Manuel du Gestionnaire Entreprise Banque - Segs

Transcription

Gestionnaire Entreprise
Banque
Version 15
Manuel de référence
Composition du progiciel
Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :
le cédérom sur lequel est enregistré le programme,
la documentation électronique, présente sur le cédérom.
Propriété & Usage
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3
Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par Sage.
Documentation Sage.
Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).
Conformité & Mise en garde
Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de
ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.
Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.
La fiche Suggestion
Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel.
Marques
Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage.
Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation.
Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc.
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Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala.
© Sage 2007
Sommaire
Sommaire
Offre Entreprise Banque Sage__ 5
Les logiciels de l’offre Entreprise Banque _____ 6
Menu Aide (?) __________________________________60
Aide.................................................................................. 60
A propos de….................................................................. 60
Documentation en ligne ................................................... 61
Les commandes du Gestionnaire
Entreprise Banque, menu par
menu ____________________________ 7
Présentation de la fenêtre d'application et des
raccourcis clavier ______________________________ 8
Barre de titre.......................................................................8
Barre de menus ..................................................................8
Barre d'outils.......................................................................9
Barre d'état .......................................................................10
Barre verticale ..................................................................10
Equivalents clavier ...........................................................14
Actualiser les droits d’accès au portail............................. 61
Sage sur le Web .............................................................. 62
Interactions des logiciels______63
Fichiers communs _____________________________64
Paramètres société.......................................................... 64
Banques et comptes bancaires ....................................... 64
Natures de mouvement ................................................... 64
Filiales.............................................................................. 65
Tables multi-sociétés ....................................................... 65
Base de référence ........................................................... 65
Menu Fichier ___________________________________17
Modularité _____________________________________66
Visualisation des connexions ...........................................17
Procédure de déconnexion en mode normal....................18
Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel
Entreprise Banque ........................................................... 66
Procédure de déconnexion en mode spécial ...................20
Intégration des relevés de compte................................... 66
Historique des connexions ...............................................21
Purge des mouvements bancaires .................................. 66
Menu Tables ___________________________________23
Description des fichiers utilisés par le
programme_____________________________________67
Sociétés............................................................................23
Devises.............................................................................29
Fichiers de données d'une société .................................. 67
Actualiser les tables multi-sociétés...................................31
Fichiers programme......................................................... 67
Menu Administration __________________________34
Gestion des Utilisateurs ...................................................34
Gestion des modules........................................................40
Paramétrer .......................................................................41
Formats de sortie d’impression ........................................41
Sauvegarde/Purge ...........................................................44
Accès Internet ..................................................................48
Basculer à l’Euro ..............................................................50
Comptes (bascule des…) .................................................50
Titres (bascule des…) ......................................................54
Restaurer une société ......................................................56
Scénario en mode veille ...................................................56
Procédures communes à tous les
modules ________________________72
Menu Fichier (d’un module)____________________73
Ouvrir une société ........................................................... 73
Fermer une société.......................................................... 75
Paramétrer la société ...................................................... 75
Visualisation des connexions........................................... 75
Occupation des tables ..................................................... 76
Calendrier bancaire ......................................................... 76
Fermer la liste .................................................................. 77
Menu Fenêtre __________________________________59
Quitter... ........................................................................... 77
Cascade ..........................................................................59
Gestion du mot de passe ______________________79
Mosaïque .........................................................................59
Réorganiser les icônes .....................................................59
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Renouvellement automatique du mot de passe .............. 80
Gestion de la perte du mot de passe de l’Administrateur 80
3
Sommaire
Menu Action (d’un module) ____________________84
A propos de Maintenance.............................................. 114
Procédure d'importation ...................................................84
Menu Etats (d’un module) _____________________86
Lancement d’une édition ..................................................86
Fonctionnement en réseau __ 115
Aperçu avant impression ..................................................86
Outils de gestion réseau ____________________ 116
Edition graphique .............................................................87
Serveur Sage................................................................. 116
Impression ........................................................................87
Gestionnaire d’applications Sage .................................. 118
Sortie fichier .....................................................................88
Menu Communication (d’un module) __________90
Télécommunication ..........................................................90
Gestion des connexions multiples __________ 121
Message d’alerte à l’ouverture d’une société ................ 121
Règles générales utilisées pour gérer les blocages ...... 122
Internet .............................................................................91
Sauvegardes ___________________ 92
Annexes Techniques_________ 124
Procédure de sauvegarde automatique_______93
Annexe 1. Importations et exportations de
données - Structures de fichiers ____________ 125
Procédure de sauvegarde manuelle __________94
Importation / exportation des banques et comptes bancaires
....................................................................................... 125
Procédure de restauration ____________________96
Importation des prévisions dans Suivi de trésorerie ou Suivi
de trésorerie Pack.......................................................... 130
Structure du fichier des MCF ......................................... 139
Gestion de la base de données 97
Gestion des accès aux bases de données ____98
Outil de maintenance_________ 101
Démarrer, quitter le programme Sage
Maintenance _________________________________ 102
Importation du cours des devises .................................. 140
Importation du cours des OPCVM ................................. 141
Annexe 2. Format des fichiers des mouvements
et soldes _____________________________________ 142
Format normalisé par le CFONB ................................... 142
Annexe 3. Mise en place d’une importation ou
exportation en mode « DOS » _______________ 145
Explication des formats OEM / ANSI ............................. 145
Menu Système _______________________________ 103
Menu Fichier _________________________________ 104
Ouvrir..............................................................................104
Fermer ............................................................................106
Information .....................................................................106
Quitter.............................................................................107
Menu Edition _________________________________ 108
Afficher le journal maintenance ......................................108
Menu Maintenance __________________________ 109
Recopier les données.....................................................109
Agrandir ..........................................................................111
Occupation .....................................................................112
Vérification......................................................................113
Menu Aide (?) ________________________________ 114
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Offre Entreprise Banque Sage
Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements communs à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance Ligne 100 : gestion des sociétés, gestion des devises IN,
bascule des comptes en EURO et gestion de la confidentialité…
Cette documentation est le guide de l'offre bancaire ; elle présente les fonctionnalités du Gestionnaire Entreprise Banque mais également :
l'offre dans son ensemble,
la procédure d'installation des logiciels et du manuel électronique,
les structures de données,
les menus et commandes du Gestionnaire Entreprise Banque,
les procédures communes à tous les logiciels de l'offre en monoposte ou en réseau,
et en annexes, la capacité des logiciels, importation et exportation de données.
Ce manuel est fourni lors de la première acquisition d'un logiciel de l'offre bancaire et reste toujours disponible comme documentation électronique (format PDF lisible avec Acrobat Reader).
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Les logiciels de l’offre Entreprise Banque
La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose des progiciels au cœur de votre système d’information
pour :
Automatiser la gestion de vos flux financiers,
Gérer votre trésorerie à court et moyen terme,
La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose les logiciels suivants :
Suivi de trésorerie100 Pack monoposte ou réseau,
Ce module permet de disposer d’outils d’aide à la décision pour suivre votre trésorerie, émettre des
virements de trésorerie, optimiser vos financements d’exploitation et/ou vos placements.
Suivi de trésorerie 100 monoposte ou réseau,
Ce module permet de maîtriser le suivi de votre trésorerie.
Telbac 100 monoposte.
Ce module est un logiciel de télétransmission permettant de connecter les micro-ordinateurs aux
serveurs bancaires afin de télétransmettre des remises d'ordre et de recevoir des relevés ou des
extraits.
L’offre Entreprise Banque permet à une entreprise de gérer de façon optimale ses opérations bancaires et
d’entretenir une relation banque-entreprise par télétransmission ou Internet en respectant les normes
CFONB.
Le fonctionnement monoposte permet de lancer le Gestionnaire simultanément avec Suivi de trésorerie
Pack ou Suivi de trésorerie. Il concerne :
le module Suivi de trésorerie pour maîtriser le suivi de votre trésorerie
le module Suivi de trésorerie Pack pour vous permettre de disposer d’un outil d’aide à la décision,
d’émettre des virements de trésorerie, d’optimiser vos financements d’exploitation et/ou vos placements.
Les options réseaux permettent à une entreprise d’organiser l’ensemble de sa gestion sur plusieurs postes
simultanément.
En complément des progiciels, Sage propose des contrats d’assistance adaptés aux besoins. Ils permettent
un accès téléphonique privilégié à une équipe de spécialistes qui apportent une réponse précise et personnalisée.
Ces services s’accompagnent de remises spécifiques sur les mises à jour de progiciels, les achats multiples
de progiciels, etc...
Pour de plus amples informations sur la gamme Entreprise Banque ou les services d’assistance, appeler
votre correspondant habituel chez Sage France.
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Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu
Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par
menu
Cette partie présente, après la fenêtre de l’application et les diverses possibilités de personalisation, les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu
Pour plus d’informations, voir...
«Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier», page 8
«Menu Fichier», page 17
«Menu Tables», page 23
«Menu Administration», page 34
«Menu Fenêtre», page 59
«Menu Aide (?)», page 60
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7
Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier
Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements communs
à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque : gestion des sociétés, gestion de la table des devises,
gestion de la confidentialité…
Cette partie exclusivement consacrée au Gestionnaire présente sa fenêtre d'application puis l'ensemble des
traitements qu'il propose.
Après son lancement, la fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque s'affiche.
Barre de titre
La barre de titre affiche l'intitulé du logiciel, soit Gestionnaire Entreprise Banque.
Si la fenêtre de document est agrandie (maximisée dans la fenêtre d'application), sa barre de titre intègre
celle de la fenêtre d'application. Dans notre exemple, la barre de titre affichera : Gestionnaire Entreprise
Banque - Liste des utilisateurs.
Barre de menus
Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque sont regroupées en trois menus : Fichier, Tables, et Administration.
Les autres menus sont communs à tous les modules.
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8
Voir le paragraphe sur les «Menu Fichier (d’un module)», page 73 et suivants.
Barre d'outils
Barre d’outils principale
La barre d'outils sur la fenêtre d'application de chaque logiciel présente sous forme d'icônes les commandes
les plus fréquemment utilisées. Il est ainsi possible de les activer directement sans les sélectionner dans leur
menu respectif.
Commande Quitter du menu Fichier.
Commande Sociétés du menu Tables.
Commande Devises du menu Tables.
Commande Gestion des utilisateurs du menu Administration.
Commande Gestion des Modules du menu Administration.
Commande Aide du menu Aide (?).
Barre d’outils secondaire
La barre d'outils secondaire est contextuelle : à chaque fois qu'une commande appelant une liste est activée,
elle affiche sous forme d'icônes les principaux traitements autorisés sur la liste.
Bouton Créer : correspond à la commande Edition / Créer sur une liste.
Bouton Modifier : correspond à la commande Edition / Modifier sur une liste.
Bouton Supprimer : correspond à la commande Edition / Supprimer sur une liste.
Bouton Dupliquer : correspond à la commande Edition / Dupliquer sur une liste
Bouton Editer : correspond à la commande Etats / Editer sur une liste.
Dans Suivi de
trésorerie et
Suivi de trésorerie Pack
Bouton Visualiser : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.
Bouton Importer : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.
Bouton Sélection : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.
Bouton Tri : correspond à la commande du menu Edition sur une liste
Bouton Recherche : correspond à la commande du menu Edition sur une liste.
Bouton Pointer-Dépointer : correspond à la commande Edition / Opération / Pointer et Edition /
Opération / Dépointer sur une liste de mouvements.
Bouton Financement / Placement : correspond à la commande Structure / Financement / Placement.
Bouton Situation des comptes : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Situation et soldes / Comptes bancaires.
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Bouton Synthèse du jour : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Synthèse
du jour.
Bouton Réalisations : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Réalisations.
Boutons Prévisions : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Prévisions.
Bouton Télécommunication : correspond à la commande Communication / Télécommunication.
Bouton Internet : correspond à la commande Communication / Internet.
Bouton Virements de trésorerie : correspond à la commande Gestion avancée / Virements de trésorerie.
Bouton Valeurs mobilières : correspond à la commande Structure / Valeurs mobilières.
Barre d'état
Dernière ligne au bas de l'écran, la barre d'état affiche en permanence l’intitulé de l'application et le numéro
de version.
Barre verticale
L'affichage de la barre verticale est activé automatiquement dès l’ouverture du logiciel.
La barre verticale occupe le coté gauche et toute la hauteur de la fenêtre du programme ; elle peut être élargie
mais ne peut pas être déplacée.
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10
Paramétrage de la barre verticale
Le contenu de la barre verticale est paramétré à l'aide de son menu contextuel. Il est composé des fonctions
suivantes :
Grandes icônes. Si ce choix est sélectionné, les icônes de la barre verticale sont agrandies et une légende
apparaît en dessous.
Petites icônes. Ce choix réduit la taille d'affichage des icônes ; la légende apparaît dans ce cas à sa droite.
Nouveau groupe. Cette fonction permet de créer un nouveau groupe d'icônes dans la barre verticale. Vous
pouvez lui associer un nom directement.
Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils seront classés par ordre de création.
Enlever le groupe. Cette fonction permet de supprimer le groupe actuellement ouvert dans la barre verti-
cale.
3
Le programme vous demande confirmation avant de s'exécuter
Renommer le groupe. Cette fonction permet de renommer le groupe actif de la barre verticale.
Ajouter une fonction…. Sélectionnez ce choix pour ajouter une fonction à la barre verticale.
Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout de fonctions dans la barre verticale», page 12.
Ajouter un raccourci. Cette fonction vous permet de créer un raccourci pour pouvoir exécuter n'importe
quel fichier (exécutables, fichiers de données, fichiers HTML …) reconnu par Windows.
Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout d'un raccourci dans la barre verticale»,
page 12.
Masquer la barre verticale. Cette fonction permet dissimuler la barre verticale.
Réinitialiser la barre verticale. Cette fonction permet d'annuler les modifications demandées et de reve-
nir à la barre verticale standard.
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Lorsque vous sélectionnez cette fonction, le programme vous met en garde sur la perte de vos
paramètres personnels et vous demande confirmation.
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Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.
Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.
Ajout de fonctions dans la barre verticale
Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter une fonction.
La fenêtre « Ajouter une fonction » dans la barre verticale apparaît.
Pour ajouter une fonction :
1.
Déployez les fonctions disponibles dans l'arbre de sélection grâce à l'icône
2.
Cliquez sur l'intitulé de la fonction à ajouter
3.
Cliquez sur le bouton OK de la fenêtre
La fonction ajoutée est placée dans le groupe ouvert de la barre verticale.
3
Les fonctions sont classées dans le groupe par ordre de création. Pour les déplacer, cliquez sur leur icône
et faites-la glisser à l'emplacement souhaité.
Les fonctions de gestion qu'il est possible d'insérer sont nombreuses ; elles sont relatives à l'application.
Nous vous invitons à consulter votre programme pour connaître toutes les possibilités offertes.
Ajout d'un raccourci dans la barre verticale
Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter un raccourci.
La fenêtre « Ajouter un raccourci dans la barre verticale » apparaît. Il s'agit de la fenêtre classique d'ouverture d'un fichier.
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La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionner celui souhaité puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
N’importe quel type fichier peut être sélectionné (exécutable, documents, données,…).
Les fonctions sélectionnées sont identifiées, dans la barre verticale par :
leur icône,
les 35 premiers caractères de l’intitulé du fichier sélectionné.
Menu contextuel d’un raccourci de la barre verticale
Le menu contextuel accessible lorsque vous sélectionnez une fonction de la barre verticale vous permet de :
Supprimer une fonction de la barre verticale. L'icône de la fonction sélectionnée est supprimée de la
barre verticale. Seul le lien avec l'application est supprimé. Le fichier lié n'est en en aucun cas supprimé.
Renommer la fonction. Cette fonction vous permet d'attribuer un nouveau nom à l'icône de la fonction,
toujours dans la limite de 35 caractères.
Afficher les propriétés de la fonction. Cette fonction affiche la fenêtre Propriété de la fonction sélec-
tionnée.
Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.
Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d’un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône.
Exécution des raccourcis de la barre verticale
Un simple clic sur l'icône du raccourci permet d'en lancer l'exécution grâce à son application de lancement.
Si le type de fichier n'est pas connu de Windows, la fenêtre Ouvert par est affiché afin de vous permettre de
sélectionner le programme à utiliser.
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Afficher la barre
Pour afficher la bare verticale, positionner le curseur de la souris sur la partie gauche de l’écran, faire un clic
droit et sélectionner « Afficher la barre ».
Equivalents clavier
Les logiciels de l'offre Sage Finance sous Microsoft Windows fonctionnent tous de façon similaire, ils peuvent notamment être utilisés avec ou sans souris.
Sans souris, toutes les commandes doivent être exécutées à partir du clavier. La souris ne permet pas de se
dispenser de l'usage du clavier, qui reste obligatoire pour les saisies de texte et de valeurs, mais facilite beaucoup l'exécution des commandes. Nous recommandons fortement son utilisation.
Les logiciels possèdent des raccourcis-clavier qui sont des touches ou des séquences de touches (appui simultané sur plusieurs touches) qui permettent d'exécuter une commande sans quitter le clavier. Ces raccourcis clavier sont présentés ci-après.
Gestion de la fenêtre d'application
Souris
Equivalent clavier
Conséquence
Cliquer sur la case
Système
ALT + ESPACE
Ouvre le menu Système
Cliquer sur la case
Réduction
ALT + ESPACE, D
Réduit le programme sous forme d'icône
Cliquer sur la case
Agrandissement
ALT + ESPACE, A
Taille maximale
Cliquer sur la case
Restauration
ALT + ESPACE, S
Ramène à la taille initiale
Double-cliquer sur la
case Système
ALT + F4
Quitte le programme
Double-cliquer en
dehors de la fenêtre
CTRL + ECHAP
Basculer vers…
Gestion des fenêtres des logiciels
Souris
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Equivalent clavier
Conséquence
Cliquer sur la case Sys- Alt + –
tème
Ouvre le menu Système
Double-cliquer sur la
case Système
Alt + F4
Ctrl + F4
Echap
Ferme la fenêtre
Ferme la liste
Ferme sans enregistrer
Pointer la barre de titre
et glisser
Système / Déplacement
Déplace la fenêtre
Pointer le cadre et faire
glisser
Système / Dimension
Modifie la taille de la fenêtre
14
Souris
Equivalent clavier
Conséquence
Cliquer sur la case
Réduction
Système / Réduction
Taille minimale
Cliquer sur la case
Agrandissement
Système / Agrandissement
Taille maximale
Fenêtres de liste
Souris
Equivalent clavier
Conséquence
Cliquer sur sa ligne
HAUT et BAS
Sélectionne un élément
Double-cliquer sur sa
ligne ou cliquer sur
l'icône Modifier ou sur
la commande Action /
Modifier
Entrée
Ouvre un élément
Cliquer sur l'icône
Créer ou la commande
Action / Créer
Ins
Ouvre une fiche de création
Cliquer sur l'icône Sup- Supp
primer ou sur la commande Action /
Supprimer
Supprime un élément
Cliquer sur l'icône Poin- +
ter-Dépointer ou sur la
commande Action /
Préparation remise /
Pointage / Dépointage
Pointe ou dépointe un élément
Cliquer sur la com*
mande Action / Préparation remise /
Pointage total
Pointe l'ensemble des éléments de la liste
Cliquer sur la com/ (du clavier numérique)
mande Action / Préparation remise /
Dépointage total
Annule le pointage total
Gestion des menus
Souris
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Equivalent clavier
Conséquence
Cliquer sur le nom du
menu
ALT + lettre soulignée
Ouvre un menu
Cliquer sur le nom de la
fonction
Lettre soulignée
Sélectionne une commande
Cliquer à l'extérieur du
menu
Echap
Ferme un menu
Cliquer sur le nom du
menu ouvert
Alt
Quitte la barre de menus
15
Fenêtres de saisie
Souris
Equivalent clavier
Conséquence
Clic sur la zone suivante
Tab
Place le curseur sur la zone suivante
Clic sur la zone précédente
Majuscule + Tab
Ramène le curseur sur la zone précédente
Clic sur une case
d'option
HAUT ou BAS
Sélectionne une option
Clic sur le bouton zoom
caractère quelconque + TAB
Appelle une liste pour sélection d'un élément
TAB pour placer le curseur sur le bouton
puis ESPACE ou ALT + lettre soulignée
Active le bouton sélectionné
d'une zone
Clic sur un bouton
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Menu Fichier
Le menu Fichier propose l’accès aux commandes :
Outils
«Visualisation des connexions», page 17
«Historique des connexions», page 21
Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque
Visualisation des connexions
Fichier / Outils / Visualisation des connexions
Cette commande permet de visualiser le fichier des instances générales. Elle liste les instances d’accès à un
module et les instances d’accès à une société.
On retrouve les informations suivantes :
le nom des utilisateurs,
le nom du (ou des) module(s) utilisé(s),
le nom de la (ou des) société(s) ouverte(s) (raison sociale).
Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction sans lancer de traitement.
Le bouton Actualiser permet la mise à jour de la liste affichée.
Lors d’une utilisation réseau, il est indispensable de pouvoir déconnecter un utilisateur qui a rencontré un problème technique empêchant de
lancer certains traitements.
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17
Les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont conçus à cet effet.
Deux cas peuvent se présenter dans le cas d’un arrêt intempestif du programme :
l’utilisateur tente d’accéder à nouveau au module mais le logiciel détecte qu’il est déjà connecté et
donc le lui signale en entrée dans le programme,
l’utilisateur n’a pas tenté d’accéder de nouveau à un module mais continue à bloquer d’autres utilisateurs.
Dans ces cas, l’administrateur, ou un utilisateur habilité, a la possibilité de déconnecter l’utilisateur bloquant
dans le Gestionnaire.
Procédure de déconnexion en mode normal
Dans le cas où l’utilisateur est habilité à utiliser le traitement Déconnexion, les boutons Déconnecter et Tout
déconnecter sont activés.
Sélectionner alors l’utilisateur à déconnecter en positionnant le curseur sur sa ligne et cliquer
sur le bouton Déconnecter. La sélection s’effectue par utilisateur et par module.
Le bouton Tout déconnecter permet de débloquer tous les utilisateurs qui se trouvaient
dans un module au moment de l’arrêt du programme.
3
Un utilisateur peut être déconnecté d’un module et rester connecté à un autre.
Lorsqu’un utilisateur est uniquement habilité à utiliser la commande Visualisation des connexions disponible dans les modules et lance cette commande depuis le Gestionnaire, les boutons Déconnecter et Tout
déconnecter sont grisés.
