je débute dans BASE ELEVES

Transcription

BASE ELEVES
Découverte et prise en main de l'application.
Adresse de l'application en ligne:
https://be1d.orion.education.fr/premier_degre_directeur_dij
Page du site de l'IA où vous pouvez retrouver des scénarios d'utilisation de l'application Base Eleves:
http://ia71.ac-dijon.fr/admin/si1d/accueil.php
voir aussi: http://www.ac-caen.fr/orne/index.php
ou
Navigateur Internet dédié: 2 solutions
Création des classes et des enseignants.
Admission directe d'un élève : création de sa fiche administrative
Compléter le dossier d'un élève.
http://ticestrasbourg.site.ac-strasbourg.fr/articles.php?lng=fr&pg=155
Répartition des élèves dans les classes.
Enregistrement des admissions définitives.
Calcul des effectifs de l'école par le directeur.
Prévisions d'effectifs.
Quelques questions et réponses à propos de BASE ELEVES...
« Les états de l’élève »
Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de « Aide à la prise en main de base Élèves Directeur » (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN
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Utilisation d'un Navigateur dédié à BASE ELEVES.
Pour des raisons de sécurité, les navigateurs brident certaines fonctionnalités qu'il faut autoriser pour s'assurer un fonctionnement optimal de BASE
ELEVES.
BASE ELEVES est développé pour fonctionner avec Firefox 1.x et 2.x ainsi que pour Internet Explorer 6 et 7 (IE6 ou IE7).
BASE ELEVES nécessite d'autoriser les fonctionnalités suivantes :
1. De placer BASE ELEVES comme site de confiance (uniquement pour IE)
2. Autoriser l'ouverture de fenêtre popup
3. Cocher: vider le cache dans les paramètres avancés
4. Désactiver la saisie automatique
Il est à noter que les barres de navigations supplémentaires: Google, Yahoo!, Acer....comporte très souvent un bloqueur de fenêtres intégré. Il faut donc
désinstaller ces barres de navigations.
Pour ne pas avoir à réaliser ses modifications de paramètres de votre navigateur Internet, vous pouvez utiliser une version de Firefox, simplifiée, épurée,
spécialement configurée pour l'application en ligne Base Élèves.
Vous accédez directement à la page d'authentification de l'académie.
Le navigateur n'a plus de barre de menu ou d'outil, donc plus de simplicité et moins d'erreur de navigation.
Toutes les options de sécurité et d'affichage sont déjà configurées et optimisées pour Base élèves !
De plus, comme tous les modules non utiles à cette utilisation ont été enlevés, le démarrage est rapide.
2 manières de l'installer et de l'utiliser :
• 1 Sur chaque ordinateur où vous envisagez d'utiliser BE, vous voulez avoir le raccourci sur le Bureau :
Cliquez sur le lien : : setupFirefoxPourBE1D.exe
Enregistrez-le:
Puis, faites un double-clic sur le fichier pour l'installer.
Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le bouton suivant pour chaque opération.
Un dossier C:\Program Files\FirefoxPourBE1D est créé ainsi qu'un raccourci sur le Bureau de l'ordinateur avec l'icône
.
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• 2 Vous préférez la mobilité d'une clé USB.
Cliquez sur le lien : FirefoxPourBE1D.zip
Enregistrez-le:
Puis, faites un double-clic sur le fichier pour l'installer.
Le décompresser (ou le désarchiver ou l'extraire, tous ces mots sont synonymes) sur votre clé.
(Clic-droit, Extraire...)
Pour utiliser ce navigateur "spécial BE", rendez-vous sur votre clé, cherchez le fichier
PortableFirefox.exe et lancez-le...
Aperçu dans l'explorateur:
Création des classes.
Objectif : Créer des classes , regroupements, groupes
Cliquer sur le menu « École » ► La page « École » s’affiche.
Cliquer sur « Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école »
► La page « Liste des classes » s’affiche, l’onglet « classes » est actif.*
Cliquer sur « Nouveau » pour créer une nouvelle classe.
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► La fenêtre « Sélection de l’année et d’un type de classe » s’affiche.
Sélectionner l’année et le type de classe puis cliquer sur « Valider ».
► La page « Création d’une classe pour l’année 200x-200y » s’affiche.
Renseigner les champs relatifs à la classe.
Exemple de libellé court : CP1 ou CP A ou CP-CE1 …..
Exemple de libellé long : Classe de CP de M. Leblanc
Dans la rubrique Enseignants, cliquer sur «Ajouter».
► La fenêtre « Ajout d’un enseignant » s’affiche.
Renseigner les données relatives à l’enseignant puis cliquer sur « Valider ».
