ARCHIVES DE L`ASBL LES AMIS DU MUSÉE ROYAL DE L

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
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ARCHIVES DE L’ASBL
LES AMIS DU MUSÉE ROYAL DE L’AFRIQUE
CENTRALE
TABLEAU DE TRI
2007
par
Geert LELOUP
Bruxelles
2007
ARCHIVES DE L’ASBL
LES AMIS DU MUSÉE ROYAL DE L’AFRIQUE
CENTRALE
TABLEAU DE TRI
2007
par
Geert LELOUP
Bruxelles
2007
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT
Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités,
et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il
s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique,
électronique ou autre.
Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et
juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et
indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des
administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique
et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de
reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative
aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses
dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans
l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives
historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans
la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives
au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple.
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?
Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives
numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de
conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité
administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et
quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les
Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création,
l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de
conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux
Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante.
QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?
Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives,
et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de
réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la
numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi
important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la
contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries
d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette
conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour
l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une
prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte
incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors
un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la
gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux
responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en
matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines,
matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la
conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur
historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou
technologique.
5
AVANT-PROPOS
Sans l’aide et la collaboration d’un certain nombre de personnes, ce travail, au niveau tant de la recherche
que de la publication elle-même, aurait été difficile à réaliser, voire impossible.
Mes remerciements s’adressent en premier lieu à M. Guido Gryseels, directeur du Musée royal de l’Afrique
centrale, et à M. Karel Velle, Archiviste général du Royaume. Tous deux se sont montrés conscients de
l’importance d’une bonne gestion des archives du Musée royal de l’Afrique centrale et de leur grande valeur
historique. Non seulement ils ont pris l’initiative de faire dresser un tableau de tri des archives, mais ils ont
également mis à la disposition de l’auteur le soutien nécessaire, leur expertise et leur savoir-faire. Cette
publication est, grâce à eux, un exemple de collaboration fructueuse entre deux établissements scientifiques
fédéraux belges.
Les chefs de département, de section et de service du Musée royal de l’Afrique centrale sollicités dans le
cadre de ce travail méritent également un mot sincère de remerciement pour le temps qu’ils ont, malgré leur
calendrier chargé, su libérer et pour les informations qu’ils ont toujours aimablement fournies. Je tiens tout
particulièrement à témoigner ma reconnaissance à M. Philippe Marechal, chef du département d’Histoire et
d'Economie agricole et forestière, ainsi qu’à Mme Nancy Vanderlinden, membre du personnel de celui-ci.
Forts d’une connaissance approfondie de l’histoire de l’établissement et de ses archives, l’un et l’autre ont
fait bénéficier l’auteur de leurs conseils avisés en la matière. Un mot, enfin, pour MM. Alain Gérard et Pierre
Dandoy, des Archives africaines du Service public fédéral des Affaires étrangères, du Commerce extérieur et
de la Coopération au Développement, qui ont offert à l’auteur la possibilité de prendre connaissance des
pièces d’archives relatives au Musée du Congo belge, contenues dans les Archives africaines.
Geert Leloup
7
8
TABLE DES MATIÈRES
AVANT-PROPOS............................................................................................................7
TABLE DES MATIÈRES .................................................................................................9
LISTE DES SOURCES ET OUVRAGES CONSULTÉS................................................11
LISTE DES ABRÉVIATIONS ........................................................................................17
INTRODUCTION ...........................................................................................................19
L’ASBL LES AMIS DU MUSÉE ROYAL DE L’AFRIQUE CENTRALE ........................21
Cadre historique et institutionnel.............................................................................................. 23
Production et gestion des archives............................................................................................. 25
Tableau de tri .............................................................................................................................. 27
9
LISTE DES SOURCES ET OUVRAGES CONSULTÉS
SOURCES
Archives institutionnelles du Musée royal de l’Afrique centrale, 1909-1931.
N
R/III
R/V
Missions et conventions
Congrès Commission de surveillance
Réglementation générale
Archives institutionnelles du Musée royal de l’Afrique centrale, 1931-2006.
O/1
Organisation et ordre intérieurs
O/2
Commission de surveillance et Conseil scientifique
D/28 Musées royaux d’Art et d’Histoire
P/9
Instructions diverses et ordres de service
P/28 Asbl
Procès-verbaux de la Commission de gestion du patrimoine et pièces annexes
SOURCES IMPRIMÉES
Moniteur belge, 1910-2006.
Annexes du Moniteur belge, 1951-2005.
Bulletin officiel de l’État indépendant du Congo, 1902-1907.
Bulletin officiel du Congo belge, 1910-1935.
OUVRAGES
75 years Veterinary and Agrochemical Research Centre 1930-2005, Brussel, Centrum voor
Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie, 2005, 67 p.
Au service de l’agriculture Congolaise. L’Institut National pour L’Étude Agronomique du
Congo Belge (INEAC), son but, son programme, ses réalisations, Bruxelles, Institut National
pour L’Étude Agronomique du Congo Belge, 1954, 66 p.
