LA MA TINA LE D E L`IMMOB ILIER Problèmes : les

LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
22 MAI 2012
Parce que rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire …
Téo Hivart
Directeur des Opérations
Mobile : 06.76.79.60.96
Direct : 01.72.82.30.50
@mail: [email protected]
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PROGRAMME DE LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
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08h30 Accueil et petit déjeuner.
08h45 Présentation des participants et de CDDOC
par Téo Hivart - Directeur des Opérations – CDDOC.
09h00 Retour d’expériences sur la GEIDE
par M. Joël Robin FONCIERE PARIS FRANCE.
09h20 Etude de cas sur la reprise des existants papiers
chez BNP PARIBAS REAL ESTATE par Paolo Carreira
CDDOC SERVICES.
09h40 Démonstration Site Web DataRoom et Export à
destination des notaires, investisseurs, etc par M.
Patrick MANGIN CDDOC IT.
.
10h00 Démonstration DocuWare par Téo Hivart CDDOC IT
et Olivier Rajzman DOCUWARE France.
10h30 Retour d’expérience sur portail immobilier unifié
par Karim Boujbara PROUDREED et Démonstration
MyCartimm - DTR par Gilles Dupuis AMO CONSEIL
11h00 Fin.
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Projet DocuWare chez FPF
Présenté par :
M. Joel Robin – Directeur Informatique de Foncière Paris France.
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1- PRESENTATION DE FONCIERE PARIS FRANCE
Le patrimoine de FPF est estimé à 630 millions d’euros pour 45 actifs.
FPF a un métier d’administrateur de biens par l’intermédiaire de sa filiale
SAGI-IE.
Celle-ci gère des immeubles pour le compte de la Ville de Paris, la SNI mais
également pour FPF.
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Foncière Paris France est une société foncière cotée à la bourse de Paris dont l'activité est la
détention de patrimoines immobiliers tertiaires situés en région parisienne et destinés à être
loués à des entreprises.
2- POURQUOI UN PROJET GED ?
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Comme beaucoup de sociétés foncières, FPF manipule
énormément de documents liés aux actifs.
Lors d’une analyse nous avons constaté les faits suivants :
-
Présence de documents numérisés mais
classement aléatoire, parfois redondant entre les
services.

Impact sur la volumétrie de stockage

Impact sur les sauvegardes
-
Difficulté à mettre à disposition les documents
lors de la vente d’actifs.
-
Difficulté à avoir accès à la bonne information de
manière sécurisée.
5
2- POURQUOI UN PROJET GED ?
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Cette analyse a été confortée par la volonté de la Direction de :
-
Dématérialiser les documents, avec pour objectifs :

De faciliter leur accès

De diminuer la taille des archives papiers

De constituer des data room « dématérialisées »
-
Mettre la GED au cœur du schéma directeur des systèmes d’informations
-
Structurer les données suite à l’acquisition de SAGI-IE

Lié entre autres au métier de « property » avec les échanges locataires et prestataires
6
3 – CRITERES AU CHOIX DE L’OUTIL GED
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Nous avons défini des critères essentiels pour le choix de
l’outil en fonction de notre contexte :
-
Interface IHM web et simplicité de celle-ci
Intégration avec l’AD/SSO (pas de ressaisie de mot de
passe)
Lecteur multi formats (Dwg, Excel, Word, Jpeg etc.)
Pérennité du produit et connaissance du métier de
l’immobilier par l’intégrateur
Sécurité des accès
Moteur d’indexation performant
Outils annexes de reprise de documents
Possibilité de donner accès à une partie des données
depuis Internet de manière sécurisée
Interface avec Prémiance (outil Property)
Coûts
Facilité de mise en œuvre
7
4 – 2 SOLUTIONS IDENTIFIEES
Nous avons fait le choix de DocuWare pour les raisons suivantes :
-
L’interface Web du produit
-
La pérennité de la solution
-
L’écosystème autour de DocuWare (Prémiance, Mail manager, MyCartimm, etc.)
-
La possibilité d’ouverture de celui-ci vers d’autres produits (i-Porta)
-
La connaissance du métier immobilier par CDDOC
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Suite à notre consultation et à notre retour d’expérience sur ce type de projet dans d’autres
sociétés, nous avons identifié 2 produits, DocuWare et Alchemy,
5 – PERIMETRE DU PROJET
-
Documents permanents Sociétés