Ne pas cocher Intervenant extérieur.
Ajouter un deuxième nom en cas de mi-temps, décharge....
► La page « Création d’une classe pour l’année 200x-200y » s’affiche. Cliquer sur « Valider ».
► La page « Liste des classes » s’affiche, l’onglet « classe » est actif.
La classe nouvellement créée apparaît dans la liste.
Remarque :
* Si la classe a déjà été créée et que vous souhaitez en MODIFIER LES DONNÉES, cliquer sur la classe correspondante dans la liste.
► La page « Consultation de la classe … pour l’année 200x-200y » s’affiche.
Cliquer sur « Modifier »
Mettre à jour les données relatives à la classe.
Dans la rubrique Enseignants
Soit on peut ajouter un nouvel enseignant en cliquant sur « Ajouter »
► La fenêtre « Ajout d’un enseignant » s’affiche.
Renseigner les données relatives à l’enseignant puis cliquer sur « Valider ».
Soit on peut détacher un enseignant déjà existant en cliquant sur « Détacher »
La fenêtre avec la ► question suivante « Êtes-vous sûr de vouloir détacher l’enseignant Mme … ? » apparaît. Cliquer sur « OK ».
Cliquer sur « Valider » puis sur « Retour ».
La création, la modification ou la visualisation d’un regroupement ou d’un groupe s’effectue selon la même procédure que pour les classes.
Admission directe d'un élève : création de sa fiche administrative
Après délivrance d’un certificat d’inscription par la mairie qui n’utilise pas l’application Base Elèves.
Objectifs :
Créer une fiche élève - Créer un responsable - Définir le rattachement du responsable - Admettre un élève
Vous êtes sur l’application " Base Élèves 1er degré Module Directeur".
Cliquer sur le menu "Élèves" ► La page "Élèves" s'affiche.
Cliquer sur "Admettre des élèves" ou sur "Admission"► La page "Admission" s'affiche.
Cliquer sur "Gestion individuelle des admissions" ► La page "Recherche d'élèves" s'affiche.
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Cliquer sur "Autre" ► La page "Recherche d'élèves" s'affiche : le bouton AUTRE est devenu NOUVEAU.
Cliquer sur "Nouveau" ► La page "Création d’une fiche administrative" s'affiche, l'onglet "Identification" est actif. Renseigner les champs relatifs à
l’identité et l’adresse de résidence.
A signaler : Dans la rubrique Lieu de naissance, le code commune renvoie au code INSEE de la commune. Cliquer sur "Code commune ? "► Ouverture de
la fenêtre (pop-up)"Recherche d'un code commune" Choisir le «Département». Dans le champ « Libellé » renseigner les deux premières lettres de la
commune par exemple "al".
Cliquer sur "Chercher" ► La liste des communes correspondant aux critères apparaît. Sélectionner "61001 - Alençon " dans la liste des communes
proposées.
► La fenêtre se ferme automatiquement : le code et le nom de la commune apparaissent.
Si vous connaissez le code commune vous pouvez le renseigner directement dans le champ correspondant.
Quand tous les champs de l’onglet « Identification » sont renseignés, cliquer sur "Suivant".
► La page "Création d’une fiche administrative" s'affiche, l’onglet "Responsables"est actif.
► La liste est vide, il faut donc créer (ou retrouver) un ou plusieurs responsables.
Cliquer sur "Ajouter" ► Ouverture de la fenêtre (pop-up) "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable .
Vous pouvez chercher si ce parent a déjà été entré dans la base (un frère ou une soeur dans une autre école), saisissez alors le nom du parent dans la
fenêtre et « C hercher » cela vous évitera de ressaisir les données.
Sinon : Cliquer sur "Nouveau" ► Ouverture dans la fenêtre de la page "Nouvelle personne responsable" Renseigner les champs et cliquer sur « Valider ».
► Retour à la fenêtre "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable Sélectionner le responsable créé précédemment et
renseigner la rubrique Informations du rattachement : Autorité parentale : oui/non et Type de rattachement : Père, Mère ou Autre puis cliquer sur
"Valider".
► La page "Création d’une fiche administrative, onglet Responsables » s'affiche à nouveau avec la fiche d’identité du responsable.
Pour la création et rattachement d'un second responsable , procéder de la même façon que pour le premier.
► La page "Création d’une fiche administrative, onglet Responsables" s'affiche à nouveau avec la fiche d’identité des responsables. Cliquer sur "Suivant".
► La page "Création d’une fiche administrative" s'affiche, l’onglet "Scolarité" est actif.
