Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques

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OPUS Conseils — Le 24 Juin 2013 JL
Une Architecture simple pour la Pérennité des
Archives Électroniques
Bonnes Pratiques et Recommandations, par Jacques LERET
INTRODUCTION :
La validation prochaine de la norme NF Z44-022 MEDONA (ex SEDA) va entériner les principes
proposés par le SIAF, avec le standard SEDA, pour garantir une totale indépendance des SAE
grâce à la Standardisation des Versements1.
C'est l'occasion de rappeler les principes et les solutions pratiques pour élaborer aujourd'hui une
Infrastructure en charge de l'Archivage qui saura assurer l'indépendance et la pérennité de ses
archives, et cela en totale conformité avec les normes du domaine et selon une approche NonPropriétaire2 du stockage des informations, via la Virtualisation des Infrastructures3.
Les Bonnes Pratiques que nous délivrons dans ce guide apportent des réponses très concrètes et
très pratiques aux questions qui se posent aux Entreprises pour intégrer la Dématérialisation des
documents dans les Système d'Informations : les Analyses préalables qu'il est nécessaire
d'effectuer, les Activités qu'il faut impliquer pour mettre en place de nouvelles pratiques, les
éléments d'Architectures fonctionnelles et techniques à implanter, avec pour objectifs, l'Efficacité
des Activités et la Conformité en matière Documentaire.
1
Normalisation pour la "Modélisation des Échanges de Données pour l'Archivage"
En référence aux principes du "Vendor Neutral Archive"
La Virtualisation des Infrastructures de Stockage Physique fournit des Entrepôts virtuels exploitant des supports physiques de natures et caractéristiques
variées : amovibles ou non, worm, san/nsa, raid ou non, …
2
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OPUSConseils_ArchitectureSimplePourlArchivageElectronique_25Juin2013JLfinal.docx
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Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques
La façon la plus simple d'aborder l'Archivage Électronique aujourd'hui, consiste retenir
principalement et seulement, les 4 niveaux fonctionnels suivants, qui constituent les composants
de base et de ce fait forment la démarche la plus simple de mise en œuvre :
1) Le niveau Production/Exploitation des fonds documentaires métiers
2) Le niveau Maîtrise d'Ouvrage en charge des besoins documentaires et d'archivage
3) Le niveau Infrastructure fonctionnelle GED/SAE unique et commune
4) Le niveau Infrastructure de Stockage non propriétaire et pérenne
Ces 4 niveaux résultent d'une application stricte des normes et recommandations essentielles en la
matière, qui sont : ISO 15 489 Records Management ; OAIS ISO 14721 ; NF Z42-013 et NF Z44022 MEDONA.
Ils représentent une avancée très importante dans la conception des Systèmes d'Informations, et
constituent aujourd'hui une réalité pour mettre en pratiques les principes d'indépendance,
d'autonomie et donc de pérennité des informations et des archives.
Ils constituent un schéma qui résulte des événements et avancées suivants :
 Le premier évènement à l'origine de ce schéma et de cette situation est la loi du 13 Mars 2000
qui introduit le principe d'indépendance entre l'information et son support, à travers la
reconnaissance de la valeur probante aux "Écrits quel que soit leur support". Avancée majeure qui
entérine le principe de la dématérialisation de l'information.
 Le deuxième évènement est l'introduction du Records Management (ISO 15489 2002) qui
prend en considération les Activités, les Documents utilisés ou produits par les Activités et leur
devenir, à travers leur Cycle de Vie.
L'analyse des Activités des Documents et de leur Cycle de vie est faite en toute indépendance,
sans lien avec la réalité des supports utilisés : papier ou électronique.
 L'évènement suivant est la sortie de la norme OAIS (ISO 14721 2003) qui introduit et concrétise
un principe très simple : une infrastructure d'archivage pour être pérenne doit être le plus possible
autonome et commune. Avec pour corollaire que les archives doivent être exploitables
indépendamment de leur contexte de production d'origine.
 Le dernier évènement est constitué par les Outils de Virtualisation (2004) des infrastructures
de stockages physiques qui permettent de fournir des espaces virtuels simples et pratiques de
stockage aux applications en masquant la réalité physique des équipements effectivement utilisés,
mais en toute connaissance de leur caractéristiques physiques (lents ou rapides, worm ou non,
amovibles ou non).
