Gestion des contrats / Brique Xerox TECHnomade

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Gestion des contrats
Version 4.45
05/03/2010
Gestion des contrats.doc
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SOMMAIRE
1
CONTRATS ..................................................................................................................................................................... 3
1.1
FICHE CONTRAT ............................................................................................................................................................ 3
1.1.1
Création des contrats ....................................................................................................................................... 3
1.1.2
Les dates.......................................................................................................................................................... 5
1.1.3
Les compteurs.................................................................................................................................................. 5
1.1.4
Les paramètres ................................................................................................................................................ 6
1.2 ONGLETS DU CONTRAT ................................................................................................................................................ 13
1.3 STATISTIQUES ............................................................................................................................................................ 14
2
FACTURATION CLIENT ............................................................................................................................................... 16
2.1
2.2
3EME COMPTEUR ........................................................................................................................................................ 16
RECUPERATION DES COMPTEURS ................................................................................................................................ 16
2.2.1
Intégration des compteurs Xerox AMR .......................................................................................................... 16
2.2.2
Intégration des compteurs Xcollect ................................................................................................................ 17
2.3 VISUALISATION DE L’ORIGINE DES COMPTEURS ............................................................................................................. 17
3
GESTION DES FACTURES D’ACHATS ...................................................................................................................... 18
3.1
3.2
4
CONTROLE DES FACTURES .......................................................................................................................................... 19
VALIDATION ET TRANSFERT.......................................................................................................................................... 21
OUTILS .......................................................................................................................................................................... 23
4.1
SUIVI DES ECHEANCES ................................................................................................................................................ 23
4.1.1
Échéance de contrat achat ............................................................................................................................ 23
4.1.2
Échéance de contrat vente ............................................................................................................................ 23
4.1.3
Échéance de changement de band ............................................................................................................... 23
4.2 ALERTES AUTOMATIQUES SUR ECHEANCES ................................................................................................................... 24
4.2.1
Configuration .................................................................................................................................................. 25
4.3 CONTROLE DES CONTRATS .......................................................................................................................................... 27
4.3.1
Export du fichier ............................................................................................................................................. 27
4.3.2
Modification du fichier .................................................................................................................................... 28
4.4 MISE A JOUR DES CONTRATS ....................................................................................................................................... 30
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1.1
CONTRATS
Fiche contrat
1.1.1 Création des contrats
Les contrats peuvent être créés dans VP ou importés du portail Xerox.
Création dans VP
Les contrats sont créés automatiquement en validation d’un dossier commercial.
On peut générer un contrat à partir d’une fiche Parc
Le bouton Générer contrat n’est visible que si :
- Un N° de série est indiqué
- La case « Sous contrat » n’est pas cochée
Une fois le contrat généré, on peut y accéder par ce bouton afin de le compléter.
On peut aussi créer directement un contrat
Import du contrat
Se référer à la documentation Interface ESAP pour la procédure
Le fichier importé :
- Créera les contrats inexistants
- Complétera les contrats existants
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Les contrats créés par l’import Xerox devront être validés avant de pouvoir être facturés
Une liste de travail présente dans le Menu Gestion permet de suivre les contrats créés à valider
Décocher la case après avoir complété le contrat.
Pour un contrat existant (trouvé par le N° de série ou le N° de contrat), seules seront mises à jour les
données suivantes :
Date de fin de contrat achat
Date anniversaire
Infos AMR (éligible – Activé)
Coûts achats : Montant du forfait, pages incluses et coûts pages supplémentaires uniquement si ces
informations n’étaient pas remplies sur le contrat
Le contrat en cours est ajouté dans l’onglet « Commandes Xerox »
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1.1.2 Les dates
Lors de la création d’une fiche contrat, suite à la saisie de la date de début, les dates liées sont mises à
jour automatiquement.
Cette date ne peut être modifiée qu’après avoir enregistré la fiche.
Si la date est modifiée après coup, un traitement est déclenché pour mettre à jour automatiquement les
dates clés
En répondant oui, les dates liées sont mises à jour automatiquement :
Date de calage au premier jour du mois (règle Xerox A2B)
Date de première facture :
- A la date de début si « Terme à échoir »
- A la date de fin de première période si « Terme échu »
Date anniversaire un an après la date de calage
Date d’application de l’augmentation un an après la date de calage
Date de prochaine régularisation :
- Masquée si mode « Réel »
- Un an après la date de calage si mode « Estimé »
Ces dates peuvent être modifiées « à la main » si nécessaire.
