1000-26-8 (Dir PED)

Memorandum
Note de service
1000-26-8 (Dir DEP)
1000-26-8 (Dir PED)
13 Apr 07
Dist List
Liste de distr
ACCEPTANCE OF INVITATIONS TO GOLF
TOURNAMENTS
ACCEPTATION D'NVITATIONS
A DES TOURNOIS DE GOLF
Refs: A. DAOD 702 1-3, G@s, Hospitality and
other Benefits
B. DAOD 7021-1, Conflict of Interest
C. Values and Ethics Codefor the Public Service
Rkf : A. DOAD 702 1-3, Conditions d 'acceptation de
cadeaux, de marques d 'hospitalit6et d'autres
avantages
B. DOAD 702 1- 1, Confits d 'int6ret.s
C. Code de valeurs et d'kthique de la fonction publique
1.
As the golf season is upon us, I take this
opportunity to remind you, as L1 Ethics
Coordinators, of the specific conflict of interest
(COI) obligations pertaining to CF members and
DND employees' participation in sponsored golf
tournaments and similar activities.
1.
A l'approche de la saison de golf, je tiens a
vous rappeler, a titre de coordonnateurs de l'kthique de
N1, que les membres des FC et les employks du MDN
ont des obligations spkcifiques en matike de conflits
d'intkrgts (CI) lorsqu'ils participent A des tournois de
golf cornmanditks et autres activitks semblables.
2.
As stated at Ref A, individual Lls are
responsible for evaluating and approving any
participation in golf tournaments. Ref B further
explains that any such acceptance is conditional
on the following criteria:
2.
Comrne l'indique la rkf A, les N1 sont charges
d'evaluer et d'approuver toute participation A des
tournois de golf. La rkf B prkcise en outre qu'une telle
acceptation est subordonnke aux critkes suivants :
a. There is no real, apparent or potential
COI for the individual CF member or
DND employee taking part in the
activity; and
a. qu'il n'existe aucun conflit d'intkrts reel,
apparent ou potentiel pour le membre des
FC ou l'employk du MDN en participant A
l'activitk;
b. The activity involves broader public,
government or DNDICF interests such
as, for example, the promotion of
strategic alliances.
b. que l'activite soit profitable du point de
vue du public, du gouvernement ou du
MDNIdes FC, comrne la promotion
d' alliances stratkgiques.
In order to determine whether or not there
3.
may be a COI for individual CF members or DND
employees, an analysis must be conducted of the
event in question, its nature, and any corporate
participation combined with a review of the
member or employee in question's role, official
Afin de dkteminer s'il peut ou non exister un
3.
conflit d'intkets pour un membre des FC ou un
employe du MDN, il faut analyser l'kvhement en
question, sa nature et toute participation d'une
entreprise, et examiner le rde, les fonctions officielles
et tout intert privk du militaire ou de l'emploi en
duties and any private interests. Any potential or
perceived overlap of these considerations may
reveal a real, apparent or potential COI for CF
members or DND employees (see Ref B or C).
question. Tout chevauchement potentiel ou perqu de
ces consid6rations peut reveler l'existence d'un conflit
d'interets reel, apparent ou potentiel pour un membre
des FC ou un employe du MDN (voir ref B ou C).
4.
The following are some of the key
considerations for any COI determination:
4.
Voici quelques considkrations clCs a prendre en
compte pour determiner s'il y a conflit d'interets :
a. Event Considerations. Participation
in sponsored golf tournaments, whether
they be charitable in nature or not, are
often characterized by prizes, draws,
participant gifts and hospitality and
may appear innocuous but, upon closer
inspection, typically involve some
level of corporate sponsorship and/or
participation. Each one of these
characteristics andlor the structure and
nature of the event could prove to be
problematic from a COI perspective.
