Le progiciel de gestion d`archives

Le progiciel de gestion d'archives
Les Services Archives des grandes sociétés ont pour
vocation de collecter, traiter et conserver les documents
de l’entreprise. Ils valorisent ce patrimoine en interne,
auprès des différents services, et à l’extérieur, auprès
des partenaires et des clients.
Cette mission est difficile : le Service Archives doit
satisfaire aux exigences des utilisateurs en qualité de
service, en simplicité et en rapidité de communication
des archives ; il doit gérer des archives hétérogènes (le
papier, les documents numérisés et les documents
électroniques); enfin il est souvent considéré comme
un centre de coût pour l'entreprise.
C’est pourquoi les Services Archives ont aujourd’hui
besoin d’un outil de gestion du patrimoine de toutes les
archives de l’entreprise, qui leur permette d’en faciliter
l’accès aux utilisateurs internes et externes ; cet outil
doit idéalement respecter les standards des nouvelles
technologies, s’intégrer dans le Système d’Information
et s’adapter aux besoins fonctionnels et ergonomiques
des utilisateurs.
LE PLUS SIMPLE,
LE PLUS COMPLET,
POUR LES SERVICES
ARCHIVES ET
LEURS CLIENTS
Klee Group a conçu la solution logicielle Intranet SPARK
Archives dans le double objectif de permettre aux Services
Archives des grandes entreprises de gérer leur activité et aux
utilisateurs d’archiver et de consulter facilement leurs
documents.
SPARK Archives couvre l’ensemble des missions du Service
Archives (classement, conservation et communication) et gère
tous les types d’archives, vivantes, semi vivantes, définitives ou
historiques, physiques et numérisées.
Un outil professionnel et convivial
Parce que l’archivage est un métier logistique et industriel,
SPARK Archives s’adresse aux Services Archives des grandes
entreprises et leur offre l’opportunité de passer du statut de
centre de coût à celui de centre de profit, dans une logique de
prestataire de services. Il devient en effet possible de garantir
une qualité de service aux collaborateurs de l’entreprise et aux
clients finaux, de maîtriser les flux, les stocks et la traçabilité, et
de refacturer les prestations d’archivage.
SPARK Archives est un progiciel modulaire et paramétrable,
tant du point de vue fonctionnel que de l’interface utilisateur.
Reposant sur une architecture et les normes du Web (HTTP,
XML, J2EE…), il s’intègre au Système d’Information de
l’entreprise et se déploie facilement pour tous les acteurs
concernés : l’interface utilisateur ergonomique permet aux
services versants d’effectuer l’ensemble de leurs opérations
de manière simple et guidée, et aux opérateurs des centres
d’archives d’effectuer rapidement l’ensemble de leurs tâches
quotidiennes.
Les fonctions utilisateurs peuvent également être rendues
accessibles aux publics externes à l’entreprise via la diffusion
sur le Web ou à travers la consultation des inventaires en salle
de lecture.
La gestion d'archives électroniques
Dans sa nouvelle version, SPARK Archives accède à la gestion
de l’archivage de documents électroniques. Grâce au
cryptage et aux fonctions d’authentification des documents,
SPARK Archives garantit l’authenticité des documents de
l’entreprise.
Les atouts de SPARK Archives
Richesse fonctionnelle et conformité aux
bonnes pratiques archivistiques : gestion des
archives papier, numérisées, des automates
d’archivage…
Facilité de déploiement : accès Intranet immédiat
via navigateur Web, sans composant logiciel à
installer sur le poste client.
Respect des standards du marché et intégration dans le SI : PDF/A, XAdES, RFC3161, XMLEnc,
ISAD(G), DTD EAD, HTTP, J2EE (Tomcat, BEA
WebLogic, IBM WebSphere). Interfaçage avec le SI
de l’entreprise au travers de flux de données (par
exemple XML) et avec l’annuaire d’entreprise LDAP.
Architecture performante et évolutive : load
balancing Round Robin, répartiteur type Altéon,
ferme de serveurs applicatifs, haute disponibilité,
Oracle Entreprise – Dataguard, pour un grand
nombre d’utilisateurs et une forte volumétrie.
