marché à procédure adaptée

Transcription

MAIRIE DE VAISON-LA-ROMAINE
Août 2009
MARCHÉ À PROCÉDURE ADAPTÉE
Objet de la consultation
La location, l'installation et la maintenance
du parc de photocopieurs multifonctions
de la mairie de Vaison-la-Romaine
MAPA - Août 2009
Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Date limite de remise des propositions:
Vendredi 4 septembre 2009 à 12 heures dernier délai
Marché établi en application du Code des Marchés Publics.
Marché relatif à la location, l'installation et la maintenance du parc de photocopieurs multifonctions de
la Mairie de Vaison-la-Romaine, pour une durée de cinq ans, non renouvelable, à compter du 1er
novembre 2009.
La procédure de consultation utilisée est la procédure adaptée prévue par l'article 28 du Code des
Marchés Publics et des modalités fixées par le pouvoir adjudicateur.
Le présent marché porte contractuel le Cahier des Clauses Administratives Générales des Fournitures et
services courants (CCAG).
SUIVI DU DOSSIER :
Mairie de Vaison-la-Romaine
Service Reprographie
M Philippe RICHARD,
BP72
84110 Vaison-la-Romaine
Tél : 04 90 36 50 13 - Fax : 04 90 36 50 29
Location, installation et maintenance du parc de photocopieurs multifonctions
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SOMMAIRE
SECTION 1 : OBJET DU MARCHE ET DISPOSITIONS GENERALES
3
Article premier - Objet de la consultation
Article 2 - Procédure et forme du marché
Article 3 - Désignation de l'Acheteur public, pouvoir adjudicateur
Article 4 - Allotissement, et durée du marché
3
3
3
3
SECTION II: REGLEMENT DE CONSULTATION (RC)
4
Article 5 - Présentation des offres
Article 6 - Condition d'envoi et de remise des offres
Article 7 - Démonstrations de matériels et d'équipements
Article 8 - Modalités d'attribution
4
5
5
6
SECTION III : CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES (CCAP)
7
Article 9 - Pièces constitutives du marché
Article 10 - Options et variantes
Article Il - Délais d'exécution
Article 12 - Modalités de livraison
Article 13 - Opérations de vérifications - décisions après vérifications
Article 14 - Garantie
Article 15 - Assurances
Article 16 - Modalités de détermination des prix
Article 17 - Paiement- établissement de la facture
Article 18 - Avances
Article 19 - Pénalités de retard
Article 20 - Résiliation- litiges
7
7
7
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8
8
8
9
9
10
10
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SECTION IV : CAHIER DES CLAUSES TECHNIOUES PARTICULIERES (CCTP)
12
Article 21 - Descriptif techniques des matériels
Article 22 - Installation et conformité
Article 23 - Formation
Article 24 - Dispositions particulières
Article 25 - Exécution et maintenance
12
22
22
22
23
ANNEXES
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Annexe 1 : Bordereau de Prix Unitaires (BPU)
Annexe 2 - Questionnaires Maintenance (à compléter obligatoirement)
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SECTION 1 : OBJET DU MARCHE ET DISPOSITIONS GENERALES
Article premier - Objet de la consultation
La location, l'installation et la maintenance du parc de photocopieurs multifonctions de la Mairie de
Vaison-la-Romaine. Il devra s'agir dans tous les cas de matériels neufs.
Ces prestations incluent :
-
la livraison, l’installation des matériels,
la formation des utilisateurs,
les matériels et logiciels de connexion et de raccordement sur le réseau informatique,
les tests et essais (si la Mairie le juge nécessaire),
L'enlèvement des matériels actuellement en service sera réalisé par le fournisseur (propriétaire) actuel.
La fourniture des pièces détachées et des consommables (hors papier et électricité) fait partie des
prestations attendues au titre des prestations de maintenance.
Article 2 - Procédure et forme du marché
Marché à procédure adaptée en application des articles 26-II et 28 du Code des marchés publics
(Décret N° 2006975 du 1 août 2006).
Un avis d'Appel Public à la Concurrence a été mis en ligne sur les sites du BOAMP et de la ville :
www.vaison-la-romaine.com.
Article 3 - Désignation de l'Acheteur public, pouvoir adjudicateur
M Pierre MEFFRE, Maire
6 cours Taulignan - BP 72
84110 VAISON-LA-ROMAlNE
Tél. 04.90.36.50.00 - Fax 04.90.36.50 29
Article 4 - Allotissement, et durée du marché
La consultation est un marché à lot unique.
Le présent marché est prévu pour une durée de cinq ans allant du 1er novembre 2009 au 31 octobre
2014.
La proposition portera sur :
Lot n° 1 : La location, l'installation et la maintenance du parc de photocopieurs multifonctions de la
Mairie de Vaison-la-Romaine.
- Sous Lot 1.1 : Fourniture en location, installation des équipements et formation des utilisateurs.
- Sous Lot 1.2 : Maintenance et Fournitures de consommables (hors papier et électricité)
Les candidats sont tenus de présenter une offre financière détaillée conforme aux caractéristiques
techniques mentionnées dans le CCTP. Ils présenteront obligatoirement les caractéristiques techniques
et les pré-requis à la mise en œuvre de chaque lot.
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SECTION II: REGLEMENT DE CONSULTATION (RC)
Article 5 - Présentation des offres
5-1 : Renseignements concernant l'offre et la situation du candidat
L'offre du candidat devra comporter la totalité des documents suivants :
1) Une lettre de candidature.type DC4
2) Formulaire" Déclaration du candidat" type nouveau DC5 intégrant toutes les attestations sur l'honneur
requises permettant d'évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat.
3) Formulaire "Etat annuel des certificats reçus"type DC7 ou les certificats fiscaux et sociaux (liasse
3666.1.2.3.4).
4) Si le candidat est en redressement judiciaire, il devra fournir la copie du ou des jugements prononcés.
