Règlement maison des fêtes salle Roger Tissot Rue

Règlement maison des fêtes salle Roger Tissot
Rue Honoré Petetin
69700 Givors
Salle réservée exclusivement aux associations locales et familles givordines

Particulier
A l’attention de :
Direction du Protocole, de l’Evènementiel
des Relations Internationales et associatives
Mairie de Givors
Ou par mail :
[email protected]
Entre les soussignés (obligatoire)
Mairie de Givors
Place Camille Vallin
69700 Givors
Représentée par son maire, Monsieur Martial Passi
ci-après dénommée « la ville de Givors » d’une part
ET
Structure et adresse postale :
Représentée par : M
Ci-après désigné « l’organisateur » d’autre part,
ARTICLE 1 - BENEFICIAIRES
La maison des fêtes et des familles est destinée en priorité aux familles domiciliées à Givors
pour l’organisation de tous types de manifestations à caractère familiale.
Les familles extérieures à Givors sont acceptées dans les conditions de l’article 3.
Conformément au principe constitutionnel de laïcité, la salle ne peut être utilisée pour des
célébrations ou rites à caractère religieux. Ne sont concernés par cette décision les repas
familiaux organisés à l’occasion d’un évènement religieux (baptême, mariage, anniversaire,..).
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Toute location par un habitant de la ville de Givors pour le compte d’un tiers non résidant sur
le territoire entraînera la retenue de la caution et le cas échéant des poursuites judiciaires.
En aucun cas la salle ne sera louée à des particuliers pour l’organisation de manifestation à
but lucratif.
ARTICLE 2- RESERVATION
La demande de réservation est à effectuer auprès de la direction du Protocole de
l’évènementiel en formulant une demande écrite (courrier ou mail) qui dans un premier temps
remettra un formulaire d’inscription et deux exemplaires du présent règlement.
La réservation n’est prise en compte que lorsque le formulaire est retourné dûment
compléter, accompagné d’un exemplaire du règlement signé et du versement des deux
chèques de cautions (200 euros pour la propreté et 600 euros pour le matériel).
Elle ne devient définitive que le jour de versement du solde de la location, du dépôt de la
caution, et de la fourniture de l’attestation d’assurance.
Elle est annulé si ces versements ne sont pas intervenus UN MOIS avant la date retenue. Les
arrhes demeurent acquis à la ville de Givors quel que soit le motif d’annulation.
En cas de force majeure ou si l’annulation intervient trois mois avant la date de réservation,
les arrhes pourront être remboursées.
Les demandes de réservations devront être déposées au plus tard un mois avant la date prévue
de la manifestation.
Concernant les mariages, une copie des bans sera demandée à l’utilisateur.
Les horaires de mise à disposition de la salle sont au maximum les suivants :
- du lundi au vendredi :
- de 9h à 18h
- de 9h à 24h
- le samedi :
- de 8h du matin à 5h00 du matin le dimanche
le dimanche :
- de 10 h du matin à 19h.
ARTICLE 3- RESERVATION POUR LES NON-RESIDENTS
La maison des fêtes et des familles Roger Tissot est réservée en priorité aux familles
givordines mais peut être, conformément à l’article 1, réservée des familles n’habitant pas
Givors selon la procédure suivante :
Pour toutes réservations par une famille extérieure, celles-ci ne seront définitives que deux
mois avant la date de la manifestation. Entre la date de réservation et la date buttoir de deux
mois précédant la réunion, toute demande de la part d’une famille givordine sera considérée
comme prioritaires. Passé ce délai de 2 mois aucune autre réservation ne pourra être prise par
une famille locale. Dans ce cas de figure, les arrhes devront également être versées avant ce
délai de 2 mois.
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ARTICLE 4- UTILISATION
Les utilisateurs sont tenus de contacter le service au plus tard dans la semaine qui précède la
manifestation afin de convenir des modalités pratiques d’utilisation.
Ils sont priés de se conformer au projet annoncé, notamment en ce qui concerne l’heure
convenue de fermeture des salles.