Déconnecter un utilisateur
Pour déconnecter un utilisateur d’un module :
1.
sélectionner l’une des deux lignes de connexion : Utilisateur / Module / Entrée dans un module ou
Utilisateur / Module / Société,
2.
cliquer le bouton Déconnecter.
Confirmer alors le message de confirmation de déconnexion ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir
sur la liste des connexions en cours.
Cette déconnexion permettra de libérer également la ou les sociétés dans lesquelles se trouve l’utilisateur
connecté.
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© Sage 2007
Si d’autres utilisateurs se trouvent également dans cette ou ces sociétés, lors de la déconnexion demandée, ces sociétés ne sont pas libérées comme le précise le message de confirmation affiché alors.
18
Si l’utilisateur tente de supprimer sa propre connexion en cours, le logiciel affiche un
message d’avertissement.
Deconnecter tous les utilisateurs
Si vous choisissez de déconnecter tous les utilisateurs, l’utilisateur qui lance la fonction n’est pas déconnecté du Gestionnaire Poste banque. Après traitement, il est le seul à figurer alors dans la liste des connexions.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Tout déconnecter, un message de confirmation s’affiche.
Si vous validez cette fenêtre :
les utilisateurs seront déconnectés les uns à la suite des autres,
chaque société verrouillée sera déverrouillée et vérifiée.
Edition du rapport
Lorsque les traitements de déconnexion sont terminés, le programme propose l’édition d’un rapport :
Par défaut, l’option Edition
d’un rapport est cochée.
Pour imprimer le rapport de déconnexion, cliquer sur le bouton OK.
Pour ne pas procéder à cette impression, décocher l’option Edition d’un rapport puis cliquer sur OK.
Dès validation de la fenêtre, la fenêtre de lancement de l’impression apparaît :
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19
Le rapport édité relate les opérations effectuées par une succession de messages avec, pour chacun, le résultat du traitement.
Aucune erreur n’a été détectée
Si aucune erreur n’a été détectée durant le traitement (cas de notre exemple ci-dessus), la colonne Résultat
indique que toutes les opérations réalisées sont «OK».
Si des erreurs on été détectées, le compte-rendu l’indique. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser l’outil
Maintenance.
Pour toute information sur l’outil de Maintenance voir le paragraphe, «Outil de maintenance», page 101.
Procédure de déconnexion en mode spécial
Lorsque l’administrateur ou un utilisateur habilité à utiliser la déconnexion tente d’accéder au Gestionnaire
alors qu’il y est déjà connecté, le logiciel affiche le message d’alerte suivant.
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20
Cliquer sur le bouton OK pour accéder à la visualisation des connexions et à la déconnexion.
L’utilisation de cette commande est identique à celle décrite pour la «Procédure de déconnexion en mode
normal», page 18. S’y reporter pour plus de détails.
Confirmer la déconnexion en cliquant sur le bouton OK :
2
Après la déconnexion, l’utilisateur doit fermer la commande Visualisation des connexions et lancer
à nouveau le Gestionnaire.
Historique des connexions
Fichier / Outils / Historique des connexions
Cette fonction permet d’identifier la ou les personnes qui se sont connectées à un module de la gamme à
une date bien précise.
Cette commande permet à un administrateur de mieux contrôler l’usage des différents modules de la gamme.
On retrouve les informations suivantes :

© Sage 2007
le nom des utilisateurs,
le nom du (ou des) module(s) utilisé(s),
la date à laquelle l’utilisateur a accédé au module
l’heure à laquelle l’utilisateur s’est connecté.
21
La zone Nombre de fiches contiendra le nombre total d’accès affichés dans la liste. La liste affiche au maximum les 100 derniers accès. Lorsqu’elle atteint 100 accès, la purge de cette liste se fait automatiquement au
fur et à mesure : les nouveaux accès effacent les plus anciens.
Le bouton Actualiser permet de rafraîchir la liste avec les nouveaux accès réalisés pendant
la consultation.
Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction.
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22
Menu Tables
Le menu Tables permet d’accéder à la liste des sociétés et à la liste des devises puis d’y effectuer vos paramétrages.
«Sociétés», page 23
«Devises», page 29
«Actualiser les tables multi-sociétés», page 31
Sociétés
Tables / Sociétés
Traitement commun à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque, la gestion des sociétés s'effectue
à partir du Gestionnaire.
L’accès à cette fonction est incompatible avec l’ouverture d’une société dans un module.
Le cas échéant, le programme affiche le message « Traitement non disponible actuellement ».
Activer la commande Sociétés du menu Tables ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.
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23
Cette liste affiche les informations paramétrées dans la fiche société.
Libellé
Indique la raison sociale de la société.
Volume
Indique le volume et le répertoire de stockage de la base de données.
Fichier
Indique le nom du fichier de la base de données.
Sauvegarde
Indique qu’un traitement automatique de sauvegarde est paramétré pour cette société.
Purge
Indique qu’un traitement automatique de purge est paramétré pour cette société.
Alerte
Un point d’exclamation dans la colonne Alerte indique que le programme a détecté :
un fichier .BQE dans le volume d’installation et
des fichiers dans l’ancien format (GEB *.EXT) et de même numéro (*.001 et 001.BQE par exemple).
2
Il y a deux raisons pour qu’un point d’exclamation soit affiché :
-
il existe un fichier GEB.XXX dans le répertoire de la société (ce qui signifie qu’une conversion
de version 14.XX vers une version 15.00 est possible, voire nécessaire)
-
il existe un fichier XXX.BQE dans le répertoire de la société mais le numéro de version de
structure de base de données n’est pas celle de la version 15.00.
Toutes les sociétés, converties ou non, sont affichées. Si aucune société n'a été créée, seule la société fictive
Jeu d'essai apparaît sur cette liste.
Les boutons au bas de l'écran présentent les actions autorisées sur cette liste : insérer, modifier, supprimer,
rechercher une société et convertir les sociétés existantes antérieures à la version 15.00.
Créer une société
Cliquer sur le bouton Insérer pour obtenir une fiche de création.
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Onglet Informations société
Raison sociale
Dénomination sous laquelle la société exerce son activité commerciale.
Volume et répertoire de stockage
Unité et répertoire d'installation des fichiers de données de la société en cours de création. Le répertoire
d'installation du programme est proposé par défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour
obtenir la liste des répertoires et sélectionner le répertoire d'installation souhaité.
Sauvegarde / Sauvegarde et purge / Aucun traitement automatique
Par défaut Aucun traitement automatique. Cocher la case correspondant au traitement à effectuer.
Le paramétrage de la purge est effectué dans l’onglet « Paramétrage purge ».
Le paramétrage du déclenchement de ces traitements automatiques est effectué dans la commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge.
Nom du fichier
Nom du fichier société avec l’extension .BQE. Le fichier est lisible dès la validation de la création.
Taille de la base (Ko)
La taille de la base proposée par défaut est de 2000 Ko. Cette valeur est modifiable.
3
En cas de modification de la société, c’est la taille réelle du fichier société qui est alors proposée. La taille
sera agrandie automatiquement au fur et à mesure des besoins.
Place disponible sur le volume (Ko)
Place restant sur le volume de travail indiqué.
Onglet Paramétrage purge
Cet onglet permet de définir le type de données à purger.
Pour sélectionner les différentes données à purger, cocher tout d’abord le traitement Sauvegarde et purge
sur l’onglet « Informations société ».
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25
La périodicité et l’horaire de déclenchement de la purge automatique sont définis dans la commande
Administration / Paramétrer / Sauvegarde / Purge.
3
Pour chacun des types d’opérations, indiquer la durée de l’historique à conserver. A la date choisie, le programme va conserver un historique de X jours depuis la date système. Tout ce qui est antérieur et défini
comme purgeable sera supprimé.
Remises transmises
Cette option permet la sélection du type de remises à purger. Seuls les types de remises correspondant à un
module installé sont disponibles.
Les différents types de remises sont grisés si cette case d’option n’est pas cochée.
Mouvements
Cocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées ou Toutes les écritures.
Soldes bancaires
Cette option permet la purge des soldes bancaires.
Prévisions
Cocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées. ou Toutes les écritures.
Cours des valeurs mobilières
Uniquement si le module Suivi de trésorerie Pack est présent dans la configuration.
Cette option purge les cours des valeurs mobilières.
2
Toutes les règles de gestion des purges telles qu’elles existent dans les modules sont reprises au
niveau des purges automatiques. Les résultats des traitements sont strictement identiques.
Volume et répertoire de stockage
Lors de chaque opération de purge, une sauvegarde de la situation avant purge est effectuée.
Son répertoire de stockage est paramétré dans la commande Fichier / Sauvegarde/Purge.
Modifier une société
Pointer avec le curseur la société concernée et cliquer sur le bouton Modifier. La fenêtre
composée des deux onglets décrits précédemment apparaît. Valider par le bouton OK après
modification.
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2
Modifier le chemin d'accès à une société ne signifie pas que les fichiers de la société sont déplacés
de l'ancien vers le nouveau chemin. Il faut les déplacer manuellement à l’aide de l’Explorateur par
exemple.
Supprimer une société
Par mesure de sécurité, avant de supprimer une société, effectuer une sauvegarde de ses
fichiers de données. Placer le curseur sur la société concernée et cliquer sur le bouton Supprimer.
Confirmer par le bouton OK.
Rechercher une société
Cette commande est utile pour rechercher rapidement une société dans une liste en
contenant un nombre important.
Cliquer sur le bouton Rechercher.
Saisir le numéro de la société et valider par le bouton OK. Le curseur désigne dans la liste la société recherchée.
Convertir une société
Cette commande permet de convertir les anciens fichiers d’une société, sélectionnée au préalable dans la
liste, au format géré depuis la version 10.00 ainsi qu’aux spécificités de gestion de la base de données en
version 15.00.
Cette conversion s’effectue uniquement dans le Gestionnaire.
3
Dans la liste des sociétés, une ancienne société gérée en version antérieure à la version 10.xx, qui n’a pas
été convertie, ne comportera pas de nom de fichier.
Sélectionner la société puis cliquer sur le bouton Convertir.
Un message de confirmation s’affiche.
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27
Conversion d’une société gérée dans une version antérieure à la version 10.00
Le traitement de conversion comporte deux étapes :
sauvegarde des anciens fichiers (GEBXXX.EXT) avant suppression,
génération du nouveau fichier (EXT.BQE).
La société sera alors accessible dans tous les modules.
Valider par le bouton OK pour confirmer le lancement de la conversion ou cliquer sur Annuler pour annuler le traitement et revenir sur la liste des sociétés.
Conversion d’une société gérée en version 10.00 ou dans une version supérieure
3
Le logiciel recherche la présence d’un fichier xxx.BQE de même nom dans le même répertoire. Si un tel
fichier existe, un message d’alerte s’affiche.
Valider par le bouton OK pour confirmer la suppression du fichier détecté ou cliquer sur Annuler pour annuler le traitement et revenir à la liste des sociétés.
Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde des fichiers avant conversion et cliquer sur le
bouton OK.
Le logiciel sauvegarde uniquement les anciens fichiers convertis (GEB.EXT).
3
La procédure de sauvegarde n’est pas obligatoire pour lancer le traitement de conversion. Par contre, si le
traitement de sauvegarde ne se déroule pas correctement, la conversion est annulée. Le logiciel revient
alors sur la liste des sociétés.
Le traitement de conversion prend en compte également la version de la base de données et procède à la
mise à jour correspondante.
La conversion est effectuée à partir de la Version 8.00. Pour les versions antérieures, un message d’alerte
s’affiche après la sauvegarde. Le logiciel revient alors sur la liste des sociétés.
Contacter alors votre service de maintenance pour l’installation d’une version intermédiaire.
Voir le paragraphe «Compatibilité avec les autres versions» dans le manuel d’installation.
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Pour l’exploitation de la base de données en version 15.00, le traitement de conversion effectue le recalcul
en Euro des montants restés en anciennes devises « IN » (à l’aide du cours de chaque ancienne devise « IN »
conernée) et change le code de la devise associée par EUR.
Après conversion de la société, le signe « ! » disparaît de la colonne « Alerte » de la liste des sociétés. La
société peut alors être exploitée par les logiciels installés.
Cas d’une société déjà convertie
Une société déjà convertie peut l’être à nouveau si l’utilisateur a auparavant restauré les fichiers
GEB*.EXT.
La colonne Alerte de la liste des sociétés contiendra un ! indiquant la présence des deux types de fichiers
(anciens et nouveaux pour la même société).
Si l’utilisateur souhaite convertir une société alors que la conversion a déjà été effectuée et s’il n’y a pas eu
de restauration des fichiers d’ancien format, un message d’alerte précise que la conversion est impossible.
Devises
Tables / Devises
Cette commande permet d'enregistrer de nouvelles devises ou de modifier celles existantes (afin d'en modifier notamment le cours, les caractères « IN » et « clôturée »). Activer la commande Devises du menu Tables.
Cette fonction est mono-utilisateur.
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29
Créer une nouvelle devise
Pour enregistrer une nouvelle devise, cliquer sur le bouton Insérer.
Renseigner les zones Code ISO, Code ISO num. et Désignation puis saisir la date de cotation et le cours
de la devise. Le Code ISO num. est un code normalisé sur 3 caractères.
Indiquer ensuite le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi et le nombre de décimales de cette
devise.
La zone Devise "in" permet de définir de nouvelles devises "in". Cocher la case si tel est le cas.
La zone Devise clôturée permet de fermer sans la supprimer une devise qui n’a plus cours ou qui n’est plus
utilisée. Elle sert aussi à réactiver une devise précédemment clôturée.
Valider par le bouton OK.
Modifier le cours d'une devise
Sélectionner la devise concernée et cliquer sur le bouton Modifier.
Le programme rappelle le Code ISO, le Code ISO num. et la Désignation de la devise ainsi que la Date
de la dernière cotation.
Saisir le nouveau Cours de la devise et indiquer le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi.
Préciser enfin le nombre de décimales de cette devise. Si l’une des cases Devise "in" ou Devise clôturée
est cochée, la modification du cours n’est pas possible.
Valider par le bouton OK.
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30
Supprimer une devise
L'utilisateur a la possibilité de supprimer les devises qu'il n'utilise pas. Vérifier au préalable que la devise à supprimer n'est utilisée dans aucune des sociétés créées.
Pointer la devise à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer par le bouton OK.
Actualiser les tables multi-sociétés
Tables / Actualiser les tables multi-sociétés
Les tables multi-sociétés (Devises, Pays, Codes interbancaires,...) contiennent des informations qui évoluent en fonction des règles interbancaires ou des normes (ISO, BDF,....).
La fonction Actualiser les tables multi-sociétés permet de réaliser une mise à jour automatique de ces données.
Pour plus d’information sur les tables multi-sociétés, voir le § «Tables multi-sociétés», page 65
Effectuer une mise à jour des tables
Actionner la commande Actualiser les tables multi-sociétés du menu Tables.
Une fenêtre de choix du type de mise à jour des tables, s’ouvre alors.
Deux options sont proposées :
L’option Partielle proposée par défaut permet de mettre à jour les tables de l’application en tenant
compte des mises à jour précédemment réalisées. La date affichée en regard de l’option Partielle,
indique la dernière date de mise à jour partielle effectuée, qui correspond en règle générale à la date
de la dernière version de l’application.
Si aucune mise à jour partielle n’a été effectuée, le texte est le suivant « Pas de mise à jour partielle
effectuée ».
L’option Globale permet la remise à jour complète des tables de l’application. Cette regénération
totale peut être utile dans le cas où certaines tables auraient été abîmées à la suite de mises à jour
manuelles erronées.
La validation du type de mise à jour ouvre la fenêtre de rercherche du fichier de mise à jour des tables multisociétés.
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31
L’utilisateur renseigne le chemin d’accès au fichier TableReference.xml qui se trouve dans le sous répertoire XML.
Le processus de mise à jour des tables est lancé.
En fin de traitement, la fenêtre de préparation de l’impression est proposée.
L’option Aperçu avant impression donne accès au rapport détaillé de la mise à jour. Chaque table fait l’objet d’une page de rapport.
Le rapport fait état des modifications effectuées et éventuellement de celles qui n’ont pas pu l’être.
Pour imprimer le rapport, cliquer sur le bouton OK.
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32
En parallèle, un fichier Rapport MAJ Tables AA-MM-JJ HHMM.Txt est créé dans le répertoire d’installation de Suivi de trésorerie.
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33
Menu Administration
Le menu Administration permet notamment de gérer la confidentialité de l’ensemble des logiciels de l’offre
Finance 100, les modes de sortie, les traitements automatisés (sauvegarde et purge), les paramètres du navigateur Internet utilisé, la bascule à l’Euro, la récupération d’une sauvegarde.
«Gestion des Utilisateurs», page 34
«Gestion des modules», page 40
«Paramétrer», page 41
«Formats de sortie d’impression», page 41
«Sauvegarde/Purge», page 44
«Accès Internet», page 48
«Basculer à l’Euro», page 50
«Comptes (bascule des…)», page 50
«Titres (bascule des…)», page 54
«Restaurer une société», page 56
Gestion des Utilisateurs
Administration / Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs ainsi que la définition des droits d'accès d'un utilisateur aux fonctionnalités d'un
logiciel s'effectue par la commande Administration / Gestion des utilisateurs.
Par cette commande, l'administrateur crée (ou modifie) la liste des utilisateurs de l’offre Sage Finance. A
chaque utilisateur, il attribue un code d'accès et définit ses droits d'accès aux sociétés créées et aux modules
utilisés.
3
L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il a saisi un code d'accès et un mot
de passe qui l'identifient.
L'administrateur a un droit d'accès total tant au niveau des sociétés que des logiciels utilisés.
Lors de sa première entrée dans le logiciel, l'utilisateur saisit le code d'accès qui lui a été attribué, saisit ensuite son mot de passe personnel puis le confirme. Le mot de passe doit être composé de 4 à 10 caractères
alphanumériques ; les espaces et caractères spéciaux ne sont pas admis.
La confirmation du mot de passe doit être rigoureusement identique au mot de passe initial.
Le changement de mot de passe peut être effectué à tout moment par l’utilisateur, au moyen de la commande
Modifier le mot de passe du menu Fichier de l’un des logiciels de l’offre Sage Finance.
Cliquer directement sur l'icône Utilisateurs ou activer la commande Administration / Gestion des utilisateurs.
La modification et la suppression d’un utilisateur sont incompatibles avec la connexion de cet
utilisateur à un module.
Seule exception : l’utilisateur connecté au Gestionnaire peut modifier sa confidentialité s’il
n’est pas connecté à un autre module. Les modifications faites sont prises en compte lors de la prochaine
connexion.
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34
L'administrateur figure déjà sur la liste des utilisateurs avec le code d'accès saisi au démarrage.
L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il s'est attribué un code d'accès et un
mot de passe.
L'administrateur est unique. Il a de fait, un droit d'accès total à tous les modules utilisés, à toutes les sociétés
créées, tous les traitements, les commandes et les données communes. Il est impossible de lui interdire l’accès à quoi que ce soit.
Le menu Action présente les traitements disponibles : créer, modifier, dupliquer ou supprimer un utilisateur.
Créer un utilisateur
Cliquer sur l'icône Créer ou activer la commande Action / Créer.
L’écran « Insertion d’un utilisateur » est composé de quatre onglets :
« Sociétés »,
« Modules »,
« Traitements »,
« Données communes ».
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35
Saisir le Nom, le Prénom de l'utilisateur puis un Code d'accès qui conditionne son accès au programme.
Le code d'accès est unique pour chaque utilisateur. Le programme s'oppose à la validation d'un code d'accès
attribué préalablement à un autre utilisateur.
Ce bouton permet de modifier le statut de la ligne sélectionnée. Une ligne au statut
« Interdit » passe au statut « Autorisé » et inversement.
Renseigner ensuite les différents onglets.
Onglet Sociétés
Cet onglet est composé du nom des sociétés, de leur numéro et de leur statut d’accès Autorisé ou Interdit.
Par défaut, toutes les sociétés ont le statut Interdit.
Pour habiliter un utilisateur, sélectionner les sociétés pour lesquelles il sera habilité et double-cliquer sur le
statut de l’accès pour basculer du statut Interdit à Autorisé et inversement ou cliquer sur le bouton Autoriser/Interdire.
Onglet Modules
Dans cet onglet, sont listés tous les modules de de l’offre Sage Finance installés et créés dans le Gestionnaire.
Par défaut, tous les modules ont le statut Interdit.
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un logiciel, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à
l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne).
Réitérer cette manipulation pour tous les logiciels auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir
accéder.
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36
Le statut d’accès Autorisé rend accessible le bouton Détails.
Il permet de définir les droits d'accès de l'utilisateur aux différentes fonctionnalités du module sélectionné.
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une commande :
1.
Placer le curseur sur le menu auquel elle appartient et cliquer sur le bouton Une option.
2.
Si la commande fait partie d'un sous-menu, placer le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton
Une option.
3.
Placer ensuite le curseur sur la commande elle-même et cliquer de nouveau sur le bouton Une
option.
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à l'ensemble d'un menu, placer le curseur sur la ligne de ce menu
et cliquer sur le bouton Option+Sous-options.
L'ensemble des commandes de ce menu sont autorisées.
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un sous-menu, placer le curseur sur le menu auquel il appartient et cliquer sur le bouton Une option, placer ensuite le curseur sur le sous-menu et cliquer sur le bouton
Option+Sous-options.
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37
3
Pour annuler une sélection, placer le curseur sur sa ligne et cliquer de nouveau sur le bouton Une option
s'il s'agit d'une commande ou Une option + sous-options s'il s'agit d'un sous-menu ou d'un menu.
Onglet Traitements
Cet onglet regroupe les trois traitements qui peuvent être effectués dans tous les modules :
Intégration automatique,
Purges et Sauvegardes automatiques,
Déconnexion,
Editions automatiques.
Par défaut, tous les traitements ont le statut Interdit.
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un traitement, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer
(à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne).
Réitérer cette manipulation pour tous les traitements auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir
accéder.
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Onglet Données communes
Cet onglet regroupe les données communes à tous les modules :
Liste des pays,
Visualisation des connexions,
Liste des devises,
Motifs de rejets,
Calendrier bancaire,
Codes interbancaires,
Codes internes,
Occupation des tables.
3
Les quatre avant dernières données apparaissent uniquement si les modules concernés ont été créés dans
le Gestionnaire Entreprise Banque.
