Guide de l`utilisateur du Service ONe-key

Transcription

Système de gestion des cas du Système d’information
d’Emploi Ontario (SIEO)
Guide de l’utilisateur pour les fournisseurs de services
Guide de l’utilisateur du Service ONe-key
Version 2.0
Décembre 2015
SGC du SIEO : Guide d'utilisateur pour les fournisseurs de services
Table des Matières
Guide de l’utilisateur du Service ONe-key ................................................................................. 1
Historique du document ......................................................................................................... 3
1
2
Introduction ...................................................................................................................... 4
1.1
Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario ............... 4
1.2
Aperçu du processus d’inscription au Service ONe-key .......................................... 4
Avant de commencer ....................................................................................................... 5
2.1
Formulaires et renseignements nécessaires afin de s’inscrire ................................ 5
2.2
Configuration nécessaire ......................................................................................... 5
2.3
Comment ajouter une adresse électronique à une « liste d’expéditeurs fiables » ou
à une « liste de destinataires fiables »................................................................................ 6
3
Inscription au Service ONe-key et au SGC du SIEO ...................................................... 8
3.1
Inscription comme nouvel utilisateur du Service ONe-key ....................................... 8
3.2
Accès au SGC du SIEO ......................................................................................... 11
4
Procédures de fermeture de session ............................................................................. 16
5
Accéder à votre page d’accueil après l’inscription ......................................................... 17
6
Marche à suivre pour vider la mémoire cache ............................................................... 20
7
Accès en ligne au SGC du SIEO et sécurité .................................................................. 21
7.1
Foire aux questions (FAQ) ..................................................................................... 21
7.2
Messages d’erreur courants .................................................................................. 22
7.3
Problèmes variés ................................................................................................... 23
Parution 5.2 Version 2.0
 Imprimeur de la Reine, 2015
Page 2 de 23
Historique du document
Nº de version
Date
1.0
2.0
Octobre 2015
Décembre 2015
Description
Première version
Mise à jour du format et de la lisibilité
Page 3 de 23
1
Introduction
1.1
Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi
Ontario
Le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario () a été lancé en
mai 2010. Le SGC du SIEO est une application Web qui sera utilisée par le ministère de la
Formation et des Collèges et Universités (MFCU) et les fournisseurs de services afin
d’appuyer la prestation des programmes d’Emploi Ontario. Les principaux objectifs du SGC du
SIEO sont les suivants :
•
•
•
•
•
•
•
recueillir des données pour appuyer la gestion du rendement et la préparation des
rapports fédéraux et des rapports opérationnels;
assurer le suivi et la gestion des cas des particuliers et des employeurs;
faciliter le versement des prestations aux particuliers;
élaborer des plans de services;
consigner les objectifs, les résultats et les aiguillages;
assurer la gestion de la sécurité;
faciliter l’administration du système.
Pour accéder au SGC du SIEO, les fournisseurs de services doivent passer par l’entremise
d’un système de sécurité à deux niveaux. Le premier niveau est le Service ONe-key de
Service Ontario. Une fois qu’un utilisateur a ouvert une session dans le Service ONe-key, il
doit alors ouvrir une session dans le SGC du SIEO.
Le présent document décrit le processus auquel les utilisateurs doivent avoir recours pour
s’inscrire au Service ONe-key et ensuite accéder au SGC du SIEO.
1.2
Aperçu du processus d’inscription au Service ONe-key
Au terme du processus d’inscription au SGC du SIEO, l’utilisateur du fournisseur de services
recevra deux courriels. Le premier courriel contenant son numéro d’inscription au SGC du
SIEO et le deuxième courriel contenant son numéro d’identification privé (NIP) du SGC du
SIEO. Le deuxième courriel dirigera également l’utilisateur vers le site Web du Service ONekey afin qu’il puisse créer son nom d’utilisateur et son mot de passe ONe-key. Après avoir
ouvert une session dans le Service ONe-key, l’utilisateur pourra sélectionner le SGC du SIEO
dans la liste des applications et entrer son numéro d’inscription et son NIP dans le SGC du
SIEO.
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2
Avant de commencer
2.1
Formulaires et renseignements nécessaires afin de s’inscrire
Vous devez avoir été accepté comme fournisseur de services inscrit au SGC du SIEO et avoir
reçu les courriels contenant votre :
•
•
numéro d’inscription au SGC du SIEO;
numéro d’identification privé (NIP) ainsi que l’adresse du site Web (URL) du Service
ONe-key.
L’adresse du site Web (URL) du Service ONe-key est : Cliquez ici
2.2
2.2.1
Configuration nécessaire
Navigateurs compatibles
Pour accéder au Service ONe-key, vous devez utiliser un navigateur compatible.