Il est formellement interdit d’apposer des affiches, écriteaux, papillon, inscriptions et tout
matériel autoadhésif contre les murs en dehors des emplacements réservés à cet effet. Le
régisseur devra faire procéder immédiatement à leur enlèvement. L’éventuelle décoration
devra être faite en utilisant les moyens d’accrochages existants à l’exclusion de tout autre
mode de fixation (clous, punaises, adhésif). Elle devra être enlevée à l’issue de la
manifestation.
Dans l’hypothèse où la salle n’est pas restituée au niveau de propreté requis, la caution de
nettoyage sera retenue (200 euros).
Dans l’hypothèse où le matériel de la salle n’est pas restitué en l’état initial, la caution de pour
« matériels » sera retenue (600 euros).
Toute personne admise dans l’établissement doit se conformer aux consignes éditées dans le
présent règlement et au règlement de sécurité, ainsi qu’aux prescriptions spéciales notifiées
par les personnes habilitées à cet effet. Toute infraction pourra être sanctionnée par
l’expulsion de son auteur.
L’entrée des animaux (même en laisse) est interdite.
Le stockage des denrées devra se faire sans modifier les matériels prévus à cet effet
(réfrigérateur, etc...).
Aucun animal ne pourra être abattu dans les locaux ou à proximité.
La cuisson des mets devra être faite dans un autre lieu, le local de préparation étant
exclusivement destiné au réchauffage.
Ces fêtes générant la présence de très nombreux enfants, les utilisateurs devront prendre
toutes les précautions nécessaires afin que les jeux de ces enfants ne créent pas, notamment
par le bruit, une gêne pour les habitants du quartier. Pour des raisons de sécurité et de
tranquillité du voisinage, le tir de feux d’artifices et de pétards est formellement interdit. En
cas d’infraction, une retenue allant jusqu’ai tiers de la caution, sera opérée.
La fête devra se terminer suffisamment tôt pour qu’impérativement les locaux soient remis en
état (rangement et nettoyage du mobilier, balayage de la salle, lavage des cuisines et des
locaux annexe, nettoyage du parking) et soient libérés et fermés aux heures précitées dans
l’article 2.
En tout état de cause, les usagers quels qu’ils soient, sont tenus de respecter les consignes
qui leurs seront données à la remise des clefs.
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ARTICLE 5- REDEVANCE D’UTILISATION
Le conseil municipal fixe chaque année le montant de la participation des utilisateurs aux frais
d’occupation des locaux. Ces tarifs sont joints au présent règlement.
Les tarifs de location du samedi sont applicables aux jours fériés à l’exception du 1er mai où la
salle est fermée.
Ces tarifs s’entendent salle en ordre de marche :
- chauffage et éclairage
- disposition initiale des chaises et tables selon le plan de sécurité établi
- rangement et nettoyage.
Aucune modification d’installation ne peut se faire sans notre avis.
Les utilisateurs devront se mettre en relation ave les services des contributions indirectes, la
SACEM, l’autorisation d’ouverture de débit de boissons temporaire étant le cas échéant
délivrée par l’Administration Municipale de GIVORS.
ARTICLE 6- RESPONSABILITE DES USAGERS
Les utilisateurs sont responsables de tous les dégâts directes ou indirects qu’ils pourront
occasionner ainsi que des accidents ou des troubles causés du fait des personnes présentes
dans l’enceinte de l’établissement, aussi bien à l’intérieur des bâtiments.
La personne responsable désignée sur la demande de réservation s’engage à payer la
montant des dégradations qui auraient été commises, ceci sur simple avis du Receveur
Communautaire, agissant en vertu d’un titre de recettes émises par le Maire de Givors.
Pendant l’utilisation de la salle, il devra être possible pour le gardien de joindre à tout moment
le responsable dans le but de faire cesser toute gêne dont pourraient se plaindre les habitants
du quartier.
La ville de Givors ne saurait en aucun cas être tenue pour responsable :
- des vols qui pourraient être commis
- des accidents qui pourraient survenir à toute personne et aux choses.
ARTICLE 7- ASSURANCES
Les utilisateurs des installations devront justifier au moment du règlement de la redevance,
d’une assurance garantissant les risques et responsabilités qu’elles peuvent encourir du fait de
l’utilisation de la Maison des fêtes et des familles (y compris leur responsabilité en tant
qu’organisateurs de fête locale et privée) et des objets qui leur sont confiés tant à l’intérieur
qu’à l’extérieur des locaux.
