Office de Tourisme Compte Rendu

17 avril 2014 - 9h30 - Salle ASMEV
Assemblée Générale 2013
Office de Tourisme
Compte Rendu
Assemblée Générale 2013
Office de Tourisme
Ordre du jour
•
•
•
•
•
•
•
•
Rapport moral du Président
Rapport d’activité 2013
Approbation des comptes 2013
Approbation Rapports du Commissaire aux Comptes
Affection du résultat 2013
Présentation du Budget 2014
Election du tiers sortant du Conseil d’Administration
Questions diverses
Rapport Moral du
Président
Bienvenue à tous, merci pour votre présence, je salue Catherine BOCQUET, Dominique
MESNAGE, expert-comptable et commissaire aux comptes fidèles de notre association, les
élus.
L’exercice du rapport moral est un peu compliqué car il s’agit de sortir du feu de l’action
pour se remettre en mémoire l’année écoulée, et parce que s’il y a bien une constante
dans notre activité d’Office de Tourisme, c’est la rapidité avec laquelle les dossiers
s’enchainent !
C’est pourtant bénéfique de se poser un moment pour faire quelques bilans et d’en tirer
profit pour l’avenir, que l’actualité et la diversité des sujets à aborder au fil de l’eau nous
laissent peu de temps
Cela a été de nouveau le cas au cours de l’année 2013 : bien entendu au cours des saisons,
hiver comme été, le rythme s’accélère et il y a peu de loisirs pour ce travail de réflexion,
ensuite, dans les intersaisons, entre la préparation des saisons suivantes, la gestion des
congés, la succession des réunions, c’est compliqué de trouver du temps…
2013 a donc été de nouveau une année pleine, avec un niveau d’activité nous
conduisant parfois à la limite de la surchauffe.
Sans rentrer dans le détail du compte rendu d’activité que nous sera présenté ensuite, je
voudrais juste faire ressortir quelques faits marquants :
En 2013, de nouveau en complément d’un programme d’animations et d’événements
déjà riche et ambitieux au regard de nos capacités, budgétaires comme en moyens
humains, nous avons été amenés à faire face, au-delà des prévisionnels (financiers
comme d’activité), à des circonstances qui nous ont obligés à s’adapter, à composer.
Je citerai Les Automnales du Faucigny, malgré une météo peu favorable, et en matière
de promotion la mise en place d’une collaboration nouvelle avec Antoine Dénériaz,
collaboration qui pour être réussie a demandé une réflexion importante, des actions
nombreuses, qui sur leurs premières mises en application, en fin d’année 2013 sont
porteuses de satisfactions et de nombreux espoirs qui confortent ce choix.
2013 a vu aussi la concrétisation de certains objectifs que nous avions fixés :
Avec l’aide de notre expert comptable, nous avons désormais des outils opérationnels qui
nous permettent un suivi quasi au jour le jour notre activité.
A la fin de l’année 2013, nous avons pu aussi prendre possession des locaux libérés par le
Ski-Club (je remercie à cette occasion le soutien de notre commune et en particulier le rôle
des élus qui se sont investis pour rendre possible ce transfert) : c’est une grande
satisfaction que de pouvoir disposer pour notre personnel de conditions de travail plus
conformes à ce qu’ils peuvent légitimement attendre.
Je suis très attaché au travail associatif et je crois beaucoup à la force que permet la
mobilisation de nos réflexions communes, et c’est une satisfaction d’avoir pu en 2013
réactiver le travail en commission qui au delà des réunions trimestrielles du Conseil
d’Administration, des consultations régulières du Bureau, donnent un vrai sens à notre
statut associatif.
Je citerai le travail toujours en cours sur la carte activité après la mise en sommeil de la
carte Morill’One, je citerai la commission événements qui a planché sur le futur « Antoine
Dénériaz challenge », qui suscite beaucoup d’intérêt, je citerai la commission animations
qui a permis de mettre autour de la table de nombreuses personnes, enfin je citerai le
travail effectué pour la réalisation d’un projet essentiel pour nous qui était le changement
de notre site internet
Notre nouveau site est en ligne.