Belgisch Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek Overzee. Verslag der
werkzaamheden voor het dienstjaar 1961, Brussel, Belgisch Instituut ter Bevordering van het
Wetenschappelijk Onderzoek Overzee, 1963, 193 p.
Belgisch Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek Overzee. Verslag der
werkzaamheden voor het dienstjaar 1962, Brussel, Belgisch Instituut ter Bevordering van het
Wetenschappelijk Onderzoek Overzee, 1963, 96 p. + 93 p.
BOONE O., “La documentation ethnographique au Musée royal de l’Afrique centrale”, dans:
Africa-Tervuren, X, 1964, 4, pp. 99-102
BYNON-POLAK L., “LOLEMI. Un programme de dépouillement de grammaires Bantoues”,
11
Listes des sources et des ouvrages consultés
dans: Africa-Tervuren, X, 1964, 3, pp. 63-66.
CAHEN L., “La collaboration entre le Musée royal de l’Afrique centrale et les Musées
Nationaux du Zaïre: un chapitre de la ‘politique scientifique’ du musée de Tervuren”, dans:
Africa-Tervuren, XIX, 1973, 4, pp.111-114.
CAHEN L., “Les Amis du Musée”, dans: Belgique d’Outre-Mer, XIV, 1959, 289, p. 218.
COOLSAET R., België en zijn buitenlandse politiek 1830-2000, Leuven, Van Halewyck,
2001, 725 p.
Copernicus - midden in de toekomst. De hervorming van de Belgische federale overheid,
Brussel, Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie, 2004, 20 p.
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TAFFIN D. (ed.), Du musée colonial au musée des cultures du monde, Paris, Maisonneuve &
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COUTTENIER M., Congo tentoongesteld. Een geschiedenis van de Belgische antropologie
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CUYPERS J. en DE MEERSMAN M., “De educatieve en museografische actie. Enkele
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DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum Tervuren 1898-1998, Tervuren, Koninklijk
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DECOCK S., “Het Documentatiecentrum voor Menswetenschappen tussen verleden en
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DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum Tervuren 1898-1998, Tervuren, Koninklijk
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van de nationale wetenschappelijke inrichtingen, 1983, 253 p.
ERGO A. B. en MOEYERSONS J., “De afdeling Land- en Bosbouweconomie”, dans: THYS
VAN DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum Tervuren 1898-1998, Tervuren,
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ERGO A. B., “Land en Bosbouweconomie in beweging. Van niet-hout collecties tot moderne
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1898-1998, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1998, pp. 289-291.
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12
Listes des sources et des ouvrages consultés
GERARDS J., “La photo-interprétation au Musée royal de l’Afrique centrale”, dans: AfricaTervuren, X, 1964, 2, pp. 49-52.
Horizon 2005, witboek voor de modernisering van de FWI, Brussel, Federale diensten voor
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Jaarverslag 2000 van de federale diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele
aangelegenheden, Brussel, Federale diensten voor Wetenschappelijke, Technische en
Culturele aangelegenheden, 2001, 87 p.
Jaarverslag 2002 van het Federaal Wetenschapsbeleid, Brussel, Programmatorische
Overheidsdienst Federaal Wetenschapsbeleid, 2003, 72 p.
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika. Centrum voor onderzoek en verspreiding van kennis,
Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 2002, 51 p.
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika. Centrum voor onderzoek en verspreiding van kennis,
Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 2004, 53 p.
“L’association ‘Les Amis du Musée royal du Congo belge’ a.s.b.l.”, dans: Congo-Tervuren, I,
1955, 1, pp. 15-16.
LAURENT L. G., Annuaire de l’État Indépendant du Congo pour 1903, Brussel, Laurent,
1903, 352 p.
LEBACQ L., “Les activités du Musée royal de l’Afrique centrale dans le domaine de
l’économie agricole”, dans: Africa-Tervuren, X, 1964, 3, pp. 66-67
Le Jardin botanique national de Belgique. De Nationale Plantentuin van België. 1870-1970,
Bruxelles, Wellens-Pay, 1970, 78 p.
LEPERSONNE J., “Lucien Cahen, le directeur du Musée”, dans: Africa-Tervuren, XXVIII,
1982, 4, pp. 7-10.
LUWEL M., “Charles Girault et Tervuren”, dans: Africa -Tervuren, XIV, 1968, 1, pp. 9-23.
LUWEL M., “Een voorontwerp van het Congomuseum uit het jaar 1896”, dans: AfricaTervuren, XII, 1966, 3-4, pp. 57-67.
LUWEL M., “Histoire du Musée royal du Congo Belge à Tervuren”, dans: Congo-Tervuren,
VI, 1960, 2, pp. 30-49.
LUWEL M., “Histoire du Musée royal du Congo Belge à Tervuren”, dans: Belgique d’OutreMer, XIV, 1959, 289, pp. 209-212.