Renseigner les champs relatifs à la scolarité demandée et aux informations périscolaires.
► Dans la rubrique « Réponse à une demande d'admission », sélectionner Admission acceptée et renseigner la date d’effet. Cliquer sur "Valider".
La création de la fiche administrative est terminée.
L'admission directe de l’élève est enregistrée dans la base.
Répartition des élèves dans les classes.
Objectif : Affecter les élèves dans les classes
Cliquer sur le menu "Elèves".
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► L a page " Élèves " s’affiche.
Cliquer sur "Répartition".
► La page " Répartition " s’affiche.
Cliquer sur " Affectation permanente dans une classe ".
► La page " Recherche de classes " s’affiche.
Sélectionner l’année scolaire et cliquer sur "Chercher".
► Dans la page " Recherche de classes " la liste des classes s’affiche.
Cliquer sur « Affecter » en face de la classe souhaitée.
► La page « Répartition permanente dans une classe » s’affiche avec le descriptif de la classe et les élèves déjà répartis dans celle-ci.
Dans la rubrique Niveau(x) des élèves à répartir (en bas de page), sélectionner le niveau souhaité.
► La fenêtre « Affectation permanente des élèves dans une classe » s’affiche avec la liste des élèves du niveau sélectionné à répartir ainsi que la liste
des élèves sans niveau ou cycle.
Cocher les élèves à affecter dans la classe puis cliquer sur « Valider ».
► Retour sur la page "Répartition permanente dans une classe" avec la liste des élèves complétée par ceux rajoutés.
Cliquer sur "Retour".
►► La page "Recherche de classes" s’affiche.
Cliquer sur "Retour".
Les élèves sont affectés dans les classes.
La répartition des élèves dans les regroupements
Enregistrement des admissions définitives pour les élèves inscrits et présents le jour de la rentrée scolaire.
IL NE FAUT PROCÉDER A L'ADMISSION DÉFINITIVE QUE LORSQU'ON EST SUR DES 5 CRITÈRES NÉCESSAIRES A L'ATTRIBUTION DE L'INE:
(nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance) et QUE CE N'EST PAS UNE FICHE DOUBLON.
En cas de présence de fiche élève en double (fiche doublon), tant que la fiche en double n'est pas admise définitivement (= demande d'attribution d'un
INE), l'élève en double n'est pas comptabilisé dans les effectifs école et ne doit pas être réparti dans une classe. Cette fiche doublon sera détruite
automatiquement en fin d'année scolaire et ne gêne pas la gestion au quotidien de la base.
Objectifs : Faire une recherche selon des critères - Enregistrer les admissions définitives
Cliquer sur le menu " Élèves".
► La page " Élèves " s’affiche.
Cliquer sur " Admettre des élèves " ou sur " Admission".
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► La page " Admission " s’affiche.
Cliquer sur " Enregistrement des admissions définitives ".
► Affichage de la page " Enregistrement des admissions définitives " . La liste des élèves non encore admis définitivement s’affiche.
Cocher dans la liste les élèves présents.
Saisir la date d’effet le jour de la rentrée ou le jour d’arrivée d’un élève en cours d’année.
Cliquer sur "Valider".
► L a liste récapitulative des élèves cochés s’affiche.
Cliquer sur "OK".
Répéter l’opération pour les pages suivantes.
R q : En cochant la case « Présent » sur l’en-tête du tableau, on peut cocher tous les élèves de la page (puis en décocher quelques-uns si nécessaire).
Ces élèves sont admis définitivement dans votre école.
L’accès à toutes les fonctions de la gestion courante est actif (listes, certificats...)
On peut également procéder à une admission individuelle en cours d’année lors de l’arrivée d’un élève.
L’admission définitive lance le processus d’attribution d’INE dans la nuit qui suit.
Compléter le dossier d'un élève.
Dans la rubrique Gestion courante
On peut accéder au dossier complet de l’élève par le sous-menu Élèves et le champ de « Recherche d’élèves » qui permet de consulter et de modifier
certaines données.
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Ce dossier reprend l’ensemble des données saisies dans la base :
La fiche administrative
Le dossier scolaire
Les onglets Identification et Responsables sont plus complets que dans la fiche administrative.
C’est là que vous pouvez entrer les coordonnées de personnes à contacter d’urgence et/ou autorisées à prendre l’enfant en charge à la sortie.
Pour éditer ce dossier au format PDF, il faut repasser par la rubrique « Élèves » puis « Scolarité » puis « Consulter éditer le dossier étendu de l’élève ».
► Consulter et compléter le dossier de l’élève : onglet IDENTIFICATION
Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives à l’identification de l’élève qui ont été saisies précédemment lors des phases d’inscription
et d’admission.