Cette mise en ligne est aussi une satisfaction du point de vue de la gestion, en prenant
l’option de se donner le moyen de financer cet outil central à notre activité en interne,
avec notre capacité d’autofinancement, notre Conseil d’Administration assure la
pérennité de cet outil pour l’avenir.
Un mot sur les actions transversales qui montent en puissance : GME pour l’hiver sur le
Grand-Massif, avec pour concrétisation un spot TV diffusé à l’automne 2013 (1 première
pour le Grand-Massif), et la collaboration avec les offices du territoire de
l’intercommunalité qui continue de déboucher sur des actions concrètes : participation à
des salons, formations internes, travail sur le territoire de randonnée (cartes …)
Ce rapport moral est l’occasion pour moi de formuler quelques remerciements :
Nos actions sur le terrain ne seraient tout simplement pas envisageables sans la présence
et la mobilisation d’une équipe de bénévoles fidèles, sympathiques et dynamiques.
Il nous serait également impossible de travailler au quotidien sans la collaboration efficace
et zélée des services techniques, sans l’appui des services administratifs de la Mairie.
Le soutien de notre Municipalité est également sans faille, et nous sommes honorés de la
confiance qui nous est accordée. Merci aussi à notre Conseil d’Administration, membres
du Bureau, qui répondent régulièrement présents.
Merci à vous tous, nos adhérents, vers qui notre travail est tendu, pour votre soutien, vos
idées, vos suggestions, critiques constructives.
Remerciement aussi à notre équipe salariée, dirigée par Valérie Serpollet qui effectuait en
2013 sa première année complète. Equipe qui fait plaisir à voir travailler, car on voit dans
leur attitude un investissement considérable, un attachement évident à « leur » office,
mais aussi un enthousiasme contagieux.
Un dernier mot, pour parler de 2014, déjà entamé.
D’abord je souhaite exprimer ma volonté forte de continuer les actions entreprises, c’est
pourquoi, faisant partie du tiers sortant je me présenterai à nouveau tout à l’heure à vos
suffrages et je proposerai ensuite au Conseil d’Administration de continuer à ce poste.
De nombreux chantiers et points d’amélioration restent à traiter, de nouveaux sujets aussi
apparaissent, j’exprime le souhait que l’Office de Tourisme, conformément à ses missions
statutaires puisse avoir, dans leur traitement, toute sa place.
Ensuite, je voudrai aussi profiter de la mise en place d’une nouvelle équipe municipale
pour avoir en 2014 un travail de réflexion stratégique commune pour les années à venir.
Merci pour votre attention, je vous souhaite une bonne Assemblée Générale, et je laisse
la parole à nos techniciens pour la présentation du rapport d’activité 2013.
Dominique PLU
Président de l’association « Office de Tourisme de Morillon »
Rapport d’Activité
2013
Rapport d’activité 2013
ACCUEIL
INFORMATION
Accueil et information de la clientèle
Accueil
Information
• Nouveaux horaires d’ouverture au village
 En hiver : horaires identiques sur toute la saison
 En été : meilleure amplitude d’ouverture grâce à horaires décalés
 En intersaisons : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h
• Accueil des visiteurs
 Toute l’année au village : 11 145 personnes renseignées à l’accueil et
5 249 appels téléphoniques
 En saisons au Point I des Esserts : 467 passages
Accueil et information de la clientèle
Accueil
Information
• Traitement des demandes d’information
 1347 brochures envoyées contre 1556 en 2012
 8000 brochures téléchargées contre 5858 en 2012
• Alimentation de bases de données et diffusion d’informations
SITRA (Système d’Information Touristique Rhône Alpes), site internet,
Facebook, questionnaires …
• Bourses d’échange UDOTSI, en intersaisons, à Douvaine
Diffusion de brochures auprès des offices de tourisme du département
Accueil
Information
Billetterie
Conventions avec des prestataires de services adhérents pour la
commercialisation de leurs produits contre commissionnement :
• Accompagnateurs Moyenne Montagne
• Profeel Parapente
• Ski de fond (SIVHG)
• Société de pêche (à titre gracieux)
Boutique
• Objets publicitaires : Tee shirt, Casquettes, posters, stylos,...
