L`inventaire avec les terminaux de saisie sans fil

L’inventaire avec les terminaux de saisie sans fil
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TABLE des MATIERES
L’INVENTAIRE AVEC LES TERMINAUX DE SAISIE SANS FIL IMAGE © STRATEGIE ...................................... 1
PRESENTATION ................................................................................................................................................................... 3
DEROULEMENT DE L’INVENTAIRE ................................................................................................................................ 5
DEROULEMENT ................................................................................................................................................................... 6
1) CREATION DE L’INVENTAIRE SUR L’AS/400 .................................................................................................................... 6
2) CREATION DE L’INVENTAIRE SUR LE PC ......................................................................................................................... 7
3) IMPORT DES ARTICLES DE L’AS/400 VERS LE PC .......................................................................................................... 8
4) IMPORTATION DES ARTICLES DU PC VERS LE TP ........................................................................................................... 9
5) SAISIE DE L’INVENTAIRE SUR LE TP .............................................................................................................................. 11
6) TRANSFERT DES DONNEES DU TERMINAL VERS LE PC ................................................................................................ 12
7) RECOMPTAGE ................................................................................................................................................................ 14
8) SAUVEGARDE DES DONNEES ........................................................................................................................................ 16
9) CONSULTATION DES FICHES D’INVENTAIRE .................................................................................................................. 17
10) TRANSFERT DE L’INVENTAIRE VERS L’AS/400 ........................................................................................................... 18
11) PREPARATION DE FICHES D’INVENTAIRE .................................................................................................................... 18
12) CONSULTATION DES ECARTS ...................................................................................................................................... 24
13) UTILITAIRES - CONFIGURATION................................................................................................................................... 25
ANNEXE : UTILISATION DES TERMINAUX PORTABLES........................................................................................................ 26
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PRESENTATION
Le logiciel d’inventaire utilisant les terminaux de saisie sans fil SCANPAL 2 et
OPTIMUS 5500 vous permet d’effectuer de manière simple, rapide et sécurisée
des inventaires tournants ou généraux.
Cette application fonctionne sous Windows. Elle nécessite un PC connecté de
manière permanente ou ponctuelle à votre AS/400 via Client Access Express.
Elle est intégrée au module d’inventaire d’IMAGE.
Elle gère tous les types d’inventaires créés sur l’AS/400
Elle gère plusieurs comptages
Elle gère les articles ayant plusieurs colis
Elle gère les articles ayant plusieurs gencod
Toutes les interactions avec IMAGE (transferts de données dans les 2 sens)
sont prises en charge.
L’application s’intègre au processus habituel de l’inventaire. Son utilisation n’est
pas exclusive. Vous pouvez au sein d’un même inventaire utiliser la méthode
traditionnelle et cette méthode. L’utilisation du terminal élimine la phase de
saisie sur l’AS/400. Elle génère des fiches sur l’AS/400 auxquelles vous avez
accès par le programme de saisie de l’inventaire.
Elle nécessite un étiquetage rigoureux des zones à inventorier.
Vous pouvez procéder à une reconnaissance des zones au moyen du
programme de reconnaissance livré avec les utilitaires de cette application.
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MEMO – GUIDE DE DEMMARAGE RAPIDE
Etape 1 - Créer l’inventaire sur l’AS/400. Tournant ou général, mode de
saisie par fiche.
Etape 2 – Démarrer l’inventaire sur le PC
Indiquer le n° attribué par l’AS/400. Si vous faites un inventaire sur plusieurs
lieux à la fois. Mettre un n° de chrono de fiche différent sur chaque lieu.
Etape 3 - Transfert des articles de l’AS/400 vers le PC, puis transfert des
articles du PC vers le terminal portable.
Etape 4 – Inventaire, comptage et saisie des quantités
Transfert de la saisie du terminal portable vers le PC, visualisation et édition
d’une fiche de contrôle, Recomptage ou retour ou point 4
Pour un comptage le n° de fiche est attribué par le logiciel
Pour un recomptage, vous devez saisir le n° de la fiche
Etape 5 – Fin du comptage
Envoi de l’inventaire à l’AS/400
Contrôles, vérifications et modifications, sortie des états sur l’AS/400
Clôture de l’inventaire sur le PC
NB : Il est recommandé d’effectuer des sauvegardes régulières sur support
amovible, ceci afin d’éviter toute perte de données qui pourrait survenir si le
PC d’inventaire tombe en panne en cours de saisie. La sauvegarde
s’effectue sur le PC d’inventaire en choisissant le menu Inventaire, option
Effectuer une sauvegarde. Dans l’écran suivant indiquez l’emplacement
d’une clé USB ou d’un disque réseau.