Cette virtualisation étend les principes d'autonomie et d'indépendance de la norme OAIS à la
question du stockage physique des archives.
OPUSCONSEILS_ARCHITECTURESIMPLEPOURLARCHIVAGEELECTRONIQUE_25JUIN2013JLFINAL.DOCX
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Ces avancées introduisent, concrétisent et permettent une approche globale de l'Archivage
Électronique avec une totale indépendance entre l'information et son support : garantie majeure
pour assurer la pérennité des informations.
 Première Indépendance : entre d'une part les Activités Métiers et la Gestion de leurs Documents,
et d'autre part, les Infrastructures de Gestion des Documents et des Archives.
Ce premier niveau d'indépendance permet de constituer des "Archives Autonomes", exploitables
indépendamment de leur contexte de production.
 Seconde Indépendance : entre d'une part les Infrastructures de Gestion des Documents et des
Archives, et d'autre part, les Infrastructures de stockage grâce à la virtualisation.
Ce second niveau d'indépendance permet de stocker les "Archives Autonomes", organisées en
Containers, dans des "Entrepôts Virtuels", indépendamment des supports physiques utilisés. Le
choix et la gestion des supports relevant strictement de l'Exploitation (DSI).
Cette double indépendance est représentée dans le schéma ci-dessous, qui met également en
évidence les 4 niveaux fonctionnels décrit précédemment :
Norme MEDONA
Les normes, les règlements, les standards ont introduits ces principes. Les démarches et
méthodologies pour mettre en œuvre ces notions sont disponibles et applicables.
En pratique et au quotidien, il faut des applications, des équipements, des interfaces, des logiciels
pour concrétiser et mettre en œuvre cette infrastructure. Heureusement aujourd'hui ces outils
existent et se développent.
Il reste seulement à mettre en place une MOA (Records Manager), qui en dualité avec la MOE
(DSI), qui saura allier les principes et les méthodes aux outils et équipements.
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SOMMAIRE
1. Quatre Niveaux Fonctionnels pour une Infrastructure d'Archivage..................................5
1) Niveau Activités Métiers – Production/Exploitation .................................................................................... 5
2 ) Niveau Maîtrise d'Ouvrage pour l'Archivage Électronique – Groupe GDA .............................................. 5
3) Niveau Infrastructure fonctionnelle GED/SAE ............................................................................................. 5
4) Niveau Infrastructure de Stockage ............................................................................................................... 5
2. Quatre Recommandations essentielles pour la GDA .........................................................6
La Constitution du "Groupe GDA".................................................................................................................... 6
L'Analyse et l'Inventaire des Activités et des Fonds Documentaires ............................................................ 6
La Constitution d'un Référentiel Documentaire .............................................................................................. 6
Architecture pour une Infrastructure Fonctionnelle et Techniques GED/SAE – Schéma en Y ................... 7
3. Conclusion : de l'Adaptation des S.I. à la GDA ...................................................................8
Les chapitres qui suivent se proposent de rappeler les Bonnes Pratiques pour la conduite et la
mise en œuvre de la "Gestion des Documents d'Activité", avec d'une part, l'organisation d'une
MOA transverse et d'autre part, l'adaptation des infrastructures des SI aux principes du "Records
Management".
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1. QUATRE NIVEAUX FONCTIONNELS POUR UNE INFRASTRUCTURE D'ARCHIVAGE




1) Le niveau Production/Exploitation des fonds documentaires métiers
2) Le niveau Maîtrise d'Ouvrage en charge des besoins documentaires et d'archivage
3) Le niveau Infrastructure fonctionnelle GED/SAE unique et commune
4) Le niveau Infrastructure de Stockage non propriétaire et pérenne
1) Niveau Activités Métiers – Production/Exploitation
3) Niveau Infrastructure fonctionnelle GED/SAE
Le niveau Activités Métiers représente l'ensemble des
processus métiers qui produisent et exploitent les fonds
documentaires.
Avec les entités juridiques et règlementaires elles
constituent et portent les exigences opérationnelles d'une
part, et d'autre part les exigences légales et règlementaires
en matière de conservation.
L'infrastructure GED/SAE, se compose respectivement
des moyens pour traiter les exigences opérationnelles et les
exigences de conservation.
Elles sont à la source de ces exigences et de ce fait
doivent s'exprimer sur la définition des infrastructures de
GED et d'Archivage, à travers le Groupe GDA.