Par défaut, toutes les données communes ont le statut Interdit. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès
à une de ces données, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection,
double-cliquer sur sa ligne). Réitérer cette manipulation pour toutes les données communes auxquelles l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder.
Modifier un utilisateur
La liste des utilisateurs affichée, placer le curseur sur la ligne de l'utilisateur concerné et cliquer sur
l'icône Modifier ou activer la commande Action / Modifier. Pour modifier les droits d'accès de l'utilisateur aux sociétés ou aux logiciels, procéder comme en création.
Réinitialisation du mot de passe. Ce bouton permet à l’administrateur de
réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur en cas de perte ou d’oubli. Pour
cela, il suffit de cliquer sur ce bouton. A sa prochaine entrée dans un logiciel,
l'utilisateur devra saisir son nouveau mot de passe et le confirmer.
Valider après modification par le bouton OK.
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Supprimer un utilisateur
La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône
Supprimer ou activer la commande Action / Supprimer.
Dupliquer
La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur à dupliquer et cliquer sur l’icône
Dupliquer ou activer la commande Action / Dupliquer.
Cette commande permet de copier tous les accès (sociétés, modules, traitements et données communes)
d’un utilisateur pour affecter strictement les mêmes à un nouvel utilisateur. Elle est accessible à tout utilisateur habilité à utiliser la commande Gestion des utilisateurs.
Le nouvel utilisateur doit être identifié par son nom, son prénom ainsi que son code d’accès.
Gestion des modules
Administration / Gestion des modules
Lors de l'installation d'un logiciel de l’offre Sage Finance, l'application correspondante est automatiquement
créée dans le Gestionnaire. La commande Gestion des modules affiche la liste des applications ainsi créées.
3
Aucune intervention ne doit être effectuée sur cette liste sauf indication contraire du correspondant Sage.
Il est possible d'ouvrir la fiche d'une application pour visualisation uniquement, elle présente l'unité et répertoire d'installation du logiciel, le nom et l'extension de son fichier exécutable. Placer le curseur sur l'application à visualiser et valider la commande Action/ Modifier ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.
Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation.
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Paramétrer
Administration / Paramétrer
Le sous-menu Administration / Paramétrer donne accès aux commandes suivantes :
Formats de sortie d’impression
Cette commande regroupe les modes de sortie préparamétrés et permet leur gestion (créer, modifier,
ou supprimer).
Sauvegarde/Purge
Cette commande permet d’indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automatiques des données des sociétés.
Accès Internet
Cette commande permet de définir l’adresse du navigateur Internet et de renseigner les informations relatives au fichier témoin.
Formats de sortie d’impression
Administration / Paramétrer / Formats de sortie d’impression
Toutes les éditions proposées par les logiciels de l’offre Sage Finance aboutissent à la fenêtre « Imprimer »
pour la sélection d'un mode de sortie.
En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition
sur fichier. Différents modes de sortie sont préparamétrés mais cette liste peut être enrichie par l'utilisateur.
La sélection de l'un de ces modes de sortie s'effectue par le bouton Fichier.
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La liste des modes de sortie sur fichier préparamétrés peut être visualisée par le menu Modes de sortie du
Gestionnaire Entreprise Banque. C'est à ce niveau qu'il est possible de l'enrichir par la création d'autres modes de sortie.
La fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque étant affichée, activer la commande Paramétrer
/ Formats de sortie d’impression du menu Administration.
Les modes de sortie préparamétrés sont identifiés sur cette liste par un code, un intitulé, la sortie utilisée, le
nombre de lignes par page et le mode d'impression.
Le menu Action présente les traitements autorisés sur cette liste : créer, modifier, et supprimer les modes de
sortie.
Pour l’édition de la liste des modes de sortie, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie
ou cliquer sur le bouton correspondant.
Créer un mode de sortie
Activer la commande Action / Créer du menu ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.
Renseigner cette fiche comme suit :
Code
Un code numérique est proposé par défaut, il peut être modifié.
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Désignation
Saisir un intitulé significatif.
Mode de sortie
Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner le mode de sortie approprié.
Con : sortie écran.
File : génère un fichier d'impression qu'il faudra nommer ; la commande PRINT déclenche son
impression à partir du DOS.
Lotus : fichier pouvant être récupéré par le tableur LOTUS.
Excel : fichier pouvant être récupéré par le tableur Excel.
Ascii : fichier Ascii.
Dbase III : fichier pouvant être récupéré par le système de gestion de base de données Dbase III.
Transfert : ce mode de sortie génère un fichier pouvant être récupéré par d'autres logiciels Sage
(par la commande Importation).
Calc : fichier pouvant être récupéré par le tableur intégré à certains logiciels Sage.
Paramétrage
Cet encadré propose diverses options d'impression :
Début de caractères étendus : début d'impression en caractères de largeur double (pour les titres
par exemple)
Fin caractères étendus : fin d'impression en caractères étendus
Mise en 132 colonnes : impression en caractères compressés (132 caractères par ligne sur papier de
petite largeur)
Mise en caractères normaux : fin d'impression en caractères compressés
Initialisation : préalable à l'impression avec certaines imprimantes
Fin de cession : indique à l'imprimante la fin de l'impression
Saut de page : provoque un saut de page
Saut de ligne : provoque un saut de ligne
Pour chacune des options d'impression souhaitées, double-cliquer sur sa ligne et saisir les codes de contrôle correspondants sur la fenêtre qui s'affiche à cet effet, valider par le bouton OK.
Nombre de lignes par page
Dépend de la hauteur du papier (11 ou 12 pouces) et de l'interligne choisi. L'interligne standard étant de 1/
6 pouces, il faut enregistrer respectivement 66 et 72 lignes pour des hauteurs de papier de 11 et 12 pouces.
Impression
Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'une des trois options proposées :
Sans accent, sans graphique,
Avec accent, sans graphique,
Avec accent, avec graphique.
Valider la création par le bouton OK.
Le mode de sortie créé intègre la liste des modes de sortie préparamétrés, il sera également proposé par le
bouton Fichier sur la fenêtre Imprimer à laquelle aboutissent toutes les impressions.
Modifier un mode de sortie
La liste des modes de sortie affichée, placer le curseur sur le mode concerné et valider la commande
Action / Modifier ou cliquer sur son icône. Seul le code ne peut être modifié, procéder comme en création pour apporter les modifications souhaitées.
Valider après modification par le bouton OK.
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Supprimer un mode de sortie
Placer le curseur sur le mode de sortie concerné et activer la commande Action / Supprimer ou cliquer
sur son icône sur la barre d'outils.
Confirmer par le bouton OK.
Editer la liste des modes de sortie
La liste des modes de sortie affichée, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils.
Valider par le bouton OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition.
Sauvegarde/Purge
Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge
Cette commande permet d’indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automatiques
des données des sociétés. Le paramétrage s’applique à toutes les sociétés pour lesquelles un traitement automatique est paramétré.
Les fichiers de configuration sont automatiquement sauvegardés. Les fichiers de Telbac sont sauvegardés
si Telbac est configuré dans la liste des modules ou dans la fiche société de l’un des modules.
Lancement autonome
Cette option permet de lancer les sauvegardes et les purges à l’aide d’un exécutable autonome
PBSAUVE.EXE. Si cette option est cochée, seuls sont à définir le répertoire de stockage et l’historique de
sauvegarde.
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Voir la partie «Lancement en mode autonome», page 47.
Traitement proposé à partir de
Le lancement du traitement est proposé à partir d’une heure paramétrée par l’utilisateur. L’horaire défini
est commun à la sauvegarde et à la purge.
Cette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée.
Répertoire de stockage
Indiquer le répertoire de stockage des sauvegardes automatiques. Le répertoire PBSAUVE est proposé par
défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour obtenir la liste des répertoires et sélectionner le
répertoire adéquat.
Historique de sauvegarde
C’est le nombre de sauvegardes à conserver, 10 maximum et par défaut. Au-delà du nombre indiqué, les
sauvegardes les plus anciennes seront supprimées et remplacées par les nouvelles.
Fréquence
Cette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée. Sélectionner la fréquence adéquate :
tous les jours (de 1 à 99 jours au maximum),
toutes les semaines ; sélectionner dans la liste proposée le jour de la semaine adéquat,
tous les mois (du 1er jour du mois au dernier).
Dernier traitement effectué le
Date du dernier traitement (sauvegarde ou purge) effectué. Cette zone est mise à jour au lancement de traitement et est modifiable. Cette date permet de déterminer la date du prochain lancement.
Cette date ne sera pas prise en compte dans le cadre du lancement en mode autonome.
2
Si la date est modifiée et qu’elle indique une date antérieure à la date initialement affichée, la prochaine sauvegarde « écrasera » l’éventuelle sauvegarde de même date (dans le cas d’une modification de la date système ou de deux déclenchements le même jour). A la validation d’une
modification de date , le message suivant s’affiche :
Confirmer la saisie de la nouvelle date par le bouton OK ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir sur l’écran Sauvegarde/Purge.
Le suivi des traitements de sauvegarde et de purge automatiques est visualisable en cliquant sur le bouton Historique.
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45
La fenêtre « Suivi des traitements » affiche la liste des rapports existant pour l’ensemble des sauvegardes
effectuées.
Chaque rapport est identifié par la date et l’heure de lancement des traitements et par son statut (Anomalie
pendant la sauvegarde d’une société ou OK).
3
Lors d’anomalies, les purges ne sont pas effectuées.
Le bouton Editer le rapport permet d’obtenir un aperçu avant impression du rapport ainsi
que son édition.
Le rapport contient les informations suivantes :
Date et heure du traitement,
Chemin et fichier de stockage,
Utilisateur,
Résultat de la sauvegarde,
Résultat de la purge,
Sociétés sauvegardées et sociétés purgées.
3
© Sage 2007
Seules les sociétés pour lesquelles un traitement est paramétré apparaissent dans le rapport.
46
Les colonnes Sauvegarde et Purge contiennent les statuts suivants :
OK : si le traitement s’est déroulé correctement.
Interrompu : si le traitement a été interrompu par l’utilisateur.
Anomalie : si le traitement demandé n’a pas été effectué.
3
Dans le cas d’une interruption manuelle ou de plantage ou d’anomalie de sauvegarde, le rapport ne liste
que les sociétés pour lesquelles un traitement a été effectué ou commencé avant l’interruption.
Déclenchement des traitements
Lancement en mode automatique
Lorsqu’un traitement automatique est détecté à la sortie d’un module, le programme affiche le message
d’alerte suivant :
«Vous avez paramétré un (des) traitement(s) automatique(s) en date d’aujourd’hui. Si vous ne le(s) exécutez
pas maintenant, ils seront proposés à la prochaine sortie d’un module. Souhaitez-vous le(s) exécuter maintenant ?»
Valider par le bouton OK pour lancer le traitement paramétré ou cliquer sur le bouton Annuler pour le reporter à la prochaine fermeture du module.
Lancement en mode autonome
Le déclenchement autonome de la sauvegarde et purge automatique est effectué à l’aide d’un programme
externe.
Cet exécutable intitulé PBSAUVE.EXE peut être lancé manuellement ou à l’aide d’un programmateur ou
« scheduler ».
Il permet automatiquement d’ouvrir un module, de lancer les traitements automatiques et de refermer le module.
Le choix du module lancé est défini de la manière suivante :
1.
Suivi de trésorerie
2.
La date de dernier traitement est mise à jour. Il est possible de lancer le traitement plusieurs fois par jour ou
pour la même période.
3
Comme pour le lancement en mode automatique :
les traitements de sauvegarde puis éventuellement de purge sont effectués élément par élément. Si un problème survient lors d’une sauvegarde société (ou si elle est interrompue par l’utilisateur), la purge des données société ne s’effectue pas.
l’historique des sauvegardes et des rapports est mis à jour.
Le paramétrage du traitement est mono-utilisateur. Le lancement du traitement en mode autonome ou intégré est en exclusivité totale.
Lorsqu’en sortie de module, le logiciel détecte que le traitement est en cours d’exécution par
un autre utilisateur, le message suivant s’affiche : «Le traitement automatique a déjà été lancé par un autre
utilisateur».
© Sage 2007
47
Accès Internet
Administration / Paramétrer / Accès Internet
Cette commande permet de définir l’adresse du navigateur Internet et de renseigner les informations relatives au fichier témoin.
Pour paramétrer le navigateur Internet, valider la commande Administration / Paramétrer / Accès Internet.
Navigateur Internet
Le chemin d’accès est renseigné automatiquement en fonction du répertoire d’installation du navigateur.
L’utilisateur peut procéder à la recherche de son navigateur en cliquant directement sur le bouton Zoom
(sélection par un double-clic).
Cliquer sur Rechercher pour localiser automatiquement le chemin d’accès au navigateur Internet.
L’adresse du navigateur de l’utilisateur est enregistrée dans un fichier de configuration dans le même répertoire que celui des fichiers témoins.
Fichier témoin de BNP Transnet
Le fichier témoin indique où sont stockés les fichiers ainsi que leur nom et leur numéro d’ordre.
3
Un fichier témoin est généré pour chacun des fichiers importés.
Chemin d’accès
Le répertoire proposé par défaut est C:\ TRANSNET. Ce répertoire est créé automatiquement lors de la
première entrée dans le Gestionnaire à la racine du disque C:.
Nom du fichier
Nom du fichier témoin sur 5 caractères alphanumériques.
© Sage 2007
48
Extension
3 caractères alphabétiques.
3
L’utilisateur peut modifier le répertoire de stockage des fichiers témoins paramétrés par défaut (clic sur le
bouton zoom, sélection du répertoire et validation par le bouton OK) , leur nom ainsi que l’extension correspondante.
Fichiers témoins en attente
La détection de la présence d’un fichier témoin est lancée automatiquement dans les trois cas suivants :
Lors de la fermeture du logiciel :
A la fermeture d’un des modules, un message d’alerte avertit l’utilisateur que des fichiers sont en
attente d’intégration et lui propose de les intégrer.
Si l’utilisateur clique sur Annuler, l’intégration n’est pas lancée.
A l’entrée dans le logiciel :
Un message d’alerte avertit l’utilisateur que des fichiers en attente d’intégration sont présents sur
son poste.
Au lancement d’une intégration automatique (commande Communication / Intégration automatique du module Suivi de trésorerie, ou Suivi de trésorerie Pack) :
Le lancement d’une intégration automatique permet la recherche des fichiers témoins qui se trouvent éventuellement sur le poste de travail et procède à l’intégration automatique des fichiers détectés.
Paramétrage d’importation par Internet
Différents fichiers peuvent être intégrés dans les modules par Internet.
Si l’utilisateur dispose du service Transnet, il se positionne sur la fenêtre d’accueil du site.
3
Il peut également se positionner sur la fenêtre d’accueil de chacun des sites des autres banques.
L’utilisateur suit alors la procédure suivante :
1.
Choix des fichiers à récupérer,
2.
Indication d’un répertoire de stockage et d’un nom de fichier, pour chacun de ceux qu’il souhaite
importer (un paramétrage par défaut est proposé),
3.
Indication du répertoire de stockage du ou des fichiers témoins dont le paramétrage par défaut est
C:\TRANSNET.
Réseau
Dans le cas d’une utilisation d’un module en réseau, l’utilisateur qui souhaite utiliser l’accès à un service
Internet va devoir paramétrer le chemin du navigateur installé sur son propre poste de travail.
2
© Sage 2007
Le module de communication bancaire ainsi que la transmission Internet sont installés sur chaque
poste indépendant. Ils ne peuvent pas être utilisés en réseau.
49
Basculer à l’Euro
Administration / Basculer à l’Euro
Le sous-menu Administration / Basculer à l’Euro donne accès aux commandes suivantes :
Comptes
Titres
Ce sous-menu permet de procéder à la bascule des comptes bancaires et des titres, c'est-à-dire d'effectuer :
la conversion des comptes bancaires tenus en devise "in" en Euro ;
la conversion des cours des valeurs mobilières en Euro.
Première installation. Lors de la première installation des logiciels de la gamme, la table des devises com-
prend les taux définitifs des anciennes devises «in» côtées contre l’Euro ; ces devises sont clôturées.
Mise à jour. Lors d'une mise à jour des logiciels de la gamme, la table des devises est automatiquement
modifiée. Il y a :
une mise à jour des modes de cotations des devises,
une mise à jour automatique des taux d’éventuelles nouvelles devises «in» côtées contre l’Euro,
une conversion automatique des taux des devises « out » gérés par l’utilisateur.
Comptes (bascule des…)
Administration / Basculer à l’Euro / Comptes
Cette commande permet de convertir les comptes bancaires en Euro.
Activer la commande Administration / Basculer à l’Euro / Comptes.
© Sage 2007
50
Cliquer sur le bouton Suivant afin de sélectionner une société.
Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection.
Puis cliquer sur le bouton Suivant. La liste des comptes bancaires apparaît.
3
Si la société sélectionnée n’a pas été convertie dans le nouveau format, un message d’alerte s’affiche.
«Vous tentez d’ouvrir une société non compatible avec cette version du logiciel.»
Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Convertir de la commande Tables / Sociétés).
© Sage 2007
51
Si tous les comptes de la société sélectionnée ont été convertis à l’Euro, le programme affiche le message
«Aucune bascule n’est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler
de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire.
Seuls les comptes en devise "in" de la société sélectionnée s'affichent.
Pour sélectionner un compte à convertir en EURO, double-cliquer sur la ligne du compte adéquat ; un astérisque (*) apparaît alors dans la colonne P.
Puis, cliquer sur le bouton Suivant. Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des comptes
sélectionnés s'affiche.
Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement.
Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde du fichier avant bascule et cliquer sur le bouton
OK.
© Sage 2007
52
Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de la bascule des comptes. A la fin du traitement, le programme affiche un message de confirmation.
Implications de la bascule des comptes dans les logiciels de l'offre
Sage Finance
Les mouvements bancaires et les MCF sont convertis en Euro selon la parité indiquée dans la table
des devises (basculée).
Le montant et la devise d'origine sont rappelés dans le détail de l'écriture ;
Le nouveau solde du dernier relevé de compte intégré est converti en Euro et va servir de base pour
le calcul des soldes ;
Les cumuls sont recalculés en Euro, les calculs sont effectués à partir des opérations unitaires converties et non pas des cumuls précédents convertis globalement ;
L’historique d’intégration restitue les informations telles qu’elles ont été intégrées ;
La devise d’origine apparaît lors de l’édition détaillée des comptes bancaires ;
Après bascule, il est toujours possible d’intégrer des relevés dans l’ancienne devise. Dans ce cas,
les écritures intégrées sont converties en Euro.
Les prévisions (hors VIB, financements, placements et titres) sont converties et le montant d’origine est affiché dans la zone Montant de création ;
Les prévisions issues des VIB sont converties et le montant d’origine est affiché dans la zone
Equivalent ;
Les prévisions issues des financements/placements sont converties ainsi que leur montant d’origine;
Les prévisions issues des valeurs mobilières sont converties et le montant d’origine est affiché dans
la zone Equivalent (historique des opérations) ;
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53
Les montants des financements/placements sont convertis en Euro pour les comptes en devises
"in" ;
Les seuils Débit / Crédit sont convertis ;
Les montants de création des écritures d’abonnement sont également converties en Euro.
Titres (bascule des…)
Administration / Basculer à l’Euro / Titres
Cette commande n'est accessible que si l'utilisateur possède le programme Suivi de trésorerie Pack et permet d'affecter une devise aux valeurs mobilières.
Activer la commande Basculer à l’Euro / Titres.
Cliquer sur le bouton Suivant et sélectionner la société sur laquelle le traitement va être effectué.
© Sage 2007
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Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection.
3
Si la société sélectionnée n’a pas été convertie dans le nouveau format, un message d’alerte s’affiche.
Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Convertir de la commande Tables / Sociétés).
Puis cliquer sur le bouton Suivant.
Si tous les titres de la société sélectionnée ont été convertis à l’Euro, le programme affiche le message
«Aucune bascule n’est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler
de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire.
Sinon, la liste des valeurs mobilières à convertir en Euro apparaît.
3
Avant de procéder à la bascule des titres, il convient de s'assurer que les devises de cotations actuelles
sont exactes.
Pour sélectionner une valeur mobilière à convertir, double-cliquer sur la ligne de la valeur mobilière
adéquate ; un astérisque apparaît alors dans la colonne P.
Puis cliquer sur le bouton Suivant.
Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des valeurs mobilières sélectionnées s'affiche.
Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement. Indiquer ensuite l'emplacement
des fichiers de sauvegarde du fichier avant la bascule des titres et cliquer sur le bouton OK.
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Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de cette bascule. A la fin du traitement, le programme affiche un message de confirmation du bon déroulement du traitement.
3
Après la bascule des titres, les opérations rattachées à ces valeurs mobilières sont converties en Euro :
-
les opérations d’achat et de vente sont modifiées en fonction de la parité. La zone Equivalent affiche le montant total d’origine ;
-
l’historique est converti selon la parité Euro / IN.
Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire.
Restaurer une société
Administration / Restaurer une société
Cette commande permet de récupérer les sauvegardes effectuées en quittant l'un des logiciels de l'offre Sage
Finance.
Voir le paragraphe traitant des «Sauvegardes», page 92 pour une présentation complète des procédures de
sauvegarde et restauration des données.
Scénario en mode veille
Administration / Scénario en mode veille
3
Cette commande s'adresse aux utilisateurs du Telbac souhaitant lancer des sessions de télécommunications en différé.
Dans le Telbac, la commande Paramètres / Sessions permet de définir des successions d'opérations appartenant ou non à la même banque, dans le sens de l'émission et/ou de la réception, à lancer ultérieurement.
Les sessions ont pour intérêt d'éviter la pluralité des communications lorsque plusieurs fichiers doivent être
émis ou reçus périodiquement.
Les intégrations automatiques peuvent être lancées par la commande Transmissions / Connexion sessions
au niveau de Telbac ou en différé par le biais de l'icône Intégration automatique du groupe Sage sur le
Gestionnaire de programmes.
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56
Procédure d'intégration automatique
La procédure d’intégration automatique se décompose comme suit :
1.
Valider la commande Administration / Scénario en mode veille.
L'écran de paramétrage du scénario permet de définir le mode de sortie des éditions liées à l'intégration de fichiers en mode veille dans l'offre Entreprise banque.
Sans édition du rapport d'intégration : Si la case est cochée le rapport est édité dans le
fichier RAPPORT.IMP. Sinon, il est imprimé.
