Manuel Immo-3000 2 311-Y8_2006.

Mode d'emploi du logiciel IMMO 3000
J
Version 3.11 - Y8
1
TABLE DES MATIERES
A - Première mise en service
• Etape 1
• Etape 2
Installation de IMMO 3000
Introduction des paramètres généraux
B - Création d’un nouveau dossier
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Etape 1
Etape 2
Etape 3
Etape 4
Etape 5
Etape 6
Etape 7
Etape 8
Etape 9
Créer un nouveau dossier
Paramètres du dossier
Préparer l’arborescence
Structurer l’arborescence
Création des champs
Construction du fichier de sortie
Introduction des menus
Introduire la structure de l’arborescence
Tests et impressions
C - Utilisation de IMMO 3000 sur PC
• Etape 1
• Etape 2
• Etape 3
Préparer le TERMINAL
Echange de données entre le PC et le TERMINAL
Autres fonctions disponibles
D - Utilisation du TERMINAL
•1
•2
Généralités
Usage des TERMINAL
3
3
4
4
4
5
9
10
11
11
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15
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16
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18
22
22
23
2
MODE D’EMPLOI DE IMMO 3000
version 3.11
A) PREMIERE MISE EN SERVICE.
ETAPE 1 : INSTALLATION DE IMMO 3000
•
ATTENTION ! vérifiez si votre PC a les ressources nécessaires à l’installation de IMMO 3000
•
Minimum requis :
Win 95 ou NT
Pentium I (min)
Il est impératif que votre PC possède un lecteur de CD-ROM ainsi qu’un port de
communication disponible (ex : COM 1)
La base de données IMMO 3000 peut être exportée dans le logiciel Excel. Pour profiter de
cette fonction, le logiciel Excel 97 ou supérieur doit être préalablement installé sur votre PC.
Installation du logiciel
Avant d’installer un nouveau logiciel, fermez toutes les applications en cours d’utilisation.
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Insérer le CD-ROM dans le lecteur de CD
Depuis la barre de Tâches. Cliquer sur « Démarrer ».
Cliquer sur « Exécuter ».
Cliquer sur « Parcourir ».
Double cliquer sur « Poste de Travail ».
Double cliquer sur l’icône de votre CD-ROM
Parcourir le répertoire du logiciel et double cliquer sur SETUP.exe.
Cliquer sur « Ok » et suivre les instructions.
Par défaut le répertoire IMMO 3000 sera installé dans C:\Program Files\Immo3000 et la
base de données dans C:\Program Files\Immo3000\dat.
•
Installation des mises à jour éventuelles
Procéder de la même manière que pour l’installation du logiciel mais double cliquer sur le
fichier correspondant à la mise à jour (SETUP3.11X,Y…….) se trouvant sur le CD-ROM et
suivre les instructions.
•
Lorsque l’installation est terminée, tous les fichiers de IMMO 3000 ont comme Attributs :
Lecture seule ou Archive.
Pour un bon fonctionnement de IMMO 3000, il est obligatoire de retirer ces attributs.
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•
Depuis la barre de Tâches. Cliquez sur « Démarrer ».
Cliquez sur « Programmes ».
Cliquez sur « Explorateur Windows ».
Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur C : puis Programmes Files puis IMMO 3000
Dans la fenêtre de droite sélectionnez tous les fichiers ( appuyez simultanément sur
CTRL & A)
Lorsque tous les fichiers sont sélectionnés, cliquez sur le bouton droit de votre souris.
Cliquez sur « propriétés ».
Dans la fenêtre propriété, enlevez les attributs Archives et Lecture seule.
Cliquez sur « Ok ».
Enlevez aussi les attributs Archives et Lecture seule des fichiers contenus dans
C:\Programmes Files\IMMO 3000\Dat
Redémarrez votre ordinateur.
3
IMMO 3000 est maintenant installé sur votre PC
4
ETAPE 2 : Introduire les paramètres généraux.
- Lancer IMMO 3000 .
- Menu « Configuration » « Général »
- Compléter les champs suivant :
Chemin d’accès à la
base de données
Port où est
connecté le
PDT
Modèle du
terminal
Vitesse de
transmission
Choix de la langue
B) CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER.
ETAPE 1 : Créer le nouveau dossier.
Menu « Fichier » « Dossier » « Nouveau ».
Dans la fenêtre indiquer le nom choisi pour ce nouveau dossier.
Indiquer ici le nom choisi
pour le nouveau dossier
Indiquer ici la taille du
champs DESC (Voir
arborescence)
Pour valider complètement la création du nouveau dossier, le logiciel IMMO 3000
doit être relancé.
5
ETAPE 2 : Introduire les paramètres du dossier
Menu « configuration » « dossier » : onglet PDT 3100
6
1
2
7
3
4
5
1 et 2 : Dans ces zones, on précisera le « masque » des étiquettes
codes barres utilisées pour l’identification des locaux (en 1) et des
biens (en 2).
Pour définir le masque, utilisez les codes ci-contre.
Dans l’exemple ci-dessus, une étiquette local comporte 8 caractères,
les 3 premiers sont obligatoirement des lettre, et les 5 suivants,
obligatoirement des chiffres.
Une étiquette objet doit contenir 6 chiffres.
