My Easy Invoice

BCGFi
My Easy Invoice
Manuel Utilisateur
BCGFi
08/07/2016
Table des matières
Chapitre 1 - L’accès utilisateur ....................................................................................... 2
Chapitre 2 - Le menu de « Configuration » ..................................................................... 3
Chapitre 3 - Les « Utilisateurs » .................................................................................... 12
Chapitre 4 - « Mon profil » ........................................................................................... 15
Chapitre 5 - « Exportation » ......................................................................................... 16
Chapitre 6 - L’onglet « Accueil » ................................................................................... 17
Chapitre 7 - L’onglet « Clients ».................................................................................... 18
Chapitre 8 - L’onglet « Articles » .................................................................................. 22
Chapitre 9 - L’onglet « Devis » ...................................................................................... 26
Chapitre 10 - L’onglet « Factures » ............................................................................... 30
Chapitre 11 - L’onglet « Notes de crédit » .................................................................... 35
Chapitre 12 - L’onglet « Paiements » ............................................................................ 39
Chapitre 13 - L’onglet « Rappels » ................................................................................ 41
Chapitre 14 - L’onglet « Statistiques » .......................................................................... 42
1
Chapitre 1 - L’accès utilisateur
Comment se connecter ?
En passant directement par le site de https://bcgfi.my-accloud.be/fr/
Entrez d’abord votre ID utilisateur (adresse e-mail) et votre mot de passe, ensuite cliquez sur
connexion.
2
Chapitre 2 - Le menu de « Configuration »
2.1. L’onglet « Général »
Cliquez sur l’onglet « Général » du menu « Configuration »
3
Insérez / Modifiez les Coordonnées de votre entreprise
-
Pays
Forme juridique
Nom de l’entreprise
Le N° d’entreprise BCE, ATTENTION à bien respecter le format suivant : 0123.456.789
Renseigner si elle est assujetti à la TVA
Si non, elle n’a pas de numéro de TVA
Si oui, entrez son numéro de TVA dans le champ N° de TVA intracommunautaire (attention au
format). Mettez « En attente », si vous ne connaissez pas son numéro de TVA.
Code postal
Localité (rempli automatiquement en fonction du code postal)
Téléphone
Fax
E-mail
Site internet
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
Téléchargez vos « conditions générales de vente » sous format PDF
2.2. L’onglet « Banque »
Cliquez sur l’onglet « Banque » du menu « Configuration»
+ Ajouter un compte bancaire
Vous pouvez ajouter autant de compte que vous désirez
-
Choisir la Banque, le code BIC sera complété automatiquement
Entrer le numéro de compte IBAN
Mentionner ce compte sur les documents commerciaux (Devis, Facture, Note de Crédit)
N’oubliez pas de « Valider »
4
+ Modifier / Supprimer un compte bancaire
Cliquez sur le compte en question, vous pouvez alors le supprimer
et le voir / Modifier
2.3. L’onglet « Devis »
Cliquez sur l’onglet « Devis » du menu « Configuration »
Complétez les informations au niveau des « Devis »
-
Validité des devis par défaut (en nombres de jours)
Nom apparaissant sur les documents PDF
Texte par défaut apparaissant sous le nom du client
Texte figurant en bas des documents
Texte par défaut accompagnant les devis envoyées par e-mail
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
2.4. L’onglet « Factures »
Cliquez sur l’onglet « Factures » du menu « Configuration »
5
Complétez les informations au niveau des « Factures »
-
Echéance de paiement de la facture (en nombres de jours)
Texte par défaut apparaissant sous le nom du client sur les documents PDF
Si oui ou non, vous utilisez la communication structurée sur vos factures
Texte figurant en bas des documents PDF