LUWEL M., “Le Musée du Congo du Léopold II. Des combles des écuries royales aux
somptueuses salles de Tervuren”, dans: Revue Congolaise Illustrée, XXX, 1958, 6, pp. 13-16.
LUWEL M., “Les archives photographiques du Musée royal du Congo Belge à Tervuren”,
dans: Académie royale des Sciences coloniales. Bulletin des Séances, 1959, pp. 820-825.
MAES J., Le Musée du Congo Belge. Guide illustré du visiteur, De Sikkel, Antwerpen, 1925,
146 p.
13
Listes des sources et des ouvrages consultés
MAESEN A., “L. Cahen en Afrika na 1960”, dans: Africa-Tervuren, XXVIII, 1982, 4, pp. 1319.
Ministère des Colonies. Annuaire Officiel. Ministerie van Koloniën. Officieel Jaarboek,
Bruxelles, Lesigne, 1951, 2108 p.
MORIMONT F., “Fotografie en de geschiedenis van Afrika. De Belgische kolonisatie door
een objectief bekeken”, dans: THYS VAN DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum
Tervuren 1898-1998, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1998, pp. 267-273.
“Museumkroniek”, dans: Africa-Tervuren, X, 1964, 1, p. 27.
“Nos expositions temporaires”, dans: Congo-Tervuren, 1, 1955, 1, pp. 29-30.
OLBRECHTS F. M., “Een Centrum voor de Studie der Afrikaanse Kunst aan de
Rijksuniversiteit te Gent”, dans: Wetenschappelijke Tijdingen, V, 1940, 4, pp. 168-169.
“Overzicht van de ontwikkeling van de afdelingen in het Koninklijk Museum van Belgisch
Congo. Aperçus sur le développement des sections du Musée royal du Congo Belge”, dans:
Congo-Tervuren, VI, 1960, 2, pp. 60-72.
PIRENNE P., “Projets de Leopold II et rélisations actuelles”, dans: Congo-Tervuren, VI,
1960, 2, pp. 55-56.
Rapport pour l’année 1962 du Musée royal de l’Afrique centrale, Musée royal de l’Afrique
centrale, Tervuren, 1963, 39 p.
Rapport pour l’année 1963 du Musée royal de l’Afrique centrale, Musée royal de l’Afrique
centrale, Tervuren, 1964, 58 p.
Rapport pour l’année 1964 du Musée royal de l’Afrique centrale, Musée royal de l’Afrique
centrale, Tervuren, 1964, 69 p.
Rapport pour les années 1965-1969 du Musée royal de l’Afrique centrale. Verslag voor de
jaren 1965-1969 van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de
l’Afrique centrale, 1970, 167 p.
Rapport scientifique pour l’année 1970 du Musée royal de l’Afrique centrale.
Wetenschappelijk verslag voor het jaar 1970 van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika,
Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 1971, 167 p.
Rapport scientifique pour l’année 1973 du Musée royal de l’Afrique centrale.
Wetenschappelijk verslag voor het jaar 1973 van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika,
Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 1974, 187 p.
Rapport annuel pour l’année 1988 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag voor het
jaar 1988 van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de
l’Afrique centrale, 1989, 456 p.
Rapport annuel 2000 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag 2000 van het
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 2001,
195 p.
Rapport annuel 2001 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag 2001 van het
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 2002,
165 p.
14
Listes des sources et des ouvrages consultés
Rapport annuel 2002 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag 2002 van het
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika. Annual Report 2002 from the Royal Museum for
Central Africa, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 2003, 405 p.
Rapport annuel 2003-2004 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag 2003-2004 van
het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika. Annual Report 2003-2004 from the Royal
Museum for Central Africa, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 2005, 219 p.
Rapports annuels pour l’année 1957 de la Section de Géologie, de Minéralogie et de
Paléontologie du Musée royal du Congo Belge et de la Commission du Géologie du Ministère
des Colonies, Tervuren, Musée royal du Congo belge, 1958, 49 p.
Rapport annuel pour l’année 1964 de la Section de Géologie, de Minéralogie et de
Paléontologie du Musée royal du Congo Belge, Tervuren, Musée royal du Congo belge, 1965,
133 p.
Rapport annuel pour l’année 1967 du département de Géologie, de Minéralogie et de
Paléontologie du Musée royal de l’Afrique centrale, Tervuren, Musée royal de l’Afrique
centrale, 1968, 133 p.
Rapport annuel 1989-1990 du département Géologie et Minéralogie. Jaarverslag 1989-1990
van het departement Geologie en Mineralogie, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale,
1991, 160 p.
Rapport annuel 1991-1992 du département Géologie et Minéralogie. Jaarverslag 1991-1992
van het departement Geologie en Mineralogie, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale,
1993, 228 p.
Rapport pour les années 1965 à 1970 de l’Institut National de Recherche Scientifique, Butare,
Institut National de Recherche Scientifique, 1971, 126 p.
République de Zaïre. Instituts des Musées Nationaux. Rapport 1970-1971, Kinshasa, Instituts
des Musées Nationaux de Zaïre, 1972, 43 p.