NB : si les masques des locaux et des biens sont identiques, il faut
que le système puisse en faire la différence, dans ce cas on complète
la case 5 avec le premier caractère repris dans l’étiquette local : (L par
exemple). Sinon la case 5 n’est pas complétée.
3 : A la mise en route du terminal PDT, l’opérateur doit s’identifier.
On indique ici le nombre de caractères attendu.
4 et 6 : Un bien peut aussi être affecté à un responsable et/ou à un
service. Si on ne le souhaite pas, il suffit de laisser la case à zéro,
sinon on indique le nombre de caractères qu’il faut encoder pour
définir le responsable ou le service. (8 caractères max)
7 : On précise ici la taille maximum du champ « DESC »
(voir signification de ce champ : p 9)
6
Menu « configuration » « dossier » : onglet Arborescence
1
3
2
1 : Indiquez ici le nombre maximum de niveaux utilisé dans l’arborescence : voir p 10
2 : Lors de la première saisie d’un bien, après avoir terminé l’encodage, le TERMINAL affiche les
données entrées en vue de leur contrôle . Vous indiquez ici le nombre maximum de niveaux à
afficher tenant compte que l’écran du TERMINAL est limité à 8 lignes.
3 : Préfixe à utiliser afin de valider la lecture sur une feuille code barre (rarement utilisé).
Menu « configuration » « dossier » : onglet Exportations
3
1
4
2
5
6
Si vous souhaitez exporter le fichier inventaire en ASCII, vous préciserez ici :
1 : Le séparateur à insérer après chaque champ
2 : Le caractère à utiliser pour définir une zone de texte
3 : Cas particuliers à ne pas utiliser
7
4 : Si cette case est cochée , le système générera un fichier ASCII à chaque importation de données
en provenance du TERMINAL (utile s’il y a un fichier à transférer automatiquement à un logiciel de
gestion).
5 : Exclus, lors de l’exportation, les biens dont la description est « ? »
6 : Selection des biens à exporter selon leurs statuts (voir page 17).
Menu « configuration » « dossier » : onglet Importations
1
2
3
4
On peut importer un fichier ASCII en provenance d’un logiciel de gestion, si c’est le cas,
1 : Indiquez ici le choix du schéma d’importation (standard , Générique pour un fichier provenant
d’Excel ou spécifique sur demande)
2 : Les données importées s’ajoutent aux données déjà existantes, mais si cette case est cochée,
elles remplaceront les données existantes.
3 : De même, les données importées du TERMINAL s’ajoutent aux données déjà en PC.
Le fait de cocher cette case indique qu’il faut remplacer les données existantes par celles du
TERMINAL.
4 : Lors d’un déchargement après un inventaire, le TERMINAL décharge tous les objets (même les
objets
non trouvés) qu’il a en mémoire et les place dans la base de données avec la date du
déchargement. En cochant cette case, les objets non trouvés lors de l’inventaire garderont la
date où ils ont réellement été scannés.
8
Menu « configuration » « dossier » : onglet Extra
1
1 : Lors de l’inventaire, le TERMINAL affiche, en standard, les libellés correspondant aux
champs DESC. Si vous voulez visualiser d’autres champs, en plus, (par exemple le numéro
de série, une remarque, etc…) vous indiquez ici les noms de ces champs, séparés par « ; »
Ils seront alors affichés en 8e ligne de l’écran du TERMINAL.
Menu « configuration » « dossier » : onglet Base de données
1
1 : Si vous souhaitez vider la totalité de la base de données des biens, mais en gardant tous
les paramètres de configuration , vous cliquez sur cette touche ( NB : afin d’éviter des
erreurs, cette fonction devra être confirmée).
9
ETAPE 3 : Préparer l’arborescence destinée à la saisie des nouveaux biens.
Sur papier : préparer le questionnaire : voir un exemple-ci dessous.
Menu
-
Chaque case représente un écran de saisie qui apparaîtra au terminal
portable – nous appelons cette case « Menu ».
Ces « Menus » sont de deux types :
1 ) Menu avec réponse « fermée » :il faut répondre à une (et une seule)
des propositions affichées.
Dans ce cas, chaque ligne de texte doit correspondre à un code de 1 à
4 caractères (C’est ce code qui composera le champs DESC). Ce code
doit être unique dans un menu donné.
2) Menu avec réponse « ouverte » : le texte qui y figure est celui qui
apparaîtra à l’écran pour guider l’opérateur dans sa réponse.
La réponse est alors un texte libre introduit à l’écran ou un code
barres lu par le lecteur (un n° de série par exempl e).
Il n’y a pas de code correspondant à cette ligne.
Pour l’élaboration des menus il y a lieu de tenir compte des caractéristiques de l’écran du
10
terminal portable (8 lignes de 20 caractères).
-
ETAPE 4 :
la longueur d’un libellé ne peut dépasser18 caractères
il est souhaitable (mais non obligatoire) de ne pas dépasser 8 lignes par
menu.
Structure de l’arborescence (sur papier).
4.1 : Choix des champs (colonnes) du fichier résultant de la saisie.
Pour chaque menu, préciser (si nécessaire) le nom à donner à la
colonne dans laquelle ira se placer la réponse dans le fichier de sortie.
(= LIEN)
Dresser la liste de ces noms de champs
Si vous ne préciser pas de nom de champs, la réponse, en fichier de
sortie, se trouvera dans la colonne « libellé » pour les menus à
réponse fermée et « extra » pour les menus à réponse ouverte.
