Notions de base pour les superviseurs des horaires et des

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Notions de base pour les superviseurs des
horaires et des présences
dans ADP Workforce Now®
Automatic Data Processing, LLC
ES Canada
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NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS DES HORAIRES ET DES PRÉSENCES DANS ADP WORKFORCE NOW®
Table des matières
Module 1 : Notions de base pour les superviseurs des horaires et des présences dans
ADP Workforce Now
Introduction du cours
But du cours……………………………………………………………………………...1-1
Objectifs du cours………………………………………………………..……………....1-1
Programme du cours………………………………………………………….………….1-2
Introduction au module Horaires et présences d’ADP Workforce Now
Vue d’ensemble ............................................................................................................... 1-3
Déroulement du processus du module Horaires et des présences………………...…….1-3
Rôle de l’employé ............................................................................................................ 1-4
Rôle du superviseur.......................................................................................................... 1-4
Rôle de l’intervenant ........................................................................................................ 1-4
Interface utilisateur d’ADP Workforce Now
Vue d’ensemble ............................................................................................................... 1-5
Exploration : Éléments de navigation .............................................................................. 1-5
Entrée de temps
Vue d’ensemble ............................................................................................................... 1-6
Exploration : Méthodes d’entrée de temps ...................................................................... 1-6
Horodateur hébergé.......................................................................................................... 1-7
Modifier les fiches de présence
Vue d’ensemble ............................................................................................................... 1-8
Que sont les exceptions de fiche de présence? ................................................................ 1-8
Exploration : Page Fiche de présence individuelle .......................................................... 1-9
Activité : Ajouter des pointages manquants .................................................................. 1-12
Activité : Insérer une nouvelle ligne .............................................................................. 1-13
Activité : Supprimer une ligne ....................................................................................... 1-14
Activité : Modifier des heures........................................................................................ 1-15
Activité : Corriger des transferts de service. .................................................................. 1-16
Attribuer des horaires aux employés
Vue d’ensemble ............................................................................................................. 1-18
Types d’horaires ............................................................................................................ 1-18
Aperçu de l’éditeur d’horaires ....................................................................................... 1-18
Exploration : Éditeur d’horaires..................................................................................... 1-20
Activité : Attribuer un modèle d’horaire à de multiples employés ................................ 1-21
Activité : Modifier l’horaire d’un employé.................................................................... 1-22
 ADP, LLC, 2014 – 2015.
iii
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NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS DES HORAIRES ET DES PRÉSENCES DANS ADP WORKFORCE NOW®
Préparer le traitement de la paie
Vue d’ensemble ............................................................................................................. 1-23
Corriger les exceptions .................................................................................................. 1-23
Activité : Corriger les exceptions par employé .............................................................. 1-24
Activité : Corriger les exceptions par type..................................................................... 1-25
Activité : Approuver le total des heures travaillées ....................................................... 1-26
Activité : Approuver des fiches de présence individuelles ............................................ 1-27
Rapports
Vue d’ensemble ............................................................................................................. 1-28
Rapports courants .......................................................................................................... 1-28
Types de rapport et descriptions .................................................................................... 1-29
Exploration : Rapports ................................................................................................... 1-30
Activité : Trouver un rapport ......................................................................................... 1-31
Activité : Enregistrer un rapport .................................................................................... 1-32
Activité : Afficher les résultats d’un rapport ................................................................. 1-33
Vérification des connaissances……………………………………………………………..1-34
Récapitulation
Récapitulation ................................................................................................................ 1-35
Sommaire ....................................................................................................................... 1-35
Module 2 – Conclusion du cours
Soutien après le cours
Ressources additionnelles en ligne……………………………………………………....2-1
Centre de services aux clients d’ADP…………………………………………...………2-2
Centre d’assistance Workforce Now®……………………………………...………...….2-3
The Bridge………………………………………………………………….……......…..2-4
Conclusion du cours
Résumé................................................................................................................................2-5
Objectifs du cours……………………………………………………………..….…...…2-5
Évaluation de la formation………………………………………………………..…......2-5
 ADP, LLC, 2014 – 2015.
iv
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NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS DES HORAIRES ET DES PRÉSENCES DANS ADP WORKFORCE NOW® GUIDE DU FORMATEUR
Durée prévue
Module 1 :
Sujet
Durée
Introduction au cours
Introduction au module Horaires et présences d’ADP Workforce Now
Entrée de temps
Modifier les fiches de présence
Rapports
Vérification des connaissances
Récapitulation
Total : Module 1 :
Module 2 :
Sujet
Durée
Conclusion du cours
Durée totale du module 2 :
Durée totale du cours : 1 jour (4 heures)
 ADP, LLC, 2014 – 2015.
v
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Notions de base pour les superviseurs
des horaires et des présences
dans ADP Workforce Now
Module 1 : Notions de base pour les superviseurs des horaires et des présences
ES Canada
NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS DES HORAIRES ET DES PRÉSENCES DANS ADP WORKFORCE NOW
MODULE 1 : NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS DES HORAIRES ET DES PRÉSENCES
Introduction du cours
But du cours
Ce cours a été conçu pour vous permettre d’acquérir les connaissances et l’expérience pratique
qui vous amèneront à utiliser avec aisance les notions de base pour les superviseurs des
horaires et des présences dans ADP Workforce Now.
Objectifs du cours
À la fin de ce cours, vous serez en mesure d’effectuer les tâches suivantes :
 Décrire le déroulement du processus du module Horaires et présences;
 Entrer du temps;
 Modifier les fiches de présence;
 Attribuer des horaires aux employés ou en modifier;
 Préparer le traitement de la paie;
 Utiliser les rapports.
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1-1
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Programme du cours
Ce cours couvre les sujets suivants :
Pendant ce cours, nous aborderons plusieurs notions. Chaque notion et module de la formation
sur ADP Workforce Now est conçu de façon à compléter la notion/le module qui précède. À la
fin de la formation, vous aurez une idée globale du fonctionnement de chaque module et de
leur interaction entre eux pour former une solution intégrale.