-
Documents permanents Immeubles

-
commercialisation, communication et technique (travaux)
Plans


Armoires regroupant les informations de nos différentes sociétés (juridique, urbanisme, assurance,
mandats, etc.)
Photos

-
Armoires regroupant les informations de nos différentes sociétés (statuts, conventions, AMF,
contrats, comités, etc.)
Documents Autocad liés à une campagne de notre géomètre, et documents PDF pour le service
commercialisation
Certaines de ces armoires sont
en cours d’alimentation par les équipes
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Dans le cadre de notre projet nous avons identifié plusieurs armoires :
6 – ORGANISATION DU PROJET
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Dans le cadre de l’organisation du projet, le
Directeur Général de FPF a été le sponsor du projet.
Nous avons fait plusieurs réunions de travail, avec
les différents représentants métiers, afin de définir
la configuration des différentes armoires.
Puis, la mise en œuvre des paramètres a été
réalisée par CDDOC.
Ce type de projet ne peut réussir sans une
implication de la Direction.
Un volet « sensibilisation à la conduite du
changement » est prévu dans le cadre de
l’organisation du projet.
Celle-ci se traduira par une procédure et une
assistance individuelle si besoin.
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7 – VISION DE DOCUWARE DANS NOTRE « SI » A CE JOUR
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8 – VISION DE DOCUWARE DANS NOTRE « SI » DEMAIN
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9 – CONCLUSION
Avec sa capacité d’ouverture vers d’autres applications et la croissance de son
écosystème, nous sommes confiants en l’intégration de DocuWare dans nos développements
futurs.
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Dans le cadre du projet FPF, DocuWare prend toute sa place dans notre schéma
directeur et amènera les avantages escomptés lors de la définition de notre projet.
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Projet Déménagement BNP RE
Présenté par :
M. Paolo CARREIRA – Directeur de la production de CD DOC Services.
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PERIMETRE DU PROJET
Calendrier :
•
•
•
Intégration de CD DOC dans le projet en juin2010.
Début de l’étude en juillet 2010
Objectif de réalisation : décembre 2010

