C.G.V - Services Secrétariat

CONDITIONS GENERALES au 01Janvier 2012
services-secretariat.fr
Télé secrétariat Médical & Paramédical
Société AKCES
Centre des Affaires des IRIS
Immeuble Le Vivaldi
87, Route de Grigny
91130 RIS-ORANGIS
ARTICLE 1 – APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES DE SERVICE
Le CLIENT reconnait avoir pris connaissance, au moment de l’abonnement aux services
proposés par la société AKCES via son site internet services-secretariat.fr ou un de ses
partenaires, de l'intégralité des présentes Conditions Générales de Service (CGS).
Ces CGS sont accessibles en ligne sur le site internet de services-secretariat.fr
et doivent être consultées et acceptées au préalable par le clients avant toute signatures de
contrat de prestations de services ou de bon de commande.
Elles sont également communicables par voie postale sur simple demande écrite du
CLIENT.
Par conséquent, toute souscription d’abonnement aux services de la société AKCES via son site
services-secretariat.fr entraine acceptation des présentes CGS sans aucune réserve.
Aucune condition particulière ne peut prévaloir ou se substituer aux présentes CGS, sauf
acceptation formelle et écrite de La société AKCES.
Le Contrat entre services-secretariat.fr et le CLIENT est constitué par les présentes CGS et le
cahier des charges dument rempli par le CLIENT, lors de la souscription de l’abonnement et de
ses avenants ultérieurs, le cas échéant.
Le fait de ne pas exercer, à un moment quelconque, une prérogative reconnue par les présentes
Conditions Générales ou de ne pas exiger l’exécution d’une stipulation quelconque du Contrat, ne
pourra en aucun cas être interprété comme une modification du Contrat ou comme une
renonciation expresse ou tacite au droit d’exercer ladite prérogative dans l’avenir ou au droit
d’exiger l’exécution scrupuleuse des engagements souscrits au Contrat.
Par ailleurs, la reconnaissance de l’invalidité d’une clause n’affectera pas la validité du reste du
Contrat et de toute autre clause, les Parties s’engageant dans ce cas à négocier de bonne foi pour
remplacer ou modifier la clause invalide.
ARTICLE 2 – PRESTATIONS REALISEES PAR LA SOCIÉTÉ AKCES .
Le compte utilisateur du CLIENT est ouvert lors de la souscription à l'abonnement ou à tout autre
prestation de service.
A cette date, un login et mot de passe lui sont attribués.
La société AKCES assurera les prestations de télé secrétariat , de gestion de planning, ou tout
autre prestations conformément aux options choisies par le CLIENT et mentionnées dans le
cahier des charges rempli par ce
dernier lors de la souscription à l’abonnement, et à ses avenants ultérieurs, le cas échéant.
La société AKCES assurera entre autres les prestations suivantes :
 La mise à disposition d’une ligne ou plusieurs lignes téléphoniques personnalisées,
 Un accueil téléphonique permanent 08h00 à 19h00, samedi de 08h30 à 12h30.
 La tenue de l’agenda partagé du CLIENT: prise de rendez-vous, prise de messages…
 La transmission des messages au CLIENT : via l’agenda, sur le téléphone mobile , e-mail,
sms…
 l’accès permanent au portail Services-secretariat.fr par le réseau Internet, permettant
l’utilisation et la consultation par le CLIENT de son agenda partagé;
 la réception, la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la sauvegarde des appels
Téléphoniques entrant et des données de l’agenda partagé du CLIENT;
La société AKCES procède à l’enregistrement de tous les appels téléphoniques entrant et des
données de l’agenda partagé du CLIENT et les conserve sur support numérique pendant trois (3
mois).
 la location des agendas partagés, si le client ne souhaite pas la prise en charge de sa
permanence téléphonique.
 la frappe et la saisie de documents ou de comptes rendus.
 La création et la gestion de site internet pour le compte du client.
 Ouverture et paramétrage des compte utilisateurs pour la prise de RDV en lignes des
patients pour les clients souhaitant bénéficier de notre offre "Mon rdv .com"
ARTICLE 3 – FONCTIONNEMENT.
La connexion au site de Services-secretariat.fr n’est autorisée qu’à la condition que le CLIENT
utilise l’identifiant (login), établi sur la base des indications qu’il a communiquées, et le mot de
passe qui lui est fourni.