Personnalisation poussée : fonctionnalités,
horodatage (norme RFC3161), chiffrement des
documents (norme XMLEnc), interface graphique
personnalisable pour une meilleure prise en main
par les utilisateurs.
Démarche méthodologique Klee Group : rigoureuse et fondée sur un engagement de résultat.
Références
CNC, Haute Autorité de Santé, Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire, Ministère des
Finances, Ministère de l’Equipement, Société
Générale, AXA, SCOR.
SPARK ARCHIVES gère la plus grande longueur de linéaire
d’archives en France. L’IRSN gère par exemple 280 000
références de documents répartis sur 6 sites ; la Société
Générale gère les archives des 7 000 utilisateurs de son
siège, celles de son réseau d’agences en France ainsi que
ses archives historiques.
Progiciel complet et modulaire de gestion d’archives, technologie
Intranet (client léger), paramétrable, intégré au Système d’Information.
Front-office : versement, réaffectation de fonds, destruction (pilon),
recherche, demande de communication, réintégration, relance ;
reporting (suivi de l’activité, état du stock, facturation).
Module trakker : rangement, sortie, transfert, récolement.
Back-office : données de références, sécurité applicative, zones de
stockage, paramétrage archivage, éditions et étiquettes, connecteurs
XML.
Définition dynamique des plans de classement : hiérarchie de
familles, sous-familles à plusieurs niveaux. Intégration simple de
nouveaux types d'archives.
Gestion performante des emplacements et des flux physiques,
recherche automatique d’emplacements. Utilisation possible
d’étiquettes code à barres, pour faciliter les opérations de rangement,
prélèvement et inventaire ou récolement.
Respect des normes de desciption archivistiques : ISAD(G) et DTD
EAD.
Traçabilité de tous les éléments archivés, de la demande de
versement à l’archivage physique et lors de demandes de communication, au travers de la gestion d’identifiants uniques pour les
versements et l’émission de bordereaux pour chaque opération.
Utilisation possible d’étiquette codes à barres et matériels associés
(douchettes, terminaux mobiles Trakker…).
Gestion fine et sûre de la sécurité et des droits d’accès :
identifiants/mots de passe, gestion des droits d’accès basée sur les
notions de centre d’activité, profil utilisateur, niveau de confidentialité
des dossiers correspondant à des niveaux de confidentialité
utilisateurs.
Fonctions avancées et services à forte valeur ajoutée : gestion des
durées d’utilisation et des propositions d’éloignement ou de destruction d’archives, outils de reporting, de statistiques et de facturation,
gestion des relances après communication d’éléments d’archives non
retournés dans les temps, fonctions d’import/export pour faciliter le
traitement des interfaces et la reprise des données.
Rangement et stockage des documents en magasin robotisé :
pilotage des transstockeurs et des transporteurs mécaniques de
documents.
Archives électroniques : Coffre-fort électronique, authenticité et
intégrité des documents, conversion dans les principaux formats
pérennes (en particulier PDF/A), conformité juridique de
l’authentification, confidentialité, signature des documents (norme
XAdES, XMLEnc), transfert sécurisé, indexation (saisie des métadonnées, indexation texte intégral selon niveau de confidentialité,
dépôt en zone sécurisée), restitution de copies conformes (Marianne
Electronique).
A propos de Klee Group
Membre de l’APROGED, Klee Group est éditeur de logiciels et intégrateur. La société, fondée en 1987, est présente en France et à
l’international, pour mieux accompagner ses clients sur leurs projets
globaux. Klee Group dispose à la fois de l’expérience des Systèmes
d’Information d’Entreprise et de l’expertise des métiers de la
logistique et de l’archivage.
Centre d’Affaires La Boursidière - BP 159
92357 Le Plessis Robinson – France
Tél: +33 (0) 1 46 29 25 25
Mail : [email protected]
Web : www.kleegroup.com/sparkarchives
Contact : Laurence Brugnet 01. 46 . 29 . 58 . 93