Aide Utilisateur RECRUTEURS

Aide Utilisateur RECRUTEURS
Cette rubrique permet aux utilisateurs de trouver des informations pour la bonne utilisation du Site.
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Table des matières…………………………………………
Abréviations utilisées sur le site…………………………..
Création du profil…………………………………………
Accès au service…………………………………………..
Utilisation des fonctionnalités du site..................................
Compléter votre profil..............................................
Gérer des recherches................................................
Gérer votre abonnement...........................................
Entrer en contact avec des candidats/lever son anonymat
Utiliser le chatroom.................................................
Signaler un candidat.................................................
Signaler une embauche.............................................
Enregistrer des documents........................................
Messagerie................................................................
Suivre votre activité sur le site.................................
Eléments importants à noter...............................................
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ABREVIATIONS UTILISEES SUR LE SITE
Secteurs :
AM :
PE :
HF :
CM :
CF :
FO :
GF :
GA :
Asset Management
Private Equity (capital investissement)
Hedge funds/gestion Alternative
Capital Markets
Corporate Finance
Family office
Généraliste Finance
Généraliste Assurance
Fonctions :
DG/CEO :
SG :
COO :
OPC/Clients Privés :
BO Cash :
BO Titres :
DAF :
DRH :
CFO :
Directeur Général/CEO
Secrétaire Général
Directeur Opérations/Directeur Back/middle office/Chief Operation officer
S'occupant d'Organismes de placement collectifs ou de clientèle privée
Back Office Cash/espèces
Back Office Titres
Directeur Administratif et Financier
Directeur Ressources Humaines
Chief Financial Officer/Directeur financier (Private Equity)
Certaines activités pouvant être croisées, nous vous recommandons de sélectionner l'activité
dominante du métier de votre société ou du poste que vous recherchez.
CREATION DU PROFIL
A la première connexion, il vous est demandé de renseigner un certain nombre de champs. A la
validation, les informations sont adressées à SUPLINKS de façon à pouvoir avoir un premier
niveau de contrôle sur la véracité des profils.
Nom : il s'agit du nom de la personne physique agissant en tant que recruteur pour sa société.
Email professionnel : votre adresse email professionnelle personnelle (évitez les adresses
« contacts » ou « infos ») qui risquent de ralentir le processus de vérification et d'activation). Cette
adresse email vous servira de « login ».
Téléphone professionnel : votre numéro de téléphone professionnel (ligne directe de préférence).
Mot de passe : vous pourrez ici choisir votre mot de passe.
Ces informations sont nécessaires pour activer votre compte. Conformément aux C.G.U. ainsi qu'à
la politique de confidentialité qui sont disponibles en bas de page du Site, ces informations sont
personnelles (login et mot de passe) et aucune information concernant votre profil ne sera vendue
ou cédée à des fins commerciales. De même, ces renseignements ne sont exploitables que dans le
cadre de l'administration et du fonctionnement du Site.
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Une fois ces informations fournies, votre profil sera alors en attente d'activation, processus qui
pourra prendre quelques heures.
Dès l'activation de votre profil, vous recevrez un email sur votre adresse de contact vous confirmant
vos informations de connexion qui vous donneront accès au service « CLASSIC ».
L'ACCES AU SERVICE
Lors de votre accès au service, vous arrivez sur une page « DASHBOARD » (qui correspond à un
tableau de bord de votre activité sur le Site) vous permettant de synthétiser diverses informations.
Par défaut, votre profil est « CLASSIC » et vous restreint donc l'accès à certaines fonctionnalités.
− Dans la partie supérieure, une présentation de vous même (secteur et poste occupé : cette
partie est invisible à la première connexion, car elle nécessite d'entrer des informations
supplémentaires au niveau de votre profil), un état de votre abonnement (CLASSIC (gratuit)
ou PREMIUM (payant)), un cercle à l'intérieur duquel se situe un symbole de validation de
profil (profil vérifié en bleu, profil non vérifié en orange) ;
− Dans cette partie supérieure se trouve également la messagerie interne à SUPLINKS qui
vous permet d'échanger par email avec les candidats (attention : 1 message doit comporter
au moins dix caractères).
− Sur la partie gauche du dashboard, sont présents trois pavés distincts : DOCS, ACTIONS, et
STATS.
− Sur la partie droite se trouve une fenêtre qui déroule des noms de prestataires « métier » qui
peuvent s'avérer utiles dans votre « day-to-day business ». En cliquant sur ces prestataires,
vous serez redirigé soit vers un site internet soit vers un formulaire de contact.