De plus, ADP offre trois différents outils en ligne conçus pour vous guider dans votre
apprentissage après le cours.
Vous explorerez les sujets suivants :
Module
Module 1
Sujets
 Introduction au module Horaires et présences d’ADP Workforce Now
 Interface utilisateur d’ADP Workforce Now
 Entrée de temps
 Modifier les fiches de présence
 Attribuer des horaires aux employés
 Préparer le traitement de la paie
 Rapports
 Vérification des connaissances
 Récapitulation
Module 2
 Soutien après le cours
 Conclusion du cours
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-2
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Introduction au module Horaires et présences d’ADP
Workforce Now
Vue d’ensemble
Le module Horaires et présences d’ADP Workforce Now simplifie le travail de collecte des
données d’horaires et de présences de vos employés et permet de transférer ces données de
manière rapide et précise dans le processus de paie.
Déroulement du processus du module Horaires et présences
L’illustration qui suit présente toutes les étapes du déroulement du processus du module
Horaires et présences :
Intervenant
des horaires
Intervenant
de la paie
Étapes et descriptions
Étape
Description
1
Une fois qu’un nouveau cycle de paie est commencé, les employés saisissent leurs heures dans
le module Horaires et présences, et les données de pointage des fiches de présence sont
recueillies. L’application applique des règles, totalise les heures, calcule les heures
supplémentaires et signale les pointages manquants ou d’autres exceptions, selon les besoins
du client.
2
Les superviseurs des horaires et des présences vérifient et modifient les données d’heures, puis
génèrent des rapports.
3
L’intervenant des horaires vérifie les événements en attente, corrige les exceptions relatives à la
paie et aux paires de pointages, vérifie l’exportation de la paie, puis verrouille la période de paie
(de sorte qu’il n’est plus possible d’effectuer d’autres entrées dans les données d’horaires et de
présences).
4
L’intervenant de la paie reçoit les fichiers détaillés de paie et de pointages, et il soumet la paie à
ADP.
5
ADP traite le fichier de paie et les résultats sont transmis à l’intervenant de la paie, notamment
les chèques, les pièces justificatives et les rapports.
6
L’intervenant de la paie vérifie l’information et commence ensuite un nouveau cycle de paie
dans le module Paie.
7
L’intervenant peut maintenant passer à une nouvelle période de paie dans le module Horaires et
présences.
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1-3
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Rôle de l’employé
L’employé doit :
 Entrer son temps de travail (s’il y a lieu) ou pointer ses heures au moyen de
l’horodateur d’ADP;
 Consulter sa fiche de présence, son horaire, ses renseignements personnels et ses
données de présence;
 Saisir son revenu supplémentaire (s’il y a lieu).
Rôle du superviseur
Le superviseur doit :
 Modifier les fiches de présence;
 Attribuer des horaires aux employés (s’il y a lieu);
 Approuver les fiches de présence et les demandes de congé des employés (s’il y a lieu);
 Générer des rapports.
Rôle de l’intervenant
L’intervenant doit :
 Créer des horaires (s’il y a lieu);
 Modifier les fiches de présence des employés;
 Mettre à jour les renseignements sur les employés;
 Générer des rapports;
 Préparer les données d’horaires et de présences pour le traitement de la paie.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-4
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Vue d’ensemble
Cette section contient une présentation sommaire de l’interface utilisateur d’ADP Workforce
Now. Vous pouvez facilement accéder aux différentes pages du module Horaires et présences
au moyen des menus.
Exploration : Éléments de navigation
Éléments et descriptions
Élément
Description
Menu Moi-même
Menu Mon équipe
Menu Rapports
Centre de messages
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-5
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Entrée de temps
Vue d’ensemble
ADP Workforce Now offre deux outils de base permettant l’enregistrement du temps pour les
employés se connectant à l’application :
 Des boutons de pointage, sur lesquels vous cliquez pour créer des enregistrements avec
estampille temporelle qui indiquent quand vous avez commencé et terminé votre quart
de travail;
 Une fiche de présence électronique grâce à laquelle vous pouvez enregistrer votre temps
travaillé et certains types de temps non travaillé (comme des vacances ou des congés de
maladie).
Exploration : Méthodes d’entrée de temps
Vue d’ensemble
ADP Workforce Now prend en charge quatre méthodes pour l’entrée du temps travaillé par les
employés. Votre représentant ADP vous aidera à déterminer quelle méthode convient le mieux
aux besoins de votre entreprise en matière de paie.
Méthodes et descriptions
Méthode
Pointage
Description
 Les employés pointent leurs heures d’arrivée et de départ en utilisant les boutons
dans ADP Workforce Now ou un appareil de collecte de données.
 Les employés peuvent consulter leurs fiches de présence.
Fondée sur le
temps
 Les employés entrent leurs heures d’arrivée et de départ dans leurs fiches de
présence (s’il y a lieu).
 Les utilisateurs peuvent utiliser un horodateur (ou un autre appareil de collecte de
données) pour entrer leurs heures.
 Les employés peuvent modifier leurs fiches de présence.
Fondée sur les
heures
 Les employés entrent leurs heures dans leurs fiches de présence.
 Les utilisateurs peuvent utiliser un horodateur (ou un autre appareil de collecte de
données) pour entrer leurs heures.
 Les employés peuvent modifier leurs fiches de présence.
Affichage
seulement
 Les employés ne peuvent utiliser qu’un horodateur (ou un autre appareil de collecte
de données) pour entrer leur temps.
 Les employés peuvent seulement consulter leurs fiches de présence.
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1-6
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Renseignements supplémentaires
 Les pointages d’arrivée et de départ sont basés sur l’horloge système d’ADP. Par
conséquent, même si un employé utilise différents ordinateurs pour pointer ses heures
d’arrivée et de départ, celles-ci seront toujours fondées sur la même horloge, et non pas
sur celle de l’ordinateur utilisé, ce qui assure l’exactitude des totaux des heures
enregistrées.