ARTICLE 8- MATERIEL-UTILISATION
Les utilisateurs disposent du matériel installé en permanence dans la salle. Il ne pourra ni être
transporté hors de celle-ci, ni faire l’objet d’une location séparée de celle de la salle.
Le matériel installé dans la salle qui n’est pas mentionné à l’inventaire affiché ne peut être
utilisé et toute dégradation entraînera la mise en jeu de la responsabilité des usagers de la salle
dans les conditions prévues à l’article 6.
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La mise en place de tout matériel supplémentaire fourni par l’utilisateur lui incombe
entièrement. L’installation et l’enlèvement de ce matériel seront faits en présence du gardien,
et d’un responsable de la famille. Cette dernière est tenue de prendre toutes dispositions pour
que les artistes, orchestres et intervenants divers se conforment au présent règlement.
Dans tous les cas, l’installation de la salle devra respecter les règles de sécurité qui
seront vérifiées par le gardien et éventuellement par la commission locale de sécurité.
En cas de carence de l’organisateur, l’évacuation sera faite d’office par la ville de Givors aux
frais, risques et périls de l’intéressé.
En aucun cas, la ville de Givors ne saurait être tenue pour responsable des dégâts causés au
matériel appartenant aux utilisateurs (ou à leurs invités), et entreposé par ceux-ci dans les
salles.
Les installations fixes diverses (eau, chauffage, éclairage, sono) e devront en aucun cas être
modifiées par les utilisateurs. Seul le gardien en aura le droit d’accès. En cas d’installations
supplémentaires d’éclairage et de sonorisation se branchant sur celles existantes, les
organisateurs devront se conformer aux prescriptions du gardien.
Aucun accessoire autre que ceux existants et mis en place par la ville de Givors, ne peut être
autorisé (guirlandes, drapeaux, banderoles ou calicot,..) s’il ne répond pas aux normes de
sécurité prévus pour les établissements recevant du public.
Les utilisateurs devront veiller à ce qu’en aucun cas le bruit en provenance de la salle puisse
gêner les habitants du quartier et le cas échéant, les utilisateurs de la salle contiguë.
Ils devront à cet effet veiller particulièrement à ce que les portes restent fermées.
Les cloisons mobiles ne peuvent être manœuvrées que par les services de la ville.
ARTCILE 9- ETAT DES LIEUX
Un état des lieux contradictoire entrant et sortant sera effectué. Le gardien fixe les horaires de
ces états des lieux. Après utilisation, le gardien s’assure, en présence des responsables
utilisateurs que les installations et le matériel sont rendus en bon état. En l’absence de
l’utilisateur, le rapport du gardien sera réputé contradictoire.
Il adresse aux intéressées toutes observations nécessaires à ce sujet. Cet état des lieux permet
le calcul du montant des dégâts éventuels.
ARTICLE 10- SECURITE
Toutes les règles de sécurité, d’hygiène et de propreté devront être observées.
Préalablement à toute manifestation, les organisateurs devront s’enquérir des accès et issues
de secours.
Conformément aux normes de sécurité, la salle est prévue dans sa dimension maximum pour
accueillir 300 personnes.
ARTICLE 11- RECLAMATIONS ET SUGGESTIONS
Toutes réclamations ou suggestions seront adressés à Monsieur le Maire de Givors par écrit.
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ARTICLE 12- EXECUTION DU REGLEMENT
Le régisseur, et toutes personnes ayant reçu délégation sont chargés, chacun en ce qui le
concerne, de l’application du présent règlement qui entre en vigueur le 1er février 2016 et sera
affiché à l’intérieur des locaux à l’emplacement officiel, et dont copie sera remise à chaque
utilisateur et signé par lui.
Tout manquement à ces prescriptions par utilisateurs entraînera à son égard le refus
d’une nouvelle demande sans préjuger d’éventuelles suites contentieuses.
Fait en deux exemplaires, le
Signature de l’utilisateur
précédée de la
Mention « lu et approuvé »
Pour le Le maire
Martial PASSI
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