5) Le(s) documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée à engager le candidat.
6) Les actes d'engagement type DC8. Les candidats établiront un acte d'engagement par sous-lot:
- un acte d'engagement concernant le Lot 1.1 : Fourniture en location, installation des équipements et
formation des utilisateurs.
- un acte d'engagement concernant le Lot 1.2 : Maintenance et Fournitures de consommables (hors
papier et électricité).
7) L'annexe 1: Bordereau de Prix Unitaire et l'annexe 2 : Questionnaires maintenance ci-jointes, à
compléter obligatoirement, datées et signées.
8) Une description technique et financière détaillée de l'offre.
9) Une liste de références similaires à la configuration de la Mairie de Vaison-la-Romaine.
10) Une présentation des effectifs du candidat, leur répartition sur le secteur de Vaison-la-Romaine et
de leurs spécifications professionnelles.
11) Une déclaration concernant les équipements matériels et techniques dont le candidat disposera
pour l'exécution des prestations auxquelles se réfèrent le marché (dont le mode de
réapprovisionnement en pièces détachées de ses techniciens).
12) Attestation de qualification d'un service qualité s'il y a lieu.
13) Toutes les informations nécessaires au sujet de l'offre pour le bon fonctionnement des équipements
proposés, notamment sur les plans techniques et financiers.
14) Le présent Cahier des Clauses Administratives Particulières, le Cahier des Clauses Techniques
Particulières, Annexes et Questionnaires dûment complétés et signés.
Les formulaires types sont disponibles sur le site Internet du ministère de l'économie et des finances
(http://www.minefi.gouv.fr/minefi/publique/marches_publics/index.htm).
5-2 : Présentation des offres
Tous les documents devront être revêtus du cachet de l'entreprise et signés par la personne habilitée.
Fournir la délégation de pouvoir si nécessaire.
Tous les documents seront rédigés en langue française.
L'unité monétaire souhaitée est l'Euro.
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Règlement de Consultation (RC)
Article 6 - Condition d'envoi et de remise des offres
6-1 : Conditions d'envoi
L'offre sera présentée sous pli cacheté comportant la mention :
« Ne Pas Ouvrir - Service Reprographie - MAPA - Août 2009, La location, l'installation et la maintenance
du parc de photocopieurs multifonctions de la Mairie de Vaison-la-Romaine» et adressée à:
Service Reprographie
M Philippe RICHARD
84 110 VAISON-LA-ROMAINE
Tél. 04.90.36.50.13
Fax 04.90.36.50.29
Courriel : [email protected]
Les propositions devront parvenir impérativement avant le :
vendredi 4 septembre 2009 à 12 heures
Les candidats devront s'assurer de la bonne réception de leur pli :
Soit par voie postaIe, envoi en recommandé avec accusé de réception ;
Soit dépôt au Service Reprographie de la Mairie de Vaison-la-Romaine, contre récépissé.
Les dossiers qui parviendront après la date limite fixée ci-dessus ne seront pas examinés, quelque soit le
motif de retard.
6-2 : Délai de validité des propositions
Le délai de validité des offres est de soixante iours (60 iours) à compter de la date limite fixée pour la
réception des offres.
6-3: Renseignements complémentaires
Les candidats peuvent s'adresser à :
- renseignements administratifs et techniques :
M Philippe RICHARD - Service Reprographie
04-90 36 50 13
6-4 : Modification de détail au dossier de consultation
La personne publique se réserve le droit d'apporter au plus tard 10 jours avant la date limite fixée pour
la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation.
Les candidats devront, alors, répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune
réclamation à ce sujet.
Article 7 - Démonstrations de matériels et d'équipements
Dans le cadre de la présente consultation, aucune démonstration et aucun essai systématique des
matériels sur site ne sera demandé aux candidats.
L'attention des soumissionnaires est donc ici attirée sur la nécessité de fournir un catalogue détaillé
et/ou une documentation technique suffisamment précise pour pouvoir juger de l'adéquation de leur
offre aux besoins formulés par le présent dossier de consultation.
Toutefois, si cela s'avère véritablement indispensable pour l'évaluation technique de leur offre, le
pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de demander au candidat de lui présenter un des
éléments du marché (notamment pour des tests sur les applicatifs de la Mairie.
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Règlement de Consultation (RC)
Article 8 - Modalités d'attribution
Après appréciation technique et financière des offres, les différents lots du marché seront attribués
selon le critère de l'offre la plus économiquement avantageuse selon des critères définis ci-dessous.
Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de négocier avec des candidats en vue d'améliorer la
teneur de l'offre, soit sur le plan technique et fonctionnel, soit sur le plan financier.
Critères de choix et d'attribution du marché
Pour effectuer son choix, l'établissement prendra en compte les éléments suivants :
- 60 % Coûts
30% concernant la mission de location
30% concernant le coût copie incluant la maintenance des matériels et la fourniture de
consommables
- 40 % Qualité technique
- Performance d’utilisation (rapidité, adéquation des capacités machine
- Qualité des copies (résolution, niveau des couleurs et tons de gris, aplat)
- Faible risque de bourrage et accessibilité du circuit du papier
- Facilité de remplacement de la cartouche de toner
- Niveau sonore et encombrement
- formation des utilisateurs (simplicité du tableau de bord)
- Références clients
Calendrier indicatif :
La date limite de réception des plis : vendredi 4 septembre 2009 à 12 heures.
L'analyse et le choix : du 7 au 25 septembre 2009.
La notification du ou des candidats non retenus : du 28 septembre au 2 octobre 2009.
La notification du candidat retenu : du 19 au 23 octobre 2009.
La date de début d'exécution du marché, Installations opérationnelles, est prévue pour le 30 octobre
2009 à 16 heures. Le déploiement et l'installation pourront intervenir dès le 19 octobre 2009.