 Pour plus de commodité, les boutons de pointage sont accessibles à plusieurs endroits
dans l’application. Demandez à votre intervenant lesquels des emplacements/méthodes
suivants sont accessibles à vos employés :
 Moi-même > Mon entrée de temps
 Page d’accueil d’ADP Workforce Now (facultatif)
 Page de pointage Web (guichet en libre-service) (facultatif)
 Les employés peuvent utiliser un horodateur (ou un autre appareil de collecte de
données) pour entrer leur temps; ils peuvent seulement consulter leurs fiches de
présence.
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Modification des fiches de présence
Vue d’ensemble
L’une de vos tâches les plus importantes consiste à modifier les fiches de présence de vos
employés pour apporter quotidiennement des corrections et pour résoudre les exceptions.
Que sont les exceptions de fiche de présence?
L’application crée une exception de fiche de présence quand vous essayez de traiter une paire
de pointages qui ne répond pas à certaines attentes ou exigences. De nombreuses exceptions
peuvent être configurées lors de la phase de mise en œuvre du système ou pendant son
utilisation en milieu de travail. Cela dépend de la configuration choisie.
Exemples
 Il manque l’approbation du superviseur sur la fiche de présence.
 Il manque des heures sur la fiche de présence.
 Il manque un pointage d’arrivée ou de départ sur la fiche de présence.
 L’employé a quitté le bureau plus tôt ou est arrivé en retard.
 Le nombre d’heures prévues à l’horaire ne correspond pas au nombre d’heures
travaillées.
Symboles de traitement et descriptions
Les exceptions de fiche de présence sont identifiées par des symboles. Le niveau de gravité
d’une exception sur les fiches de présence est indiqué par l’un des trois symboles suivants :
Symbol
e
Description
Vous devez résoudre les exceptions marquées d’une icône d’erreur avant de pouvoir traiter
la paie.
Les exceptions marquées d’une icône d’avertissement n’ont pas nécessairement à être
résolues.
Nota : Des approbations du superviseur peuvent être nécessaires. Cela signifie que des
approbations du superviseur, qui sont encore indiquées avec une icône d’avertissement,
doivent être enregistrées pour que la paie puisse être traitée. Votre représentant ADP peut
changer le niveau de gravité d’une erreur.
Les exceptions marquées d’une icône de message ne nécessitent pas d’intervention pour
que la paie puisse être traitée.
Meilleure pratique
Vous devez résoudre les exceptions tous les jours. Vous recevrez une notification dans le
centre de messages lorsqu’une exception sera générée. Il est aussi possible que vous receviez
des courriels si vous avez sélectionné cette option dans les préférences.
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Exploration : Page Fiche de présence individuelle
Point de départ : Mon équipe > Horaires et présences > Fiche de présence
individuelle
Options des champs de
plage de dates de paie
Icône Fiche de présence pour les
actions touchant la fiche de présence
Icône Fiche de présence pour les
actions touchant les lignes
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1-9
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Élément
Description
Onglet Fiche de
présence
Pour examiner, modifier et approuver les fiches de présence individuelles des
employés, et traiter les exceptions. La fiche de présence individuelle réunit dans
un même tableau les employés qui présentent des exceptions, celles-ci étant
classées par type.
 Compilés par semaine et par période de paie, les renseignements sur la fiche
de présence peuvent aussi afficher les heures pour une journée ou de façon
cumulative.
 Onglets pour accéder aux totaux, aux soldes de congés et aux horaires.
 Menus pour effectuer des tâches dans la fiche de présence ou les lignes.
Onglet Totaux
Affiche les totaux des employés pour une période donnée selon le code de paie
ou la semaine.
L’affichage par défaut affiche les totaux par code de paie. Vous pouvez
sélectionner un code de paie pour afficher celui-ci et sa description. Le
masquage des taux (XXXXX) s’applique aux dollars.
Onglet Horaire
Si les horaires sont activés pour votre entreprise, vous pouvez cliquer sur
l’onglet Horaire pour afficher en bleu l’horaire de l’employé, sous les heures
d’arrivée et de départ de celui-ci. Cela vous permet de comparer les heures
travaillées à l’horaire prévu. Les horaires s’affichent en bleu en mode lecture
seule.
Vous pouvez modifier les opérations d’une fiche de présence à partir de la page
Horaires.
Onglet Codes de paie
supplémentaire
Affiche les sources de paie supplémentaires et leurs codes correspondants.
Soldes de congés
Affiche le solde applicable à chaque politique établie au sujet des congés.
Préférences
Vous permet de sélectionner le type d’affichage de la fiche de présence
individuelle.
Légende
Affiche les indicateurs visuels et leur signification :
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1-10
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Recherche avancée
En plus de la recherche de base, il existe des options plus avancées pour filtrer et faire des
recherches dans ADP Workforce Now.
Options de recherche pour les superviseurs des horaires et des
présences
 Nom de famille
 Identifiant de poste
 Code d’entreprise
 N° de dossier
 Service d’attache
 Statut
 Type de taux
 Titre du poste
 Classe de paie – Horaires et présences
 Superviseur, Horaires et des présences
Ajouter des champs de recherche
Vous pouvez ajouter d’autres champs de recherche dans le module Horaires et présences à
partir de la page Options de recherche d’un employé, en cliquant sur Modifier les champs de
recherche et en sélectionnant les champs que vous voulez ajouter. Tous les champs propres au
module Horaires et présences contiennent les mots Horaires et présences pour que vous
puissiez les reconnaître facilement.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-11
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Démonstration : Partie 1 – Ajouter des pointages
manquants
Nous vous montrerons maintenant comment ajouter des pointages manquants.
Scénario :
Le premier mardi, Edward Bonner a pointé à 12 h 15 pour aller dîner, mais il a oublié de
pointer à son retour. Il a quitté le bureau à 16 h 21. Vous devez corriger la deuxième paire de
pointages pour tenir compte de son retour après le dîner et de l’heure de son départ en fin de
journée.
Activité : Ajouter des pointages manquants
Point de départ : Mon équipe > Horaires et présences > Fiche de présence individuelle
Étape
1
Action
Dans la barre Matricule d’employé, cliquez sur l’icône de loupe et sélectionnez l’employé.
