OObase_mod3

CRÉER UNE BASE DE DONNÉES AVEC OPEN OFFICE
BASE
3.ème partie : RAPPORTS – MENU D'ACCUEIL - MIGRATION
Table des matières
1. Les RAPPORTS ......................................................................................................2
1.1 Création d'un rapport basé sur une Requête .....................................................3
1.2 Imprimer, exporter et envoyer un rapport ........................................................7
2. SWITCHBOARD OU MENU D'ACCUEIL .......................................................7
2.1 Open Office et les extensions ...........................................................................7
2.2 Enregistrer la Base .........................................................................................11
2.3 Création du Menu d'accueil (Switchboard) ....................................................14
3. SE CONNECTER À UNE AUTRE BASE DE DONNÉES ............................20
4. INFORMATIONS DOCUMENTS ..................................................................22
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1. Les RAPPORTS
Si les Requêtes, les Formulaires sont des outils pour rechercher et présenter les données, ils
ne donnent qu'une vue partielle de nos données. Les Rapports ont pour objet de nous fournir
des états ou bilan sur les données de notre base.
Les rapports peuvent être basés sur des Tables ou des Requêtes. Il est à noter que les Alias
donnés à des champs d'une requête peuvent être utilisés dans le rapport.
Sélectionner l'objet: Rapports dans la colonne Base de données
Figure 1:
Il n'est proposé que l'option : Utiliser l'assistant pour créer rapport...
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1.1 Création d'un rapport basé sur une Requête
Les rapports trouvent leur intérêt essentiellement dans l'utilisation d'une requête. De par la
mise en relation de plusieurs tables une requête offre l'avantage de présenter une vue globale
des données. Dans notre exemple les tables: AUTEURS et OUVRAGES sont en relation dans
la requête:
R_LISTAGE_OUVRAGES_AUTEURS, nous l'utiliserons comme base pour créer notre
rapport.

Étape 1: Sélection de champ
Dans la liste déroulante: Tables ou requêtes nous sélectionnons la requête:
R_LISTAGE_OUVRAGES_AUTEURS.
Figure 2:
Les champs disponibles sont placés dans la zone: champs du rapport en utilisant les flèches >
ou >>

Étape 2.étiquetage des champs
on peut garder le(s) nom(s) des champ(s) ou en modifier le(s) titre(s) pour le rapport.

Étape3.Groupements
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Figure 3:
Si l'on souhaite que les enregistrements soient groupés suivant un champ par exemple: NOM
AUTEUR, il faut double-cliquer sur ce champ pour qu'il apparaisse dans la zone:
Groupements. Ainsi dans notre rapport tous les ouvrages du même auteur seront regroupés.
NOTA: Il est possible d'ajouter le champ: Prénom comme champ de regroupement.
Étape 4.Options de tri
Les champs mis en groupements sont automatiquement mis dans les critères de tri et en ordre
croissant et dans l'ordre de mise en groupements: si vous mettez d'abord: NOM AUTEUR puis
Prénom, ce sera regroupé d'abord sur le Nom auteur puis sur le Prénom.
Auteur : POIVRE D'ARVOR

Olivier puis Patrick
Étape 5.Composition
Par composition il faut entendre le style de présentation des données ou mise en page d'une
part des données et d'autre part de l'entête et du pied de page. Chacun choisira la présentation la
mieux adaptée à l'objet du rapport. Ci-après un exemple de présentation
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Figure 4:
Quand vous définissez une apparence : données et en-têtes/pied de pages, vous avez en
arrière-plan une vue de votre mise en page.
Concernant l'orientation pour l'impression, vous serez conduits dans la plupart des cas à
maintenir l'option: Paysage.
Tous les paramètres de présentation étant définis, dernière étape: la création du rapport.
Il est vraisemblable que vous aurez à modifier votre rapport; certaines colonnes ne seront pas
assez larges et d'autres trop, il vous appartiendra d'adapter la largeur colonne aux différents
champs.
Optez pour un Rapport dynamique, ce qui veut dire que si vous modifiez des données, votre
rapport donnera un état actualisé. Dans le cas d'un rapport statique, les données resteront celles
définies au moment de la création du rapport.
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Figure 5:

Étape 6. Créer un rapport
Il suffit de cliquer sur
base de données.
vous obtenez le rapport avec les enregistrements de votre
Ci-après: une vue de la mise en page des données
Figure 6:
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1.2 Imprimer, exporter et envoyer un rapport
Avoir une copie-papier d'un rapport, le transmettre à d'autres personnes peut s'avérer
nécessaire.
Le rapport étant ouvert:
➢
Imprimer
Menu : Fichier Après avoir vérifié la mise en page avec: Aperçu, il suffit de
cliquer sur: Imprimer
➢
Exporter
2 formats d'exportation: Html et PDF. Le fichier html produit sera consultable avec
votre navigateur (Internet Explorer ou autre) pour l'export en format: PDF, préférez la
commande directe :Exporter au format PDF.... qui vous proposera de compresser les images
éventuelles contenues dans le rapport.
➢
Envoyer
Vous pouvez envoyer ce fichier rapport par courriel, en cliquant sur la ligne: Envoyer
document par e-mail ...le fichier rapport au format: .odt sera inséré en pièce jointe à votre
message.
Figure 7:
2. SWITCHBOARD OU MENU D'ACCUEIL
Dans la mesure ou une base de données peut être transmise à d'autres utilisateurs que la
personne qui l'a développée, il est souhaitable de proposer à ces utilisateurs un tableau ou menu
d'accueil qui leur permettra d'accéder facilement aux diverses fonctions de la base.
Dans la version actuelle (3.1.0), ce menu d'accueil qui apparaît sous le nom générique de
switchboard1 dans les formulaires, ne pouvant-être affiché au démarrage de l'application,
1 Switchboard est traduit par tableau de distribution. Dans ce contexte nous le traduirons par le concept de Menu
d'accueil
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l'utilisateur aura donc à l'ouvrir.
2.1 Open Office et les extensions
Les différents modules qui constituent la suite bureautique d'OpenOffice peuvent utiliser, pour
un environnement adapté à des besoins particuliers, des logiciels écrits en divers langages:
Basic, Javascript etc. ces logiciels sont appelés extensions.
Les extensions dépendent des modules : Writer, Calc, Base, etc. Switchboard fait partie des
extensions téléchargeables de l'application Base.
Charger et installer l'extension Switchboard
Lorsqu'une application OpenOffice est chargée, Base par exemple, dans le menu Outil la
ligne: Gestionnaire des extensions... est proposée. En cliquant sur cette ligne, vous avez ciaprès une image de la fenêtre.
Figure 8:
Vous noterez que parmi les extensions déjà en place sur ma configuration se trouve
SwitchBoard-1.0.8.oxt. Ce qui indique que l'extension a été installée.
Si ce n'est pas le cas en cliquant sur ligne:
Obtenez des extensions supplémentaires en ligne 2
vous allez sur la page du site dédiée aux extensions
2 Cet un hyperlien vous pouvez aller directement su le site en cliquant sur la ligne avec la touche Ctrl maintenue
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Figure 9:
NOTA : Comme vous le voyez le site est en anglais, cependant en vous enregistrant (en
cliquant sur Register) et donc en vous identifiant, vous serez invité à définir votre langue et
les menus sur le site apparaîtront dans cette langue.
Cliquez sur la rubrique pointée par la flèche rouge sur la copie d'écran :
By Application
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Figure 10:
choisissez Base en cliquant soit sur l'icône, soit sur la ligne Base dans les Extensions
proposées.
➢
Les extensions disponibles pour le module: Base sont affichées, parcourez-les jusqu'à
trouver l'extension Switchboard.
➢
Figure 11:
➢
Cliquez sur le lien : OpenOffice.org Base Switchboard
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Un descriptif en Anglais de la fonction Switchboard vous est proposé.
Faites défiler le texte jusqu'à ce que voyez :
➢
Cliquez alors sur
(Get it : Trouver-le, obtenez-le)
Attention : Votre navigateur Internet Explorer pourrait vous mettre un message
pour vous avertir d'un risque potentiel
Cliquez droit sur le message et faites Télécharger le fichier... (pas de risque)