Sans édition d'un rapport d'anomalie : Si la case est cochée, l'édition de ce rapport ne sera
pas réalisée (ni sous forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, il sera présenté sous la
forme définie pour le rapport d'intégration.
Sans édition de l'automate en mode veille : Si la case est cochée, les éditions définies dans
l'automate d'édition du module Suivi de trésorerie Pack ne seront pas réalisées (ni sous
forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, elles seront imprimées.
2.
Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque.
3.
Double-cliquer sur l'icône Intégration automatique du menu Communication du logiciel de la
gamme Entreprise Banque Sage installé.
4.
Les traitements suivants sont lancés automatiquement :
ouverture simultanée de Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack (suivant les logiciels acquis) et de Telbac.,
lancement de la télécommunication,
fermeture de Telbac,
intégration des fichiers reçus et mise à jour des historiques de transmission et d'intégration
suivant la session lancée,
fermeture du programme.
Intégration automatique en mode veille
L'intégration automatique est lancée en mode veille, la télécommunication est lancée à l'heure souhaitée
(durant la nuit par exemple) sans aucune intervention de l'opérateur. Pour ce faire :
placer l'icône Intégration automatique dans le groupe Démarrage du Gestionnaire de programmes
de Windows,
modifier l'AUTOEXEC.BAT en rajoutant la commande permettant de lancer Windows,
brancher le minuteur après avoir défini la plage horaire d'ouverture du micro-ordinateur.
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57
La télécommunication sera lancée à l'heure paramétrée pour la session dans Telbac. Il faut également que
le nom de la session à lancer ait été saisie au niveau du Gestionnaire (commande Administration/Scénario
en mode veille).
Suite au lancement de la télécommunication, le logiciel met à jour les données dans l’offre Sage Finance.
Il est aussi possible de paramétrer le lancement de l’exécutable VEILLE.EXE stocké dans le répertoire
GEBSAARI dans un logiciel de type « Programmateur » ou « Scheduler ».
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58
Menu Fenêtre
Le menu Fenêtre propose les commandes :
Cascades
Mosaïque
Réorganiser les icônes
Cascade
Superpose les fenêtres ouvertes pour que la barre de titre de chacune d'entre elles soit visible.
Mosaïque
Place côte à côte les fenêtres ouvertes.
Réorganiser les icônes
Aligne les icônes des fenêtres réduites (avec la commande Réduction du menu Système).
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59
Menu Aide (?)
Le menu Aide (?) propose les commandes suivantes :
«Aide», page 60
«A propos de…», page 60
«Documentation en ligne», page 61
«Actualiser les droits d’accès au portail», page 61
«Sage sur le Web», page 62
Aide
Aide (?) / Aide
Cette commande ouvre directement l’aide intégrée du module utilisé.
A propos de…
Aide (?) / A propos de…
Cette commande affiche une fenêtre indiquant le nom et le numéro de version du module installé.
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60
Documentation en ligne
Aide (?) / Documentation en ligne
Cette commande ouvre directement le programme Adobe® Acrobat Reader qui permet de consulter le manuel électronique du module utilisé.
Voir le paragraphe « Les manuels électroniques » du manuel d’installation pour plus de détails.
Actualiser les droits d’accès au portail
Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail
3
Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésorerie 100 Pack.
La fenêtre « Actualiser les droits d’accès au Portail » vous invite à renseigner votre numéro de client et votre
mot de passe.
© Sage 2007
61
Sage sur le Web
Aide (?) / Sage sur le Web
3
Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésorerie 100 Pack.
La validation de cette commande, après l’actualisation des droits d’accès au portail, lance le programme de
navigation disponible sur le poste de travail et réalise une connexion au site Sage France.
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62
Interactions des logiciels
Les logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage (hormis Telbac) ont une base de données commune. De
ce fait, une action effectuée à partir d'un logiciel peut être répercutée dans tout ou une partie des autres logiciels de l'offre.
L'ensemble des interactions est présenté ci-après et classé suivant deux thèmes :
les fichiers communs,
la modularité.
«Fichiers communs», page 64
«Modularité», page 66
«Description des fichiers utilisés par le programme», page 67
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63
Fichiers communs
Les fichiers communs à l’ensemble de l’offre Finance 100 sont les paramètres société, les banques et les
agences bancaires, les comptes bancaire, les natures de mouvement, les filiales d’une même société, les codes internes, les Codes interbancaires, les Motifs de rejet, Taux de référence, Devises, Pays.
«Paramètres société», page 64
«Banques et comptes bancaires», page 64
«Natures de mouvement», page 64
«Filiales», page 65
«Tables multi-sociétés», page 65
Paramètres société
Les paramètres société sont saisis au démarrage d'un logiciel après création de la société ou par la commande Paramétrer la société du menu Fichier de ce logiciel.
Ces paramètres sont automatiquement reportés pour une même société dans l'ensemble des logiciels installés et doivent uniquement être complétés au niveau de chaque logiciel par la saisie d'informations spécifiques s'il y a lieu.
Banques et comptes bancaires
Pour une même société, les listes de banques, agences bancaires et comptes bancaires sont communes à l'ensemble des logiciels de l'offre.
Toute intervention (création, modification, suppression ou importation) sur ces listes à partir de l'un des logiciels de l'offre est automatiquement reportée pour la société concernée dans tous les autres logiciels.
Certains logiciels nécessitent la saisie de données complémentaires sur les fiches banques et/ou comptes
bancaires.
La devise d’un compte bancaire et son RIB ne peuvent pas être modifiés si ce compte a été mouvementé à
partir de l'un des logiciels de l'offre.
Un compte bancaire mouvementé à partir d'un logiciel ne peut pas être supprimé.
Natures de mouvement
Le fichier des natures de mouvement est identique quelle que soit la version de Suivi de trésorerie 100.
Toute intervention sur la liste des natures de mouvement à partir de l'un de ces logiciels est automatiquement
reproduite dans les autres.
© Sage 2007
64
Filiales
Version Pack
La gestion des filiales est disponible uniquement dans le logiciel Suivi de trésorerie Pack.
Tables multi-sociétés
Les Tables multi-sociétés sont des fichiers préparamétrés et communs à l'ensemble des sociétés.
Au niveau de chaque logiciel, le sous-menu Tables / Tables multi-sociétés présente les fichiers préparamétrés disponibles.
Voici la liste des Tables multi-sociétés et les logiciels dans lesquels elles sont proposées :
Devises : Tous modules
Pays : Tous modules
Codes internes : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack
Codes interbancaires : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack
Motifs de rejet : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack
Taux de référence : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack
Lois statistiques : Suivi de trésorerie Pack
Toute intervention (création, modification ou suppression d'un élément) sur l'une de ces listes est reproduite
automatiquement dans l'ensemble des logiciels de l'offre qui disposent de cette même liste.
Base de référence
La base de référence est composée des tables :
Lois statistiques (PB.LOI),
Formats d’importation PB, GT, RAP (PB.FMT),
Code opération interne (PB.OPE),
Motifs de rejet (PB.REJ),
Pays (PB.PAY),
Préparamétrage bancaire VIE (PB.PRE),
Calendrier (PB.CAL),
Codes AFB (PB.AFB),
Types de champs pour les formats d’importation PB, GT, RAP (PB.TFT),
Motifs économiques (PB.TAB),
Devises/Taux de référence (PB.TAU),
Taux de TVA (PB.TVA).
La base de référence est stockée dans le fichier BASEBANQ.REF. La liste précédente indique pour chaque
table l’ancien fichier de configuration correspondant.
Voir«Gestion de la base de données», page 97.
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65
Modularité
La modularité des menus et commandes dépend de la configuration logicielle utilisée : traitements à effectuer en priorité au niveau d'un logiciel, commande active si un autre logiciel de l'offre est utilisé…
3
Tous les traitements où la modularité intervient sont présentés ci-après.
Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel Entreprise Banque
Ce menu est réservé aux logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack où il est enrichi de la gestion des prévisions et du comparatif entre le prévisionnel et le réalisé.
Intégration des relevés de compte
Les relevés de compte mis à disposition par les banques peuvent être intégrés suivant le cas à partir des logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack.
L'intégration est effectuée à partir d'un seul logiciel, les relevés de compte récupérés sont ensuite automatiquement intégrés dans les autres logiciels.
En fonction des logiciels utilisés, l'intégration s'effectuera en priorité à partir de :
Suivi de trésorerie,
Suivi de trésorerie Pack.
Particularité - la suppression des relevés de compte
A partir de l'historique d'intégration, commande du menu Gestion des mouvements et soldes de l'un des logiciels précités, il est possible de supprimer un relevé de compte.
Purge des mouvements bancaires
La purge des mouvements est une commande disponible dans les logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de
trésorerie Pack.
Elle peut aussi être demandée dans le cadre du traitement automatique de purge.
Voir la commande «Sociétés», page 23.
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66
Description des fichiers utilisés par le programme
Les fichiers nécessaires au fonctionnement des logiciels peuvent être classés en 6 catégories :
fichier de configuration,
fichier permettant l'exécution du programme,
fichier des masques d'écran et de messages,
fichier de structure d'édition, de récupération et de données,
fichiers de référence (pays, devises, motifs de rejet, taux de référence…),
fichier de données d'une société.
Les cinq premiers types de fichier sont uniques quel que soit le nombre de sociétés traitées. Le fichier de
données d'une société est répété autant de fois qu'il y a de sociétés créées. Les pages suivantes présentent
successivement les fichiers de données d'une société et les fichiers programme.
3
Comme nous l'avons vu plus haut dans ce chapitre, du fait de la modularité de l'offre Entreprise Banque
Sage, certains fichiers sont communs à tout ou à une partie des logiciels de l'offre. Par commodité de lecture, la liste des fichiers est présentée sous forme de tableaux à plusieurs colonnes, le symbole X signale
les logiciels dans lesquels est utilisé chacun des fichiers. Sur ces tableaux, les logiciels sont codifiés :
-
GEB Gestionnaire Entreprise Banque,
-
PV Suivi de trésorerie,
-
TV Suivi de trésorerie Pack
Pour les clients qui possèdent le logiciel Gestion de portefeuille et qui effectuent la mise à jour de l'offre
Entreprise Banque Sage en version 12.00, les fichiers propres à ce module sont conservés même si le
logiciel Gestion de portefeuille n'est pas proposé dans cette nouvelle version.
Fichiers de données d'une société
Ces fichiers sont contenus dans le fichier ***.BQE depuis la version 10.00. Il existe autant de fichiers
***.BQE que de sociétés. Le nom du fichier correspond au numéro de la société, numéro attribué automatiquement en fonction de l’ordre de création de la société.
Le fichier de données de la société fictive Jeu d’essai est 000.BQE, celui de la première société créée
001.BQE, etc… Lors de l’entrée dans le gestionnaire, après installation de la version 12.00, il est possible
de convertir les anciens fichiers.
Voir le bouton Convertir une société de la commande «Sociétés», page 23.
Fichiers programme
Intitulé
Gestionnaire
Entreprise
banque
DISP.VER
Numéro de version interne du logiciel
X
DISP.SUP
Sauvegarde de la taille et de la
place des fenêtres par utilisateur
X
Nom
© Sage 2007
67
Intitulé
Gestionnaire
Entreprise
banque
DISP.BBL
Structure des fichiers de données
X
DISPW.PRG
Fichier des applications
X
DISPW32.EXE
Fichier exécutable du programme
X
DISPWD32.DLL
Fichier des écrans
X
DISP.EVT
Fichier des événements
X
DISP.MAS
Fichier des masques d'écran
X
DISPW.CHM
Fichier de l'aide
X
DISP.MES
Fichier des messages
X
DISPSUP.INI
X
DISP.PDF
Fichier de la documentation en
ligne
X
BASE32.DLL
Mise à jour des bases de données
X
DUNZIP32.DLL
Restauration des fichiers sauvegardés
X
DZIP32.DLL
Compactage des fichiers sauvegardés
X
GOASW.PIE
Configuration des modules présents
X
VER32201.DLL
Mise à jour des versions antérieures
VER32250.DLL
X
X
X
X
X
X
VER32260.DLL
X
X
X
VER32400.DLL
X
X
X
VER32450.DLL
X
X
X
VER32475.DLL
X
X
X
VER32500.DLL
X
X
X
PB.INF
Paramétrages des Purges et Sauvegardes automatiques
X
PB.UTI
Liste des utilisateurs
X
X
PB.UTI
Liste des utilisateurs
X
X
PB.BBL
Structure des fichiers de données
X
X
PB.SES
Liste des accès
X
X
PB.RES
Fichier des instances
X
X
PB.SET
Fichier des paramètres du logiciel
X
X
Nom
© Sage 2007
68
Nom
© Sage 2007
Intitulé
Gestionnaire
Entreprise
banque
PB.PAY
Pays : création de la base de référence
X
X
PB.SOC
Sociétés
X
X
PB.USR
Fichier système
X
X
PB.CAL
Calendrier bancaire : création de
la base de référence
X
X
PB.REJ
Motifs de rejet : création de la
base de référence
X
X
PB.AFB
Codes interbancaires : création de
la base de référence
X
X
PB.OPE
Codes internes : création de la
base de référence
X
X
PB.RAP
Critères de rapprochement
PB.TFT PB.FMT
Formats de fichiers
paramétrables : création de la
base de référence
X
X
PB.TAU
Taux de référence / Devise : création de la base de référence
X
X
PB.LOI
Lois statistiques : création de la
base de référence
X
PB.CRT
Zones générateur d'états
X
PB0.PRT
Fichier des imprimantes
X
PB1.PRT
Fichier des imprimantes
X
PB.NAT
Fichier des natures de mouvements
X
PB.DIN
Fichier des cours des devises in
X
NEW.TFT
Format de fichiers paramétrables
X
X
NEW.FMT
Format de fichiers paramétrables
X
X
NEW.RES
Fichier des instances
X
X
NEW.TAU
Taux de référence
X
X
NEW.SES
Liste des accès
X
X
NEW.CAL
Calendrier bancaire
X
X
NEW.PAY
Pays
X
X
*.BBL
Bibliothèque des structures des
fichiers
X
REINDSOC.EXE
Utilitaire de réindexation des
fichiers
X
SAVEXTR.EXE
Outil de réparation de fichiers
X
X
SAUVSAAR.DAT
Sauvegarde de données
X
X
VISUUTIL.EXE
Fichier de visualisation des connexions réseaux
X
X
69
Nom
Fichier exécutable du programme
X
X
PV32.MES
Fichier des messages
X
X
PVW32D.DLL
Fichier des écrans
X
PVW.CHM
Fichier de l'aide
X
PV.PDF
ligne
X
GT.PDF
ligne
PVSUP.INI
VEILLE.EXE
Fichier exécutable de lancement
autonome de l’intégration automatique
X
PBSAUVE.EXE
Fichier exécutable de lancement
autonome des sauvegardes et
purges automatiques
X
PBREG.EXE
Fichier exécutable de déclaration
des unités substituées dans la
base de registres
X
PBMAIL.DLL
Création automatique d’un message contenant le fichier extrait
des prévisions (consolidation de
trésorerie)
Fichier de configuration réseau
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Lors de l'installation des logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage, les fichiers suivants sont installés dans
le répertoire SYSTEM de Windows\System de Windows 98 ou Millenium, Winnt\system32 de Windows
NT4, Windows 2000 ou XP :
Nom du fichier .dll
© Sage 2007
PVW32.EXE
RES.CFG
3
Gestionnaire
Entreprise
banque
Intitulé
Taille (octets)
Version
CBASE32.dll
696,320
7.10
CBLOC32.DLL
651,264
7.10
edt32d20.dll
389,632
2.0.110
gsw32.exe
427,456
4.52.0000
gswag32.dll
248,784
4.52.0000
gswdll32.dll
103,360
4.52.0000
hedlg32.dll
70,144
4.00c
heicon32.dll
187,904
4.00a
hekrnl32.dll
574,976
4.00d
hertf32.dll
67,072
4.00c
hetool32.dll
39,936
4.00b
imgman30.dll
225,792
--
im30bmp.dil
20,480
4.00.000
im30pcx.dil
33,792
4.00.000
70
Nom du fichier .dll
© Sage 2007
Taille (octets)
Version
im30tga.dil
20,480
4.00.000
im30tif.dil
55 ,296
4.00.000
imp32d20.dll
128,000
--
msvcrt.dll
286,773
6.10.9844.0
msvcrt40.dll
65024
4.20.6172
oleaut32.dll
626,960
2.40.4522
SAGEPERS.dll
475,136
7.01
SHFHOLDER
22528
6.00.2800.1106
snform32.dll
289,280
--
ss32d25.dll
563,200
--
tab32d20.dll
244,736
--
71
Procédures communes à tous les modules
Cette partie présente les procédures communes à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance 100.
2
Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les
modules Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack.
«Menu Fichier (d’un module)», page 73
«Gestion du mot de passe», page 82
«Menu Action (d’un module)», page 84
«Menu Etats (d’un module)», page 86
«Menu Communication (d’un module)», page 90
© Sage 2007
72
Menu Fichier (d’un module)
Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les modules Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack.
«Ouvrir une société », page 73
«Fermer une société», page 75
«Paramétrer la société », page 75
«Occupation des tables», page 76
«Calendrier bancaire», page 76
«Fermer la liste», page 77
«Quitter...», page 77
Voir également «Fichier / Outils / Visualisation des connexions», page 17. Les commandes Paramétrer les
imports et Modifier le mot de passe sont présentées dansla documentation spécifique à chaque module.
Ouvrir une société
Fichier / Ouvrir une société
La commande Fichier / Ouvrir une société permet de sélectionner une société.
La société active est signalée par la mention ec dans la colonne En cours. Cliquer deux fois sur la ligne de
la société à ouvrir.
Si un utilisateur a déjà ouvert cette société, le logiciel affiche un message d’alerte.
« Un utilisateur est déjà dans cette société. Voulez-vous consulter la liste des
connexions ? »
Cliquer sur Oui afin d’afficher la liste des connexions ou cliquer sur Annuler pour ouvrir directement la société.
3
Si la société est ouverte en utilisation monoposte ou en mode exclusif pour le module, ce message n’apparaît pas.
Accès exclusif pour le module
Cette case est décochée par défaut ; cochée, elle permet d’accéder en mode exclusif à la société. Ce mode
interdit à tout autre utilisateur d’ouvrir la même société avec le même module. Cette exclusivité d’accès est
désactivée au moment où l’utilisateur qui a choisi cette option ferme la société.
© Sage 2007
73
Lorsque la société est ouverte en mode exclusif, la mention Exclusif est rappelée en bas de la fenêtre. Si la
société est ouverte sans accès exclusif, tout autre utilisateur pourra l’ouvrir. Dans les deux cas, n’importe
quel utilisateur pourra l’ouvrir dans un autre module.
Cas des sociétés non converties
Lorsque la colonne Nom de fichier n’indique pas de fichier avec l’extension .BQE, le logiciel affiche un
message d’avertissement.
Lancer alors le Gestionnaire Entreprise Banque et procéder à la conversion des fichiers concernés.
Le fichier avec l’extension .BQE est affiché mais le logiciel ne parvient pas à l’ouvrir.
Cas d’un fichier absent
Cette fenêtre s’affiche lorsque le fichier .bqe ne se trouve pas à l’emplacement paramétré dans le Gestionnaire.
Il faut indiquer l’emplacement correct du fichier à l’aide de la fenêtre Volume et répertoire et valider.
Cas d’un fichier occupé
© Sage 2007
74
Cette fenêtre s’affiche lorsque le fichier .BQE est occupé. Dans ce cas, se reporter au manuel du Gestionnaire Entreprise Banque.
Voir le manuel la partie «Gestion de la base de données», page 97 pour toute explication sur l’ouverture
des bases de données (base société ou base de référence).
Fermer une société
Fichier / Fermer une société
La commande Fichier / Fermer une société permet de fermer la société en cours.
Paramétrer la société
Fichier / Paramétrer la société
La commande Fichier / Paramétrer la société présente les paramètres société saisis au démarrage du logiciel après création de la société.
Les renseignements laissés en attente doivent être saisis.
Visualisation des connexions
Fichier / Outils / Visualisation des connexions
Cette commande permet de visualiser la liste des utilisateurs connectés au produit.
© Sage 2007
75
Occupation des tables
Fichier / Outils / Occupation des tables
Cette commande permet de visualiser le nombre de fiches occupées par les fichiers de données de la
société en cours.
Cet écran présente :
le nom des fichiers utilisés dans le module,
le nombre de fiches utilisées dans la société ouverte.
Aucune intervention n’est autorisée sur cet écran. Pour sortir de la commande, cliquer sur OK.
Calendrier bancaire
Fichier / Calendrier bancaire
Le calendrier est ouvert à la page du mois en cours, la date du jour est sélectionnée par défaut.
© Sage 2007
76
Les premiers boutons fléchés à gauche et à droite du mois en cours permettent de visualiser respectivement le mois précédent et suivant.
Les boutons fléchés sur la ligne suivante affichent le calendrier de l'année précédente ou suivante.
Fermer la liste
Fichier / Fermer la liste
Cette fonction permet de fermer n’importe quelle liste ouverte. Dans le cas où plusieurs listes sont à l’écran,
la dernière liste affichée sera la première fermée.
Quitter...
Fichier / Quitter…
La commande Fichier / Quitter… est suivie du nom du logiciel en cours et permet de quitter l'application.
1.
Détection de traitements automatiques
Le logiciel demande confirmation du lancement du traitement.
2.
© Sage 2007
Sauvegarde manuelle des fichiers
77
Le logiciel demande confirmation de la sauvegarde manuelle des fichiers par le bouton Sauvegarder.
Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK.
Une procédure de sauvegarde manuelle des fichiers est proposée par le bouton Sauvegarder.
Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK.
© Sage 2007
78
Gestion du mot de passe
3
Cette gestion du mot de passe est valable pour tous les modules de l’offre Sage Finance .
A la première entrée d’un utilisateur dans un des logiciels de la gamme, l’écran de saisie du mot de passe
demande une confirmation du mot de passe.
Code d'accès et mot de passe doivent être différents, un mot de passe identique au code d'accès saisi sera
systématiquement rejeté. Valider après saisie en cliquant sur le bouton OK.
3
Le mot de passe et sa confirmation doivent comporter de 4 à 10 caractères alphanumériques ; les caractères spéciaux et les espaces ne sont pas autorisés.