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SECTION III : CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES (CCAP)
Article 9 - Pièces constitutives du marché
9-1 : Pièces Particulières:
Par ordre de priorité décroissant :
- Acte d'engagement et le cas échéant toutes les autres pièces qui y sont annexées dont l'Annexe N°1
Bordereau de prix unitaires.
- Le présent dossier de consultation des entreprises, accepté sans aucune modification, dûment
paraphé, daté et signé par un représentant qualifié du candidat.
- L'annexe 2 : Questionnaires maintenance.
- Tous documents du candidat établis pour éclairer son offre, notamment sur les plans techniques et
financiers.
9-2 : Pièces Générales applicables :
Les documents applicables sont ceux en vigueur au jour de la date limite de remise des offres. Sont en
particulier pris en considération :
- Le Code des Marchés Publics
- Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) applicable aux Fournitures Courantes et
Services (FCS).
- Les différentes normes en vigueur auxquelles doivent répondre les prestations, produits, fournitures
et/ou équipements proposés par le candidat dans le présent dossier de consultation.
Article 10 - Options et variantes
Les candidats peuvent faire, sous réserve d'avoir préalablement présenté une offre de base, une
variante en adéquation avec le CCAP et le CCTP.
L'analyse comparative des offres ne tient pas compte des prestations dites optionnelles. Par ailleurs, le
candidat pourra apporter son conseil par le biais d'options en ce qui concerne les options ou les
fonctionnalités complémentaires qui lui paraîtraient omises ou en nombre insuffisant.
Article 11 - Délais d'exécution
Le délai d'exécution part de la date de notification du marché au titulaire par lettre recommandée
avec accusé de réception. Le marché prend fin au 31 octobre 2014.
Le lot n°1 devra être opérationnel au 31 octobre 2009 à 16 heures (déploiement souhaité dès la date
de notification, semaine du 19 au 23 octobre 2009). Les retards donneront lieu à l'application de
pénalités prévues en article 19.
Dans l'attente de l'arrivée du matériel définitif; il est possible pour le candidat de mettre à disposition un
matériel de prêt équivalent au matériel inscrit dans le marché.
Une prolongation du délai d'exécution peut être accordée par la Mairie de Vaison-la-Romaine au
titulaire par simple notification lorsqu'une cause n'engageant pas la responsabilité de ce dernier fait
obstacle à l'exécution du marché dans le délai contractuel, conformément à l'article 10 du CCAG-FCS.
Article 12 - Modalités de livraison
Les matériels d'impression seront livrés, installés, vérifiés et mis en service.
Les fournitures sont livrées à destination franco de port. Le fournisseur est responsable du mode de
transport de ses produits. Les risques afférents au transport jusqu'au lieu de destination ainsi que les
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Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
opérations de conditionnement, d'emballage, de chargement et d'arrimage incombent au fournisseur.
Les fournitures seront livrées accompagnées d’un bon de livraison aux différents lieux d’implantation
précisés à l’article 21, sous la conduite du responsable du Service Reprographie de la Mairie.
Toute livraison égarée du fait du non respect du lieu de livraison sera à la charge du fournisseur et ne
pourra pas être facturée à l'établissement. La documentation nécessaire sera fournie (en français) à la
livraison.
Article 13 - Opérations de vérifications - décisions après vérifications
13-1 : Opérations de vérification et décision pour les Fournitures et Consommables
Les vérifications quantitatives et qualitatives des fournitures reçues ainsi que la décision sont effectuées
suivant les préconisations des articles 20 et 21 du CCAG/FCS.
13-2 : Opérations de vérification et décision pour les Matériels d'impression
Pour la totalité des prestations liées à la fourniture, l'installation, la formation des utilisateurs et la mise en
service des équipements, les formalités sont les suivantes :
a) Vérification d'aptitude
Après la déclaration de mise en ordre de marche prononcée par le candidat, la Mairie de Vaison-IaRomaine et le candidat procèdent à la vérification d'aptitude dans le délai de 15 à 30 jours suivant la
mise en ordre de marche. Il s'agit de vérifier la conformité de la solution par rapport aux fonctionnalités
demandées.
b) Vérification de service régulier
La vérification de service régulier sera prononcée au terme de 2 à 3 mois suivant la date de vérification
d'aptitude. Il s'agit de vérifier la conformité de la solution dans les conditions réelles d'utilisation.
Le service est réputé régulier si, au terme de 3 mois de fonctionnement conformes à la documentation
fournie et après validation de la vérification d'aptitude, la Mairie de Vaison-la-Romaine n'adresse pas
de réserves au Titulaire. En cas de réserves, le service est réputé régulier quand toutes les réserves seront
levées par la Mairie de Vaison-la-Romaine.
c) Admission
Suite aux vérifications, les décisions d'admission, d'ajournement, de réfaction, ou de rejet sont prises
dans les conditions prévues à l'article 21 du CCAG par la pouvoir adjudicateur.
La date d'admission correspond à la date de mise en service de la solution c'est-à-dire après la
prestation d'installation. Le procès verbal sera signé à l'issue de la réception de l'ensemble des matériels,
objets du marché.
Article 14 - Garantie
Les fournitures sont garanties contre tout vice de fabrication.
Les conditions de garantie, les délais d'intervention pour le lot n°1 devront être spécifiées et couvrir la
durée totale du marché (5 ans).
Article 15 - Assurances
Le titulaire devra pouvoir justifier d'une assurance contractée auprès d'une compagnie agréée
garantissant sa responsabilité civile pour dommages de toute nature causés au tiers du fait d'accidents
ou d'incidents :
- par son personnel salarié en activité de travail
- par ses matériels d'industrie, de commerce, d'entreprise ou d'exploitation
- du fait de présentation, de démonstration, ou d'essais techniques
- du fait des travaux avant réception
- du fait d'un événement engageant la responsabilité de l'entreprise après réception.
Le titulaire précisera clairement à qui incombe l'assurance des matériels en location (cf. Questionnaires
maintenance Annexe n°2).