• Topos-guides : raquettes, randonnées, VTT
• Services payants : photocopies, envoi de fax, consultation internet
Gestion d’infrastructures de loisirs
• Patinoire du Lac Bleu
Accueil
Information
• Tennis des Esserts
• Tennis de Morillon-Verchaix , en cogestion avec les 2
communes, l’OT de Verchaix et le tennis club de MorillonVerchaix
Rapport d’activités 2013
COMMUNICATION
PROMOTION
Marketing – Web Marketing
Les Éditions en chiffres
Les Editions
La création de tous les supports est réalisée en interne
•
•
•
•
•
Programmes d’animations été (5000 ex.) et hiver (8000ex.),
Brochure hiver/été 2013-2014 (10000 ex.),
Dépliants été de la Carte Morill’One (2000 ex.)
Mise à jour des plans de localisation du village et des Esserts (4000 ex.)
Affiches , formulaires d’inscriptions aux différentes manifestations (Dré
dans l’Pelly, Dré dans l’Pentu, Happy End Banked Slalom, Hivernales du
Haut Giffre, Carnaval, etc),
• Réalisation et diffusion des Dossiers de presse été & hiver.
• Le Pole Montagne a réalisé un agenda des événements (pilotage et
réalisation par l’OT de Morillon) diffusé à 10 000 ex. dans toutes les
boites aux lettres de la Vallée du Giffre
www.morillon.fr
Internet
Mise en ligne en février 2014, cette version de morillon.fr engagée en
2013, développée en « Responsive Web Design », répond aux standards
des besoins des usagers en mobilité en « s’adaptant automatiquement
aux différents supports d’utilisation, qu’ils soient smartphone, phablette,
tablette ou ordinateur personnel ».
Un travail en profondeur a été effectué pour permettre une plus grande
mise en avant et une meilleure lisibilité des fiches de nos adhérents.
Internet
www.morillon.fr
Internet
Fort de près de 15 ans d’existence, le site de Morillon jouit d’un excellent
référencement et positionnement dans les moteurs de recherche.
Morillon.fr décroche ainsi 14 premières positions dans les moteurs de
recherche et est présent sur 71 premières pages de Google.
Les moyens :
• Campagne d’achat de Mots-Clés – Morillon.fr
• Campagne de Référencement - Morillon.fr
Nombre de visite en progression de 10,84% dont une progression du
nombre de visiteurs uniques de 10,07%, soit une fréquentation totale de
près de 330 000 visiteurs.
Un Facebook en progression avec près de 2200 ami(e)s
Internet
www.morillon.fr en chiffres :
Les actions Marketing
Renforcement de l’image de Morillon Tourisme par :
Le Marketing
Habillage graphique des 2 véhicules
Diffusion de support de promotion : stylos, sac papier, casquettes…
Sets de table pour les restaurateurs
Renouvellement des visuels 4x3 à Chatillon, 3x2 entrées du village et des
Esserts
Les opérations de Promotion
La Promotion
• Automnales du Faucigny :
Conception, pilotage, déploiement du plan de communication.
Budget : 30 000€ TTC : campagnes PQR, bus, radio, TV (spots + émission
spéciale), 4x3, affiches, fly… Composition graphique de l’ensemble des
supports de communication en interne.