Texte par défaut accompagnant les factures envoyées par e-mail
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
2.5. L’onglet « Notes de crédit »
Cliquez sur l’onglet « Notes de crédit » du menu « Configuration »
6
Complétez les informations au niveau des « Notes de crédit »
-
Texte par défaut apparaissant sous le nom du client sur les documents PDF
Texte figurant en bas des documents PDF
Texte par défaut accompagnant les notes de crédit envoyés par e-mail
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
2.6. L’onglet « Rappels »
Cliquez sur l’onglet « Rappels » du menu « Configuration »
7
Complétez les informations au niveau des « Rappels » et ce dans les 3 langues pour les rappels des 3
niveaux
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
2.7. L’onglet « Apparence »
Cliquez sur l’onglet « Apparence » du menu « Configuration »
8
Complétez les informations au niveau du « Logo de votre entreprise »
-
Cliquez sur « Nouveau Logo »
Choisissez le logo que vous voulez insérer et cliquez sur ouvrir. Attention seul le format JPG est
accepté (Les dimensions minimales doivent être de 135px de haut et 300px de large)
Si votre logo est plus grand, il sera redimensionné automatiquement
Une fenêtre apparaît afin de valider le chargement
Votre logo apparaît alors dans l’application
Pour le remplacer, vous devez cliquer à nouveau sur « Nouveau logo »
Complétez les informations au niveau de la « Personnalisation de vos documents »
9
-
Afficher oui ou non le logo sur les documents
Emplacement du logo sur les documents (soit ‘en haut du document à gauche’, soit ‘en haut du
document centré’)
Afficher oui ou non un texte sous le logo du document
Texte à afficher sous le logo du document
Marge sous le logo ou le nom de votre entreprise (en pixels)
Marge haute du titre du document (en pixels)
Marge droite du titre du document (en pixels)
Position X du bloc adresse client (en mm depuis la gauche du document)
Position Y du bloc adresse client (en mm depuis le haut du document)
Marge haute du contenu principal du document (en pixels)
Couleur des textes
Couleur de fond des titres
Couleur de police des titres
Afficher oui ou non le pied de page sur les documents
Couleur de texte du pied de page
Afficher oui ou non le séparateur du pied de page sur les documents
Couleur du séparateur du pied de page
Afficher oui ou non les colonnes et totaux TVA
Complétez les informations au niveau du « Format des nombres »
-
Nombre de décimales pour les quantités
Nombre de décimales pour les prix unitaires
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
Point d’attention
-
Il se peut que votre navigateur « Internet Explorer » pose problème pour le choix des couleurs. Ce
problème sera résolu en utilisant un autre navigateur tel que « Google Chrome »
Vous souhaitez avoir une mise en page spécifique pour vos factures, nous pouvons en interne
vous créer un visuel facture sur mesure
2.8. L’onglet « E-mail »
Cliquez sur l’onglet « E-mail » du menu « Configuration »
10
Complétez les informations au niveau de l’ « E-mail »
-
Demander oui ou non un accusé de réception
Adresse e-mail pour les accusés de réception
N’oubliez pas d’ « Enregistrer les modifications »
11
Chapitre 3 - Les « Utilisateurs »
Cliquez sur le menu « Utilisateurs » et vous trouverez les différents utilisateurs du site
Vous avez la possibilité d’ajouter un utilisateur en cliquant sur « Nouvel utilisateur
sur le nom de l’utilisateur de Voir / Modifier
droits
, Supprimer
, Activer
» ou en cliquant
,Désactiver
ou gérer les
.
3.1. Ajout d’un « Nouvel utilisateur »
Complétez les informations au niveau de « Ajouter un utilisateur »
-
Type d’utilisateur (‘Administrateur’ ou ‘Utilisateur’)
Langue (‘Anglais’ , ‘Français’ ou ‘Néerlandais’)
Civilité (‘Madame’, ‘Mademoiselle’ ou ‘Monsieur’)
Nom
Prénom
Adresse e-mail (2x)
Numéro de téléphone
12
Enregistrez le nouvel utilisateur en cliquant sur le bouton « valider »
Le nouvel utilisateur recevra automatiquement ses codes d’accès à l’adresse Mail référencée.
3.2. Gestion des droits d’accès
Attribuer au nouvel utilisateur les différents droits d’accès (Gérer les droits
de l’application.