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DEROULEMENT DE L’INVENTAIRE
Le processus d’inventaire se déroule en plusieurs phases :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Création de l’inventaire sur l’AS/400,
Création de l’inventaire sur le PC
Transfert des articles de l’AS/400 vers le PC
Transfert des articles du PC vers le terminal portable
Lecture par « scan », comptage et saisie des quantités avec
vérification instantanée
Transfert de la saisie du terminal portable vers le PC, visualisation et
édition d’une fiche de contrôle
Recomptage ou retour ou point 5
Envoi de l’inventaire à l’AS/400
Contrôles, vérifications et modifications, sortie des états sur l’AS/400
Validation de l’inventaire
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DEROULEMENT
1) Création de l’inventaire sur l’AS/400
A partir du menu de la gestion des stocks,
.. on crée l’inventaire comme un inventaire manuel par fiche,
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Choisir le type (G)général ou (T)tournant, on coche les dépôts concernés
Type : Fiche
Le mode de sélection
peut être manuel ,
automatique ou par TP
Par TP : Signifie que
vous faites la
sélection des articles
à inventorier avec le
TP.
La procédure de création reste inchangée
Vous pouvez maintenant créer l’inventaire sur le PC
2) Création de l’inventaire sur le PC
Si vous avez un inventaire en cours sur le PC, il faut le clôturer pour obtenir
l’écran ci-dessus.
Démarrer l’inventaire en cliquant sur la zone « démarrer l’inventaire »
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Vérifier le dossier, saisir le n° d’inventaire ou le rechercher au moyen de la
loupe.
Une fois les champs remplis, valider. Votre inventaire est créé sur le PC.
3) Import des articles de l’AS/400 vers le PC
A l’issue la création de l’inventaire, le logiciel vous propose d’importer les
articles
Répondez oui à cette question pour faire coïncider votre sélection d’articles sur
le PC et votre sélection sur l’AS/400.
En cas de non lire les instructions ci-dessous sinon passer à l’étape suivante
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4) Importation des articles du PC vers le TP
L’importation des articles comporte deux étapes
Dans le menu Fichier du programme
1 – Import des articles de l’AS/400 vers le PC (Edition et fiche de contrôle sur
le PC)
Vous disposez de 2 possibilités pour importer les articles
Importation des seuls articles de l’inventaire
Importation des articles à partir d’une sélection à l’écran. Avec cette
sélection vous pouvez importer une fourchette plus large que l’inventaire.
2 – Import des articles du PC vers le TP (contrôle de la saisie sur le terminal
portable)
L’importation des articles n’est pas une étape obligatoire pour chaque
inventaire.
Vous pouvez importer les articles depuis l’AS/400 et faire plusieurs inventaires
en utilisant le même fichier articles à condition qu’il contienne toujours tous les
articles à inventorier.
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Importation des articles de l’AS/400 vers le PC
Dans le menu fichier choisir l’une des 2 options d’importation
Importation des articles du PC vers le TP
Le logiciel vous propose ensuite d’importer les articles du PC au TP
Confirmez, le programme vous demande alors si vous souhaitez également
envoyer les codes articles au terminal. Confirmez ou pas, puis choisissez votre
type de terminal, mettez le en attente et validez l’envoi. La procédure complète
est décrite en annexes.
Si vous le souhaitez, vous pouvez à tout moment ré exécuter cette procédure
en choisissant le menu Fichier puis l’option Envoyer le fichier articles au TP.
Une fois les téléchargements terminés, vous pouvez commencer la saisie de
l’inventaire à partir du terminal.
PLAN DE ZONE
Pour un meilleur suivi, vous pouvez imprimer un plan en cochant les zones
concernées par l’inventaire. Ce plan est un guide qui permet de vérifier si toutes
les zones du plan ont été comptées et vérifiées.