For ease of reference, a series of
questions and consider.ationshave been
developed (see Annex A) that would
be useful to review before considering
participation in a golf tournament.
a. ConsidCrations likes A 1'CvCnement. La
participation a des tournois de golf
commanditks, qu'ils servent ou non a des
fins caritatives, s'accompagne souvent de
prix, de tirages, de cadeaux et de marques
d'hospitalite. La chose peut sembler
anodine, mais, en y regardant de plus pres,
on constate generalement un certain degre
de commandite etlou de participation d'une
entreprise. Chacun de ces aspects etlou la
structure et la nature de l'kvenement
pourraient poser probleme sur le plan des
conflits d'intkrets. Par souci de commodite,
nous avons elabore une serie de questions
et de consid6rations (annexe A) qu'il serait
utile de passer en revue avant d'envisager
de participer a un tournoi de golf.
b. CF Member or DND Employee
Considerations. CF members and
DND employees' official duties must
be considered in relation to their nature
and their perceived level of formal or
informal influence and decisionmaking capability. Further, private
interests such as partnerships,
proprietorships, outside employment,
board or committee membership,
where a real or perceived personal
benefit could be construed, may also
give rise to a COI concern. CF
members and DND employees should
refer to the questions and prompts at
Annex A as well as Refs A, B and C in
reviewing their COI considerations.
b. ConsidCrations liCes aux membres des
FC ou aux employCs du MDN. Les
fonctions officielles des membres des FC et
des employes du MDN doivent Ztre
considerees par rapport a leur nature et au
degre perqu de leur capacite d'influence et
de prise de decision officielle ou officieuse.
En outre, des interets prives tels que des
partenariats, des entreprises, des emplois a
l'exterieur ou la participation a un conseil
ou a un comitk, dans les cas ou il pourrait y
avoir un avantage personnel reel ou perqu,
peuvent aussi soulever une preoccupation
en matihe de conflits d'intkrets. Les
membres des FC et les employes du MDN
sont pries de se reporter aux questions de
l'annexe A, ainsi qu'aux ref A, B, et C,
pour determiner s'il y a conflit d'interets.
c. Other Conditions. Once it has been
determined that there is no real,
potential or apparent COI and an L1
authorization has been granted,
individual L1 organizations have, from
time to time, placed a number of
additional conditions on individual CF
members or DND employees'
participation in golf tournaments such
as booking annual leave or other
approved leave to attend.
c. Autres conditions. Une fois qu'on a etabli
l'absence de conflit d'interts reel,
potentiel ou apparent et qu'une autorisation
de N1 a Cte donnee, il arrive de temps a
autre que les organisations de N1 imposent
un certain nombre d'autres conditions a la
participation des membres des FC ou des
employes du MDN B des tournois de golf,
par exernple prendre des conges annuels ou
d'autres congks approuves afin d'y assister.
5.
Although these types of events represent
the manner in which business is conducted by
industry associations, private sector or a standard
means of hndraising for the not-for-profit or
charitable organizations, CF members and DND
employees must approach golf tournaments with
due caution as they are held to account to a much
higher ethical standard than the private sector or
the not-for-profit community.
5.
Bien que ces types d'kvenements representent
la fagon dont les associations industrielles et le secteur
privC font affaire ou un moyen courant de recueillir des
fonds pour les organismes sans but lucratif ou de
bienfaisance, les membres des FC et les employes du
MDN doivent aborder la question des tournois de golf
avec toute la prudence nkcessaire, car ils sont tenus de
respecter des norrnes ethiques beaucoup plus strictes
que dans le secteur prive ou les milieux caritatifs.
6.
Should you require assistance in making a
COI determination, do not hesitate to contact
Ms. Carole Tremblay Quesnel from the COI
section at (613) 995-0229.
Au cas oii vous auriez besoin d'aide pour
6.
determiner s'il y a conflit d'intersts, n'hesitez pas a
communiquer avec Mrne Carole Tremblay Quesnel de
la section CI au (613) 995-0229.
