Supervisor Position Title:

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POSITION DESCRIPTION
DESCRIPTION DE TRAVAIL
Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
Supervisor Position Title:
Titre du poste de la superviseure ou du
superviseur :
Supervisor Position Number:
Numéro du poste de la superviseure ou
du superviseur :
Administrative Assistant,
Communications, Political Action and
Campaigns
Adjointe administrative ou adjoint
administratif,
Communications et action politique et
campagnes
0200-0011
Coordinator, Communications, Political
Action and Campaigns
Coordonnatrice ou coordonnateur
Communications et action politique et
campaigns
0200-0000
Bil. Des. / Dés. bil. :
PURPOSE OF POSITION
OBJET DU POSTE
Provides administrative and other
support services to the Coordinator and
staff of the Communications, Political
Action and Campaigns Section.
Offrir du soutien administratif et d’autres
services à la coordonnatrice ou au
coordonnateur ainsi qu’au personnel de
la Section des communications, de
l’action politique et des campagnes.
STATEMENT OF RESPONSIBILITIES
ÉNONCÉ DES FONCTIONS

Provides general administrative
support to the Coordinator and
the Section including, but not
limited to, drafting
correspondence, editing,
formatting, layout, note taking,
calendar and meeting
management, copying, and other
administrative duties as assigned.

Fournir un soutien administratif
général à la coordonnatrice ou
au coordonnateur ainsi qu’à la
Section, notamment : rédiger et
réviser des lettres; formater et
mettre en pages des documents;
prendre des notes; tenir à jour le
calendrier des réunions et des
congés; faire des photocopies;
effectuer d’autres tâches
administratives au besoin.

Assists with the creative and
production process by liaison with
all staff involved (communications,
graphics, translation, production,
distribution), as well as clients in
other parts of the union, including

Faciliter le processus de création
et de production en établissant
des liens étroits avec toutes les
équipes impliquées
(communications, graphisme,
traduction, production,
distribution) et avec les clients des
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Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\MPB\Communications and Political Action\9020-0011 Admin Asst
communications\2016 Competitions\JD FINAL (Bilingual) 0200-0011 Admin Assistant, Communications, PA and
Campaigns - POSTING.docx
Last updated: May 7, 2013
Position Title:
Titre du poste :
Communications and Political Action
administratif,
Communications et action politique
Position Number:
Numéro du poste :
0200-0011
maintaining and implementing
procedures for these processes.
autres sections du syndicat. Mettre
à jour et mettre en application les
procédures.

Assists in managing relationships
with suppliers, including obtaining
quotes and samples, processing
purchase orders, work orders,
shipping authorizations, and
invoices, and liaison with
Procurement as needed. Ensures
that merchandise ordered
matches material received and
that proper quantities are shipped
to the right addresses.

Aider à traiter avec les
fournisseurs, par exemple : obtenir
des devis et des échantillons;
traiter les factures, les autorisations
d’expédition ainsi que les bons de
commande et de travail; assurer
la liaison avec la Section des
achats, au besoin; s’assurer que la
marchandise reçue correspond à
ce qui avait été commandé et
qu’on expédie les bonnes
quantités aux bons endroits.

Work with others in the section to
ensure on-time achievement of
deliverables.

En collaboration avec les autres
employés de la Section, s’assurer
que les commandes sont livrées
en temps voulu.

Assists with liaison with the Affinity
program, sponsorship program
and alternative media partners,
including the development of
production and creative
calendars.

Accomplir certaines tâches
rattachées au programme Affinité
de l’AFPC, au programme
d’appui à la collectivité et aux
relations avec les médias
alternatifs, notamment : établir le
calendrier de production et de
création.

Provide administrative support for
the development of photo and
video production, including
maintaining photo and video
management and tagging
system, liaison with external
contractors, ad placement,
among others.

Fournir un soutien administratif aux
équipes photo et vidéo : système
de gestion et d’identification des
photos et des vidéos; relations
avec les sous-traitants; placement
média, etc.

Assists with online communications
including bulk email, publication
of social media content, website
inquiry processing, surveys, and
others as required.

Faciliter les communications en
ligne : envois de courriels en
masse; publication de contenus
pour les médias sociaux;
traitement des courriels reçus via
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Position Title:
Titre du poste :
administratif,
Position Number:
Numéro du poste :
0200-0011
le site Internet; sondages et autres
tâches au besoin.