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Article 16 - Modalités de détermination des prix
16-1 : Contenu des prix
Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant
obligatoirement la fourniture ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l'emballage, à la
manutention, à l'assurance, au stockage, au transport jusqu'au lieu de livraison ainsi que la
récupération des fournitures usagées du matériel en location ainsi que des cartouches utilisées par la
Pour le lot n°1.1 : Fourniture en location, installation des équipements et formation des utilisateurs, les prix
sont fermes sur la durée du marché sous forme de coût annuel de location des matériels d'impression
payable par trimestre.
Pour le lot n°1.2 : Maintenance et Fournitures de consommables (hors papier et électricité), les prix sont
fermes pendant la durée du marché sous la forme d'un coût à la page incluant, les consommables
(hors papier et électricité), la maintenance préventive et corrective, les pièces, la main d'œuvre et les
déplacements, l’assistance téléphonique, les systèmes informatiques de connexion.
Le candidat présentera des coûts à la page, détaillés par format (A3/A4) et par couleur (N&B/Couleur)
identiques pour l'ensemble des photocopieurs. Le détail des prix doit être indiqué en Annexe n°1 :
Bordereau de Prix Unitaires.
16-2 : Prix de règlement
Le titulaire s'engage à appliquer immédiatement et systématiquement ses évolutions tarifaires ainsi que
ses nouvelles offres tarifaires si elles sont plus favorables au pouvoir adjudicateur et à maintenir
l'application des remises consenties dans l'offre initiale.
Article 17 - Paiement- établissement de la facture
17-1 : Mode de règlement
Le règlement des factures se fera par mandat administratif suivi d'un virement, dans le délai de 50 jours,
fixé par les textes réglementaires régissant le paiement des commandes publiques passées par les
établissements publics.
Pour le lot n°1.1 : Fourniture en location, installation des équipements et formation des utilisateurs, les
factures de location seront émises sous forme de loyers trimestriels HT et TTC à terme échu.
Pour le lot n°l.2 : Maintenance et Fournitures de consommables (hors papier et électricité), les factures
HT et TTC seront émises trimestriellement à terme échu. Le candidat devra procéder physiquement sur
place au relevé des compteurs de chaque équipement en présence d'un représentant du service
Reprographie. Les estimations d'engagements de volume sont réputées annualisées.
17-2 : Présentation des demandes de paiement
Les factures afférentes au marché seront établies en un original et 2 copies portant, outre les mentions
légales, les indications suivantes :
- les noms, n° SIRET et adresse du créancier ; le numéro de son compte bancaire ou postal
- le numéro du bon de commande
- la fourniture ou le service livré
- la date (d'admission)
- le montant hors T.V.A. de la fourniture ou le service exécuté, éventuellement ajusté ou remis à jour
- le taux et le montant de la T. V.A. et les taxes parafiscales le cas échéant
- le montant total des fournitures ou des services livrés
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Les factures devront parvenir à l'adresse suivante :
84 110 Vaison-la-Romaine
A défaut d'envoi des factures par lettre recommandée avec accusé de réception, le système de
marquage de la Mairie de Vaison-la-Romaine portant réception du document vaudra preuve
opposable au fournisseur.
Article 18 - Avances
Aucune avance ne sera faite au titulaire par l'établissement.
Article 19 - Pénalités de retard
Lorsque les conditions d'application de ces pénalités sont constatées, celles-ci sont applicables de plein
droit et sans mise en demeure préalable du titulaire du marché.
19-1 : Non respect du délai de livraison et d'installation et Immobilisation du matériel (Lot 1.1 et Lot 1.2) :
Lorsque le délai de livraison porté sur le bon de commande est dépassé, par le fait du fournisseur,
l'établissement se réserve la possibilité d'appliquer des pénalités calculées en application de la formule
suivante:
VxR
V = coût global du loyer sur la durée du marché
P = --------------dans laquelle :
P = le montant de la pénalité
500
R = le nombre d'heure de retard(*)
(*) Le nombre d'heure pris en compte est le nombre d'heure de retard ou d'immobilisation constaté au
réel sans ternir compte des heures ouvrées.
Etant donné le caractère critique et bloquant de ce matériel dans l'établissement, la valeur des
prestations sur laquelle est calculée la pénalité, est égale à la valeur de l'ensemble des prestations de
location sur la durée du marché.
Le montant annuel des pénalités ne peut excéder 25% du marché total hors taxes.
19-1 : Non respect du délai de livraison des consommables (Lot 1.2) :
Lorsque le délai de livraison porté sur le bon de commande est dépassé, par le fait du fournisseur,
l'établissement se réserve la possibilité d'appliquer des pénalités calculées en application de la formule
suivante:
VxR
V=coût des consommables considérés dans la commande
P = -----------dans laquelle:
P=le montant de la pénalité
500
R=le nombre de jours de retard
19-2 : Non respect du délai d'intervention (Lot 1.2) :
Dans le cas où le délai d'intervention de HUIT HEURES OUVRABLES prévu au CCTP, ne serait pas
respecté, les pénalités applicables seraient calculées selon la forme suivante :
Compensation automatique: 5 000 pages par Heure de retard (en dépassement du délai de 8H).
Ainsi, une compensation de 5 000 pages au tarif du coût à la page couleur serait automatiquement
acquise par l'établissement pour chaque heure de dépassement de ce délai contractuel. La
déduction devra être effective sur la facture suivante ou faire l'objet d'un avoir.
Dans le cas où le contractant peut apporter la preuve que la suspension ou l'inexécution de ses
obligations sont indépendantes de sa volonté (cas de force majeure: grève, incendie ...), il est
déchargé de toute responsabilité.