THYS VAN DEN AUDENAERDE D., “Afrika Museum Tervuren. Wedergeboorte of
vernieuwing”, dans: Africa Museum Tervuren, I, 1993, 1, pp. 3-4.
THYS VAN DEN AUDENAERDE D., “Het Africa Museum te Tervuren. Een historisch
overzicht”, dans: THYS VAN DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum Tervuren
1898-1998, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1998, pp. 13-22.
THYS VAN DEN AUDENAERDE D., “Het departement Afrikaanse Zoölogie. Onstaan en
evolutie”, dans: THYS VAN DEN AUDENAERDE D. (ed.), Africa Museum Tervuren 18981998, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1998, pp. 129-135.
THYS VAN DEN AUDENAERDE D. (ed.), Koninklijk Museum voor Midden-Afrika (Musea
Nostra 32), Gent, Ludion, 1994, 126 p.
THYS VAN DEN AUDENAERDE D., Wetenschappelijk onderzoek in Rwanda door het
Museum van Tervuren. Recherche Scientifique au Rwanda par le Musée de Tervuren,
Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1987, 165 p.
VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Geschiedenis voor de studie van het
hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBpress, 1999, 1439 p.
15
Listes des sources et des ouvrages consultés
VANDENHOUTE P. J., “Frans-M. S. Olbrechts (1899-1958)”, dans: LUYCKX T., Liber
memorialis 1913-1960. Deel I Faculteit der Letteren en der Wijsbegeerte, Gent,
Rijksuniversiteit Gent, 1960, pp. 355-366.
VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 19071991). Deel I. Organisatie (Miscellanea archivistica studia 64), Brussel, Algemeen
Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1995, 329 p.
VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 19071991). Deel III. Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de
academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont (Miscellanea archivistica studia
85), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996, 46 p.
VAN GRIEKEN-TAVERNIERS M., La colonisation belge en Afrique centrale: guide des
Archives africaines du Ministère des affaires africaines 1885-1962, Bruxelles, Ministère des
affaires étrangères, du commerce extérieur et de la coopération au développement, 1981, 94 p.
+ suppl.
VAN HOVE J., Histoire du Ministère des Colonies, Bruxelles, Académie Royale des
Sciences d’Outre Mer, 1968, 168 p.
VAN IMPE E., De inrichting van de publieke zalen vanaf 1910, Tervuren, Koninklijk
Museum voor Midden-Afrika (onuitgegeven museologische studie), 2002, s.p.
VAN IMPE E., “‘Tout cela est vraiment très beau, très riche et très intéressant’: een studie
van de zaalinrichting van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika van 1910 tot nu”,
dans: Bibliotheek- & Archiefgids, Brussel, Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archiefen Documentatiewezen, LXXIX, 2003, 4, pp. 8-13.
VIJGEN I., Tussen mandaat en kolonie. Rwanda, Burundi en het Belgisch bestuur in
opdracht van de Volkenbond (1916-1932), Leuven, Acco, 2005, 279 p.
WASTIAU B., Congo-Tervuren, aller-retour, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale,
2000, 58 p.
WILLEMS H., Het Office Colonial (1907-1930), onderdeel van een economisch
bewustwordingsproces, Gent, Rijksuniversiteit Gent (onuitgegeven licentiaatsverhandeling),
1986, 163 p.
WYNANTS M., “Chryselefantiene beelden in het Museum van Tervuren”, dans: GUISSET
J., Congo en de Belgische kunst 1880-1960”, Tournai, La renaissance du livre, 2003, pp. 138155.
WYNANTS, M., Des Ducs de Brabant aux villages congolais. Tervuren et l’exposition 1987,
Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 1997, 184 p.
16
LISTE DES ABRÉVIATIONS
AGCD
Administration générale pour la coopération au développement
AGR
Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces
AIMRAC
Archives institutionnelles du Musée royal de l’Afrique centrale
Annexe M.B.
Annexe du Moniteur belge
asbl
Association sans but lucratif
auj.
aujourd'hui
BIE
Bureau international d’ethnographie
B.O.C.B.
Bulletin officiel du Congo belge
B.O.E.I.C.
