Informations générales

Informations générales
Les visas passagers :
Pas de visa pour Hong Kong pour les séjours n’excédant pas 3 mois.
Nous nous chargeons des formalités d’obtention des visas pour le reste du pays.
Vous devrez nous faire parvenir la photocopie des trois premières doubles pages de
votre passeport.
Pour les non ressortissants français, veuillez nous consulter pour connaître les
formalités à accomplir.
Avant le départ de Paris pour chaque voiture :
Contrôle de toutes les voitures par un mécanicien spécialisé désigné par
l’organisateur (obligatoire).
Date et rendez-vous à définir selon un planning qui sera établi deux mois avant le
départ et dont nous vous tiendrons informé ultérieurement.
Expertise (obligatoire) par l’expert du rallye Christian Huet un mois avant le départ,
(contrôle qui sera effectué dans le garage désigné par l’expert).
Tous ces documents devront être remis à l’organisateur 20 jours avant le départ.
Ils seront conservés par l’organisateur pendant toute la durée du rallye et seront
restitués à chaque propriétaire en fin de rallye.
Lieu de rassemblement (porte Dauphine dans le 16ème arrondissement) :
Toutes les voitures se verront remettre leur dossier logistique et marquages au jour
de concentration et de chargement à 9 heures du matin (plaques + stickers de
portières + road book + logos des partenaires date à définir dans les semaines à
venir).
Carburant :
IMPORTANT : les voitures devront n’avoir que 20% d’essence dans leur réservoir
(afin d’être aux normes réglementaires en vigueur dans le transport aérien).
Toutes les voitures devront être équipées de cosses papillon neuves afin de pouvoir
débrancher leurs batteries plus facilement (avant l’embarquement) et les rebrancher à
l’arrivée.
Le taux d’octane pour l’essence en Chine est de 93 et de 97.
Toutes les voitures au sans plomb pourront utiliser le 97.
Pour les autres voitures, il faudra prévoir un additif plombé à rajouter dans chaque
plein de 97 (prévoir des bidons d’additif) et en indiquer la quantité afin d’enregistrer
leur nombre total sur une facture pro forma avec les pièces détachées).
Un plein d’essence sera prévu dès l’arrivée à Hong Kong, seuls les propriétaires
eux-mêmes pourront l’effectuer.
Assurances :
Toutes les voitures seront assurées pour le transport sur la base de la valeur
donnée à dire d’expert.
Une assurance transport (ad valorem) sera contractée par l’organisateur pour le
transport des voitures.
Une assurance responsabilité civile sera contractée par l’organisateur en cas de
faute de celui-ci.
Il est prévu une assurance rapatriement auto et participant en cas d’accident.
Toutes les voitures devront avoir au minimum une assurance responsabilité civile
automobile (carte verte valable minimum 4 mois après la date de fin du rallye).
Une tous risques serait néanmoins préférable.
Un extrait des garanties sera adressé à tous les participants par l’assureur, afin de
bien expliquer le contrat de l’assurance aux participants. (en cours de négociations)
Les participants déchargent l’organisateur de toute responsabilité découlant de
l’usage de leur véhicule pour tous dommages corporels ou matériels, causés aux tiers
ou à eux-mêmes dans quelque condition que ce soit durant le rallye.
Garantie annulation
Vous pouvez être amené à renoncer à votre voyage. Afin d’éviter les frais importants
que votre annulation pourrait entraîner, nous vous proposons une garantie annulation
qui vous couvre dès votre inscription. Elle est de 4% du montant de votre voyage et
n’est pas comprise dans nos tarifs. Cette garantie est, bien sûr, facultative mais nous
vous la recommandons vivement, elle doit être contractée au moment de l’inscription.
Cette garantie intervient en cas d’annulation pour raison de santé (maladie, accident,
décès) du contractant, de son conjoint, de ses descendants ou ascendants directs.
