Procédure pour la synchronisation agenda - EdT

ADE
Documentation Grenoble INP
Procédure pour récupérer son emploi du temps
dans son agenda
Version 1.30
Juillet 2015
Historique des versions
Version
1.00
1.10
Date
14 janvier 2014
7 mars 2014
Auteur
Hélène Veuillet
Hélène Veuillet
1.20
24 juin 2014
Hélène Veuillet
1.21
24 juin 2014
Hélène Veuillet
1.30
2 juillet 2015
Bruno Teyssier
Contenu
Version initiale
Sécurité et smartphone
Applications pour smartphones Android avec abonnement à agenda privé
Actualisation 2014-2015
Préconisations sur la fréquence de synchronisation
Construction automatique de l’URL
Construction manuelle de l’URL avec plusieurs types de paramètres
Correction sur la fréquence de synchronisation agenda : Il est préférable
de mettre la fréquence la moins élevée et de lancer une synchronisation
manuelle en cas de besoin.
Ajout de la synchronisation avec Zimbra, utilisé par les enseignants de
l’Esisar
ADE
Documentation Grenoble INP
Sommaire
1
Introduction ________________________________________________________________________ 3
2
Export agenda ______________________________________________________________________ 4
3
Abonnement agenda ________________________________________________________________ 4
3.1
a)
b)
3.2
a)
b)
c)
d)
Construction de l'URL ___________________________________________________________________ 4
Construction automatique de l'URL dans directPlanning __________________________________________________ 4
Construction manuelle de l'URL _____________________________________________________________________ 5
Création du compte avec abonnement _____________________________________________________ 6
Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird ________________________________________ 6
Créer un compte avec abonnement dans Zimbra 8.6 ____________________________________________________ 8
Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android ___________________________________________ 9
Créer un compte avec abonnement sur un iPhone _____________________________________________________ 10
A propos de ce document
La version la plus à jour de ce document est accessible par les utilisateurs du client de planification d'ADE à partir du menu
'Documentation/Documentation INP' d'ADE, client lourd ou client web.
Ce document s'adresse aux enseignants de Grenoble INP.
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ADE
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1
Introduction
L'emploi du temps ADE peut être consulté dans un navigateur web grâce à la fonctionnalité directPlanning d'ADE.
Il est possible dans directPlanning, d'exporter son emploi du temps ADE dans un fichier ics que vous pourrez importer
manuellement dans votre outil d'agenda. Cette fonctionnalité sera décrite plus loin dans le paragraphe 'Export agenda'. Pour
avoir des données à jour dans votre outil d'agenda, il faudra renouveler l'opération d'export/import.
Une autre fonctionnalité d'ADE, directCal, permet d'avoir dans son outil d'agenda, des données actualisées automatiquement.
La solution consiste à construire une url précisant les données à récupérer et de créer un compte avec abonnement à cette url
dans l'outil d'agenda. Cette fonctionnalité est décrite plus loin dans le paragraphe 'Abonnement agenda'.
Cette fonctionnalité fonctionne pour les outils d'agenda qui permettent l'abonnement à un agenda privé (la consultation de
l'emploi du temps est soumise à une authentification Agalan) :
- Thunderbird Lightning,
- Applications icssync et calendarSync sur Android (payantes)
- IOS (Iphone) /
- Ical Mac OS
Il ne fonctionne pas avec Google agenda pour le moment.
Les deux méthodes utilisées en parallèle permettent d'identifier les modifications (mais surchargent un peu l'agenda).
La fréquence de mise à jour de l'emploi du temps est paramétrable dans votre outil d'agenda, veillez à ne pas mettre
une fréquence trop élevée pour ne pas surcharger le serveur inutilement. Il est préférable de mettre la fréquence la
moins élevée et de lancer une synchronisation manuelle en cas de besoin.
Lorsque vous renseignez vos identifiants Agalan dans votre smartphone, vous devez protéger ces données en
suivant les recommandations de sécurité diffusées sur l'intranet :
http://dsi.grenoble-inp.fr/securite/smartphone-et-securite-582596.kjsp?RH=1272877721409
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Export agenda
Voici les étapes à suivre dans directPlanning:
1. A partir de l'écran directPlanning, sélectionner les ressources à afficher à gauche et les semaines en bas
2. Cliquer sur 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre :
3. Importer le fichier ics dans son outil d'agenda
Dans Thunderbird/Lightning, utilisez le menu 'Evènements et tâches/Importer...'
