Mise en œuvre d׳un logiciel de messagerie et de gestion

Transcription

Messagerie et Gestion Documentaire
5 mai 2008
Mise en œuvre d’un logiciel de
messagerie et de gestion documentaire
March‚ ƒ Proc‚dure Adapt‚e
CONTRAT
CONTRACTANT
Je, soussigné
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Identifi• sous le num•ro SIRET (ou SIREN) :………………………………………….
Faisant •lection de domicile ‚ :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..
aprƒs avoir pris connaissance des dispositions du pr•sent document, m'engage sans
r•serve, ‚ ex•cuter les prestations ci-dessus d•sign•es dans les conditions ci-aprƒs
d•finies.
Amiens Aménagement
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Ma„trise d’Ouvrage
Amiens Am€nagement est une soci€t€ anonyme d’€conomie mixte cr€€e en
1999 au service du d€veloppement local (www.amiens-amenagement.fr ).
Son champ d’action s’€tend sur Amiens, le Grand Amiens et l’ensemble du
d€partement de la Somme.
L’am€nagement urbain et le d€veloppement €conomique sont ses deux
grands axes d’intervention, pour les Collectivit€s locales tout d’abord, mais
aussi pour d’autres structures publiques ou des €tablissements priv€s : zones
d’am€nagement concert€ de restructuration ou d€veloppement urbains,
construction d’€quipements publics ou de b‚timents ƒ vocation industrielle
ou tertiaire.
L’€quipe professionnelle de la soci€t€ comprend 21 collaborateurs.
Objet du contrat
Fourniture et prestations associ€es d’un syst„me de messagerie, d’agenda
partag€ et de gestion documentaire avec les logiciels de s€curit€ vis-ƒ-vis
d’internet et permettant de mettre en place des sites extranet pour le
partage de documents €lectroniques.
Le soumissionnaire devra inclure la mise ƒ jour du syst„me Microsoft Windows
2000 Server sur le serveur d’applications et de fichiers.
Les prestations associ€es demand€es concernent des prestations
d’installation et de param€trage, d’assistance ƒ l’administration, de
maintenance pr€ventive et curative pour les mat€riels et logiciels serveurs.
Syst…me actuel
Le syst„me informatique est compos€ de 2 serveurs et de 20 microordinateurs sous Windows XP Pro, dont 8 micro-ordinateurs portables.
Les caract€ristiques des micros sont indiqu€es en Annexe 2.
Un serveur sous Linux h€berge la messagerie ACCESS-Net d€velopp€ par la
soci€t€ OXYAN Software, dont la liquidation a €t€ prononc€e en d€cembre
2006. L’€volution du logiciel n’est plus assur€e depuis cette date.
La taille occup€e par la messagerie (messages et calendriers) est d’environ
40 Go.
Les fonctions de routage, de firewall, d’antivirus sont trait€s par le syst„me
ACCESS-Net (voir descriptif en Annexe 2).
Amiens Aménagement
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La connexion internet se fait via un modem ADSL/Ethernet ; ACCESS Net est
utilis€ en relais de l’offre ORANGE PRO (connecteurs POP).
Les agents utilisent Microsoft OUTLOOK, connect€ au serveur ACCESS-Net par
un programme sp€cifique (protocole IMAP), pour les fonctions de messagerie
et de calendriers partag€s.
La synchronisation entre ACCESS-Net et Outlook s’interrompt de fa…on
al€atoire ; dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent envoyer et recevoir des
messages jusqu’ƒ l’intervention de la soci€t€ de maintenance. D’autre part,
pour les Rendez Vous, il appara†t pour certains comptes des €carts d’une
heure entre Outlook et le serveur ACCESS Net.
Un second serveur sous Windows Server 2000 fait fonctionner les applications
m€tiers (comptabilit€ SAGE 100, gestion des op€rations Gestplan sous 4D
Server) et h€berge l’ensemble des r€pertoires partag€s et personnels des
utilisateurs.
L’espace disque de ce serveur est satur€ ; il reste environ 5 Go de disque
disponible sur un total de 72 Go utiles (RAID5).
Ce serveur est contr‡leur de domaine; Active Directory n’est pas mis en
œuvre. Les postes micros font partie d’un groupe de travail.
Les micro-ordinateurs sont €quip€s de la bureautique OFFICE XP et les agents
utilisent le logiciel Outlook pour la messagerie et l’agenda partag€.
Les r€pertoires Windows sont utilis€s pour le classement des documents
€lectroniques.
Pour le partage de certains dossiers volumineux avec des plans, les agents
utilisent un site FTP mis ƒ la disposition d’Amiens Am€nagement par un
cabinet de g€om„tres. La mise en service qui n€cessite de demander un
code ƒ chaque fois n’est pas suffisamment rapide et l’utilisation du site n’est
pas pratique.