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5) Saisie de l’inventaire sur le TP
Assurez-vous avant de commencer la saisie que le TP est vide et qu’il ne
contient pas un ancien fichier.
Pour le vérifier, passer en mode transfert option 2, le TP ne doit pas se mettre en attente. S’il se met en attente,
cela signifie que le TP n’est pas vide.
Pour le vider, Utiliser le menu autres, option 3 supprimer <Valider>, Data File <Valider> , 1 tout puis confirmer
avec l’option 1 Oui.
1 Saisie
2 Transfert
3 Autres
Passer dans le mode saisie (option 1 du menu du TP)
Vous obtenez sur le cadran du TP
Code :
Lib :
Qte :
Scanner le code à barres des produits
Le libellé est ensuite affiché si l’article est identifié par le TP
Vous pouvez alors saisir la quantité.
Si l’article n’a pas de code à barres, vous pouvez taper son code informatique
alphanumérique.
Appuyez sur la touche « Alpha » du terminal pour passer du mode numérique
au mode texte et vis versa.
Si le code à barres n’est pas reconnu, un message d’erreur s’affiche sur l’écran
du TP. Dans ce cas, ce code est ignoré, il constituera une anomalie sur la fiche
d’inventaire.
En cas d’erreur de frappe, appuyer sur BS pour effacer
Une fois la zone terminée, vous devez transférer votre saisie sur le PC afin de
vider le terminal. Cette saisie va constituer une fiche sur l’AS/400.
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6) Transfert des données du terminal vers le PC
Appuyer sur ESC pour sortir du mode saisie
Lancez le mode Transfert (option 2 du menu) le TP se met en attente
Placez le TP sur le socle
Lancez sur le PC le transfert TP vers PC
Cliquez ici
La fenêtre suivante s’ouvre. Remplissez les champs « Compté par » « Zone »
et « Dépôt ». Validez par OK.
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Vous pouvez
créer une zone
sur l’AS400 à
ce niveau du
programme !
La fenêtre de visualisation des articles inventoriés s’ouvre.
N° de la fiche créée
Editer la fiche
d’inventaire PC
Annuler la saisie
Retourner à la
fenêtre principale
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Le contenu de l’inventaire est alors mémorisé sur le PC.
Une ligne affichée en rouge indique un article non reconnu par le programme.
En cas d’erreur de saisie grave, vous pouvez annuler la fiche, elle sera alors
effacée et ne fera plus partie de l’inventaire. Dans le cas contraire, il est
recommandé d’imprimer la fiche, en demandant au besoin un aperçu avant
impression.
7) Recomptage
Pour effectuer le recomptage d’une zone, effectuez l’inventaire comme indiqué
à l’étape 4. Ramenez le terminal sur son socle en attente de transfert, lancez
l’import TP vers PC.
A l’écran suivant, dans la zone numéro de fiche, indiquez le numéro de la
fiche que vous avez recompté ou recherchez la fiche avec la loupe. Indiquez
ensuite le nom du compteur puis validez.
Le programme compare alors les deux saisies. Deux cas peuvent se produire,
soit les comptages sont identiques, soit il y a des différences.
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L’écran suivant apparaît lorsque les fiches initiales et recomptées sont
identiques
Si les fiches sont différentes, l’écran suivant apparaît
Il présente la liste des différences de comptage. Pour chaque article compté
avec une quantité différente entre les deux saisies, il affiche le code lu, le libellé
si l’article a été reconnu et l’écart de comptage entre les deux fiches.
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A tout moment, il vous est possible d’éditer la liste des anomalies ou la fiche
complète.
Vous pouvez valider le recomptage, c'est-à-dire accepter les différences, ou
choisir de fermer la fenêtre en abandonnant ce recomptage. Dans ce cas, le
recomptage en cours sera ignoré, et la fiche de référence sera celle du premier
comptage.
Les articles signalés en erreur DOIVENT ETRE RECOMPTES au recomptage
suivant s’il a lieu. Les autres articles peuvent être ignorés ou recomptés.
Au comptage suivant, si des différences persistent elles vous seront signalées à
nouveau.
8) Sauvegarde des données
Il est recommandé d’effectuer des sauvegardes régulières sur support
amovible, ceci afin d’éviter toute perte de données qui pourrait survenir si le PC
d’inventaire tombe en panne en cours de saisie.
