Gruppe 0 Vorlage - VSA-AAS

Staatsarchiv Graubünden
Records Management
in der kantonalen
Verwaltung
Karlihofplatz
7001 Chur
Tel. 081 257 28 13
[email protected]
Vorlage 8:
Ordnungssystem Gruppe "0"
1 Inhalt dieser Vorlage
Das Dokument besteht aus zwei Teilen, einerseits aus einer kurzen Erklärung und andererseits aus der Vorlage selber. Diese Vorlage zeigt beispielhaft, wie die Aufgaben "Führung
und allgemeine Verwaltung" in einer Organisationseinheit in ein Ordnungssystem abgebildet
werden kann.
2 Hinweise auf Dokumentationen

Merkblatt 5: Ordnungssystem

Vorlage 9: Ordnungssystem
3 Erläuterungen zur Vorlage
Das Staatsarchiv (SAG) hat ein Muster eines Ordnungssystems für Aufgaben, welche in jeder Organisationseinheit in ähnlicher Weise vorkommen, erarbeitet.
Die Gruppe "0" ist deshalb für "Führung und allgemeine Verwaltung" reserviert.
Die Einteilung ist nicht verbindlich, sie kann jederzeit auf die eigenen Bedürfnisse angepasst
werden.
Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Das Team Records
Management hilft Ihnen gerne weiter ([email protected] / 081 257 28 13).
Weitere Informationen finden Sie im Intranet: www.sag.gr.ch/recman
1/3
Version 1.0 (10.05.2010)
Ordnungssystem Gruppe "0"
0
0.0
0.0.0
0.0.1
0.0.2
Führung und allgemeine Verwaltung
Rechtliche Grundlagen und interne Weisungen
Allgemeines
Gesetze, Verordnungen, Weisungen, Reglemente
Interne Weisungen
0.1
0.1.0
0.1.1
0.1.2
0.1.2.0
0.1.2.1
0.1.2.2
0.1.2.3
0.1.3
0.1.3.0
0.1.3.1
0.1.3.2
0.1.4
0.1.5
0.1.6
0.1.7
Organisatorisches
Allgemeines
Beziehung zu übergeordneten Instanzen und zu Querschnittsämtern
Führungsinstrumente
Leitbilder, Konzepte
Organigramme
Zielvereinbarungen
Stellenbeschreibungen
Sitzungsunterlagen
Amtssitzungen
Abteilungssitzungen
Ressortssitzungen
Aktenführung, Archivierung
Büromaterial
Versicherungswesen
Vorlagen, Formulare
0.2
0.2.0
0.2.1
0.2.1.0
0.2.1.1
0.2.1.2
0.2.2
0.2.2.0
0.2.2.1
0.2.2.2
0.2.2.3
0.2.3
0.2.3.0
0.2.3.1
0.2.3.2
0.2.3.3
Finanzen
Allgemeines
Finanzplanung und Budgetierung
Finanzplan, Integrierter Aufgaben- und Finanzplan (IAFP)
Budget, Planungsbericht
Leistungsvereinbarungen
Staatsrechnung
Staatsrechnung, Geschäftsbericht
Nachtragskredite
Controllingbericht
Entwicklungsschwerpunkte, Verpflichtungskredite
Rechnungswesen
GRiforma, Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Kreditoren, Debitoren
Mehrwertsteuer
Kassa
0.3
0.3.0
0.3.1
0.3.1.0
0.3.1.1
0.3.1.2
0.3.1.3
0.3.1.4
0.3.1.5
0.3.1.6
0.3.2
Personal
Allgemeines
Personalwesen allgemein (nicht spezifische Personen betreffend)
Organisation (Ferieneinsatzpläne, Geburtstagslisten, Kürzellisten,
Unterschriftenverzeichnisse)
Anstellung, Rekrutierung
Leistungserfassung
Zeiterfassung
Lohnwesen
Aus- und Weiterbildung
Personalanlässe
Personaldossiers (mitarbeiterbezogen, pro MitarbeiterIn ein Dossier)
2/3
0.4
0.4.0
0.4.1
0.4.2
0.4.3
0.4.3.0
0.4.3.1
0.4.3.2
0.5
0.5.0
0.5.1
0.6
Infrastruktur
Allgemeines
Gebäudeunterhalt, Hausdienst
Mobiliar
Sicherheit
Gebäudesicherheit
Arbeitssicherheit
Notfallkonzept
Informatik
Allgemeines
Beratung, Systeme, Support
Stellungnahmen, Vernehmlassungen, Umfragen
0.7
0.7.0
0.7.1
0.7.2
0.7.3
Vernetzung
Allgemeines
Kontakte zu internen und externen Institutionen
Mitarbeit in Fachgremien
Mitgliedschaften
0.8
0.8.0
0.8.1
0.8.2
0.8.3
0.8.4
0.8.5
0.8.6
Öffentlichkeitsarbeit
Allgemeines
Jahresberichte
Erscheinungsbild, Corporate Identity
Websites
Medienkontakte
Führungen, Vorträge
Drucksachen, Publikationen
0.9
Verschiedenes
3/3