NB : Si le contrat est prévu avec une fréquence de régularisation non annuelle, attention à faire les
modifications manuelles suivantes :
- Modifier le nombre de mois entre deux régularisations
- Modifier manuellement la date de prochaine régularisation
Après cette initialisation, les régularisations se positionneront automatiquement en fonction du nombre
de mois
1.1.3 Les compteurs
Lors de la saisie des compteurs de départ, une procédure automatique propose de mettre à jour les
autres compteurs « initiaux », à savoir :
- Compteurs facturés
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-
Compteurs régularisés (si mode « Estimé »)
En effet, à l’initialisation du contrat ces compteurs doivent normalement être identiques
1.1.4 Les paramètres
Fréquence de facturation
Par défaut Trimestrielle
Cette valeur par défaut peut être modifiée dans « Administration »
Elle conditionne l’évolution automatique de la date de prochaine facture, qui est mise à jour après
chaque validation de facturation dans la « Saisie des relevés »
Mode
Valeur par défaut définie dans « Administration »
Mode Réel : A chaque échéance de facturation, saisie des compteurs relevés et facturation au réel
(donc sans facture de régularisation)
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En mode Réel, les données de régularisation sont masquées
Le mode « Réel » est obligatoire pour les contrats avec « Minimum de facturation » (type
ColorQube)
Mode Estimé :
- Des factures intermédiaires « estimées » (trois si fréquence trimestrielle) ne donnant lieu à
aucune saisie de compteurs
- Une facture de régularisation annuelle (sauf si la fréquence de régularisation a été modifiée)
pour laquelle les compteurs sont saisis.
En cas de dépassement des estimations, facturation de ceux-ci
Ce(s) dépassement(s) peuvent être facturé avec le forfait ou séparément, selon un paramétrage dans
« Administration » (mode 4 ou 5 factures).
Type de contrat
Permet de différentier les contrats (Page Pack, Eclick, ColorQube ou plus détaillé si souhaité) :
- Différentiation statistique
- Compte comptable d’achat différent du compte indiqué dans « Administration / Sage »
- Mode de facturation
- Nombre de compteurs
Les types de contrat sont définis dans « Administration », onglet « Parc », bouton « Type de CE » :
Contrat ColorQube
Permet de différentier les contrats (Page Pack et Eclick, ou plus détaillé si souhaité) :
- Différentiation statistique
- Compte comptable d’achat différent
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Mode de facturation :
Permet de différentier la facturation par « Engagement » et la facturation par « Minimum » (réservée
aux ColorQube)
Nom des compteurs :
Par défaut, les compteurs 1 et 2 sont nommés « Noir » et « Couleur », et il n'y a pas de compteur 3.
Pour les contrats fonctionnant sous ce principe il n'est pas utile de remplir les noms de compteurs.
Pour les deux contrats ColorQube, les contrats se présentent ainsi :
Terme
A échoir :
Le forfait est facturé par avance
Les dépassements sont facturés à la constatation
Mode de facturation : Minimum
Noms des compteurs indiqués
Échu :
Le forfait est facturé en fin de période
Les dépassements sont facturés à la constatation
La différence réside dans la production de la première facture de forfait, réalisée à la date de début de
contrat pour un terme à échoir, en fin de la première période en terme échu.
Éléments « comptables »
Ces éléments interviennent dans la facturation :
Client facturé
- Raison sociale
- Code client (doit correspondre à un compte Sage)
Client payeur
- Raison sociale
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-
Code client (doit correspondre à un compte Sage)
Condition de règlement
Référence de commande
Regroupement facture
Si précisé, toutes les machines du même client possédant la même valeur dans cette zone seront
regroupées dans la même facture
Facture sans TVA
Si cette case est cochée, la TVA ne sera pas calculée pour les factures de vente
Fréquences et relevés
Fréquence de facturation (cf. plus haut)
Détermine la date de prochaine facture, calculée après chaque facturation
Fréquence de relevé
Utilisé par le module optionnel « Xcollect »
Permet d’indiquer à quelle fréquence on souhaite faire des demandes de relevés de compteurs. Par
défaut la fréquence est identique à la fréquence de facturation mais elle peut être inférieure.
Par exemple un contrat à facturation annuelle avec un relevé trimestriel.