2 ) Niveau Maîtrise d'Ouvrage pour l'Archivage
Électronique – Groupe GDA
Le Groupe GDA constitue la MOA déléguée en matière
Documentaire pour l'ensemble des Activités Métiers. À ce
titre, le Groupe GDA est en charge de :
 L'inventaire et de l’identification des Fonds Documentaires
qui sont produits par les Activités Métiers : Natures,
Structures des fonds et, implicitement, les responsabilités
impliquées.
 L’identification des Niveaux d'Exigences et des Niveaux de
Services attachés à ces fonds :
Exigences archivistiques, Valeur Probante des fonds,
Mode d'utilisation et d'accès attendus.
 L’identification des Applications productrices et/ou
détentrices de ces Fonds – leur forme, leur nature :
Identification des documents, mécanismes de collecte,
intégration avec la GED
Le résultat de cette analyse amont constitue une
Expression des Besoins à la fois fonctionnelle et
organisationnelle, qui conduit au Référentiel Documentaire
et à la Politique de Gestion des Documents et
d'Archivage.
Le Référentiel Documentaire regroupe l'ensemble des
données nécessaires et utiles aux applications métiers
comme aux outils documentaires, afin de parler un même
langage, de traiter les mêmes objets métiers, les mêmes
types de documents, les mêmes flux, de respecter les règles
de gestion, communes et partagées.
La Politique d'Archivage consolide l'ensemble des
directives, organisation, procédures et moyens pour la
Gestion des Documents et des Archives au sens de la
Norme ISO 15489 sur le Records Management.
Les outils GED seront par définition attachés à répondre
aux exigences opérationnelles et quotidiennes.
Les outils SAE seront par définition attachés à répondre
aux exigences légales et règlementaires en matière de
conservation à long terme et à valeur probante.
Le schéma en "Y" permet d'alimenter les seconds tout en
préservant les contraintes des premiers.
Les outils SAE, s'appuient sur les infrastructures de
stockage du Système d'Informations. Mais contrairement
aux outils GED, ils ont la contrainte d'indépendance qui
justifie le Niveau 4 suivant et la Virtualisation du Stockage.
La norme MEDONA elle, introduit une indépendance en
amont, entre la production des Documents et la gestion des
Archives.
4) Niveau Infrastructure de Stockage
Pour l'Archivage Électronique, en particulier "à Valeur
Probante", il est nécessaire d'assurer l'indépendance des
archives constituées, selon les principes de la norme OAIS
ISO 14721.
Ces principes reposent en particuliers sur l'utilisation des
AIP (ou Containers). La virtualisation des supports de
4
stockage va permettent d'introduire cette indépendance ,
entre :
 D'une part : la Gestion des Archives par le SAE et la
constitution des AIP – Archives + Méta-Données +
Journaux + Signatures + Empreintes
 D'autre part : la Virtualisation des Supports et la gestion
des emplacements, pour conserver, dupliquer, sécuriser
les AIP (Containers), leur pérennité, leur migration, … en
toute indépendance.
4
Des outils comme EXABUILDER permettent de faire cette distinction entre
l'exploitation du stockage des AIP et la gestion des archives.
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2. QUATRE RECOMMANDATIONS ESSENTIELLES POUR LA GDA
La mise en œuvre de la Gestion des Documents d'Activité, justifie les quatre recommandations
essentielles suivantes :




La Constitution du Groupe GDA,
L'Analyse et l'Inventaire des Activités et des Fonds Documentaires
La mise en œuvre d'un Référentiel Documentaire par le Groupe GDA,
Une Infrastructure GDA pour la Gestion des Documents et l'Archivage
La Constitution du "Groupe GDA"
La dématérialisation des documents implique le
déploiement d'outils informatiques de type Gestion
Électronique des Documents et Système d'Archivage
Électronique.
Comme tous projets cela suppose une MOA (Maîtrise
d'Ouvrage) et un MOE (Maîtrise d'Œuvre). La DSI prend en
charge la Maîtrise d'Œuvre.
Le Groupe GDA a pour objectif de constituer la MOA des
projets touchant aux Besoins Documentaires et aux
Archives aussi bien traditionnels qu'électronique.
Le Responsable GDA, ou Records Manager, regroupera
autour de lui, les représentants des différentes Activités
Métiers et des Services Supports (juridique) afin d'exprimer
besoins documentaires communs et les contraintes
opérationnelles, et au final, conduire les phases de
déploiement.