Services-secretariat.fr se réserve le droit en cours d’exécution des présentes de changer cet
identifiant et/ou le mot de passe pour des raisons d’ordre technique ou similaire, sous réserve de
respecter un préavis de trois (3) jours ouvrables notifié au CLIENT par messagerie électronique
ou SMS.
Services-secretariat.fr s’oblige à mettre en œuvre les moyens dont il dispose et dont le CLIENT
sera informé pour rendre disponible le site Services-secretariat.fr 24 h/24 h et sept jours sur sept,
sous réserve des périodes de maintenance et des cas de force majeure.
Le support client peut être contacté par téléphone au 01.60.48.75.24 du lundi au vendredi de 9h30
à 12H30 et de 14H30 à 17h. Les coordonnées de ce service sont disponibles sur le site
Services-secretariat.fr.
La société AKCES prend en charge les services de secrétariat téléphoniques de ses clients
tous les jours du lundi au samedi sauf les jours fériés et les dimanches.
ARTICLE 4 – OBLIGATIONS DU CLIENT.
Il appartient en conséquence au CLIENT de procéder aux contrôles suivants :
 Consulter régulièrement son compte utilisateur et son agenda partagé afin de collecter les
informations, d’en prendre connaissance, et réagir en temps utile s’il contient des
anomalies,
 Communiquer régulièrement à Services-secretariat.fr, tout changement de données
personnelles
(Changement numéro de téléphone, d’adresse de messagerie électronique,
D’organisation de son planning …),
 Contrôler directement et personnellement les demandes de ses propres patients ou clients
afin d’assurer leur prise en charge adaptée. A ce titre, il est expressément précisé que les
informations relevées et communiquées par les collaborateurs de La société AKCES
dans le cadre des prestations de télé secrétariat ne peuvent en aucun cas constituer un
diagnostic médical, ni porter sur un traitement médical, lesquels incombent au seul
CLIENT, qui en assume l’entière responsabilité.
Les collaborateurs de La société AKCES sont tenus au secret professionnel et ne doivent en
aucun cas divulguer des conseils d'ordre médical aux patients lors de leurs appels,
téléphoniques ou dans toute autre circonstance.
ARTICLE 5 – PRIX DES SERVICES.
La rémunération de l’utilisation des services de collaborateurs de
La société AKCES est
déterminée conformément à la grille de tarification applicable selon la catégorie de la prestation
retenue ainsi que les options choisies par le CLIENT, lors de la souscription à l’abonnement et ses
avenants ultérieurs, ou à la signature du bon de commande le cas échéant.
La rémunération des services comprend un forfait d’abonnement mensuel en fonction des options
choisies augmenté du prix des appels entrants gérés en cas de dépassement des appels inclus
dans le forfait mensuel. Le détail des tarifs de La société AKCES est disponible sur son site
internet Services-secretariat.fr.
La société AKCES se réserve le droit de modifier à tout moment ses tarifs. Ces modifications
entreront en vigueur un (1) mois après leur notification au CLIENT par mél dans sa boîte aux
lettres et seront applicables à tout renouvellement du contrat par tacite reconduction ou autre.
Le CLIENT sera considéré avoir tacitement accepté le nouveau tarif à défaut de notifier son refus
à La société AKCES par courrier recommandé avec accusé de réception expédié dans les dix
(10) jours suivant la notification des nouveaux tarifs.
Les factures sont établies mensuellement et sont payables à réception par chèque ou virement.
 Pour les formules au forfait mensuel, les factures sont établies le 02 de chaque mois
pour le mois à échoir et sont payables par virement ou par chèque le 05 du même mois
 Pour les formules à l'abonnement,
Les factures sont établies le 02 de chaque mois pour le mois échu et sont payables par
virement ou par cheque le 05 du même mois.
 Pour les sites internet : un acompte de 50% est demander à la signature du bon de
commande .le solde à la livraison.
 Pour la Location d’agenda partagé : Les factures sont établies le 02 de de chaque mois
pour le mois échu et font l’objet d’un prélèvement ou paiement par chèque à la le 05 du
même mois.
 Tout mois entamé est un mois dû en totalité.
En application de l’Article L 441-6 du Code de Commerce, à défaut de paiement d’une
Facture, en tout ou en partie, à son échéance, La société AKCES
Se réserve le droit d’appliquer sur les sommes impayées, sans préjudice de dommages et
intérêts, des pénalités de retard à hauteur deux fois le taux d’intérêt légal.