Pas de relevé Web
Utilisé par le module optionnel « Xcollect »
Cocher pour que cette machine ne fasse pas l’objet de demandes de relevé
Éligible AMR
Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre des imports de fichiers Xerox
Indique si le matériel peut faire l’objet de relevés automatiques par Xerox
AMR activé
Indique que le matériel fait l’objet de relevés automatiques par Xerox
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Gestion des augmentations
NB : Les augmentations sont désormais appliqués lors de la facture concernée, et non plus à
l’issue de la facture qui la précède
Lors de la création du contrat, les montants actuels et la date d’application des hausses sont saisis.
La date d’application peut ne pas être exacte, l’application étant réalisée lors de la première facture
postérieure ou égale à cette date.
Afin d’initialiser les hausses futures, vous devez cliquer sur « Calculer les hausses »
Les hausses sont calculées selon les taux indiqués dans la « Gestion des hausses » du « Menu
Gestion ».
Que les hausses réelles ne soient pas encore connues n’est pas grave, car les contrats seront
recalculés lorsque les taux corrects seront saisis.
Il est néanmoins nécessaire de suivre cette procédure pour correctement initialiser le contrat.
Il n’existe plus désormais qu’une seule date d’application, le système appliquant les règles suivantes :
Augmentation du forfait
- Si terme à échoir, augmentation lors de la facture réalisée à la date d’application
- Si terme Chu, augmentation à la facture qui suit celle réalisée à la date d’application (une
facture plus tard)
Augmentation des coûts copies
Les coûts copies (dépassement réel ou estimé) sont haussés lors de la première facture qui suit celle
réalisée à la date d’application (une facture plus tard)
Dépassement estimé
L’utilisation ou non du mode est défini dans « Administration »
S’il est activé :
Suite à une régularisation et la saisie des compteurs de régularisation, des dépassements de copies
sont constatés ou non.
Si aucun dépassement, les zones « Dépassements copies » sont laissées vides
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En cas de dépassement, celui-ci est divisé par le nombre de factures par an et stocké dans les zones
concernées.
Lors des factures « Intermédiaires » qui suivent, les dépassements estimés sont facturés au coût des
copies supplémentaires.
Lors de la facture de régularisation suivante, si le client a réalisé moins de copies que les
dépassements estimés facturés, celles-ci lui sont remboursées sauf si la case « Rembourser le trop
perçu » est décochée.
Suite à augmentation
Suite à la facture réalisée à la période de hausse, les modifications suivantes interviennent
automatiquement :
-
« Hausse forfait » est transféré dans « Forfait »
Les zones « Hausses copies » sont transférées dans « Prix page sup. »
La date d’application est reportée d’un an
Les valeurs de hausse sont recalculées avec les taux présents dans la gestion des
augmentations
Les anciens et nouveaux prix sont archivés dans la zone « Commentaires » du contrat
Case à cocher « Modifier les hausses »
Permet de modifier manuellement les valeurs de hausses
Case à cocher « Pas de hausse »
Si coché, le contrat est exclu du mécanisme de hausse
Autres éléments
Bouton Histo compteurs
Affiche l’historique des compteurs de la machine
Cette liste est désormais différente de l’onglet « Compteurs facturés » puisque des relevés de
compteurs peuvent être fait hors facturation (relevés « web » ou « AMR »)
Bouton Lignes factures
Affiche les lignes de factures concernant ce N° de série, extraites des factures présentes dans l’onglet
Facture de la fiche client.
Ancien N° de série
Permet de préciser l’ancien N° de série, dans le cadre d’échanges techniques par le SAV Xerox
Ancien N° de contrat
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Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre de l’import des contrats Xerox
Suite à la renumérotation des contrats dans le cadre du projet A2B, les anciens N° de contrats sont
reportés dans cette zone
Date de fin de contrat achat
Cette zone est calculée automatiquement en fonction du contenu de l’onglet « Commande » (cf. plus
loin)
La mise à jour de ces dates est indispensable pour le suivi des échéances de renouvellement de
contrats achats
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1.2
Onglets du contrat
Commentaires
Commentaire libre
Reçoit l’historique des hausses
Compteurs fact.
Lignes prises en compte pour la facturation client
Factures d’achat
Lignes de factures d’achat
Commandes
Permet d’indiquer les commandes d’achat.
Statistiques
Voir page suivante
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1.3
Statistiques
Les statistiques sont calculées par la tâche automatique configurée sur le serveur.