A partir de la seconde entrée du même utilisateur, dans un module, la zone Confirmation mot de passe n’est
plus affichée.
Concernant uniquement l’administrateur, lors de sa première entrée dans logiciel, un second écran apparaît.
Les renseignements enregistrés dans cette fenêtre donnent la possibilité à l’administrateur de récupérer son
mot de passe lui -même en cas de perte.
Pour plus d’information sur la procédure d’entrée dans un logiciel, voir le § Gestion des utilisateurs
«Gestion des Utilisateurs», page 34.
© Sage 2007
79
Renouvellement automatique du mot de passe
Chaque utilisateur dispose de son propre compteur qui est initialisé à 0 lors de la création de cet utilisateur
par l’Administrateur de l’application (commande Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque).
Ce compteur est incrémenté de 1 à chaque ouverture de module par l’utilisateur. Sa valeur maximale est de
90. Après avoir atteint cette valeur, il est réinitialisé à 0. Cette réinitialisation provoque à la prochaine entrée
dans un module, la demande de saisie d’un nouveau mot de passe pour l’utilisateur concerné.
Un écran permettant la modification du mot de passe s’affiche alors.
Un contrôle est effectué sur le nouveau mot de passe afin que l’utilisateur ne puisse pas ressaisir l’ancien
mot de passe.
Le mot de passe peut également être modifié avant son renouvellement automatique par la commande Modifier le mot de passe du menu Fichier.
Voir les documentations des logiciels de l’offre Entreprise Banque pour le détail de cette commande.
Gestion de la perte du mot de passe de l’Administrateur
En cas de perte du mot de passe de l’Administrateur et d’impossibilité d’accès par un autre utilisateur au
Gestionnaire Entreprise Banque pour réinitialiser le mot de passe, l’Administrateur a la possibilité de récupérer son mot de passe par un autre biais.
3
La perte du mot de passe d’un utilisateur, autre que l’Administrateur est gérée par ce dernier en réinitialisant
le mot de passe de cet utilisateur dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque.
Lors de la saisie du mot de passe de l’Administrateur, si celui-ci est incorrect, un message d’erreur apparaît.
© Sage 2007
80
Le bouton OK permet de revenir sur l’écran de saisie du mot de passe en cas d’erreur de frappe.
Le bouton Mot de passe oublié ? permet d’accéder à l’écran d’accueil de l’Assistant de récupération de
l’accès administrateur.
Cliquer sur le bouton Suivant.
Deux cas de figure sont possibles :
L’administrateur saisit la bonne réponse et dans ce cas il accède à l’écran lui indiquant son mot de
passe.
© Sage 2007
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Il clique alors sur le bouton Fin qui le renvoie directement sur l’écran de saisie du mot de passe.
Si l’administrateur ne connaît pas la réponse à la question, il clique sur le bouton Réponse oubliée
qui lui donne accès à un écran contenant un numéro d’appel, ainsi qu’une clé. Ces éléments lui permettent de prendre contact avec un service BNP Paribas qui réinitialisera son mot de passe.
Modification de la question Administrateur
L’Administrateur a la possibilité de modifier la question administrateur et sa réponse, en cas de changement
d’Administrateur par exemple, dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque.
En double cliquant sur la ligne Administrateur, dans la liste des utilisateurs, l’utilisateur accède à l’écran
de modification de l’administrateur.
© Sage 2007
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En cliquant sur le bouton , l’utilisateur accède à l’écran de modification de la question administrateur.
Renseigner les zones suivantes :
Nouvelle question
Cette zone peut contenir 40 caractères au maximum.
Nouvelle réponse
Cette zone peut contenir 20 caractères au maximum.
Le bouton OK valide la nouvelle question et sa réponse.
Le bouton Annuler permet de revenir à l’écran de modification de l’administrateur sans tenir compte de la
saisie qui a été effectuée.
© Sage 2007
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Menu Action (d’un module)
Le menu Action regroupe les fonctions accessibles depuis une liste ou un écran ouvert.
Par exemple, lors de l’ouverture de la liste des prévisions, les options de ce menu sont Créer, Modifier, Supprimer, Décalage des prévisions,…
Toutes les fonctions de ce menu sont également accessibles dans un menu contextuel affiché par un clic
droit, à l’ouverture d’un écran.
Ce menu Action n’est pas accessible à l’ouverture du module, aucun écran n’étant ouvert.
Procédure d'importation
L’icône ci-contre correspond à la commande Importer du menu Action
Les logiciels de l'offre Finance 100 proposent tous des possibilités d'importation de données ; il s'agit
principalement de l'importation des mouvements, des banques, des comptes bancaires et des tiers.
3
En ce qui concerne les importations directes des tiers et des mouvements comptables de la Comptabilité
Sage Ligne 100 vers le logiciel de l’offre Finance 100, voir les procédures de ces importations décrites
dans le manuel de ce logiciel.
Les conditions d'importation ainsi que la structure de fichier requise sont présentées en dernière partie de
ce manuel.
Nous présentons ci-après la procédure d'importation qui reste invariable. Toute demande d'importation, à
l’exception des importations directes de la Comptabilité Sage 100 dans logiciel de l’offre Finance 100,
aboutit à la fenêtre :
© Sage 2007
84
Il faut indiquer sur cette fenêtre l'emplacement et le nom du fichier à importer. Si le chemin d'accès proposé
par défaut (répertoire d'installation du logiciel en cours d'utilisation) ne convient pas, sélectionner le répertoire parent (C:) ou une autre unité de stockage (A: etc.).
Pour afficher la liste des types de fichier contenus dans le répertoire sélectionné, utiliser la zone Nom.
Valider ensuite par le bouton OK pour lancer l'importation.
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Menu Etats (d’un module)
Le menu Etats intègre l’ensemble des fonctions d’édition et paramétrage d’édition (générateur d’Etats), disponibles dans un module.
La procédure d’édition est toujours la même quel que soit le module utilisé.
Lancement d’une édition
Icône Editer : les logiciels de l'offre Finance 100 permettent d'imprimer un grand nombre d'états :
éditions propres à certaines commandes : certaines fonctionnalités comportent leur propre fonction d'impression, principalement les fonctionnalités appelant une liste d'éléments. L'édition est lancée à partir d'une icône Editer ou de la commande Editer du menu Etats sur les listes.
menu Etats : la plupart des logiciels possèdent un menu Etats qui propose l'impression de plusieurs
états.
Ces états sont présentés dans les manuels d'utilisation des logiciels.
Toutes les éditions proposées aboutissent à la fenêtre « Imprimer » (sélection d'un mode de sortie).
L'édition peut être visualisée à l'écran, imprimée ou encore générée sur fichier.
Aperçu avant impression
Pour obtenir l'édition à l'écran, cliquer sur la case Aperçu avant impression.
L'état s'affiche dans une fenêtre intitulée « Visualisation écran ».
Les boutons sur le haut de cette fenêtre présentent les actions autorisées.
Interrompt l'impression.
Affiche la première page du document.
Affiche la page précédente si édition comporte plusieurs pages
Affiche la page suivante si édition comporte plusieurs pages
Affiche la dernière page du document.
Imprime le document visualisé à l'écran sur l'imprimante par défaut.
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Dans tous les logiciels Finance 100, ce bouton donne accès à une fenêtre offrant le choix des pages à éditer.
Par défaut le logiciel propose l’édition de l’ensemble du document.
Pour un document de plusieurs pages, l’utilisateur peut modifier les options d’impressions :
Tout : édition de toutes les pages du document,
Page en cours : édition de la page affichée en aperçu,
Pages : édition des numéros de pages renseignés dans les zones De et A .
La zone Copies permet de saisir le nombre d’exemplaires à imprimer.
Les copies d’une même édition sont assemblées et sont toutes imprimées avant celles de l’exemplaire suivant. Cette option ne peut pas être modifiée.
Trois boutons sont accessibles :
Valide le paramétrage et lance l’édition.
Permet de revenir dans l’écran d’« Aperçu avant impression » sans
que l’édition soit déclenchée.
Donne accès aux paramètres de l’imprimante.
Edition graphique
Certaines éditions sont définies en mode graphique. L’édition graphique est alors proposée par défaut mais
peut être désactivée.
Impression
La fenêtre « Imprimer » propose l'imprimante par défaut (paramétrée sur le panneau de configuration du
Gestionnaire de programmes).
Le bouton Configuration permet de sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut et de paramétrer le format d'impression du document à éditer.
Si ces sélections sont inutiles, valider directement par le bouton OK sinon, cliquer
sur le bouton Configuration.
© Sage 2007
87
Pour sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut, cliquer sur la case d'option Imprimante
spécifique. Si plusieurs imprimantes sont connectées, cliquer sur la flèche à droite de la zone de liste et sélectionner l'imprimante adéquate.
Il est également possible de paramétrer sur cette fenêtre :
les caractéristiques d'impression,
la résolution graphique de l'impression,
le type d'alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles),
les dimensions du papier utilisé,
son orientation à la française (portrait) ou à l'italienne (paysage).
Valider après sélection par le bouton OK.
Sortie fichier
En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition
sur fichier. Différents modes de sortie ont été préparamétrés pour ce faire.
A propos des modes de sortie préparamétrés, consulter le paragraphe «Formats de sortie d’impression»,
page 41.
Cliquer sur le bouton Fichier, la liste des modes de sortie préparamétrés (et éventuellement
créés par l'utilisateur) s'affiche.
© Sage 2007
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Placer le curseur sur la sortie fichier souhaitée et double-cliquer.
Indiquer sur la fenêtre qui s'affiche l'emplacement du fichier à générer ainsi que le nom à lui attribuer, valider par le bouton OK.
© Sage 2007
89
Menu Communication (d’un module)
La commande Télécommunication donne accès au logiciel de télécommunication pour récupérer les fichiers
émis par les banques : extraits de compte, relevés de LCR à payer, relevés de LCR impayées, relevés de
virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis d'opérés de virements / prélèvements, avances sur
factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge et compte rendus applicatifs.
La commande Internet permet de se connecter directement au navigateur Internet. Elle permet de récupérer
des fichiers émis par les banques via un site particulier (BNP Transnet pour BNP PARIBAS par exemple).
«Télécommunication», page 90
«Internet», page 91
La commandes Intégration automatique est présentée dans la documentation spécifique à chaque module.
Télécommunication
Communication / Télécommunication
La télécommunication peut être activée par son icône sur la barre d'outils de la fenêtre d'application ou par
validation de la commande Télécommunication du menu Communication.
La validation par OK donne accès à Telbac pour récupérer les fichiers émis par les banques : extraits de
compte, relevés de LCR impayées, relevés de virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis
d'opérés de virements / prélèvements, avances sur factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge
et compte rendus applicatifs.
Consulter la documentation de Telbac pour une présentation complète des procédures de récupération de
fichiers.
En retour de communication, lors de l’intégration automatique des relevés de compte, cette commande bloque l’ouverture de toutes les sociétés dans tous les modules.
3
A l'attention des utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac
Les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac peuvent également accéder directement à leur logiciel en utilisant cette commande sans quitter le logiciel.
Pour ce faire, le volume et répertoire de stockage du logiciel de télécommunication ainsi que le nom et
l'extension de son fichier exécutable doivent être saisis dans les paramètres société. Voir à ce propos le
menu Fichier, § Paramétrer la société, Télécommunication.
© Sage 2007
90
Internet
Communication / Internet
Cette commande permet de se connecter directement au navigateur Internet.
Pour y accéder, cliquer sur l’icône Internet ou valider la commande Internet du menu Communication.
Sélectionner alors par un double-clic le site de la banque adéquate. Seules sont affichées les banques
dont l’URL a été saisie sur la fiche banque.
3
Si une seule banque a une adresse internet (URL), on n’affiche pas la liste ci-dessous, le navigateur
démarre directement à l’adresse internet de la banque concernée.
L’utilisateur accède directement au site sélectionné.
3
Lorsque l’utilisateur n’a pas renseigné le chemin de son navigateur au niveau du Gestionnaire Entreprise
Banque, la fenêtre Paramétrage du navigateur Internet s’affiche.
Une fois le chemin du navigateur localisé, cliquer sur OK. Le site sélectionné sur la liste des banques s’affiche.
© Sage 2007
91
Sauvegardes
Sauvegardes
Sauvegarder ses données consiste à les copier sur un support autre que le disque dur (disquettes, cartouches,
disque externe). En cas d'incident, si elles ne sont plus utilisables sur le disque dur, elles pourront être restaurées.
Une autre utilisation des sauvegardes peut être la réparation d'erreurs. La récupération d'une sauvegarde permet en effet de retrouver la dernière situation.
Enfin, parallèlement aux sauvegardes courantes, il faut songer aux sauvegardes d'archives qui correspondent à des traitements dont on n'a plus de trace du fait d'une purge. Les archives informatiques doivent être
conservées au moins cinq ans. Une bonne gestion des sauvegardes s'avère donc indispensable.
Tous les logiciels de l'offre Finance 100 proposent une procédure de sauvegarde automatique que nous vous
conseillons vivement d’utiliser pour une sauvegarde régulière de vos données sociétés.
Une procédure de sauvegarde manuelle est aussi disponible pour la sauvegarde des données de configuration et de celles de Telbac.
La sauvegarde des données est systématiquement proposée lorsque l'on quitte un logiciel de l'offre Finance
100.
Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, cliquer sur le bouton le bouton OK.
Pour annuler la demande de sortie du logiciel, cliquer sur le bouton Annuler.
Pour lancer la procédure de sauvegarde, cliquer sur le bouton Sauvegarder.
© Sage 2007
92
Sauvegardes
Procédure de sauvegarde automatique
Paramétrer les onglets « Informations société » et « Paramétrage purge », disponibles en création ou modification de société, afin d’indiquer le type de traitement automatique à effectuer ainsi que le type de données
à purger.
La commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge permet de définir le mode de déclenchement de ces traitements automatiques.
Voir le paragraphe «Sauvegarde/Purge», page 44.
© Sage 2007
93
Sauvegardes
Procédure de sauvegarde manuelle
En quittant le logiciel, par la commande Fichier / Quitter ou en tapant ALT + F4, cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Le logiciel propose la sauvegarde des fichiers suivants :
fichiers de configuration : tables communes à toutes les sociétés (Pays, Codes interbancaires,
Motifs de rejet, Devises, Codes internes…)
fichiers de Telbac pour les utilisateurs de ce logiciel
fichiers de données des sociétés, y compris le Jeu d'essai
Sélectionner les fichiers à sauvegarder en double-cliquant sur la ligne concernée ou en cliquant sur le bouton
Sélectionner. A l'inverse, on annule une sélection par la même manipulation. Le symbole « < » marque les
sélections.
Valider par le bouton OK. Une fenêtre s'affiche pour la sélection de l'emplacement des fichiers sauvegardés.
Si le répertoire proposé par le programme ne convient pas (répertoire d'installation du logiciel), sélectionner
le répertoire parent ou une autre unité de stockage dans la zone de liste Lecteurs.
Valider ensuite par le bouton OK.
© Sage 2007
94
Sauvegardes
Cliquer sur le bouton OK pour revenir au Gestionnaire de programmes ou sur le bouton Annuler si d'autres
sauvegardes doivent être effectuées.
© Sage 2007
95
Sauvegardes
Procédure de restauration
La procédure de restauration des sauvegardes est effectuée uniquement à partir du Gestionnaire Entreprise
Banque. Activer la commande Administration / Restaurer une société.
Sélectionner les fichiers dont les données doivent être restaurées et valider par le bouton OK. Indiquer le
chemin de restauration en veillant à ce qu'il coïncide avec l'emplacement des anciennes données :
fichiers de configuration dans le répertoire d'installation du Gestionnaire ;
fichiers des sociétés dans le répertoire de stockage paramétré par la commande Société du menu
Fichier ;
fichier du Telbac dans le répertoire d'installation du module.
Si ce chemin diffère, reproduire la manœuvre autant de fois que nécessaire.
3
La restauration d'une sauvegarde écrase les données de même nom dans le répertoire cible.
Avant restauration, il faut créer les sociétés dans l'ordre dans lequel elles existaient. Ainsi, leurs extensions
seront identiques à celles de la sauvegarde qui va être utilisée pour la restauration.
Dans le cas particulier d'une désinstallation du programme suivie de sa réinstallation sur un autre poste, il
faut créer les sociétés avant de lancer la restauration.
2
© Sage 2007
Il est toujours possible de restaurer des fichiers (société, configuration) d’une version antérieure à
la version 15.00.
96
Gestion de la base de données
La gestion de la base de données utilisée dans Finance 100 version 15.00 présente les données d’une société
dans un seul fichier sous la forme nnn.BQE où nnn représente le numéro de la société (000.BQE pour le Jeu
d’essai, 001.BQE pour la société 1, …).
Les données communes à toutes les sociétés sont stockées dans la base de référence (fichier BASEBANQ.REF stocké dans le répertoire d’installation du Gestionnaire).
Voir la partie «Fichiers communs», page 64.
A chaque lancement du Gestionnaire Entreprise Banque, la présence de la base de référence est testée.
Cette base est créée automatiquement en première installation, elle l’est également si le fichier BASEBANQ.REF n’existe pas mais que des fichiers de configuration d’une version antérieure sont détectés.
Dans le cas où le fichier n’existe pas et que des fichiers de configuration sont incomplets ou inexistants, la
solution est de restaurer la base de référence ou de restaurer d’anciens fichiers de configuration.
Ainsi l’ouverture d’une société dans un module consiste à ouvrir deux fichiers : le fichier base de référence
et le fichier société. L’ouverture de la base de référence est obligatoire.
Le Gestionnaire Entreprise Banque permet la création, la suppression de sociétés et la conversion d’une
société de version antérieure.
Voir la partie «Sociétés», page 23.
Cette gestion de données qui gère les accès en réseau en mode client/serveur, permet notamment de limiter
les risques liés à la gestion des sociétés dans le cadre de l’utilisation réseau.
Les limites de cette gestion de base de données sont suffisamment étendues pour permettre de gérer des bases de très grande taille (jusqu’à 4 gigas de données). Il n’y a pas de limite en terme de nombre d’enregistrements.
3
En utilisation réseau, il est possible d’accéder en mode exclusif à une base dans un module ce qui interdit
l’accès d’un autre utilisateur dans ce module et dans cette société.
Pour plus d’informations sur le mode exclusif, consulter le paragraphe «Ouvrir une société », page 73.
Un outil de maintenance des bases de données est également installé.
Voir la partie «Outil de maintenance», page 101.
© Sage 2007
97
Gestion des accès aux bases de données
L’accès aux bases de données peut rencontrer un certain nombre de problèmes.
Nous allons présenter les principaux ci-après.
Messages possibles à l’ouverture des bases de données
La base de référence n’est pas présente
Le logiciel ne fonctionne pas si le fichier de la base de référence (BASEBANQ.REF) ne se trouve pas dans
le répertoire du Gestionnaire. Le fait d’ouvrir le Gestionnaire permet de créer automatiquement la base de
référence.
La base de référence est occupée
Ce message à l’entrée dans un module indique qu’il est nécessaire d’activer l’outil de maintenance pour la
base de référence afin de pouvoir y accéder.
Avant de lancer l’outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s’assurer qu’aucun
utilisateur n’est connecté.
Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour connaître les traitements à lancer.
Il est impossible d’ouvrir la base de référence
Il est nécessaire de rappeler que l’ouverture de la base de référence est obligatoire pour ouvrir la base société.
© Sage 2007
98
Pour une utilisation réseau ou multi-modules, la première chose à faire est de s’assurer que la mise en place
du Gestionnaire d’applications ou du Serveur Sage est correcte.
Voir la partie «Fonctionnement en réseau», page 115.
Dans le cas où la configuration est correcte ou qu’il s’agit d’une utilisation monoposte, il est nécessaire de
demander à l’administrateur de déconnecter l’utilisateur à l’aide de la visualisation des connexions du Gestionnaire.
Voir la partie «Visualisation des connexions», page 17.
La base société n’est pas présente
A l’ouverture d’une base société, la base de référence est déjà ouverte ainsi les problèmes liés à la configuration du Gestionnaire d’applications et du Serveur Sage sont exclus.
Il faut s’assurer de la présence du fichier de la base société dans le répertoire indiqué dans le Gestionnaire
ou indiquer à la nouvelle tentative d’ouverture de la société le nouveau chemin d’accès à la base.
La base société est occupée
Ce message indique qu’il est nécessaire d’activer l’outil de maintenance pour la base société afin de pouvoir
y accéder de nouveau.
© Sage 2007
99
Avant de lancer l’outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s’assurer qu’aucun
utilisateur n’est connecté.
Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour connaître les traitements à lancer.
© Sage 2007
100
Outil de maintenance
Les modules de la gamme Finance 100 sont fournis avec un programme appelé Sage Maintenance, permettant de réaliser un certain nombre d’opérations sur les fichiers :
agrandissement de la taille du fichier,
état d’occupation des fichiers,
vérification des données,
recopie des données.
Il est automatiquement copié sur le disque dur lors de l’installation du Gestionnaire Entreprise Banque.
«Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance», page 102
«Menu Système», page 103
«Menu Fichier», page 104
«Menu Edition», page 108
«Menu Maintenance», page 109
«Menu Aide (?)», page 114
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101
Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance
Lancer Sage Maintenance en sélectionnant son raccourci dans le menu Démarrer de Windows.
Il est également possible de lancer le fichier MAINT.EXE à partir de l’explorateur ou du poste de travail de
Microsoft Windows.
Pour quitter Sage Maintenance, sélectionner la commande Fichier / Quitter, ou bien la commande Fermeture du menu Système de la fenêtre d’application ou encore tapez CTRL + Q ou bien ALT + F4.
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102
Menu Système
Le menu Système du programme Sage Maintenance présente toutes les commandes classiques d'un
tel menu.
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Menu Fichier
Ce menu permet de :
avoir accès aux commandes permettant d’ouvrir ou de fermer un fichier,
lire les informations sur ce fichier,
quitter le programme.
Ouvrir
Fichier / Ouvrir
Cette commande permet d’ouvrir un fichier existant.
Vérifier qu’aucun fichier de gestion n’est ouvert avant toute manipulation. Sélectionner ensuite dans la fenêtre de dialogue le fichier de données concerné et double-cliquer dessus, ou bien cliquer sur le bouton
Ouvrir ou encore presser la touche ENTREE. Si nécessaire, changer de répertoire ou de lecteur.
3
Le nom du fichier actuellement ouvert est inscrit dans la barre de titre de la fenêtre d’application du programme à la suite du nom de ce dernier.