 L'inventaire des Fonds Documentaires, des Cycles de Vie
qui leur sont attachés, des Exigences légales et
Règlementaires pour la conservation.
 De constituer le Référentiel Documentaire qui consolider
l'ensemble des Typologies, des Responsabilités, et des
Exigences opérationnelles.
 D'assurer la MOA des Infrastructures GED/Système
d'Archivage Électronique
 D'assurer l'exploitation au quotidien des moyens mis en
œuvre pour la Gestion Électronique des Documents et des
Archives Électroniques.
Ces tâches sont particulièrement difficiles à conduire, ce
qui explique qu'elles sont le plus souvent ignorées, car elles
impliquent un travail d'inventaire, un diagnostic et une
remise en cause importante des schémas retenus, afin de
faire place à une vraie gestion du "Cycle de Vie des
Documents". Elles impliquent également un panel très large
d'interlocuteurs : les MOA
Métiers,
Applications et
Organisation, les MOE DSI, le Juridique ainsi que les
personnes en charge des archives traditionnelles.
L'inventaire doit porter sur :
 L’identification des Fonds Documentaires qui sont produits
et leurs Activités associées :
Natures, Structures des fonds et, implicitement, les
responsabilités impliquées.
 L’identification des Niveaux d'Exigences et des Niveaux de
Services attachés à ces fonds :
Exigences archivistiques, Valeur Probante des fonds,
Mode d'utilisation et d'accès attendus.
 L’identification des Applications productrices et/ou
détentrices de ces Fonds – leur forme, leur nature :
Identification des documents, mécanismes de collecte,
intégration avec la GED
Répondre à ces 3 interrogations et dresser un inventaire
complet sont les seules démarches possibles pour définir,
en amont, le périmètre cible du Dispositif d'Archivage
Électronique,
indépendamment
des
considérations
techniques pouvant perturber l'analyse.
Le résultat de cette analyse amont constitue une
Expression des Besoins à la fois fonctionnelle et
organisationnelle.
L'Analyse et l'Inventaire des Activités et des Fonds
Documentaires
La Constitution d'un Référentiel Documentaire
Les tâches d'analyse préalables des Activités et des
Fonds Documentaires sont essentielles à la réussite d'un
projet d'Archivage Électronique. Ce sont les phases A à C
de la norme RM ISO 15489.
Le référentiel documentaire regroupe l'ensemble des
données nécessaires et utiles aux applications métiers
comme aux outils documentaires, afin de parler un même
langage, de traiter les mêmes objets métiers, les mêmes
types de documents, les mêmes flux, de respecter les règles
de gestion, communes et partagées.
Cette analyse conditionne en effet toutes les définitions et
descriptions des mécanismes et des besoins qui justifient la
mise en œuvre de la solution SAE informatique.
Il revient au Groupe GDA en charge de la Gestion des
Documents et des Archives, de définir et constituer ce
référentiel, avec, en particulier :
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 L'inventaire et l'identification des Fonds Documentaires
Cette inventaire identifie et associe les fonds
documentaires aux Activités et donc implicitement aux
propriétaires, aux juridictions, aux droits attachés.
 Les Règles de gestion : Cycles de Vie et les Exigences
légales et règlementaires de conservation
Les règles de gestion sont attachées aux Typologies et
aux Natures. Elles définissent tout au long du cycle de vie,
les évènements, les étapes des différentes phases et leurs
durées.
 Les Typologies et Natures des Documents
Les typologies et natures servent de référence pour
appliquer les règles de gestion des cycles de vie et des
exigences de conservation.
 Les Profils d'Archivage
Les profils d'archivage décrivent les étapes attachées
strictement aux archives. Ces informations seront
directement applicables par le Système d'Archivage
Électronique.
Architecture pour une Infrastructure Fonctionnelle et
Techniques GED/SAE – Schéma en Y
L'architecture fonctionnelle et technique cible, pour
répondre aux besoins GED/SAE, doit respecter les 4
niveaux opérationnels, fonctionnels et techniques suivants :
 (1) le niveau Référentiel et le Pilotage de la GDA
 (2) le niveau de la production documentaire et des
processus de collecte, de production, de circulation des
documents côtés Activités et Applications Métiers
 (3) le niveau des ressources transversales pour la Gestion
des Documents et des Archives
 (4) le niveau des Infrastructures de stockage dédiées, aux
Documents et aux Archives
Par ailleurs, il convient de distinguer les périmètres
fonctionnels GED et SAE :
 Le socle GED ne doit répondre qu'aux seuls besoins
opérationnels, quotidiens des gestionnaires et des
Applications Métiers, pour délivrer les documents dans les
meilleures conditions
 En revanche, le dispositif SAE ne doit répondre qu'aux
seuls besoins archivistiques (à valeur probante ou non) –
archives courantes, intermédiaires et définitives.