A la création du dossier, certains champs sont proposés en standard.
Vous pouvez les utiliser, les laisser vides ou les supprimer, mais les champs suivants, créés
automatiquement, sont obligatoires, car utilisés par le système :
ID = contiendra les numéros des étiquettes codes barres
DATE = date de l’inventaire
TIME = heure du scanning
OPER = identification de l’opérateur qui a réalisé l’inventaire
LOCAL = localisation de l’objet
DESC = Code de l’objet
Libellé = libellé de l’objet correspondant aux réponses fermées (codifiées)
EXTRA = libellé de l’objet correspondant aux réponses ouvertes (textes libres)
SERVICE = service utilisant l’objet (si l’option est activée)
RESPONSABLE = Personne responsable des objets (si l’option est activée)
ST = statut de l’objet (voir explication plus loin)
STATET = statut de l’étiquette (voir explication plus loin)
4.2 : Numérotation des menus.
Arbitrairement, attribuez un numéro (unique) à chaque menu
différent.
Les menus identiques repris en différentes cases portent le même
numéro (ex : voir menu 4 dans l’exemple page 9).
Sont considérés comme identiques les menus comportant les
mêmes libellés, avec les mêmes codes, et ayant le même lien
(champs de sortie).
4.3 : Numérotation des cases (ou nœuds)
Attribuez arbitrairement un numéro (unique) à chaque case
(nœud) de l’arborescence.
ETAPE 5 :
4.4 : Indiquer les différents niveaux.
(nombre de colonnes)
Création des champs du fichier de sortie.
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Ouvrir : « outils » ---- « ajouter un champs »
Indiquer Ici le
nom du nouveau
champs
Nombre de caractères
pour le champs.
Par défaut : 10
Répéter l’opération autant de fois qu’il y a de champs à créer.
(Les champs = les LIENS du point B.4.1 page 10)
une fois créé, ce champs ne pourra pas être supprimé depuis le
logiciel
Immo3000 pour des raisons de sécurité.
Par contre, la taille des champs pourra être modifiée pour des raisons pratiques
en cliquant sur « outils » ---- « Modifier la taille d’un champs »
Nom du champs
Nombre de caractères
pour le champs.
ETAPE 6 :
Construction des fichiers de sorties.
Le fichier de sortie peut être présenté sous trois formats différents.
L’un est destiné à l’affichage de travail, l’un à l’exportation ASCII et le dernier
à l’exportation EXCEL .
REM : Ces trois formats utilisent la même base de données.
Pour apporter des modifications à un de ces modes, il faut d’abord le
sélectionner :
« outils » ----« Colonnes » ---- « Mode Affichage »,
« outils » ----« Colonnes » ---- « Mode Export ASCII»
« outils » ----« Colonnes » ---- « Mode Export EXCEL»
Dans les trois cas, les modifications s’effectuent comme suit :
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Déplacement d’une colonne :
Cliquez sur la case de titre de la colonne avec le bouton
gauche de la souris, gardez le bouton enfoncé et faite glisser
la colonne à l’endroit voulu.
Ajout d’une colonne :
Positionnez-vous sur une cellule, cliquez sur le bouton droit de
votre souris :
Menu : « colonne » ----« Ajouter ».
Sélectionnez le champ que vous désirez.
Par défaut, la colonne se nommera comme indiqué dans la
liste des champs (Liste à gauche).
Si vous désirez nommer la colonne différemment, après avoir
sélectionné le champ dans la liste, allez dans la cellule titre et
indiquez le nom voulu.
Suppression d’une colonne :
Positionnez-vous sur une cellule de la colonne que vous
désirez supprimer, cliquez sur le bouton droit de votre souris :
Menu : « colonne » ----« Supprimer ».
Confirmez la suppression de la colonne.
Pour vider le contenu d’une colonne :
Positionnez-vous sur une cellule de la colonne que vous
voulez vider, cliquez sur le bouton droit de votre souris :
Menu : « colonne » ----« Vider ».
Confirmez le vidage de la colonne.
Pour effectuer un tri sur une colonne :
Positionnez-vous sur une cellule de la colonne que vous
voulez trier, cliquez sur le bouton droit de votre souris :
Menu : « colonne » ----« Créer un Index ».
Confirmez l’ajout. Une fois l’index créé, il suffit de
cliquer sur la case de titre de la colonne et le tri se fait
automatiquement.
REM : Une fois l’index créé sur une colonne, il n’est plus
nécessaire de le recréer à chaque car celui-ci devient
permanent.
En fin de travail, il faut impérativement sauver les modifications pour les conserver.
Pour cela, il faut cliquer sur « outils »---« colonne »---« Sauver».
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ETAPE 7 :
Introduire les menus.
Menu «configuration»«éditer l’arborescence » : onglet «contenu des
menus»
Le tableau s’affiche.
C’est le tableau dans lequel il faut introduire tous les menus portant un numéro de menu différent.
ID
MENU
= numéro attribué automatiquement par le système.
= introduire le n° du menu.
Pour les menus à réponse « fermée »
LIB_FR
= introduire le libellé en français.
LIB_NL
= introduire le libellé en néerlandais. (si utilisé)
LIB_UK
= introduire le libellé en anglais. (si utilisé)
POSITION
= définit l’ordre dans lequel les lignes apparaîtront à l’écran (numéro unique par
ligne de menu).