L’annulation doit nous être signifiée dans les 3 jours qui suivent la cause du
désistement, par lettre recommandée avec accusé de réception. Le montant de la
garantie annulation (4%) ainsi que les frais de visas ne sont pas remboursables.
Annulation et remboursement
Si vous n’avez pas de garantie annulation, des retenues seront appliquées, en
fonction de la date à laquelle vous annulez votre voyage. Vous deviez impérativement
nous informer de votre annulation par lettre recommandée avec accusé de réception.
Clause spéciale
Au cas ou, pour une raison indépendante de notre volonté (insuffisance de
participants, guerre civile, renoncements des autorités Chinoises aux autorisations
accordées, rupture des relations diplomatiques entre la Chine et la France…)
l’organisation s’engage à rembourser les participants des acomptes versés et
encaissés.
Responsabilité du transporteur :
La responsabilité des compagnies aériennes, participant le cas échéant au voyage
présenté, ainsi que celle des représentants, agents ou employés de celle-ci, est limitée
dans le cas de dommages, plaintes ou réclamations de toute nature, au transport
aérien des passagers et de leurs bagages exclusivement, comme précisé dans les
conditions de transport régies par la Convention de Varsovie.
La réglementation des vols à tarifs spéciaux n’autorise pas, même en cas de force
majeure, le remboursement des trajets non effectués si ce n’est celui des frais
annexes entraînés par une telle situation.
En outre, le transporteur aérien se réserve le droit, en cas de force majeure,
d’acheminer les clients par tout mode de transport de son choix, sans qu’aucun
dédommagement ne puisse être revendiqué par les participants.
Pièces détachées :
Une caisse de pièces détachées (cantine en métal) sera autorisée et vivement
conseillée par voiture (poids maximum 25 kg) et transportée par fret aérien avec les
voitures. Il est recommandé de mettre dans le coffre des voitures les pièces de
première urgence (une liste de pièces préconisées vous sera fournie ultérieurement).
Les cantines seront acheminées par voitures d’assistance le jour du départ pour
être mises dans l’avion avec les autos des participants..
Une liste très détaillée des pièces détachées (y comprises celles se trouvant dans le
coffre) devra être établie par chaque concurrent (suivant un tableau) afin de permettre
à l’organisateur d’établir une facture totale pro forma d’exportation pour faciliter le
passage en douane entre Hong Kong et la Chine sous carnet ATA avec les voitures.
Un mois avant la date du départ nous devrons communiquer la liste de ces pièces aux
services des douanes.
Durant le rallye, toutes les pièces détachées défectueuses remplacées devront être
conservées afin d’être conformes à la liste initiale proforma en cas de contrôle des
douanes Chinoises lors de la réexpédition des voitures vers la France en fin de rallye.
Toutes les voitures devront être équipées d’un extincteur neuf aux dernières normes.
Ce dernier sera marqué du numéro de rallye de chaque voiture par l’organisateur afin
d’être mis dans une caisse séparée pour le transport et pouvoir être remis facilement
ensuite dans chaque voiture à l’arrivée à Hong Kong.
Toutes les voitures voyageront sous housse de protection, neuve, offerte par
l’organisation, siglée au nom du rallye et numérotée.
Voitures d’assistances :
Il y aura 8 voitures d’assistance :
1 4x4 organisation,
4 minis bus pouvant contenir (6 places) l’assistances, guides et autres
2 camions plateau,
1 camion bagages
Assistance pendant le rallye
Il y aura 22 personnes d’assistances :
1 organisateur Français
1 organisateur Chinois parlant Anglais et Français
9 chauffeurs locaux (8 chauffeurs +1 de remplacement)
2 guides parlant anglais et français
4 hôtesses
1 photographe professionnel
2 mécaniciens professionnels français très expérimenté
1 médecin
1 assistant hôtel logistique
Camion bagages :
Il n’y aura pas de bagages dans les coffres des autos, un service bagages étant
assuré par l’organisation durant tout le rallye.