Résultat : La fiche de présence de l’employé s’affiche.
2
Dans la ligne où il manque le pointage, sous la colonne Arrivée-Départ, dans le champ Arrivée,
cliquez sur le pointage 4:21 PM et cliquez avec le bouton droit pour sélectionner Insérer
l’heure.
Résultat : L’heure passe automatiquement dans le champ Départ de la même ligne de
pointage.
3
 ADP, LLC, 2014-2015.
Dans le champ Arrivée, inscrivez l’heure à laquelle l’employé est revenu de dîner (1245p), puis
appuyez sur la touche Tab.
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Démonstration : Partie 2 – Insérer une nouvelle ligne
Nous vous montrerons maintenant le processus d’insertion d’une nouvelle ligne.
Scénario :
Nous allons maintenant ajouter les pointages manquants pour le premier mercredi.
Activité : Partie 2 – Insérer une nouvelle ligne
Cette activité se poursuit à partir de l’exercice précédent.
Étape
1
Action
2
Dans le champ Départ de la ligne où il manque le pointage, entrez 1245p, qui constitue l’heure
à laquelle l’employé a quitté son travail pour le dîner.
3
Sur la même ligne, faites défiler l’écran jusqu’à la gauche de la ligne, cliquez sur l’icône Fiche de
présence, et sélectionnez Ajouter une ligne vide.
Résultat : Une ligne vide est insérée pour cette journée. L’icône Fiche de présence est
remplacée par l’image suivante pour indiquer que la ligne a été modifiée.
4
Dans le champ Arrivée de la deuxième ligne de cette journée, entrez 145p, qui constitue l’heure
à laquelle l’employé est revenu de sa pause de dîner.
5
Dans le champ Départ, entez 6p, qui constitue l’heure à laquelle l’employé a quitté son travail
pour la journée, et appuyez sur la touche Tab.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-13
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Supprimer une ligne
Nous vous montrerons maintenant le processus de suppression d’une ligne.
Scénario :
Le deuxième lundi de la période de paie, Edward a pointé son départ pour la journée, mais
alors qu’il s’apprêtait à quitter le bureau, un collègue lui a demandé de l’aide. Il est resté pour
apporter son aide dans le projet et a alors pointé de nouveau sont départ quand il a quitté le
bureau. Ce pointage a créé une nouvelle ligne comportant seulement l’heure de départ. Vous
devez supprimer la ligne qui a été générée lorsqu’Edward a pointé son départ la première fois.
Activité : Supprimer une ligne
Étape
1
Action
2
Sur la première ligne de la journée comportant un pointage supplémentaire, dans le champ
Départ, cliquez sur l’icône Fiche de présence au début de la ligne, puis sélectionnez Supprimer
la ligne.
Résultat : La ligne est supprimée et le message « Opération réussie » s’affiche au bas de la
page.
3
Cliquez sur Enregistrer, puis sur OK.
Résultat : La deuxième ligne est supprimée et le message « Opération réussie » s’affiche. La
fenêtre d’enregistrement de la fiche de présence s’affiche avec un indicateur de progression
pendant la mise à jour de la fiche de présence.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-14
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Modifier des heures
Nous vous montrerons maintenant comment modifier des heures.
Scénario :
Peter Biggins a pris congé le premier vendredi en utilisant ses heures personnelles.
Activité : Modifier des heures
Étape
1
Action
2
Sur la ligne du premier vendredi, dans le champ Heures, inscrivez 8.
3
Sur la même ligne, double-cliquez dans le champ Catégorie de paie, cliquez sur la loupe et
sélectionnez Personnelles.
4
Cliquez sur l’icône Fiche de présence.
5
Cliquez sur Ajouter une note.
6
Dans la fenêtre de note, écrivez « Peter a pris congé en utilisant ses heures personnelles ».
Nota : Vous pouvez choisir de permettre aux employés de voir les notes que vous entrez.
7
Sélectionnez Ligne dans le champ Appliquer la remarque à.
8
Sélectionnez Entrer une remarque personnalisée pour le champ Motif.
9
Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-15
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Corriger des transferts de service
Partie 1 – Employé rémunéré en fonction des heures
Nous vous montrerons maintenant comment corriger les transferts de service pour les
employés rémunérés en fonction des heures.
Scénario
Le premier mardi, Peter Biggins a travaillé au service à la clientèle pendant les quatre dernières
heures de la journée, soit de 14 h à 18 h. Attribuons ces heures au service approprié.
Activité : Corriger des transferts de service
Partie 1 – Employé rémunéré en fonction des heures
Étape
1
Action
2
Sur la ligne correspondant au premier mardi, cliquez sur l’icône Fiche de présence, puis cliquez
sur Copier la ligne.
3
Sur la première ligne, entrez 4 dans la colonne Heures.
4
Sur la deuxième ligne, entrez 4 dans la colonne Heures.
5
Cliquez dans le champ Service.
6
Cliquez sur l’icône de la loupe, puis sélectionnez le code de service 310000.
7
Cliquez sur Enregistrer.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-16
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Corriger des transferts de service
Partie 2 – Employé rémunéré en fonction du temps
Nous vous montrerons maintenant comment corriger les transferts de service pour les
employés rémunérés en fonction du temps.
Scénario :
Le deuxième vendredi de la période de paie, Edward Bonner a travaillé dans son service
d’attache jusqu’à 14 h. Il a ensuite travaillé le reste de la journée au service à la clientèle.
Activité : Corriger des transferts de service
Partie 2 – Employé rémunéré en fonction du temps
Étap
e
1
Action
2
Sur la première ligne pour vendredi, cliquez sur l’icône Fiche de présence, puis cliquez sur
Copier la ligne.
Résultat : Une deuxième ligne est ajoutée pour cette journée et contient les détails copiés à
partir de la ligne précédente.
3
Sur la première ligne pour vendredi, dans le champ Départ, entrez 2p et appuyez sur la
touche Tab.
Résultat : La colonne Heures se met automatiquement à jour.
4
Sur la deuxième ligne pour vendredi, dans le champ Arrivée, entrez 2p et appuyez sur la
touche Tab., et dans le champ Départ, entrez 6p et appuyez sur la touche Tab.