) aux différentes pages
13
N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »
14
Chapitre 4 - « Mon profil »
Cliquez sur le menu « Mon profil »
Complétez les informations au niveau de « Mon profil »
-
Langue (‘Anglais’ , ‘Français’ ou ‘Néerlandais’)
Civilité (‘Madame’, ‘Mademoiselle’ ou ‘Monsieur’)
Nom
Prénom
Adresse e-mail (2x)
Mot de passe (2x)
Numéro de téléphone
N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »
15
Chapitre 5 - « Exportation »
Cliquez sur le menu « Exportation »
Une demande de validation de l’exportation vous sera faite.
Attention, vous ne pourrez plus ni modifier, ni supprimer vos factures et notes de crédit à partir de ce
moment. Un petit cadenas
rappeler.
apparaîtra à côté de vos factures et notes de crédit pour vous le
16
Chapitre 6 - L’onglet « Accueil »
La page d’accueil vous permet 2 choses:
-
Un accès rapide pour la création d’un nouveau client, d’un nouveau devis, d’une nouvelle
facture, d’une nouvelle note de crédit et l’accès aux rappels
-
Un aperçu rapide de votre situation financière via un graphique simple. Vous pouvez voir un
aperçu mensuel de votre chiffre d’affaires et des montants impayés. Vous avez aussi la possibilité
d’afficher les montants avec ou sans TVA
Des statistiques plus poussées peuvent être réalisées via l’onglet « Statistiques »
17
Chapitre 7 - L’onglet « Clients »
Dans l’onglet « Clients », vous trouverez les différents clients du site
Vous avez la possibilité de rechercher un client soit via le nom de l’entreprise, soit via son numéro BCE.
Validez votre recherche avec la touche « Enter »
Vous avez la possibilité de trier les clients par nom ou par numéro BCE via les petites flèches
7.1. Ajout d’un nouveau client
Pour créer un nouveau client, cliquez sur le lien « Nouveau client »
18
Commencez par compléter les coordonnées du client
-
Type de Client (‘Particulier’ ou ‘Entreprise’)
Pays
La langue des documents (‘Anglais’, ‘Français’ ou ‘Néerlandais’)
Sa forme juridique s’il s’agit d’une entreprise
Le nom de l’entreprise (Ajouter la forme juridique si vous voulez qu’elle apparaisse sur les
documents – Nom de la personne s’il s’agit d’un indépendant)
Le Numéro d’entreprise BCE, ATTENTION à bien respecter le format suivant (exemple :
0123.456.789)
Cochez si l’entreprise est assujettie à la TVA européenne
Renseigner, dans le cas d’une entreprise ou d’un indépendant son numéro de TVA (attention
au format)
ATTENTION : Il se peut que le programme vous refuse la création du client car il n’a pas réussi à valider
le Numéro de TVA auprès de l’organisme Européen. Cochez alors « Numéro de TVA en attente » et
réessayez plus tard. Si vous ne connaissez pas son numéro de TVA, cochez également « Numéro de
TVA en attente » pour pouvoir valider la création du client.
Complétez également les informations suivantes
-
Adresse
Boîte
Code postal
Localité
Téléphone
Adresse e-mail
Informations diverses
N’oubliez pas de « Valider » pour enregistrer le nouveau client
7.2. La gestion des clients
19
Vous avez la possibilité de Voir / Modifier
, gérer les contacts
, gérer les comptes IBAN
supprimer
, activer
ou désactiver
apparaître les symboles.
un client en cliquant sur le nom du client pour faire
,
Pour gérer les contacts de vos clients, vous y accédez en cliquant sur le symbole suivant
Vous pouvez modifier, supprimer, activer ou désactiver les contacts du client en cliquant sur le nom
du contact pour faire apparaître les symboles
7.3. Ajout d’un nouveau contact au client
Vous pouvez ajouter un nouveau contact pour ce client en cliquant sur «
Nouveau contact »
Complétez les champs
20
-
Pays
Civilité
Nom
Adresse
Code postal
Localité
Téléphone
Adresse e-mail
N’oubliez pas de « Valider » l’ajout du contact
21
Chapitre 8 - L’onglet « Articles »
Cliquez sur l’onglet « Articles » ; vous aurez la possibilité de créer votre propre hiérarchie d’articles.