Le mot de passe n’est pas demandé par ce programme.
Ouverture d’un fichier anormalement fermé
Lorsque le programme se referme inopinément suite à erreur système ou à une panne de courant, à l’ouverture du fichier un message signale que d’autres utilisateurs sont connectés.
En effet, les modules de la gamme Finance 100 considèrent qu’un fichier fermé anormalement est toujours
en cours d’utilisation.
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104
Il est alors nécessaire de lancer le programme Sage Maintenance pour « refermer » le fichier avant de pouvoir l’utiliser à nouveau normalement. Pour cela :
1.
vérifier que vous êtes bien le seul utilisateur et répondre en cliquant sur le bouton OK à ce
message ;
2.
refermer éventuellement le module de la gamme Finance 100 à utiliser (ceci n’est pas nécessaire si
la capacité en mémoire vive du micro-ordinateur est suffisante) ;
3.
lancer le programme Sage Maintenance ;
4.
ouvrir le fichier considéré ;
5.
suivre les instructions données ci-dessous ;
6.
refermer ensuite le fichier par la commande Fichier / Fermer ou quitter le programme Sage Maintenance (le fichier est automatiquement refermé dans ce cas).
La fenêtre de l’« Assistant Maintenance » s’ouvre si le fichier n’a pas été refermé.
Prendre connaissance des informations affichées et utiliser les boutons de paramétrage suivants en fonction
des explications données.
Bouton Oui
Valeur cochée par défaut. Laisser cette option cochée dans les cas suivants :
vous ne travaillez pas en réseau et vous voulez simplement rendre le fichier à nouveau utilisable ;
vous travaillez en réseau et vous voulez déconnecter les autres utilisateurs éventuels.
Bouton Non
Effectue aucune opération.
Bouton Vérification du fichier
Valeur cochée par défaut. Cette option lance la vérification de l’intégrité du fichier en question. L’exécution de cette vérification est recommandée.
Bouton Recopie des données
Cette option doit être utilisée si des pannes successives se produisent qui ne soient pas d’origine électrique.
Dans ce cas, il est possible que les index des fichiers soient désorganisés et il est, dans ce cas, conseillé de
lancer une recopie du fichier qui s’accompagnera automatiquement d’une réindexation complète des données.
Voir la commande «Recopier les données», page 109.
Bouton Annuler
Annule le lancement de la commande. Le fichier reste tel qu’il était.
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Bouton Précédent
Ce bouton est grisé et donc inutilisable ici.
Bouton Fin
Lance la procédure de vérification ou de recopie si elle est paramétrée ou referme l’assistant sans rien faire
si Non est coché.
Une fenêtre intitulée Vérification indique l’état d’avancement de la commande. Cette vérification peut être
longue si le fichier est volumineux.
Fermer
Fichier / Fermer
Cette commande permet de fermer le fichier en cours de consultation. Les fenêtres éventuellement ouvertes
sont alors automatiquement refermées.
Information
Fichier / Information
Cette commande permet de consulter les informations chiffrées sur les différents éléments composant le fichier.
Cette commande présente, sous la forme d’un tableau, différentes informations sur les fichiers, notamment :
le nombre d’utilisateurs du fichier ouvert,
le type de fichier,
la place disponible : espace non utilisé dans le fichier,
la taille du fichier donnée au fichier à sa création ou lors du dernier agrandissement.
Si la place disponible est inférieure à 20% de la taille du fichier, il est conseillé d’agrandir le fichier.
3
Les modules de la gamme Finance 100 possèdent une fonction automatique d’agrandissement des
fichiers. Il n’est donc pas absolument nécessaire de procéder à cet agrandissement manuel. Cependant,
pour éviter les pertes de temps occasionnées par les agrandissements automatiques, il est possible de les
faire manuellement.
Cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour refermer la commande.
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Quitter
Fichier / Quitter
Cette commande permet de quitter le programme.
La commande ferme le programme Sage Maintenance. Le fichier qui pouvait être ouvert est refermé et les
dernières modifications enregistrées. L’utilisateur revient alors sur le poste de travail de Microsoft Windows.
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Menu Edition
Ce menu donne accès à la commande Afficher le journal maintenance.
3
Les commandes Annuler, Couper, Copier, Coller et Effacer ne sont pas disponibles dans ce programme.
Afficher le journal maintenance
Edition / Afficher le journal maintenance
Cette commande permet d’afficher le contenu du journal de maintenance.
Elle ouvre la fenêtre illustrée ci-dessous.
S’il n’y a pas de journal disponible, cette commande ouvre une fenêtre vide.
Dès que la commande est lancée, elle recherche dans le répertoire principal du programme, ou bien dans
celui utilisé en dernier pour ouvrir un fichier (commande Fichier / Ouvrir du présent programme), un fichier
nommé JOURNAL.TXT et en affiche le contenu à l’écran.
Ce fichier est créé ou complété automatiquement chaque fois qu’une opération de maintenance est lancée
(agrandissement, recopie des fichiers, vérification). Le programme y stocke toutes les anomalies qu’il a pu
rencontrer au cours de ces opérations. Chacune d’elles est répertoriée avec sa date d’exécution.
3
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Il est possible de supprimer les journaux maintenance à partir de l’Explorateur de Windows.
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Menu Maintenance
Ce menu donne accès aux commandes suivantes :
recopie des données,
agrandissement des fichiers,
affichage sous forme de graphe de l’occupation des fichiers,
vérification des fichiers de données.
Cette liste contient les commandes principales du programme Sage Maintenance. Ces commandes ne sont
accessibles que si un fichier est ouvert.
Recopier les données
Maintenance / Recopier les données
Cette commande permet de recopier un fichier de la gamme Finance 100.
Cette commande est destinée à recopier dans un nouveau fichier de la gamme celui qui est ouvert. Cette
opération doit s’effectuer lorsque une erreur a été détecté lors de la vérification du fichier (voir plus loin les
explications données sur cette commande).
Il est prudent de réaliser une sauvegarde de vos fichiers avant d’utiliser cette commande.
Cette commande s’applique aussi aux fichiers de paramètres utilisés par certains modules de la gamme Finance 100.
3
Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d’un fichier surestimée lors de sa création. Pour
réduire la taille d’un fichier trop important, laisser une marge d’au moins 40% en plus de l’espace utilisé.
Lorsque la commande est lancée, des fenêtres de dialogue de l’« Assistant Maintenance » vont s’ouvrir successivement pour assister et permettre l’enregistrement des paramètres du dossier de recopie.
Prendre connaissance des informations données et cliquer sur le bouton Suivant pour continuer le processus
ou bien sur le bouton Annuler pour l’arrêter. Une deuxième fenêtre s’ouvre.
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Cette fenêtre permet la recopie du fichier de deux façons en fonction du bouton sur lequel l’utilisateur clique. Dans les deux cas, il convient de s’assurer au préalable que le disque dur contient suffisamment d’espace libre pour supporter la recopie du fichier.
2
Il est impératif de ne pas interrompre le processus en cours de route et de réaliser une sauvegarde
préalable à toute recopie.
Recopie dans un fichier de même nom
Cette option, cochée par défaut, recopie le fichier considéré sur lui-même sans changer son nom. Pour cela,
le programme crée un fichier temporaire dans lequel il stocke la recopie avant d’effacer le fichier original
puis de donner son nom au fichier temporaire.
Il faut donc disposer d’un espace libre au moins égal à la taille du fichier recopié. Un message d’erreur
s’affichera si l’espace trouvé est insuffisant.
Création d’un nouveau fichier
Cette option crée systématiquement un nouveau fichier sans écraser l’ancien. Il est donc nécessaire,
comme dans le cas précédent, de disposer d’un espace libre au moins égal à celui du fichier d’origine.
Cette option permet de recopier le fichier dans un autre dossier ou sur un autre disque dur, ce que ne permet pas la commande précédente.
Cette option cochée rend disponible le bouton Parcourir ainsi que la zone de saisie de taille.
Bouton Parcourir
Ce bouton n’est actif que si la création d’un nouveau fichier est demandée.
Il donne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de paramétrer son dossier de stockage.
Taper le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider ou
sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom choisi apparaît à la gauche du bouton Parcourir.
Indiquez la taille du fichier
Cette zone de saisie n’est active que si la création d’un nouveau fichier est demandée. Dans ce cas, elle
affiche la taille du fichier à recopier. Il est possible de modifier cette valeur. Si la taille allouée est supérieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreur s’affichera.
3
Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d’un fichier fixée à une valeur trop importante, conserver alors au moins 40 % d’espace libre en plus de la taille réellement occupée.
Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
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Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de recopie. Si la création d’un nouveau fichier a
été paramétré, ce bouton ne sera pas disponible tant qu’un nouveau nom ne sera pas donné au nouveau
fichier qui sera créé. Ce nom s’attribue par le biais du bouton Parcourir.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Prendre connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si le fichier
est important et le micro-ordinateur peu rapide, peut prendre plusieurs heures.
Cette fenêtre vous demande :
de confirmer la recopie du fichier,
d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement créé ou
complété à cette occasion.
Bouton Oui
Le journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la recopie.
Bouton Non
Valeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, après accomplissement de la recopie, par la commande Edition / Afficher le journal maintenance.
Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Fin
Enregistre les paramètres saisis et lance le processus de recopie.
Agrandir
Maintenance / Agrandir
Cette commande permet d’agrandir la taille d’un fichier de données de la gamme Finance 100.
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L’utilisation de cette commande n’est pas obligatoire. Les modules de la gamme Finance 100 disposent
d’un agrandissement automatique des fichiers. Cet agrandissement intervient lorsque la place disponible est
inférieure à 50 Ko. L’accroissement est alors de 5 % de la taille actuelle avec un minimum de 100 Ko.
Exemple
Un fichier de 100 Mo sera agrandi de 5 Mo.
Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.
Cette opération se déclenche automatiquement et ne permet pas de continuer les saisies et travaux sur le
programme. Pour ne pas être retardé par cette commande, agrandir manuellement les fichiers à une taille
suffisante.
3
Assurez-vous que le programme dispose d’un espace libre suffisant sur le disque dur supportant les fichiers
de données afin que cette opération s’effectue sans problème.
Son lancement fait s’afficher une fenêtre de paramétrage.
Cette fenêtre comporte un message à consulter et à suivre.
Il est en effet extrêmement recommandé de réaliser une sauvegarde (copie ou backup) du fichier avant de
réaliser une telle opération qui, si elle est perturbée par un phénomène extérieur, peut être extrêmement préjudiciable pour les données.
Cette sauvegarde peut être faite à partir de l’Explorateur de Microsoft Windows. Voir sur ce point les conseils donnés à la fin du présent manuel.
La nouvelle taille des fichiers devra être déterminée en fonction du volume des données enregistrées. Ne
pas prévoir trop grand. Les fichiers occuperaient plus de place sur le disque qu’il n’en faut. De même, les
sauvegardes risquent de ne plus pouvoir se faire par copie directe mais par l’intermédiaire d’un backup ou
d’un utilitaire de sauvegarde.
Lorsque tous les paramètres sont enregistrés, cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour lancer la commande. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire ou taper la touche ECHAP.
Occupation
Maintenance / Occupation
Cette commande permet de constater sous la forme d’un graphe l’occupation des fichiers de données.
Dès son lancement, la commande affiche un diagramme à secteurs indiquant l’espace total pris par le fichier
et l’espace total occupé.
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Cliquer sur le bouton OK lorsque la consultation est terminée.
Vérification
Maintenance / Vérification
Cette commande permet de vérifier le contenu d’un fichier de données.
Elle vérifie la cohérence des informations enregistrées.
La vérification commence dès le lancement de la commande. Le programme affiche à l’écran l’état
d’avancement de ses travaux en indiquant le fichier traité.
S’il détecte une ou plusieurs incohérences, il le signale à la fin de l’opération en affichant un message
d’avertissement et propose d’effectuer une recopie des données en ouvrant automatiquement la fenêtre de
création du fichier de recopie (voir plus haut les explications complètes sur cette procédure).
Nous conseillons vivement de procéder à cette recopie des données ou éventuellement de repartir de la dernière sauvegarde réalisée. Il est en effet fortement déconseillé de continuer à travailler sur un fichier comportant des erreurs au risque de perdre définitivement un certain nombre de données.
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Menu Aide (?)
Le menu Aide du programme Sage Maintenance ne propose qu’une seule commande décrite ci-dessous.
A propos de Maintenance
Aide (?) / A propos de Maintenance
Cette commande permet de consulter un écran d’information sur le programme.
Elle donne diverses informations sur le programme et son environnement technique.
Bouton OK
Utiliser ce bouton pour refermer la fenêtre après consultation.
Bouton Infos système
Ce bouton donne accès à une fenêtre donnant des informations sur l’environnement technique du programme.
Cliquer sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre après consultation.
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Fonctionnement en réseau
En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d’application.
L’utilisation du programme en réseau peut par ailleurs engendrer l’affichage de différents messages qui sont
présentés sous ce titre.
«Outils de gestion réseau», page 116
«Gestion des connexions multiples», page 121
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Outils de gestion réseau
Les principales incompatibilités entre fonctions sont précisées dans le manuel à l’aide de cette
icône.
Il peut s’agir d’incompatibilité de fonctions au sein d’une même société et également des fonctions monopostes donc incompatibles avec toute autre fonction quelle que soit la société.
En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d’application.
«Serveur Sage», page 116
«Gestionnaire d’applications Sage», page 118
Serveur Sage
Présentation
Le serveur Sage pour Windows NT permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les
mêmes bases de données.
Pour toute information complémentaire, se reporter au manuel du Serveur Sage.
Il convient de l’installer dans le cadre d’un réseau Windows NT ou Netware. Dans le cadre d’une installation d’un ou plusieurs modules de la gamme en utilisation multi-modules ou réseau ; il faut l’installer sur le
poste serveur en mode client et serveur et sur chaque poste client en mode client.
Eléments à vérifier sur le serveur
Vérification de l’installation du Serveur
Afin de vérifier si le serveur Sage est bien installé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Paramètres.
Attendre que la deuxième liste s’ouvre et cliquer sur le bouton Panneau de configuration.
Puis double-cliquer sur le bouton Sage installation. La fenêtre « Sage installation » s’ouvre en indiquant si
le Serveur Sage est bien installé en accès client/serveur sur un poste serveur Windows NT utilisant le protocole TCP/IP.
3
La commande A-propos des modules et du Gestionnaire restitue cette information.
Vérification du lancement du Serveur Sage
Afin de vérifier que le Serveur Sage est bien lancé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Paramètres.
Attendre que la deuxième liste s’ouvre. Cliquer sur le Panneau de Configuration puis sur Services.
On visualise alors la ligne Serveur avec comme Etat : Démarré et comme Démarrage : automatique.
3
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En cas d’anomalies :
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Si le Serveur Sage n’est pas démarré, installer la partie Serveur du Serveur Sage pour Windows NT tel qu’il
est décrit dans le manuel du Serveur Sage pour Windows NT, sans oublier de redémarrer le poste serveur
après installation.
Visualisation des connexions au Serveur Sage
Il est aussi possible de visualiser la liste des utilisateurs connectés. Pour cela, activer la commande Panneau
de Configuration du menu Démarrer et double-cliquer sur l’icône du serveur.
La fenêtre Serveur Sage affiche l’activité du Serveur Sage. Les différentes connexions des applications sont
présentées dans la liste principale qui renseigne sur :
le nom de l’utilisateur, soit le nom du login ou identifiant de l’utilisateur (et non le nom de l’utilisateur défini dans le Gestionnaire Entreprise Banque),
le nom de l’application utilisée,
le nom du fichier ouvert : par exemple BASEBANQ.REF et 000.BQE,
l’état de connexion : Actif ou Attente
Actif : un poste client, identifié par son utilisateur, est en cours d’exploitation de l’application désignée.
Attente : le poste client est mis en attente par le traitement entrepris par un autre poste client.
Il faut s’assurer qu’il existe bien deux connexions pour chaque utilisateur connecté : une connexion au fichier société et une connexion à la base de référence.
Eléments à vérifier sur le poste client
Vérification de l’installation de la partie client
La partie client du Serveur Sage pour Windows NT doit être installée sur chaque poste client.
Voici les opérations à effectuer pour vérifier le mode d’accès des postes clients :
via l’icône Sage Installation placée dans le Panneau de configuration de Windows. La fenêtre
« Sage installation » doit mentionner « Accès avec Serveur Sage Windows NT » ou « Accès avec
Serveur Sage Windows NT TCP/IP »
dans les modules de l’offre Finance 100, via la commande A propos de, la fenêtre vous informe du
mode d’accès Cbase. Celui-ci doit mentionner « Accès client/serveur C/S NT Netbeui » ou « Accès
C/S NT TCP ».
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117
3
Si le mode d’accès affiché est différent de ceux décrits ci-dessus, installer la partie Client du Serveur Sage
pour Windows NT selon la description faite dans le manuel du Serveurs Sage.
Vérification de l’installation du protocole de connexion du poste client au serveur
Dans le cadre d’un réseau NT, il faut qu’il y ait au moins un des deux protocoles suivants installé : NetBeui
ou TCP/IP.
Pour le vérifier, utiliser la commande Réseau du Panneau de configuration.
Gestionnaire d’applications Sage
Présentation
Le Gestionnaire d’applications permet le partage des fichiers de gestion Sage dans le cadre de petites configurations ne disposant pas d'un serveur dédié.
Sa fonction principale est d’autoriser, à plusieurs applications, l’accès simultané à un même fichier de gestion.
Pour toute information complémentaire, se reporter au manuel du Gestionnaire d’applications.
Il convient de l’installer :
sur un poste avec Windows 98 ou Millenium,
lorsque l’on effectue une installation d’un ou plusieurs modules Cash Management pour une utilisation multi-modules,
sur un poste serveur en mode serveur et client et sur chaque poste client en mode client.
3
Le protocole TCP/IP doit obligatoirement être installé sur chaque poste.
Eléments à vérifier sur le poste faisant office de serveur
Vérification de l’installation
Afin de vérifier si le Gestionnaire d’applications est bien installé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Paramètres.
Attendre que la deuxième liste s’ouvre et cliquer sur le bouton Panneau de configuration.
Puis double-cliquer sur le bouton Sage installation. La fenêtre « Sage installation » s’ouvre indiquant que
le serveur Sage est bien installé.
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3
La commande A-propos des modules et du Gestionnaire restitue cette information.
Cette fenêtre signifie que le Gestionnaire d’applications est bien installé sur un poste Windows 98 ou Millenium utilisant le protocole TCP/IP.
3
La configuration du Gestionnaire d’applications « Accès sans Serveur Sage » ne permet pas plusieurs
accès simultanés à la même base de données.
Vérification du lancement du Gestionnaire d’applications
Afin de vous assurer que le Gestionnaire d’applications est bien lancé, vérifiez que l’icône ci-contre
se trouve bien en bas et à droite de la barre de tâches de Windows.
Sinon, choisir Démarrer puis Programmes / Sage / Gestionnaire d’applications Sage et encore Gestionnaire d’applications Sage.
Visualisation des connexions au Gestionnaire d’Applications
Il est aussi possible de visualiser la liste des utilisateurs connectés.
La fenêtre « Gestionnaire d’applications Sage » affiche l’activité du Gestionnaire Sage. Les différentes connexions des applications sont présentées dans la liste principale.
Cette fenêtre affiche l’activité du Gestionnaire d’applications en proposant quatre types d’informations. Les
différentes connexions des applications sont présentées dans la liste principale qui renseigne sur :
le nom de l’utilisateur (nom du login ou de l’identifiant de l’utilisateur),
le nom de l’application utilisée,
le nom du fichier ouvert,
l’état de connexion.
Il faut s’assurer qu’il existe bien deux connexions pour chaque utilisateur connecté : une connexion au fichier société et une connexion à la base de référence.
Vérification de l’installation du protocole TCP/IP
Ce protocole doit obligatoirement être installé sur le poste faisant office de serveur.
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Eléments à vérifier sur chaque poste client
Vérification de l’installation de la partie client
La partie client du Gestionnaire d’applications doit être installée sur chaque poste client. Les opérations à
effectuer pour vérifier le mode d’accès des postes clients sont les suivantes :
via l’icône Sage installation placée dans le panneau de configuration de Windows. La fenêtre
« Sage installation » doit mentionner « Accès avec Serveur Sage Windows NT TCP/IP » ;
dans les modules de l’offre Finance 100, via la commande A propos de. La fenêtre vous informe du
mode d’accès Cbase. Celui-ci doit mentionner « Accès C/S NT TCP ».
3
Si le mode d’accès aux fichiers de gestion ne correspond pas à la description faite ci-dessus, installer la
partie client du Gestionnaire d’Applications tel qu’il est décrit dans le manuel du Gestionnaire d’Applications.
Vérification de l’installation du protocole TCP/IP
Ce protocole doit obligatoirement être installé sur le poste faisant office de serveur.
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120
Gestion des connexions multiples
L’utilisation du programme en réseau peut engendrer l’affichage de différents messages.
«Message d’alerte à l’ouverture d’une société», page 121
«Règles générales utilisées pour gérer les blocages», page 122
Message d’alerte à l’ouverture d’une société
L’utilisateur 1 entre dans un module (par exemple Suivi de trésorerie Pack) dans une société (exemple :
Jeu d’essai).
L’utilisateur 2 entre dans le même module et tente d’ouvrir la même société. Un message d’alerte s’affiche
alors.
Ce message ne bloque pas l’entrée dans la société à l’utilisateur 2. S’il désire connaître l’utilisateur qui se
trouve dans la même société que lui, il clique sur le bouton OK, la fenêtre « Liste des connexions en cours »
s’affiche.
L’utilisateur 2 remarque alors que c’est l’utilisateur 1 qui se trouve en Entrée de module Suivi de trésorerie
Pack sur la société Jeu d’essai.
L’onglet « Détails société » lui permet de connaître la commande utilisée par l’utilisateur 1 pour cette société.
En cliquant sur le bouton Fermer, il entre dans la société Jeu d’essai.
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121
Règles générales utilisées pour gérer les blocages
Traitement ou fonction incompatible
Ce type de message apparaît lorsqu’un utilisateur (utilisateur 2) tente d’activer une commande incompatible
avec celle qu’un utilisateur (utilisateur1) utilise.
Ce message d’attente affiche les informations concernant la connexion bloquante : l’utilisateur, le module
et la société ouverte.