5
Cliquez dans le champ Service, puis cliquez sur l’icône de la loupe, puis cliquez sur le
310000.
6
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-17
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Vue d’ensemble
Un horaire contient des renseignements sur les journées de travail types d’un employé. Il peut
comprendre des détails comme les heures d’arrivée et de départ, le temps alloué pour le dîner
et les codes de paie. Les horaires peuvent comprendre les heures travaillées.
Types d’horaires
Vous pouvez utiliser deux types d’horaire :
 Quarts – Sert à attribuer un horaire à un ou plusieurs employés seulement pour des jours
précis.
 Modèles – Sert à attribuer à un ou plusieurs employés un horaire qui se répète pendant
plusieurs jours.
Aperçu de l’éditeur d’horaires
L’éditeur d’horaires comporte deux onglets : l’onglet Quarts et l’onglet Modèles. L’onglet
Quarts sert à :
 Changer l’information pour des quarts individuels ou multiples simultanément;
 Trier la liste d’employés selon divers critères;
 Modifier chaque cellule dans l’horaire des quarts.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-18
W003_ILT_WFN80V01_0410
La fenêtre par défaut de la grille d’attribution d’horaires comprend des heures de début et de
fin et des heures totales, mais peut être modifiée pour comprendre les frais de main-d’œuvre et
d’autres totaux de colonne.
L’onglet Modèles vous permet de créer et de gérer des modèles d’horaires, ainsi que de
modifier votre propre horaire selon les permissions accordées pour l’accès utilisateur. Les
modèles d’horaires peuvent être rendus publics ou privés.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-19
W003_ILT_WFN80V01_0410
Exploration : Éditeur d’horaires
Champs de plage de dates
Onglets d’horaires
Quart de travail individuel
Modèle d’horaire
Ligne de totaux quotidiens
Total d’employés
Élément
Description
Onglets d’horaires
Champs de plage
de dates
Quart de travail
individuel
Modèle d’horaire
Ligne de totaux
quotidiens
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-20
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Attribuer un modèle d’horaire à de
multiples employés
Nous vous montrerons maintenant comment attribuer un modèle d’horaire à de multiples
employés.
Scénario :
Attribuons à John Barry et à Aimee Carriere un modèle d’horaire à temps plein, de 8 h 30 à
16 h 30, à compter d’aujourd’hui.
Activité : Attribuer un modèle d’horaire à de multiples employés
Point de départ : Mon équipe > Horaires et présences > Horaires
Étape
Action
1
Cliquez sur l’onglet Modèles.
2
Dans le champ Modèle d’horaire, cliquez sur la loupe, puis sélectionnez l’un des modèles
offerts.
Nota : Parmi les six modèles offerts, N’utilisez PAS le modèle Flexible puisque ses heures sont
de 8 h 30 à 15 h 30.
3
Cliquez dans le champ Semaine de début, laissez la valeur par défaut qui est 1.
4
Entrez une Date de début. Laissez le champ Date de fin vide.
5
Pour sélectionner un employé, cliquez sur le nom de l’employé. Maintenez enfoncée la touche
Majuscule ou Ctrl pour sélectionner de multiples employés. Sélectionnons John Barry et Aimee
Carriere.
6
Cliquez sur Appliquer.
Résultat : Le modèle d’horaire est attribué aux employés sélectionnés.
Nota : Si vous désirez modifier l’attribution d’un modèle d’horaire, sélectionnez Modifier dans le
champ d’action à côté du champ Modèle d’horaire. Vous pouvez modifier les champs Semaine
de début, Date de début et Date de fin, puis appliquer les modifications.
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W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Modifier l’horaire d’un employé
Nous vous montrerons maintenant comment modifier l’horaire d’un employé.
Scénario :
Mercredi prochain, Edward Bonner doit travailler dans le service d’apprentissage et de
perfectionnement de 10 h à 18 h. Modifions son horaire pour refléter ce changement d’horaire.
Activité : Modifier l’horaire d’un employé
Point de départ : Mon équipe > Horaires et présences > Horaires > Onglet Modèles
Étape
Action
1
Sur la ligne de l’employé, double-cliquez sur la cellule pour mercredi prochain.
2
Dans le champ Arrivée, entrez 10a. La valeur est automatiquement enregistrée lorsque vous
cliquez à l’extérieur du champ.
3
Dans le champ Départ, entrez 6p. La valeur est automatiquement enregistrée lorsque vous
cliquez à l’extérieur du champ.
4
Pour modifier le service, double-cliquez sur une cellule. Les champs se trouvant au-dessus sont
automatiquement remplis. Vous pouvez changer les champs suivants :
 Heure de début
 Heure de fin
 Heures
 Code de paie
 Plan de Repas
 Service
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1-22
W003_ILT_WFN80V01_0410
Vue d’ensemble
Lorsqu’une période de paie est terminée, l’intervenant doit exécuter un certain nombre de
tâches pour préparer les données en vue du traitement de la paie et pour fermer la période de
paie. L’intervenant doit ensuite passer à la période de paie suivante et transférer les données de
la période de paie actuelle dans les tables d’archivage pour empêcher toute modification
ultérieure.
Voici les tâches que vous devez effectuer à la fin de la période :
 Vérifier si les fiches de présence des employés contiennent des erreurs (correction des
exceptions);
 Faire les modifications finales;
 Approuver les fiches de présence;
 Approuver les demandes de congé.
Corriger les exceptions
Il existe deux moyens de trouver des exceptions de fiches de présence : par employé et par type
d’exception. Sur la page Exceptions sur les fiches de présence, vous pouvez consulter, annoter
et résoudre les exceptions qui ont été signalées par l’application.
Point de départ : Mon équipe > Horaires et présences > Exceptions sur les fiches de
présence
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-23
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Corriger les exceptions par employé
Nous vous montrerons maintenant comment corriger les exceptions par employé.
Scénario :
Il y a plusieurs exceptions sur la fiche de présence d’Adeline. Vous pourrez voir toutes les
exceptions qui doivent être corrigées, et les corriger à partir de la même page.
