Tutoriel: Création compte ECAS et soumission d`une proposition de

TUTORIEL
Création compte ECAS et soumission
d’une proposition de projet
Créer votre compte ECAS
Pour créer le compte ECAS, il faut :
- Sélectionner « REGISTER » sur la page d’accueil (indiqué en bleu en haut à droite) du portail de
participation
- Vous serez dirigé vers une page où vous allez rentrer les informations suivantes :
• Nom d’utilisateur
• Nom
• Prénom
• Votre adresse mail
• Confirmation de votre adresse mail
• Langue du mail
• Entrez le code en face
• Cochez la déclaration de confidentialité
• Cliquez sur « CREATE AN ACCOUNT »
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Vous recevrez un mail dans lequel vous avez un lien vous permettant de créer votre mot de passe
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Retournez à la page d’accueil du portail et sélectionnez « LOGIN »
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Vous serez dirigé vers une page, sélectionnez « External » pour indiquer que vous n’êtes pas un
employé de la Commission européenne
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Utilisez votre identifiant et mot de passe pour accéder au portail des participants
Inscrire votre organisme
Obtenir le Code d’Identification du Participant (PIC)
Pour participer à un projet du programme Horizon 2020, un chercheur doit être associé à un
organisme ou à une entité juridique qui est enregistré auprès de la Commission européenne. Une fois
enregistré, l’organisme reçoit un code d’identification du participant (PIC) à neuf chiffres unique dont
tout chercheur a besoin pour présenter une proposition.
La Commission utilisera le PIC dans toutes les interactions avec l’organisme et les chercheurs qui y
sont associés. L’obtention du code d’identification du participant (PIC) se fait selon que l’organisme a
déjà signé une convention de subvention ou pas.
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Si l’organisme a déjà signé une convention de subvention avec la CE :
 Le chercheur doit communiquer avec la personne ou le bureau approprié au sein de son organisme pour
obtenir le PIC
 Ou bien, il peut interroger la base de données sur les PIC en ligne en sélectionnant
• « Beneficiary Register » dans le Portail des participants (indiqué en bleu à la gauche)
• Puis cliquez sur « SEARCH » (indiqué en bleu en milieu de page)
 Ou en suivant ce lien :
https://ec.europa.eu/research/participants/portal4/desktop/en/organisations/register_sec.html
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Si l’organisme n’a pas signé une convention de subvention avec la CE, il faut l’enregistrer en :
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Sélectionnant l’onglet « HOW TO PARTICIPATE » sur le portail des participants
Cliquez sur « Beneficiary Register » (indiqué en bleu à gauche)
Puis cliquez sur « REGISTER ORGANISATION » (indiqué en bleu en milieu de page)
Vous devez vous connecter à votre compte ECAS pour continuer l’enregistrement de l’organisme
Il est possible d’achever l’enregistrement en une seule session ou sauvegarder l’information et la
rouvrir en sélectionnant « My Organisations » dans le Portail des participants (indiqué en bleu
foncé à gauche)
Une fois l’enregistrement terminé, un PIC provisoire est fourni par voie électronique en moins de
48 heures.
Il convient de noter que la Commission ne procédera à la validation des renseignements consignés dans le
registre des organismes et ne fournira de PIC définitif que si une candidature est retenue.
Nommer un représentant de votre organisme (LEAR)
Une fois que l’organisation a été validée, l’organisme doit nommer quelqu’un qui agira à titre de
représentant désigné de l’entité juridique (Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Cette personne
doit être autorisée à gérer les informations juridiques et financières de l’organisme, à gérer les droits d’accès
des autres personnes appartenant à cet organisme et à nommer des représentants qui signeront par voie
électronique des conventions de subvention ou des états financiers au nom de l’organisme par l’entremise du
Portail des participants.
Ordinairement, le représentant désigné est un employé de l’administration centrale et qui a une vue
d’ensemble de la totalité des candidatures, des projets auxquels l’organisme participe, et des rôles de ses
collègues dans ces projets.
L’organisme peut amorcer le processus de désignation d’un « LEAR » dès que les Services de
validation de la Commission ont demandé les documents nécessaires. Ces derniers doivent être dûment
remplis par le « LEAR » et autorisés par l’organisme, et des exemplaires imprimés doivent être
envoyés à l’adresse suivante :
Commission européenne
Agence exécutive pour la recherche
Support H2020 (A1)
COV2 13/132
B-1049 Bruxelles
Belgique
Dès réception des documents approuvés, la Commission confirme la nomination en fournissant un
code PIN au « LEAR » par voie électronique.