CODE
= code (1 à 4 positions) choisi pour le libellé (ce code doit être unique pour un menu
donné).
FORMAT
= ne pas compléter
FIELDNAME = nom du lien du menu (nom du champ ou iront se placer les données).
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Pour les menus à réponse « ouverte » :
- le libellé doit être précédé du signe « ! ».
LIB_FR
LIB_NL
LIB_UK
POSITION
CODE
FORMAT
= introduire le libellé en français précédé de « ! ».
= introduire le libellé en néerlandais précédé de « ! ». (si utilisé)
= introduire le libellé en anglais précédé de « ! ». (si utilisé)
= toujours 1 car il n’y a qu’une ligne pour ce menu
= ne pas compléter
= définir le format accepté pour la réponse
FILDNAME
= nom du lien du menu
En fin de travail : cliquer sur « générer » (en bas à droite de l’écran).
ETAPE 8 : Définir la structure de l’arborescence.
Menu « configuration »« éditer arborescence » : onglet « arbre »
Le tableau s’affiche.
Nœud 3
Nœud 17
Le principe de description de l’arborescence est le suivant
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Nœud « conditionnel », nœud « inconditionnel »
Un nœud conditionnel est un nœud qui est appelé en fonction de la réponse donnée au
nœud précédent :
Exemple : le nœud 3 sera appelé si on a répondu « 01 : Siège » au nœud 2, mais si on
répond « 02 : Bureau » au même nœud 2, c’est le nœud 16 qui sera appelé.
Un nœud inconditionnel est un nœud qui est appelé quelque soit la réponse donnée au
nœud précédent :
Exemple : le nœud 17 est, dans tous les cas, appelé après la réponse au nœud 16
Les colonnes sont à remplir comme suit :
Nœud 3 : (conditionnel)
Contient le menu 3.
Est appelé par le nœud 2.
Si on a répondu « 01 » au nœud 3.
Se trouve au niveau 3.
Nœud 17 : (inconditionnel)
Contient le menu 4.
Est appelé par le nœud 16.
Quelle que soit la réponse dans le nœud 16.
Se trouve au niveau 4.
C’est ce qu’il faut décrire dans le tableau.
En fin de travail il faut cliquer sur « générer ».
ETAPE 9 : Test / impression
-
La touche « Imprimer » permet d’imprimer l’arborescence.
La touche « TERMINAL Test » permet de tester à l’écran la logique
introduite. (pour sortir de cette phase de test appuyer sur Ctrl F4).
Votre configuration est maintenant prête à être introduite dans le TERMINAL.
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C) UTILISATION DE IMMO 3000 (sur PC).
Nom du dossier
ouvert (Graphitex)
Si vous désirez ouvrir un autre dossier, il faut aller dans le menu :
« Fichier »« Dossier »« Ouvrir… » et sélectionner le dossier voulu.
Les opérations suivantes sont maintenant possibles :
ETAPE 1 : Préparer le TERMINAL
1. Connecter le socle (craddle) au port série précisé dans les paramètres généraux ( voir :
« Configuration »« Général » ) et vérifier que le socle est sous tension ( voyant
vert« charging » ).
2. Mettre le TERMINAL sous tension (bouton rouge « POWER »)
3. Assurez vous qu’il est bien fixé sur le menu principal.
4. Placez le TERMINAL dans le socle vous devez voir le message suivant :
Waiting communication…
Term #01
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ETAPE 2 : Echange des données entre PC et TERMINAL
1. Pour effectuer une saisie de biens (sans inventaire)
« Communication »« Envoyer la configuration (saisie) » : Transmet au
TERMINAL les données relatives à l’arborescence, la taille des masques des
LOCAUX, des ID,etc afin de pouvoir réaliser une saisie avec le TERMINAL.
2. Pour effectuer un inventaire.
« Communication »« Sélection et transmission (inventaire) » : Transmet
au TERMINAL les données relatives à l’arborescence, la taille des masques
des LOCAUX, des ID,… et ajoute en plus une sélection de données qui vont
être contrôlées durant l’inventaire (dans le cas où vous ne faites pas de
sélection, la totalité de la base de données sera transmise au TERMINAL.)
EXEMPLES :
Pour sélectionner le LOCAL BAT 02 003
Tapez : LOCAL = « BAT02003 » pour avoir uniquement les données du local BAT02003
Tapez : LOCAL = « BAT02 »
Tapez : LOCAL = « BAT »
pour avoir toutes les données du 2ème étage du bâtiment BAT.
pour avoir toutes les données du bâtiment BAT.
Pour sélectionner tous les locaux de 1 à 10.
Tapez : LOCAL= “1” .OR. LOCAL= “2” .OR. LOCAL= “3” … .OR. LOCAL= “10”
Ou Tapez : LOCAL>= “1” .AND. LOCAL<= “10”
Pour sélectionner les ID de 2000 à 3000
Tapez : ID > »02000 » .AND. ID < »3000 »
Vous pouvez aussi faire une sélection suivant la description des objets (DESC) , (tous les
meubles, toutes les armoires,tout l’informatique,etc).
18
3. Pour récupérer les données enregistrées dans le TERMINAL.
« Communication »« Réception des données » : Pour réceptionner les
données du TERMINAL après un inventaire ou une saisie, et remettre la base
de données à jour.