La sauvegarde s’effectue sur le PC d’inventaire en choisissant le menu
Inventaire, option Effectuer une sauvegarde. Dans l’écran suivant indiquez
l’emplacement d’une clé USB ou d’un disque réseau.
Vous pouvez par exemple effectuer des sauvegardes toutes les deux heures,
où toutes les demi-journées.
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9) Consultation des fiches d’inventaire
Vous pouvez à tout moment consulter l’ensemble des fiches de l’inventaire.
Pour cela, activez le menu Inventaire puis l’option Visualisation de
l’inventaire. L’écran suivant apparaît.
Vous trouvez sur cet écran des options permettant de rééditer une fiche,
d’éditer la liste des fiches, de visualiser l’état d’une fiche, de visualiser la liste
des comptages effectués sur une même fiche…
Si vous rééditez une fiche d’inventaire ayant eu des recomptages et dont le
dernier recomptage comportait des erreurs, la liste des anomalies de comptage
s’imprime également.
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10) Transfert de l’inventaire vers l’AS/400
Une fois la saisie terminée, vous devez remonter le contenu de l’inventaire à
l’AS/400.
Ceci s’effectue en utilisant le menu Inventaire, Envoyer à l’AS/400.
L’AS/400 imprime des fiches d’intégration numérotées qui confirment le
transfert. Vous pouvez modifier les fiches sur l’AS/400.
Si vous avez fini de travailler sur cet inventaire, et que vous n’avez plus besoin
d’y accéder de nouveau (par ex pour rééditer une fiche) vous pouvez le clôturer
sur le PC.
11) Préparation de fiches d’inventaire
Il est possible pour les personnes effectuant leur inventaire sur l’AS/400 de
préparer à l’avance des fiches d’inventaires. Celles-ci permettent de créer des
fiches pré-paramétrées par dépôt et par zone, et d’y associer une liste d’articles
à compter.
Ces listes pourront également être imprimées pour être utilisées comme
support de comptage. Lors de la saisie sur AS/400, les utilisateurs pourront
alors faire défiler les fiches pré-paramétrées afin d’y ajouter simplement les
quantités comptées.
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Etape 1 : Préparation de l’environnement
Afin de vous permettre de préparer vos fiches plusieurs jours à l’avance, le
programme ne nécessite pas la création au préalable de l’inventaire sur
l’AS/400.
Pensez simplement à avoir un environnement de travail à jour, en lançant les
options Importer les articles du menu Fichier et Import des paramètres
AS/400 du menu Configuration
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Etape 2 : Visualisation / création des fiches d’inventaire
Pour accéder à la création de fiches d’inventaire, activez l’option Préparation
des fiches d’inventaire du menu Inventaire. L’écran qui vous est alors
présenté vous permet de gérer une liste de fiches d’inventaires qui seront
ensuite intégrées dans la gestion commerciale Image.
Vous pouvez alors créer une fiche d’inventaire en cliquant sur le bouton Créer.
Une fenêtre vous permet alors d’indiquer le dépôt, la zone et un commentaire
pour la fiche que vous souhaitez créer. Vous pourrez au besoin modifier ces
informations en sélectionnant une fiche et en cliquant sur le bouton Modifier.
Les fiches sont numérotées automatiquement à partir de 990 001.
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Etape 4 : Visualisation des articles associés à une fiche
Pour gérer les articles associés à une fiche, cliquez sur le bouton Affecter des
articles.
La fenêtre qui s’ouvre alors vous indique la liste des articles associés à votre
fiche, et vous permet également d’en ajouter, rechercher, supprimer…
Le bouton Trier disponible sur la fenêtre vous permet de définir l’ordre de tri
que vous souhaitez obtenir. Il sera utilisé à la fois à l’écran, à l’impression des
fiches d’inventaire, et également en saisie des quantités comptées sur l’AS/400.
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Etape 5 : Association d’articles à une fiche
Pour associer un article à une fiche, vous avez à votre disposition deux
possibilités. Si vous connaissez la référence d’un article, vous pouvez l’indiquer
dans la zone Ajout rapide d’article et cliquer sur le bouton Ajouter /
Rechercher.