− A l'utilisation du site, vous verrez ultérieurement s'ajouter verticalement dans la partie droite
deux zones indiquant les candidats vous ayant enregistré en favori ainsi que les candidats
venus visiter votre profil. C'est le seul moyen à disposition des candidats pour se signaler, le
site étant principalement orienté vers les recruteurs. Ces visites ne seront possibles que dans
la mesure où vous aurez créé des recherches de postes en mode «recherche active». En effet,
les candidats peuvent avoir accès à vos informations qu'au travers des recherches. Ils n'ont
donc pas accès à votre profil tant que vous ne recherchez pas de poste. Un mode brouillon
d'une recherche peut être créé : il permet de voir les profils qui correspondraient à votre
besoin. Il suffit dans ce cas de ne pas cocher l'option « recherche active» à la création de
recherche.
−
Une fenêtre indiquant les Tweets de SUPLINKS. Ces Tweets peuvent concerner des embauches, des
informations diverses, des articles en rapport avec les métiers de la finance, des annonces de type
« carnet » ou toute autre information que SUPLINKS peut trouver pertinente à partager avec sa
communauté de professionnels des métiers de l'investissement.
−
Sur la partie centrale supérieure, se situe un fil d'infos. Il permet d'indiquer à tous les changements
de statuts des candidats, un nouveau poste recherché par un recruteur, une embauche...
−
Sur la partie centrale inférieure seront inscrites les recherches de postes que vous aurez enregistrées
(5 maximum).
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L'UTILISATION DES FONCTIONNALITES DU SITE
Compléter votre profil :
Consécutivement à l'activation de votre compte, il est nécessaire de compéter rapidement votre
profil. Dans la partie ACTIONS, il vous est possible de modifier votre profil. Il est à noter qu'un
profil incomplet est moins bien mis en avant qu'un profil complet mais non vérifié, qui lui même est
moins valorisé qu'un profil vérifié. La notion de profil vérifié permet en effet aux candidats de
savoir que les recruteurs ne les contactent pas pour de faux postes, ou que les profils enregistrés
correspondent à de véritables recruteurs. Par conséquent, si vous contactez un candidat, de façon à
être certain de recevoir une réponse, nous vous conseillons de faire rapidement vérifier votre profil.
Lorsque vous validez les zones de vérification du profil, la demande de vérification est adressée à
l'équipe administrative de SUPLINKS qui va vérifier vos données. Lorsque votre profil est vérifié,
vous recevez un mail en provenance de SUPLINKS vous confirmant cette vérification et votre
dashboard sera remis à jour comme profil vérifié à la prochaine connexion ou en actualisant la page
(F5). En cas de doute, vous pouvez revenir sur le dashboard par le bouton « Retour à votre
Dashboard » en haut à gauche présent sur quasiment toutes les pages du Site.
Gérer des recherches :
Dans cette partie, vous pouvez concevoir jusqu'à 5 recherches simultanées. Cette partie vous permet
de définir rapidement les profils que vous recherchez grâce aux boites de choix.
Les recherches indiquées comme « actives » sont visibles par les candidats. Elles apparaissent avec
une icône plus foncée sur votre dashboard.
Les recherches non actives restent à l'état de brouillon mais apparaissent quand même sur votre
dashboard avec une icône plus claire et permettent de voir combien de profils correspondants sont
inscrits sur le Site.
Vos recherches peuvent être précisément ciblées, ou plus larges (par exemple en ne sélectionnant
que le secteur AM, vous aurez comme résultats tous les profils ayant indiqué ce secteur comme
étant leur secteur principal). Dans la mesure où certains postes peuvent croiser plusieurs secteurs,
nous vous recommandons d'effectuer une recherche par secteur sur le type de poste que vous
recherchez (par exemple si votre secteur est AM et que vous recherchez une assistante, il est
possible qu'une assistante ayant indiqué GF ou PE comme secteur principal de son activité puisse
être un profil adéquat).
Lors de la définition de vos recherches, vous pouvez faire une rapide description du poste qui
complète les critères de base retenus et qui pourra être lue par le candidat (à condition que celui-ci
ait un abonnement PREMIUM). Si vous souhaitez conserver l'anonymat, il est important de ne pas
citer l'entreprise dans cette présentation.
De même, vous pouvez joindre un job Description complet (sous format pdf). Afin de préserver
votre anonymat, il est important de ne pas mettre en ligne de fichier comportant le nom de
l'entreprise.
Une fois la recherche enregistrée, en revenant sur votre dashboard, vous verrez s'afficher dans la
partie centrale inférieure l'ensemble des recherches que vous aurez sauvegardées. En cliquant sur
ces recherches, s'afficheront les profils qui se rapprochent des critères définis.
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En cliquant sur l'identifiant du candidat, vous pourrez avoir accès à une fiche plus détaillée qui
comportera un mini-CV. Vous pouvez enregistrer ce candidat dans vos favoris, cliquer sur son
identifiant afin d'obtenir plus de précisions sur son profil si ces précisions ont été apportées par le
candidat.