Caractéristiques générales attendues du futur système
Les interfaces de l‘ensemble des logiciels devront Štre en langue fran…aise.
Les syst„mes de messagerie, d’agenda et de gestion documentaire devront pouvoir
fonctionner en r€seau local sur des postes avec Windows, et Štre accessibles via
internet.
Le soumissionnaire fera ressortir les diff€rences entre les usages en r€seau local et
l’usage via internet.
Amiens Aménagement
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Il devra Štre possible de sauvegarder et de restaurer ces syst„mes sans arrŠt des
serveurs.
Le soumissionnaire devra pr€senter les fonctionnalit€s d’administration de ces
logiciels, ainsi que les proc€dures qu’il propose pour l’administration par le personnel
d’Amiens Am€nagement.
Le soumissionnaire devra d€tailler les fonctionnalit€s offertes pour le travail en mode
d€connect€, sur micro-ordinateur portable ou autres terminaux mobiles intelligents.
Le serveur de messagerie devra permettre de conserver de pr€f€rence le logiciel
client Microsoft Outlook sur chacun des postes Windows et garantir un
fonctionnement fiable permettant d’utiliser au mieux les possibilit€s de Microsoft
Outlook.
Le soumissionnaire pourra proposer en variante un nouveau logiciel client int€gr€ ƒ
son offre. Dans ce cas, il devra lister de mani„re exhaustive et d€taill€e les apports
ou les manques par rapport ƒ Microsoft Outlook, et pr€ciser la formation qui sera
n€cessaire aux utilisateurs.
Les autres fonctionnalit€s requises pour la messagerie et les calendriers ƒ d€tailler par
le soumissionnaire sont les suivantes :










Protocoles support€s par chaque module
gestion des comptes, quotas par utilisateur
Protection de la confidentialit€ (un administrateur n’a pas acc„s au
contenu des mails des utilisateurs)
statistiques
Gestion des listes d’adresses et des listes de diffusion
Contr‡le des messages et des pi„ces jointes : blocage de messages
ou de pi„ces jointes douteux, anti spam, prise en charge des listes
d’utilisateurs fiables et bloqu€s en temps r€el
Gestion des mails : classification, archivage, actions
Gestion des Rendez Vous et des r€unions, consultation des
disponibilit€s pour les rendez-vous, calendriers partag€s
R€servation de ressources
Gestion des t‚ches : d€l€gation, niveaux d’urgence et
d’importance, rappels, etc.
Amiens Am€nagement souhaite disposer d’une gestion documentaire pour la
classification et la recherche des documents et d’espaces projets permettant ƒ
chaque service de partager les informations et les documents €lectroniques en
interne comme avec les partenaires.
Fonctionnalit€s requises de la Gestion documentaire :

Partage de tous types de documents num€riques (images, fichiers
bureautiques, fichiers Zip…) et mails.
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









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visualisation d’un document dont le l’application n’est pas install€e
sur le poste pour les fichiers Microsoft Project et Powerpoint, et les
plans AUTOCAD
gestion des versions d’un document
Circuit d’approbation de documents
Moteur de recherche plein texte
Recherche sur m€tadonn€es
Gestion des autorisations d’acc„s au niveau des dossiers et des
documents
D€l€gation des droits d’administration
Notification par mail suite ƒ des publications ou des modifications
de fichiers
Versement de documents num€ris€s depuis des scanners
Espaces de travail en mode projet
Amiens Am€nagement souhaite un ensemble logiciel applicatif coh€rent et
le plus efficace possible : gestion des comptes utilisateurs et des droits
d’acc„s unifi€s, acc„s ƒ la Gestion documentaire depuis les documents,
prise en compte des e-mails par celle-ci, logiciel de recherche commun aux
applicatifs, etc.
Le soumissionnaire d€taillera chacune des fonctionnalit€s requises et le
niveau d’int€gration de son offre ; il pr€cisera le niveau d’interface avec le
pack Microsoft OFFICE XP et 2007, ainsi que les possibilit€s d’extension des
logiciels de messagerie et de gestion documentaire dans l’offre de ou des
€diteurs (messagerie unifi€e, CRM, etc.).
Caractéristiques et durée du marché
I l s'agit d'un march€ ƒ prix forfaitaires et ƒ prix unitaire ƒ bons de commande
pour les journ€es d’assistance ƒ l’administration et ƒ l’utilisation.
Il est pass€ selon les articles 43 et 10 du d€cret nŒ 2005-1742 du 30 d€cembre
2005 fixant les r„gles applicables aux march€s pass€s par les pouvoirs
adjudicateurs mentionn€s ƒ l’article 3 de l’ordonnance nŒ 2005-649 du 6 juin
2005 relative aux march€s pass€s par certaines personnes publiques ou
priv€es non soumises au code des march€s publics.
