Intitulé du poste : Responsable Administratif et Financier

Intitulé du poste : Responsable Administratif et Financier
Corps : Assistant Ingénieur
BAP : J
Emploi-type : Assistant en gestion financière et comptable
Secteur d’activité : Enseignement supérieur, recherche
ème
Organisme : Fondation partenariale Université Pierre et Marie Curie, Jussieu (Paris 5 )
Rattachement hiérarchique : Directrice Générale de la Fondation
Contexte
Université scientifique et médicale, l’UPMC emploie environ 6000 personnes et accueille plus de 33 000
étudiants, dont près de 7000 étudiants étrangers.
L’ensemble des personnels travaillant au sein des campus de l’UPMC - plus de 10 000 personnes avec les
personnels hébergés - relèvent des catégories suivantes : enseignants-chercheurs, chercheurs et personnels
d’appui (BIATSS et ITA) et sont répartis au sein de :
• 7 UFR : Chimie ; Ingénierie ; Mathématiques ; Médecine ; Physique ; Sciences de la vie et Sciences de la
terre, environnement et biodiversité ;
• 3 stations océanologiques : Roscoff, Banyuls et Villefranche-sur-Mer ;
• 1 école interne : « Polytech Paris-UPMC » ;
• 3 Instituts : Institut de Statistiques de Paris, Institut Henri Poincaré, Institut d’Astrophysique de Paris
• 100 laboratoires
• 18 directions et services centraux et communs.
L’UPMC est membre fondateur de Sorbonne Universités avec ses partenaires que sont Paris-Sorbonne
(Paris 4), le Muséum national d’histoire naturelle, l’Insead, l’UTC (Université de technologie de
Compiègne), le CNRS, l’Inserm et l’IRD.
Fondation UPMC
Créée en août 2009, la Fondation partenariale UPMC a pour objet de contribuer au développement et à la
promotion de l’université dans tous les domaines correspondant à ses missions. Pour renforcer les liens entre
l’UPMC et le monde socio-économique, la fondation travaille en étroite collaboration avec les différents
services et directions de l’université ainsi qu’avec les vice-présidents.
Lancée en 2010, la campagne de levée de fonds a permis de récolter 12 millions d’euros, dont 5 % grâce à la
générosité et à l’implication de nos alumni. Ces dons, provenant principalement de grandes entreprises, ont
financé une quinzaine de projets comme des chaires, des équipements ou des fonds dédiés.
Au-delà de la seule collecte de fonds, les activités et compétences développées par la fondation ont de
nombreuses retombées positives sur l’établissement fondateur. En effet, même si les échanges avec les
entreprises n’aboutissent pas toujours à un don sous forme de mécénat, les contacts initiés peuvent conduire à
la mise en place d’un contrat de recherche ou bénéficier à d’autres services de l’université.
Description du poste
Dans le cadre du développement de la Fondation et de la préparation de la prochaine campagne de levée de
fonds, l’UPMC souhaite recruter un(e) Chargé(e) Responsable Administratif et Financier pour sa Fondation.
Principales fonctions :
Volet assistanat de Direction
 Prise de rendez-vous et gestion des agendas
 Accueil téléphonique et gestion des demandes
 Suivi et archivage du courrier papier et électronique
Volet administratif
 Assistance à la préparation des conseils d’administration et réunions de comités : convocation,
compte rendus, archivage
 Suivi du dossier permanent de la Fondation pour les Commissaires aux Comptes
 Etablissement de courriers divers à destination de nos partenaires
Volet gestion de projet et finance
 Suivi administratifs des projets financés par la Fondation (en lien avec les porteurs de projets, suivi de
la bonne exécution des projets, des réunions de comités, réception des rapports annuels etc...)
 Participation à la rédaction des conventions de mécénat et à leurs avenants en collaboration avec le
service juridique de l’UPMC
 Suivi et transmission des actes juridiques aux services concernés en interne et en externe (mécènes,
partenaires..)
 Suivi de l’exécution des conventions de mécénats et des conventions de mise en œuvre liées
Volet financier
 Ouverture des comptes bancaires par projet
 Suivi analytique des comptes par projet : vérification de la bonne affectation des dons actés par
convention, des règlements et prélèvements
 Classement et traitement de l’ensemble des documents en provenance de la banque
 Etablissement de courriers à destination de la banque
 Traitement et suivi des devis, des commandes d’achat, des factures, des ordres de missions et des
remboursements de frais
 Paiement des factures et autres dépenses de la Fondation (versement des bourses aux étudiants..)
 Interface, suivi et traitement des dossiers en partenariat avec la Direction de la recherche, la
formation continue, le service comptabilité client de l’UPMC
 Etablissement du budget prévisionnel de la Fondation
 Transmission au cabinet comptable des éléments financiers
Volet ressources humaines
 Ponctuellement, en collaboration avec le cabinet d’expertise comptable, élaboration de contrats de
travail (recrutement de professeurs par la Fondation)
 Transmission mensuelle au cabinet comptable des éléments variables (absence, congés) de la paie
 Classement des documents de paie;
 Etablissement de courriers à destination des organismes sociaux
Profil du candidat
 Formation supérieure en gestion, comptabilité, administration avec première expérience
professionnelle de 3 à 5 ans
 Expérience en gestion administrative et financière
 Une connaissance de la fonction publique et du milieu enseignement et recherche serait un plus
 Goût du relationnel, capacité à s’adapter à des interlocuteurs variés
 Capacité à réaliser des tâches très hétérogènes
 Grande rigueur, sens de l’organisation, de l’analyse et de la synthèse, capacité d’anticipation
 Très bonne expression orale et écrite
 Capable de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe
 Bonne maîtrise de l’anglais (capacité à dialoguer avec des interlocuteurs anglais au téléphone)
 Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word,
d’information/communication (internet/intranet/messagerie)
Excel)
et
des
techniques