Bulletin officiel de l’État indépendant du Congo
BUGECO
Bureau de géologie pour la coopération internationale
CAPA
Centre d’accueil pour le personnel africain
CCB
Comité de concertation de base
CEDAF
Centre d’études et de documentation africaines
CIDAT
Centre d’informatique appliquée au développement et à l’agriculture tropicale
CERVA
Centre d’étude et de recherche vétérinaire et agrochimique
CIRGA
Centre international de recherche géologique en Afrique
CITES
Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Flora and
Fauna
CLA
Commission de linguistique africaine
CNEPOM
Centre national d’ethnologie des peuples d’outre-mer
CP
Classement provisoire
CRISP
Centre de recherche et d’information sociopolitiques
DGCD
Direction générale de la coopération au développement
ESF
Établissement scientifique fédéral
FRFC-MI
Fonds de recherche scientifique fondamentale collective – initiative ministérielle
GC
Section de Gestion des collections
17
Liste des abréviations
GG
Gouvernement général
IA
Institut africain
IBERSOM
Institut belge pour l’encouragement de la recherche scientifique outre-mer
IGN
Institut géographique national
IICMSD
International Institute for Comparative Music Studies and Documentation
IMNC
Institut des Musées nationaux du Congo
IMNZ
Institut des Musées nationaux du Zaïre
INEAC
Institut national pour l’étude agronomique au Congo
INRS
Institut national de recherche scientifique
IPN
Institut des parcs nationaux du Congo et du Ruanda-Burundi
IRSAC
Institut pour la recherche scientifique en Afrique centrale
IRSNB
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique
IRST
Institut des recherches scientifiques et technologiques
Metafro-InfoSys Metadatabank African Organization - Information System
M.B.
Moniteur belge
MNR
Musée national du Rwanda
MRAC
Musée royal de l’Afrique centrale
MRAH
Musées royaux d’Art et d’Histoire
SCD
Service de coopération au développement
SPF
Service public fédéral
SPP
Service public de programmation
SPPS
Services de Programmation de la Politique scientifique
SSTC
Services fédéraux des Affaires scientifiques, techniques et culturelles
TIC
Technologies d’information et de communication
TVA
Taxe sur la valeur ajoutée
ULB
Université libre de Bruxelles
18
INTRODUCTION
Les archives assurent une double fonction d’une importance capitale. Leur valeur est d’abord
administrative et juridique. Elles sont essentielles pour le bon fonctionnement et
indispensables au devoir d’information et de justification vis-à-vis de la société. Elles ont
ensuite une valeur potentielle sur le plan historique et culturel. C’est sur leur base que les
futurs historiens et toute autre personne intéressée pourront reconstituer le fonctionnement
d’une institution et son impact sur la société. L’article 5 de la loi sur les archives du 24 juin
1955 précise à cette fin que les archives publiques ne peuvent être détruites sans l’approbation
de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Cette législation est également
d’application au Musée royal de l’Afrique centrale, ce qui signifie que les archives ne peuvent
être détruites de sa propre initiative. Il est cependant peu pratique de devoir demander
l’autorisation expresse auprès de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués pour
chaque document qu’on souhaite éliminer. La solution réside dans un tableau de tri validé par
les Archives générales du royaume et les Archives de l’État dans les provinces, qui répertorie
toutes les pièces d’archives, leur délai de conservation minimum et leur destination finale. Le
Musée royal de l’Afrique centrale peut distinguer ainsi très tôt quelles pièces d’archives
pourront être détruites à terme et lesquelles seront conservées en raison de leur valeur
historique et versées dans un lieu de conservation d’archives. L’association Les Amis du
Musée royal de l’Afrique centrale, bien qu’étant une asbl et donc non soumise à la loi sur les
archives, a également autorisé la rédaction d’un tableau de tri pour ses propres archives,
consciente des nombreux avantages qu’offre une bonne gestion de celles-ci.
Le tableau de tri, instrument de base par excellence d’une bonne gestion des archives,
présente de multiples avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de
minimalisation des risques. En effet, l’importante masse de papier et la numérisation
excessive qui entraînent un système hybride compliqué, font d’une bonne gestion des archives
un véritable défi. Lorsque des membres du personnel doivent dans l’urgence décider quelles
pièces d’archives papier ou numériques doivent être conservées et dans quel lieu, cela nuit tôt
ou tard à l’organisation. Une gestion des archives chaotique est source non seulement de la
prolifération sauvage de documents avec toutes les dépenses inutiles que cela comporte, mais
aussi de la perte non maîtrisée de pièces potentiellement importantes. Une bonne gestion des
archives veillera à ce que les archives de valeur historique sur le plan social, culturel,
politique, économique, scientifique ou technologique soient conservées de façon permanente
et à terme versées dans un lieu de conservation.
Le tableau de tri ne doit évidemment pas être appliqué les yeux fermés. S’il apparaît que les
conditions de tri d’une série ne sont plus valables, il est permis de s’en écarter. Lorsque des
changements fondamentaux se sont produits, le tableau de tri doit être adapté. En effet, tout
établissement est en constante évolution et ses tâches et la formation d’archives qui en
découle peuvent être modifiées de façon radicale. Il est donc conseillé de passer le tableau de
tri au crible et de l’adapter au besoin en accord avec les Archives générales du Royaume et les
Archives de l’État dans les provinces.
La première partie décrit l’évolution institutionnelle et historique du Musée royal de l’Afrique
centrale, la deuxième contient quelques organigrammes explicatifs, la troisième décrit la
formation et la gestion des archives de l’établissement et la quatrième et dernière comprend le
tableau de tri proprement dit. La même structure est reprise pour l’asbl Les Amis du Musée
royal de l’Afrique centrale (à l’exception des organigrammes).