Il y a trois niveaux prévus (Catégories, Sous-catégories et Articles)
8.1. La gestion des « Catégories »
Quand vous vous trouvez dans le premier onglet « Catégories », en cliquant sur le nom de la catégorie
ou en cliquant sur le bouton
, vous voyez directement entre les parenthèses, le nombre d’articles
que contient celle-ci. Dans l’exemple ci-dessus la catégorie « Boisson » comporte 8 articles.
Vous voyez aussi les icônes qui vous permettent de modifier
, désactiver
accéder aux sous-catégories de celle-ci
, dupliquer
, supprimer
, activer
ou directement à ses articles
.
Cliquez sur « Nouvelle catégorie » pour créer une nouvelle catégorie d’articles.
Complétez les champs
-
Nom de la catégorie dans votre langue principale (ici FR)
Vous pouvez aussi l’indiquer dans d’autres langues (EN et NL) en cliquant sur le bouton «
Afficher les autre langues »
Taux de TVA par défaut
N’oubliez pas de « Valider »
22
8.2. La gestion des « Sous-catégories »
Cliquez sur l’onglet « Sous-catégories »
Vous avez la possibilité de filtrer les sous-catégories, soit en choisissant une catégorie parente, soit en
entrant un nom de sous-catégorie et en validant via la touche « Enter » de votre clavier.
En cliquant sur le nom de la sous-catégorie ou en cliquant sur le bouton
, vous voyez directement
entre les parenthèses, le nombre d’articles que contient celle-ci. Dans l’exemple ci-dessus la souscatégorie « Alcoolisée » comporte 2 articles.
Vous n’êtes bien entendu pas obligé de créer de sous-catégorie ! La création d’articles peut se faire
dès qu’une catégorie a été créée.
Vous voyez aussi les icônes qui vous permettent de modifier
, désactiver
, dupliquer
ou accéder directement à ses articles article
, supprimer
, activer
.
Cliquez sur « Nouvelle sous-catégorie » pour créer une nouvelle sous-catégorie d’articles.
Indiquez dans quelle catégorie parente va se trouver la nouvelle sous-catégorie et le nom de la
catégorie dans votre langue principale. Vous pouvez aussi l’indiquer dans d’autres langues (NL et EN)
en cliquant sur le bouton « Afficher les autre langues ».
N’oubliez pas de « Valider ».
23
8.3. La gestion des « Articles »
Cliquez sur le menu « Articles » et l’onglet « Articles »
Vous avez la possibilité de filtrer vos articles:
-
En choisissant une catégorie ou une sous-catégorie.
En entrant le nom de l’article en validant via la touche « enter » de votre clavier.
En entrant le code article et en validant via la touche « enter » de votre clavier.
En cliquant sur le nom de l’article ou en cliquant sur le bouton
qui vous permettent de modifier
article.
, dupliquer
, supprimer
, vous voyez apparaître les icônes
, activer
ou désactiver
un
Cliquez sur « Nouvel article » pour créer un nouvel article.
24
Complétez les champs suivants :
-
-
Type d’article (Marchandise, Service ou Immobilisé)
Catégorie ou sous-catégorie dans laquelle va se ranger l’article
Unité de mesure au besoin (Heure, Kilomètre, Litre, Mètre, Mètre carré, Mètre cube, Pièce,
Tonne)
Code article personnel (Si vous n’en indiquez pas, le code sera généré automatiquement par
le système)
Nom de l’article (Vous pourrez l’indiquez dans d’autres langues (NL et EN) en cliquant sur le
bouton « Afficher les autres langues »)
Description de l’article (Idem pour les autres langues)
Prix HTVA
Taux de TVA appliqué à cet article (0%, 6%, 12% ou 21%)
Cochez si celui-ci est en promotion, si oui, déplacez le curseur pour définir le taux de
réduction. Le prix promotionnel sera automatiquement calculé.