Le bouton « Modifier » permet de :
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1) modifier éventuellement :
l’identité
l’origine géographique de l’enfant
l’adresse de résidence
2) compléter :
l’assurance individuelle
les autorisations
► Consulter et compléter le dossier de l’élève : onglet RESPONSABLES
Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives aux responsables rattachés à l’élève qui ont été saisies précédemment lors des phases
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d’inscription et d’admission.
Le bouton « Modifier » permet de :
1) compléter dans les rubriques « Père », « Mère », « Autre responsable » les données suivantes :
la situation familiale
l’adresse courriel
les informations professionnelles (profession et PCS)
2) renseigner la rubrique « Personne à contacter en cas d’urgence et/ou autorisée à prendre l’enfant en charge à la sortie »
3) modifier les autres renseignements (par exemple les coordonnées postales ou téléphoniques) et rattacher ou détacher certains
responsables ou personnes à contacter.
Calcul des effectifs de l'école par le directeur.
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Campagne ayant lieu au mois de septembre:
Ecole > Suivi des effectifs
Cliquer sur le bouton Nouveau
Cocher : calcul des effectifs réels constatés
1er écran : le calcul des effectifs
Choisir l’année scolaire en cours
Saisir la date d’observation donnée
par les services de l'IA 17/09/2007
Cocher ‘oui’ à la demande de l'IA
2ème écran : la confirmation des effectifs
Calculer
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Enregistrer
Ces deux opérations ont permis de mémoriser les calculs dans la base de données. Le directeur doit ensuite procéder à la validation de l’état d’effectifs.
3ème écran : la validation de l’état d’effectifs
Sur l’écran Liste des Etats d’effectifs réels, le directeur visualise dans la rubrique Etats d’effectifs réels constatés demandés par l’IA, l’état du
XX/XX/XXXX à la date d’observation du XXXXX..
Son statut est ‘non validé’.
Le directeur a jusqu’à la date limite de validation, pour valider l’état en cliquant sur le bouton Valider.
- 12/21
Prévision d'effectifs.
Ouverture de la période de demande de validation des prévisions
Lorsque la campagne est lancée par l’IA, les directeurs reçoivent un message électronique.
Opérations à effectuer par le Directeur:
Créer des projets de prévisions d'effectifs pour l'année N+1
Chaque directeur peut préparer plusieurs projets de prévisions d'effectifs (brouillons). Quand il a arrêté son projet définitif, il valide celui-ci. L'IEN puis
l'inspection académique pourront alors récupérer les chiffres correspondants. Durant toute la période de saisie des prévisions fixée par l'IA le directeur
peut créer, modifier ou supprimer ces projets.
Avant la date de fin de période l'un des projets doit être validé.
La constitution des prévisions se déroule en trois étapes :
· Le directeur enregistre la montée pédagogique pour l'ensemble des élèves : les effectifs d'un niveau donné pour l'année en cours sont automatiquement
reportés au niveau supérieur pour l'année suivante.
· Il ajuste ensuite les prévisions (maintiens, entrées, sorties, etc…)
· Il valide ses prévisions
Ecole >Effectifs >Effectuer des prévisions
a La première étape : « La montée pédagogique automatique»
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Remarque :
Les élèves sont tous automatiquement passés au niveau
supérieur même si ce niveau n’existe pas dans l’école.
Cette étape doit être enregistrée avant de procéder aux
ajustements éventuels. (maintiens, entrées, sorties, etc..)
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b Deuxième étape : « L’ajustement des prévisions d’effectifs par le directeur »
Remarques sur la ligne « Montée pédagogique du
directeur»
1. Sur les cases actives, le directeur ajuste en fonction des
maintiens et des éventuels sauts de classe : Ex : 13 élèves
auraient dû arriver en CE2, l’un d’eux est maintenu en CE1 ; il
faut donc modifier les 2 données : CE1 et CE2 – ajout de 1 en
CE1, retrait de 1 en CE2.
2. Dans cet exemple, l’école n’a pas de CE2 (RPI), le directeur
ne doit pas retirer les 12 élèves partant en CE2 sur la ligne
«Montée pédagogique du directeur ».
En cliquant en dehors des cases actives du tableau, le directeur
voit aussitôt les modifications apportées sur les totaux.