Figure 12:
➢
cliquez sur Enregistrer
➢
Allez dans le dossier de téléchargement et cliquez sur le fichier :
switchboard-1.0.8.oxt pour procéder à l'installation de l'extension.
Si vous retournez au Gestionnaire des extensions, vous devriez voir votre extension
Switchboard parmi les extensions installées (voir figure 6).
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2.2 Enregistrer la Base
Pour avoir accès aux extensions et en l'occurrence le Switchboard il faut que la base: ma
biblio.odb dans notre exemple, soit enregistrée.
Les applications de la suite OpenOffice.org ; Writer, Calc, Base etc. proposent un menu:
Outils avec une rubrique : Options et parmi les options relatives aux divers modules se trouve
celles de OpenOffice.org Base si nous développons l'arborescence en cliquant sur le + (flèche
rouge) nous voyons 2 possibilités : connexion et Base de données, sélectionnez cette ligne:
Figure 13:
Si le fichier sur lequel vous travaillez n'apparaît pas dans la liste des fichiers enregistrés, vous
aurez à l'introduire en cliquant sur:
Vous parcourez les dossiers et sélectionnez votre fichier: ma biblio.odb dans
notre exemple, faites: Ouvrir puis OK: votre fichier est enregistré.
Vous avez accès à la configuration de votre Switchboard.
IMPORTANT : D'une façon générale lorsque vous travaillez avec les
applications d' OpenOffice, il faut vous assurer que votre langage d'interface
utilisateur soit bien celui qui vous est familier: a priori le Français. Dans le
même menu: Outils (voir figure 12) il y a une rubrique paramètres
linguistiques en cliquant sur le signe + d'arborescence vous avez une ligne:
Langues
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Figure 14:
Définissez les paramètres de langue tels qu'ils le sont sur la figure 13.
Ainsi l'outil créateur de Switchboard vous proposera un interface utilisateur dans votre
langue.
L'application Base étant lancée le menu: Outils propose une ligne:
Add-ons3 (Ajouter)
Figure 15:
3 Les Add-ons sont des fonctionnalités ajoutées à l'application
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Précaution : Si vous ne voyez pas la ligne Add-ons il faut, après avoir installé
l'extension Switchboard: fermer l'application OpenOffice et la relancer pour
que la modification de la configuration soit prise en compte.
2.3 Création du Menu d'accueil (Switchboard)
En mettant la souris sur la rubrique: Add-ons du menu: Outils, la ligne: OpenOffice.org Base
Switchboard apparaît, cliquez dessus, ce message sera affiché à la 1.ère invocation du
Switchboard.
Figure 16:
En cliquant sur OK il sera créé.
Configuration du Switchboard
2 rubriques :
➢
Paramètres du Switchboard
➢
Entrées du Switchboard
Figure 17:
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Paramètres du Switchboard
Les paramètres définissent essentiellement la mise en forme du ou des Menus, la présentation.
Lorsque la souris est placée sur une zone, un commentaire décrit le rôle du paramètre.
Figure 18:
En ce qui concerne les valeurs : Position (X,Y) gardez les valeurs par défaut en laissant 0. Le
paramètre: Taille(L,H) définit une taille du formulaire Switchboard, si vous changez les valeurs par
défaut, faites-le sur la hauteur et sur la largeur.
600 X 600 vous donnera un formulaire d'environ 24 X 24 cms. Il sera toujours possible d'agrandir
en cliquant sur l'icône prévue à cet effet. Donnez un titre à votre menu il apparaîtra en-tête de
votre formulaire Switchboard, par exemple: GESTION BIBLIOTHÈQUE
Pour chaque élément du menu il y aura un bouton et à côté une étiquette, exemple:
Le bouton
l'étiquette
Il faudra cliquer sur le "bouton"
pour activer la commande.
Vous pouvez définir la taille de ce bouton.
Entrées du Switchboard
Il convient de définir les éléments ou entrées du Switchboard.
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Figure 19:
Remarquons que le nom donné par défaut au menu d'accueil est Main menu, en français:
menu principal.