Stock de cet article, à chaque vente de celui-ci, la valeur du stock sera diminué du montant
vendu et facturé. Laissez 0 si vous ne voulez pas gérer de stock.
N’oubliez pas de « Valider »
25
Chapitre 9 - L’onglet « Devis »
Cliquez dans le menu sur « Devis »
Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide et filtrer l’affichage des devis:
-
Par client
Par statut (accepté, créé ou refusé)
Par date de création
Par numéro de référence
Vous avez accès aux différentes options des devis soit en cliquant sur la ligne de celui-ci, soit en
cliquant sur le symbole
.
Vous avez la possibilité de :
-
Générer un PDF
-
Modifier un devis
-
Dupliquer un devis
-
Passer un devis en Facture
-
Supprimer un devis
-
Envoyer un devis par e-mail
-
Marquer le devis comme accepté
-
Marquer le devis comme refusé
9.1. Ajout d’un nouveau « devis »
Pour créer un nouveau devis, cliquez sur le lien « Nouveau devis »
26
-
-
Choisissez le client auquel ce devis va s’adresser
Choisissez la personne de contact (s’il y en a une)
Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC
Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter
(intracommunautaire 0%, export 0%, auto-liquidation 0%, général 0%, général 6%, général 12%
ou général 21%)
Changer ou non les dates de création et de validité du Devis
Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une ligne »
Si vous utilisez la gestion des articles, il vous suffit de choisir la catégorie ou sous-catégorie de votre
article ou de directement le rechercher par son code ou son nom en validant via la touche « Enter »
de votre clavier. La description, le type de devis, le taux de TVA, les unités et le prix seront
automatiquement complétés !
Sinon, pour chaque ligne de votre devis vous avez la possibilité de choisir le type (Marchandise,
Prestation ou immobilisé), le taux de TVA, les unités, la quantité et le prix unitaire. Encoder alors le texte
que vous désirez mettre dans votre devis via le petit éditeur et cliquez sur « Valider »
Ajoutez autant de lignes que vous le désirez
27
Pour modifier une ligne de votre devis, cliquez sur la ligne et faites apparaître les symboles
Vous avez la possibilité de :
-
Modifier la ligne
-
Créer un sous-total
-
Insérer une ligne séparatrice
-
Ajouter un saut de page
-
Supprimer une ligne
Lorsque vous avez fini d’encoder toutes les lignes, cliquez sur « Valider »
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs devis
et générer un fichier PDF en une seule fois, il suffit de
sélectionner les devis voulus et de cliquer sur le bouton « Générer PDF »
9.2. L’envoi du devis par e-mail
28
Pour ce faire, vous devez indiquer une ou plusieurs adresses en les séparant par un point-virgule (;). Le
document sera envoyé au format PDF au(x) destinataire(s) indiqué(s) ci-dessus.
Entrez le contenu du message et ajoutez si vous le désirez d’autres fichiers en pièces jointes à votre
devis.
Envoyez votre devis en cliquant sur le bouton « Envoyer »
29
Chapitre 10 - L’onglet « Factures »
Cliquez dans le menu sur « Factures »
Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide et filtrer l’affichage des factures:
-
Par client
Par statut (impayée ou payée)
Par date de création
Par numéro de référence
Vous avez accès aux différentes options des factures soit en cliquant sur la ligne de celui-ci, soit en
cliquant sur le symbole
. Vous avez la possibilité de :
-
Générer un PDF
-
Modifier une facture
-
Dupliquer une facture
-
Générer une note de crédit depuis une facture
-
Supprimer une facture
-
Envoyer une facture par e-mail
-
Marquer la facture comme « payée »
-
Gérer les paiements de la facture
10.1. Ajout d’une nouvelle « facture »
Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur le lien « Nouvellle facture »
30
-
-
Choisissez le client auquel cette facture va s’adresser
Choisissez la personne de contact (s’il y en a une)
Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC
Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter
(intracommunautaire 0%, export 0%, auto-liquidation 0%, général 0%, général 6%, général 12%
ou général 21%)
Changer ou non les dates de création et d’échéance de la facture
Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une ligne »
Si vous utilisez la gestion des articles, il vous suffit de choisir la catégorie ou sous-catégorie de votre
article ou de directement le rechercher par son code ou son nom en validant via la touche « Enter »
de votre clavier. La description, le type d’article, le taux de TVA, les unités et le prix seront
automatiquement complétés !