Onglet Statistique
Données de consommation moyenne annuelle
Données financières
Données financières par année de contrat ou par année calendaire
Edition des Statistiques par année de contrat
Cette édition peut être lancée pour un contrat particulier
Elle peut être lancée pour un ensemble de contrats :
Traitement puis onglet Statistiques puis Menu statistiques Page Pack et Statistiques contrats par
année
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Vous pouvez sélectionner les contrats à imprimer
L’édition se présente sous la forme d’une page (ou plus) par contrat, séparée par année de contrat
Les caractéristiques du contrat et les consommations annuelles sont indiquées en haut
Les factures de vente sont présentées à droite, celles d’achat à gauche
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2
FACTURATION CLIENT
Le processus général n’est pas modifié dans le cadre du projet A2B
Il s’appuie toujours sur l’écran « Saisie des relevés »
2.1
3ème compteur
Spécificités des ColorQube 3T (3 compteurs):
Le texte « 3 compteurs » est affiché en début de ligne
Les zones spécifiques du 3ème compteurs sont présentes en bout de tableau
Rappel : Les contrats ColorQube sont obligatoirement en mode « Réel »
2.2
Récupération des compteurs
Deux sources « automatiques » viennent alimenter les compteurs de facturation
2.2.1 Intégration des compteurs Xerox AMR
Via l’import du fichier « Compteurs » extrait de ESAP (cf. documentation spécifique)
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2.2.2 Intégration des compteurs Xcollect
Offre de service spécifique ProXim Informatique (cf. documentation spécifique)
2.3
Visualisation de l’origine des compteurs
N° de série en rouge = Compteurs automatiques Xerox (AMR)
N° de série en jaune = Compteurs fournis par le client via Web/Mail (Xcollect)
N° de série en vert = Compteurs saisis dans le module Xcollect
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3
GESTION DES FACTURES D’ACHATS
Cette fonctionnalité est basée sur l'import du fichier des factures à partir du portail ESAP.
Se référer à la documentation spécifique pour la description de l'import du fichier.
Cliquer sur Menu facture d’achat
NB : On peut accéder au Menu facture d’achat depuis le Menu Gestion ou le Menu Change Xerox
La liste des factures en attente de pointage est affichée :
La zone Raison sociale est vide lorsque la facture n’a pas été rapprochée d’un contrat Actif (contrat
inactif ou absent de VP). Le rapprochement est fait par le N° de série.
Les colonnes Auto et Manu indiquent le statut du pointage (voir plus loin).
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3.1
Contrôle des factures
Facture de forfait
Données de la facture
Cléments provenant du contrat VP :
Dernière facture d’achat et dernier relevé
Affichage en bas de l’historique des factures d’achat (qui peut être remplacé par l’historique des
compteurs en cliquant sur le bouton)
Espace de pointage
Validation automatique (voir ci-dessous)
Code de validation manuelle
Bouton de validation manuelle : OK ou litige (déclenchent les codes X ou L)
N° interne (chrono factures)
Espace commentaire (qui sera mémorisé dans le contrat)
Validation automatique
Une facture sera validée automatiquement si :
C’est une facture de forfait
Son montant est égal à la dernière facture enregistrée dans VP
Sa date de début suit la date de fin de la dernière enregistrée dans VP
Elle ne sera néanmoins transférée en comptabilité qu’après saisie du N° interne
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Facture de régularisation
Lignes de facture
Possibilité de comparer les coûts copies de la facture et du contrat
Possibilité de comparer les derniers compteurs et deux de la facture
Affichage de l’historique des compteurs
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3.2
Validation et transfert
Pour pouvoir passer une facture en comptabilité, il faut :
Qu’elle soit validée :
1. Automatiquement ou
2. Manuellement en cliquant sur Litige ou Facture OK
Qu’elle ait un N° interne
Dés lors qu’elle est validée, elle est disponible pour le transfert.
Première partie :
En cliquant sur ce bouton, toutes les factures validées (automatiquement et manuellement) sont
transférées dans l’onglet Facture d’achat des contrats
NB : Une facture peut être envoyée seule (bouton visible si les conditions sont remplies) :
A la fin de la procédure, les factures validées sont supprimées du tableau Factures Xerox reçues
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Seconde partie :
Aller dans Menu Gestion et cliquer sur Transfert en compta
Cliquer sur Import des factures d’achat
Cocher Achats et cliquer sur le bouton Sage
Les factures sont transférées en comptabilité (la passerelle doit au préalable être installée sur le poste)
et pointées dans VP.