NB : lors de l’inventaire d’un bien, la zone « STATUS » est modifiée en fonction
des modifications qui ont été apportées à l’enregistrement
Définitions des codes dans la colonne STATUS :
0 = inventaire pas fait.
1 = objet trouvé au bon endroit.
2 = objet trouvé mais dans un autre local.
5 = nouvel objet (première saisie).
6 = objet déclaré manquant.
7 = objet trouvé, appartenant à la base de données, mais qui n’a
pas été transmis au TERMINAL pour l’inventaire.
8 = objet trouvé, mais certaines caractéristiques ont été modifiées
par l’inventoriste.
9 = objet non inventorié et pas sélectionné pour transmission au
TERMINAL.
ETAPE 3 : AUTRES FONCTIONS DISPONIBLES
3.1 - Onglet « FICHIER »
•
Fichier/importer… : Permet une importation d’un ou plusieurs fichiers ( *.DAT ) de
données venant d’un logiciel de gestion ou de Excel (à utiliser avec précaution).
Concernant l’importation de données Excel dans un dossier IMMO 3000 v 3.11x :
1. Adapter le fichier original, c’est-à-dire :
- Les titres des colonnes du fichier Excel doivent être identique à ceux utilisées
dans le dossier de IMMO 3000.
- Convertir la date au format AAAAMMJJ :
Sélectionner la colonne
Exécuter “ Données -> Convertir “ et choisir le format Date (A/M/J)
Sélectionner à nouveau la colonne
Exécuter “ Format -> Cellule … “ et choisir le format “ Personnalisé “,
“AAAAMMJJ “.
- Sauver sous le format “ CSV - séparateur point-virgule “ et donner un nom du
genre “Exxxxxx.csv“.
- Renommer le fichier en “Exxxxxx.dat“
2. Importer les données dans Immo-3000
Attention : ne pas oublier, dans IMMO 3000, dans “ configuration -> Dossier ->
Importations “ de sélectionner “ Générique “
19
•
Fichier/imprimer : Permet d’imprimer la base de données selon différentes
sélections.
La requête générique fonctionne de la même manière que pour une sélection d’inventaire (voir page
16). Si, par exemple, on veut imprimer tous les objets du 1er étage du bâtiment « BAT », la requête
sera « LOCAL = ‘BAT01’ ». La configuration ci-dessus imprimera tout le mobilier (DESC = ’01’ voir
arborescence) et sera triée par libellé. Ce qui donnera :
REM : L’impression sera réalisée selon le mode d’affichage que l’on a sélectionné auparavent et
gardera scrupuleusement la disposition de celui-ci (position des colonnes, titre, taille, etc).
•
Fichier/Exportation ASCII : Exporte la totalité de la base de données dans un fichier
20
ASCII.
•
Fichier/Exportation Excel.. : Exporte la totalité de la base de données dans un fichier
Excel, à définir au moment de l’exportation.
•
Fichier/Exportation Immo-Gestion : Exporte la totalité de la base de données dans
un logiciel de gestion comptable.
•
Fichier/Quitter : Pour quitter le logiciel Immo-3000 (toutes les modifications apportées
à la base de données, durant la session, seront automatiquement sauvegardées).
3.2 - Onglet « EDITION »
•
Edition/Recherche F3 : Permet de faire une recherche dans les champs LOCAL et
ID. Vous devez tout d’abord trier la colonne et ensuite cliquer sur un de ses champs
dans lequel vous désirez faire votre recherche, appuyez sur F3 ou cliquez sur
« Edition »----« Recherche » . Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran tapez
complètement ou en partie l’ID ou le LOCAL à rechercher.
3.3 - Onglet « OUTILS »
•
Outils/Rechercher les manquants… : Surtout utilisé après des saisies.
Cette fonction permet de savoir si des étiquettes ont été collées sur des biens mais
que ceux-ci n’ont pas été scannés (Lorsque ce cas de figure apparaît, il faut retrouver
les biens et les encoder.)
Le logiciel tient en compte la valeur du ID le plus grand, compare avec la valeur du ID
que vous indiquez dans la fenêtre ( souvent la valeur : 00000 ), il retrouve alors les
étiquettes manquantes qui sont affichées dans l’onglet manquants de la fenêtre
principale.
REM : Cette recherche nécessite que le répertoire « Temp » soit présent sur le disque
local du Pc utilisé (C:\Temp) afin d’y créer un fichier nommé « brug.dat » qui
contiendra tous les manquants trouvés lors de la recherche ainsi que le local le plus
proche. Ce fichier pourra être imprimé pour faciliter la recherche des manquants sur le
terrain.
•
Outils/Compacter la base de données… : Lorsque vous désirez effacer un bien de
la base de données, vous devez vous placer sur sa ligne (dans le sens horizontal) et
appuyer sur le bouton DELETE, la ligne est alors hachurée (si vous changez d’avis
appuyez sur DELETE et la ligne s’affichera de nouveau normalement).
Pour enlever définitivement les lignes hachurées, cliquez sur Outils puis sur
Compacter la base de données.
• Outils/Colonnes/… : Pour faciliter le travail, IMMO 3000 dispose de trois modes de
présentation. (Choix des champs visibles, position et taille des colonnes, etc).
Vous pouvez savoir dans quel mode vous travaillez d’après la position de l’onglet en
regardant dans Outils/Colonnes/.
21
Le Mode affichage : Est le mode de présentation de travail normal.
