YMCA of GREATER TORONTO

YMCA of Greater Toronto
POSITION VACANCY
NATIONAL PROGRAM MANAGER,
SUMMER WORK STUDENT EXCHANGE PROGRAM (Bilingual)
(Regular Full Time)
Grade: 14
Effective: Immediately
Starting Salary: $53,526
Reports to: Senior General Manager National Programs
Location: Yonge Street YMCA, Toronto
Why work for our Y?
YMCA of Greater Toronto aspires to be a great work place through an environment that embraces diversity and
social inclusion, valuing differences and supporting full participation by all employees. The YMCA provides
more than 5,000 employees with meaningful jobs and the opportunity to make a difference in the lives of
individuals and the health of our communities. The YMCA works to build strong kids, families and communities.
This is achieved through a shared culture and values. We recognize the contributions of our staff through
innovative practices, great benefits and growth opportunities.
Nature & Scope:
The YMCA Summer Work / Student Exchange is a national exchange program offering opportunities for youth
to improve their second language skills while gaining important employment experience. Participants are
Canadian youth, 16 or 17 years of age that will exchange with another community in Canada for 6 weeks during
the summer. Youth are twinned with a community in another province where the other official language
predominates, and are provided with both a homestay and employment opportunity to deepen the cultural
and language experiences through intensive immersion. Effectively, there are well over 5000 stakeholders
(youth, families, staff and employers) directly involved in the Program each year.
The Manager provides leadership to this government-funded program ensuring program objectives are met
and compliance with the contribution agreements/ contracts is achieved, and provides leadership to program
direction and policy development. The Manager oversees and supports program staff in the national office
along with 140 seasonal part time staff. The position is also responsible for managing and maintaining
relationships with government representatives and those of other third party relationships such as the
program’s travel agent. The Manager promotes YMCA programs to the community, employers, business groups
and other individuals and organizations in order to market the programs to those in positions to assist the
Association in achieving our Strategic Outcomes.
Responsibilities:
Ensures compliance with all terms of the government contribution agreement/contracts including national and
provincial targets, expenditure of contribution funds, and financial and statistical reporting. Ensures regions
meet all fiscal, and participant targets as established by the YMCA of Greater Toronto and in contribution
agreements/contracts. Maintains third party contracts and relationships with programs security company,
travel agent and VIA Rail. Meets with funder to review program results of contribution agreements; ensures
that required statistical and year-end reports are completed and submitted to funder on time.
Develops financial systems and maintains financial reports in line with YMCA policies and procedures. Monitors
and tracks program budgets ensuring accuracy in spending. Ensures that expenditures meet with obligations as
set-out in contribution agreements. Responsible for the preparation of funding proposals. Approves monthly
financial reports and cash flow statements and completes reconciliation within established timelines. Ensures
submission of invoices, expense forms and statistics from regional offices.
Develops a national promotions and communications plan ensuring that marketing and outreach initiatives
achieve national and provincial targets including achieving a national participant target of over 870 youth.
Supervises and develops effective staff teams representing over 140 staff that will deliver a quality program
nationally. Guides, motivates and inspires self and others to take action to achieve desired outcomes through
proactive and supportive personal development, performance management and training programs. Problem
solves issues related to staff performance. Responsible for administrative duties related to hiring and payroll
for 140 seasonal part time staff across Canada. Responsible to ensure that adequate supervision of staff
program locations nationally occur to reduce risk and ensure the program is delivered in a safe and responsible
way.
Develops tools including program, employer and staff manuals and designs and initiates program innovations
to ensure effective high quality program delivery. Oversee and sets standards for staff training across Canada
prior to program start ensuring thorough knowledge of expected program outcomes and expected practices
and processes this includes developing training guides and supporting regional office training to front line staff.
Effectively trouble-shoots and problem-solves issues as they arise and keeps the General Manager advised. Is
on-call 24 hours a day during the 6 week program. Monitors and supports the delivery of the program
including visits to local delivery sites and to regional offices. Travels to major sites as required, connecting with
program staff to assess performance, resolve challenges and identify opportunities for improved effectiveness.