Instructions
présence
Étape
1
Action
Sélectionnez l’une des exceptions mises en évidence en rouge pour Adeline Ancel.
Résultat : La page Exceptions sur les fiches de présence s’affiche, avec un classement par type
d’exception.
2
Cliquez sur l’onglet Départ tardif.
3
Dans la cellule Départ, entrez 430p. (Lundi)
Nota :
Si vous cliquez plutôt avec le bouton droit, vous pouvez sélectionner Départ tardif 4:30 pm.
Cette option fonctionne seulement sur le premier champ Départ.
4
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-24
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Corriger les exceptions par type
Nous vous montrerons maintenant comment corriger les exceptions par type.
Scénario :
Edward Bonner a oublié de pointer son départ une journée. Vous devez corriger ce type
d’exception dans la fiche de présence pour que la paie puisse être traitée.
Activité : Corriger les exceptions par type
présence
Étape
Action
1
Cliquez sur une exception mise en évidence avec une erreur rouge pour Edward Bonner.
2
Pour modifier la cellule, double-cliquez sur le champ Départ (pour mercredi).
3
Entrez 5p.
Nota :
Si vous cliquez plutôt avec le bouton droit, vous pouvez sélectionner Départ tardif.
4
Nota : Pour voir la fiche de présence individuelle d’Edward, cliquez sur le lien portant son nom.
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1-25
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Approuver le total des heures travaillées
Nous vous montrerons maintenant comment approuver le total des heures travaillées.
Scénario :
Corrigez toutes les autres exceptions et approuvez les fiches de présence à la toute fin.
Activité : Approuver le total des heures travaillées
présence > Sommaire des totaux
Étape
1
Action
Dans la colonne Approbation du superviseur, sélectionnez un ou plusieurs employés.
Nota : Pour approuver simultanément les fiches de présence de tous les employés répertoriés,
cochez la case dans l’en-tête de la colonne Approbation du superviseur.
2
Résultat : Les fiches de présence des employés sélectionnés sont approuvées et le message
« Opération réussie » s’affiche.
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W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Approuver des fiches de présence
individuelles
Nous vous montrerons maintenant comment approuver des fiches de présence individuelles.
Scénario :
Approuvons maintenant la fiche de présence individuelle d’Edward Bonner.
Activité : Approuver des paires de pointages individuelles
présence > Exceptions sur les fiches de présence
Étap
e
Action
1
Corrigez toutes les exceptions relevées sur la fiche de présence d’Edward Bonner.
2
Cliquez sur le lien portant le nom d’Edward Bonner.
3
Cliquez sur le bouton Approuver la fiche de présence dans le coin supérieur droit. Ce
bouton reste grisé tant que vous n’avez pas corrigé toutes les exceptions de la fiche de
présence.
Résultat : La fiche de présence de l’employé est approuvée, et l’icône dans le coin
supérieur droit indique maintenant que la fiche est approuvée, avec un crochet vert à côté.
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W003_ILT_WFN80V01_0410
Rapports
Vue d’ensemble
Nous allons maintenant étudier les rapports standards fournis par ADP, ainsi que la manière
dont ils sont organisés et la façon dont vous pouvez les modifier en fonction de vos besoins.
Rapports courants
Raisons d’exécuter un rapport
Vous devez fréquemment exécuter des rapports pour vérifier les renseignements suivants :
 Fiches de présence des employés;
 Exceptions sur les horaires;
 Soldes de vacances accumulées des employés;
 Horaires quotidiens;
 Répartitions par service;
 Heures supplémentaires des employés.
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1-28
W003_ILT_WFN80V01_0410
Types de rapport et descriptions
Type
Description
Mon équipe – Heures réelles ou
planifiées
Fournit le détail des écarts entre les heures réellement travaillées
par les employés et leurs heures de travail qui étaient planifiées. Ce
rapport est offert en trois formats : Sommaire de l’employé, Détails
de l’employé et Sommaire des heures travaillées et non travaillées.
Mon équipe – Limite
hebdomadaire pour le temps
supplémentaire presque atteinte
Fournit la liste des employés dont le nombre d’heures a atteint une
limite prédéfinie. Ce rapport peut également présenter la liste des
employés qui n’ont pas atteint cette limite.
Mon équipe – Rapport quotidien
sur l’horaire
Fournit le détail des heures de départ et d’arrivée pour chaque
employé.
Mon équipe – Rapport détaillé sur
le service
Fournit le détail des heures travaillées par l’employé pour chaque
service dans lequel il a travaillé.
Mon équipe – Rapport sommaire
sur le service
Fournit un sommaire des heures travaillées pour chaque service.
Mon équipe – Rapport sur les
totaux quotidiens des employés
Fournit la répartition complète des heures des employés et des
montants par code de revenu pour chaque journée. Utilisez ce
rapport pour vérifier les sous-totaux de chaque employé pour la
période sélectionnée.
taux de l’employé
Fournit la liste des taux des employés.
Mon équipe – Rapport sur le total
des heures de l’employé
Fournit la répartition complète des heures des employés ainsi que
des salaires estimés par service et par code de revenu.
Mon équipe – Rapport - Source
du pointage
Fournit des données détaillées de feuille de présence, regroupées
par source de pointage d’arrivée.
fiches de présence
Fournit un rapport détaillé sur la fiche de présence de chaque
employé.
Mon équipe – Rapport des détails
des feuilles de temps avec
signature
Fournit un rapport sur les fiches de présence comportant une ligne
de signature pour chaque employé.
exceptions aux fiches de
présence
Fournit la liste des exceptions de fiche de présence par employé.
Mon équipe – Rapport Fiche de
présence combinée à la paie
Fournit un enregistrement complet de la fiche de présence de
chaque employé, incluant les totaux quotidiens de paie. Ce rapport
comprend les totaux courants des paires de pointages, les totaux de
paie quotidiens et le sommaire de la paie.
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1-29
W003_ILT_WFN80V01_0410
Exploration : Rapports
Vue d’ensemble
Les rapports permettent de consulter, d’enregistrer, d’imprimer ou de télécharger facilement
divers ensembles de données formatées.