Le directeur renseigne ensuite les lignes « Entrées et
Sorties »
- 15/21
Le
directeur
saisit
ses
prévisions d’entrées et
de
sorties :
Exemple :
Entrées : 9 TPS , 5 PS
Sorties : les 12 CE2 qui seront
scolarisés dans une autre
école du RPI
On enregistre
c La troisième étape : « La gestion des prévisions d’effectifs » :
Tous les projets constitués apparaissent sur ce tableau et sont consultables en
cliquant sur le lien «État du … »
Le directeur doit sélectionner le projet qu’il retient comme le plus
conforme à la réalité en
cliquant sur le bouton « Valider » de la ligne correspondante ; la prévision
se réaffiche ; il clique sur OK pour terminer la procédure.
Une fois qu’un projet est validé, il n’est
plus
possible
de
revenir
sur
les
prévisions.
- 16/21
Quelques questions autour de base-élèves...
Mots clés
Connexion
impossible
Problème(s)
Mot de passe
invalide
Réponse rapide
Ne pas confondre les identifiants de BE avec les
identifiants de messagerie.
Login : UAI de l’école = 071xxxxL
Mot de passe : celui que vous avez créé.
Le lien utilisé peut être mauvais, il arrive qu’il ne corresponde
pas à l'adresse de connexion. Cela vient du fait que le favori a
été mal fait. Celui-ci doit être enregistré APRÈS LA SAISIE ET LA
VALIDATION DES IDENTIFIANTS, sur la page : ""Vous êtes le
directeur de l'école du Truc"
Connexion
défaillante
Je n’arrive plus à me
connecter.
J’ai une page
Cleartrust ou erreur
404 qui apparaît.
La bonne adresse de connexion est la suivante :
Blocage
Bouton "Code
commune" sans
effet
Je suis bloqué.
Plus rien ne marche.
Ce problème est lié aux fenêtres pop up qui sont
bloquées par le navigateur.
Il faut désactiver cette fonction de blocage dans le
navigateur.
Erreur sur la
page
J’ai un message
d’erreur quand je
veux continuer ma
saisie.
J’ai fermé une
fenêtre pop up avec
la croix, dois-je
relancer toute
l’application ?
Je ne retrouve plus
mon élève.
Pourtant je sais qu’il
est dans ma base
Attention :
dans l’application Base élèves, il faut utiliser exclusivement les boutons de l’application et surtout pas les
icônes de l’explorateur sous peine d'erreur.
Non, rouvrir la fenêtre en cliquant sur la touche F5 ou
sur le bouton qui avait provoqué son ouverture. Puis
refermer cette fenêtre en utilisant annuler ou valider.
Message
d’erreur sur la
fenêtre
Disparition de
fiche dans ma
base d’école
Impossibilité de
Je sais que l’élève
Explication détaillée
https://be1d.orion.education.fr/premier_degre_directeur_dij
Deux listes doivent être vérifiées :
• École/Suivi/Année en cours /chercher (liste de
tous les nouveaux élèves de l’année en cours)
• Gestion courante/ Édition/Liste des élèves
admis définitivement (liste des anciens élèves +
des nouveaux admis définitivement)
Dans Élèves/Admission/Gestion individuelle des
Dans la navigation classique sur internet, les fenêtres pop-up
sont utilisées pour adresser des messages publicitaires. Aussi
des protections existent pour les bloquer (XP, IE, Firefox, barre
google ou yahoo). Base élèves utilise les fenêtres pop-up,
notamment pour l’affichage de messages particuliers. Vous
devez donc autoriser leur ouverture pour que B-E fonctionne
correctement.. (Généralement, outils/ options internet/
autoriser les pop-up. Ou clic droit sur la barre d’information)
N’utiliser que les boutons de l’application : RETOUR, VALIDER,
SUIVANT, ANNULER
JAMAIS les flèches de navigation classique « suivant/précédent »
ou « la touche entrée »
Il ne faut pas utiliser les croix pour fermer une pop up. Cela dit, il
n’est pas nécessaire de relancer l’application, il suffit de
provoquer à nouveau l’ouverture de cette pop- up en appuyant
sur la touche F5 puis de la fermer correctement en utilisant le
bouton prévu à cet effet.
La visualisation de la fiche de l’élève dans un menu ou dans un
autre de la base dépend des différents états de l’élève dans BE.
Voir le document complet rattaché à ces questions usuelles qui
liste ces états en fonction de l’avancée de la fiche
administrative.
Document : « Les états de l’élève »
1) Dans tous les cas, utiliser des minuscules et faire une recherche en
- 17/21
retrouver un
élève de
l’académie
existe déjà avec un
INE mais je ne le
trouve pas.
admissions, ne saisir que deux ou trois lettres pour le
nom et pour le prénom.
