Volunteer - Donor Service Administrative Assistant

The Trans Canada Trail / Sentier Transcanadien (TCT/STC) when complete, will be the world’s
longest and grandest recreational trail. It is currently used by millions of Canadians and
international visitors to experience our country’s legendary wilderness, cycle historic rail trails,
explore provincial and territorial capitals, canoe the routes of early explorers, visit national and
provincial parks and historic sites, commute to and from work, and enjoy the benefits of safe,
healthy active living. By Canada’s 150th anniversary of Confederation in 2017, the Trail will be
fully connected, stretching over 24,000 kilometres from coast to coast to coast, linking millions
of Canadians and celebrating our natural and cultural heritage. Today 75% of the Trail is
developed.
Volunteer - Donor Service Administrative Assistant
Trans Canada Trail is seeking a volunteer to assist with donor services. This is an exciting
opportunity for a student or new graduate looking to gain practical office experience, or for a
retired person interested in putting their skills to work for a good cause. You will be contributing
to an exciting national initiative and TCT can provide you with a professional letter of reference
upon completion of your volunteer work.
The Donor Service Administrative Assistant will report directly to the Campaign Coordinator and
will assist with various administrative duties within the Donor Service Team at TCT’s head
office.
SUMMARY OF PRINCIPAL RESPONSIBILITIES
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Work closely with the Donor Service Team to provide outstanding service to donors
Conduct warm thank you calls to new donors on a weekly basis
Append telephone numbers to donor records by manually looking up the phone number
from online directories
Write and mail thank you cards to new donors
Assist with solicitation and stewardship mailings
Conduct online research on prospective donors
Perform other administrative tasks such as filing, photocopying and data entry
QUALIFICATIONS
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Excellent communications skills and a pleasant phone manner
Strong time management and organizational skills
Strong computer skills (proficient in Microsoft Office)
Able to work independently and as part of the Donor Service Team in a fast-paced
environment
Spoken and written English required, French a strong asset
Knowledge/interest in the Trans Canada Trail and outdoor activities a strong asset
Able to volunteer 1 business day or 2 half days during regular office ours (Monday to
Friday 8:30-4:30) for at least 6 weeks, with potential opportunity for extension.
Interested candidates should send their CV and cover letter to [email protected], subject line:
Donor Service Administrative Assistant.
Le sentier Transcanadien/The Trans Canada Trail, une fois complété, sera le sentier récréatif le
plus long et le plus grandiose au monde. Il est emprunté par des millions de Canadiens et de
visiteurs internationaux qui souhaitent découvrir la nature incomparable du Canada, parcourir à
vélo d’anciens corridors ferroviaires, explorer les capitales provinciales et territoriales, pagayer
sur les parcours des premiers explorateurs, visiter les parcs nationaux et provinciaux ainsi que
les sites historiques, se rendre de la maison au travail et profiter des bienfaits d’un mode de vie
sain et actif en milieu sécuritaire. D’ici le 150e anniversaire de la Confédération canadienne en
2017, le Sentier sera entièrement raccordé, s’étendant sur plus de 24 000 kilomètres d'est en
ouest et du nord au sud, reliant des millions de Canadiens et célébrant notre patrimoine naturel
et culturel. Jusqu’à présent, 75 % du parcours est aménagé.
Bénévole - Adjoint administratif des services aux donateurs
Le sentier Transcanadien est à la recherche d'un bénévole pour aider avec les services aux
donateurs. Voici une occasion en or pour tout étudiant ou un nouveau diplômé voulant acquérir
une expérience de bureau pratique, ou pour une personne à la retraite voulant mettre ses
compétences au service d’une bonne cause. Vous contribuerez à un projet national
passionnant et le Sentier pourra vous remettre une lettre de recommandation une fois votre
travail bénévole complété.
L'adjoint administratif des services aux donateurs relèvera directement de la coordonnatrice de
la campagne et contribuera à diverses tâches administratives au sein de l'équipe des services
aux donateurs à partir du siège social du Sentier.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
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Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des services aux donateurs afin d’offrir
un service exceptionnel
Réaliser des appels de remerciement chaleureux aux nouveaux donateurs sur une base
hebdomadaire
Ajouter des numéros de téléphone aux dossiers des donateurs en vérifiant
manuellement le numéro de téléphone à partir de répertoires téléphoniques en ligne
Rédiger et poster des cartes de remerciement à l’intention des nouveaux donateurs
Aider à la sollicitation et à la gestion des envois
Mener des sondages en ligne auprès des donateurs potentiels
S'acquitter d'autres tâches administratives telles que classement, photocopie et entrée
de données
QUALIFICATIONS
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Excellentes aptitudes en communication et approche agréable au téléphone
Fortes compétences organisationnelles et en gestion du temps
Solides compétences en informatique (compétence avec Microsoft Office)
Capacité à travailler de façon autonome et au sein de l'équipe des services aux
donateurs dans un environnement en évolution rapide
Anglais parlé et écrit requis, le français est un atout
Connaissance/intérêt pour le sentier Transcanadien et les activités de plein air
constituant un fort un atout
En mesure de faire du bénévolat 1 jour ouvrable ou deux demi-journées pendant les
heures normales de bureau (du lundi au vendredi 8 h 30 à 16 h 30) pour au moins 6
semaines, avec possibilité d'extension.
Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum et lettre de motivation à
[email protected], avec pour objet : Adjoint administratif des services aux donateurs.