6 mois pour la réalisation en comptant les mois d’été.
3 départements cibles:
•
Property Management – 121 mètres linaires
•
Promotion Résidentiel – 52 mètres linaires
•
Comptabilité Finance – 200 mètres linéaires
15
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Dans le cadre de son déménagement (avec une forte diminution de l’espace de stockage dans les nouveaux
Locaux) et par la volonté du groupe à entrer dans l’ère du numérique, la BNP a fait appel à CD DOC
pour l’accompagner dans le traitement de sa REPRISE d’HISTORIQUE.
ACTEURS ET SPECIFICITES
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Les acteurs:
La direction des Services généraux
La direction de l’Organisation
Les 3 départements impliqués avec pour chacun 1 chef de projet dédié métier
Les équipes métiers
3 consultants externes
Gestion de l’outil FILENET pour l’implémentation des données
Gestion des archives physique (stockage et logistique)
Gestion « métier » pour accompagner les utilisateurs de la PROMOTION
CD DOC
Les spécificités:
Property Management – 121 mètres linaires
Développement d’un outil personnalisé pour que le client puisse générer ses propres
intercalaires documents.
Promotion Résidentiel – 52 mètres linaires
100% de la structuration réalisé par les documentalistes CD DOC
Comptabilité Finance – 200 mètres linéaires
Génération des intercalaires par CD DOC, structuration des dossiers par le client et
traitement via un outil reconnaissance OMR adapté.
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POINTS COMMUNS - LES PROBLEMATIQUES
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Points communs
•
Uniformisation des différentes bases clients - 3 départements = 3 PCLMT différents
•
La préparation
•
La numérisation
•
Le plan de géo-référencement – document, dossier, boite d’archive, conteneur
Les problématiques
•
3 départements = 3 besoins
•
Temps de traitement réel
•
1 mois pour l’étude projet
•
1,5 mois pour les développements des IHM
•
2,5 mois de réalisation pour la production
•
Des IHM spécifiques à développer en fonction des différents métiers
•
Un contexte de très forte tension des équipes métiers lié à l’approche du déménagement
•
3 ateliers en régie à développer avec diverses compétences (15 collaborateurs)
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CONCLUSION
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•
COMPTABILITE FINANCE
•
•
695 000 pages
69 889 fichiers PDF
•
************************************************
•
PROPERTY MANAGEMENT
•
•
520 000 pages
17 695 fichiers PDF
•
***************************************
•
PROMOTION RESIDENTIEL
•
•
190 000 pages
18 950 fichiers PDF
•
********************************************
•
Agenda respecté avec un volume global de
•
1 405 000 pages
•
106 534 fichiers PDF + XML associés générés
•
100 % des documents structurés
•
372 mètres linéaires de documents – structurés – préparés – numérisés
•
3 511 boites d'archives générées
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Autres références marquantes en reprise d’existants papiers ou numériques
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MERCI POUR VOTRE ATTENTION
La DATAROOM
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Consultation par les investisseurs.
Mise a jour par DocuWare immédiate.
Fonction export sous plusieurs modes.
Filtrages de consultation.
Fonctions de téléchargements.
Inventaire des documents manquants
Autonomie de création de plusieurs
arborescences
• Création simple de nouveaux utilisateurs
•
•
•
•
•
•
•
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OBJECTIF
1 - Collecter au fil de l’eau tous les documents d’un actif / patrimoine à
l’acquisition et pendant son exploitation afin de pouvoir construire une
DataRoom à tout moment.
2 - La mettre à disposition
•
Sur un site Web
•
•
•
Un fichier PDF structuré
Une arborescence Windows
Un fichier Excel muni d’Hyper Lien
sur DVD / Clé USB / Disque Dur externe.
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MOYEN
•
Disposer d’un plan de Classement
•
Prédéfinir des attributs pour chaque type de document
• Publication pour la DataRoom
• Présence Obligatoire
• Original nécessaire
• Durée de validité
• Durée de vie numérique
• Durée de vie physique
•
Lister les documents manquants
•
Un portail WEB de consultation de la DataRoom
•
Module d’extraction des documents pour la fabrication
de la DataRoom
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DocuWare en quelques mots
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Une remarquable
success story
 21 ans d’existence
 Près de 10 000 installations
 500 intégrateurs certifiés
 Utilisé dans plus de 70 pays
 Disponible en 17 langues
 Un modèle de vente indirecte
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Quelques références dans l’immobilier
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Exemple d‘intégration (connecteur Prémiance)