CS Ex
Le Directeur - PED
Le colonel
b
Yvon Desjardins
Colonel
Director - DEP
6 13 996-0544
Annex A
Annexe A
Golf Tournament COI Questions and
Considerations
Questions et considerations likes aux conflits d'intksts
dans le cadre des tournois de golf
Dist List (page 4)
Liste de distr (page 4)
Dist List
Liste de distr
VCDS Ethics Coordinator
DOS/SJS Ethics Coordinator
ADM(Po1) Ethics Coordinator
CMP Ethics Coordinator
ADM(Mat) Ethics Coordinator
CMS Ethics Coordinator
CLS Ethics Coordinator
CAS Ethics Coordinator
Comd CANCOM Ethics Coordinator
Comd CEFCOM Ethics Coordinator
Comd CANSOFCOM Ethics Coordinator
Comd CANOSCOM Ethics Coordinator
ADM(Fin CS) Ethics Coordinator
ADM(1E) Ethics Coordinator
ADM(HR-Civ) Ethics Coordinator
A/ADM(IM) Ethics Coordinator
ADM(S&T) Ethics Coordinator
CRS Ethics Coordinator
JAG Ethics Coordinator
ADM(PA) Ethics Coordinator
CMJ Ethics Coordinator
VCEMDICoordonnateur de 1'Cthique
DEM/EMIS/Coordonnateur de l'ethique
SMA(Pol)/Coordonnateur de l'ethique
CPMICoordonnateur de l'ethique
SMA(Mat)/Coordonnateur de l'ethique
CEMFMICoordonnateur de l'ethique
CEMATICoordonnateurde l'ethique
CEMFNCoordonnateur de l'ethique
Cmdt COM CanadalCoordonnateur de l'ethique
Cmdt COMFECICoordonnateurde l'ethique
Cmdt COMFOSCAN/Coordonnateur de l'ethique
Cmdt COMSOCAN/Coordonnateur de l'ethique
SMA(Fin SM)/Coordonnateur de l'ethique
SMA(1E)ICoordonnateur de l'ethique
SMA(RH-Civ)/Coordonnateur de l'kthique
SMA(GI)/I/Coordonnateur de l'ethique
SMA(S&T)/Coordonnateur de l'kthique
CS ExICoordonnateur de l'kthique
JAGICoordonnateur de l'kthique
SMA(AP)/Coordonnateur de l'kthique
JMCICoordonnateur de l'ethique
Annex A
1000-26-8 (Dir DEP)
13 Apr 07
Annexe A
1000-26-8 (Dir PED)
Le 13 avril07
GOLF TOURNAMENT
COI OUESTIONS AND CONSIDERATIONS
QUESTIONS ET CONSIDERATIONS LIEES AUX
CONFLITS D'INTERETS DANS LE CADRE DES
TOURNOIS DE GOLF
The following are some key questions for CF
members and DND employees to ask when
considering participation in a golf tournament:
Voici quelques questions clks que les membres des FC et
les employes du MDN doivent se poser lorsqu'ils
envisagent de participer a un tournoi de golf:
Event Considerations
ConsidCrations likes i 1'CvCnement
1.
If the golf tournament is a charitable
fundraiser:
1.
Si le tournoi de golf vise a recueillir des fonds a
des fins caritatives :
a. Does it involve a recognized or
DNDICF-endorsed charitable
organization or an endorsed defence
industry association?
What percentage of profits goes to the
charitable recipient or organization?
Where do any surplus funds go? Is
the event a fagade, where
opportunities exist for privileged
access to CF members or DND
employees?
a. Concerne-t-il un organisme de bienfaisance
reconnu ou appuye par le MDNIles FC, ou
une association appuyke de l'industrie de la
defense?
b. Quel pourcentage des profits va a
l'organisme de bienfaisance? Ou vont les
fonds excedentaires? L'evenement est-il une
faqade, a savoir qu'il offre des possibilites
d'acc6s privilegie aux membres des FC ou
employes du MDN?
2.
What types of prizes are included in the
registration fees? What value are they? Do they
include any major corporate prizes? Are they of
minimal value such as a promotional item or
souvenir? Are they donated from a major
corporation or defence contractor or supplier?
2.
Quels types de prix sont inclus dans les frais
d'inscription? Quelle est leur valeur? Comprennent-ils
d'importants prix offerts par une entreprise? S'agit-il de
prix d'une valeur minimale, comme des articles
promotionnels ou des souvenirs? Sont-ils donnes par une
grande societe, un grand entrepreneurlfournisseur dans le
domaine de la defense?
Is personal or professional contact
3.
information collected for any draws? Who is the
recipient of that information and how will it be
utilized?
3.
