FCM 2015 ANNUAL CONFERENCE AND TRADE SHOW Terms

FCM 2015 ANNUAL CONFERENCE AND TRADE SHOW
Terms and Conditions for Delegates and Companions
Shaw Convention Centre, Edmonton, AB
June 5 – 8, 2015
Early-bird registration
Early-bird registration ends April 27, 2015 (11:59 p.m. EDT).
Payments
You must provide full payment to gain access to the event. You may pay by credit card (VISA,
MasterCard or American Express) or by cheque. To avoid long lineups on site, we strongly recommend
that you pay your registration fee prior to the event when registering by mail or fax. Please note that
conference registration is exempt from taxes.
Cancellations
If you need to cancel or change your registration for the FCM 2015 Annual Conference and Trade Show,
you must do so in writing by sending us an email, or contacting us by fax or mail (see below).
Cancellation requests will NOT be accepted by any other means.
Cancellation fees will be applied to conference registration, companion tours and social events.
Refund schedule and policy
The amount of your refund will depend on when we receive your notice of cancellation. Please consult
this schedule for refund amounts:
Notice of cancellation received by:
March 26, 2015 (11:59 EDT)
Between March 27 and April 23, 2015 (11:59 EDT)
After April 23, 2015
Refund:
100 per cent
50 per cent
No refund
For cancellations received by April 23, 2015, refunds will be credited to you by cheque or to the original
credit card used for payment. The following information will appear on the credit card statement once
the refund is completed: FCM-FED CND MUN.
After April 23, 2015, refunds will only be considered for medical or personal emergencies. Please send
us an email to request a refund due to an emergency. For medical emergencies, you must attach a letter
from your doctor.
We will not issue a refund or credit if you do not attend any portion of the conference. Delegates who
do not attend meals or social events included in the registration fee will not receive a refund equivalent
to the cost of the event. Social event tickets are non-refundable and non-transferable.
Substitutions
Registration for the 2015 Annual Conference and Trade Show cannot be shared between two or more
participants. Only one individual can be registered under a single registration, for the duration of the
conference. However, delegates may nominate another person from their organization to attend in their
place, up to 24 hours before the start of the event. Please send us an email to request a substitution. If a
registered delegate is unable to find a substitute to take his or her place, the cancellation policy applies.
Registration Confirmation
An email and online confirmation will be sent once registration has been completed online. We will also
send your registration information by email at least seven days before the event. If you do not receive
your registration information, please notify us by email.
Program
FCM reserves the right to make changes to the 2015 Annual Conference and Trade Show program at any
time.
Disclaimer
Registration for study tours, social events and companion tours is limited and will be allocated on a firstcome, first-served basis. FCM reserves the right to cancel tours, programs or events due to insufficient
registration or any other reason. FCM is not responsible for cancellation charges applied by hotels,
airlines or travel agencies, or other losses incurred due to cancellation of tours, programs or events.
Photography / Videos
FCM may take photographs and videos of delegates attending the 2015 Annual Conference and Trade
Show. These photographs and/or videos may be used in the marketing and promotion of future FCM
events. They will not be distributed to third parties.
Information
Your contact information will be provided to exhibitors if they scan your badge during the trade show
hours.
If you have any questions about these Terms and Conditions, please contact:
Husvini Poolay
Registration Coordinator
Federation of Canadian Municipalities
24 Clarence Street
Ottawa, ON K1N 5P3
[email protected]
T: 613-907-6212
F: 613-244-1500
CONGRÈS ANNUEL ET SALON PROFESSIONNEL 2015 DE LA FCM
Conditions pour les délégués et accompagnateurs
Shaw Convention Centre, Edmonton (Alb.)
5 au 8 juin 2015
Inscription hâtive
L’inscription hâtive se termine le 27 avril 2015 à 23 h 59 (HE).
Règlement
Pour accéder au congrès, vous devez régler votre adhésion au complet. Vous pouvez effectuer votre
paiement par carte de crédit (VISA, MasterCard ou American Express) ou par chèque. Afin d’éviter de
longues attentes sur place, nous vous recommandons fortement de régler votre adhésion avant
l’événement lorsque vous transmettez votre formulaire d’inscription par la poste ou par télécopieur.
Veuillez prendre note que l’inscription à la conférence est exempte des taxes.