Chercher
Vous faites une recherche restreinte sur la commune
Autre
vous étendez la recherche à l’année courante
Continuer la rechercher
vous balayez les années antérieures
L’automatisation de la recherche, (que vous devez
renouveler quand vous avez des éléments trouvés en
cliquant à nouveau sur"continuer la recherche"),
ne vous laisse pas le temps de voir que le balayage
remonte les années jusqu’à n-9.
Niveau de l’élève
manquant ou
erreur de niveau
Comment modifier
le niveau d'un élève
une fois qu'il est
admis ?
menu Elèves / Répartition / Gestion individuelle,
recherchez l’élève, cliquez sur le bouton « Affecter ».
Malgré la fenêtre d’alerte, validez la bonne classe avec
le bon niveau.
Impossibilité de
Je ne trouve pas le
code insecte de la
commune de
naissance.
Si l’enfant est né à l’étranger, inutile de chercher une
commune, changer de pays.
Si vous ne trouvez pas la commune, ne saisir que les
deux premières lettres de celle-ci dans la fenêtre de
recherche.
retrouver le code
commune
écrivant le début du nom et du prénom seulement. Refaire une
recherche en rajoutant des lettres si la quantité de noms trouvés est
trop importante.
2) Si le nom ou le prénom de l’élève est susceptible de comporter un
accent, faire plusieurs recherches, avec et sans accent. Exemple pour
RÉMICHE Éric : rechercher « rém » « ér » ; « rém » « er » ; « rem » « ér » ; «
rem » « er ».
3) Si le prénom de l’élève est un mot composé avec ou sans trait
d’union, faire une recherche sur une partie du mot antérieure au trait
d’union ou à l’espace. Exemple pour Jean-Michel ou pour Jean Michel :
rechercher « Jea »
4) Si le nom de l’élève est un mot composé avec ou sans trait d’union,
faire une recherche sur une partie du mot antérieure au trait d’union
ou à l’espace. Exemple pour DUPONT-DURAND Michel ou pour DUPONT
DURAND Michel : rechercher « DUP » « Mich »
Si votre recherche est toujours infructueuse, faire ensuite une
recherche en inversant les noms. Exemple pour DUPONT-DURAND
Michel : rechercher « DUR » « Mich »
5) Si le nom de l’élève ou son prénom est susceptible de comporter
une cédille, faire une recherche avec ou sans cédille. Exemple pour
MACON Catherine : chercher « mac » « cat » et « maç » cat
6) Si le nom ou le prénom de l’élève est un mot susceptible de
comporter une apostrophe, faire une recherche avec et sans
apostrophe. Exemple pour N’GUYEN Adrien : rechercher « ngu » « adr » ;
« n’gu » « adr ». Si la recherche est toujours infructueuse, refaire une
recherche en rajoutant un espace avant puis après l’apostrophe : « n ’g
» « adr » puis « n’ g » « adr »
Et si, en dépit de tous vos efforts, vous ne trouvez toujours pas, faites
un signalement sur GL contact.
Pour changer le niveau d’un élève, il faut aller dans le menu
Élèves / Répartition / Gestion individuelle ,
recherchez l’élève, cliquez sur le bouton « Affecter » en regard de
l’élève. Sélectionnez la classe souhaitée avec le bon niveau. Un
message s’affiche : « le niveau de la classe ne correspond pas au
niveau de l’élève ». Validez quand même.
Deux cas :
Si l’enfant est né à l’étranger, et que vous avez saisi le pays
correspondant, la recherche de la commune est désactivée.
Si vous ne trouvez pas la commune, ne saisir que les deux
premières lettres de celle-ci dans la fenêtre de recherche.
Ex : pour Saint-Paul, dépit Réunion, saisir Sai pour la commune.
Les noms composés comportent toujours un trait d’union.
Pensez toujours à élargir la recherche sans caractère accentué.
Pour Paris et les villes avec arrondissement saisir Paris en
- 18/21
Changer la
classe d' un
élève
Je veux sortir un
élève de la
répartition.
Supprimer une
classe de l’école
Je veux supprimer
une classe.
Modifier un
champ
nécessaire à
l’attribution de
l’INE avant
l’admission
définitive
Modifier un
dossier après
l’admission
définitive
Il y a une erreur sur
un ou plusieurs des
critères suivants :
nom, prénom, sexe,
date de
naissance, lieu de
naissance.
Il y a des erreurs ou
des mises à jour à
faire dans le dossier
de l’élève:
assurance, photo,
deuxième adresse
Je me suis trompé
d’année scolaire
dans la scolarité
demandée au
moment de
l’admission.
Puis je modifier une
date ?
Ma liste électorale a
des responsables en
plus (doublons) ou
en moins.