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19-3 : Immobilisation du matériel (Lot 1.1 et Lot 1.2) :
En cas de panne insoluble techniquement, au terme de huit heures ouvrables après appel de la Mairie
de Vaison-la-Romaine, le contractant s'engage, sans délai, à mettre à disposition un matériel
équivalent en fonctionnalités et en performances jusqu'à la remise en état de fonctionnement du
matériel, étant donné le caractère critique et bloquant de cet équipement dans l'établissement En cas
contraire, la Mairie de Vaison-la-Romaine appliquera les pénalités calculées en application de la
formule suivante :
VxR
V= coût global du loyer sur la durée du marché
P = ---------, dans laquelle: P=le montant de la pénalité
500
R=le nombre d'heure de retard(*)
(*) Le nombre d'heure pris en compte est le nombre d'heure de retard ou d'immobilisation constaté au
réel sans ternir compte des heures ouvrées.
Article 20 - Résiliation- litiges
Tout litige résultant de l'application des clauses du présent document, devra être soumis à la Direction
Générale des Services de la Mairie. En cas de litige dans l'application des clauses du présent marché, le
tribunal administratif compétent est celui du siège de la Mairie de Vaison-la-Romaine.
20-1 : Cas de défaillance du fournisseur :
En cas de retard dans l'exécution du marché, La Mairie de Vaison-la-Romaine prendra toutes les
dispositions pour faire pourvoir aux besoins du service, aux risques et périls du titulaire du marché sans
mise en demeure préalable.
En outre, la Mairie pourra, si le titulaire ne remplit pas les obligations que lui impose le présent marché
ou s'il les remplit d'une façon inexacte et incomplète, de nature à compromettre les intérêts du service :
- appliquer les pénalités prévues au Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux
marchés publics de fournitures courantes et de services telles que prévues à l'article 19 du présent
Dossier de Consultation,
- prononcer conformément aux dispositions du Cahier des Clauses Administratives Générales
applicables aux marchés de fournitures courantes et de services, la résiliation du marché, et passer un
marché de substitution, avec d'autres prestataires, aux risques et périls du titulaire du marché déchu,
après notification à ce dernier par lettre recommandée.
20-2 : Résiliation sans indemnité :
La résiliation de marché pourra intervenir dans le cas de carence répétée et de non respect des
clauses contractuelles par le titulaire du marché en dépit d'une mise en demeure adressée par
l'Etablissement afin que ce dernier respecte les termes du marché.
En cas de carence répétée du fournisseur, le marché sera alors résilié aux torts exclusifs de celui-ci. Dans
cette situation, la Mairie de Vaison-la-Romaine pourra résilier le marché sans indemnité, après avoir
préalablement invité le titulaire à présenter ses observations dans un délai de 15 jours.
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SECTION IV : CAHIER DES CLAUSES TECHNIOUES PARTICULIERES (CCTP)
Article 21 - Descriptif techniques des matériels
Estimation des volumes
La Mairie de Vaison-la-Romaine est actuellement équipée d'un parc de photocopieurs en location mis
en place partie en 2004 et partie en 2006. Il a été décidé de renouveler en location la totalité du parc.
Le volume global annuel total réalisé en 2008 est de 1 060 000 pages facturées, dont 31 800 pages
couleurs.
Les copies A3 sont facturées actuellement au même tarif que les copies A4. Le volume de A3 est de
281 200 copies réalisées à 93 % sur les deux équipements du service Reprographie.
Les volumes annuels N&B et couleur pour chaque machine sont précisés ci-dessous. Un écart de 15 500
copies apparaît entre le total 2008 ci-dessus et la ventilation par machine du fait de la prise en charge
d’un service municipal par la Communauté de Communes.
Il est entendu que le volume global moyen annuel total pourra connaître des variations de -10% à +30%.
Environnement informatique
SYSTEMES D’EXPLOITATION SUPPORTES
Systèmes d'exploitation supportés LINUX
Mandrake 10 / Mandriva et supérieur
(Serveurs d’application)
Debian 3.X et supérieur
Red Hat Entreprise AS 3.x et supérieur
Systèmes d'exploitation supportés WINDOWS
Windows 2000 pro / server
(Serveurs de fichiers, bureautique, ... )
Windows XP / Windows 2003 server
Windows Vista pro 1 Windows 2008 server et supérieur
Systèmes d'exploitation supportés UNIX
SCO Unix 5X et supérieur
(Serveur progiciel DIS)
Systèmes de publication d'application
TSE 2000 / 2003 et supérieur
Citrix Présentation Server 4.X et supérieur
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Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
21-1 Multifonction Modèle 1 : Multifonction NB A4
Quantité: 2
Régie Municipale
Mairie rez de chaussée
10 500 copies en 2008
Patrimoine
Mairie 3ème étage
13 100 copies en 2008
CARACTERISTIQUES GENERALES
Technologie d'impression
Laser N et B
Fonctions
Impression N-B, copie N-B
Vitesse d'impression 1 copie N&B (environ)
15 pages/minute
Vitesse d'impression / copie couleur
Capacité mini mémoire
Stockage sur disque dur
Capacité mini disque dur
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
LANGAGES D’IMPRESSION SUPPORTES
Langages d’impression
PCL 5 et 6
PDF
AUTRES CARACTERISTIQUES
Alimentation papier
1 bac A4 + 1 alimentation manuelle
Capacité mini des bacs
250 feuilles
Capacité maxi des bacs
500 feuilles
Dimension des supports
A5, A4 à minima
Grammage papier
60 à 120g
Chargeur d’originaux
oui
Recto verso intégré
Quota d'impression
Verrouillage des impressions couleurs
Impression confidentielle
Socle à roulettes
Réduction 1 agrandissement