Toute déduction et/ou compensation émanant CLIENT sont expressément exclues, sauf
accord préalable et exprès de La société AKCES.
En outre, et sans préjudice de l’application des pénalités dont il est question ci-dessus, La
société AKCES.
Pourra, sans que puisse être engagée sa responsabilité, suspendre ses obligations et prestations
jusqu'à complet règlement des sommes que le CLIENT reste lui devoir.
ARTICLE 6 – RESPONSABILITE.
Les obligations de La société AKCES pour la fourniture et l'exécution de ses services sont des
obligations de moyens.
La société AKCES s'oblige à mettre tous les moyens en œuvre afin de satisfaire aux prestations
mentionnées dans le cahier des charges complété par le CLIENT.
La responsabilité civile de La société AKCES ne pourra être engagée de son fait, ou de celui de
ses collaborateurs que dans le cas d'actes accomplis dans le cadre de l'exécution des prestations
et pour le seul cas où sera établi un lien de causalité entre le préjudice allégué et une faute lourde
de La société AKCES
Sauf acceptation formelle et écrite de sa part, La société AKCES ne pourra être tenue pour
responsable d'aucun préjudice indirect ou imprévisible. Est considéré comme préjudice indirect
tout préjudice financier ou commercial, perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de données, de
commande ou de clientèle, ainsi que toute action dirigée contre le CLIENT par un tiers.
En tout état de cause, dans l'hypothèse où la responsabilité de La société AKCES serait
retenue, à quelque titre que ce soit, le montant des indemnités que La société AKCES pourrait
être amené à verser au CLIENT, ne pourra excéder, toutes sommes confondues, le montant des
factures effectivement réglées par le CLIENT au cours de la période annuelle contractuelle de
survenance de l’incident ou des faits dommageables, et ce, quel que soit le fondement juridique
de la réclamation et la procédure employée pour la faire aboutir.
ARTICLE 7 - DUREE ET RESILIATION.
Le présent contrat prend effet à compter de la date de la souscription par le CLIENT de
l’abonnement et ce pour une durée d'un an et se renouvellera par tacite reconduction pour une
durée indéterminée, et pourra être résilié par l’une ou l’autre des parties sous réserve de respecter
un préavis de trois(3) mois notifié à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de
réception.
Le présent contrat serait résilié de plein droit si au cours de son exécution, l'une ou l'autre des
parties ne respectaient pas ses obligations contractuelles et n'apportait pas remède à son
manquement dans les trente jours de la réception de la lettre recommandée avec accusé de
réception adressée par l'autre partie.
ARTICLE 8 – MAINTENANCE ET MODE RESTREINT AUX SERVICES DE
SECRETARIAT.
La société AKCES pourra interrompre ou restreindre son service de façon exceptionnelle pour
des travaux de maintenance et/ou d'amélioration, sans indemnité. Toute interruption dont la durée
prévisible est supérieure à cinq (5) heures sera signalée au CLIENT par e-mail ou par message
sur la page d’accès au site et ce vingt quatre (24) heures ouvrables à l'avance.
ARTICLE 9 – CONFIDENTIALITE.
Le CLIENT s'engage à garder confidentiel son identifiant et son mot de passe. Toute
Connexion au site internet de services-secretariat.fr ou toute transmission de données
effectuées en utilisant le mot de passe et /ou l'identifiant du CLIENT seront réputées avoir été
effectuées par celui-ci.
En cas de perte ou de détournement du mot de passe et/ou de l'identifiant du CLIENT, sa
responsabilité ne sera dégagée à l'égard de services-secretariat.fr
du fait, notamment, d'une utilisation détournée, qu'un jour ouvrable après que La société AKCES
ait été informé par le CLIENT au moyen d'un message électronique ou d'une télécopie confirmé le
jour même par courrier.
La société AKCES appliquera dans les plus brefs délais la procédure de révocation d'urgence
dont l'objet est de suspendre les droits d'accès du CLIENT. Le rétablissement des droits
nécessitera de la part du CLIENT une demande explicite formulée par courrier adressé à La
société AKCES.
