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Les Infostratèges
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Fonction documentaire : des missions
essentielles
Publié le 16/01/2004
Après la mise en place prioritaire de moyens pour canaliser l'explosion de l'information, s'est
progressivement développée une vision instrumentale de notre profession alors que celle-ci
possède une réelle spécificité fonctionnelle. Selon le contexte dans lequel il évolue, le
professionnel de l'I-D entretient des rapports extrêmement variés avec l'information.
I. Une spécificité fonctionnelle La documentation est apparue à un moment où la société devait
affronter une explosion de l'information sans précédent. Il s'agit donc d'une véritable réaction
destinée à guider les individus dans ces nouveaux gisements informationnels. Pour P.Otlet, " les
buts de la documentation organisée consistent à pouvoir offrir sur tout ordre de fait et de
connaissance des informations documentées : 1° universelles quant à leur objet, 2° sûres et vraies,
3° complètes, 4° rapides, 5° à jour, 6° faciles à obtenir, 7° réunies d'avance et prêtes à être
communiquées, 8° mises à la disposition du plus grand nombre. "(1) Le point de vue de
l'utilisateur marque donc le point de départ de cette démarche, la fonction primordiale de la
documentation demeurant la diffusion de l'information.
A ce défi de l'explosion de l'information, la documentation répond donc rapidement par ses
méthodes et ses moyens. Mais, on en vient vite à lui attribuer une spécificité technique en
identifiant simplement la profession à la fameuse chaîne documentaire :
collecte-traitement-diffusion. Cette perception a favorisé le développement d'une conscience
instrumentale de notre métier aux dépens d'une vision pleinement fonctionnelle. (2) Dès lors,
certains n'hésitent pas à prédire la fin prochaine de notre profession, provoquée par les progrès
technologiques.
Toutefois, selon Marie-France Blanquet, " si nous donnons à la documentation une seule fonction
technique, tout le savoir et le savoir-faire sur lesquels elle repose seront à plus ou moins brève
échéance automatisés. (...) Toutes ces techniques que nous utilisons encore aujourd'hui seront
dépassées demain. Elles sont encore valables à l'ère de l'artisanat documentaire. Elles
disparaîtront à l'ère de l'industrie documentaire. Disparaissent aussi les savoirs et les savoir-faire
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documentaires comme ont disparu, avec l'électricité, les moulins à vent et les meuniers qui les
faisaient tourner. Si, au contraire, nous voyons dans la documentation autre chose qu'une fonction
technique de mémorisation, liée à des méthodes, à des outils, alors nous pouvons affirmer que les
méthodes passent, les outils changent mais la fonction documentaire demeure.(...) La
documentation repose essentiellement sur des facultés spécifiquement humaines. Pour mémoriser
de l'information, il faut d'abord savoir la trouver, la sélectionner, l'évaluer ; cela demande
créativité, curiosité, intelligence. Pour savoir distribuer l'information, il faut savoir s'adapter,
comprendre ; et cela repose sur l'intelligence et l'intuition, facultés non encore automatisées ! " (3
)
Diverses démarches d'action peuvent ainsi être entreprises par les professionnels de l'I-D :
- La démarche service, tout d'abord, qui consiste à répondre aux besoins des utilisateurs.(4) A côté
de la diffusion de l'information, on trouve une autre fonction documentaire essentielle : la
médiation. Il est certain qu'une des missions principales est d'assurer la mise en relation entre des
demandeurs d'information et des ressources informationnelles.(5) Cette médiation peut être
directe, quand il y a contact avec l'utilisateur, ou bien indirecte, lorsqu'on intervient à travers un
système préalablement élaboré. La veille, qui permet d'obtenir des informations pertinentes et
utiles pour le bon fonctionnement de l'entreprise, représente aussi l'une des fonctions essentielles
de notre profession.
- La démarche produit, pour sa part, se rapporte à la création ou à la distribution d'un produit
documentaire. Cette fonction de production d'information exige de réunir un certain nombre de
qualités : esprit de synthèse, sens de l'initiative, créativité,... De la synthèse à la revue de presse, en
passant par la mise en place d'un logiciel adapté à certains besoins, les produits documentaires
pourront être très variés.
- La démarche pédagogique, enfin, qui correspond, entre autres, à la fonction formation des
utilisateurs. Cette dernière peut englober tous les domaines touchant de près ou de loin à
l'information. Ainsi, le professionnel de l'I-D sera amené à enseigner son savoir et savoir-faire au
sujet des sources pertinentes d'information, aux outils documentaires et aux techniques de
recherche.