de 50% à 200% par pas de 1%
Finition
Fonctions avancées
Langue documentation et interface
français
Document spécifique
carnet d'entretien à compléter après chaque intervention
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Août 2009
21-2 Multifonction Modèle 2 : Multifonction NB A4 - Fax
Quantité: 2
Cabinet du maire
Mairie 1er étage
19 100 copies en 2008
Restaurant scolaire
Av René Cassin
11 200 copies en 2008
Laser N et B
Fonctions
Impression N-B, copie N-B, fax (carte intégrée)
15 pages/minute
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
1 bac A4 + 1 alimentation manuelle
250 feuilles
500 feuilles
A5, A4 à minima
Grammage papier
60 à 120g
oui
Quota d'impression
Socle à roulettes
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-3 Multifonction Modèle 3 : Multifonction NB A4 et A3 - 2 magasins
Quantité: 9
Ecole du Palis
Quartier du Palis
9 700 copies en 2008 dont 1 000 A3
Ferme des Arts
Rue Bernard Noël
14 900 copies en 2008 dont 800 A3
Ecole primaire J. Ferry - 1
Av Jules Ferry
19 800 copies en 2008 dont 100 A3
Ecole primaire J. Ferry - 2
Av Jules Ferry
101 250 copies en 2008 dont 550 A3
Ecole maternelle J. Ferry
Av Jules Ferry
34 800 copies en 2008 dont 700 A3
Ecole primaire E. Zola- 1
Av P. Brossolette
25 300 copies en 2008
Ecole primaire E. Zola - 2
Av P. Brossolette
51 700 copies en 2008 dont 400 A3
Ecole maternelle E. Zola
Av P. Brossolette
32 000 copies en 2008 dont 600 A3
CTM
Av U. Fabre
4 400 copies en 2008 dont 300 A3
Laser N et B
Fonctions
16 pages/minute
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
2 bacs A4-A3 + 1 alimentation manuelle
250 feuilles
500 feuilles
A5, A4, A3 à minima
Grammage papier
60 à 120g
Quota d'impression
Oui par code
Socle à roulettes
oui
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-4 Multifonction Modèle 4 : Multifonction NB A4 et A3 - 2 magasins - Fax
Quantité: 1
CTM
Av U. Fabre
20 650 copies en 2008 dont 650 A3
Laser N et B
Fonctions
Impression N-B, copie N-B - fax (carte intégrée)
16 pages/minute
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
250 feuilles
500 feuilles
Grammage papier
60 à 120g
Quota d'impression
Oui par code
Socle à roulettes
oui
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-5 Multifonction Modèle 5 : Multifonction NB A4 et A3 - 4 magasins
Quantité: 2
Formalités administratives
34 250 copies en 2008 dont 1 250 A3
CCAS
37 250 copies en 2008 dont 1 250 A3
Laser N et B
Fonctions
16 pages/minute
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
250 feuilles
500 feuilles
Grammage papier
60 à 120g
Oui - recto-verso
Oui
Quota d'impression
Oui par code
Socle à roulettes
Oui
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-6 Multifonction Modèle 6 : Multifonction NB A4 et A3 - 4 magasins - Fax
Quantité: 3
Technique - Comptabilité
Mairie 2ème étage
38 300 copies en 2008 dont 1 300 A3
Ressources Humaines
Mairie 1er étage
42 550 copies en 2008 dont 1 200 A3
DGS - Urbanisme
Mairie 1er étage
76 300 copies en 2008 dont 3 000 A3
Laser N et B
Fonctions
Impression N-B, copie N-B, fax (carte intégrée)
25 pages/minute
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
250 feuilles
500 feuilles
Grammage papier
60 à 120g
Oui - recto-verso
Oui
Quota d'impression
Oui par code
Socle à roulettes
oui
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-7 Multifonction Modèle 7 : Multifonction Couleur A4 et A3 - 2 magasins
Quantité: 1
Communication Mairie 1er étage
23 600 copies NB en 2008 dont 1 200 A3
2 500 copies couleur en 2008
Laser Couleur
Fonctions
Impression couleur, copie couleur, scan couleur
16 pages/minute
16 pages/minute
1 Go
Oui
60 Go
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Postscript
Alimentation papier
250 feuilles
500 feuilles
A5, A4, A3, SRA3 à minima
Grammage papier
65 à 200g
Quota d'impression
Oui par code
Oui
Socle à roulettes
Oui
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
21-8 Multifonction Modèle 8 : Multifonction Couleur A4 et A3 - 4 magasins - Finisseur piqûre
Quantité: 2
Reprographie
392 000 copies NB en 2008 dont 260 900 A3
29 300 copies couleur en 2008 dont 6 000 en A3
Laser couleur
Fonctions
Impression couleur, copie couleur, scan couleur
40 pages/minute
Vitesse d'impression / copie couleur (environ)
35 pages/minute
1 Go
Oui
60 Go
Connectivité
Ethernet / TCP/IP
PCL 5 et 6
PDF
Alimentation papier
2 bacs A4 - 2 bacs A3 - 1 alimentation manuelle
500 feuilles
500 feuilles
A5, A4, A3, SRA3 à minima
Grammage papier
65 à 200g
Oui - recto-verso
Oui
Quota d'impression
Oui par code - système de Boîtes aux lettres
Oui
Oui
Socle à roulettes
Oui
Finition
Finisseur gande capacité - agrafage 1 ou 2 points
Piqûre à cheval
Fonctions avancées
Mise en pause du cycle d'impression pour effectuer une
autre tâche et reprise du cycle
« Scan to file » - « scan to PC »
français
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Août 2009
21-9 Multifonction : Modèle 9 : Multifonction mobile NB A4 - 1 magasin
Quantité: 1
Permanence Régie
Nouveau service
Equipement destiné à être déplacé fréquemment au gré des besoins
Estimation : 3 000 copies par an
Laser NB
Fonctions
Copie NB
10 pages/minute
Vitesse d'impression / copie couleur (environ)
Connectivité
Alimentation papier
1 bac A4
250 feuilles
500 feuilles
A5, A4 à minima
Grammage papier
60 à 90g
Quota d'impression
Socle à roulettes
Finition
Fonctions avancées
français
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Août 2009
Article 22 - Installation et conformité
Il faudra tenir compte des volumes et des contraintes physiques, techniques, fonctionnelles et
applicatives afin de fournir les matériels les plus adaptés à la Mairie de Vaison-la-Romaine.