• Carte Morill’One : Campagnes de bannièrage Skiinfo (hiver) +
Cityzenkid Lyon (été), création et diffusion document d’appel…
• Ouverture TC10 : Banderoles, Campagne Radio, Insertion Vélo Vert
• Grand Massif Evolution : Campagne TV (437 spots, du 22/11 au
01/12/13, sur Canal+, France 2, BFM…), Salon Pro « Grand Ski »
• Montagnes du Giffre : Agenda, MAJ du fond cartographique & de la
carte « Randonnées et Tours », Publireportage de 5 pages « Vallée du
Giffre » dans Alpes Loisirs …
•
Salon « Station Lyon Neige » : du 20 au 23/11/13 à Lyon
La Presse
Les Relations Presse
Les accueils
•
14/01/13 : TV8 Mont-Blanc : LGO & Odyssée Pour Tous
•
24/01/13 : The Sun, B There, TNT, Planet Ski, Sunday Mail, Sunday
Post - Grand Massif & stations
•
27/03/13 : Guardian, The Financial Times - Grand Massif & stations
•
28/02/13 : TF1 - Grand Massif et stations
•
25/08/13 : Cuisine Actuelle - La Soupe Châtrée
•
05/10/13 : TV8 Mont-Blanc - Les Automnales
Les conférences
•
Workshop presse SMBT à Paris le 25/09/13 - 100 pax
•
Conférence de presse LGO à Paris le 14/11/13 - 50 pax
•
Conférence de presse SMBT à Lyon le 21/11/13 - 30 pax
Les retombées
• TF1 - JT13h le 17/03/13 : Zoom sur le Grand Massif
• La Place du Village le 19/12/13 - Automnales
• France Inter le 26/12/13 - Odyssée Pour Tous
• Des articles dans la presse écrite française & étrangère
Rapport d’activités 2013
LES EVÉNEMENTS
L’Événementiel comme Vecteur de Communication
HIVER
Les Hivernales du Haut
Giffre à Samoens
La Grande Odyssée et
l’Odyssée pour Tous
Tatu Handi Day
Événements :
LGO et Odyssée pour Tous, Les
Hivernales du Haut Giffre, Dré
dans l’Pelly, Carnaval, Tatu
Handy’day, Banked Slalom
(annulé), …
HIVER
Arrivée de la
Grande Odyssée
Savoie Mont Blanc
Journée TATU
Handy’Gliss
La Grande Odyssée
Savoie Mont Blanc
Morillon fait
son Carnaval
ÉTÉ
Y’a l’Feu au Lac
Dré dans l’Pentu
Championnat de France Master
VTT DH
Événements :
Enduro Series, Tour des Pays de
Savoie, Tour du Val d’Aoste, La Dré
dans l’Pentu, Y’a l’feu au lac, Rallye
du Mt Blanc, Automnales, Fête du
Pitin…
Enduro Series
Eté - Automne
Tour du Val d’Aoste
Fête du Pitin
Les Automnales
Rapport d’activités 2013
LES ANIMATIONS
Des loisirs accessibles…
Les Animations Hivernales
En périodes scolaires
Animation
Descente en luge de la Marvel
Apéro Quizz Musical
Yukigassen (bataille de boules de
neige)
Baby Foot Géant
Contes de nos montagnes
Balade contée de nos montagnes
Visite guidée de Morillon et
dégustation
Pot de bienvenue et Descente aux
flambeaux à Morillon 1100
Soirée nocturne à la patinoire
Course d'orientation à ski
SkiSet Freestyle Contest
Buggy Race
Spectacle enfants
Curling
Amène ta luge
Qualité
parfait
parfait
bon
bon
bon
bon
bon
bon
moyen
moyen
moyen
moyen
moyen
mauvais
nul
Les Animations Hivernales
Hors vacances scolaires
Qualité
animations
affluence
les tops
le quizz musical
soirée conférence (astro, plantes)
pot d'accueil OT Esserts
enquête morillonnaise
trésor de Morillon
entre 20 et 30 personnes
les moyennes
les moyennes
les flops
les flops
entre 0 et 15 personnes
entre 0 et 70 personnes
entre 0 et 10 personnes
Constats :
• Créneaux de ski à proscrire sauf si animation sur les pistes.
• Les animations participatives attirent plus que les animations passives.
• La culture attire quand elle est gratuite !
• Les réussites concernent des animations réalisées en coopération avec les acteurs
de la station.
• Difficulté à mobiliser les vacanciers hors période de vacances scolaires.
Orientations :
• Conservation des Tops.
• Rester dans la même ligne avec des nouveautés liées à l’apparition de nouvelles
pratiques.