Il est demandé à chaque participant de n’avoir qu’une seule valise afin de faciliter la
logistique des bagages (2 valises par équipage).
Les valises seront au numéro des voitures afin d’être plus facilement identifiables
par l’assistant responsable.
Durant votre voyage, vous pourrez acheter ce que vous voulez dans la mesure ou
vos achats restent raisonnables en taille…
Départ des voitures de Paris pour l’aéroport Roissy Charles de Gaulle:
Départ (de la porte Dauphine) sur porte-autos par groupes de 6 à 7 voitures.
Au départ de Paris, l’organisation du rallye + 2 assistants suivront le chargement
pour permettre à Cyril Codron de partir pour Roissy Charles de Gaulle afin de
réceptionner les voitures à leur arrivée en zone de fret sous douane.
De Paris vers Roissy :
•1er embarquement de 7 voitures à 10h 00 départ 10h 45.
•2ème embarquement de 6 voitures à 10h 45 départ 11h 30.
•3ème embarquement de 7 voitures à 11h 30 départ 11h 15
en direction de Roissy en zone de fret international.
A Roissy Charles de Gaulle :
•Arrivée du 1er
convoi sur la zone de fret vers 11h 30.
•Arrivée du 2ème
convoi sur la zone de fret vers 12h 00.
•Arrivée du 3ème
convoi sur la zone de fret vers 12h 30
Les convois sont réceptionnés par Cyril Codron en personne.
Les voitures seront également déchargées des porte-autos en présence de Cyril
Codron et aucune voiture ne sera conduite par un employé de piste.
La seule personne habilitée à conduire les voitures, le cas échéant, sera
l’organisateur à l’exclusion de tout autre.
Toutes les voitures seront déchargées et poussées à la main sur le tarmac de
Roissy ainsi qu’à l’arrivée à Hong Kong.
En zone de fret à Paris, Cyril Codron assistera au chargement des voitures.
4 personnes d’ACI et d’Air France Cargo seront présentes pour surveiller le chargement.
Assistance médicale :
Durant tout le voyage un médecin sera à votre disposition.
Si vous le désirer, le médecin du rallye prendra contact avec vous 15 jours avant le
départ du rallye afin vous délivrer, le cas échéant, les médicaments sur ordonnance
dont vous pourriez avoir besoin sur place.
Les médicaments seront transportés uniquement et seulement par le médecin du rallye
Photographe :
Un photographe professionnel sera spécialement détaché sur le rallye.
Un portfolio de 20 photos 20x30 sur vous et votre voiture vous sera offert en fin de
rallye, après votre retour, avec un CD rom de tous les autres participants.
Parking
Un service parking surveillé jour et nuit devant chaque hôtel est assuré
conjointement par l’organisation et les autorités chinoises.
Transporteur auto
AIR France CARGO Transporteur officiel,
ACI Transporteur Prestataire,
Transitaire de Paris et Hong Kong (dédouanement inclus aller/retour) :
Cette société de transport (ACI) est connue dans le monde de la course pour sa
qualité de service hors normes et spécialisée dans les transports de voitures de haut
de gamme, de F1 , de prototypes , ses principaux clients sont : Michelin, Peugeot,
Mercedes et certains grands rallyes.
ACI transporte régulièrement des protos pour les constructeurs dans le monde entier
lors de présentation de voitures en avant-première mondiale notamment (un dossier
de présentation de la société sera fourni à qui souhaiterait le consulter).
Les voitures partent sur un vol direct Roissy /Hong Kong
Toutes les voitures seront mises chacune sur palette individuelle puis chargées dans
l’avion cargo sur les ponts supérieur et inférieur.
Le retour Hong Kong/Paris se fera par containers de 40 pieds (2 autos par container)
par bateau.