Cette distinction fondamentale des périmètres GED et
SAE est la seule manière d'appliquer les principes du
"Records Management" – les moyens GED relèvent de la
même criticité que ceux affectés aux applications métiers
(disponibilité, redondance), alors que pour les moyens SAE
seules les exigences du Records Management et du Label
NF 461 s'appliquent.
Cette distinction des périmètres fonctionnels conduit
naturellement au "Schéma en Y", pour une alimentation en
parallèle du SAE et de la GED, à partir des sources internes
ou externes des documents.
Le "Schéma en Y" entérine la distinction GED/SAE de la
manière suivante :
 La durée de vie des documents dans la GED sera limitée à
la durée d'usage courant, ceci afin de répondre de
"manière raisonnable" aux besoins des gestionnaires
métiers.
 Le dispositif SAE, collecte les documents au plus tôt, et
assurera leur conservation sur toute la période d'archives
(courantes, intermédiaires et définitives).
 Les ressources respectives de stockage affectées à
chacun seront différentes et strictement définies selon les
contraintes propres à chacun.
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3. CONCLUSION : DE L'ADAPTATION DES S.I. À LA GDA
Les recommandations formulées pour la mise en œuvre d'une Organisation GDA et d'une
Infrastructure GED/SAE, constituent un challenge pour toutes les entreprises dans les 10 années à
venir, et une obligation d'adapter leur S.I. à la Gestion des Documents d'Activité.
D'une part, les entreprises sont toutes confrontées à l'accroissement massif des documents sous
formes électroniques, auquel elles doivent faire face avec des infrastructures et des S.I. qui ne sont
pas encore adaptées à la Gestion des Documents et des Archives, sous leur forme électronique.
Reporter l'échéance de cette adaptation représente des pertes opérationnelles et financières très
importantes : chute des performances des applications, perte de temps de recherche, perte de
documents, coûts des infrastructures de stockage inutiles, risques attachés aux non-conformités,
…
D'autre part, l'approche globale de la dématérialisation des documents et des archives ainsi que
l'évolution des S.I. dans ce sens, représentent des opportunités sérieuses en matière d'efficacité et
de qualité des Activités.
Enfin, les principes et les outils de Virtualisation des Infrastructures de Stockage permettent
aujourd'hui de distinguer clairement : d'une part l'Approche Documentaire par les Maîtrises
d'Ouvrage et les Métiers (GED/SAE et processus documentaire), et d'autre part l'Exploitation des
Infrastructures de Stockage par les Maîtrises d'Œuvre DSI. L'outil EXABUILDER est la meilleure
preuve de cette architecture et de cette dichotomie essentielle.
La Virtualisation – Historique
1959 : Naissance
Développement expérimental de la première machine à mémoire virtuelle par l'Atlas Team de l'université de Manchester, et
naissance des notions de virtualisation et de mapping.
Jusqu'à 1980 environ : annuaire central
Les données sont gérées par des grands systèmes en environnement propriétaire. Ils exploitent un annuaire central de
gestion des données, une des méthodes aujourd'hui reprises pour la virtualisation en environnement hétérogène.
1980-1990 : Systèmes ouverts
Apparition des systèmes ouverts. Le stockage s'éparpille dans l'entreprise, dans des environnements hétérogènes sous
forme de DAS.
1985 : en Réseau
Sun lance NFS sur Unix, le premier système de gestion de fichiers en réseau.
1987 : Niveaux Raid
IBM et l'université de Berkeley définissent les niveaux Raid. Cette technologie connaît un succès rapide en entreprise dans
les années qui suivent.
1990-2000 : NAS et SAN
Le stockage en réseau voit le jour sous la forme des NAS et des SAN.
2010-20xx : Le Cloud et les Coffres-Forts
Le stockage sur Internet se developpe.
Par Jacques LERET, DG d'OPUS Conseils
[email protected] Tel : 01 30 70 19 85
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Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques

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