Mise en œuvre de l`Outil de conversion RIB vers IBAN 1

Mise en œuvre de l'Outil de conversion RIB vers IBAN
(novembre 2013)
Sommaire
1.
2.
3.
4.
Pourquoi convertir les RIB en IBAN (nouvelle norme SEPA)
Lancer l'outil de conversion des RIB en IBAN
Collecte des RIB et envoi sur le site www.quadratus.fr
Récupération et intégration du fichier des IBAN
1. Pourquoi convertir les RIB en IBAN (nouvelle norme SEPA)
•
L'IBAN et le BIC sont les identifiants bancaires de la norme SEPA (Single Euro Paiements Area) commune aux pays
européens. Le 1er février 2014, le format SEPA remplacera définitivement le format national CFONB des fichiers de
virements et prélèvements.
⇒ L'IBAN correspond au RIB précédé d'un code sur 4 positions indiquant le code pays du compte bancaire. Un
IBAN au format "FRxx+RIB" renvoie à un compte bancaire français.
⇒ Le BIC identifie l'établissement bancaire.
- Il est obligatoire jusqu'au 31 janvier 2014 pour tous les paiements SEPA.
- Il deviendra facultatif à partir du 1er février 2014 pour les opérations nationales et à partir du 1er février 2016
pour les opérations transfrontalières.
•
Les virements SEPA sont gérés dans les applicatifs Quadratus depuis novembre 2011 : QuadraCompta (règlements
fournisseurs), QuadraPaie (salaires) et QuadraGI (notes de frais). QuadraLiaisonsBancaires permet par ailleurs
d'envoyer directement les fichiers aux banques dans le cadre d'un contrat Ebics.
•
Pour les prélèvements SEPA, les aménagements ont été réalisés en novembre 2013 :
⇒ QuadraCompta (avec module Tiers), QuadraGI et QuadraFact.
⇒ Le nouveau module QSepa gère les nouveaux éléments des prélèvements SEPA
- L'Identifiant Créancier SEPA (ICS) attribué par la Banque de France sur demande d'une des banques du
créancier,
- Les "mandats" qui remplacent les autorisations et demandes de prélèvement jusqu'alors remplies par les clients et
qui sont identifiés par une "RUM" (Référence Unique de Mandat).
•
L'outil de conversion "RIB vers IBAN" permet d'automatiser l'actualisation des informations bancaires. Il propose 2
types de traitement :
⇒ Le calcul immédiat des IBANs à partir des RIBs existants (prestation gratuite),
⇒ La collecte des RIBs pour inclure le BIC dans les coordonnées bancaires ( (prestation facturée selon le nombre de
RIBs convertis).
•
La procédure de conversion des RIBs en IBAN+BIC s'effectue via internet en 2 étapes :
⇒ Décompte des RIB collectés, affichage du tarif correspondant, et après acceptation des conditions de
commercialisation, envoi du fichier des RIB à Quadratus (qui le fait suivre pour traitement à Groupamabank),
⇒ Après un délai maximum de 5 jours ouvrés, récupération du fichier converti et intégration des IBANs-BICs dans
les données Quadratus de l'implantation.
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2. Lancer l'outil de conversion RIB vers IBAN
•
Dérouler le menu "?" d'une application
Quadratus, par exemple QuadraBureau,
⇒ Choisir "A propos de…".
•
Sur la fenêtre "A Propos de…", cliquer sur le bouton
<Utilitaires>.
•
L'outil
est présent sur la 2ème ligne des programmes
utilitaires disponibles.
•
Les conditions d'utilisation de l'outil sont affichées :
⇒ Calcul immédiat des IBANs à partir des RIBs,
⇒ Demande de conversion des RIBS en IBAN+BIC (prestation
facturée selon le nombre de RIBs à traiter).
•
Cliquer sur <Suivant>.
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3. Obtenir le calcul immédiat des IBAN
•
Au premier lancement de l'outil de conversion, l'action "Calcul
de l'IBAN pour les RIBS cohérents" est proposée
automatiquement.
⇒ Cliquer sur le bouton <Lancer>.
•
La liste des bases explorées est déroulée durant le traitement.
Elle peut être exportée vers Excel pour en conserver la trace.
⇒ Si une base ne peut pas être ouverte, sa reconstruction avec
l'outil QTTD est proposée.