Il est fortement conseillé aux candidats de réaliser une visite sur site pour proposer le matériel de plus
adapté en fonction de son implantation dans l'établissement.
Les matériels devront être installés et prêt à fonctionner au 31/10/2009.
Ils seront impérativement intégralement neufs et de dernière technologie. Le candidat précisera en
clair dans son offre de prix, la date de 1ère commercialisation mondiale et si certains matériels
proposés offrent des performances supérieures aux fonctions requises. Les matériels mis à la disposition
de la Mairie de Vaison-Ia-Romaine doivent être conformes aux normes qui leur sont applicables soit de
façon générale, soit de façon spécifique comme le label Energy Star.
Un stock de toner sera livré le jour de l'installation des appareils. Ce stock devra être suffisant pour que
chaque appareil dispose d'une recharge d'avance au minimum. Cependant, toute commande
supplémentaire de consommables pour un tirage occasionnel en grand nombre pourra faire l’objet
d’une demande duservice Reprographie. Le titulaire s’engage donc à fournir, dans un délai de 24
heures maximum à compter de l’heure d’envoi de la commande, tous les consommables liés à la
maintenance afin de ne provoquer aucun arrêt machine.
La signature d'un procès verbal à la vérification de service régulier et à l'admission (Article 13-2),
constatant la mise en ordre de marche opérationnelle et le bon fonctionnement avec le reste de
l'environnement de la Mairie de Vaison-la-Romaine, pourra déclencher l'émission d'une première
facturation.
Article 23 - Formation
La formation a pour objectif de donner aux utilisateurs une connaissance de l'équipement leur
permettant d'en assurer une utilisation optimale et un usage conforme aux applications revendiquées
par le fournisseur.
Le titulaire du marché s'engage à procéder, après la livraison de chaque matériel, à la formation du
personnel utilisateur de ces équipements, mais aussi à la formation continue sur les matériels et leurs
différentes utilisations si cela s’avère nécessaire pendant la durée du contrat.
Cependant, dès la livraison et la mise en service des matériels, le fournisseur devra assurer une
formation simple et brève permettant ainsi l'utilisation immédiate des appareils.
Article 24 - Dispositions particulières
24-1 Fournitures
La Mairie de Vaison-la-Romaine n'est tenue d'assurer que la fourniture du papier et de l'énergie
nécessaire à la réalisation des impressions et acquisitions.
Les réapprovisionnements de consommables devront être livrés, dans les 48h qui suivent la réception de
commande. Ils seront livrés au Service Reprographie qui centralisera les stocks de consommables.
Si le candidat le souhaite, il pourra chiffrer en option un système de télémaintenance (commande
automatisée de consommables, remontée d'alertes préventives et correctives, etc... )
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Août 2009
24-2 Déplacements des matériels
Dans le cadre de l'optimisation des matériels, le titulaire du marché peut être amené à assurer le
déplacement de matériels acquis par le présent marché. La demande sera formulée par le Service
Reprographie.
Le titulaire du marché s'engage à effectuer ces mouvements sans aucun frais supplémentaire pour la
24-3 Recyclage des consommables usagés
Dans le cadre de l'action dans le développement durable, le titulaire assurera, de manière gracieuse,
la récupération et le recyclage des consommables usagés pour les matériels en location. Le titulaire
s'engage à fournir un container pour collecter ces consommables usagés. Lorsque ce dernier est plein,
le titulaire sera prévenu par le Service Reprographie. Il est tenu de réaliser l'enlèvement du container
plein dans le cadre du contrat de maintenance (pas de coûts en sus) et de fournir un nouveau
container vide, dans les meilleurs délais suivant l'appel du Service Reprographie.
Article 25 - Exécution et maintenance
25-1 Lieux d'exécution
Sur tous les sites d’implantation du parc de photocopieurs de la Mairie de Vaison-la-Romaine.
25-2 Conditions générales d'exécution
Les personnels du titulaire devant intervenir sur les sites de la Mairie de Vaison-la-Romaine sont tenus au
respect des règles suivantes :
- tenue et comportement correct à l'égard des agents municipaux et des tiers.
- obligation de discrétion professionnelle pour tous les faits ou informations dont ils peuvent avoir
connaissance au cours de leurs interventions
- respect des dispositions du règlement intérieur de l'établissement
25-3 Maintenance préventive
Elle couvre les opérations courantes d’entretien et de remplacement des pièces d’usure courante.
Pendant toute la durée du marché, le titulaire s’engage à assurer la totalité des charges afférentes au
bon fonctionnement des matériels.
25-4 Maintenance corrective
Les interventions de maintenance corrective sont sollicitées exclusivement par le Service Reprographie,
à l'exclusion de tout autre service.
Ces actions sont destinées à remettre en bon état de fonctionnement les équipements détaillés en
article premier.
Les pièces, frais de main d'oeuvre et déplacements sont compris dans la prestation.
Le titulaire s'engage à intervenir au plus tard dans les HUIT HEURES OUVRABLES qui suivent l'appel du
service Reprographie, à l'exclusion de tout autre intervenant (heures ouvrables, du lundi au vendredi,
de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00).
Dès son arrivée dans l'établissement, le technicien signalera sa présence à l'accueil ainsi qu'aux agents
responsables du secteur où il doit intervenir.
Au cours de chaque intervention corrective, le titulaire procèdera à la révision de l'appareil. Le titulaire
complètera le livret d'entretien de la machine (carnet de bord des interventions).
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Août 2009
25-5 Rapport d'intervention
Chaque intervention de maintenance corrective fera l'objet d'un rapport d'intervention détaillé qui
mentionnera :
- la date, l'heure de l'appel émanant du service Reprographie
- la date, l'heure d'arrivée et de départ
- le type, le numéro de série et l'implantation de l'appareil concerné
- le relevé de compteur par type d'impression (A4 1 A3 1 Noir & Blanc 1 Couleur 1 etc ... )
- les opérations techniques effectuées
- le nom du technicien qui est intervenu.
