Vous et votre équipe de USAID

Numéro 4 / mai 2009
Définitions
Sujet : Gestion du programme
Officier d'accord (AO) - Le fonctionnaire de
l'agence ayant l'autorité pour passer,
administrer, résilier et/ou clôturer des
accords et pour prendre des décisions et
tirer des conclusions à ce propos au nom de
l'agence.
Représentant technique de l'Officier
d'accord (AOTR) ou Représentant
technique de l'Officier chargé des
contrats (COTR) - Le fonctionnaire d'USAID
chargé de suivre l'avancement du
bénéficiaire vers l'objectif de l'accord et
servant de lien technique entre le
bénéficiaire et l'Officier d'accord. L'Officier
d'accord nomme explicitement l'AOTR/le
COTR et lui délègue l'autorité pour des
responsabilités spécifiques. Ce représentant
est généralement nommé dans votre Accord
de coopération.
Responsable d'activité - Le représentant
d'USAID pouvant être désigné pour assumer
le rôle de point de contact quotidien.
Références
Agence fédérale de publication
des audits
http://harvester.census.gov/sac/
Formulaire-425 Rapport
Financier Fédéral
http://www.whitehouse.gov/omb/assets
/grants_forms/ff_report_fill.pdf
Instructions pour remplir Formulaire425 Rapport Financier Fédéral
http://www.whitehouse.gov/omb/grants
/standard_forms/ffr_instructions.pdf
Formulaire-270 Demande d'avance ou
de remboursement
http://www.whitehouse.gov/sites/defaul
t/files/omb/grants/sf270.pdf
Numéro 2 de NGOConnect eNews –
Remise du Formulaire-425
http://tinyurl.com/y87soe9
Numéro 23 de NGOConnect eNews –
Demande de fonds du Gouvernement
américain à l'aide du Formulaire-270
http://tinyurl.com/nu6lyp
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« Vous et votre équipe de l'Agence
américaine de développement international
(USAID) » - Partie 2
Q.
Quels bureaux ou quelles personnes d'USAID devons-nous
contacter en cas de demande relative à notre accord ? À qui
devons-nous remettre les rapports et autres documents
relatifs au projet ?
R.
Le tableau récapitulatif suivant donne des indications générales sur
les bureaux et/ou les personnes d'USAID chargé(e)s des demandes, des
formulaires et des rapports fréquent(e)s.
Demande,
formulaire
ou rapport
Bureau(x) et personne(s) qui en sont
généralement chargé(e)s
Réponse à l'audit des
finances
À remettre à l'AO.
Audit annuel
À remettre à l'AO. Vérifiez également si votre accord
exige ou non que vous le remettiez à l'Agence
fédérale de publication des audits (voir le lien à
gauche).
Rapport Financier
Fédéral
(Formulaire-425)
À remettre au bureau financier avec une copie à l'AO
et à l'AOTR/au COTR.
Demande d'avance
ou de remboursement
(Formulaire-270)
À remettre au bureau financier avec une copie à
l'AOTR/au COTR. Votre AOTR/COTR peut suivre
votre taux d'absorption de liquidités pour s'assurer
que suffisamment de fonds ont été engagés.
Plan de travail
À remettre à l'AOTR/au COTR ou à la personne
requise selon votre accord.
Rapports de
performance
Les rapports de performance sont généralement
requis chaque trimestre par l'Officier d'accord et
l'AOTR/le COTR.
-suite page suivante-
Numéro 4 / mai 2009
Éléments à prendre en compte
Savez-vous qui au sein d'USAID doit
recevoir vos rapports, demandes et autres
éléments relatifs à votre octroi de fonds ?
Les membres concernés de votre équipe
le savent-ils ?
Les noms de votre AO et de votre
AOTR/COTR se trouvent dans votre
accord.
Pour plus d'informations
Retrouvez ce numéro ou d'autres
numéros de cette eNewsletter sur
www.NGOConnect.NET. Le site
Web est un portail dynamique et
interactif visant à rapprocher et à
renforcer les Organisations non
gouvernementales (ONG), les réseaux
et les organisations de soutien des
ONG à travers le monde.
Cette publication a été financée par
l'Agence américaine de
développement international, dans le
cadre du Programme de partenaires
compétents (CAP). Son contenu, géré
par CAP, ne reflète pas
nécessairement les opinions d'USAID
ou du Gouvernement américain.
© mai 2009, FHI 360. Cette publication
peut être photocopiée ou adaptée pour
un usage non commercial sans
autorisation préalable à condition que
FHI 360, CAP, MSI et USAID soient
mentionnés comme source.
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Rapports finaux
À remettre à l'AOTR/au COTR et au Centre d'échange
sur l'expérience en matière de développement. (Allez à
Numéro 23 de NGOConnect eNews, Clôture de projet,
http://tinyurl.com/yfcho3v.)
Demandes
d'approbation pour
l'achat de véhicule
À remettre à l'AO.
Demande de
prolongation
financée ou non
financée
À remettre à l'AO.
Demande
d'engagement
supplémentaire
À remettre à l'AO.
Changement dans
le plan de suivi et
d'évaluation ou
réduction des cibles
À remettre à l'AOTR/au COTR.
Demande de
réalignement du
budget
À remettre à l'AO.
Changement ou
expansion vers un
nouvel
emplacement
géographique
Un changement ou une expansion important(e)
d'emplacement peut impliquer un changement
dans la description approuvée de votre
programme (voir la case suivante).
Changements dans
la description du
programme
Bien que les changements dans votre plan de
travail demandent généralement l'approbation
de l'AOTR/du COTR, les changements dans la
description du programme—approuvée dans le
cadre de votre accord avec USAID—doivent
être envoyés à l'AO pour approbation.