Facturer une prestation - Assistance

EXTRANET ORGANISME DE FORMATION
F550
Facturer une prestation
Les champs obligatoires sont en rouge. Il est préconisé d’utiliser Google chrome.
Contexte
La facturation d’une prestation est possible lorsque la gestion des présences a été
effectuée par l’organisme de formation et validée par Formiris. Par ailleurs, le bon de
commande Formiris doit avoir été signé et envoyé par courrier à Formiris.
Pour téléchargez le bon de commande
o Cliquez sur « Mes bons de commande » dans le menu.
o Sélectionnez ou recherchez le bon de commande concerné dans le tableau.
o Cliquez sur le pictogramme
de la colonne Téléchargements.
Point de vigilance
La facture comporte des mentions obligatoires telles que : adresse complète de l’émetteur,
adresse complète du financeur (Formiris), date d’émission de la facture, numéro de
facture, date de la prestation, intitulé de la prestation, numéro du bon de commande,
montant total de la facture, modalité de paiement, pénalités de retard, références au texte
en matière d’éxonération de la TVA, numéro de TVA intracommunautaire, numéro de Siret
(14 chiffes).
Pour des raisons de sécurité, la facture déposée doit être dans un format non modifiable
(exemple : PDF).
Dès l’action de formation terminée établir les éléments de facturation afin de déposer votre
facture dans le menu « Mes factures » (tracker) de FormElie.
1 – Cliquez sur « Mes factures » du menu gauche.
6/06/2016 – V03
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2 – Cliquez sur « Envoyer une facture ».
3 – Recherchez la prestation à facturer.
Dans le champ « Prestation » vous pouvez :
o soit saisir le numéro de la prestation,
o soit saisir l’intitulé de la prestation,
o soit sélectionner la prestation dans la liste déroulante.
Seules les prestations dont au moins une session est terminée sont disponibles pour la
facturation.
4 – Choisissez la ou les sessions à facturer dans le tableau des « Sessions à
facturer ».
Par défaut, toutes les sessions s’afficheront. Seules celles dont les attestations de
présence ont été générées et validées par Formiris sont facturables. Sélectionnez les
sessions conformes.
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Si la facture est en lien avec une prestation commandée par plusieurs structures Formiris,
sélectionnez la structure à facturer dans la liste déroulante.
La liste des sessions déjà facturées se trouve dans le tableau « Sessions déjà facturées ».
5 – Saisissez la référence de votre facture, la date de facturation et joignez-la en
version électronique.
Le montant de la facture est ajusté en fonction des présences validées par Formiris.
Point de vigilance : la saisie des champs « référence de la facture » et « date de
facture » doit être conforme à la version papier de la facture que vous avez générée avec
votre système de facturation.
Pour transmettre la facture au format électronique à Formiris, cliquez sur « Choisissez un
fichier ». Son poids ne doit pas dépasser 1 Mo.
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Il est possible de transmettre un commentaire à Formiris en utilisant la zone
correspondante.
6 – Cliquez sur
ou
afin de sauvegarder
afin de transmettre la facture à Formiris.
Le « Statut du bon de commande » contient trois valeurs :
o « Partiellement facturé » : pour une facture partielle.
o « Facturé intégralement » : pour une facture totale ou finale.
o « Clos manuellement » : pour un bon de commande qui ne sera pas entièrement
facturé (exemple : dernière session annulée). Cette action est réalisée par Formiris.
Ce bon de commande ne peut plus recevoir de facture.
La section « Mes factures » affiche alors les informations liées au suivi de la facture :
o « Brouillon » : la facture est modifiable.
o « Validation » : la facture est soumise à Formiris.
o « Approuvée » : la facture est acceptée et en cours de règlement.
o « Validation rejetée » : la facture est rejetée.
La facture peut être rejetée pour les motifs suivants : facture non conforme au bon de
commande, absence d’informations obligatoires, erreur (date, etc.).
Ces motifs ne sont pas visibles. Formiris vous contactera à ce sujet.
Que se passe-t-il après la facturation ?
Afin de procéder au règlement, Formiris traite la facture en regard de l’attestation de
présence, des justificatifs d’absence et du bon de commande.
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