Other duties related to what is a
complex and time consuming
workflow process from conception
to distribution.

Exécuter d’autres tâches se
rattachant au déroulement des
opérations, un processus
complexe et prenant, qui va de la
conception à la distribution du
matériel.

Acts as back up to both the Web
Content Administrator position
and the other Administrative
Assistant position, in the
incumbents’ absence.

Assurer la relève à la fois du poste
d’administratrice ou
d’administrateur du contenu Web
et de l’autre adjointe
administrative ou adjoint
administratif en leur absence.

the role and structure of the PSAC.

le rôle et la structure de l’AFPC.
QUALIFICATIONS
QUALITÉS REQUISES

General administrative secretarial
knowledge associated with
successful completion of business
and/or secretarial training, or
equivalent experience, normally
acquired through several years in
providing secretarial services
relevant to the duties of the
position.

Connaissance générale de
l’administration et du secrétariat;
capacités acquises lors d’une
formation réussie en commerce
ou en secrétariat ou encore
expérience équivalente
habituellement acquise après
plusieurs années de prestation de
services de secrétariat liés aux
fonctions du poste.

Ability to effectively type, format
documents for publications,
transcribe from notes and perform
other word-processing in English or
French or in both official
languages (according to the
position’s requirements).

Capacité à saisir efficacement au
clavier et à mettre en page les
documents à publier, à transcrire
à partir de notes et à exécuter
d’autres fonctions de traitement
de texte en français ou en anglais,
ou dans les deux langues (selon les
exigences linguistiques du poste).
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Position Title:
Titre du poste :
administratif,
Position Number:
Numéro du poste :
0200-0011

Ability to operate a personal
computer and a high degree of
work processing skills using MS
Word, the proficiency in the use of
a personal computer, including
ability to use Windows, e-mail, and
spreadsheets (ideally Excel) and
data base software (ideally
Access) and HTML.

Capacité à faire fonctionner un
ordinateur personnel et
compétences de haut niveau en
traitement de texte en utilisant
MS Word; maîtrise de l’utilisation
d’un ordinateur personnel, y
compris capacité de se servir de
Windows, du courrier électronique
et des chiffriers (idéalement Excel)
et de logiciels de base de
données (idéalement Access)
ainsi que du langage HTML.

Proficiency in spelling and in the
application and usage of
grammar and good vocabulary in
English or French or in both official

Maîtrise de l’orthographe ainsi que
de l’usage de la grammaire, et
bon vocabulaire en français ou en
anglais, ou dans les deux langues
(selon les exigences linguistiques
du poste).

Written and oral communications
skills are essential in English or
French or in both official

L’aptitude à la communication de
vive voix et par écrit, en français
ou en anglais, ou dans les deux
langues (selon les exigences
linguistiques du poste) est
essentielle pour le poste.

High degree of initiative, good
judgment and ability to
independently organize, plan and
determine work priorities in order
to meet strict deadlines in an
environment with multiple and
competing priorities.

Sens de l’initiative poussé,
jugement sûr et capacité à
organiser, à planifier et à
déterminer de manière autonome
les priorités de travail afin de
respecter les échéances strictes
dans un environnement
caractérisé par les priorités
multiples et conflictuelles.

Demonstrated ability to work
independently and cooperatively
with others.

Capacité manifeste à travailler de
manière autonome et en
collaboration avec d’autres
personnes.

High degree of initiative, good
judgment and sensitivity to equity
principles and special needs.

Sens de l’initiative poussé,
jugement sûr et sensibilisation aux
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Position Title:
Titre du poste :
administratif,
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Numéro du poste :
0200-0011
principes d’équité et aux besoins
spéciaux.

Good knowledge of the PSAC.

Bonne connaissance de l’AFPC.

Basic knowledge of trade union
role, objectives and activities as
well as a commitment to union
and equity principles and some
familiarity with government
organizations, practices and
procedures.

Connaissance de base du rôle,
des objectifs et des activités d’un
syndicat ainsi qu’engagement à
l’égard des principes syndicaux et
d’équité, de même qu’une
certaine familiarité avec les
organismes, pratiques et
procédures gouvernementales.
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