L’utilisateur peut choisir d’annuler sa tentative d’accès à la commande ou de patienter. Le message d’attente
disparaît dès que l’utilisateur 1 ferme la commande bloquante. L’utilisateur 2 accède alors automatiquement
à la commande sélectionnée.
3
Il est possible que plusieurs utilisateurs bloquent la connexion de l’utilisateur 2. Dans ce cas, lorsque l’utilisateur 1 ferme la commande bloquante, le message d’attente affiche les informations concernant l’autre utilisateur bloquant. L’utilisateur 2 pourra lancer la commande lorsque tous les traitements et fonctions
bloquants seront fermés
Exemple
Application au Gestionnaire Entreprise Banque :
L’utilisateur 1 est dans la liste des modules du Gestionnaire. Si l’utilisateur 2 tente d’entrer dans n’importe
quel module il sera mis en attente. Son entrée ne s’effectuera que lorsque l’utilisateur 1 sortira de la liste
des modules du Gestionnaire.
Si l’utilisateur 1 est dans la liste des modules du Gestionnaire ou dans toute autre fonction du Gestionnaire,
l’utilisateur 3 pourra lancer dans le Gestionnaire, mais il sera mis en attente dès qu’il tentera d’accéder à
une fonction du Gestionnaire.
Blocage de fiche
Ce message d’attente s’affiche lorsqu’un utilisateur (Utilisateur2) tente d’accéder à une fiche qui est déjà
ouverte par un autre utilisateur (Utilisateur1) dans la même base de données.
L’utilisateur 2 peut choisir d’annuler sa tentative d’accès à la fiche ou de patienter. Le message d’attente
disparaît dès que l’utilisateur 1 ferme la fiche. L’utilisateur 2 accède alors automatiquement à la fiche sélectionnée.
Blocages dus aux traitements automatiques
Il existe trois types de traitements automatiques : la purge, la sauvegarde et l’intégration automatique. Ces
traitements sont monopostes, c’est à dire qu’un seul utilisateur à la fois peut les lancer.
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122
De ce fait, aucun autre utilisateur ne peut être dans le module quelque soit la société sinon la fenêtre suivante
apparaît.
Tant que tous les utilisateurs ne seront pas sortis du module, le traitement automatique ne pourra être lancé.
Dès leur sortie, le traitement s’effectue automatiquement.
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Annexes Techniques
Annexes Techniques
Sont présentées en annexes la capacité des logiciels et les importations et exportations de données dans l'offre Finance 100.
«Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers», page 125
«Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes», page 142
«Annexe 3. Mise en place d’une importation ou exportation en mode « DOS »», page 145
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124
Annexes Techniques
Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers
L'importation consiste à récupérer dans les logiciels de l'offre Finance 100 des données enregistrées dans
un logiciel utilisé en amont. Dans le sens inverse, des données créées dans les logiciels de l'offre peuvent
être générées pour être récupérées par d'autres applications.
Les données échangées sont principalement les banques, les comptes bancaires, les tiers et les écritures
comptables.
L’importation de données concerne également les postes d’exploitation et les agrégats pour lesquels il est
possible d’importer les données d’une table pré-paramétrée mise à disposition par l’installation du logiciel.
L’exportation de données concerne aussi la fiche en valeur qui peut être exportée dans un fichier au format
Excel.
Les paragraphes suivants présentent les conditions d'importation ou d’exportation ainsi que les formats de
fichiers requis ou générés.
Pour les procédures d’importation des tables et des postes d’exploitation et des agrégats, des tiers et des
mouvements comptables directement de la Comptabilité Sage 100 dans le logiciel Finance 100, et les procédures d’exportation des mouvements en lien direct du logiciel Finance 100 vers la Comptabilité Sage
100, se reporter aux explications données dans le manuel du logiciel Finance 100.
Pour la procédure d’exportation de la fiche en valeur, se reporter aux explications données dans le manuel
du logiciel Suivi de trésorerie 100.
Importation / exportation des banques et comptes bancaires
Importation
L'utilisateur peut importer dans la liste des banques et des comptes bancaires d'une autre société initialisée
dans le logiciel Suivi de trésorerie 100 ou d'un autre logiciel de gestion s'il est à même de générer un fichier
ASCII au format défini ci-après.
Le fichier des banques et celui des comptes bancaires étant communs à l'ensemble des logiciels de l'offre
Finance 100, l'importation peut être lancée à partir de n'importe lequel des logiciels.
L'importation des banques et des comptes bancaires s'effectue à partir de leur liste respective par la commande Importer.
L'importation des banques doit impérativement précéder celle des comptes bancaires.
Exportation
L'utilisateur a également la possibilité d'exporter le fichier des banques et celui des comptes bancaires créés
dans un logiciel de l'offre Finance 100 à destination d'un autre logiciel de gestion ou d'une autre société
initialisée dans le logiciel de l'offre Finance 100.
L'exportation s'effectue par l'option Transfert de la commande Editer sur la liste des banques et celle des
comptes bancaires.
Les paragraphes suivants présentent les formats de fichier générés en exportation des banques et des comptes bancaires.
Il s'agit également des formats requis en importation des banques et des comptes bancaires, les champs non
obligatoires sont précisés.
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125
Annexes Techniques
Banques
Fichier des banques
Module (1)
1.
Code abrégé
1
5
O
2.
Code banque
6
11
O
3.
Identifiant banque
17
1
O
4.
Code pays
18
3
O
5.
Code devise
21
5
N
6.
Nom de la banque
26
35
N
7.
Code guichet
61
17
N
8.
Nom de l'agence principale
78
35
N
9.
Adresse 1 de l'agence
113
35
N
10. Adresse 2 de l'agence
148
35
N
11. Code postal
183
9
N
12. Ville de l'agence
192
35
N
13. Département
227
17
N
14. Correspondant
244
35
N
15. Canal de communication
279
1
N
16. Numéro
280
25
N
17. Jour de fermeture
305
1
N
306
1
N
307
1
N
18. Gestion multi-devises
VIE
19. Mode de remise
© Sage 2007
Position Nombre Type (2)
20. Gestion des achats
VIE
308
1
N
21. Virements - Délai de remise sur disquette
PB
309
3
N
22. Virements - Type de jours du délai
PB
312
1
N
23. Virements - Délai de remise par télécom
PB
313
3
N
24. Virements - Type de jours du délai
PB
316
1
N
25. Prélèvements - Délai de remise / disquette
PB
317
3
N
26. Prélèvements - Type de jours du délai
PB
320
1
N
27. Prélèvements - Délai de remise / télécom
PB
321
3
N
28. Prélèvements - Type de jours du délai
PB
324
1
N
29. LCR - Délai de remise sur disquettes
PB, PORT (3)
325
3
N
30. LCR - Type de jours du délai
PB, PORT (3)
328
1
N
31. LCR - Délai de remise par télécom
PB, PORT (3)
329
3
N
PB, PORT (3)
332
1
N
33. LCR - Délai de remise sur papier
PORT (3)
333
3
N
PORT (3)
336
1
N
35. LCC - Délai de remise
PORT (3)
337
3
N
36. LCC - Type de jours du délai
PORT (3)
340
1
N
37. Vir étrangers - Délai de remise / disquette
VIE
341
3
N
38. Vir étrangers - Type de jours du délai
VIE
344
1
N
39. Vir étrangers - Délai de remise / télécom
VIE
345
3
N
126
Annexes Techniques
Fichier des banques
40. Vir étrangers - Type de jours du délai
VIE
Position Nombre Type (2)
348
1
N
41. Heure de caisse pour les remises sur disquette
349
4
N
42. Heure de caisse pour les remises par télécom
353
4
N
43. Date convention Dailly
PORT (3)
357
8
N
44. Nature juridique
PORT (3)
365
40
N
45. Siège social
PORT (3)
405
40
N
46. RCS
PORT (3)
445
35
N
47. Taux d'escompte
PORT (3)
480
6
N
48. Nombre de jours dans l'année
PORT (3)
486
3
N
49. Nombre de jours de banque
PORT (3)
489
2
N
50. Nombre de jours minimum décompté
PORT (3)
491
2
N
51. Type des jours minimums décomptés
PORT (3)
493
1
N
52. Nombre de jours de valeur
PORT (3)
494
2
N
53. Type de jours de valeur
PORT (3)
496
1
N
54. Montant minimum des agios par effet
PORT (3)
497
12
N
55. Montant de frais par effet – LCC
PORT (3)
509
10
N
56. Montant de frais par remise – LCC
PORT (3)
519
10
N
57. Montant de frais par effet - LCR papier
PORT (3)
529
10
N
58. Montant de frais par remise - LCR papier
PORT (3)
539
10
N
59. Montant de frais par effet - LCR disquette
PORT (3)
549
10
N
60. Montant de frais par remise - LCR disquette
PORT (3)
559
10
N
61. Montant de frais par effet - LCR télétransmis
PORT (2)
569
10
N
62. Montant de frais par remise - LCR télétrans.
PORT (2)
579
10
N
63. Nom du fichier virements à transmettre
PB
589
8
N
64. Extension du fichier virements à transmettre
PB
597
3
N
65. Nom du fichier prélèvements à transmettre
PB
600
8
N
66. Extens° du fichier prélèvements à transmettre
PB
608
3
N
67. Nom du fichier Lcr-Bor à transmettre
PB, PORT (3)
611
8
N
68. Extension du fichier Lcr-Bor à transmettre
PB, PORT (3)
619
3
N
69. Nom du fichier extrait de compte à récupérer
PB, RAP, PT
622
8
N
70. Extens° du fichier extrait de compte à récup.
PB, RAP, PT
630
3
N
71. Nom du fichier Relevé de Lcr-Bor à recevoir
PB
633
8
N
72. Extens° du fichier Relevé Lcr-Bor à recevoir
PB
641
3
N
73. Nom du fichier Relevé Lcr à payer à transm.
PB
644
8
N
74. Extens° du fichier Relevé Lcr à payer à trans.
PB
652
3
N
75. Nom du fichier Vir. étrangers à transmettre
VIE
655
8
N
76. Extens° du fichier Vir étrangers à transmettre
VIE
663
3
N
77. Volume de stockage des fichiers
PB, VIE, RAP, PT, PORT (3) 666
60
N
Total
© Sage 2007
Module (1)
725
127
Annexes Techniques
Pour une même société, le fichier des banques est commun à tous les logiciels de l'offre Finance 100 utilisés.
Il est précisé dans la colonne Module, le(s) logiciel(s) auxquels se rapporte chaque zone : PV pour Suivi de
trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack.
L'absence de mention dans la colonne Module signifie que le champ est utilisé pour tous les logiciels de
l'offre Finance 100.
La colonne Type précise le caractère Obligatoire ou Non obligatoire des champs pour l'importation des banques.
Les fichiers relatifs au logiciel Gestion de portefeuille (PORT) ne sont présents que si l'utilisateur possédait
le module dans une version antérieure.
© Sage 2007
128
Annexes Techniques
Comptes bancaires
Fichier des comptes bancaires
Module (1)
Position
Nombre
Commentaire
1.
Code compte
1
6
2.
Intitulé
7
35
3.
Code abrégé
42
5
4.
Code banque
47
11
5.
Code guichet
58
17
6.
Numéro de compte
75
17
7.
Clé R.I.B
92
2
8.
Type identifiant
94
1
0 = BDF, 1 = BIN
9.
Compte rapprochable
RAP
95
3
0 = NR, 1 = RAP
10.
N° émetteur virements
PB
97
7
11.
N° émetteur LCR-BOR
PB, PORT (3)
105
7
12.
Code filiale
112
5
13.
Code pays
117
3
14.
Code devise
120
5
15.
Compte comptable bque
RAP
125
13
16.
Cpte remise escompte
TRS
138
13
17.
Cpte remise encaissement
TRS
151
13
18.
Code journal
RAP
164
5
19.
Date solde comptable
RAP
169
8
20.
Solde débit
RAP
177
16
21.
Solde crédit
RAP
193
16
22.
Code Agence - guichet
209
17
23.
Nom de l'agence
226
35
24.
261
35
25.
296
35
26.
Code postal
331
9
27.
Ville de l'agence
340
35
28.
Département
375
17
29.
Correspondant
392
35
30.
Canal de communication
427
1
31.
Numéro communication
428
25
32.
Jour de fermeture
453
1
Total
454
Cadré à gauche
Comme le fichier des banques, le fichier des comptes bancaires est commun pour une même société à tous
les logiciels de l'offre Finance 100 utilisés Il est précisé dans la colonne Module, le(s) logiciel(s) auxquels
se rapporte chaque zone. L'absence de mention dans la colonne Module signifie que le champ est utilisé
pour tous les logiciels de l'offre Finance 100.
La colonne Type précise le caractère Obligatoire ou Non obligatoire des champs pour l'importation des
comptes bancaires.
© Sage 2007
129
Annexes Techniques
Les fichiers relatifs au logiciel Gestion de portefeuille (PORT) ne sont présents que si l'utilisateur possédait
le module dans une version antérieure.
Importation des prévisions dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie
Pack
Deux types d’importation des prévisions sont disponibles dans la liste des prévisions :
Commande Action / Importer (importation « classique »),
Commande Action / Consolidation de trésorerie / Importer : importation d’un fichier initialement
exporté avec la commande Action / Consolidation de trésorerie / Exporter.
Importation classique
Il est possible d'importer dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack les prévisions créées à partir
d'une autre application de trois manières :
lecture directe de la base comptable Sage Comptabilité 100 Windows ;
importation des fichiers aux formats Sage préparamétrés ;
importation des fichiers au format paramétrable.
Lecture directe de la base
Sage Comptabilité 100 Windows à partir de la version 6.03 (32 bits),
Sage Comptabilité 100 Windows compatible Euro (version 8.00 et supérieures).
Formats préparamétrés
CV600 :
Sage Comptabilité 100 Windows jusqu'à la version 6.03,
Sage Comptabilité 100 Dos version 6.00 et supérieure.
CV700 :
Sage Comptabilité 100 Windows jusqu’à la version 6.03,
Sage Comptabilité Dos V 7.00 et supérieures,
Sage Comptabilité 30 Windows,
Sage Gestion commerciale 30 Windows antérieures aux versions 5.
INTEG : Ligne 500 Intégrale antérieure à la version 9.00.
MOYPA : Sage Moyens de paiements 100 Version 1.20.
NEGOC : Sage Négoce 100 Version 1.00 et supérieure.
FORMAT SAGE :
format d’importation convenant aux produits Sage compatibles Euro,
Comptabilité 30 Windows version 5.00,
Gestion commerciale 30 Windows version 5.00,
Ligne 500 Intégrale version 9.00.
© Sage 2007
130
Annexes Techniques
Formats paramétrables
L’utilisateur peut définir la structure du fichier à importer par la commande Format d’importation du menu
Utilitaires.
Le logiciel doit pouvoir générer un fichier ascii comprenant les zones :
Numéro de compte général,
Date d’échéance (jour),
Date d’échéance (mois),
Date d’échéance (année),
Sens (débit / crédit),
Montant de la comptabilité.
Les formats de fichier préparamétrés sont décrits dans les pages suivantes.
Format CV600
La première ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société.
Ce nom est enregistré sur 30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de
ligne.
Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement.
Chaque ligne est une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.
Voici la structure de chaque enregistrement :
Fichier des mouvements
© Sage 2007
Position
Nombre
Type
Observations
1.
Code journal
1
3
A
2.
Date de pièce (JJMMAA)
4
6
D
3.
Type de pièce
10
2
A
4.
Code compte général
12
13
A
5.
Type de compte
25
1
A
X, A ou blanc
6.
Code compte auxiliaire
26
13
A
Un par pièce récupérée
7.
Référence
39
13
A
8.
Libellé
52
25
A
9.
Mode de paiement
77
1
A
10.
Date d'échéance
78
6
D
11.
Débit ou Crédit
84
1
A
12.
Montant
85
20
N
13.
Type d'écriture
105
1
A
Normal ou simulation
14.
Numéro d'ordre
106
7
A
Zone lue pour contrôle
15.
Couverture (montant du lettrage)
113
20
A
Total
132
FC, AC, RC, FF, AF, RF, OD (1)
C, T, O, S (2)
131
Annexes Techniques
Position : Position du premier caractère de la zone
Nombre : Nombre de caractères dans la zone
Type : A pour alphanumériques ; D pour date et N pour numériques
(1)
FC
Facture client
RC
(2)
C
Chèque
Règlement client
T
Traite
AC
Avoir client
O
Comptant
FF
Facture fournisseur
S
Sans paiement
RF
Règlement fournisseur
AF
Avoir fournisseur
OD
Opération diverse
RE
Acompte
La normalisation de l’ancien format permet, dorénavant, de gérer le code monnaie des mouvements échangés.
Format CV700
La première ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société. Ce nom est enregistré sur
30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de ligne.
Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement. Chaque ligne est
une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.
Fichier des Mouvements
© Sage 2007
Position
Nombre
Type
Observations
1.
Code journal
1
3
A
2.
Date de pièce
(JJMMAA)
4
6
D
3.
Type de pièce
10
2
A
4.
Code compte
général
12
13
A
5.
Type de compte
25
1
A
X, A ou blanc
6.
Code compte
auxiliaire
26
13
A
7.
Référence
39
13
A
8.
Libellé
52
25
A
9.
Mode de paiement
77
1
A
10.
Date d'échéance 78
6
D
11.
Débit ou Crédit
84
1
A
12.
Montant
85
20
N
13.
Type d'écriture
105
1
A
14.
Numéro d'ordre
106
7
A
Zone lue pour contrôle
FC, AC, RG, FF, AF,
RF, OD (1)
C, L, V, P, T, B, M, N,
R (2)
132
Annexes Techniques
15.
Position
Divers
113
Total
125
Nombre
Type
13
Observations
A
(3)
(1)
(2)
(3)
FC
Facture client
RF
RC
Règlement client
AF
Avoir fournisseur
AC
Avoir client
OD
Opération diverse
FF
Facture fournisseur
RE
Acompte
C
Chèque
B
Billet à ordre
L
Lettre de change
M
Lettre de change magnétique
V
Virement
N
Billet à ordre magnétique
P
Prélèvement
R
Relevé
T
Traite
Numéro d'ordre + Numéro d'écriture de sens différent + Numéro d'écriture de même sens
Format Intég
© Sage 2007
Position
Nombre
Type
Observations
1.
Code journal
1
3
A
2.
Date de pièce
4
6
D
JJMMAA
3.
Type de pièce
10
2
A
4.
12
13
A
5.
Type de compte
25
1
A
X, A ou blanc
6.
26
13
A
7.
Référence
39
13
A
8.
Libellé
52
25
A
9.
Mode de paiement
77
1
A
10.
Date d'échéance
78
6
D
11.
Débit ou Crédit
84
1
A
12.
Montant
85
20
N
13.
Type d'écriture
105
1
A
C, L, V, P, T, B, M, N, R (2)
133
Annexes Techniques
14.
Position
Numéro de ligne
106
Total
113
Nombre
Type
7
Observations
A
Non récupéré
(1)
(2)
(1)
FC
Facture client
RF
RC
Règlement client
AF
Avoir fournisseur
AC
Avoir client
OD
Opération diverse
FF
Facture fournisseur
RE
Acompte
C
Chèque
B
Billet à ordre
L
Lettre de change
M
V
Virement
N
P
Prélèvement
R
Relevé
T
Traite
FC
Facture client
RF
Format Moypa
© Sage 2007
Position
Nombre
Type
Observations
1.
Code journal
1
3
A
2.
Date de pièce
4
6
D
JJMMAA
3.
Type de pièce
10
2
A
4.
12
13
A
5.
Type de compte
25
1
A
X, A ou blanc
6.
26
13
A
7.
Référence
39
13
A
8.
Libellé
52
25
A
9.
Mode de paiement
77
1
A
10.
Date d'échéance
78
6
D
11.
Débit ou Crédit
84
1
A
12.
Montant
85
20
N
Total
104
C, L, V, P, T, B, M, N, R (2)
134
Annexes Techniques
(1)
(2)
FC
Facture client
RF
RC
Règlement client
AF
Avoir fournisseur
AC
Avoir client
OD
Opération diverse
FF
Facture fournisseur
RE
Acompte
C
Chèque
B
Billet à ordre
L
Lettre de change
M
V
Virement
N
P
Prélèvement
R
Relevé
T
Traite
Format Négoc
Sage Négoce 100 DOS exporte un pont mouvements multi-échéances, c'est-à-dire que chaque ligne du pont
correspond à un règlement à effectuer. Dans ce pont :
Seules les lignes TTC figurent.
Il y a autant de lignes que d'échéances à régler par facture.
Les mouvements exportés dans ce pont ne peuvent l'être une seconde fois (pour éviter les doublons).
Les montants des échéances exportées sont des montants nets (facture - acompte déjà exporté).
Les acomptes sont exportés (montant TTC, type de pièce RE).
Les avoirs TTC figurent également.
© Sage 2007
Position
Nombre
Type
Observations
1.
Code journal
1
3
A
2.
Date de pièce
4
6
D
JJMMAA
3.
Type de pièce
10
2
A
FC, AC, FF, AF, RE (1)
4.
12
13
A
5.
Type de compte
25
1
A
X, A ou blanc
6.
26
13
A
7.
Référence
39
13
A
8.
Libellé
52
25
A
9.
Mode de paiement
77
1
A
10.
Date d'échéance
78
6
D
O, C, L, V, P, T, B, U, S (2)
135
Annexes Techniques
Position
Nombre
Type
Observations
11.
Débit ou Crédit
84
1
A
12.
Montant
85
20
N
13.
Type d'écriture
105
1
A
14.
Numéro de ligne
106
7
A
Non récupéré
15.
Pointage
113
20
A
16.
Type de tiers
133
1
A
C client, F fournisseur
17.
Code tiers
134
5
A
Code chrono
Total
138
(1)
(2)
FC
Facture client
AF
Avoir fournisseur
AC
Avoir client
RE
Acompte
FF
Facture fournisseur
C
Chèque
B
Billet à ordre
L
Lettre de change
O
Espèces
V
Virement
U
Cartes bancaires
P
Prélèvement
S
En attente
T
Traite
Format Sage
La 1ère ligne d'enregistrement du fichier est réservée au nom de la société.
Ce nom est enregistré sur 30 caractères (le premier se situant en début de ligne) et suivi de Entrée + Saut de
ligne.
Les lignes suivantes du fichier correspondent aux mouvements, une ligne par mouvement.