Élément
Description
Onglet Équipe
Onglet Mes rapports
Onglet Résultat
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-30
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Trouver un rapport
Nous vous montrerons maintenant comment trouver et exécuter un rapport.
Vue d’ensemble
Un rapport contient toujours les données à jour qui étaient disponibles au moment de
l’exécution. L’exécution d’un rapport permet d’enregistrer un fichier ou une « capture
d’écran » comportant les données disponibles à un moment précis.
Scénario :
Vous désirez trouver un rapport qui montre les exceptions contenues dans les fiches de
présence de tous les employés qui travaillent dans le fuseau horaire de l’Est.
Activité : Trouver un rapport
Point de départ : Rapports > Mes rapports d’équipe > Horaires et présences
Étap
e
Action
1
Cliquez sur l’icône Action à côté du rapport que vous voulez exécuter et sélectionnez
Exécuter.
2
Dans la liste Période, sélectionnez Période de paie en cours.
3
Pour filtrer les données en fonction d’un champ, choisissez Fuseau horaire dans la liste
Sélectionner un champ, sous Créer un filtre.
4
Dans le champ Critère d’admissibilité, sélectionnez Égal à.
5
Dans le champ Valeurs sélectionnées, cliquez sur le bouton du signe plus (+).
6
Dans la page Recherche, sélectionnez EST.
7
Cliquez sur Envoyer.
8
Cliquez sur Ajouter un filtre.
9
Sélectionnez un format de fichier dans le champ Production de rapports. Pour cette
activité, vous choisirez PDF.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-31
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Enregistrer un rapport
Nous vous montrerons maintenant comment enregistrer un rapport.
Scénario :
Vous devez enregistrer le rapport exécuté dans l’activité précédente.
Activité : Enregistrer un rapport
Cette activité se poursuit à partir de l’exercice précédent.
Étap
e
Action
1
Cliquez sur Enregistrer sous.
2
Dans le champ Report Name (nom du rapport), entrez Rapport des heures totales des
employés – Heures supplémentaires pour ce mois-ci.
3
Dans le champ Titre du rapport, entrez Rapport des heures totales des employés –
Heures supplémentaires pour ce mois-ci.
.
Nota : Le titre que vous entrez s’affichera dans le haut de votre rapport.
4
Entrez une brève description dans le champ Description. Pour cette activité, nous entrerons :
Rapport des heures totales des employés – Heures supplémentaires pour ce mois-ci.
5
Sélectionnez Run (exécuter).
6
Résultat : L’onglet Résultat s’affiche.
Renseignements supplémentaires
•
Vos rapports sont privés; si vous enregistrez un rapport dans la section Mes rapports,
vous seul pourrez l’exécuter par la suite.
•
Si vous voulez modifier les critères d’un rapport que vous avez enregistré, accédez à
l’onglet Mes rapports et cliquez sur le nom du rapport souhaité.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-32
W003_ILT_WFN80V01_0410
Démonstration : Afficher les résultats d’un rapport
Nous vous montrerons maintenant comment afficher les résultats d’un rapport.
Scénario :
Après avoir enregistré le rapport, l’onglet Résultat s’affiche automatiquement. Affichons les
résultats du rapport.
Activité : Afficher les résultats d’un rapport
Point de départ : Rapports > Mes rapports d’équipe > Horaires et présences
Étap
e
Action
1
Sélectionnez l’onglet Résultat.
2
Repérez le rapport souhaité et cliquez sur l’icône Action.
3
Sélectionnez Afficher sous forme de et le format que vous avez choisi lorsque vous avez
créé le rapport.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-33
W003_ILT_WFN80V01_0410
Vérification des connaissances
1. Parmi les situations suivantes, laquelle ou lesquelles constituent des types d’exception?
Sélectionnez la meilleure réponse.
a. Approbation du superviseur manquante
b. Pointage de départ manquant
c. Départ anticipé
d. Toutes ces réponses
2. Comment peut-on savoir qu’une fiche de présence comporte une erreur? Sélectionnez la
meilleure réponse.
a. Le symbole de traitement indique qu’il y a une erreur.
b. Le symbole d’arrêt rouge peut arrêter le traitement de votre paie. Il doit y avoir
résolution avant que le traitement de la paie puisse continuer.
c. Le drapeau d’avertissement jaune indique que quelque chose doit être corrigé.
d. Si vous demandez des autorisations du superviseur pour toutes vos heures, et que vous
êtes à la fin de la période de paie, en tant qu'intervenant administratif, vous prenez vos
données du module Horaires et présences et vous créez vos fichiers de paie pour
ensuite les envoyer au service de paie. À ce moment, on considérera que tous les
pointages dans la section Horaires et présences ont été approuvés.
3. Voici un exemple de modèle d’horaire :
Edward Bonner travaillera de 9 h à 17 h du lundi au jeudi. L’intervenant d’Edward
créera le modèle d’horaire de 9 h à 17 h, et son superviseur lui attribuera l’horaire.
a. Vrai
b. Faux
4. Vous devez fréquemment exécuter des rapports pour vérifier les renseignements suivants :
a. Fiches de présence des employés
b. Exceptions sur les horaires
c. Répartitions par service
d. Heures supplémentaires des employés
e. Toutes les réponses ci-dessus sont correctes.
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-34
W003_ILT_WFN80V01_0410
Module 1 : Récapitulation
1. À quel point êtes-vous à l’aise avec le processus du module Horaires et présences?
2. Quels points importants avez-vous retenus au sujet des fiches de présence?
3. Comment résumeriez-vous ce dont nous venons de parler?
Sommaire
Dans ce module, nous avons examiné les sujets suivants :
 Description du processus du module Horaires et présences
 Entrée de temps
 Modifier les fiches de présence
 Attribuer des horaires aux employés
 Préparer le traitement de la paie
 Utiliser les rapports
 ADP, LLC, 2014-2015.