Le Mode Export ASCII : Est le mode d’exportation ASCII .
Le Mode Export EXCEL : Est le mode d’exportation EXCEL.
Lorsque vous êtes en mode export, les colonnes visibles dans ce mode seront les
seules colonnes qui seront exportées en Excel ou en ASCII en respectant leurs noms,
leurs tailles, leurs positions, etc.
• Outils/Colonnes/Sauver… : Permet de sauver les colonnes, leur taille, leurs positions,
etc, dans le mode d’affichage indiqué par l’onglet.
(Par défaut, IMMO 3000 s’ouvre toujours automatiquement en mode affichage).
•
Outils/Modifier le mot de passe… : Il est possible d’introduire un mot de passe afin
de restreinte l’accès à différentes options du logiciel pour des raisons de sécurité.
Ainsi, une fois le mot de passe créé, l’utilisateur ne pourra plus accéder à la
configuration générale (dossier et arborescence), à l’ajout d’un champs ou à la
modification de ceux-ci.
Pour ajouter un mot de passe, cliquez sur « Outils » « Modifier le mot de
passe… »,
inscrivez le mot de passe dans les deux champs et validez. Pour le retirer, il suffit de
valider avec les deux champs vide.
22
D) UTILISATION DU TERMINAL.
1 : Généralités
•
Pour sélectionner un choix dans un menu défilant.
Utilisez la touche M pour monter et la touche N pour descendre (Attention si le mode
alphabétique est en fonction, les touches M et N ne fonctionneront pas pour monter et
descendre mais pour écrire M ou N)
•
En fonction de votre façon de travailler, vous pouvez choisir le mode numérique ou
alphabétique, pour cela, appuyez sur la touche ALPHA.
Si le curseur est pointé vers le bas, vous êtes en mode numérique.
Si le curseur est pointé vers le haut, vous êtes en mode alphabétique.
•
Pour choisir la gâchette du laser intégré
Appuyez sur la touche FUNC et sur la gâchette qui vous convient le mieux. Cela
permet de sélectionner la gâchette du lecteur. L’autre gâchette utilise par défaut la
touche ALPHA du TERMINAL à 35 touches
•
Pour augmenter ou diminuer le contraste de l’affichage à l’écran.
Appuyez sur la touche FUNC et ensuite sur la touche DARK (x) pour foncer l’écran ou
sur la touche LIGHT (z) pour éclaircir l’écran. Répétez l’opération jusqu’à l’obtention du
résultat désiré.
•
Pour allumer l’écran.
Appuyer sur la touche FUNC et puis sur la touche LAMP (L). Cela éclaire l’écran avec
une lampe et permet ainsi une meilleure visibilité à l’écran lorsque vous travaillez dans
des zones mal éclairées.
•
Pour recharger les accus du TERMINAL.
La batterie NiCad est automatiquement chargée chaque fois que le TERMINAL est
inséré correctement dans le puits, que le TERMINAL soit ou non en marche.
Il faut jusqu’à 90 minutes pour que le puits recharge une batterie entièrement
déchargée.
•
En cas de gros problèmes avec le TERMINAL (ex : blocage du TERMINAL, impossible
de sortir d’un local,…).
Vous devez faire un reset. Pour cela, éteignez le TERMINAL en appuyant sur PWR,
ensuite appuyez simultanément sur PWR, F, J, relâchez le bouton PWR puis les deux
autres. Attendre que le TERMINAL vous demande la date, l’heure et le team.
23
2 : Usage du TERMINAL
•
Pour mettre le TERMINAL en marche ou l’arrêter, appuyez sur la touche PWR.
Lorsque le TERMINAL s’allume, le menu principal s’affiche (fig.1) et
vous propose de choisir entre INVENTAIRE,
SAISIE, LANGUE, à l’aide des boutons
&
Fig 1
•
•
INVENTAIRE : Il s’agit de contrôler sur le terrain, tout ou une partie des
données d’un dossier
•
SAISIE : Il s’agit d’une première collecte de données d’après une arborescence
préétablie.
•
LANGUE : Par défaut, le TERMINAL s’allume et travaille en français, mais si
vous avez introduit l’arborescence en néerlandais ou en anglais, il suffit de
sélectionner « Langue » dans le menu principal (fig.1) et de sélectionner la
langue désirée.
L’inventaire :
L’inventaire est utilisé lorsqu’il y a des données dans le dossier et que l’on veut
en faire une mise à jour, suite à un déménagement, à l’achat de nouveaux
biens ou tout simplement pour un contrôle.
Pour faire un inventaire il faut transmettre au TERMINAL (via IMMO 3000) une
sélection d’inventaire, c-a-d que l’arborescence nécessaire à une saisie ainsi
que différents paramètres du dossier (masque des étiquettes, taille du code
responsable,…) et surtout une partie des données contenues dans le dossier.
La sélection peut se faire par rapport aux ID, à la description (pour ne contrôler
qu’un type de biens, ex : les bureaux ), aux locaux ou bâtiments.
fig.2.1
Dans le menu principal, sélectionnez INVENTAIRE », appuyez sur ENTER.