En cliquant de nouveau sur la recherche sur votre dashboard, celle-ci fermera la liste des profils
correspondants.
Si vous avez souscrit à l'abonnement PREMIUM, vous pourrez contacter les candidats et entrer
ainsi dans un processus plus classique de recrutement.
Attention : vous ne devez indiquer aucun critère de race, âge ou sexe dans le job description que vous attacherez à votre recherche de façon à ne pas
vous mettre en défaut vis à vis des principes édictés par la HALDE et pour ne pas créer de facteur de discrimination à l'embauche. Nous vous
recommandons de vous limiter à la description des tâches que les collaborateurs que vous recherchez devront exécuter.
Gérer votre abonnement :
Cette partie vous permet de faire évoluer votre abonnement en fonction de vos besoins et vous
connecte au site de paiement. Vous ne pouvez utiliser la fonction VIREMENT que pour un montant
supérieur à 100€. Pour tout montant inférieur, un paiement sécurisé par Paypal à l'aide d'une carte
bancaire est obligatoire.
Le profil « CLASSIC » vous permet de :
− créer un compte
− modifier son profil
− faire vérifier son profil
− créer des recherches
− Ajouter des profils candidats à vos favoris
Le profil « PREMIUM » résulte de la volonté de SUPLINKS de vérifier la réelle implication des
abonnés. Il vous permet, en plus des fonctionnalités du profil « CLASSIC » de :
− contacter les candidats
− lever/rétablir l'anonymat
− établir des rendez-vous par chatroom
− signaler vos embauches
− signaler les candidats aux profils douteux ou ne respectant pas la plus élémentaire des
courtoisies (cf Conditions Générales d'Utilisation).
A noter : le coût mensuel d'un profil « PREMIUM » revient à 6€ TTC par jour pour un recruteur.
De façon à ne pas vous bloquer dans vos recherches, SUPLINKS a prévu un abonnement spécifique
valable pour une journée qui vous ouvre l'accès au service « PREMIUM ».
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Entrer en contact avec des candidats/lever son anonymat :
L'abonnement PREMIUM vous permet d'établir des contacts avec les candidats dont les profils sont
intéressants.
Lors de la remontée des profils au niveau de la partie centrale de votre dasboard, vous disposez de
trois possibilités :
− contacter
− lever mon anonymat
− voir la description du profil
Les premiers contacts peuvent s'effectuer par email, puis éventuellement au sein de la chatroom de
SUPLINKS. Après les premiers contacts, vous pouvez décider de lever votre anonymat de façon à
entrer dans un processus plus classique d'une phase de recrutement.
La demande de levée d'anonymat peut se faire soit par le recruteur, soit par le candidat. En
revanche, il faut que celui qui reçoit cette demande l'accepte pour que l'anonymat soit
simultanément levé pour les deux parties. Un rétablissement d'anonymat se fait de manière
unilatérale par l'une ou l'autre des parties, mais est valable pour les deux simultanément également.
La demande de levée d'anonymat adresse un email sur la boite de contact de l'autre partie pour
acceptation. En cliquant sur l'acceptation, l'autre partie va être dirigée vers le site SUPLINKS où il
va lui être demandé de se connecter, puis d'accepter ou refuser la demande. A l'acceptation ou au
refus, un email est adressé en retour à la partie qui avait initialisé la demande.
Si le candidat lève à son tour son anonymat, vous aurez peut être accès à de nouveaux documents
(un CV nominatif et peut être plus détaillé) en fonction de ce que le candidat aura intégré dans ses
DOCS. Le candidat quant à lui aura accès à vos documents enregistrés en mode public qu'il ne peut
voir sans la levée de l'anonymat. Rien ne vous empêche après les premiers contacts d'entrer, par
échange de coordonnées, dans un processus classique. SUPLINKS vous donne en supplément la
possibilité d'approfondir l'échange à distance de manière non chronophage avant d'entrer dans une
phase plus classique.
Dans la mesure où le candidat doit avoir souscrit un abonnement pour répondre aux contacts, il est
possible que vous n'obteniez pas systématiquement une réponse (surtout par exemple, dans le cas
d'un candidat en veille passive que vous auriez souhaité contacter). Cela pourra alors dénoter une
absence de motivation réelle du candidat et vous éviter de perdre du temps avec les personnes qui
ne souhaiteraient que « benchmarker » leur poste actuel.
Si vous êtes connectés au moment de la levée de l'anonymat, selon le navigateur utilisé, il y a un
risque d'ouverture d'une nouvelle session vous demandant votre accord. Après avoir accepté ou
refusé, il vous suffira alors de fermer l'une des deux sessions et de faire une actualisation (F5) sur
celle demeurant ouverte.