Le march€ prend effet ƒ la date de sa notification qui correspond ƒ la date de
r€ception par le titulaire de la copie du march€ sign€ par Amiens
Am€nagement
L’installation du mat€riel et des logiciels doit Štre r€alis€e dans un d€lai
maximal de 2 mois ƒ compter de la date de notification.
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La maintenance d€marre ƒ la date d’installation des mat€riels et des logiciels
pour une dur€e de 3 ans.
Le calendrier complet d’installation fourni dans le m€moire technique de la
consultation sera annex€ au pr€sent contrat en annexe 3 comme document
contractuel.
Vérifications et pénalités de retard
Pour l’installation initiale des mat€riels et logiciels, 60 % du montant global de
la commande sera factur€ apr„s la mise en service, 30% sera factur€ ƒ l’issue
de la v€rification d’aptitude qui sera effectu€e dans les 10 ƒ 15 jours ouvr€s
apr„s la mise en service et 10% sera factur€ ƒ l’issue de la v€rification de
service r€gulier qui sera effectu€e entre 15 ƒ 20 jours ouvr€s apr„s la VA.
Les p€nalit€s de retard seront calcul€es suivant la formule P = V x R/1000
P = montant p€nalit€ / V = valeur des prestations et du mat€riel et logiciel sur
laquelle la p€nalit€ est calcul€e / R = nombre de jours de retard constat€ par
rapport ƒ l’offre du prestataire.
Les d€lais de livraison pourront Štre allong€s dans le cadre d’un accord expr„s
pr€alable qui devra Štre valid€ par Amiens Am€nagement sur la proposition
justifi€e du titulaire.
Maintenances préventive et curative
Le soumissionnaire assure la maintenance des mat€riels et logiciels faisant
l’objet de cette consultation et le ou les serveurs qui seront conserv€s ainsi que
les mat€riels r€seaux.
Le d€lai d’intervention souhait€ est de 24 heures ouvr€s.
Le soumissionnaire s’engage ƒ mettre ƒ niveau tout logiciel qu’il aurait livr€ et
qui b€n€ficierait d’une mise ƒ jour majeure avant le 31 d€cembre 2008. Les
prestations de mise ƒ niveau seront incluses dans la maintenance et ne
pourront Štre factur€es sous quelque forme que ce soit.
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Prix et règlement
Le march€ est pass€ ƒ prix forfaitaires et unitaire.
PRESTATIONS A PRIX FORFAITAIRE
nature de la prestation
prestation de base : solution de
base
mat€riels et logiciels syst„mes
(avec sauvegarde, protection
€lectrique et logiciels de
s€curit€)
logiciels de messagerie et de
gestion documentaire
comprenant l’acquisition,
l’installation, le param€trage,
l’assistance ƒ l’administration
montant HTVA
montant TVA
montant TTC
Prestation de base : solution
variante
prestation de base incluant un
nouveau logiciel client et la
formation du personnel y
aff€rente
option : reprise des donn€es du
serveur de messagerie OXYAN
plus-value :
maintenances annuelles
pr€ventive et curative
forfait annuel :
PRESTATIONS A PRIX UNITAIRES
journ€es compl€mentaires
d’assistance ƒ l’administration et
ƒ l’utilisation
montant ƒ la journ€e :
montant HTVA
montant TVA
montant TTC
Les prix comprennent la livraison franco de port des €quipements dans les
locaux d’Amiens Am€nagement ainsi que les frais de d€placement et de
restauration.
Ces prix feront l’objet d’un d€tail en utilisant la trame du bordereau figurant en
annexe 1.
Amiens Aménagement
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Les prix de la prestation de base ou de la variante, ainsi que de l’option, sont
d€finitifs et fermes.
Les autres prix sont d€finitifs et r€visables annuellement ƒ la date anniversaire
de l’installation des mat€riels et des logiciels selon la formule suivante :
P= PŒ [0,125 + 0,875(I m/ING mŒ)]
P: le prix factur€ ƒ la date d’ex€cution de la prestation
PŒ: le prix €tabli au mois de juin 2008
I est l’indice • conseil et d€veloppement informatiques Ž publi€
trimestriellement par • Le Moniteur des Travaux Publics et du B‚timent Ž sous la
rubrique 72-10-00.
ImŒ est l’indice connu au mois de juin 2008
I m est l’indice connu au mois de la date anniversaire de l’installation
des mat€riels et logiciels.
Le coefficient de variation ainsi calcul€ est arrondi au dix-milli„me.
Le montant annuel des maintenances pr€ventive et curative sera r€gl€ ƒ
hauteur de 80% le mois qui pr€c„de le d€but de la p€riode de maintenance ;
les 20% restants seront r€gl€s le dernier mois de la p€riode concern€e.