La société AKCES s'engage, pendant la durée du contrat et postérieurement à sa résiliation, à
considérer comme strictement confidentielles les informations dont il aura pu disposer dans
l’exécution du présent contrat, et ne pas les divulguer à des tiers ni lors de l’exécution de la
convention ni après son expiration.
ARTICLE 10 – INFORMATIQUE ET LIBERTE.
Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée, La société AKCES a déclaré à la Commission
Nationale de l'informatique et des libertés le traitement auquel il procède dans le cadre de
l’exécution des prestations.
Les droits d'accès et de rectification des données fournies à La société AKCES peuvent
s'exercer auprès de son siège social, à l'adresse figurant en tête des présentes.
ARTICLE 11 -RECLAMATIONS
En cas de Réclamation.
Le client doit porter à la connaissance de La société AKCES.
 l’objet de la réclamation
 2 Identifiants et adresse électronique du client
 Numéro de l’annonce diffusée.
 Date de paiement.
 Référence de la commande et de la transaction bancaire indiquée dans l’accusé de
réception de commande,
 Référence du contrat
 Tous autres justificatifs en fonction de l’objet de la réclamation.
Le Client est informé que sa réclamation ne pourra pas être traitée à défaut de fournir les éléments
ci-dessus.
ARTICLE 13 : LIMITES DE L’INTERNET.
Le Client déclare bien connaître Internet, ses caractéristiques et ses limites et reconnaît :
 Que les transactions de données sur Internet ne bénéficient pas d’une fiabilité technique
absolue, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités
techniques diverses, qui sont parfois saturés à certaines heures de la journée;
 Que les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements
éventuels, et qu’ainsi la communication de toute information est effectuée par le Client à
ses risques et périls.
ARTICLE 14 - FORCE MAJEURE.
Les parties sont libérées de leurs obligations en cas de force majeure, c´est-à-dire lors de tout
événement indépendant de leur volonté ou soustrait partiellement à leur maîtrise. Sont
notamment considérés comme cas de force majeure, sans caractère limitatif et à titre indicatif:
 L’arrêt des réseaux de télécommunications,
 Les conflits du travail entraînant une grève générale ou sectorielle,
 Les perturbations bloquant les moyens de transport et d´approvisionnement,
 L´interdiction d´exporter ou d´importer édictée par une autorité gouvernementale,
 Les incendies, inondations, tremblements de terre, tempêtes, insurrections,
ARTICLE 15 -RESPECT DES DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE .
La société AKCES demeure seule titulaire :
 De l’ensemble des droits de propriété intellectuelle attachés aux Produits ;
 Des droits attachés aux marques, enseignes, noms commerciaux et autres signes
distinctifs utilisées pour la désignation des Produits et de son entreprise.
Toute exploitation non autorisée de tout ou partie du contenu de ces droits de propriété
intellectuelle constituerait une contrefaçon. Le Client ne pourra ainsi reproduire (à moins d’une
reproduction strictement réservée à l´usage privé du copiste et non destinée à une utilisation
collective), adapter, imiter, vendre, distribuer, republier, prêter, louer, diffuser etc. tout ou partie
des Produits. Les Produits ne pourront être utilisés que dans un cadre strictement familial ou
qu’au sein strict de l’entreprise cliente.
ARTICLE 16 -PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Les informations et données personnelles fournies par le Client permettent à la société AKCES
de traiter ses commandes, de mieux le connaître ainsi que d’améliorer les Produits qui lui sont
proposés. Elles pourront être communiquées à des sociétés partenaires de la Société AKCES
intervenant dans l’exécution des commandes.
Sauf opposition du Client, la Société AKCES est susceptible de communiquer, par courrier
et/ou par courrier électronique et/ou par téléphone, des offres de produits et de services et des
informations sur ses produits et services. Conformément à la Loi Informatique et Libertés, le Client
dispose d´un droit d´opposition, d´accès, de modification, de rectification et de suppression des
données qui le concernent (articles 38 à 40 de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978).
Chaque Client pourra exercer ses droits, en adressant un courrier au responsable du traitement
des données, la Société AKCES.
ARTICLE 17 – LITIGES
En cas de litige de toute nature, contestation ou difficulté d'interprétation des présentes
Conditions générales et de façon plus générale concernant les relations existant entre les
Parties, les parties s’engagent à tenter de régler tout différend à l’amiable avant de saisir le
Tribunal compétent.
A défaut d’accord amiable, la juridiction normalement compétente pourra être saisie.