Les Animations Estivales
Nom objet
Atelier funambulisme
Practice de Golf
Partie de pêche
Water Golf
Atelier fabrication d'objets en
bois
Visite guidée de Morillon et
dégustation
Atelier sculpture sur ballon
Spectacle : Music-hall
Balade de reconnaissance et des
usages des plantes sauvages
Course de voitures
télécommandées
Fête nationale Suisse
Atelier fabrication de cerfs
volants
Water Ball
Yoga : détente et vitalité
bilan général
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
très bon
Nom objet
Atelier cirque
Tournoi de pétanque
Stage de Guitare
Pétanque Golf Barbecue
La Montée Impossible à VTT
Atelier Graph
Frisbee
Concert de la Fête Nationale
Les Gonflables en Fête
Concert de Guitare : Jean Claude Mauro
Concert Pop Rock : Eulalie
Footing
Tir à l'arc
bilan général
bon
bon
bon
bon
bon
bon
mauvais
mauvais
moyen
moyen
moyen
moyen
moyen
Les Animations Estivales
Constat :
- Augmentation de la fréquentation par rapport à l’an passé
- Les activités participatives ++
- Les activités ludiques ++
- La culture (gratuite) ++
- Les lieux d’animations sont également un critère de succès de l’animation lorsqu’il
n’y a pas besoin d’inscription
- Les semaines thématiques trop nombreuses (se recentrer sur les possibles)
Orientations :
- Donner de la cohérence aux animations (2 semaines thématiques)
- Développer les activités ludiques et permettant à un maximum de participer
- Concernant le tir à l’arc : passer à des animations hebdomadaires
- Ne pas faire trop de doublons dans les animations
Comptes 2013
Approbation des
Comptes 2013
à l’unanimité à main levée
Rapports
du Commissaire aux
Comptes
Approbation des rapports
du CAC à l’unanimité
à main levée
Affectation du résultat
2013 en report à nouveau
à l’unanimité à main levée
Plan d’actions 2014
Pole Direction
Organisation interne
• Réorganisation du travail avec clarification des postes, valorisation des métiers
• Adaptation des locaux de travail
Vie Associative
• Respect du calendrier annuel associatif : 1 AG + 4 CA + Bureaux
• Implication des administrateurs via 4 commissions de travail : « Promotion &
Communication », « Evenements », « Animations », « Carte MO1 »
• Information des adhérents via différents outils : réunion, newsletter, blog
Pole Direction
Stratégie Touristique
• A l’échelle Communale
Nouvelle signalétique de Morillon ; Fonctionnement de la Patinoire du Lac Bleu ;
Dispositif d’accueil aux Esserts ; Projet de recensement des meublés ; etc…
• A l’échelle Intercommunale
 Via l’Association Grand Massif Evolution : Soirée - débat « Ski de
Printemps » & création d’un groupe de réflexion stratégique
 Avec les OT du Giffre : Plan d’actions été 2014 « Montagnes du Giffre »
Pole Accueil & Information
Une année 2013 mouvementée, d’où le report de certaines actions 2013 sur 2014 :
Classement de l’Office de Tourisme
• Obligation des communes touristiques & de la marque « Qualité Tourisme »
• Demande de classement en Catégorie 3
• Dossier déclaratif envoyé en Préfecture en Avril 2014
Poursuite de la Démarche Qualité
• Achèvement du dispositif d’accompagnement de l’UDOTSI 74
• Consolidation des procédures qualité mises en place : indicateurs de
fréquentation ; brochure d’appel ; information clientèle ; affichage ; gestion des
stocks ; interaction avec les adhérents ; etc….
Pole Communication & Promotion
Définition d’une stratégie de promotion
• Promotion « produits ». Objectif = fréquentation
Suspension de la carte Morill’One & étude de faisabilité d’un nouveau produit
Création d’offres packagées en collaboration avec Giffre Réservations
• Promotion « territoire ». Objectif = notoriété
En hiver avec l’association « Grand Massif Evolution »
En été : avec les OT du Giffre & la CCMG
• Promotion « people ». Objectif = se différencier
Contrat de partenariat de 3 ans entre Antoine Dénériaz & l’OT
2 axes de travail : relations presse & événementiel
Pole Communication & Promotion