•
•
Microsoft Internet Explorer 4.x ou une version plus récente (IE8 en mode compatible)
Mozilla Firefox 1.5 ou une version plus récente
Les autres navigateurs peuvent fonctionner, mais ils ne sont pas compatibles pour accéder au
Service ONe-key.
2.2.2
Autres caractéristiques nécessaires
Votre navigateur doit aussi être configuré :
•
•
•
pour fonctionner en mode de chiffrement à 128 bits;
pour que le langage JavaScript soit activé;
pour que les témoins soient activés.
FireFox a des problèmes de compatibilité par rapport à certaines composantes ActiveX
utilisées dans le Système d’information d’Emploi Ontario.
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2.2.3
Pour activer JavaScript
Dans Internet Explorer :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
2.2.4
Dans le menu Tools / Outils, cliquez sur Internet Options / Options Internet
Sous l’onglet Security / Sécurité, cliquez sur Internet
Cliquez sur Custom Level / Personnaliser le niveau.
Faites défiler jusqu’à « Script ActiveX controls marked as safe for scripting »
Cliquez sur Enable / Activer
Cliquez sur OK
Cliquez sur Oui
Cliquez sur OK
Pour activer les témoins (cookies)
Dans Internet Explorer :
1. Dans le menu Tools / Outils, cliquez sur Internet Options / Options Internet
2. Sous l’onglet Privacy / Confidentialité, cliquez sur Internet
3. Cliquez sur le bouton Default / Par défaut (ou faites glisser manuellement la barre
jusqu’à Medium / Moyen)
4. Cliquez sur OK
Remarque : Il est également nécessaire que les postes de travail soient dotés du plugiciel Sun
JRE 1.4X (X indiquant une version plus récente) qui est requis pour l’aide en ligne Cúram. Le
visualiseur SVG 3.0-3.03 d’Adobe et le programme Shockwave Flash Player 9.0.x d’Adobe (X
indiquant une version plus récente) sont également requis pour visualiser les pages
d’application Cúram, comme les processus de flux de travail, les cartes, etc.
2.3
Comment ajouter une adresse électronique à une « liste d’expéditeurs
fiables » ou à une « liste de destinataires fiables »
Certains abonnés ont constaté que les courriels a été dirigé vers le dossier Spam/Junk Mail
(pourriel). Pour corriger ceci, faites ce qui suit :
•
•
•
•
•
•
ouvrez votre dossier Spam/Junk Mail;
trouvez le courriel venant de : [email protected];
cliquez sur le courriel avec le bouton droit sans l’ouvrir;
sélectionnez Junk E-mail / pourriel;
sélectionnez Add Sender to Safe Senders List / Ajouter un expéditeur à la liste
d’expéditeurs fiables;
cliquez sur OK lorsque vous voyez le message de confirmation suivant :
“The sender of the selected message has been added to your Safe Senders List.” /
« L’expéditeur du message sélectionné a été ajouté à votre liste d’expéditeurs fiables. »
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Cette méthode s’applique à Microsoft Outlook. Une démarche semblable devra être utilisée
pour les autres logiciels de courrier électronique afin d’ajouter une adresse ou un domaine
électronique à la « Liste d’expéditeurs fiables ».
Si les messages n’apparaissent toujours pas dans votre boîte de réception, communiquez
avec votre service de TI, ou si cette tâche a été confiée à un fournisseur de services externes,
communiquez avec lui afin de vous assurer que tous les courriels provenant des domaines
ontario.ca et gov.on.ca ne soient pas bloqués, filtrés ou refusés.
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3
Inscription au Service ONe-key
et au SGC du SIEO
3.1
Inscription comme nouvel utilisateur du Service ONe-key
La première fois que vous ouvrez une session dans le Service ONe-key, vous devez suivre la
séquence d’inscription.
Remarque : C’est la seule fois que vous devrez sélectionner Nouvel utilisateur?
1. Utilisez l’URL afin d’accéder à la page d’ouverture de session du Service ONe-key.
2. Sélectionnez INSCRIVEZ-VOUS DÈS MAINTENANT. Si une alerte relative au certificat
de sécurité apparait, sélectionnez OUI pour continuer
Remarque : Certains textes dans les images des écrans peuvent être différents de ceux qui
apparaissent dans le présent document.
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3. Suivez les directives données à l’écran pour créer votre ID ONe-key et votre mot de
passe.
Remarque : N’oubliez pas votre mot de passe. Vous en aurez besoin pour terminer
votre inscription au Service ONe-key.
4. Continuez de suivre les directives données à l’écran afin de créer les questions qui
vous permettront de récupérer votre mot de passe. Les champs marqués d’un
astérisque sont obligatoires. Sélectionnez INSCRIVEZ-VOUS pour terminer le
processus.
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5. Lisez la page de confirmation et cliquez sur CONTINUER.