Provides support to staff teams on travel days, ensuring program participants are accounted for and safe travel
is occurring.
Demonstrates appropriate behaviours in line with our Mission, Vision and Values as reflected in our YMCA
competencies; takes a member focused approach to increase their understanding of programs offered across
the Association. Represents the YMCA and the Association in a professional manner.
Ensures the health, safety and well-being of all children, youth and vulnerable people in YMCA programs.
Commits to the professional responsibility of maintaining knowledge of legislation, policies and procedures,
child and youth development and best practices to best serve and protect children, youth, and vulnerable
people.
Understands the legal responsibilities and moral imperative to report suspected child abuse to Children's Aid
Society.
Understands the importance of the volunteer staff partnership and integrates the value of philanthropy and
volunteerism in dealings with members, volunteers, donors and staff.
Other duties as assigned.
Qualifications:
 University Degree preferred or completion of Community College Diploma in Career Planning, Business,
Human Resources Management, Social Services, Sales and Marketing and/or related fields
 Three years experience in program development and staff management
 Excellent financial management skills including demonstrated experience managing program budgets
 Well developed interpersonal, and relationship building skills; ability to establish rapport and excellent
communication with members including participants, staff and volunteers
 Ability to communicate fluently in both official languages (French fluency required)
 Excellent written communication skills
 Experience and sensitivity in dealing with members of different cultural and racial backgrounds,
including visible and non-visible dimensions of diversity
 Experience in crisis management
 Excellent planning and organizational skills
 Demonstrated ability to successfully lead teams
 Knowledge of employment and community services and related legislation
 Knowledge of legislation pertaining to managing Human Resources
 A proven track record of managing programs with teens and young adults to reduce harm and build assets
 Experience in planning and delivering training programs to multiple staff teams
 Ability to travel throughout Canada, including holidays and weekends
 The position requires the following Core Association Competencies: superior competence in: Ethics and
Self Management; Relationship Building and Partnering; Teamwork and Collaboration; advanced
competence in: Effective Interpersonal Communications; Being Member Focused; Being Results
Focused; Valuing Diversity and Social Inclusion; Association Management and Stewardship; Leadership;
People Management; Planning and Initiative; Strategic Orientation and Change Management;
Relationship Building and Partnering; and Cross Functional Integration
Please send résumé and cover letter quoting
job posting #175 by Sunday, January 31, 2016 to:
Darryl Sherwin
Senior General Manager, National Programs
300 – 2200 Yonge St.
Toronto, ON M4S 2C6
Fax: 647-439-4502
E-mail: [email protected]
Job offers are contingent upon the successful completion of a Police Records Check. Within the first four
months and every three years thereafter, a Vulnerable Police Records Check is required.
The YMCA of Greater Toronto values the diversity of people and communities and is committed to excellence
and inclusion in our Association.
We are committed to an environment that is barrier free. If you require accommodation at any stage during the
hiring process, please inform us in advance to arrange reasonable and appropriate accommodation.
About the YMCA of Greater Toronto:
The YMCA of Greater Toronto is a dynamic charity offering opportunities for personal growth, community
involvement and leadership. Our 2010-2020 strategic plans Strong Start Great Future calls upon our Association
to invest in young people across their life stages to deliver on our vision of ensuring our communities will be
home to the healthiest children, teens and young adults. This community health strategy includes a significant
role for adults and older adults.
Mirroring the region’s diversity, the YMCA offers a variety of programs responding to the needs of the
community, including employment and essential skills, education, newcomer programs, youth outreach and
intervention, fitness, sports and aquatics, international programs, child care and camps.