Si vous ne connaissez pas la référence, vous pouvez vous aider de la
recherche d’articles. Pour cela, cliquez également sur le bouton Ajouter /
Rechercher.
La fenêtre qui s’ouvre vous permet de sélectionner les articles à ajouter à votre
fiche. Pour cela vous pouvez sélectionner individuellement des articles en
cochant la case qui leur correspond, ou vous pouvez sélectionner l’ensemble
d’un fournisseur, l’ensemble d’une famille, ou l’ensemble d’une sous famille en
faisant un clic droit sur une ligne du tableau et en sélectionnant l’une des
options proposées.
Une fois votre sélection faite, validez pour ajouter vos articles à votre fiche.
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Etape 6 : Impression des fiches d’inventaire
Pour imprimer vos fiches d’inventaire, cliquez sur le bouton imprimer de la
fenêtre Préparation des fiches d’inventaire. Il vous est alors demandé si vous
voulez imprimer toutes les fiches créées ou uniquement celle actuellement
sélectionnée. Vous pouvez également lancer l’impression d’une fiche en
cliquant sur le bouton imprimer dans la fenêtre d’association d’articles à une
fiche. Dans ce cas, seule la fiche en cours s’imprimera.
Etape 7 : Transfert des fiches créées
Lorsque vous avez terminé la création de vos fiches d’inventaire, vous pouvez
une fois l’inventaire créé sur l’AS/400 intégrer les fiches que vous avez
préparées. Pour cela, cliquez sur le bouton Envoyer à l’AS/400 dans la fenêtre
principale.
Attention : Cette procédure peut être répétée au besoin (si vous avez créé
ou modifié une fiche), mais seulement avant d’avoir commencé les saisies
de ces fiches sur l’AS/400. Au lancement de la procédure toutes les fiches
préparées sont réinitialisées.
Etape 8 : Saisie dans Image des quantités comptées
Après comptage, vous pouvez saisir les quantités trouvées via l’option Saisie
de l’inventaire (menu Inventaires) dans Image.
Après avoir indiqué votre numéro d’inventaire et votre numéro de fiche, il vous
suffit de faire défiler l’écran article par article, en appuyant sur entrée pour
accéder au mode de saisie.
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12) Consultation des écarts
Une fois votre inventaire envoyé à l’AS/400, vous avez la possibilité de
visualiser et d’exporter vos écarts dans Excel. Pour cela, activez l’option
Visualiser les écarts du menu Inventaire
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez la possibilité de sélectionner les dépôts
que vous souhaitez visualiser (parmi les dépôts concernés par l’inventaire), et
d’y inclure une totalisation.
En bas de l’écran, deux boutons sont disponibles. Le premier : Actualiser
permet de récupérer de nouveaux les dernières informations disponibles sur
l’AS/400. Vous pouvez lancer cette option autant de fois que vous le voulez,
particulièrement si vous avez fait des nouvelles saisies.
Le second bouton, Export Excel permet d’enregistrer votre tableau sous forme
de fichier Excel.
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13) Utilitaires - Configuration
Programmes de saisie
3 programmes sont disponibles pour l’utilisation du TP.
Inventaire
Inventaire surface : La quantité par défaut est à 1
Reconnaissance : Pas de saisie de quantité
Pour télécharger un de ces programmes : Placez le TP en attente de réception
de programme (voir annexes).

Suffixe du fichier :
mettre un suffixe
différent sur chaque
poste

Mettre un chrono
différent sur chaque
poste

Imprimante du poste
PC pour l’édition des
fiches

Nom du poste
imprimé sur les
fiches
Dans le menu configuration, sélection le programme puis envoyer au TP
Attention : Ce téléchargement supprime les articles du TP, il faut les importer à
l’issue de cette phase.
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Annexe : Utilisation des terminaux portables
NB : Toutes les options décrites ci-dessous le sont en partant du menu général
du terminal. Au besoin, retournez à ce menu en appuyant sur la touche ESC
autant de fois que nécessaire jusqu'à l’obtention de l’écran suivant :
1 Saisie
2 Transfert
3 Autres
SCANPAL 2
Utilisation générale
Scan d’un code barres
Touche de validation
Touche de correction
Bouton ON/OFF
Touche de saisie Alpha
Touche d’annulation
Téléchargement de programme
Sur le terminal :
Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis
option 6-Réception program). Le terminal se met en attente.