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DocuWare : un outil générique
• Tout type de document
• Interface complète
•
•
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DocuWare : une solution logicielle de GEIDE « tout en un »
De 5 à 5 000 utilisateurs
Tout secteur d‘activité
Imprimante
Au bureau
Chez soi
Papier
En itinérance
Applications
p. ex. MS Office
ou PGI
E-mail
Par Internet
Scanner / Fax
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Problèmes : les silos d’information
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1 dossier locataire = 4 recherches
Bail commercial
Communication
(mail)
PV réception de
travaux
Facture client
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2
Solution : DocuWare GEIDE
Papier
E-mail
Fichier
ERP Immobilier
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1 archive documentaire centrale pour tous les types de documents
Une automatisation des processus
État/
Taches
Winner 1/12/2008
Winner 1/12/2008
APPROUVÉ
APPROVED
Timbre
• Aperçu des informations
d'état de tous les processus
• Simplicité d'utilisation –
Contrôle du processus de
travail – Validation par des
timbres
• Des processus rapides et
efficaces
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DocuWare vous fait
économiser du temps
et de l'argent
DocuWare : Une vision à 360°
SERVICE GESTION
SERVICE CLIENT
COMPTABILITE – FINANCE - RH
DIRECTION GENERALE
A TRAVERS LES
APPLICATIONS METIERS
COMME SAGE OU SAP
DIRECTION COMMERCIALE
DIRECTION JURIDIQUE
DIRECTION DU DEVELOPPEMENT
DANS OUTLOOK
DIRECTEMENT DANS UN
REPERTOIRE WINDOWS
SHAREPOINT OU
PORTAIL
PAR LE WEB SANS PLUGIN
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LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
PAR IPHONE – IPAD –BLACKBERRY
– ANDROID – WINDOWS MOBILE 7
LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
MY CARTIMM
ETUDE DE CAS PROUDREED
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CONTEXTE : EVOLUTION DU SYSTEME D‘INFORMATION AU SEIN DE PROUDREED
LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
Puis de 2010 à fin 2011, création d’un
entrepôt de données
« datawarehouse » , permettant
l’automatisation de la production des
reportings et l’analyse multi-axes du
patrimoine venant de plusieurs sources
de données.
Début 2008, création d’une base
documentaire avec la mise en place
d’une arborescence Windows. Les
dossiers reprennent les libellés et
codes des immeubles contenus dans
l’application
de
gestion
locative
(PREMIANCE)
Textle S.I de
De 2004 à 2007,
PROUDREED fut constitué
principalement des solutions du
marché de l’immobilier pour la
production et le suivie des données.
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PROBLÈME ? POUR 1 ACTIF LES INFORMATIONS SONT ENREGISTREES DANS DIFFERENTS LOGICIELS
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1 processus de travail = 4 recherches
E-mail
Base
documentaire
Logiciel immobilier
ERP/PGI
Logiciel
de reporting
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SOLUTION ? LA CREATION D‘UN POINT D‘ACCES UNIQUE A L‘ENSEMBLE DES DONNEES INTER-SYSTEMES
sur
Un portail web
permettant un
accès simple et
unique à
l’information
venant de notre
datawarehouse
et de docuware.
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LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
Reprise d’historique
par
1- PRESENTATION D’AMO CONSEIL
Depuis 10 ans, les collaborateurs d’AMO Conseil travaillent à l’optimisation du SI par la mise
en valeur des acteurs du métier de l’immobilier (utilisateurs, décideurs, externes, …).
Dans cette optique de l’accès simplifié au plus grand nombre des différentes briques logiciels
(ERP métier, Reporting, GED, …) constituant le SI, AMO Conseil a mis en place le portail
MyCartImm pour faciliter l’accès à l’information.
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AMO Conseil est une société spécialisée dans l’accompagnement au choix, l’optimisation et le
Reporting sur les systèmes d’informations immobilier. Elle édite l’outil MyCartImm, portail web
d’agrégation des briques des SI pour les acteurs de l’industrie immobilière : foncières,
administrateurs de biens, promoteurs, offices HLM, …
2- STRUCTURATION DU SI IMMOBILIER
Progiciel de Property,
Outil de GED,
Progiciel de Promotion / Développement,
Outils de Reporting, …
Toutes ces Briques assemblées
forment le SI Immobilier
de l’entreprise
-
Bien que commune à l’entreprise pour son fonctionnement chacune a été posée et édifiée
pour apporter à des entités individuelles une solution.
-
Même si l’ensemble forme une cohérence, chaque entité a la maîtrise de SA brique sans
pour autant pouvoir en faire bénéficier les différents acteurs de l’entreprise en autonomie.
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Un SI Immobilier est composé d’un ensemble de Briques.
3- STRUCTURATION D’ECHANGES INTERNE
-
« Pierre, j’ai besoin de la valorisation de l’actif A pour la banque » (Finance)