1-35
W003_ILT_WFN80V01_0410
Notions de base pour les superviseurs
des horaires et des présences
dans ADP Workforce Now®
Module 2 : Conclusion du cours
ES Canada
NOTIONS DE BASE POUR LES SUPERVISEURS, HORAIRES ET PRÉSENCES DANS ADP WORKFORCE NOW
MODULE 2 : CONCLUSION DU COURS
Ressources additionnelles en ligne
ADP offre de multiples points d’accès à ses ressources en ligne.
 Le Centre de services aux clients d’ADP :
o
Bibliothèque de ressources en ligne où les clients peuvent obtenir différents
types d’information.
 The Bridge :
o
Communauté en ligne parrainée par ADP où les clients peuvent partager
leurs connaissances et compétences et obtenir des réponses à leurs
questions de la part des autres clients ou d’ADP.
 Le Centre d’assistance de Workforce Now :
o
Outil en ligne intégré à Workforce Now. Il permet aux utilisateurs
d’accéder aux ressources suivantes :

Marches à suivre;

Documentation en ligne sur une foule de sujets;

Concentrés de connaissances sur une multitude de sujets.
Voyons maintenant comment accéder à chacune de ces précieuses ressources.
 ADP, LLC, 2014-2015.
2-1
W011_ILT_WFN80V01_0415
Centre de services aux clients d’ADP
Le Centre de services aux clients d’ADP est une ressource en ligne offerte à tous les clients
d’ADP. Les utilisateurs peuvent accéder à une multitude de ressources grâce à cet outil :
 Centre de fin d’année comprenant du matériel de référence et des formulaires;
 Trousses de bienvenue, manuels de formation, concentrés de connaissances et service
d’inscription en ligne;
 Programme de suivi des avantages santé pour les clients qui ont souscrit aux services
d’avantages sociaux d’ADP;
 Options de soutien en ligne et de service.
Accéder au Centre de service aux clients et y naviguer
Étape
Action
1
Rendez-vous au www.adp.ca à l’aide de votre navigateur Web.
2
Cliquez sur le lien Centre du client dans le coin supérieur droit de la page.
3
Inscrivez votre code d’entreprise et votre adresse de courriel et cliquez sur Entrez.
Résultat : La page d’accueil du Centre de services aux clients s’affiche.
4
Voyons où se trouve la zone d’inscription à Workforce Now dans le Centre de services aux
clients.
 Cliquez sur le lien Concentrés de connaissances sous le titre Formation.
Résultats : La page Bienvenue à la bibliothèque des concentrés de connaissances
s’affiche, et la section Concentrés de connaissances s’agrandit pour afficher tous les produits
pour lesquels des concentrés de connaissances sont offerts.
 ADP, LLC, 2014-2015.
2-2
W011_ILT_WFN80V01_0415
Centre d’assistance ADP Workforce Now®
Les utilisateurs ont accès à cet outil en tout temps. Il donne accès à différentes ressources
d’aide en ligne :
 Directives sous forme de marche à suivre;
 Concentrés de connaissances (brèves vidéos éducatives de 2 à 3 minutes) concernant
une foule de sujets;
 Documents offrant à l’utilisateur de l’information détaillée sur le sujet recherché.
Accéder au Centre d’assistance Workforce Now® et y effectuer
des recherches
Étape
Action
1
Cliquez sur le lien Soutien dans le coin supérieur droit de l’écran.
2
Entrez Rendement dans le champ de recherche, puis sélectionnez Entrée ou l’icône de loupe
pour lancer la recherche.
Résultat : Une liste de tous les sujets contenant le mot « rendement » s’affiche.
3
Passez en revue les ressources disponibles.
SI vous désirez...
ALORS :
Consulter un document :
Cliquez sur Documentation et
sélectionnez le sujet voulu.
Obtenir une marche à suivre :
Cliquez sur Connaissance et
Visionner un concentré de connaissances :
Cliquez sur Apprentissage et
4
Pour cette activité, nous allons sélectionner l’onglet Apprentissage et le sujet Démarrage
d’une évaluation de performance.
Résultats : Le concentré de connaissances s’ouvrira dans une fenêtre distincte et sa lecture
débutera.
5
 ADP, LLC, 2014-2015.
À la fin du visionnement, sélectionnez de nouveau l’icône Soutien pour fermer la fenêtre.
2-3
W011_ILT_WFN80V01_0415
The Bridge
The Bridge est une communauté en ligne parrainée par ADP et exclusive à ses clients. Elle
rassemble des intervenants des RH et de la paie venant de partout au Canada et offre aux
utilisateurs un environnement où ils peuvent poser des questions, obtenir des réponses et faire
du réseautage avec leurs pairs. Il n’y a aucuns frais pour accéder à la communauté, laquelle est
toujours disponible et représente une excellente ressource pour obtenir du soutien sur une
variété de sujets.
Avantages de s’inscrire à The Bridge :
 Permet aux intervenants de la paie et aux professionnels des RH comme vous d’entrer
en contact avec leurs pairs par l’intermédiaire d’un forum convivial entièrement
accessible en ligne, afin de discuter et d’échanger de l’information.
 Ressource de soutien additionnelle où l’on trouve des réponses aux questions
fréquemment posées et de l’information destinée aux entreprises clientes d’ADP de
toute taille, peu importe le produit qu’elles utilisent.
 Forum accessible en tout temps, partout au Canada.
 Facile à utiliser.
Accéder et s’inscrire à The Bridge
Étape
Action
1
Rendez-vous au www.adp.ca à l’aide de votre navigateur Web.
2
Cliquez sur le lien Centre du client dans le coin supérieur droit de la page.
3
Inscrivez votre code d’entreprise et votre adresse de courriel et cliquez sur Entrez.
4
Sélectionnez The Bridge à partir du menu à gauche.
Résultat : Un aperçu de ce qu’est The Bridge s’affiche.
5
Cliquez sur lien Visit The Bridge au bas de l’aperçu sur le processus d’inscription.
Page d’inscription/d’ouverture de session The Bridge
 ADP, LLC, 2014-2015.
2-4
W011_ILT_WFN80V01_0415

Notions de base pour les superviseurs des horaires et des

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