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II. Une approche plurielle de l'information Le rapport avec l'information peut fortement varier
selon le contexte professionnel. Si la microdocumentation, c'est-à-dire " la recherche d'une
information ou d'un document en réponse à une préoccupation donnée "(6), est la plus répandue,
certains s'orientent plutôt vers la macrodocumentation. Celle-ci " pourrait se caractériser comme
une vision satellitaire des stocks et flux d'information, et cela à l'échelle de la planète ou sur de
longues périodes. (...) Cette macrodocumentation renvoie à des concepts de veille (stratégique,
technologique, concurrentielle,...). Elle s'appuie sur des outils d'analyse statistique et probabiliste
des flux d'information et plus particulièrement de bibliométrie, de scientométrie, d'infométrie. " (7)
À l'information de retrouvage dont le principe consiste à collecter des documents, les traiter et les
ranger de façon à les retrouver facilement dès que le besoin s'en fait sentir, s'oppose l'information
de découverte. Dans ce cas, il s'agit de " partir de l'existence de gisements d'information et de
documentation et [s'employer] à chercher à en faire sortir quelque chose sans connaître pour
autant le mode de constitution de ces gisements. " (8) Cette démarche de découverte peut par
exemple se concrétiser par une navigation dans des systèmes hypertextuels d'information.
La gestion des flux d'information est mise en avant par les partisans du zéro stock. Les personnes
communiquant sur l'Internet ou bien les techniciens échangeant des données formalisées à travers
de l'EDI (échange de données informatisées) entrent dans cette catégorie. D'autres restent fidèles à
la gestion des stocks qui consiste à accumuler des quantités de documents et d'informations au sein
de l'entreprise. Toutefois, il paraît préférable de ne pas s'attarder sur cette dichotomie flux/stock, le
principal étant la valorisation des gisements de connaissances. Il est, par ailleurs, possible de faire
une distinction entre le stock structuré, où les documents ont été indexés et classés avant leur
stockage, et le stock non structuré qui résulte d'une simple accumulation, sans aucun balisage ni
repérage.
Le professionnel de l'I-D peut s'impliquer dans une intervention en amont, en participant à la
création d'un document tel que revue de presse, revue des sommaires ou bien journal interne. En
revanche, il lui arrive de participer à une intervention en aval lorsqu'un document doit être
sauvegardé avant sa disparition.(9)
Alors que certaines informations ont une vocation culturelle / sociale, d'autres remplissent plutôt
une vocation stratégique. Dans ce cas, il s'agit de répondre aux préoccupations économiques et/ou
politiques essentielles de l'entreprise. (10)
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S'il est possible de diffuser une information brute, c'est-à-dire non retravaillée et transmise telle
quelle, on est plus souvent amené à offrir une information élaborée. Le but est alors d'apporter de
la valeur ajoutée au contenu même de l'information ou sur les commentaires autour de celle-ci. En
outre, l'information trouvée pourra être structurée, suivant par exemple la norme SGML (Standard
Generalized Markup Language). Les documents trouvés sont alors construits de façon à faciliter le
retrouvage. A l'inverse, on peut travailler sur une information non structurée qui tend à être
prédominante sur le réseau des réseaux. On parle alors d'information circulante, ouverte et vivante.
Enfin, l'information et les documents traités peuvent venir du monde extérieur ou bien du
patrimoine propre à l'entreprise. Il conviendra de gérer soit le patrimoine externe, soit le
patrimoine interne (11), en concentrant ces deux tâches dans le cadre d'une globalisation
fonctionnelle de l'information-connaissance au sein de l'entreprise. C'est, en effet, les mêmes
techniques, les mêmes savoir-faire et les mêmes compétences qui sont requises pour traiter une
base d'archives sous Notes et interroger un site Web extérieur.
|cc| Fabrice Molinaro - 1998 - janvier 2004.
Notes :
1. Marie-France Blanquet, La fonction documentaire - Etude dans une perspective historique, in
Documentaliste - Sciences de l'information, Vol 30, No 4-5, 1993, p 201.
2. Didier Frochot, Comment situer le service documentaire dans la structure générale de
l'entreprise, in Documentaliste - Sciences de l'information, Vol 32, No 6, 1995, p 305-306.
3. Marie-France Blanquet, op. cit. , p 203.
4. Laurent Bernat, Pour en finir avec la crise d'identité des documentalistes !, mémoire soutenu à
l'INTD, 1994, p 86.
5. Eric Sutter, Les profils de compétence des professionnels de l'information et de la
documentation, in Documentaliste - Sciences de l'information, Vol 31, No 3, mai-juin 1994, p 168.
6. Jean Michel, Technologies, usages et management de l'information - regard historique et
prospectif - impact sur
les hommes et la société, Communication au séminaire de Kotor (Yougoslavie), juin 1996, p.7
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Disponible sur Internet : http://michel.jean.free.fr/publi/JM284.html
7. Idem
8. Idem
9. Laurent Bernat, op. cit. , p 80.
10. Ibidem, p 80-81.
11. Ibidem, p 80-82.

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