
enregistrement en vue
d’une rediffusion
*22pour enregistrer votre conférence. Au terme
de votre conférence, vous recevrez un e-mail
contenant les instructions vous permettant
d’accéder à votre enregistrement
sous-conférences
*21 lancer une sous-conférence
#1-9 rejoindre une sous-conférence
## retourner au menu principal
#0l’animateur renvoie tous les participants au menu
principal
conseil
n’oubliez pas que la sécurité est primordiale
Veillez à conserver vos informations de compte de conférence Orange Business Services en lieu sûr
et à limiter la distribution de vos codes d’accès personnels afin d’éviter toute utilisation abusive.
sécurité à la demande
Pour obtenir de l’assistance pendant l’utilisation du service de conférence, appuyez sur la touche *0.
Tout participant à votre conférence peut également appuyer sur *0 pour signaler une difficulté
pendant la conférence.
Bonne réunion avec le service Audio and Web Conferencing
d’Orange Business Services !
avec Cisco WebEx
France Télécom - 6 place d’Alleray 75505 Paris Cedex 15 - SA au capital de 10 594 839 096 euros - 380 129 866 RCS Paris - document non contractuel – janvier 2011 - aressy.com - 6250
Le service de conférence d’Orange Business Services vous donne la possibilité de modifier
votre code de sécurité à chaque conférence :
l’organisateur animateur choisit un code unique et informe les participants
l’organisateur active la fonction de sécurité en appuyant simplement sur *31
avec Microsoft® Live Meeting
1 - pour programmer une conférence audio et web
choisissez [Microsoft® Live Meeting]
puis cliquez sur Démarrer ou gérer vos réunions
[Start or manage your meetings]
Vous êtes maintenant sur la plate-forme
Microsoft® Live Meeting :
cliquez sur [Organiser une réunion]
Paramétrez votre conférence
saisissez les adresses e-mails
des participants que vous souhaitez
inviter à la conférence, en les séparant
d’un point-virgule
saisissez les adresses e-mails
des personnes qui auront le rôle
de présentateurs lors de la conférence,
en les séparant d’un point-virgule
saisissez un [objet] (sujet de la réunion).
Ce champ est obligatoire.
saisissez la [date] de la réunion
saisissez [l’heure de début et de fin]
de la réunion. Vérifiez le fuseau horaire
et les notions matin (am) et après-midi (pm)
avec Microsoft® Live Meeting
Choisissez les options de votre audio
conférence
cliquez sur la case [activer la téléconférence]
puis sur [options de la réunion]
par défaut, la page est pré-remplie,
vous pouvez la laisser en l’état
puis cliquez sur [Audio]
avec Microsoft® Live Meeting
cochez la case [Activer la téléconférence]
entrez vos informations audio disponibles
dans l’e-mail contenant vos codes d’accès
- indiquez le numéro d’appel local du pays
dans lequel la majorité de vos participants
se trouvent, et l’indicatif du pays
[numéro gratuit] = intitulé « numéro local »
dans l’e-mail contenant vos codes
et/ou
- indiquez le numéro d’appel vert du pays
dans lequel la majorité de vos participants
se trouvent, et l’indicatif du pays
[numéro d’appel payant pour la réunion]
= intitulé « numéro vert » dans l’e-mail
contenant vos codes
NB : seulement deux numéros peuvent être
indiqués dans ces zones. Pour communiquer
plus de numéros à vos participants selon
le pays où ils se trouvent, personnalisez
l’e-mail d’invitation à la réunion avant envoi
aux participants. La liste des numéros d’accès
par pays se trouve dans l’e-mail contenant
vos codes.
- indiquez le [code du participant]
- indiquez le [code leader] =
code organisateur
cliquez sur [définir par défaut]
choisissez le mode d’envoi :
- [envoyer des invitations via le client
de messagerie] : personnalisez l’invitation
avant l’envoi aux participants
- [envoyer des invitations Live Meeting] :
envoyez les invitations générées
par l’application Microsoft® Live Meeting
sans les personnaliser
cliquez sur [envoyer des invitations]
et accédez aux détails de la réunion
avec Microsoft® Live Meeting
2 - pour lancer votre conférence web
Reprenez les étapes 1 à 4 du chapitre 1
« pour programmer une conférence audio
et web » jusqu’à atteindre la page d’accueil
de la plate-forme Microsoft® Live Meeting
cliquez sur [réunions]
dans la rubrique [gérer]
cliquez sur [l’objet] de la réunion
que vous souhaitez lancer
cliquez sur
[joindre en tant que présentateur]
cliquez sur [accepter, installer et joindre]
NB : l’installation se fait à la première
utilisation seulement, pour le présentateur
et les participants
patientez pendant la courte phase
d’installation
avec Microsoft® Live Meeting
entrez votre adresse e-mail
et le nom de votre société
et accédez à votre interface
Microsoft® Live Meeting !