Ce rapport sera signé par le technicien du titulaire et sera contresigné par un représentant de
l'établissement qui en conservera une copie.
Le carnet de bord de l'appareil sera également mis à jour.
25-6 Remplacement de matériels momentanément indisponibles
En cas d'immobilisation du matériel d'une durée supérieure à 8H00 ouvrables, après appel de la Mairie
de Vaison-la-Romaine, le titulaire doit en assurer son remplacement momentané ou définitif par un
équipement similaire en capacité, fonctionnalités et performances.
25-7 Relevés de compteur
Ils seront effectués trimestriellement.
Le titulaire transmettra au service Reprographie de la Mairie de Vaison-la-Romaine une grille reprenant
l'inventaire des appareils répartis par lot et figurant au tableau des besoins.
Cette grille récapitulative mentionnera, pour chaque implantation (bâtiment, niveau, service,
localisation), le type et le n° de série de l'appareil concerné.
Une fois complété par le service Reprographie, ce document sera transmis au titulaire par courriel/fax
afin qu'il établisse la facturation.
25-8 Maintenance des équipements
Les candidats décriront précisément toutes les modalités d'organisation du service de maintenance et
indiqueront notamment la localisation de ce service ainsi que le nombre de techniciens appelés à
intervenir.
Ils indiqueront comment est assurée la prise en charge de la maintenance préventive et de la
maintenance curative.
Les candidats compléteront obligatoirement la fiche jointe en annexe pour préciser les conditions de
maintenance (une fiche par modèle).
La prestation de maintenance est comprise au sens de la Norme NFX 60010, soit :
- installation et conformité des matériels
- maintenance corrective systématique
- fourniture de tous les consommables nécessaires au fonctionnement satisfaisant des matériels
- pièces, main d'oeuvre, déplacements, ...
25-9 Conditions d'interventions
La maintenance et le dépannage des équipements devront impérativement être effectués pendant
les heures ouvrables, du lundi au vendredi à l'exception des jours fériés, ainsi fixées :
de 8 h 00 à 12h00 et de 13h30 à 17 h 00
Il est entendu que les jours ouvrables sont ceux pendant lesquels les différents services utilisateurs sont
ouverts.
25-10 Déploiement - Convention :
Nous prenons comme acquis le fait que tous les matériels proposés possèdent au moins 1 bac
d'alimentation manuel + 1 bac standard.
Nous entendons par "bacs d'alimentation" le nombre total de bacs d'alimentation papier (hors
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Août 2009
chargement manuel) ex : 3 bacs d'alimentation = 1 bac standard (intégré) + 1 bac d'alimentation
manuel (intégré) + 2 bacs supplémentaires.
Nous supposons que lorsque rien n'est précisé sur un type de matériel nous avons de manière basique
une alimentation papier par bac et une alimentation papier manuelle.
Le tableau suivant présente la liste des matériels à livrer et à installer avec les options (socle, bacs, et
finition).
Type de matériel
Multifonction modèle 1 : NB A4 - 1 bac d'alimentation
Multifonction modèle 2 : NB A4 - Fax - 1 bac d'alimentation
Multifonction modèle 3 : NB A4-A3 - 2 bacs d'alimentation - socle
Multifonction modèle 4 : NB A4-A3 - 2 bacs d'alimentation - socle - fax
Multifonction modèle 5 : NB A4-A3 - 4 bacs d'alimentation - socle
Multifonction modèle 6 : NB A4-A3 - 4 bacs d'alimentation - socle -Fax
Multifonction modèle 7 : Couleur A4-A3 - 2 bacs d’alimentation - socle
Multifonction modèle 8 : Couleur A4-A3 - 4 bacs d’alimentation - socle finisseur agrafage et piqûre
Multifonction modèle 9 : mobile - NB A4 - 1bac d’alimentation, fax, scanner
Quantité
2
2
9
1
2
3
1
2
1
Fait à Vaison-la-Romaine, le
Le Maire
Pierre MEFFRE
Lu et accepté, Le prestataire
(Date, cachet, signature)
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ANNEXES
Annexe 1 : Bordereau de Prix Unitaires (BPU) -- A compléter obligatoirement Daté et signé
Annexe 2 - Questionnaires Maintenance -- A compléter obligatoirement Datés et signés
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Août 2009
Annexe 1 : Bordereau de Prix Unitaires (BPU)
LOCATION
LOYER TRIMESTRIEL
Nombre
Modèle 1
2
Modèle 2
2
Modèle 3
9
Modèle 4
1
Modèle 5
2
Modèle 6
3
Modèle 7
1
Modèle 8
2
Photocopieur
1
PU ht
Total ht
TOTAL
MAINTENANCE
Maintenance
PU ht de la page
Page A4
Page A3
Fait à
le
Le prestataire
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Août 2009
Annexe 2 - Questionnaires Maintenance
Exemplaire à compléter : un pour chaque matériel
Modèle
QUESTIONS
REPONSES DU CANDIDAT
Date de 1ère commercialisation
Pièces ou consommables compris dans la
maintenance:
•toner
•tambour
•développeur
•four
•kit de maintenance
au bout de combien de pages?
•autres (roulements, patins, ... )
Réparations ou pièces non comprises dans
oui
oui
oui
oui
oui
non
non
non
non
non
pages
Préciser :
Préciser:
la maintenance
Assurance des équipements :
•responsabilités de la société
•responsabilités de la mairie
Interventions
•sur site (aux heures d’ouverture)
•hors site
oui
non
oui
non
oui
non
Préciser les modalités :
Délai d'intervention
Délai de remise en ordre de marche
Pourcentage maximal d'indisponibilité de
l'équipement.
Fait à
le
Le prestataire
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marché à procédure adaptée

Transcription

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