•
Le traitement se termine par l'affichage du nombre de comptes bancaires actualisés.
4. Demander le traitement des BICs (envoi des RIBs sur le site www.quadratus.fr)
Pré-requis
Cette phase du traitement nécessite la connexion internet du poste utilisateur.
•
Le dépôt du fichier des RIBs est nécessaire pour intégrer le
BIC qui dans les références bancaires. Rappel :
⇒ Le BIC est obligatoire jusqu'au 31 janvier 2014 pour
tous les paiements SEPA.
⇒ Il deviendra facultatif à partir du 1er février 2014 pour
les opérations nationales et à partir du 1er février 2016
pour les opérations transfrontalières.
•
Si la migration SEPA du site ne doit pas intervenir avant le
1er février 2014, il est possible d'exclure du fichier, les RIBs
dont l'IBAN commence par "FR" (renvoyant à des comptes
bancaires français),
•
Les différentes étapes du traitement s'affichent à l'écran.
Durant la construction de la liste des RIBS, la barre de
défilement indique la base de données traitée.
⇒ Remarque : seules les bases "courantes" sont explorées.
Pour les dossiers QuadraCompta par exemple, les
dossiers situations, archives ou budgets sont exclus.
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•
Lorsque la liste est constituée, le tarif correspondant
au nombre de RIB collectés est affiché.
•
Confirmer l'envoi du fichier en tapant les 3 lettres du
mot "OUI" et valider sur <Ok>.
•
Sur la fenêtre "Licence", cliquer sur le bouton <Suivant>
pour afficher l'écran d'enregistrement des coordonnées de
l'utilisateur.
•
Le fichier est alors déposé sur le site quadratus et un
message signale le succès de l'opération.
•
Le nom du fichier déposé est affiché. Il est également
enregistré dans le répertoire \database\client\ de
l'implantation utilisateur.
•
Au prochain lancement de l'outil de conversion, l'action "Récupération
du fichier IBAN+BIC" sera proposée automatiquement. Tant que le
fichier converti n'est pas encore disponible, le message ci-contre
s'affiche.
5. Récupération et intégration des BICS
Pré-requis
Comme l'étape de collecte, l'étape d'intégration des BICS implique la connexion internet du poste de travail. D'autres
préconisations sont également recommandées :
⇒ Demander à tous les utilisateurs de quitter les applications Quadratus pour réserver l'utilisation exclusive des bases de
données à l'outil de conversion.
⇒ Pour une meilleure performance (rapidité et durée globale), il est préférable d'effectuer le traitement sur le serveur.
•
Lancer une application Quadratus, par exemple QuadraBureau. Dérouler le menu "?", choisir "A propos de…",
cliquer sur le bouton <Utilitaires> qui ouvre la fenêtre QuadraOutils.
⇒ Lancer l'outil
(accessible sur la 2ème ligne des programmes utilitaires disponibles).
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Fermer alors la fenêtre QuadraOutils, ainsi que toutes les applications Quadratus ouvertes.
•
Dans l'outil de conversion, l'action "Récupération du
fichier IBAN+BIC" est proposée. Cliquer sur <Lancer>.
•
Les différentes étapes du traitement s'affichent
à l'écran.
•
Durant la phase de mise à jour des données, la
base en cours de traitement est indiquée dans la
barre de défilement.
•
Le compte-rendu des traitements, affiché à
l'écran peut être envoyé sous Excel.
•
Plusieurs traitements sont effectués consécutivement selon la taille et la version de la base.
⇒ Dans tous les cas, une copie de sauvegarde est créée.
⇒ Si la base dépasse 600 mo, un compactage est lancé.
⇒ La mise à niveau de la structure de la base est effectuée selon la version des programmes installés.
⇒ En cas d'échec du compactage ou de la mise à niveau, la copie de sauvegarde est reprise comme base courante.
⇒ L'intégration des IBAN est effectuée (la copie de sauvegarde est alors supprimée automatiquement).
Information complémentaire
Lorsque le fichier converti (avec IBAN+BIC) est réceptionné à partir du site www.quadratus.fr, il est copié dans le répertoire
\database\client\ de l'implantation pour permettre de relancer, si nécessaire, l'étape d'intégration.
⇒ Dès que l'outil de conversion détecte la présence du fichier dans le répertoire \database\client\, la connexion au site
www.quadratus.fr n'est pas effectuée.
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