Sinon, pour chaque ligne de votre facture vous avez la possibilité de choisir le type (Marchandise,
Prestation ou immobilisé), le taux de TVA, les unités, la quantité et le prix unitaire. Encoder alors le texte
que vous désirez mettre dans votre facture via le petit éditeur et cliquez sur « Valider »
Ajoutez autant de lignes que vous le désirez
31
Pour modifier une ligne de votre facture, cliquez sur la ligne et faites apparaître les symboles
Vous avez la possibilité de :
-
Modifier la ligne
-
Créer un sous-total
-
Insérer une ligne séparatrice
-
Ajouter un saut de page
-
Supprimer une ligne
Lorsque vous avez fini d’encoder toutes les lignes, cliquez sur « Valider »
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs
générer un fichier PDF en une seule fois, il suffit de
sélectionner les factures voulues et de cliquer sur le bouton « Générer PDF »
10.2. L’envoi de la facture par e-mail
32
Pour ce faire, vous devez indiquer une ou plusieurs adresses en les séparant par un point-virgule (;). Le
document sera envoyé au format PDF au(x) destinataire(s) indiqué(s) ci-dessus.
Entrez le contenu du message, ajoutez, si vous le désirez d’autres fichiers en pièces jointes à votre
facture.
Envoyez votre facture en cliquant sur le bouton « Envoyer »
10.3. La gestion des paiements de vos factures
Ajoutez un paiement en cliquant sur « Nouveau paiement »
33
-
Indiquez la date du paiement
Le montant du paiement (pas obligatoirement la totalité de celui-ci)
Le moyen de paiement (Autre, Bancontact, Cash, Chèque, Note de crédit ou Virement)
Un commentaire
Une fois que la totalité du paiement a été effectué, le statut de la facture est automatiquement
changé en « Payée »
34
Chapitre 11 - L’onglet « Notes de crédit »
Cliquez dans le menu sur « Notes de crédits »
Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide et filtrer l’affichage des notes de crédit :
-
Par client
Par statut (impayée ou payée)
Par date de création
Par numéro de référence
Vous avez accès aux différentes options des notes de crédit soit en cliquant sur la ligne de celui-ci, soit
en cliquant sur le symbole
.
Vous avez la possibilité de :
-
Générer un PDF
-
Modifier une note de crédit
-
Dupliquer une note de crédit
-
Supprimer une note de crédit
-
Envoyer une note de crédit par e-mail
-
Marquer la note de crédit comme « payée »
11.1. Ajout d’une nouvelle « note de crédit »
Pour créer une nouvelle note de crédit, cliquez sur « Nouvelle note de crédit »
35
-
-
Choisissez le client auquel cette note de crédit va s’adresser
Choisissez la personne de contact (s’il y en a une)
Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC
Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter
(intracommunautaire 0%, export 0%, auto-liquidation 0%, général 0%, général 6%, général 12%
ou général 21%)
Changer ou non les dates de création et d’échéance de la note de crédit
Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une ligne »
Si vous utilisez la gestion des articles, il vous suffit de choisir la catégorie ou sous-catégorie de votre
article ou de directement le rechercher par son code ou son nom en validant via la touche « Enter »
de votre clavier. La description, le type d’article, le taux de TVA, les unités et le prix seront
automatiquement complétés !
Sinon, pour chaque ligne de votre note de crédit vous avez la possibilité de choisir le type
(Marchandise, Prestation ou immobilisé), le taux de TVA, les unités, la quantité et le prix unitaire.