19
20
L’ASBL LES AMIS DU
MUSÉE ROYAL DE L’AFRIQUE CENTRALE
21
22
CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL
L’asbl Les Amis du Musée du Congo belge fut créée en 1951. Les statuts précisaient que la
nouvelle association avait pour objectif de contribuer à l’enrichissement du Musée du Congo
belge, au développement des collections, de la documentation, des archives et des moyens;
d’encourager les publications de l’établissement et leur diffusion; de garantir la conservation
de tous les biens mobiliers et immobiliers qui illustrent l’histoire de l’Afrique en général et la
mission coloniale et civilisatrice en particulier. Les organes de direction de l’association
étaient le Conseil d’administration (obligatoire par la loi), le Comité de direction et
l’Assemblée générale (obligatoire par la loi). Le Conseil d’administration, chargé de la
gestion de l’association, était composé d’un président, d’un administrateur délégué, d’un
secrétaire d’administration et d’au moins trois autres administrateurs. Ce Conseil
d’administration déléguait la gestion quotidienne au Comité de direction, composé du
président du Conseil d’administration, du secrétaire d’administration du Conseil
d’administration et de deux membres. Le Comité d’administration rapportait au Conseil
d’administration, qui à son tour rendait des comptes à l’Assemblée générale de tous les
membres de l’asbl, qui devait se réunir au moins une fois par an. Les réunions du Conseil
d’administration, du Comité de direction et de l’Assemblée générale étaient transcrites dans
des procès-verbaux.1
L’asbl Les Amis Musée du Congo belge allait être, dès les premières années, à l’origine de
plusieurs initiatives importantes.2 Elle mit sur pied un service éducatif et organisa des
expositions temporaires, des conférences, des cycles de cours, des visites spécialisées, des
présentations de films et des concerts. Elle a été également chargée de l’exploitation d’un
Bureau de vente, à l’entrée du Musée, où l’on pouvait acheter des publications, des brochures,
des cartes postales, des photos, des diapositives, des reproductions et des moulages de statues
ethnographiques. Ces derniers étaient fabriqués dans l’atelier de moulage de l’asbl En 1955,
l’association lança la revue Congo-Tervuren publiant des articles scientifiques de
vulgarisation qui pouvaient intéresser le non-initié. Le statut plus flexible de l’asbl offrit
finalement l’avantage que des pièces de collection purent être acquises et offertes au Musée
avec un minimum de formalités.3
Suite à l’indépendance du Congo et au changement d’appellation en Musée royal de l’Afrique
centrale, l’asbl fut rebaptisée, en 1961, “Les Amis du Musée royal de l’Afrique centrale”.4 La
revue Congo-Tervuren afficha le nouveau titre d’Africa-Tervuren. L’association perdit
cependant peu à peu de son intérêt et les efforts éducatifs de l’asbl furent réduits à néant
lorsque le Musée royal de l’Afrique centrale créa en 1963 son propre Service éducatif
officiel.5 La revue Africa-Tervuren cessa d’être publiée en 1986.6 Le Bureau de vente fut
transféré en 1988 au Service éducatif du Musée royal de l’Afrique centrale et transformé en
1
Constitution et nominations de l’association sans but lucratif “Les amis du Musée royal du Congo belge”, en
néerlandais: “De Vrienden van het Museum van Belgisch Congo” (Annexe M.B., 25/08/1951, acte n° 2173). Les
premiers statuts officiels en néerlandais de l’asbl furent publiés en 1986 dans les annexes du Moniteur belge, mais
présentaient peu de différence avec les statuts d’origine. Nouveaux statuts de l’association sans but lucratif “De
Vrienden van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika”, en français: “Les Amis du Musée royal de l’Afrique
centrale” (Annexe M.B., 06/06/1986, p. 6206, acte n° 13108).
2
“L’association “Les Amis du Musée royal du Congo belge” asbl”, dans: Congo-Tervuren, I, 1955, 1, pp. 15-16.
3
CAHEN L., “Les Amis du Musée”, dans: Belgique d’Outre-Mer, XIV, 1959, 289, p. 218.
4
Modification des statuts de l’association sans but lucratif “Les amis du Musée royal du Congo belge”, en
néerlandais: “De Vrienden van het Museum van Belgisch Congo” (Annexe M.B., 27/04/1961, acte n° 1787).
5
“Museumkroniek”, dans: Africa-Tervuren, X, 1964, 1, p. 27.
6
THYS VAN DEN AUDENAERDE D., “Afrika Museum Tervuren. Wedergeboorte of vernieuwing”, dans:
Africa Museum Tervuren, I, 1993, 1, pp. 3.