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4.1
OUTILS
Suivi des échéances
Dans le « Menu Gestion », des listes de travail permettent de suivre les échéances de contrat
4.1.1 Échéance de contrat achat
Cette liste est basée sur la « Date de fin achat »
4.1.2 Échéance de contrat vente
Cette liste est basée sur la « Date de fin de contrat »
4.1.3 Échéance de changement de band
Cette liste est basée sur la « Date anniversaire »
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4.2
Alertes automatiques sur échéances
Des alertes peuvent être programmées afin d’avertir à l’approche des échéances Xerox : Fin de contrat
achat et date anniversaire
Ces alertes sont générées par la tâche automatique de nuit selon des règles définies dans
« Administration » (voir page suivante).
Ces alertes étant liées aux dates enregistrées par Xerox, il est fortement conseillé d’importer les
contrats afin d’être en phase avec Xerox…
Consulter la documentation Interface ESAP pour la procédure d’importation.
Alerte sur fin de contrat achat – Alerte sur anniversaire
Le commentaire de l’action sur date anniversaire donne les indications de consommations, tirées des
statistiques contrats, elles aussi calculées par la tâche automatique.
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4.2.1 Configuration
Le paramétrage des alertes est défini dans « Administration » :
Pour activer les alertes, cliquer sur Alertes sur contrat
Pour définir les paramètres, cliquer ensuite sur Paramètres alertes (visible uniquement si la case est
cochée)
Pour désactiver un des deux types d’alertes, cocher la case correspondante
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Paramétrage des alertes sur fin de contrat
Indiquer le nombre de jours avant la date de fin de contrat à partir duquel l’alerte est créée.
Le délai minimum est de 90 jours (règle Xerox).
Indiquer la catégorie d’action et le destinataire de l’alerte.
Paramétrage des alertes sur anniversaire
Indiquer le nombre de jours avant la date anniversaire à partir duquel l’alerte est créée.
Le délai minimum est de 60 jours (règle Xerox).
Indiquer la catégorie d’action et le destinataire de l’alerte.
Les alertes ne sont créées que si une variation est enregistrée entre la consommation sur un an glissant
et la consommation avant cette dernière année.
Vous pouvez définir vos règles :
Alerter ou non sur une augmentation de consommation
Alerter ou non sur une diminution de consommation
Dans chaque cas, préciser le pourcentage minimum de variation provoquant une alerte.
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4.3
Contrôle des contrats
4.3.1 Export du fichier
Une nouvelle fonctionnalité permet de contrôler et éventuellement de rectifier les contrats présents
Elle est accessible dans « Traitements », onglet « Imports/exports »
Cet accès est réservé aux Administrateurs du logiciel (groupe Superviseurs)
Un écran de sélection permet de filtrer les contrats, qui sont ensuite exportés dans un fichier ouvert
sous Excel
Le fichier est nommé « Export_contrats.csv » et est stocké dans le dossier PRIVE de Vente Partner
(généralement c:\ventpart\prive)
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Pour connaître l’emplacement du dossier Bureau, aller dans Aide / A-propos
Cliquer sur « Maintenance »
Chemin du dossier PRIVE (Path-Private)
4.3.2 Modification du fichier
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Les éléments principaux du contrat sont reportés ainsi que, pour contrôle, les taux d’augmentation
Pour mettre à jour les contrats, les règles suivantes doivent être respectées :
Les colonnes ne doivent être ni déplacées ni supprimées
La ligne de titre doit être conservée
Les lignes de contrat ne devant pas être modifiés peuvent être supprimées
Les formats (de date par exemple) ne doivent pas être modifiés
Les éléments suivants sont mis à jour lors de l’import :
-
Dates (début et fin de contrat, fin achat, calage, anniversaire, prochaine régularisation,
prochaine hausse)
Coûts actuels (forfait et coûts des pages supplémentaires)
Coûts futurs (forfait et coûts des pages supplémentaires)
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4.4
Mise à jour des contrats
Une « Sauvegarde des données » doit être réalisée au préalable
Un contrôle du résultat doit être réalisé après mise à jour.
En cas de problème, la « Restauration des données » doit être immédiate
ProXim Informatique ne pourra être tenu pour responsable d’erreurs dues au non respect des
règles, et toute intervention de ProXim Informatique liée au non respect des règles sera hors
contrat de maintenance.
Le fichier Excel modifié doit
- Être renommé Import_contrats.csv
- Enregistré sans changer le type (csv) ni l’emplacement du fichier
Procédure d’import :
Cliquer sur le bouton et suivre les instructions
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