Cahier des charges Chapiteaux et Equipements

Carnaval Biarnés 2013 – Cahier des charges Chapiteaux et Equipements
Cahier des charges Chapiteaux et
Equipements
Carnaval Biarnés 2013
Table des matières
Contexte ................................................................................................................................................. 2
Présentation des prestations .............................................................................................................. 2
Contenu .............................................................................................................................................. 2
Personnel ............................................................................................................................................... 2
Détail des lots ........................................................................................................................................ 3
Lot 1 : « Grand chapiteau »............................................................................................................. 3
Lot 2 : « Petits chapiteaux » ............................................................................................................ 3
Lot 2-a : « Petits chapiteaux Verdun » ............................................................................................ 3
Lot 2-b : « Chapiteaux Caça a l’ors » ............................................................................................... 3
Lot 2-c : « Chapiteaux Har Correr » ................................................................................................ 4
Lot 3 : « Modules WC » ................................................................................................................... 4
Lot 4 : « Containers » ....................................................................................................................... 4
Lot 5 : « Bungalows »....................................................................................................................... 5
Paiement et Pénalités .......................................................................................................................... 5
Paiement ............................................................................................................................................ 5
Pénalités ............................................................................................................................................ 5
Montage ......................................................................................................................................... 5
Démontage .................................................................................................................................... 5
Partenariat ............................................................................................................................................. 5
Réponse à ce Cahier des Charges .................................................................................................... 6
Signatures .............................................................................................................................................. 6
Le représentant de l’association Carnaval Pantalonada ............................................................ 6
Le Prestataire .................................................................................................................................... 6
Document Version 2
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Carnaval Biarnés 2013 – Cahier des charges Chapiteaux et Equipements
Contexte
Le Carnaval Biarnés est l'événement festif majeur de l'hiver dans la région sud-ouest.
50 000 personnes sur 6 jours de fête, plus de 500 musiciens et 400 acteurs bénévoles, tels
sont les chiffres qui donnent une idée de la dimension de la manifestation.
Un tel événement implique la mise à disposition de structures d’accueil du public
sécurisées sur tous les lieux de manifestation. Le présent document détaille les chapiteaux,
structures et équipements nécessaires à l’organisation du Carnaval Biarnés.
Présentation des prestations
Contenu
Pour un (ou plusieurs) lot(s) donné(s), le prestataire retenu devra :
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Fournir une liste des personnes travaillant sous son autorité (Noms et
Prénoms) afin de pouvoir lui fournir les badges d’accès (cf. §Personnel)
Fournir les nom et prénom du référent technique ainsi que son numéro de
portable (contact unique)
Assurer l’installation de la structure (éclairage compté si mentionné)
Fournir un certificat de montage
Pour les chapiteaux, obligation d’effectuer un test à l’arrachement et
fourniture du document de preuve
Exécuter la mise en place sous la direction du coordinateur technique de
l’association Carnaval Pantalonada
Assurer le démontage de la structure
Le nombre et la variété des intervenants sur les sites de la manifestation imposent une
organisation rigoureuse en terme de planning. Le coordinateur technique du Carnaval
Biarnés est chargé de cette synchronisation et il est donc, à ce titre, le donneur d’ordres sur
ce point particulier.
Personnel
La quantité et la valeur du matériel entreposé sous le chapiteau ainsi que l’activité de
nombreux prestataires sont telles que des mesures de sécurité devront être respectées
impérativement. Afin d’éviter tout risque de vol ou de dégradation, le personnel (liste fournie
par le prestataire) devra donc obligatoirement porter un badge d’accès fourni par
l’association pour accéder et circuler sur le site.
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Détail des lots
Lot 1 : « Grand chapiteau »
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1 Chapiteau principal de 30 m x 70 m
1 Chapiteau secondaire de 10 m x 30 m (lié au chapiteau principal)
1 Plancher partout sauf back stage (cf. plan)
Eclairage de sécurité
Note de calcul de la puissance de chauffage pour un delta de température
(intérieur/extérieur) de 15°C
Fourniture des chauffages pré remplis correspondant à la note de calcul
Détail d’implantation sur le plan C005 et C001
Lieu : Place de Verdun (côté Sud), 64000 Pau
Date :
o Montage : 04 et 05 février 2013
o Démontage : 13 et 14 février 2013
o Assistance (notamment sur le fonctionnement des chauffages) : astreinte de
18h à 04h du matin tous les jours de manifestation, intervention dans les 30
minutes
Lot 2 : « Petits chapiteaux »
Lot 2-a : « Petits chapiteaux Verdun »
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4 Chapiteaux de 5 m x 5 m dont 2 avec plancher
4 Chapiteaux de 3 m x 3 m
Eclairage des chapiteaux
Détail d’implantation sur le plan C005
Lieu : Place de Verdun (côté Sud), 64000 Pau
Dates :
o Montage : 04 et 05 février 2013
o Démontage : 13 et 14 février 2013
Lot 2-b : « Chapiteaux Caça a l’ors »
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2 Chapiteaux de 10 m x 15 m OU 1 chapiteau de 15 m x 25 m avec plancher
2 Chapiteaux 5 m x 5 m
Lestage de la structure aux normes en vigueur
Note de calcul (test à l’arrachement)
Eclairage des chapiteaux
Détail d’implantation sur le plan C008
Lieu : Place Royale, 64000 Pau
Dates:
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o
o
Montage : 06 février 2013, prêt pour 15h
Démontage : 07 février 2013, terminé pour 12h
Lot 2-c : « Chapiteaux Har Correr »
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3 Chapiteaux de 5 m x 5 m
Lestage des structures aux normes en vigueur
Détail d’implantation sur le plan C011
Lieu : Place de Clémenceau, 64000 Pau
Dates:
o Montage :
 Soit le 08 février 2013, prêt pour 18h
 Soit le 09 février 2013, prêt pour 10h
o Démontage :
 Soit le 10 février 2013, à partir de 19h
 Soit le 11 février 2013, terminé pour 10h
Lot 3 : « Modules WC »
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2 Bungalows sanitaire surface 15.00m2 dim. 6.05*2.45*2.75 équipé de WC, lavabos,
urinoirs, cumulus, raccordable
Eclairage intérieur
Accès handicapés : plateforme et plan incliné pour P.M.R.