3
Abonnement agenda
3.1 Construction de l'URL
a)
Construction automatique de l'URL dans directPlanning
Voici les étapes à suivre dans directPlanning:
1. A partir de l'écran directPlanning, sélectionner les ressources à prendre en compte
2. Cliquer sur le lien 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre
3. Dans la fenêtre 'Export agenda, Il n'est pas utile de modifier les dates, l'année complète est sélectionnée
systématiquement :
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Cliquer sur le bouton 'Générer URL'
4. L'URL est automatiquement créée avec en paramètre, les numéros des ressources sélectionnées dans la première
étape :
b) Construction manuelle de l'URL
Avec un paramètre email :
https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/2014-2015/[email protected]
L'URL doit avoir au minimum un paramètre, l'email comme dans le modèle ci-dessus ou/et un ou plusieurs paramètres parmi :
- resources : numéros des ressources à sélectionner
- name, code ou type : différents critères de recherche des ressources à sélectionner
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Pour connaitre le n° d'une ressource, on peut placer le curseur
au-dessus de la ressource et le n° s'affiche en bas à gauche de
la fenêtre :
L'URL serait par exemple :
https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/20142015/enseignant?resources=210,212,213
Il est possible de combiner des paramètres en utilisant le
caractère '&' comme séparateur, par exemple :
https://edt.grenoble-inp.fr/directCal/20142015/enseignant?resources=210,212,213&
[email protected]
3.2 Création du compte avec abonnement
a) Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird
Dans l'onglet Agenda, faire
un clic droit puis 'Nouvel
agenda'
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Choisissez l'option 'Sur le réseau' puis
cliquez sur 'Suivant'
Renseigner l'URL construite dans l'étape
1 dans la zone 'Emplacement' puis
cliquez sur 'Suivant'
Renseigner un nom d'agenda, choisissez
une couleur puis cliquez sur 'Suivant'
Cliquez sur 'Terminer'. Les
activités ADE sont visibles
dans Lightning.
Faire un clic droit sur
l'agenda créé et
sélectionner 'Propriétés',
changer la fréquence
d'actualisation. Il est
préférable de mettre la
fréquence la moins élevée
et de faire une
synchronisation manuelle
en cas de besoin.
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Lors de la première
connexion, Thunderbird
affiche la fenêtre
d'authentification avec
possibilité d'enregistrer les
paramètres de connexion.
Renseignez vos
identifiants Agalan.
Cochez la case 'Utilisez le
gestionnaire de mots de
passe...' si vous souhaitez
éviter la resaisie..
b) Créer un compte avec abonnement dans Zimbra 8.6
Dans l’onglet Calendrier, faire un clic sur la roue
dentée, puis « Ajouter un calendrier externe »
Choisir l’option « Ajouter un calendrier externe
(autre) », cliquez sur ‘suivant’
Choisi l’option Type «Abonnement iCAL »
Dans le champ URL ICS il faut renseigner l'URL
construite dans l'étape1 en insérant son nom
d’utilisateur Agalan suivit de son mot de passe séparé
par « : » suivit d’un « @ »
Par exemple : https://teyssieb:[email protected]/directCal/2015-2016/enseignant?resources=12345
Puis cliquez sur 'Suivant'
Choisir un nom et une couleur pour le calendrier puis
cliquez sur OK.
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c)
Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android
Les applications suivantes proposent une fonctionnalité d'abonnement à un agenda privé :
• icssync, payant après 20 j de test (~ 2.86 euros)
https://play.google.com/store/apps/details?id=org.nightlabs.android.icssync&hl=fr
• calendarSync, payant (~ 8.5 euros)
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.icalparse&hl=fr
•
L'application iCalSync2 gratuite permettait de s'abonner à un agenda privé mais cette application n'est plus maintenue
et ne fonctionne pas avec les versions récentes d'Android.
Récupérez l'application
icalSync2 si besoin et ajoutez
un compte
Renseignez l'URL construite
dans l'étape 1
Renseignez les identifiants
de connexion
Les activités ADE sont visibles.
Informations iCalSync2 :
https://play.google.com/store/apps/details?id=org.kc.and.ical&hl=fr
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d) Créer un compte avec abonnement sur un iPhone
Cliquez sur l'application
Règlages puis sélectionnez
'Ajouter un compte' puis
'Autre'
Sélectionnez 'Ajouter un
calendrier avec abonnement'
Renseignez l'URL construite
dans l'étape 1 dans la zone
Serveur, une description de
l'agenda, les paramètres
d'authentification puis
'Enregistrer'
Les activités ADE sont visibles.
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