Développement des relations presse en interne
• Reprise du dossier de presse (sur le fond)
• Création d’un fichier presse mutualisé Communication / Direction
• Exploitation & entretien du « réseau » : SMBT, agences de presse, journalistes
• Implication dans les actions presse : conférences, accueils, voyages de presse
Renforcement des actions marketing / emarketing
• Nouvelles tenues OT ; Réédition des sets de table « Morillon »
• Relance des actions « prospects » : packs « Morillon » lors des événements ;
planification de newsletters ; gestion / stratégie réseaux sociaux
Pole Animations & Evenements
Rationalisation du programme d’animations sur nos 3 sites
• Aménagement des horaires de la patinoire pour l’hiver 2014 et création
d’animations « à la carte »
• Validation d’un nouveau mode de gestion de la patinoire pour l’été 2014
• Adaptation des semaines thématiques pour l’été 2014 : - nombreuses mais + de
contenu : « Arts du Spectacle » ; « Sports Insolites »
• Réduction du volume d’animations / jour
• Affichage qualitatif plutôt que quantitatif
Pole Animations & Evenements
Définition d’une stratégie évènementielle à l’horizon 2015
• Calendrier 2014 aussi dense qu’en 2013 avec : 6 manifestations hiver & 6
manifestations été
• Arbitrage 2014 : arrêt de la course de ski-alpinisme « Dré Dans l’Pelly » &
lancement du « Antoine Dénériaz Challenge »
• Horizon 2015 : Etant donné l’impact financier & humain du calendrier actuel,
approfondissement de la réflexion amorcée quant à la stratégie évènementielle
(objectifs ? cibles ? etc…)
Budget Prévisionnel
2014
BUDGET PREVISIONNEL 2014 VALIDE EN CA DU 23 JANVIER 2014
Produits 2014
Réalisé 2013 Prévisionnel
%
Charges 2014
CHIFFRE D'AFFAIRES
66 091 €
70 000 €
16%
FONCTIONNEMENT
SUBVENTION MAIRIE
365 000 €
365 000 €
84%
TOTAL DES PRODUITS (A)
431 091 €
435 000 €
• CA en hausse & stabilité de la
subvention accordée par la Mairie
• Stabilité des charges de
fonctionnement
• Charges de personnel en baisse :
nouvel abattement taxe sur salaires &
maitrise des provisions CP/RTT
• Projets « Promotion &
Communication » en hausse
• Amortissement en hausse :
autofinancement du site internet
Réalisé 2013 Prévisionnel
%
40 240 €
41 000 €
9%
PERSONNEL
262 159 €
247 000 €
57%
Salaires bruts
177 684 €
169 727 €
Charges sociales
71 003 €
72 512 €
Impôts & Taxes
13 472 €
3 121 €
Stages / Réserve
PROJETS
1 640 €
118 060 €
131 000 €
Promotion & Communication
58 489 €
73 000 €
Evénement
30 974 €
31 000 €
Animation
28 597 €
27 000 €
AMORTISSEMENT
11 000 €
16 000 €
433 465 €
435 000 €
23 228 €
13 000 €
TOTAL DES CHARGES (B)
INVESTISSEMENT
Site internet (23 - 13 KE)
10 000 €
Webcam Lac Bleu
1 000 €
Divers
2 000 €
30%
4%
Election du Tiers
Sortant
1/3 sortant
Sophie Dénériaz ne se représente pas
François Dénarié
André Millet
Elu en 2010
Barruet Laurence
Vuaillat Pablo (démissionaire)
Rétrif Arnaud
Jourdan François
1/3 sortant
Barruet Laurence
Rétrif Arnaud
Jourdan François ne se représente pas
1/3 sortant
Aurélie Bruneau
Lionel Le Moulec
Robert Pérez ne se représente pas
Hivert Philippe
Duverney Pascal
Barreau Denis ne se représente pas
Plu Dominique
Les Candidats :
Elu en 2011
Aurélie Bruneau
coopté en 2011 = Lionel Le Moulec
coopté en 2011 = Robert Pérez
Hivert Philippe
Duverney Pascal
Barreau Denis
Plu Dominique
Elu en 2011
Aurélie Bruneau
Lionel Le Moulec
Robert Pérez
Hivert Philippe
Duverney Pascal
Barreau Denis
Plu Dominique
Philippe Fourbé
François Dénarié
André Millet démissionnaire en 2013
Elu en 2012
Philippe Fourbé
François Dénarié
Elu en 2012
Elu en 2013
Brigitte Deschamps
Fabrice Lefranc
Barruet Laurence
Rétrif Arnaud
Aurélie Bruneau ; Lionel Le Moulec ; Pascal Duverney ; Philippe Hivert ;
Dominique Plu
Election à l’unanimité et à main levée
des membres présents ou représentés :
- Aurélie Bruneau
- Lionel Le Moulec
- Pascal Duverney
- Philippe Hivert
- Dominique Plu
La séance est levée
à 11h30