Amiens Aménagement
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La facture sera adress€e en 3 exemplaires ƒ l’adresse suivante :
Amiens Am€nagement
14, boulevard d’Alsace-Lorraine
80011 AMIENS CEDEX 1
Le titulaire se lib€rera des sommes dues au titre du pr€sent march€ en faisant
porter le montant au cr€dit (joindre obligatoirement un R.I.B ou un R.I.P.) :
Du compte ouvert au nom de :
...............................................................................................................
Sous le num€ro
...........................................................................................................................................................
Le d€lai maximal de paiement est fix€ ƒ 30 jours.
En cas de retard, les int€rŠts moratoires seront calcul€s par r€f€rence au taux
de l’int€rŠt l€gal en vigueur ƒ la date ƒ laquelle les int€rŠts moratoires ont
commenc€ ƒ courir, augment€ de deux points.
Fait en un seul original,
A
, le
Le cocontactant,
Amiens Aménagement
Le repr€sentant du pouvoir adjudicateur,
Le directeur d’Amiens Am€nagement,
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Annexe 1 : Bordereau des prix
(les soumissionnaires doivent décrire précisément le contenu de chacune des prestations en reprenant
la trame du tableau ci-dessous)
PRESTATIONS A PRIX FORFAITAIRE
prestation de base : solution de
base
mat€riels et logiciels syst„mes
(avec sauvegarde, protection
€lectrique et logiciels de
s€curit€)
logiciels de messagerie et de
gestion documentaire
comprenant l’acquisition,
l’installation, le param€trage,
l’assistance ƒ l’administration
montant HTVA
montant TVA
montant TTC
Prestation de base : solution
variante
prestation de base incluant un
nouveau logiciel client et la
formation du personnel y
aff€rente
option : reprise des donn€es du
serveur de messagerie OXYAN
plus-value :
maintenances annuelles
pr€ventive et curative
forfait annuel :
PRESTATIONS A PRIX UNITAIRES
journ€es compl€mentaires
d’assistance ƒ l’administration et
ƒ l’utilisation
montant ƒ la journ€e :
Amiens Aménagement
montant HTVA
montant TVA
montant TTC
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Annexe 2 - Parc informatique actuel
Serveur de messagerie :
Date d’acquisition : avril 2006 avec extension de garantie sur site de 3 ans.
HP Serveur Proliant ML 110 G3 – INTEL Pentium IV 630 3,0 GHz – 1 Go RAM –
Disque dur SATA 80 Go - Carte r€seau D-Link DF-530-TX 10/100
S.E. Linux
Licence MacAfee virusScan SMB pour 21 utilisateurs
Serveur applications et fichiers :
Date d’acquisition : novembre 2003
COMPAQ ML 350 G3 – XEON 2,4 GHz – 512 Mo (augment€ r€cemment de 2
Go) – disques 3 x 36 Go en RAID5 –– Sauvegarde SureStore DAT 20/40 Go –
lecteur de disquettes et CD-ROM ; carte SA 642
Windows 2000 Server avec acc„s 10 utilisateurs.
Postes utilisateurs
Voir tableau page suivante
Amiens Aménagement
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Type
PC
PC
PC
PC
PC
Système
HP Compaq
dc5100
MT(EU386ET)
HP Compaq
dc5100
MT(EU386ET)
HP Compaq
dc5100
MT(EJ639ET)
HP Compaq
dc5100
MT(EJ639ET)
HP Compaq
dc5100
MT(PW101ET)
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Processeur
Total
Max
Mémoire mémoire
SE
Intel Pentium 4
CPU 3.40GHz
512 Mo 4096 Mo XP PRO SP2
Intel Pentium 4
CPU 3.40GHz
512Mo 4096 Mo XP PRO SP2
Intel Pentium 4
CPU 3.00GHz
Intel Pentium 4
CPU 3.00GHz
Intel Pentium 4
CPU 3.00GHz
PC
Compaq Evo
D310
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
PC
HP d330
DT(DC580AV)
Intel Pentium 4
CPU 2.40GHz
AMD Turion 64
Mobile ML-28
AMD Turion 64
Mobile ML-28
AMD Turion 64
Mobile ML-28
Intel Pentium M
1.60GHz
Intel Pentium M
1.73GHz
Intel Pentium M
1.73GHz
Intel Pentium M
1.70GHz
Mobile Intel
Pentium 4
CPU 3.06GHz
HP Compaq
Portable nx6125
(PY418ET#ABF)
HP Compaq
Portable nx6125
(PY418ET#ABF)
HP Compaq
Portable nx6125
(PY418ET#ABF)
HP Compaq
Portable nx6110
(PT603ET#ABF)
HP Compaq
Portable nx6110
(PY501ET#ABF)
HP Compaq
Portable nx6110
(PY501ET#ABF)
TOSHIBA TECRA
Portable A2 PTA20E4M6020FR
Portable
Amiens Aménagement
HP nx9010
(DJ313A)
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