When you support the YMCA of Greater Toronto’s Annual Giving, you help us ensure more children, youth and
young adults have the chance to be healthy… and so much more. We believe that by providing our children
with a strong start, they will have a great future. And, ultimately, strong, healthy children mean strong, healthy
communities in the GTA for the years to come. www.ymcagta.org
YMCA of Greater Toronto
POSTE DISPONIBLE
GESTIONNAIRE, PROGRAMME NATIONAL,
PROGRAMME EMPLOI D'ÉTÉ ÉCHANGES ÉTUDIANTS (Bilingue)
(Régulier, Temps plein)
Niveau: 14
Date d'entrée en vigueur: Aussitôt que possible
Sous la direction de: Directeur général Programmes nationaux
Lieu: YMCA rue Yonge, Toronto
Pourquoi travailler pour notre Y?
Le YMCA du Grand Toronto aspire à être un agréable lieu de travail grâce à un environnement englobant
inclusion sociale et diversité, en plus de valoriser les différences et d’encourager la pleine participation de tous
les employés. Le YMCA compte plus de 5000 employés avec des emplois intéressants et la possibilité de faire
une différence dans la vie des individus et dans la santé de nos communautés. Le YMCA travaille à élever des
enfants, des familles et des communautés. Ce résultat est obtenu grâce à une culture et des valeurs
communes. Nous reconnaissons les différentes contributions de notre personnel à travers des pratiques
innovantes, des bénéfices et des opportunités de croissance.
Nature et Portée:
Le programme Emploi d'été et Échanges étudiants du YMCA est un programme d'échange national qui offre
aux jeunes la possibilité d'améliorer leurs connaissances de leur langue seconde tout en acquérant de
l'expérience de travail. Les participants au programme sont des jeunes canadiens et canadiennes, âgés de 16 ou
17 ans, qui entreprendront un voyage-échange au sein d’une autre collectivité canadienne pour une période de
six semaines au cours de l’été. Les jeunes sont jumelés avec une communauté dans une province où une langue
officielle, autre que la leur, prédomine. Un logement leur est offert, ainsi qu'un emploi dans un domaine qui
leur permettra de parfaire leurs expériences culturelles et linguistiques par l'entremise d'une immersion
intensive. En effet, bien plus de 5 000 intervenants (jeunes, familles, employés et employeurs) sont impliqués
directement dans le Programme chaque année.
Le gestionnaire fait preuve de leadership dans le cadre de ce programme financé par le gouvernement et veille
à ce que les objectifs du programme soient atteints et que les accords et contrats de contribution soient
respectés. Il fait également preuve de leadership en matière d'orientation dans le cadre du programme et
d'élaboration des politiques. Le gestionnaire supervise et soutient le personnel du programme dans le bureau
national, en plus des 140 employés saisonniers à temps partiel. Le gestionnaire est responsable de gérer et
d’entretenir des liens avec les représentants du gouvernement ainsi qu'avec toute autre tierce partie, tel que
l'agent de voyages affecté au programme. Il promeut les programmes du YMCA auprès de la communauté, des
employeurs, des groupes d’entreprises et d’autres personnes et organisations afin de commercialiser les
programmes auprès des personnes pouvant aider l’Association à atteindre ses résultats stratégiques.
Responsabilités:
Assurer la conformité à toutes les conditions énoncées dans les accords et contrats de contribution du
gouvernement, notamment aux cibles nationales et provinciales, aux dépenses des fonds de contribution et
aux déclarations statistiques et financières. Veiller à ce que les régions atteignent toutes les cibles fiscales et de
participation, tel que cela est établi par le YMCA du Grand Toronto et conformément aux accords et contrats de
contribution. Tenir à jour les contrats des parties et consolider les relations avec l'entreprise de sécurité des
programmes, l'agent de voyage et VIA Rail. Rencontrer les bailleurs de fonds pour examiner les résultats des
programmes dans le cadre des accords de contribution; s’assurer que les déclarations statistiques et de fin
d’exercice nécessaires sont effectuées et soumises au bailleur de fonds en temps opportun.