23
a.s.b.l. Les Amis du Musée royal de l’Afrique centrale – Cadre historique et institutionnel
l’actuelle boutique du Musée.7 Le Musée royal de l’Afrique centrale tenta de renverser cette
dynamique avec la création de l’asbl Pro Africa-Museum, mais cette tentative s’avéra peu
fructueuse.8
L’asbl Les Amis du Musée royal de l’Afrique centrale mena pendant des années une existence
endormie, jusqu’en 2000 où la décision fut prise de lui insuffler une nouvelle vie.9 Les
nouveaux statuts de l’asbl furent publiés en 2005 dans les annexes du Moniteur belge.10
L’asbl a aujourd’hui pour objectif: d’acquérir des objets de collection, des publications, des
documents, des instruments etc. et de les offrir au Musée royal de l’Afrique centrale; de
subventionner des missions scientifiques; d’encourager toute donation au Musée royal de
l’Afrique centrale; d’encourager la publication d’une revue; d’encourager les conférences, les
réunions d’étude, et les projections de films. L’organisation de l’asbl est restée la même avec
la seule différence que suivant les dispositions de la nouvelle loi sur les asbl, il est à présent
question d’un Conseil de gestion plutôt que d’un Conseil d’administration, et d’un Comité de
gestion plutôt que d’un Comité d’administration.11 La nouvelle asbl offre à ses membres une
carte de membre donnant droit à des avantages; elle a le projet de créer un site Internet, de
faire redémarrer la revue Africa-Tervuren et d’organiser des événements sponsorisés. L’asbl
tentera par ailleurs, en accord avec ses statuts, de contribuer à l’enrichissement des collections
du Musée royal de l’Afrique centrale par des donations.
7
Rapport annuel pour l’année 1988 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag voor het jaar 1988 van het
Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 1989, p. 146.
8
Statuts de l’association sans but lucratif Pro-Africa-Museum (Annexe M.B., 12/08/1993, acte n° 14103).
9
Rapport annuel 2000 du Musée royal de l’Afrique centrale. Jaarverslag 2000 van het Koninklijk Museum voor
Midden-Afrika, Tervuren, Musée royal de l’Afrique centrale, 2001, p. 134.
10
Nouveaux statuts de l’association sans but lucratif “Les amis du Musée royal de l’Afrique centrale” (Annexe
M.B., 22/09/2005, acte n° 132510).
11
Loi du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les
fondations (M.B., 11/12/2002, p. 47772). Celle-ci modifie la loi du 27 juin 1921 qui accorde la personnalité civile
aux associations sans but lucratif et aux établissements d’utilité publique (M.B., 01/07/1921, p. 5409).
24
PRODUCTION ET GESTION DES ARCHIVES
Les archives de l’asbl Les Amis du Musée royal de l’Afrique centrale contiennent quelques
séries caractéristiques des asbl, telles que les statuts, les listes de membres et les registres de
membres, les procès-verbaux du Conseil de gestion et du Conseil d’administration et les
procès-verbaux des Assemblées générales. Les procès-verbaux du Comité de direction n’ont
pu être retrouvés probablement parce que la gestion journalière de l’asbl se faisait de façon
informelle. Les séries d’archives concernant la comptabilité en constituent la majeure partie
bien qu’elles présentent généralement un faible intérêt du point de vue historique. On y trouve
par ailleurs quelques séries en rapport avec la gestion du personnel puisqu’entre 1988 et 1992
l’asbl employait au total trois personnes. Il y a enfin des séries relatives aux activités de
l’asbl: l’organisation d’expositions temporaires, de conférences, de cycles de cours, de visites
guidées spécialisées, de projections de films et de concerts; la rédaction, l’édition et la vente
de publications; la gestion du Bureau de vente et de l’atelier de moulage. En raison du volume
relativement petit de ces archives et la nette délimitation entre les différentes séries, l’usage
de codes de dossier n’a jamais été nécessaire.
La plus grande difficulté dans la gestion des archives de l’asbl est leur fractionnement,
puisqu’elles sont actuellement conservées en de nombreux endroits différents. Les pièces plus
anciennes sont conservées dans des emplacements divers des caves du musée et du pavillon
de la Direction du Musée royal de l’Afrique centrale à Tervuren, les pièces plus récentes dans
le nouveau siège administratif de l’association situé au centre de Bruxelles. Le souhait a été
formulé de rassembler ces différentes séries de façon à rétablir l’unité des archives.
Aujourd’hui, la plupart des pièces financières pourraient, en raison du dépassement du délai
administratif de conservation et de leur faible valeur historique, être détruites. Il en va de
même pour les documents d’archives en rapport avec la rédaction, la publication et la
diffusion des publications, et la gestion du Bureau de vente et de l’atelier de moulage.
25
26
TABLEAU DE TRI
Le tableau de tri offre un aperçu systématique de toutes les archives sur support papier ou
numérique, de leur délai de conservation minimum, et de leur destination finale. L’asbl Les
Amis du Musée royal de l’Afrique centrale est ainsi en mesure de savoir très tôt quelles pièces
d’archives peuvent être détruites à terme et lesquelles en raison de leur importance historique
seront conservées de façon permanente. Le tableau reprend systématiquement les données
suivantes.