Chaque ligne est une chaîne de caractères ASCII sans séparateur suivie de Entrée + Saut de ligne.
Position Longueur
© Sage 2007
Observations
1. Code journal
1
3
2. Date de pièce
4
6
JJ/MM/AA
3. Type de pièce
10
2
FC/AC/RC/FF/AF/RF/OD
4. Numéro de compte général
12
13
5. Type de compte
25
1
6. Numéro de compte auxiliaire
26
13
7. Référence de pièce
39
13
8. Libellé
52
25
9. Mode de paiement
77
1
Commentaires
Non disponible pour compta
30
X/A/G (1)
Non géré par la ligne 30
E/C/T/U/L/V/P/S (2)
136
Annexes Techniques
Position Longueur
Observations
10. Date d’échéance
78
6
JJ/MM/AA
11. Sens
84
1
D(débit) - C(crédit)
12. Montant MTC
85
20
13. Type d’écritures
105
1
14. Numéro de pièce
106
33
15. Code ISO MTC
139
3
FRF ou EUR uniquement
16. Montant de transaction
142
20
Transaction > 100 et 500
17. Code ISO de la zone 16
162
3
FRF EUR ou AUTRE
Commentaires
Monnaie d’équivalence > L 30
Position : position du premier caractère de la zone
Importation / Exportation de consolidation de trésorerie
Ces commandes disponibles dans la liste des prévisions (Importer/Exporter du sous-menu Consolidation de
trésorerie du menu Action) permettent d’extraire les prévisions puis d’importer les prévisions extraites.
Structure du fichier extrait et importé
Position
Longueur
Commentaires
1
11
Code Banque
12
17
Code guichet
29
17
Numéro de compte
46
3
Devise de tenue de compte
49
1
Nombre de décimales (Devise de Tenue de compte)
50
2
Code AFB
52
1
Sens
53
5
Nature
58
35
Libellé
93
6
Date d’opération
99
6
Date de valeur
105
15
Montant en devise de tenue de compte (non signé)
119
Les 3 champs Code banque, Code guichet et Numéro de compte devront permettre de gérer un RIB et un
BIN. La structure du fichier pour ces trois zones est une copie de la structure de la base de données.
Traitement d’importation
Les conditions de rejet d’un mouvement sont les suivantes :
Couple RIB (ou BIN) et Devise inexistant dans la société,
Format de fichier incorrect,
© Sage 2007
137
Annexes Techniques
Code AFB inexistant.
La Devise : elle n’est contrôlée que dans le cadre du compte bancaire. Le couple Compte / Devise doit exister. Si un même compte bancaire est tenu dans des devises différentes pour la société Mère et une de ses
filiales, les mouvements de ce compte ne pourront pas être importés.
La Date de valeur : elle devra être considérée systématiquement comme indépendante lors de l’importation
des prévisions car on ne sait pas si les conditions de valeurs seront identiques d’une société à l’autre.
La Nature n’est pas un critère de rejet mais vient en complément de contrôle avec le code AFB et le sens.
Toutefois, les données (code AFB et sens) priment sur celle de la nature.
Correspondance des prévisions
Le programme recherche les natures en fonction du code AFB et du sens dans la société destinatrice
du fichier.
Si des (1 ou plusieurs) natures correspondent au couple (code AFB, Sens) de la prévision, le programme les compare avec le code nature de la prévision.
Si le programme trouve un code nature qui correspond, il l’affecte à la prévision de la société destinatrice, sinon, il prend le premier code nature de mouvement trouvé.
Sinon il affecte les codes nature de mouvement CIND ou DIND selon le sens de la prévision.
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138
Annexes Techniques
Structure du fichier des MCF
Description du fichier des MCF (Mouvements Comptables Futurs) :
Enregistrement 1 : Article Début
Position Nombre
Type de caractères
1.
Code enregistrement
1
2
N
10
2.
Code banque
3
5
N
30004
3.
Zone réservée
8
4
A
Blancs
4.
Code siège
12
5
N
Lu pour contrôle, non récupéré
5.
Code devise ISO
17
3
A
6.
Nombre de chiffres après la virgule
20
1
N
7.
Numéro de compte
21
11
A
8.
Zone réservée
31
2
A
Blancs
9.
Date du fichier
34
8
N
SSAAMMJJ
10. Numéro d'ordre par rapport à la date 42
2
N
01, 02, 03, 04
11. Heure du fichier
44
6
N
HHMMSS
12. Zone réservée
50
191
A
Enregistrement 2 : Article Détail
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Observations
Position
Nombre
Type de caractères
Observations
1.
Code enregistrement
1
2
N
20
2.
Code banque
3
5
N
30004
3.
Code Opération BNP
8
4
N
4.
Code siège
12
5
N
5.
Code devise ISO
17
3
A
6.
20
1
N
7.
Numéro de compte
21
11
A
8.
Code opération interbancaire
31
2
N
9.
Date d'opération
34
8
N
10.
Code motif de rejet
42
2
N
11.
Date de valeur
44
8
N
12.
Libellé interne
52
31
A
13.
Numéro d'écriture
83
7
N
14.
Indice d'exonération
90
1
A
15.
Montant
91
14
N
16.
Zone référence
105
16
A
17.
Libellé complémentaire
121
118
A
18.
Zone réservée
239
1
A
19.
Indice SIT
240
1
A
SSAAMMJJ
SSAAMMJJ
139
Annexes Techniques
Enregistrement 3 : Article Fin
Position
Nombre
Type de caractères
Observations
1.
Code enregistrement
1
2
N
30
2.
Code banque
3
5
N
30004
3.
Zone réservée
8
4
A
Blancs
4.
Code siège
12
5
N
5.
Code devise ISO
17
3
A
6.
20
1
N
7.
Numéro de compte
21
11
A
8.
Zone réservée
31
2
A
Blancs
9.
Date du fichier
34
8
N
SSAAMMJJ
10
Nombre de mouvements détail
42
6
N
11.
Total des débits
48
14
N
12.
Total des crédits
62
14
N
13.
Zone réservée
76
165
A
Blancs
Type de caractères : Alphanumérique, Numérique
Importation du cours des devises
Format du fichier des cours des changes
Champ
Description
Nombre de caractères
Code
Code ISO
3
Libellé
Libellé de la devise
40
Unité
Nombre de devises cotées contre le franc*
5 chiffres significatifs avec séparateur décimal variable
Acheteur
Cours acheteur de la devise
5 chiffres significatifs avec séparateur décimal variable
Vendeur
Cours vendeur de la devise
Indice zone
euro
Caractère = 1 pour les pays de la zone euro, 0 sinon
Indice euro
Caractère qui passe de 0 à 1 lors de la bascule de cotation à l'euro
Date
Date de fixation du cours
1
10 carac. selon format choisit par l’utilisateur
Dans le fichier, les cours sont indiqués au certain.
Le premier enregistrement du fichier contient les libellés des champs.
Les champs sont séparés par une tabulation.
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140
Annexes Techniques
Importation du cours des OPCVM
Format du fichier des OPCVM
Champ
Description
Nombre de caractères
Code
Code valeur de l'OPCVM
13
Nom
Nom de l'OPCVM
40
Devise
Code ISO de la devise de libellé de l'OPCVM
5 chiffres significatifs avec séparateur décimal
variable
Souscription
Dernier cours de souscription connu
5 chiffres significatifs avec séparateur décimal
variable
Rachat
Dernier cours de rachat connu
Date
Date de fixation du cours
10 carac. selon format choisit par l’utilisateur
Le premier enregistrement du fichier contient les libellés des champs.
Si certaines informations ne sont pas accessibles dans le système d’information de BNP Paribas, le contenu
du champ sera remplacé par le terme « Indisponible ».
Les champs sont séparés par une tabulation.
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141
Annexes Techniques
Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes
Les enregistrements 05 (fichier des mouvements et soldes) gérés dans l’offre Finance 100 sont de deux
types :
normalisés par BNP Paribas,
normalisés par le CFONB.
Format normalisé par le CFONB
Ce format permet de restituer des informations complémentaires de type libellé (qualifiant LIB dans le fichier) et de type montant et monnaie d’origine (qualifiant MMO dans le fichier). Les traitements de la gamme Finance 100 permettent de reconnaître l’enregistrement 05 CFONB dans les fichiers des mouvements
et soldes.
Les enregistrements 05 CFONB se différencient de ceux normalisés par BNP Paribas par la présence d’un
qualifiant sur trois caractères en position 46 :
LIB,
LCC,
MMO.
Ce qualifiant permet d’identifier le type d’enregistrement qui suit.
Qualifiant LIB
Il indique que les 70 caractères suivants sont de type libellé. Plusieurs enregistrements du type LIB peuvent
se succéder.
LIB
X Enregistrements de 70 caractères par ligne
Si ce qualifiant ne figure sur aucune des lignes 05 suivant l’enregistrement 04, il s’agit d’un enregistrement
normalisé par BNP Paribas.
Si ce qualifiant apparaît sur un enregistrement 05, celui ci est restitué en visualisation d’une écriture par une
ligne de 70 caractères.
La première ligne reprend le libellé complémentaire de l’enregistrement 04, puis chacune des lignes de l’enregistrement 05 s’affiche sur 1 ligne de 70 caractères.
Qualifiant LCC
Il indique que les 30 caractères suivants sont de type libellé. Pour un mouvement bancaire donné, il ne peut
y avoir qu’un seul enregistrement 05 de type LCC.
Il est restitué en visualisation d’un mouvement.
En édition, il est supprimé sur une ligne distincte intitulée « Libellé client à client », à la suite des lignes de
type LIB
© Sage 2007
142
Annexes Techniques
Qualifiant MMO
Il indique que ce qui suit sur 70 caractères contient des informations sur le montant et la monnaie du mouvement.
MMO
Position
Code ISO de la devise
Sur 3 caractères POS 49 à 51
Nombre de décimales de la devise
Sur 1 caractère POS 52
Montant d’origine
Zone réservée
L’information de l’enregistrement 05 MMO est restituée sur l’écran de détail d’une écriture.
Deux cas sont à distinguer selon les modules utilisés.
Le mouvement est complété par un qualifiant MMO mais ne comporte pas d’indice SIT
Le mouvement, dans la liste des réalisations, apparaît dans la devise du compte bancaire avec #
dans la colonne origine,
le montant d’origine est restitué en faisant un zoom sur cette écriture, quelle que soit la devise d’origine,
l’information de la monnaie d’origine n’est pas perdue en cas de bascule de ce compte en euro. Seul
le montant en devise de compte bancaire est converti dans la devise de bascule.
L’écriture a pour montant d’origine le montant du MMO.
Exemple
2
1.
Extrait en franc sur un compte en franc avec un MMO en $ : l’écriture apparaît sur la liste des écritures bancaires avec le signe # dans la colonne origine.
2.
Bascule du compte en euro : le mouvement apparaît dans la liste avec le signe #. Le signe “c” n’est
affiché que lorsque le montant est converti et que son origine est inconnu. C’est le montant en franc
qui est converti pour donner le montant en euro.
3.
Le montant d’origine est le montant en $. En cas de bascule arrière, la situation initiale s’affiche
c’est-à-dire le montant en franc avec une origine en $.
Le MMO est considéré comme informatif, aucun contrôle sur la cohérence entre le montant d’origine, le montant en devise d’extrait de compte et le cours des devises concernées n’est pas effectué.
Il n’y a pas non plus de contrôles sur :
la cohérence entre le nombre de décimale indiqué dans le MMO et celui donné par la table des devises de l’utilisateur.
sur le type (numérique ou alphabétique) de l’enregistrement 05 de type MMO. Si le MMO n’est pas
de type numérique uniquement, il n’est pas affiché dans la zone Montant d’origine. L’enregistrement 05 est tout de même créé de manière à pouvoir le restituer dans son intégralité en cas d’extraction.
Le mouvement est complété par le qualifiant MMO et d’un indice SIT
C’est l’indice SIT qui est pris en compte. Les informations nécessaires au calcul du montant d’origine ou à
la bascule de compte seront issues de l’indice SIT.
L’information du MMO n’est pas reprise lors d’un zoom d’une écriture et de son libellé complémentaire.
© Sage 2007
143
Annexes Techniques
3
© Sage 2007
S’il n’y a qu’un enregistrement 05 pour ce mouvement, le bouton zoom est grisé. Si ce mouvement était
composé d’un ou plusieurs LIB, seul ce libellé serait affiché.
144
Annexes Techniques
Annexe 3. Mise en place d’une importation ou exportation en mode « DOS »
La version 15.00 de l’offre Finance 100 intègre une évolution qui concerne les formats d'imports et d'export
des fichiers.
Les fichiers que les logiciels génèrent et qu’ils intègrent ont dorénavant un format dit "ANSI" (format Windows) et non plus un format dit "OEM" (format DOS).
Ce changement de format a été choisi dans le but de pouvoir ouvrir les logiciels de l’offre Finance 100 à
d'autres polices (arabe par exemple) et pour que leurs données soient compatibles au format standard Windows.
Explication des formats OEM / ANSI
Les différences entre les 2 codifications apparaissent sur les caractères accentués (é,è,à,ù,...) et sur certains
caractères spéciaux ("°", "~",..) qui ont une signification différente selon le format.
Incidences sur les logiciels Finance 100 :
Les fichiers normalisés bancaires ne posent pas de problèmes car ils sont constitués de caractères
majuscules pour lesquels il n'y a pas de différence entre les 2 types de codifications ANSI et DOS
(format dit "OEM").
Pour les fichiers générés par un module de l’offre Finance 100, pas d’incidence à partir du moment
où les fichiers sont générés par l’application version 15.00 (transfert et importation). En effet, suite
à l’ajout d’informations pour les banques (délais), les formats d’import / export des versions précédentes ne seront plus compatibles avec les formats d’import / export de la version 15.00. Pour les
autres types de fichier générés au format « DOS », ils ne seront pas correctement intégrés si il existe
des caractères accentués dans ces fichiers.
Pour les fichiers exportés d’un module du l’offre Finance 100 qui sont traités dans une application
externe :
s’il s'agit d'une application Windows, cela simplifie l'exploitation car en général ce type
d'application propose par défaut d'intégrer des fichiers au format ANSI.
s’il s'agit d'une application Microsoft (type Excel) , le format proposé par défaut lors d'une
intégration de fichier ASCII externe est le format Windows (ANSI en l'occurrence). Cette
modification simplifie donc l'exploitation des fichiers générés par un module de l’offre
Finance 100.
Pour les applications SAGE, la Comptabilité génère un fichier au format DOS.
Exemple de mise en place d’une importation ou exportation en mode
DOS (dit OEM)
Prenons comme exemple le cas d’un utilisateur qui veut importer ses comptes bancaires dans un logiciel de
l’offre Finance 100 depuis un fichier créé à partir d’un logiciel générant des caractères en mode « DOS » :
Il doit ouvrir le fichier PARAMIMPEXP.INI qui se trouve dans le répertoire d’installation du Gestionnaire
Entreprise Banque. Pour cela, dans l’explorateur Windows, il double clique sur ce fichier. Le Bloc-note
s’ouvre alors.
© Sage 2007
145
Annexes Techniques
S’il utilise un format paramétrable, par exemple un format dont le code est « COMPT », il faudra que dans
la section « Imports Formats paramétrables », il ajoute la ligne COMPT=OEM.
S’il utilise le format pré-paramétré, par exemple le format condensé, il faudra que dans la section « Imports
Formats fixes», il supprime le « ; » du début de la ligne :
;PB\IM_RIB= OEM
... dans laquelle il est indiqué que le format utilisé pour l’importation au format condensé des comptes bancaires est PB\IM_RIB.
© Sage 2007
146
Annexes Techniques
COMPT=OEM
Mise en place de l’importation en mode « DOS » des tiers pour le format paramétrable « COMPT ».
PB\IM_RIB=OEM
Mise en place de l’importation en mode « DOS » des tires en mode condensé.
Liste de des types d’importations avec les formats associés
Module Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack
Ressource
Exportation
Transfert des banques
PB\EX_BANQ
Transfert des comptes bancaires
PB\EX_RIB
Exportation des prévisions pour consolidation
PV\EXPPRE
Importation
© Sage 2007
Import des banques
PB\IM_BANQ
Import des comptes bancaires
PB\IM_RIB
Importation des prévisions pour consolidation
PV\IMPPRE
Import des cours de devises
IMPCOURS
Import des cours des OPCVM
IMPCOURS
Importation d’un table pré-paramétrée des postes d’exploitation
IMPPEXPL
Importation d’une table pré-paramétrée des agrégats
IMPAGREG
147
Index
Index
A
Création d'une société
Onglet Information société .................................................25
Onglet Paramétrage purge ................................................25
A propos de Maintenance ......................................... 114
Créer une nouvelle devise ...........................................30
Aperçu avant impression ............................................ 86
Assistant Euro ................................................................ 54
D
Assistant Maintenance
Fichier en cours d’utilisation ........................................... 105
Devise
Recopie des données ...................................................... 109
Création ...............................................................................30
Liste .....................................................................................29
Augmenter la taille du fichier ................................... 112
Modification .........................................................................30
Droits d'accès aux fonctionnalités des modules ..37
B
Banques
E
Importation
Structure du fichier ....................................................... 128
Enregistrer sous ...........................................................110
banques
EURO (sous-menu) ........................................................50
Transfert
F
C
Fichier en cours d’utilisation
Assistant Maintenance .....................................................105
Cas d’une société déjà convertie .............................. 29
Formats préparamétrés ..............................................130
cascade ............................................................................. 59
Compte
Bascule ............................................................................... 50
G
Comptes bancaires
Gestion d’un module bancaire ....................................40
Importation
Gestionnaire d’applications Sage ............................119
Transfert
Gestionnaire Poste Banque ...........................................8
Confidentialité
utilisateur ............................................................................ 34
Utilisateur
Création .......................................................................... 35
Duplication ...................................................................... 40
Mot de passe .................................................................. 39
Suppression .................................................................... 40
Configuration de l'impression .................................... 87
Correspondance des prévisions ............................. 138
Création d'une société ................................................. 24
© Sage 2007
I
Imprimer ............................................................................86
Information .....................................................................106
Informations système ..................................................114
Insertion cotation devise ..............................................30
Insertion d'un utilisateur ..............................................35
148
Index
Insertion d'un utilisateur
?
Onglet Données communes ............................................. 39
Maintenance ..................................................................114
Onglet Modules .................................................................. 36
Aide
Maintenance ..................................................................114
Onglet Sociétés .................................................................. 36
Onglet Traitements ............................................................ 38
Edition
Maintenance ..................................................................108
Insertion des modes de sortie ................................... 42
Euro .....................................................................................50
Interfaces ........................................................................ 129
Fichier
Maintenance ..................................................................104
Internet .............................................................................. 91
Maintenance
Maintenance ..................................................................109
Modes de sortie ..................................................................41
Système
Maintenance ..................................................................103
J
Modes de sortie ...............................................................44
Journal maintenance .................................................. 108
Modes de sortie
L
Création ...............................................................................42
Edition de la liste des .........................................................44
Modification .........................................................................43
La base de référence est occupée ............................ 98
Suppression ........................................................................44
La base de référence n’est pas présente ................ 98
Modifier le cours d'une devise ....................................30
La base société est occupée ...................................... 99
Modules .............................................................................40
La base société n’est pas présente .......................... 99
mosaique ...........................................................................59
Lancement en mode automatique ............................ 47
Lancement en mode autonome ................................. 47
O
LCR-BOR
Occupation .....................................................................112
Gestion des importation
Offre Poste Banque
Le mouvement est complété par le qualifiant MMO et
d’un indice SIT .............................................................. 143
Description des fichiers ......................................................67
Description des fichiers
Programme ......................................................................67
Le mouvement est complété par un qualifiant MMO
mais ne comporte pas d’indice SIT ........................ 143
Interaction des logiciels
Fichiers communs ...........................................................64
Modularité ........................................................................66
Lecture directe de la base ......................................... 130
Procédures communes d'utilisation
Importation .......................................................................84
Restauration ....................................................................96
Sauvegarde .....................................................................92
Liste des connexions en cours ................................ 121
Liste des devises ........................................................... 29
Onglet
Liste des modes de sortie ........................................... 88
Données communes
Insertion d'un utilisateur .................................................39
Liste des utilisateurs .................................................... 35
Information société
Création d'une société ....................................................25
Modules
M
Menu Action .................................................................... 84
Menu Tables .................................................................... 23
Menu
© Sage 2007
Paramétrage purge
Création d'une société ....................................................25
Sociétés
Traitements
149
Index
Ouverture d’un fichier anormalement fermé ........ 104
T
Ouvrir ............................................................................... 104
Titre
Bascule ................................................................................54
P
Traitement d’importation ............................................137
Poste Banque
Traitement de la bascule ..............................................53
Bascule des comptes ........................................................ 53
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à
l'ensemble d'un menu ................................................... 37
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un
sous-menu ....................................................................... 37
Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une
commande ....................................................................... 37
V
Vérification de l’installation .......................................118
Vérification de l’installation de la partie client ... 117,
120
Prélèvements
Vérification de l’installation du protocole de
connexion du poste client au serveur ....................118
Gestion des importation
Vérification de l’installation du protocole TCP/IP 119,
.............................................................................................120
R
Vérification de l’installation du Serveur .................116
Recopie des données
Assistant Maintenance .................................................... 109
Réinitialisation du mot de passe ............................... 39
Rubriques d'aide
Aide de Poste Banque Windows ...................................... 60
Vérification
du
lancement
du
Gestionnaire
d’applications ................................................................119
Vérification du lancement du Serveur Sage .........116
Visualisation des connexions au Gestionnaire
d’Applications ................................................................119
Visualisation des connexions au Serveur Sage ..117
Visualisation écran .........................................................86
S
Volume et répertoire du fichier sauvegardé .... 52, 96
Sage Installation ........................................................... 118
Sauvegarde des fichiers .............................................. 94
Volume et répertoires
Sauvegardes .......................................................................94
Sauvegarde/Purge ......................................................... 44
Scénario ......................................................................56, 57
Serveur Sage 9.10 ........................................................ 117
Société .............................................................................. 23
société
fermeture ............................................................................ 75
Société
Convertir ............................................................................. 27
Création .............................................................................. 24
Modification ........................................................................ 26
Ouverture .............................................................................. 9
Recherche .......................................................................... 27
Suppression ....................................................................... 27
© Sage 2007
150
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Télécopie
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E-Mail
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Organisation :
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...................
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Erreurs
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Suggestions
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