Il n’y aura qu’un seul transitaire, un seul responsable s’occupera de toutes les
voitures en France et à Hong Kong (aussi bien pour les papiers que pour le transit luimême aller / retour)
Sur place, se sera toujours le même prestataire qui s’occupera de décharger les
voitures.
Les voitures seront toutes déchargées à la main à Hong Kong et stockées dans un
hangar couvert et gardé en attendant l’arrivée des participants.
A Hong Kong, ACI s’occupera de toutes les formalités de dédouanement en
présence du représentant de l’organisation, puis les voitures seront stockées sous
douane jusqu’à l’arrivée des participants.
Un responsable de l’organisation parisienne sera détaché tout spécialement pour
voyager avec les autos afin de superviser en direct toutes les opérations du voyage.
Il sera sur place au moment du débarquement et s’occupera de tous les papiers et
autorisations de dédouanement pour obtenir les documents de circulation sur le
territoire Chinois.
Les voitures rentreront pendant tout le séjour du rallye sous carnet ATA et les pièces
détachées sous facture proforma afin de faciliter la circulation durant le séjour.
De Paris à la zone de chargement, le photographe de l’organisation aura pour
mission de photographier le chargement dans l’avion cargo.
Ce dernier sera également à bord de l’avion cargo pour photographier les voitures au
déchargement à Hong Kong si cela est possible (en attente de l’accord des autorités
chinoises).
Transport des passagers au départ de Paris
Rassemblement à l’aéroport de Roissy (les détails vous seront donnés par courrier)
Voyage en business class pour tous les participants.
Un service bagages avec enlèvement à domicile ou à l’hôtel sera prévu avant le
départ pour les équipages ne voulant pas prendre leurs valises (2 valises d’effets
personnels par voiture maximum)
Ce service s’effectuera sur réservation pour une meilleure gestion de la logistique.
Service spécial à l’aéroport de Roissy avec salon privé pour les participants et le
staff avant embarquement.
Le staff du rallye sera en tenue siglée afin d’être facilement repéré par les
participants.
Encadrement par une équipe d’assistants du rallye au soin des participants pendant
tout le voyage.
Arrivée à Hong Kong :
Un service d’accueil nous attendra à l’aéroport afin de nous permettre d’effectuer les
formalités de douane plus rapidement.
Un service à l’arrivée du vol sera également à votre disposition pour la prise en
charge des bagages.
Les bagages seront acheminés directement à l’hôtel par mini- bus en compagnie de
l’assistant responsable de l’organisation.
Tous les bagages seront dispatchés dans les chambres avant l’arrivée des
participants à l’hôtel.
Un mini- bus, ou autre moyen de circulation, emmènera les participants récupérer
leur voiture à l’aéroport de Hong Kong.
Hôtel à Hong-Kong :
Direction l’hôtel Intercontinental de Kowloon***** avec ouverture de la route par une
escorte spéciale (police, motard ou autres).
L’hôtellerie :
Le 20 mars
Le 21mars
Le 22 mars
Le 23 mars
Le 24 mars
Le 25 mars
Le 26 mars
Le 27 mars
Le 28 mars
Le 29 mars
Le 30 mars
Le 1 avril
: INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA*****
: INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA*****
: WHITE SWAN HOTEL *****
: RIVERSIDE International ****
: PARADISE ****
: PARADISE ****
: SHERATON*****
: HOT SPRING**** (Centre thermal)
: LIUZHOU HOTEL****
: ORIENT CENTRURY***
: STAR LAKE HOTEL****
: INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA*****
à Hong Kong
à Hong Kong
à Canton.
à Wuzhou.
à Yangshuo.
à Yangshuo.
à Guilin
àLongsheng.
à Liuzhou.
à Yulin
à Zhaoqing
à Hong Kong
(Cette liste est non contractuelle et l’organisation se réserve le droit de la modifier sans préavis afin
d’améliorer encore la qualité des hôtels).