Erreur d’année
scolaire
Modifier une
date
Liste électorale
fausse
Élèves/Répartition/Gestion collective/Affectation
permanente à une classe/Chercher/Affecter/La classe
s’affiche avec les élèves.
Cliquer sur la poubelle en regard de l’élève.
Vider la classe de ses élèves (voir ci-dessus)
Menu école/classe/cliquer sur la poubelle en regard de
la classe.
Ne surtout pas recréer de fiche
Solution transitoire par le module mairie
Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/
Chercher l’élève/Cliquer sur son nom/modifier.
Adresse mairie :
https://be1d.orion.education.fr/premier_degre_mairie_dij
Ne surtout pas radier l’élève ou recréer une fiche.
Gestion courante/Élève/Chercher l’élève/Cliquer sur
son nom/Modifier
Solution transitoire par le module mairie
Il faut basculer une nouvelle inscription dans la bonne
année scolaire en passant par l’adresse mairie.
Pour l’admission et la radiation, les dates d’effet ne
sont pas modifiables.
Premier cas : il y en a en trop
Plusieurs responsables identiques ont été saisis.
Deuxième cas : il en manque
Pour certains responsables, l’autorité parentale a été
décochée, donc ils n’apparaissent pas ou encore, ils
n’ont pas été saisis.
Conseils
Ne jamais créer un responsable sans vérifier qu’il
département et Paris en commune
Quand on prépare les listes pour l’année suivante, il peut arriver
que l’on veuille sortir un élève de la répartition car on vient
d’apprendre qu’il ne viendra pas.
Il est nécessaire qu’il n’y ait aucun élève dans la classe pour la
supprimer. Donc, désaffecter les élèves en gestion collective des
répartitions.
Puis Menu école/classe/cliquer sur la poubelle en regard de la
classe.
Corriger une fiche administrative avant l’admission définitive
permet de ne pas impacter l’attribution de l’INE quand on s’est
trompé sur l’un des cinq critères d’attribution de l’INE. (nom,
prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance).
Il faut se connecter avec l’adresse mairie pour votre école puis,
Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/ Chercher
l’élève/Cliquer sur son nom/modifier.
On peut tout modifier : identité de l’élève car il a changé de
nom, responsables de l’enfant, renseignement des personnes
autorisées ou à contacter… etc
Gestion courante/Élève/Chercher l’élève/Cliquer sur son
nom/Modifier
La connexion sur l’adresse mairie pour votre école permet de
corriger une scolarité erronée ou une erreur d’année dans la
scolarité demandée :
Module mairie : Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/
Chercher l’élève/Cliquer sur son nom/ Cliquez sur « Nouveau »
pour renseigner une nouvelle situation administrative
Si la situation est bloquante, contacter l'Animateur TICE de votre
circonscription.
1°) Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis
malencontreusement par le directeur à cause des frères et
soeurs déjà présents sur la base. Il est primordial de les
supprimer car ils perturbent la liste électorale ainsi que le
rattachement des responsables aux élèves.
Résumé de la procédure
· Détacher le ou les responsables de l’élève ainsi que de tous les
frères et soeurs sur la base.
· Rechercher dans la base des responsables les identiques en
tapant nom et prénom.
- 19/21
n’existe pas déjà.
Si la Mairie inscrit, leur demander de bien effectuer
cette recherche car la saisie de multiples responsables
identiques perturbera votre liste électorale.
Radiation ou
passage d’un
élève impossible
Je ne trouve pas
l’élève pour le radier
ou pour le « faire
passer ».
Cet élève n’a pas d’INE attribué ou il y a un litige sur cet
INE.
Regardez dans Gestion courante/ Édition/Liste de suivi
des attributions d’INE/Élèves sans INE/ Chercher
Si votre élève est là depuis plus de dix jours, faire un
signalement à l’assistance. (GL Contact)
· Visualiser celui que l’on veut garder, en ouvrant les
caractéristiques du responsable, (cliquer sur le nom pour ouvrir
la fiche).
· Supprimer le(s) responsable(s) en trop en cliquant sur la
poubelle située à côté de l’adresse du responsable.
· N’en garder qu’un.
· Rattacher ce responsable restant à l’élève (et à ses frères et
soeurs).
2°) Gestion courante/Élève/Chercher l’élève/Cliquer sur son
nom/onglet responsable /modifier
Cocher l’autorité parentale.
Rappel sur L’INE : Au moment de la création de la fiche, il est
fondamental d’apporter la plus grande attention à rentrer
correctement les cinq éléments pris en ligne de compte dans
l’INE :
•
•
•
•
•
Nom : recopiez exactement l’état civil, avec les
majuscules, les éventuels accents, traits d’union ou
espaces.