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Utiliser le « chatroom » de SUPLINKS:
L'abonnement PREMIUM vous permet d'utiliser un chatroom interne à SUPLINKS de façon a
pouvoir connaître un peu mieux un contact au préalable d'un entretien. Pour utiliser cette
fonctionnalité, il suffit de cliquer sur « chat » sur la fiche du contact pour convenir d'un rendezvous.
Une fenêtre s'ouvre de façon à ce que vous puissiez adresser un message au candidat en proposant
un rendez-vous en chatroom. Votre rendez-vous est noté à réception de la confirmation du candidat.
Les demandes et confirmations doivent être envoyées au minimum 1h avant l’heure convenue du
rendez-vous. Le jour du rendez-vous, environ une demi-heure avant l’heure convenue, vous recevez
un email de rappel avec l’adresse d’accès au chatroom. A partir de l'heure convenue, le chatroom va
pouvoir s'ouvrir. Cet accès au chatroom est valable une heure, c'est-à-dire que sans la présence des
deux participants pendant une heure, le chatroom se ferme automatiquement. En cas de
déconnexion ou de départ de l’un des participants, le chatroom reste ouvert pendant 15 minutes le
temps pour le participant de se reconnecter. En cours de discussion avec deux participants, le
chatroom reste ouvert sans durée limitative. Si pendant l'utilisation du chatroom, vous décidez de
retourner sur le dashboard, vous perdrez la connexion avec le chatroom. Il vous faudra donc ouvrir
le chatroom de nouveau à partir de l'email vous ayant adressé l'accès au chatroom.
NB : un candidat ne peut pas vous inviter en chatroom. L'initiative du contact demeure celle du
recruteur qui doit envoyer la première invitation.
Signaler un Candidat :
Dans le cas où un candidat vous paraît douteux ou bien manque de la plus élémentaire des
courtoisies lors des échanges, vous pouvez le signaler aux équipes SUPLINKS de façon à ce que
celles-ci vérifient de nouveau le profil et s'assurent que ce candidat se conforme bien aux règles
d'utilisation du site. Dans le cas où vous ne feriez pas montre de courtoisie, il est porté à votre
connaissance qu'un candidat peut également signaler votre profil. Toutefois, tout abus de cette
fonctionnalité pourrait conduire SUPLINKS à fermer l'accès au site. A cet égard, nous ne saurions
vous recommander de vous reporter à nouveau aux Conditions Générales d'Utilisation du Site.
Signaler une embauche :
Dans le cas où vos négociations avec un candidat se finaliseraient, nous vous remercions de bien
vouloir nous signaler cette embauche de façon à ce que nous la fassions passer dans le fil d'infos.
Si vous souhaitez faire passer une annonce de type « Carnet », SUPLINKS la publiera sur la partie
Twitter du site dans le cadre d'un abonnement PREMIUM mensuel ou d'une durée supérieure.
Enregistrer des documents :
Dans la zone DOCS, vous pouvez enregistrer divers documents sous format pdf (total maximum de
25Mo) : des job descriptions, des documents utiles à l'embauche, des articles relatifs au marché de
l'emploi du secteur qui vous intéresse... Si ces documents sont enregistrés en mode « public », il
seront consultables tels quels par les candidats qui regarderont le détail de votre fiche recruteur dans
le cas où l'anonymat aurait été levé. Si le mode « public » n'est pas activé, vous seul pourrez les
consulter.
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Messagerie :
SUPLINKS met à votre disposition une messagerie interne gérant tous les contacts entre recruteurs
et candidats. Cette messagerie est automatiquement purgée au delà de 50 messages. Vous êtes averti
sur votre email de contact de la présence d'un message sur SUPLINKS et devez vous connecter
pour le lire dans SUPLIKS afin que personne d'autre n'ait accès à ce message.
Suivre votre activité sur le Site :
la partie STATS vous donne des indications concernant votre abonnement, le nombre de contacts
que vous avez établis sur le mois, le nombre d'embauches effectuées sur l'année...
ELEMENTS IMPORTANTS A NOTER
Précisions sur le détail d'une fiche candidat :
C04 : identifiant du profil; La présence du symbol √ indique que le profil est vérifié.
(AM) : Secteur principal dans lequel évolue le profil (ici Asset Management) ;
Recherche Active : Statut de recherche du profil ;
En cliquant sur l'identifiant une description plus complète du profil apparaît et vous aurez ainsi
accès à un CV ultra simplifié vous donnant des indications de base vous permettant de savoir si
vous souhaitez contacter ou non ce profil.
Autres Conseils d'utilisation :
N'hésitez pas à nous contacter pour toute question qui pourrait vous gêner dans l'utilisation au
quotidien du site.
Faites attention aux noms de fichier (photo/logo par exemple) qui comporteraient un nom que vous
ne souhaiteriez pas dévoiler, car nous ne pouvons garantir que le matériel utilisé par le candidat sera
toujours adéquat pour lire tous types de fichiers qui pourraient alors être désignés par leur nom.
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