accédez
à vos options
audio
répondez aux
questions de
vos participants
en cours de
réunion
partagez des applications,
votre bureau, des documents,
un tableau blanc…
contrôlez
la liste de vos
participants
astuce
La langue du portail Microsoft® Live Meeting est par défaut celle de votre navigateur web.
Pour changer la langue de votre portail vous devez changer la langue de votre navigateur web.
à partir de la barre d’outils
de votre navigateur web,
allez dans [outils] puis
[options internet]
avec Microsoft® Live Meeting
cliquez sur [langues]
dans [général]
et sélectionnez la langue
de votre choix
3 - pour lancer votre conférence audio
à partir de l’e-mail contenant vos codes personnels d’accès :
1. composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous trouvez
2. suivez les instructions du serveur vocal et entrez votre code d’accès organisateur suivi de la touche #
3. le pont téléphonique est ouvert
pour une conférence audio et web programmée :
vos participants suivront les instructions de leur e-mail d’invitation pour se connecter
pour une audio conférence uniquement :
communiquez-leur directement le code d’accès participant (« code participant ») et le(s) numéro(s) d’appel
disponibles dans l’e-mail contenant vos codes d’accès
astuces pour bien gérer votre réunion téléphonique
*
Utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l’aide de la touche
de votre téléphone.
Remarque : seules les commandes à 1 chiffre sont accessibles à la fois à l’organisateur et aux participants.
assistance de conférence
sécurité
*1
*0
*31 activer/désactiver le code de sécurité
*91 écouter le décompte des participants
*92 écouter l’appel nominal des participants
*93 déconnecter toutes les lignes
*94verrouiller ou déverrouiller l’accès à la conférence
menu d’aide
assistance de l’opérateur
volume
*4
*7
*5
*8
augmenter le volume de la conférence
réduire le volume de la conférence
augmenter le volume de votre voix
réduire le volume de votre voix
mode secret (mute)
*6activer ou désactiver le mode secret
sur votre ligne
*96activer le mode secret sur les lignes
de tous les participants
*97désactiver le mode secret sur les lignes
de tous les participants
appeler quelqu’un
*95passer un appel extérieur pour ajouter
des participants
avec Microsoft® Live Meeting
enregistrement en vue
d’une rediffusion
*22pour enregistrer votre conférence. Au terme
de votre conférence, vous recevrez un e-mail
contenant les instructions vous permettant
d’accéder à votre enregistrement
sous-conférences
*21 lancer une sous-conférence
#1-9 rejoindre une sous-conférence
## retourner au menu principal
#0l’animateur renvoie tous les participants au menu
principal
conseil
n’oubliez pas que la sécurité est primordiale
Veillez à conserver vos informations de compte de conférence Orange Business Services en lieu sûr
et à limiter la distribution de vos codes d’accès personnels afin d’éviter toute utilisation abusive.
sécurité à la demande
Pour obtenir de l’assistance pendant l’utilisation du service de conférence, appuyez sur la touche *0
(tout participant à votre conférence peut également appuyer sur *0 pour signaler une difficulté
pendant la conférence).
Bonne réunion avec le service Audio and Web Conferencing
d’Orange Business Services !
avec Microsoft® Live Meeting
France Télécom - 6 place d’Alleray 75505 Paris Cedex 15 - SA au capital de 10 594 839 096 euros - 380 129 866 RCS Paris - document non contractuel – janvier 2011 - aressy.com - 6250
Le service de conférence d’Orange Business Services vous donne la possibilité de modifier
votre code de sécurité à chaque conférence :
l’organisateur animateur choisit un code unique et informe les participants
l’organisateur active la fonction de sécurité en appuyant simplement sur *31