Annulations
Si vous devez annuler ou modifier votre inscription au Congrès annuel et salon professionnel 2015 de la
FCM, vous devez nous l’indiquer par courriel, par télécopieur ou par la poste (nos coordonnées sont
fournies plus loin.) Les demandes d’annulation transmises autrement ne seront PAS acceptées.
Des frais d’annulation seront applicables pour l’inscription, les visites pour accompagnateurs et les
activités sociales.
Politique et grille de remboursement
Le montant qui vous sera accordé comme remboursement dépendra de la date à laquelle nous
recevrons votre demande d’annulation. La grille suivante présente les montants de remboursement :
Date de réception de la demande d’annulation
26 mars 2015 (23 h 59 HE)
Entre le 27 mars et le 23 avril 2015 (23 h 59 HE)
Après le 23 avril 2015
Remboursement
100 %
50 %
Aucun remboursement
Pour les demandes d’annulation reçues avant le 23 avril 2015, les remboursements seront crédités par
chèque ou à la carte de crédit utilisée pour le paiement. La ligne suivante apparaîtra sur le relevé de
votre carte de crédit une fois le remboursement émit : FCM-FED CND MUN.
Après le 23 avril 2015, seules les demandes de remboursement en cas d’urgences médicales ou
personnelles seront considérées. Pour demander un remboursement en raison d’une urgence, veuillez
communiquer avec nous par courriel. Dans le cas d’une urgence médicale, vous devez joindre une lettre
de votre médecin à votre demande.
Nous n’accorderons aucun remboursement partiel ou crédit si vous manquez une partie des activités
prévues pendant la conférence. Par exemple, les délégués qui ne participent pas aux activités sociales
ou aux repas compris dans les frais d’inscription n’obtiendront aucun remboursement équivalant aux
coûts de ces repas ou activités. Les billets pour les activités sociales ne sont ni remboursables, ni
transférables.
Substitutions
Les inscriptions au Congrès annuel et salon professionnel 2015 comprennent l’inscription d’un seul
participant pour toute la durée du congrès; elles ne peuvent être partagées entre différents participants.
Les délégués peuvent cependant désigner une autre personne de leur organisation pour participer à leur
place, jusqu’à 24 heures avant le lancement du congrès. Pour demander une substitution, veuillez
communiquer avec nous par courriel. Si un délégué est dans l’incapacité de trouver un remplacement, la
politique d’annulation s’applique.
Confirmation d’inscription
Une confirmation d’inscription sera fournie en ligne et par courriel dans le cas des inscriptions
effectuées en ligne. Nous vous transmettrons également par courriel les renseignements de votre
inscription au moins sept jours avant l’ouverture du congrès. Si vous ne recevez pas vos renseignements
d’inscription, veuillez nous l’indiquer par courriel.
Programme
La FCM se réserve le droit d’apporter des changements au programme du Congrès annuel et salon
professionnel 2015, et ce, à tout moment.
Clause de non-responsabilité
Les places aux visites d’études, aux activités sociales et aux visites pour accompagnateurs sont limitées
et seront accordées selon le principe du premier arrivé, premier servi. La FCM se réserve le droit
d’annuler toute visite, tout programme ou tout événement en cas de participation insuffisante ou pour
toute autre raison. La FCM n’est pas responsable des frais d’annulation que pourraient exiger les hôtels,
les compagnies aériennes ou les agences de voyage ou de tout autre frais encouru suite à l’annulation
de visites, de programmes ou d’activités.
Photographies et vidéos
La FCM pourrait prendre des photographies et des vidéos de délégués participant au Congrès annuel et
salon professionnel 2015. Ces photographies et vidéos pourraient être éventuellement utilisées pour la
promotion d’événements futurs de la FCM et ne seront pas partagées avec d’autres parties.
Information
Vos coordonnées seront transmises aux exposants qui balaieront votre insigne avec leur scanneur
pendant les heures d’ouverture du Salon professionnel.
Si vous avez des questions au sujet de ces conditions, veuillez communiquer avec nous :
Husvini Poolay, Coordonnatrice des inscriptions
Fédération canadienne des municipalités
24, rue Clarence
Ottawa (Ontario) K1N 5P3
[email protected]
Tél. : 613-907-6212
Téléc. : 613-244-1500