Recueille-t-on des renseignements personnels ou
professionnels pour un tirage? Qui regoit cette
information et comment sera-t-elle utilisee?
Annex A
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13 Apr 07
Annexe A
1000-26-8 (Dir PED)
Le 13 avril07
4.
Who are the tournament's sponsors or
partners? Have you reviewed the entire list of
tournament participants to determine any
corporate participation over and above
sponsorship?
4.
Quels sont les commanditaires/partenaires du
tournoi? Avez-vous revu la liste complete des
participants au tournoi pour determiner toute
participation d'une entreprise au-dela d'une
commandite?
5.
Is there any "free" hospitality associated
with the event, courtesy of a sponsor or partner?
Do any such sponsors or partners do business or
plan to do business with DNDICF?
5.
L' Cvhement comporte-t-il des marques
d'hospitalite offertes (( gracieusement 1) par un
commanditaire ou un partenaire? Ce commanditaire ou
partenaire fait-il ou prevoit-il faire affaire avec le
MDNIles FC?
6.
How is the event structured? Are there
"select" foursomes for golf where CF members
or DND employees are singled out? Are there
corporate-sponsored tables or "invitation only"
seating at any related activities or receptions?
6.
Comment l'evenement est-il structure? Pour le
golf, y a-t-il des quatuors (< choisis >> dans lesquels des
membres des FC ou des employes du MDN sont
spkcialement visks? Y a-t-il des tables commanditees par
une entreprise ou des places (( sur invitation seulement >>
lors d'activites ou de receptions connexes?
7.
What is the participant mix? Has
DNDICF been singled out as an individual
government participant or are a number of other
government departments participating? Is it a
mix of individual, government, private and notfor-profit participants? Is this a defence industry
association-led event?
Quelle est la composition des participants? Le
7.
MDNIles FC ont-ils ete specialernent vises en tant que
ministkre participant ou y a-t-il un certain nombre
d'autres rninisteres qui participent a l'evhement? Les
participants comptent-ils des particuliers et des
representants du gouvernement, du secteur prive et
d'organismes sans but lucratif? Est-ce un evenement
organis6 par une association de l'industrie de la defense?
CF Member or DND Employee
Membre des FC ou employ6 du MDN
8.
Does the participation of CF members or
DND employees represent a broader interest such
as the development or promotion of strategic
alliances?
La participation des membres des FC ou des
8.
fonctionnaires est-elle profitable a une plus grande
echelle, notamment pour l'elaboration ou la promotion
d'alliances strategiques?
Do you have any private or business
9.
interests that would benefit from participation in
this event?
Avez-vous des interets prives ou commerciaux
9.
qui beneficieraient de votre participation a cet
evenement?
Annex A
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13 Apr 07
10.
Do you sit on the organizing committee
or are you a member of the Board organizing this
event?
What are your official duties?
a. Do they involve any contractingrelated duties such as technical
specialist, project authority, bid
review or the development of a
statement of work?
b. Do you have access to any inside
knowledge or privileged information
that is not generally available to the
public that may provide an advantage
to any participants?
Annexe A
1000-26-8 (Dir PED)
Le 13 avril07
10.
Siegez-vous au comite organisateur ou 6tes-vous
membre du conseil qui organise cet evenement?
11.
Quelles sont vos fonctions officielles?
a. Comportent-elles des tiiches likes a la
passation de contrats, par exemple a titre de
specialiste technique ou de responsable de
projet ou en ce qui a trait a l'examen de
soumissions ou a l'elaboration d'un enonce
des travaux?
b. Avez-vous acces a des renseignements
privilegies qui ne sont generalement pas mis
a la disposition du public et qui peuvent
profiter a des participants?
c. Does your official role require you to
liaise with private sector? Would
participation in this tournament assist
you in your official duties or role?
c. Votre r6le officiel vous oblige-t-il a assurer
la liaison avec le secteur prive? Votre
participation a ce tournoi vous aiderait-elle
dans vos fonctions ou votre r6le officiels?
d. Do your official duties involve any of
the tournament participants, sponsors,
or partners?
d. Vos fonctions officielles vous mettent-elles
en relation avec l'un des participants,
commanditaires ou partenaires du tournoi?