Lorsque le TERMINAL est chargé, apparaît alors à l’écran le menu opérateur
(fig.2.1) avec en première ligne le mot « INVENTAIRE » et sur la dernière ligne
à gauche le nombre d’objets transmis au TERMINAL et contenu dans sa base
de données, et à droite le pourcentage d’espace mémoire restant dans le
TERMINAL. Le TERMINAL vous demande alors l’opérateur, il s’agit du nom ou
du code de la personne qui va travailler avec le TERMINAL.Entrez le code de
l’opérateur et appuyez sur ENTER.
Le TERMINAL vous demande alors le LOCAL, vous pouvez soit le tapez
manuellement, soit scannez l’étiquette lui correspondant.
En fonction des demandes, le TERMINAL peut vous demander un code service
ou un responsable, il s’agit de codes qui seront liés à l’ID et non au local. La
plupart du temps les objets d’un même local ont le même code service. Dans le
cas où les objets d’un même local auraient des codes service différents, il faut
procéder de la façon suivante. Après avoir scanné le local, entrez le code
service des objets que vous allez scanner, scannez les objets correspondant à
ce code service, puis rescannez le local. Recommencez ainsi pour les objets
ayant un autre code service.
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Lorsque vous êtes entré dans un local, le TERMINAL affiche alors une ligne vide audessus de l’écran et sur la ligne du bas s’affiche à gauche les 10 derniers
caractères du code LOCAL et à droite le nombre d’objets connus à trouver
dans ce local (ce nombre diminuera chaque fois que vous aurez trouvé un objet
contenu dans la base de données).
Vous devez maintenant scanner l’étiquette des objets contenus dans ce local.
Trois cas de figures sont alors possibles.
1 : l’objet est dans la base de données du dossier et a été transmis au
TERMINAL lors de la sélection de l’inventaire..
2 : l’objet n’est pas dans la base de données du dossier et n’a
évidemment pas été transmis au TERMINAL ( ces objets ne sont
pas étiquetés)
3 : l’objet est dans la base de données du dossier et n’a pas été
transmis au TERMINAL lors de la sélection de l’inventaire. (ces
objets sont étiquetés)
Fig 4
Dans le cas de figure n°1, le TERMINAL affiche (fig.4) :
En première ligne le numéro ID de l’objet (en surligné).
En deuxième ligne le code descriptif de l’objet
En 3,4,5ème ligne la description de l’objet.
En 6ème ligne les « extra » (champs libres)
En 7ème ligne à gauche les 10 derniers caractères du code
LOCAL et à droite le nombre d’objets connus à trouver encore
dans ce local.
Si les données concernant cet objet sont corrects, passez à l’objet suivant
(le scanner).
Si les données sont erronées appuyez sur la touche SPACE. L’arborescence
apparaît alors sous forme de menu défilant, faites-y la description complète de
l’objet à l’aide des touches M & N. Après la description complète de l’objet,
passez à l’objet suivant.
Fig 5
Dans le cas de figure n°2, le TERMINAL affiche (fig.5) :
En première ligne le numéro ID de l’objet (en surligné).
En deuxième ligne : « Code :? »
En troisième ligne : « < ?} »
En 4,5,6ème ligne : rien.
En 7ème ligne à gauche les 10 derniers caractères du code
LOCAL et à droite le nombre d’objets connus à trouver encore
dans ce local.
Dans ce cas l’objet est inconnu, vous devez appuyer sur la touche SPACE.
L’arborescence apparaît alors sous forme de menu défilant, faites-y la
description complète de l’objet à l’aide des touches M & N. Après la description
complète de l’objet, passez à l’objet suivant.
Dans le cas de figure n°3, Le TERMINAL affiche exactement la même chose
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que dans la cas de figure 2 (fig.5), mais dans ce cas l’objet n’est pas connu du
TERMINAL, mais est dans la base de données et donc connu. Vous pouvez
passer à l’objet suivant. Lors du déchargement du TERMINAL , IMMO 3000
modifiera la date et le LOCAL de l’objet si cela est nécessaire, mais il gardera
toutes les données qui étaient déjà connues, ex : DESC, Libellé, Marque,
Modèle, Couleur,…
Quand vous avez inventorié tous les objets du local, passez au local suivant et
pratiquez de la même façon. Lorsque vous avez fini votre inventaire, sortez du
dernier local et appuyez sur CLEAR jusqu'à ce que vous soyez revenus au
menu principal (fig.1) et placé le TERMINAL dans son craddle pour une
réception des données.
Remarques :
Pour connaître la définition des objets encore à trouver dans le local (chiffre en
bas à droite de l’écran) appuyez sur FUNC et F1, le TERMINAL affiche (fig.7)
alors l’ID, la description et le libellé de l’objet ; s’il y en a plusieurs, appuyez sur
les touches haut/bas (M et N) pour voir les objets suivants.
Pour sortir du menu des manquants, appuyez sur CLEAR
Fig 7
Si vous encodez manuellement un N° d’ID au lieu de le scanner, le TERMINAL
vous demandera si une étiquette est nécessaire, car si vous encodez
manuellement un N° d’ID, le TERMINAL considère que vous n’avez pas pu
scanner l’étiquette parce qu’elle était détruite. Si cela est le cas, confirmé, il
sera alors indiqué dans IMMO 3000 qu’il est nécessaire d’aller recoller une
étiquette pour ce bien.