Pièce d’archives
Les pièces d’archives sont des documents qui, quels que soient leur
date, leur forme ou leur support matériel, sont destinés par nature à
être conservés par l’institution, la personne ou le groupe de
personnes qui a reçu ces documents ou les a produits dans l’exercice
de ses activités ou dans l’accomplissement des ses tâches. Il s’agit de
tous les documents papier ou numériques constitués dans l’exécution
d’une mission. Les pièces qui sont arrivées par hasard dans les
archives et qui n’ont aucun rapport direct avec l’exercice des
fonctions, ainsi que les livres, les magazines et les feuilles volantes
ne font pas partie des archives.
Datation
Les pièces d’archives sont datées minutieusement, sur base de la
pièce originale la plus ancienne et de la plus récente.
Délai de conservation
Le délai de conservation est déterminé par l’asbl Les Amis du Musée
royal de l’Afrique centrale et précise pendant combien de temps la
pièce d’archives doit être conservée pour garantir son bon
fonctionnement et sa justification sur le plan juridique. Ces délais
administratifs sont à tout moment susceptibles d’être modifiés par
l'asbl.
Destination définitive
La destination définitive de la pièce d’archives est déterminée par les
Archives de l'État en concertation avec l’asbl Les Amis du Musée
royal de l’Afrique centrale, sur base de sa valeur culturelle et
scientifique particulière pour la recherche historique. Pour plus
d’informations, voir le chapitre précédent “Production et gestion des
archives”.
Remarques
Pour certaines pièces d’archives, ce champ donne de précieuses
informations complémentaires.
27
asbl. Les Amis du Musée royal de l'Afrique centrale – Tableau de tri
ASBL LES AMIS DU MUSÉE ROYAL DE L’AFRIQUE CENTRALE
Datation
Délai de
conservation
Destination
définitive
Dossiers concernant les statuts
1951-1986,
2005-auj.
5 ans après
dissolution
asbl
conserver
Procès-verbaux du Conseil d’administration
1951-1993,
2002-auj.
5 ans après
dissolution
asbl
conserver
Procès-verbaux de l’Assemblée générale
1953-1992,
2002-auj.
5 ans après
dissolution
asbl
conserver
- tableaux et dossiers des membres (ordre chronologique)
1951-1964
5 ans après
dissolution
asbl
conserver
- fichier des membres (par nom)
1970-1981
5 ans après
dissolution
asbl
conserver
Délai de
conservation
Destination
définitive
SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE
Remarques
Tableaux, dossiers et registre des membres
SÉRIES GESTION FINANCIÈRE
Datation
28
Remarques
asbl. Les Amis du Musée royal de l'Afrique centrale – Tableau de tri
Registre journalier financier
1951-1992
2002-auj.
30 ans
éliminer
Registre journalier des achats
1951-1991
10 ans
éliminer
Registre journalier des ventes
1952-1991
10 ans
éliminer
Extraits de compte et actions de compte
1951-auj.
10 ans
éliminer
Factures
1951-1992,
2002-auj.
10 ans
éliminer
Justificatifs de paiements
1958-1992,
2002-auj.
10 ans
éliminer
Créances des guides
1986-1991
10 ans
éliminer
Registre de la “Caisse des cartes postales”
1937-1978
expiré
conserver
Registres des revenus de la boîte à collectes
1951-1963
expiré
conserver
Dossiers concernant l’impôt des personnes morales
1962-1992,
2002-auj.
10 ans
éliminer
Dossiers concernant la déclaration de TVA
1971-1991,
2002-auj.
10 ans
éliminer
Dossiers concernant la taxe annuelle compensatoire aux droits de
succession (taxe patrimoine ou taxe asbl)
1952-1991,
2002-auj.
10 ans
éliminer
Dossiers concernant le précompte professionnel
1986-1993
10 ans
éliminer
29
asbl. Les Amis du Musée royal de l'Afrique centrale – Tableau de tri
Comptes annuels et bilans
SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL
SÉRIES GESTION DU PERSONNEL
Registre du personnel
Dossiers des membres du personnel
SÉRIES GESTION ICT
SÉRIES ACTIVITÉS
Correspondance concernant les demandes d’informations
1952-1990,
2002-auj.
30 ans
conserver
Datation
Délai de
conservation
Destination
définitive
-
-
-
Datation
Délai de
conservation
Destination
définitive
1988-1992
110 ans après
date
naissance
membre de
personnel
conserver
1988-1992
110 ans après
date
naissance
membre de
personnel
conserver
Datation
Délai de
conservation
Destination
définitive
-
-
-
Datation
Délai de
conservation
Destination
définitive
expiré
conserver
1959-1966
30
Remarques
Remarques
Remarques
Remarques
asbl. Les Amis du Musée royal de l'Afrique centrale – Tableau de tri
Dossiers concernant l’organisation d’expositions temporaires,
conférences, cycles de cours et visites guidées spéciales
1951-1968
expiré
conserver
Dossiers concernant la rédaction, l’édition et la distribution des
publications
1955-1987
expiré
éliminer
Dossiers concernant la gestion du Bureau de vente et celle de l’atelier
de moulage
1951-1978
expiré
éliminer
31