Sélection d’un sujet d’appel à proposition
Sélectionnez l’onglet « FUNDING OPPORTUNITIES » sur le portail des participants
 Soit vous cliquez sur « H2020 » dans le menu déroulant à gauche juste en dessous de « Calls »
• Vous verrez (en milieu de page) les critères de recherche
• Cochez « Marie-Sklodowska-Curie Actions » pour afficher les appels du programme Marie
Curie
• Les appels correspondants apparaissent en bas de page
• Cliquez « Marie-Sklodowska-Curie Individual Fellowships » pour ouvrir l’appel
• Cliquez sur le sujet de l’appel « topic » pour l’ouvrir
• Cliquez sur « start submission » indiqué en bleu
• Une petite fenêtre va s’ouvrir, cliquez sur « confirm »
• Vous serez dirigé sur une fenêtre où vous devez vous identifiez à votre compte ECAS
 Soit vous cliquez sur « Search Topics » dans le menu déroulant à gauche.
• Vous verrez (en milieu de page) les critères de recherche
• Entrer les mots clés
• Les sujets correspondants apparaissent en bas de page
• Cliquez sur le sujet pour lequel vous voulez déposer un projet
• Cliquez sur « start submission » indiqué en bleu
• Une petite fenêtre va s’ouvrir, cliquez sur « confirm »
• Vous serez dirigé sur une fenêtre où vous devez vous identifiez à votre compte ECAS
Soumission d’un projet
Les candidatures pour les bourses individuelles sont préparées et présentées par un superviseur
désigné de l’institution d’accueil avec le chercheur expérimenté désirant obtenir la bourse. La
soumission du projet se fait sur l’assistance en ligne du service de soumission en 6 étapes. Une
fois que vous êtes identifiés à votre compte ECAS et choisi votre sujet de financement, vous
commencerez par l’étape 3. Si besoin vous pouvez revenir à l’étape 2 pour changer votre sujet de
financement.
Etape 3 « Create a Draft Proposal »
(création de projet de proposition) : A cette étape, vous avez trois parties :
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Your organisation : entrez votre code PIC à 9 chiffres dans le champ « PIC ». Dès que vous entrez le code
PIC, le champ « short name » est automatiquement remplit et mise en évidence de l’adresse juste en dessous.
Your role : cochez votre rôle
Your proposal : remplir les champs « Acronym » et « Short Summary »
Cliquez sur « Next » au bas de l’écran à droite indiqué en vert
Une petite fenêtre va s’ouvrir, cliquez sur « OK »
Une autre fenêtre s’ouvre, vous devez :
- Cliquez sur « accept » pour accepter et continuer
- Cliquez sur « decline » pour annuler la création de votre projet de proposition
En cliquant sur « accept » une petite fenêtre s’ouvre portant la confirmation de la création de votre projet de
proposition et une notification est envoyée à l’adresse mail associé à votre compte ECAS
Sur la petite fenêtre :
- Cliquez sur « continue with proposal » pour continuer à l’étape suivante
- Ou cliquez sur « go to my proposal » pour reporter cette action et revenir plus tard.
Etape 4 « Parties » :
A cette étape vous verrez deux onglets :
« Number of participants » et « Add partner »
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Cliquez sur « Add partner » (juste en dessous des onglets), une signalétique vous indique le nombre
minimum de participant qu’il faut pour constituer le consortium.
Une petite fenêtre va s’ouvrir, entrez le nom de l’organisation de votre partenaire et cliquez sur «
search »
Une liste de partenaires apparait au bas de l’écran, sélectionnez votre organisation partenaire et cliquez
sur « use »
Cliquez sur l’icône « + » juste à droite de « contact » pour ajouter un contact et édictez les détails.
Cliquez sur « Save changes » après avoir ajouté les contacts. Une invitation est automatiquement
envoyée à chaque mail entré.
Cliquez sur « Next » pour continuer à l’étape 5.
Etape 5 « Edit proposal »
la proposition comporte deux parties (A et B)
 Partie A : cliquez sur « edit forms » pour remplir le formulaire A. Une fois terminer :
• Cliquez sur « validate forms » pour s’assurer que votre demande correspond aux exigences administratives
• Puis cliquez sur « save and close » pour revenir à la page principale
 Partie B :
• Cliquez sur « download part B templates » pour télécharger le modèle de proposition en format RTF
modifiable.
• Remplissez votre proposition en utilisant le modèle téléchargé
• Enregistrez votre proposition en PDF puis la soumettre en cliquant sur « upload »
 Cliquez sur « Validate » (au bas de l’écran à droite indiqué en vert) pour vérifier les potentielles erreurs dans votre
projet.
 Cliquez sur « Submit » pour soumettre votre projet.
Etape 6 « Submit »
Un message de confirmation est affiché lorsque votre proposition est soumise avec succès. Cette
confirmation est également envoyée à votre mail.
Avant la date de clôture de l’appel, vous pouvez :
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Ré-éditer votre proposition en clique sur « re-edit proposal »
Télécharger en cliquant sur « download »
Se désister en cliquant sur « Withdraw the proposal »