Détail d’implantation sur le plan C001
Fourniture du papier WC et savon liquide sur l’ensemble de la manifestation
Nettoyage des WC (renouvellement du papier, savon, changement poubelles) tous les jours
suivants avant 11h :
o le jeudi 07 février 2013
o le vendredi 08 février 2013
o le samedi 09 février 2013
o le lundi 11 février 2013
Lieu : Place de Verdun (côté Sud), 64000 Pau
Dates:
o Montage : 05 février 2013, prêt pour 20h
o Démontage : 14 février 2013, terminé pour 12h
Lot 4 : « Containers »
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3 containers de 10 pieds
2 rampes d’accès
Détail d’implantation sur le plan C005
Lieu : Place de Verdun (côté Sud), 64000 Pau
Dates:
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o Montage : 06 février 2013, prêt pour 12h
o Démontage : 13 février 2013, terminé pour 12h
Fourniture d'un cadenas + 3 clefs par container
Lot 5 : « Bungalows »
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2 Bungalows surface 15.00m2 dim. 6.21 x 2.44 x 2.61
4 Bungalows surface 6.50m2 dim. 3.13 x 2.45 x 2.60
Cf. coordinateur technique pour l’agencement (positionnement des fenêtres et portes)
Eclairage intérieur
Détail d’implantation sur le plan C005
Lieu : Place de Verdun (côté Sud), 64000 Pau
Dates:
o Montage : 06 février 2013, prêt pour 12h
o Démontage : 13 février 2013, terminé pour 12h
o Fourniture d’un jeu de 3 clefs par bungalow
Paiement et Pénalités
Paiement
Quel que soit le lot, le paiement s’échelonnera selon le planning suivant :
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30 % à la commande
70 % au 28 février 2013
Pénalités
- Montage
Tout retard d’une journée sur le montage impacterait fortement le bon déroulement de la
manifestation et fera l’objet d’une pénalité de 20% du montant total du prestataire concerné.
- Démontage
Tout retard d’une journée sur le démontage ou tout non suivi des consignes du coordinateur
technique du Carnaval Biarnés concernant le planning entrainera une pénalité de 10% du
montant total de la commande du prestataire concerné.
Partenariat
Afin de soutenir la manifestation, le prestataire pourra faire apparaitre sur son devis initial
son désir de prendre un encart dans le programme du Carnaval Biarnés (distribué à 50 000
exemplaires). Les formats et prix des encarts possibles sont disponibles dans la rubrique
téléchargement du site web : http://www.carnavalbiarnes.com
Format de l’encart : ………………………..
Montant de l’encart : ……………………….. euros
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Le prestataire qui fera un effort financier sera évidemment privilégié.
Réponse à ce Cahier des Charges
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Retours des devis détaillés avant le 09 Novembre 2012
Retours par:
o Email : en pdf sur [email protected]
o ET PAR courrier: à l'adresse suivante :
Association Carnaval Pantalonada
Consultations 2013
46, boulevard Alsace Lorraine - 64000 Pau
Toute ristourne faite sur les prix standards pratiqués devra clairement apparaitre sur votre
devis.
Signatures
Le présent contrat est établi en deux exemplaires
Le représentant de l’association Carnaval Pantalonada
Nom / Prénom / Fonction : MONIN Claudie – Présidente de Carnaval Pantalonada
Fait le : ……………… à……………
Signature précédée de la mention « Lu et approuvé » et cachet
Le Prestataire
Nom / Prénom / Fonction :
Fait le : ……………… à……………
Signature précédée de la mention « Lu et approuvé » et cachet
***
Association Carnaval Pantalonada, 46 bd Alsace-Lorraine – 64000 PAU
Tél : 05.59.30.76.48 / Mèl : [email protected]
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