Élaborer des systèmes financiers et tenir à jour les rapports financiers conformément aux politiques et
procédures du YMCA. Surveiller les budgets des programmes et en assurer le suivi en vérifiant l’exactitude des
dépenses. Veiller à ce que les dépenses soient conformes aux obligations énoncées dans les accords de
contribution. Être responsable de la préparation des propositions de financement. Approuver les rapports
financiers mensuels et les états des flux de trésorerie, et effectuer le rapprochement dans les délais fixés. Assurer
la soumission des factures, des formulaires de dépenses et des statistiques des bureaux régionaux.
Élaborer un plan national de communication et de promotion en s’assurant que les initiatives de marketing et de
sensibilisation atteignent les cibles nationales et provinciales, notamment une cible nationale en matière de
participation de plus de 870 jeunes.
Superviser et mettre en place des équipes d’employés efficaces représentant plus de 140 employés qui
offriront un programme de qualité à l’échelle nationale. Orienter, motiver et inspirer soi-même et les autres
pour prendre des mesures afin d’obtenir les résultats souhaités par l'intermédiaire de programmes proactifs et
de soutien au perfectionnement personnel, à la gestion du rendement et à la formation. Résoudre les
problèmes liés au rendement du personnel. Être responsable des tâches administratives liées à l’embauche et à
la paie pour 140 employés saisonniers à temps partiel dans tout le Canada. Être responsable de la bonne
supervision des sites des programmes aux employés à l’échelle nationale pour réduire les risques et s’assurer
que le programme est offert de manière sécuritaire et responsable.
Créer des outils, notamment des programmes, des manuels destinés aux employeurs et au personnel, et des
outils de conception, et apporter des innovations aux programmes pour assurer la prestation efficace de
programmes de haute qualité. Superviser et établir les normes pour la formation des employés dans tout le
Canada avant le début du programme en veillant à transmettre les connaissances approfondies relatives aux
pratiques, aux résultats et aux processus attendus dans le cadre du programme, notamment l’élaboration de
guides de formation et de guides de formation en soutien aux bureaux régionaux pour le personnel de
première ligne.
Résoudre efficacement les problèmes et en informer le responsable général. Être de permanence 24 heures sur
24 pendant le programme de 6 semaines. Surveiller et soutenir la prestation du programme, notamment les
visites aux sites de livraison locaux et aux bureaux régionaux. Se déplacer vers les principaux sites, au besoin,
communiquer avec le personnel du programme pour évaluer le rendement, relever les défis et déterminer les
possibilités d'amélioration de l'efficacité. Apporter son soutien aux équipes d’employés les jours de
déplacement en s’assurant que les participants au programme sont présents et que le déplacement se fait de
manière sécuritaire.
Démontre des comportements appropriés dans le cadre de notre mission, notre vision et nos valeurs qui sont
réflétés par les compétences du YMCA, adopte une démarche axée sur les membres, afin d’accroître leur
compréhension des programmes offerts dans l'ensemble de l'association. Représente le YMCA et l'association
de manière professionnelle.
Assure la santé, la sécurité et le bien-être de tous les enfants, les jeunes et les personnes vulnérables dans les
programmes du YMCA. S’engage à la responsabilité professionnelle de maintenir une connaissance de la
législation, des politiques et des procédures, du développement des enfants et des jeunes, et des meilleures
pratiques pour mieux servir et protéger les enfants, les jeunes et les personnes vulnérables.
Comprendre les responsabilités juridiques et impératives moral pour signaler des cas d'abus d'enfants à la
Société d'aide à l'enfance.
Comprend l'importance du partenariat avec le personnel bénévole et intègre la valeur de la philanthropie et du
bénévolat dans les relations avec le personnel, les bénévoles et les membres.
Remplir d’autres fonctions confiées.