Prénom : indiquez tous les prénoms de l’état civil
Sexe ;
Date de naissance ;
Lieu de naissance.
Si vous pensez devoir modifier l’un de ces cinq éléments
sur une fiche existante, assurez-vous d’abord que les
changements que vous souhaitez correspondent
effectivement à l’état civil.
Mauvais calcul
des effectifs
Vrais et faux
doublons
Le compte n’est pas
bon.
J’ai plein de
doublons.
Vérifiez que tous vos élèves admis définitivement et
répartis ont un INE
Les vrais doublons qui bloquent votre base sont des
fiches qui sont deux fois admises définitivement. (Deux
fois en gestion courante). Le gestionnaire de l’IA
supprimera celle(s) en trop. Mais il faut éviter
absolument ces erreurs.
Contacter l'Animateur TICE de votre circonscription.
Les fiches doubles en admission acceptées ne sont pas
fonctionnelles et ne sont pas de vrais doublons. Donc, il faut les
laisser comme cela, en attente.
Faire attention à n’enregistrer qu’une et une seule admission
définitive parmi les fiches en double (ou triple, ou plus !) pour un
seul élève
- 20/21
« Les états de l’élève »
DIRECTEUR
MAIRIE
Module
État
Que veut dire cet état ?
Où trouver l’élève ?
Que faire de cet élève ?
Fonctionnalité de l’état
Indéfini
Un élève et au moins un de ses responsables
sont saisis. La mairie ne l’affecte pas à une
école. (Elle peut aussi le mettre en attente).
Saisie complète en mairie, inscription dans
une école de la commune.
Gestion individuelle des
inscriptions→saisir le
nom→chercher
Menu élèves → admission →
Gestion collective des
admission → état : inscrit →
chercher
Le laisser à l’état d’indéfini.
Ne sert à rien, sinon à avancer la saisie.
Admis
accepté
La demande d’admission de la famille est
acceptée par le directeur.
Enregistrement des
admissions
définitives→chercher
Le laisser en admission acceptée
sans autre suite (l’élève est parti
dans une autre école).
En
admissibilité
Le directeur de maternelle met l’élève en
admissibilité car il ne sait pas encore s’il a
une place pour ce tout-petit qui sera admis à
la rentrée dans la limite des places
disponibles.
Traitement des
admissibilités→chercher
L’élève est présent dans l’école. Le
directeur enregistre l’admission définitive.
Gestion
courante→Édition→Listes→
Liste des élèves admis
définitivement
Gestion
courante→Élève→Saisir le
nom→Chercher
Inscrit
Admis
définitif
Admis
définitif
quittant
l’école
L’élève est en attente de la date d’effet de la
radiation car la famille a demandé un
certificat de radiation pour une date
ultérieure.
Radié
L’élève a quitté l’école.
Nonfréquentation
Le directeur a enregistré l’absence d’un
élève perdu de vue.
Gestion
nom→Chercher→ouvrir le
dossier→la date de radiation
est précisée.
Gestion
nom→Chercher→ouvrir le
dossier→la date du
signalement est précisée.
Terminer l'inscription.
Le laisser à l’état d’inscrit.
Supprimer l’inscription.
L'admettre.
Le mettre en admissibilité.
L'admettre définitivement.
Accepter l'admission.
Permet d’affecter l’élève à une école de la
commune.
Cet état permet de répartir l’élève dans les
classes pour préparer les listes de l’année
suivante.
Cet élève n’est pas fonctionnel.
C’est une liste d’attente pour le directeur.
Refuser l'admission car il n’y a
pas assez de place pour cet enfant
de deux ans.
L’affecter à une classe.
Surveiller l’attribution de son
INE.
La fiche administrative est
récupérable par n’importe quelle
autre école de l’académie dès la
date de l’acte, avant la date
d’effet.
La fiche administrative est
récupérable par n’importe quelle
autre école de l’académie.
Rien jusqu’à ce que l’on ait des
nouvelles : L’élève revient, on
lève le signalement. L’élève ne
reviendra pas : on le radie.
Élève fonctionnel sur l’année courante.
Seuls les élèves ayant un INE et répartis
dans les classes comptent pour Base élèves.
La fiche est fonctionnelle pour l’école
jusqu’à la date d’effet de la radiation.
(l’élève « compte »)
Le dossier de l’élève est accessible mais non
modifiable sur l’année en cours.
L’élève ne « compte »plus.
L’IA a accès aux fiches signalées par le
dispositif de non-fréquentation
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je débute dans BASE ELEVES

Transcription

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