Puisqu'au départ il n'y a aucune entrée il faut cliquer sur:
Dans la fenêtre: détails du nouvel élément, renseignez au minimum les
zones:

➢
➢
étiquette de l'élément: ce qui va apparaître à côté de votre bouton de commande
Type d'élément avec la liste déroulante choisissez: Form (Formulaire) ou Report (Rapport)
Élément de menu: parcourez avec la liste déroulante les formulaires disponibles de votre
base: F_AUTEURS_ET_OUVRAGES dans notre exemple
➢
Vous pouvez définir la police de caractères pour votre étiquette: taille, italique, gras et
couleur. Vous avez également la possibilité de remplacer le bouton par une icône, c'est-a-dire
une image que vous irez chercher dans vos dossiers format: .png, jpg, jpeg. (ne prenez pas des
images animées .gif).
les détails du nouvel élément étant définis, faites
puis
Votre nouvel élément doit apparaître comme élément du menu principal
(Main menu) en cours
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Figure 20:
Reprenez la même démarche pour ajouter une Nouvelle entrée, sans oublié de l'enregistrer.
Cette nouvelle entrée peut être soit un nouveau formulaire soit un rapport.
Switchboard à plusieurs menus
Si la base développée est assez importante et donc qu'elle comporte un nombre important
d'entrées, il sera pertinent de présenter un menu d'accueil à plusieurs niveaux. Un menu
principal qui donne des accès à d'autres menus ou sous-menus, dédiés l'un aux formulaires,
l'autre aux rapports par exemple. Il sera nécessaire de prévoir des moyens pour que lorsque l'on
est dans un sous-menu l'on puisse retourner au menu principal.
Procédure:
Nous avons démarrer le Créateur de Switchboard (voir figure 14) et nous allons configurer le
menu principal. Nous supposons que les paramètres du Switchboard ont été définis.
Ce qui change lorsque l'on va définir les Détails du nouvel élément est le type d'élément: nous
sélectionnons dans ce cas : Switchboard
(au lieu de Form ou report).
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Figure 21:
Nous donnons un nom à ce nouveau menu: Les FORMULAIRES par exemple car ce menu
est destiné à proposer des commandes vers les divers formulaires de notre base.


Après avoir fait :
comme la copie d'écran figure 19
l'indique, le menu: Les FORMULAIRES apparaît comme élément du Switchboard dans le
Menu Principal.
Pour définir les éléments de ce nouveau menu il suffira de double-cliquer dessus pour qu'il
apparaisse comme Switchboard actuel.

Figure 22:
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
Retour au menu Principal
Parmi les éléments d'un sous-menu il faut prévoir le retour au menu principal.
Le type d'élément à sélectionner dans ce cas est Switchboard link et comme
Élément de menu précisez: Main menu
Figure 23:
Vous pouvez ainsi définir plusieurs sous-menus avec un qui traite
spécifiquement des Rapports et pour chacun une commande de retour au menu
principal (Main menu).
N'oubliez pas d'enregistrer à chaque nouvel élément défini.
Vous aurez noté que la rubrique: Base de données cible est prédéfinie avec le
nom de la Base de données sur laquelle vous travaillez.
Ci-après ce que pourrait être un menu d'accueil pour votre bibliothèque
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Figure 24:
L'image qui figure sur le Menu d'accueil, est introduite en mode édition du formulaire:
Switchboard et en faisant: Menu/Insertion/image, puis vous allez dans le dossier où se trouve
l'image de votre choix.
Vous pouvez indiquer une autre base à condition qu'elle ait été enregistrée auparavant et
définir ainsi de nouveaux éléments avec les formulaires et rapports de cette autre base.
On peut imaginer ainsi avoir un seul Switchboard qui servirait à plusieurs Base de données.
3. SE CONNECTER À UNE AUTRE BASE DE DONNÉES
Il existe plusieurs types ou Systèmes de Gestion Base de Données (SGDB): Microsoft Access,
Oracle, Dbase etc. auxquelles on peut ajouter les classeurs qui sont en quelque sorte également
des bases de données.
La copie d'écran ci-après indique que l'on va procéder à la migration d'un classeur vers une
base de données OOo Base
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En cliquant sur suivant, nous sommes invités à parcourir les dossiers et sélectionner le fichier
classeur ou base que l'on souhaite migrer vers OOo Base.
L'objet de ce document n'est pas de développer la procédure de migration d'une autre base
telle que Access par exemple, ou d'un classeur vers OOo Base, cependant il me semble
intéressant de connaître l'existence de cette possibilité.
A supposer que vous ayez un classeur "épais" donnant les noms et coordonnées des membres
d'une association, vous avez constaté que la gestion courante de cette association nécessitait des
moyens qui ne sont pas offerts par un outil comme le classeur, dont ce n'est pas la vocation
première.
Plutôt que de créer une base de données et d'avoir à ressaisir toutes les informations, la
procédure de migration de Calc à Base trouve tout son intérêt. La table principale étant créée4,
et c'est l'essentiel du travail, il suffira de générer les formulaires, requêtes et rapports pour
assurer la gestion de votre Base.
Pour en savoir plus sur la procédure de migration d'une feuille de calcul vers OOo Base,
cliquez sur ce lien : De Calc à Base qui fait partie de la Documentation/How-to du site de
OpenOffice.org
4 Si la feuille a été renommée la table portera ce nom, sinon elle sera libellée: Feuil1
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4. INFORMATIONS DOCUMENTS
Auteur : FRICARD Claude
Adresse E-mail : [email protected]
Document crée le : 13/06/2009
la version utilisée: 3.1.1
Dernière modification : 26/06/10
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