Si vous scannez un objet qui a changé de local depuis le dernier inventaire, le
TERMINAL vous demandera toujours une confirmation du déplacement. Si
vous confirmez, l’objet changera de local dans la base de données
Dans le cas où un contrôle des objets est demandé, après avoir scanné un
objet connu, le TERMINAL affiche un menu de contrôle. Sélectionnez dans ce
menu les différentes réparations réalisées sur l’objet.
Si l’objet est bon, allez sur OK du menu déroulant, puis appuyez sur ENTER et
ensuite sur CLEAR.
Si l’objet a subi une ou plusieurs réparations ( ATTENTION on parle ici de
contrôle, il n’y a donc pas à de modification de la description de l’objet°), allez
sur la première de ces réparations et appuyez sur ENTER, puis allez sur la
deuxième réparation et appuyez sur ENTER, lorsque toutes les réparations
auront été encodées dans le TERMINAL appuyez sur la touche CLEAR
Le TERMINAL affiche alors la description de l’objet (fig.4), et en avant-dernière
ligne il affiche les codes des réparations.
Si les données concernant cet objet sont correctes, passez à l’objet suivant (le
scanner).
Si les données sont erronées appuyez sur la touche SPACE. L’arborescence
apparaît alors sous forme de menu défilant, faites-y la description complète de
l’objet à l’aide des touches M & N. Après la description complète de l’objet,
passez à l’objet suivant.
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•
La saisie :
La saisie est utilisée dans le cas où la totalité des biens qui vont être
inventoriés est nouvelle et n’existe d’aucune façon dans la base de données du
dossier. La saisie est en fait une partie du programme de l’inventaire, mais
celui-ci n’utilise aucune recherche, aucun tri, ce qui permet au TERMINAL un
temps de réponse beaucoup plus rapide lors d’une saisie.
Pour faire une saisie, il faut transmettre au TERMINAL(via IMMO 3000) une
configuration saisie. C’est-à-dire, l’arborescence créée dans le dossier ainsi
que différents paramètres du dossier (masque des étiquettes, taille du code
responsable,…)
Fig 2.2
Dans le menu principal, sélectionnez « SAISIE », appuyez sur ENTER. Lorsque
le TERMINAL est chargé, apparaît alors à l’écran le menu opérateur (fig.2.2)
avec en première ligne le mot « SAISIE » et sur la dernière ligne à gauche le
nombre d’objets saisis (0 lorsque l’on vient de lui envoyer la configuration
saisie) et à droite le pourcentage d’espace mémoire restant dans le
TERMINAL. Le TERMINAL vous demande alors l’opérateur, il s’agit du nom ou
du code de la personne qui va travailler avec le TERMINAL.Entrez le code de
l’opérateur et appuyez sur ENTER.
Le TERMINAL vous demande alors le LOCAl, vous pouvez soit le tapez
manuellement, soit scannez l’étiquette lui correspondant.
En fonction des demandes, le TERMINAL peut vous demander un code service
ou un responsable, il s’agit de codes qui seront liés à l’ID et non au local. La
plupart du temps les objets d’un même local ont le même code service. Dans le
cas où les objets d’un même local auraient des codes service différents, il faut
procéder de la façon suivante. Après avoir scanné le local, entrez le code
service des objets que vous allez scanner, scannez les objets correspondant à
ce code service, puis rescannez le local. Recommencez ainsi pour les objets
ayant un autre code service.
Lorsque vous êtes entré dans un local, le TERMINAL affiche alors une ligne
vide au-dessus de l’écran et sur la ligne du bas s’affiche à gauche les 10
derniers caractères du code LOCAL et à droite le nombre d’objets déjà
scannés dans ce local.
Puisque vous êtes en saisie, vous devez d’abord coller les étiquettes sur les
biens à saisir.
Vous devez maintenant scanner les étiquettes de ces objets.
Le TERMINAL affiche l’arborescence du dossier sous forme de menu
déroulant. Sélectionnez les différents choix en fonction des caractéristiques de
l’objet.
Fig 6
Quand la description est finie, le TERMINAL affiche (fig.6) :
– En première ligne le numéro ID de l’objet (en surligné).
– En deuxième ligne le code descriptif de l’objet
– En 3,4,5ème ligne la description de l’objet.
– En 6ème ligne les « extra » (champs libres)
– En 7ème ligne à gauche les 10 derniers caractères du code LOCAL et à
droite le nombre d’objets que vous avez déjà scanné dans ce local.
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Fig 6
Vous pouvez ensuite passer à l’objet suivant et pratiquer de la même façon, et
ainsi de suite. Lorsque tous les objets sont saisis, vous devez sortir du local
(c-a-d : scannez l’étiquette) et passez au local suivant.
Si, après être sorti d’un local, le TERMINAL affiche le menu « Manquants »
(fig.3), c’est que lors de la saisie vous avez oubliez de scanner un objet
étiqueté dont le ou les numéros s’affichent à l’écran. Pour sortir de cet écran,
appuyez sur CLEAR.
Dans ce cas entrez à nouveau dans le local, retrouvez l’objet, scannez-le et
décrivez-le.
fig.3
Vous pouvez alors passer au local suivant. Lorsque vous avez fini votre
inventaire, sortez du dernier ayez placé le TERMINAL dans son craddle pour
une réception des données.
Lors d’une saisie, si vous scannez un bien par erreur, au moment ou le
TERMINAL affiche le premier menu de l’arborescence, appuyez sur la touche
CLEAR, le bien ne sera pas saisi et ne figurera pas dans la base de données.
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