Qualifications:
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Grade universitaire de préférence ou diplôme d'un collège communautaire en planification de carrière,
en affaires, en gestion des ressources humaines, en services sociaux, en vente et marketing ou dans un
autre domaine connexe
Trois années d'expérience dans la conception de programmes et en gestion des ressources humaines
Excellentes compétences en gestion financière, y compris une expérience confirmée dans la gestion des
budgets de programmes
Fortes compétences en relations interpersonnelles, capacité de créer des liens et excellentes habiletés
en communication avec les membres, les participants, le personnel et les bénévoles
Capacité de s’exprimer aisément dans les deux langues officielles (la maîtrise parfaite du français est
nécessaire)
Excellente compétence en communication
Expérience à traiter avec des membres de cultures et de diversités raciales différentes, incluant toutes
les dimensions visibles ou invisibles de la diversité
Expérience en gestion de crises
Excellentes compétences organisationnelles et de planification
Habileté éprouvée à diriger des équipes avec succès
Connaissance des lois sur l'emploi et les services communautaires et des lois connexes
Connaissance des lois relatives à la gestion des ressources humaines
Expérience éprouvée en gestion de programmes avec des jeunes et des jeunes adultes pour réduire les
risques et établir des points forts
Expérience en planification et en prestation de programmes de formation à plusieurs équipes
d’employés
Capacité à voyager dans tout le Canada, notamment durant les congés et les fins de semaine
Ce poste requiert les compétences suivantes: compétence supérieure en: Éthique et gestion de soi;
Établir des liens et partenariat; Travail d’équipe et collaboration; compétence avancée en:
Communications interpersonnelles efficaces; Mettre l’accent sur les membres; Mettre l’accent sur les
résultats; Valoriser la diversité et l’inclusion sociale; Gestion et intendance de l’Association; Leadership;
Gestion du personnel; Planification et initiative; Orientation stratégique et gestion du changement;
Établissement de relations et partenariats ; et Intégration de fonctions
S’il vous plait soumettre votre CV et lettre d’accompagnement
en citant le #175 d’offre d’emploi selon le dimanche, le 31 janvier, 2016:
Darryl Sherwin
Directeur général, Programmes nationaux
300 - 2200, rue Yonge
Toronto, ON M4S 2C6
Téléc. : 647-439-4502
Courriel : [email protected]
Les offres d’emplois sont conditionnelles à la vérification du casier judiciaire et à sa réussite.
Le YMCA de la région du Grand Toronto valorise la diversité des personnes et des collectivités et se voue à
l’excellence et à l’inclusion au sein de notre Association.
Nous nous sommes engagés à créer un environnement sans obstacle. Si vous avez besoin d'hébergement
pendant le processus d'embauche, s'il vous plaît nous en informer à l'avance pour organiser un arrangement
raisonnable et approprié.
À propos du YMCA du Grand Toronto:
Le YMCA du Grand Toronto est un organisme de bienfaisance dynamique offrant des possibilités de croissance
personnelle, d’engagement communautaire et de leadership. Nos plans stratégiques 2010-2020 Strong Start Great Future
invite notre association à investir dans les jeunes à travers les différentes étapes de leur vie afin de réaliser notre vision de
communautés qui contribuent à avoir des enfants, des adolescents et de jeunes adultes plus sains. Cette stratégie
communautaire inclus un rôle important pour les adultes et les personnes âgées.
Reflétant la diversité de la région, le YMCA offre une variété de programmes qui répondent aux besoins de la
communauté, comprenant le processus d’embauche et les compétences relatives, l'éducation, les programmes aux
nouveaux arrivants, l’intervention et la sensibilisation auprès des jeunes, l’entrainement, le sport et les activités
aquatiques, les programmes internationaux, les garderies et les camps.
Grâce à la campagne Pour nos enfants du YMCA, les donateurs nous permettent de s’assurer qu'aucun enfant ne soit laissé
de côté et que chaque famille ayant besoin d'aide financière puisse avoir accès aux installations et aux programmes du
YMCA. Nous croyons qu'en offrant à nos enfants un bon départ, ils auront un grand avenir. Ultimement, ces enfants plus
solides et en bonne santé assureront des communautés fortes et saines dans la région du Grand Toronto pour les années à
venir. www.ymcagta.org