Placez-le sur son socle.
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Sur le poste d’inventaire :
Allez dans la fenêtre de configuration (menu Configuration, option
Configuration du programme). Dans la zone Communications
avec les Terminaux Portables, partie SCANPAL, sélectionnez un
programme dans la liste déroulante Programme, puis cliquez sur le
bouton jaune Envoyer.
NB : Le téléchargement d’un programme efface les données actuellement
présentes dans le terminal. Il est donc nécessaire d’envoyer à nouveau
les articles (voir étape suivante).
Réception des articles
Sur le terminal :
Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis
option 8-Réception articles). Le terminal se met en attente. Placezle sur son socle.
Sur le poste d’inventaire :
Allez dans le menu Fichier, choisir l’option Envoyer le fichier
articles au TP. (En phase de création d’inventaire, cette séquence
est lancée automatiquement.)
Le programme vous demande si vous souhaitez envoyer également
les codes articles. Cela signifie que pour chaque article le terminal
recevra à la fois son code barres et sa référence dans IMAGE.
Répondez oui si nécessaire (si vos rayons sont mal étiquetés et si la
mémoire du terminal le permet), non dans le cas contraire.
Le programme vous demande ensuite de sélectionner votre type de
terminal. Sélectionnez-le, et validez pour effectuer l’envoi.
Annulation des saisies
Si vous êtes en cours de saisie, utilisez la touche BS pour corriger.
Si votre saisie est déjà enregistrée, utilisez le menu 3-Autres, option
3-Supprimer, option Data File. Vous pouvez supprimer la dernière
ligne avec l’option 2-Dernière ligne ou supprimer l’intégralité des
saisies avec l’option 1-Tout.
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SARL au capital de 7.775 € - SIRET 352717193 000 44
IMAGE : L’inventaire avec les terminaux de
saisie sans fil
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OPTIMUS 5500
Utilisation générale
Touches de validation
Touche d’annulation
Scan d’un code barres
Touche de correction
Touche de saisie Alpha
Bouton ON/OFF
Téléchargement de programme
Sur le terminal :
Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis
option 1-Transferts puis option 1-Rcpt programme). Le terminal se
met en attente. Placez-le sur son socle.
Sur le poste d’inventaire :
Allez dans la fenêtre de configuration (menu Configuration, option
Configuration du programme). Dans la zone Communications
avec les Terminaux Portables, partie OPTIMUS, sélectionnez un
programme dans la liste déroulante Programme, puis cliquez sur le
bouton jaune Envoyer.
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IMAGE : L’inventaire avec les terminaux de
saisie sans fil
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NB : Le téléchargement d’un programme efface les données actuellement
présentes dans le terminal. Il est donc nécessaire d’envoyer à nouveau
les articles (voir étape suivante).
Réception des articles
Sur le terminal :
Placez le terminal en attente d’articles (option 3-Autres puis option
1-Transferts puis option 3-Rcpt articles). Le terminal se met en
attente. Placez-le sur son socle.
Sur le poste d’inventaire :
Allez dans le menu Fichier, choisir l’option Envoyer le fichier
articles au TP. (En phase de création d’inventaire, cette séquence
est lancée automatiquement.)
Le programme vous demande si vous souhaitez envoyer également
les codes articles. Cela signifie que pour chaque article le terminal
recevra à la fois son code barres et sa référence dans IMAGE.
Répondez oui si nécessaire (si vos rayons sont mal étiquetés et si la
mémoire du terminal le permet), non dans le cas contraire.
Le programme vous demande ensuite de sélectionner votre type de
terminal. Sélectionnez-le, et validez pour effectuer l’envoi.
Annulation des saisies
Si vous êtes en cours de saisie, utilisez la touche BS pour corriger.
Si votre saisie est déjà enregistrée, utilisez le menu 3-Autres, option
3-Eff. donnees, entrez le mot de passe 97142, puis choisissez
l’option Data File. Vous pouvez supprimer la dernière ligne avec
l’option 2-Dernière ligne ou supprimer l’intégralité des saisies avec
l’option 1-Tout.
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