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3.2
Accès au SGC du SIEO
1. À la page du Portail ONe-key, cliquez sur le lien approprié du SGC DU SIEO parmi
ceux énumérés ci-dessous dans la section Tous les services, de A à Z.
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2. Entrez le Numéro d’inscription que vous avez reçu dans votre premier courriel et
cliquez sur SUIVANT.
3. Entrez le NIP que vous avez reçu dans votre deuxième courriel et cliquez sur
SUIVANT.
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Remarque : Cela peut prendre un certain temps avant d’accéder à la page d’accueil du
SGC DU SIEO. N’utilisez pas le bouton RAFRAÎCHIR de votre navigateur pendant que
vous attendez.
4. Lisez les conditions présentées sur cette page et, si vous les acceptez, cliquez sur
IMPRIMER pour en conserver une copie dans vos dossiers et cliquez sur JE SUIS
D’ACCORD.
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4
Procédures de fermeture de session
Lorsque vous êtes prêt à quitter le SGC DU SIEO, sélectionnez FIN DE SESSION dans la
barre de navigation située du côté gauche de l’écran. Cela vous amènera à la page ONe-key –
Confirmation de la fin de session présentée ci-dessous.
Deux options s’offrent à vous sur cette page :
•
•
Sélectionnez CONFIRMER LA FIN DE SESSION si vous souhaitez fermer toutes les
applications protégées de ONe-key. Si vous sélectionnez cette option, vous serez dirigé
vers la page d’ouverture de session de ONe-key.
Sélectionnez PORTAIL ONE-KEY si vous souhaitez rester connecté aux applications
protégées de ONe-key.
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5
Accéder à votre page d’accueil après l’inscription
Après vous être inscrit au SGC du SIEO et avoir créé votre compte d’utilisateur, utilisez la
procédure décrite ci-dessus pour ouvrir toutes les sessions subséquentes.
1. Utilisez l’URL afin d’accéder à la page d’ouverture de session du Service ONe-key.
2. Entrez votre ID ONe-key et votre mot de passe. Cliquez sur OUVRIR UNE SESSION.
Remarque : Ne sélectionnez pas Nouvel utilisateur?, puisque vous êtes déjà inscrit.
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3. À la page du Portail ONe-key, cliquez sur le lien approprié du SGC du SIEO parmi ceux
énumérés ci-dessous dans la section Mes services.
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4. Vous devez confirmer votre NIP (numéro d’identification privé) et cliquez sur SUIVANT.
Vous devriez maintenant être revenu au SGC du SIEO.
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6
Marche à suivre pour vider la mémoire cache
Les navigateurs stockent dans leur mémoire cache une sorte de registre de ce que vous avez
vu entendu ou téléchargé sur le Web, y compris des images, des sons, des pages Web, et
même des témoins. C’est ce qu’on appelle la mémoire cache du navigateur.
L’entreposage de ces fichiers dans votre mémoire cache permet d’accélérer la navigation
Internet parce que votre ordinateur met moins de temps à afficher une page Web lorsqu’il peut
récupérer toute la page ou certains éléments dans votre mémoire cache locale.
Le fait de la vider périodiquement permet de protéger votre vie privée et de libérer de l’espace
dans votre ordinateur. Comme tous les navigateurs sont différents, vous trouverez ci-dessous
la marche à suivre pour vider la cache de plusieurs navigateurs courants.
Microsoft Internet Explorer, version 8 :
1. Dans le menu du navigateur, sélectionnez Tools / Outils
2. Cliquez sur DELETE BROWSING HISTORY / SUPPRIMER L’HISTORIQUE DE
NAVIGATION
3. Sélectionnez Temporary Internet files / Fichiers Internet temporaires
4. Cliquez sur le bouton SUPPRIMER
Microsoft Internet Explorer, version 11 :
1.
2.
3.
4.
Cliquez sur l’icône SETTINGS et choisissez Internet Options
Cliquez sur l’onglet General et sélectionnez DELETE BROWSING HISTORY on exit
Cliquez sur APPLY
Cliquez sur OK
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7
Accès en ligne au SGC du SIEO et sécurité
7.1
Foire aux questions (FAQ)
Q : J’ai oublié mon mot de passe ONe-key, que dois-je faire?
R : À l’écran d’ouverture de session ONe-key, sélectionnez « Mot de passe oublié? ». Le
système vous invitera à créer un nouveau mot de passe après que vous aurez répondu
correctement aux questions prévues en cas de perte du mot de passe.
Q : J’ai oublié mon ID ONe-key, que dois-je faire?
R : Communiquez avec la personne-ressource de votre autorité d’inscription des fournisseurs
de services (AIFS) pour lui demander de réinitialiser votre NIP. Une vérification de votre
identité sera effectuée avant de procéder. Une fois que votre NIP aura été réinitialisé, deux
nouveaux courriels vous parviendront (avec une période de 48 heures entre les deux).