Pierre va voir Nathalie au bureau 112 et revient donner l’information

Pierre va voir Franck au bureau 38 et revient donner l’information

Pierre va voir Gaëlle au bureau 287 et revient donner l’information
« Pierre, il me faut aussi le taux de vacance de cet actif »
« Pierre, vous avez oublié de me donner les actes !»
-
… Pierre, rattaché à la direction financière, a mobilisé 3 personnes pour recueillir des
informations ciblées de 3 SI distincts dont il n’a pas la maîtrise. Finalement, Pierre n’a
aucune valeur ajoutée.
-
« Caroline, notre mandant nous demande le Reporting du 1T » (Gestion)
-

Caroline va rechercher sur le rapport dans l’arborescence et l’édite

Caroline demande à Nicolas, Asset de son état, de lui préciser la vacance de l’actif pour l’inclure
dans un nouveau document qu’elle met à disposition en plus du Reporting
« Caroline, comment lui préciser la vacance de cet actif»
« Caroline, notre mandant nous demande encore l’état d’avancement budgétaire !»

Caroline fonce donc au technique pour faire le point sur l’avancement mais doit aller valider par la
suite avec la comptabilité pour avoir l’avancement des paiements.
-
… Caroline, rattachée au service de gestion locative a donc préparé les foulées de
l’immobilier sans pouvoir optimiser les prochaines demandes.
-
Chacun dans l’organisation face à une demande globale doit aller chercher l’information
auprès du sachant de l’une des briques du SI.
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LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
Ce que l’on peut voir ou entendre trop souvent :
4- STRUCTURATION D’ECHANGES EXTERNE
Les échanges informatisés tendent à se structurer (FIDJI, Ariane, …) mais le flux s’intègre
toujours dans un EPR qu’il faut maîtriser.
-
« Tu as reçu le fichier FIDJI des expertises pour notre OPCI ? Que donnent les valeurs ? »
-
« Dans le cadre du refinancement, notre banque nous demande l’ensemble des données
du patrimoine à refinancer … »
-
« Les fichiers reçus qui s’intègrent dans le Reporting mensuel ne me permettent pas
l’accès au détail de l’information, comment contrôler ? »
-
« Comment accéder aux actes pour envoyer au notaire dans le cadre de la cession ? »
Toutes ces chaînes sont vécues au quotidien et nécessitent d’utiliser plusieurs ressources pour
obtenir et diffuser une information globale.
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LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
Mandant, ADB, Notaires, Banques, Experts, … aujourd’hui les demandes d’échanges
d’informations sont nombreuses, plus régulières et nécessitent une bonne connaissance des
briques du système d’information.
5- L’AGREGATION DE L’EXELLENCE INDIVIDUELLE
Reconnaître 3 familles de briques du SI :
-
Les outils dit « métier » : Property, Asset, Promotion, Comptabilité, …
Les outils de GED : sécurité, criticité, disponibilité, pérennisation
Les outils de Reporting : Analyse et Rendu
Comprendre les problèmes récurrents :
-
Où … est l’information (Brique du SI)
Qui … a accès et sait extraire la bonne information (Analyste dans l’Organisation)
Comment … diffuser au plus grand nombre
Capitaliser sur les forces en présence
-
Chaque Brique répond aux besoins
=> Excellence des briques
-
Chaque Besoin est couvert dans le SI
=> Cohérence d’intégration
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Fort de ces constats sur le circuit d’information et avec la richesse spécifique de chaque brique
du SI dans les structures immobilières il est important de :
6- L’INTEGRATION CD-DOC : UNE LOGIQUE UNIQUE
Elle est aujourd’hui incontournable tant d’un point de vu règlementaire que sécuritaire.
Il était donc logique d’associer dès l’origine CD DOC et MyCartImm.
-
Intégration globale générique (Onglet dédié)
-
Intégration à chaque niveau (Actif, Bail, …)
-
Personnalisation des accès directs aux documents
-
Viewer disponible dans la chaine d’accès
MyCartImm intègre dans sa version de base l’expertise et l’excellence de CD-DOC autour de
DocuWare.
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LA MATINALE DE L’IMMOBILIER
La Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise est une révolution en
…
marche dans les SI depuis longtemps par le biais d’étapes (Structuration réseau, Archivage
papier, Scan, …).
7- DEMONSTRATION
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MERCI DE VOTRE ATTENTION
www.cddoc.fr
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Le Millénaire