Encoder alors le texte que vous désirez mettre dans votre note de crédit via le petit éditeur et cliquez
sur « Valider »
Ajouter autant de lignes que vous le désirez
36
Pour modifier une ligne de votre note de crédit, cliquez sur la ligne et faites apparaître les symboles.
Vous avez la possibilité de :
-
Modifier la ligne
-
Créer un sous-total
-
Insérer une ligne séparatrice
-
Ajouter un saut de page
-
Supprimer une ligne
Lorsque vous avez fini d’encoder toutes les lignes, cliquez sur « Valider »
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs notes de crédit
et générer un fichier PDF en une seule fois,
il suffit de sélectionner les notes de crédit voulues et de cliquer sur le bouton « Générer PDF »
11.2. L’envoi de la note de crédit par e-mail
37
Vous pouvez envoyer la note de crédit par e-mail! Pour se faire, vous devez indiquer une ou plusieurs
adresses en les séparant par un point-virgule (;). Le document sera envoyé au format PDF au(x)
destinataire(s) indiqué(s) ci-dessus.
Entrez le contenu du message, ajoutez, si vous le désirez d’autres fichiers en pièces jointes à votre note
de crédit.
Envoyez votre note de crédit en cliquant sur le bouton « Valider »
38
Chapitre 12 - L’onglet « Paiements »
12.1. Mise en place du module « Paiements »
Vous devez demander à BCGFi d’activer le module CodaBox pour pouvoir gérer vos paiements.
12.2. Accès à la page des « Paiements »
Si l’onglet « Paiements » n’est pas disponible, il faut configurer l’utilisateur dans le menu « Utilisateurs »
Ensuite, il faut gérer les droits de l’utilisateur en cliquant sur l’icône
Et puis attribuer l’accès à la page paiements dans les droits d’accès des utilisateurs et ne pas oublier
de « Valider » pour sauvegarder les modifications.
12.3. Associer des « Paiements » à vos factures
Cliquez dans le menu sur « Paiements »
Le premier tableau ci-dessous vous montre les différents comptes en banque commerciaux qui sont
attribués à votre profil par votre fiduciaire. Si vous en avez de nouveaux, faites le savoir à votre
fiduciaire afin qu’elle les encode et les lie à votre profil.
39
La deuxième partie du tableau vous montre tous les différents paiements arrivés sur le compte
sélectionné ci-dessus:
On peut directement voir quels sont les paiements dont le système a trouvé une correspondance
avec une facture impayée via la colonne facture à « Oui »
Cliquez alors sur la ligne du montant correspondant et vous voyez apparaître la facture
correspondante trouvée:
Si le paiement correspond bien à cette facture, cliquez sur le bouton
« Affecter le paiement à la
facture correspondante ». Un message apparaîtra pour vous signaler que le paiement a bien été
affecté à la facture et que la facture a maintenant un statut de « Payée ».
40
Chapitre 13 - L’onglet « Rappels »
Cliquez dans le menu sur « Rappels »
-
Sélectionnez un client
Cliquez sur le bouton « Filtrer »
Choisissez alors le niveau de rappel (1-2-3)
Générer le rapport de rappel en fonction du niveau sélectionné
Une fois le rapport de rappel généré, après actualisation de la liste, vous verrez apparaître à
droite du nom du client, le niveau de rappel qui a déjà été généré, téléchargé et envoyé par
vos soins !
N’apparaissent dans le tableau des factures que les factures dont le statut est à « Impayé » et dont
l’échéance est dépassée !
41
Chapitre 14 - L’onglet « Statistiques »
Cliquez dans le menu sur « Statistiques »
Vous avez la possibilité de choisir plusieurs critères pour créer vos propres statistiques :
-
Par client
Par type de documents (Devis, Factures ou Notes de crédit)
Par statut en fonction du type de document choisi
Par période (Dernière semaine, dernier mois, dernier trimestre, dernière année)
En délimitant une période avec une date de début et une date de fin
Filtrer l’affichage des résultats (HTVA ou TTC)
Voici le type de statistiques que vous pouvez alors générer
42