Ouvrez une session dans le Service ONe-key comme nouvel utilisateur afin de créer une
nouvelle ID ONe-key et un nouveau mot de passe. Ce processus d’ouverture de session
est identique au processus initial, par conséquent, vous devez franchir toutes les étapes de
l’inscription en entrant votre numéro d’inscription et votre numéro d’identification privé
(PIN).
Q : Il est possible que quelqu’un ait obtenu mon ID ONe-key et mon mot de passe ou mon
numéro d’inscription et mon PIN, que dois-je faire?
R : Veuillez en informer votre autorité d’inscription des fournisseurs de services (AIFS) et
demander immédiatement que votre PIN soit réinitialisé. À la suite de la réinitialisation de
votre NIP, deux nouveaux courriels vous parviendront (avec une période de 48 heures
entre les deux).
Pour ouvrir une session, vous pouvez utiliser une des deux méthodes décrites ci-dessous.
1.
2.
Si vous croyez que votre ID ONe-key et votre mot de passe n’ont pas
été compromis, il n’est pas nécessaire de les modifier. Vous n’avez qu’à
ouvrir une session et reprendre le processus d’inscription en utilisant les
nouveaux codes d’accès que vous avez reçus dans les récents
courriels.
Si vous croyez que votre ID ONe-key et votre mot de passe ont été
compromis, ou si vous souhaitez simplement les modifier, vous n’avez
qu’à sélectionner Nouvel utilisateur pour établir une nouvelle ID et
reprendre ensuite le processus d’inscription en utilisant les nouveaux
codes d’accès que vous avez reçus dans les récents courriels.
Page 21 de 23
Q : Je ne peux ouvrir une session, que dois-je faire?
R : Si le système ne présente aucun message pour expliquer pourquoi vous ne pouvez y
accéder, communiquez avec votre autorité d’inscription des fournisseurs de services
(AIFS).
Q : Je serai absent du bureau pendant un congé prolongé. La personne qui me remplace
peut-elle utiliser mon ID ONe-key et mon mot de passe pendant mon absence?
R : Non. Les conditions d’accès stipulent que vous avez la responsabilité de préserver la
confidentialité et la sécurité de vos codes d’accès. Le système conserve un historique des
activités en fonction de l’ID ONe-key de l’utilisateur. Il s’agit de votre identificateur
personnel. Un nouveau formulaire d’inscription au SGC duSIEO doit être rempli pour la
personne qui prendra votre rôle durant votre absence.
7.2
Messages d’erreur courants
1. « Numéro d’inscription au SGC du SIEO n’est pas valide. Veuillez recommencer. »
Un numéro d’inscription inexact a été entré.
2. « Le numéro d’identification privé (NIP) d’accès au SGC du SIEO n’est pas valide.
Veuillez essayer de nouveau. »
Un NIP inexact a été entré. Veuillez vous assurer que le numéro soit exact. De
multiples tentatives infructueuses entraîneront une déconnexion.
3. « Nous ne sommes pas en mesure de procéder à votre inscription au moment présent.
Veuillez essayer de nouveau plus tard, ou communiquez avec votre bureau local de
prestation de services. »
Un numéro d’inscription inexact OU un NIP inexact a été entré à plusieurs reprises au
cours du processus d’inscription et vous avez été déconnecté temporairement. Veuillez
réessayer plus tard.
4. « Nous ne pouvons traiter votre inscription en ce moment. Veuillez contacter votre
autorité d’inscription du fournisseur de services. »
Un NIP inexact a été entré à plusieurs reprises au cours du processus d’inscription et
vous avez été déconnecté temporairement. Veuillez communiquer avec votre autorité
d’inscription des fournisseurs de services (AIFS).
5. « Vous êtes déjà inscrit; veuillez vous authentifier au moyen de la fonction Mes
services. »
Ce message apparaîtra si vous sélectionnez votre programme dans la catégorie
« Services ONe-key » alors que vous êtes déjà inscrit. Veuillez sélectionner votre
programme dans la catégorie « Mes services ».
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7.3
Problèmes variés
Apparition du message « Page cannot be displayed » ou « You do not have sufficient
privileges to view this page » après l’ouverture d’une session dans le SGC DU SIEO.
Les utilisateurs réussissent à ouvrir une session, mais lorsqu’ils tentent d’accéder à d’autres
pages, ils reçoivent des messages comme « Page cannot be displayed » ou « You do not
have sufficient privileges to view this page ».
Cela se produit habituellement à la suite d’une interruption ou d’un trafic excessif sur Internet
ou votre réseau.
Prenez les mesures suivantes dans l’ordre indiqué :
1. Fermez toutes les fenêtres du navigateur et essayez de nouveau.
2. Fermez la session et redémarrez votre ordinateur.
3. Attendez et ressayez plus tard.
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