Trans-Québec Virtuel

Trans-Québec Virtuel
Manuel d’opérations de l’administration
Ceci est votre guide en tant que membre de l’administration de Trans-Québec Virtuel.
Vous devez vous y conformer dans votre rôle de gestion de la compagnie.
1. Buts et visions
Tous les membres de l’administration doivent œuvrer dans la même direction que la
vision de la compagnie. Bien que de nombreux changements ont été apportés
depuis le début. Mais toujours est-il que les principes de base sont demeurés.
Par définition, une VA désigne ceci: « On entend par compagnie aérienne virtuelle
(en anglais virtual airline ou VA) un groupe ou club d'amateurs de simulateur de vol
dont l'objectif est de simuler également la vie d'une véritable compagnie aérienne,
avec ses vols réguliers sur des destinations précises dans le respect des procédures
réelles de l'aviation civile. »
Trans-Québec Virtuel a pour but de simuler une compagnie aérienne basée au
Québec, qui offre des vols régionaux partout à travers le Québec et ailleurs au
Canada et aux États-Unis, ainsi que des vols moyen et long-courrier domestiques et
internationaux, toujours dans le but de répondre aux besoins des Québécois et des
personnes transitant par le Québec, pour des vols essentiels, touristiques, ou
d’affaires.
Mais la véritable mission de TQV est de partager la passion du vol virtuel avec la
communauté, et ainsi permettre à tous d’avoir un pied dans le domaine et
d’apprendre tout en s’amusant dans un contexte réaliste.
2. Gestion globale
Il y a deux types de membres qui participent au bon fonctionnement de TransQuébec Virtuel : Les administrateurs et les membres collaborateurs.
Les membres de l’administration seront consultés pour prendre les décisions pour ce
qui est, par exemple, d’inaugurations à la compagnie, de sélections de nouveaux
membres, de nouveaux règlements, etc. Par contre, le président se réserve le droit
de prendre une décision par lui-même dans des cas spécifiques (propositions
farfelues, idée allant à l’encontre de la vision de la compagnie, etc). Des rencontres
seront tenues au besoin, en personne ou par autre moyen (téléphone, Internet) afin
de discuter de points importants et de choisir de nouvelles lignes aériennes.
Les membres collaborateurs offrent leur aide sous la supervision de l’administrateur
au-dessus de chacun d’eux.
Chaque membre de l’administration et membre collaborateur devra remplir les
tâches qui sont définies ci-dessous, et ce à intervalles et dans un délai raisonnable,
dépendamment de la tâche en question. De plus, chaque membre devra répondre à
tout message envoyé à son adresse transquebec.org dans les 3 jours, sauf lors de
fêtes ou congé férié, ou lors d’absence notifié avec préavis.
Plus de détails sur les adresse courriels @transquebec.org dans la section suivante.
3. Courriels
a. Adresses personnelles
Les administrateurs et membres collaborateurs recevront une adresse
constituée de leur prénom, suivi de @transquebec.org. Ils auront le choix de
configurer un client courriel (Par exemple, Outlook, Windows Live Mail,
Thunderbird, etc), ou encore l’utiliser comme redirection pour recevoir les
courriels sur le courriel personnel. Les informations nécessaires seront données
en temps en lieu.
b. Contenu des messages
Il est important de garder les renseignements de nos membres strictement
confidentiels. Ainsi, si un administrateur écrit à plusieurs membres en même
temps avec son courriel TQV, il doit mettre les adresses en copie conforme
invisible « cci ».
De plus, les messages envoyés aux membres doivent être courtois, polis et
professionnels. S’il s’agit d’un membre que vous connaissez personnellement, ou
à qui vous parlez souvent, vous pouvez le tutoyer. Sinon, le vouvoiement est de
mise.
Veuillez également utiliser les formules de politesse habituelles, sans tomber
dans le « fancy », un « Bonjour (prénom), » au début du message est requis, de
même que quelque chose comme ceci à la fin :
 N’hésitez pas à nous recontacter s’il y a quoi que ce soit.
 Bonne fin de journée/soirée.
 Bons vols.


Au plaisir,
Etc…
Par contre, lorsqu’il y a utilisation du forum, un ton plus amical peut être utilisé
étant donné qu’il s’agit d’une plateforme plus sociale.
4. Communications
a. Contact par un membre
Les membres peuvent vous contacter par courriel directement à votre adresse
personnelle, qu’ils peuvent obtenir de différentes façons, dont sur la page de
l’administration de notre site web.
De plus, il y a la section « Contacter l’admin » qui peut être utilisée par eux.
Cette section demande d’abord quel est le sujet du message. Une fois
sélectionné, le membre peut remplir le formulaire de contact, et ce formulaire
sera envoyé directement au membre de l’administration ou au membre
collaborateur le mieux placé pour y répondre.
Par exemple, si le membre clique sur « Organiser un événement ou obtenir de
l’information sur un événement », le contenu du formulaire sera envoyé au
coordonnateur des événements. Ou encore, « Correction des détails d’un vol de
notre liste » sera envoyé aux répartiteurs, afin qu’ils fassent la correction.
b. Réponses
Tout courriel reçu doit être répondu dans les 3 jours, même s’il ne requière pas
de réponse, au moins un accusé de réception doit être envoyé à son destinateur.
Si vous recevez un message qui ne s’adresse pas vraiment à vous, ou dont vous
n’êtes pas certain d’avoir la réponse, vous pouvez le transférer à un autre
membre, ou en cas de doute, les acheminer à [email protected].
c. Communication à l’interne
Si vous avez besoin de communiquer avec un autre membre de l’administration,
vous pouvez le faire directement par courriel aux adresses mentionnées dans la
section 7 de ce document.
En cas de questionnement, adressez-vous directement à votre supérieur selon
l’organigramme de la section 7.
5. Accès au panneau d’administration
a. Conditions
Les membres de l’administration et certains membres collaborateurs verront
l’onglet « Administration » s’ajouter au menu du site web. Cela donne accès à
une section contenant des informations essentielles et l’accès au panneau
d’administration du site web.
Vous y verrez également une liste des personnes qui ont accès au panneau
d’administration en question, et les tâches pour lesquelles ils sont limités.
Per exemple, certaines personnes sont limitées à l’acceptation des rapports de
vol, ou à l’ajout et la mise à jour des vols, ou encore aux nolisements.
Il est essentiel que chaque personne se limite aux tâches qui lui sont assignées
lorsqu’elles accèdent au panneau d’administration afin de ne pas causer des
erreurs dans le système.
b. Email all Pilots
Il existe une façon d’envoyer un courriel à tous les membres d’un seul coup à
partir du panneau d’administration. Il suffit d’aller dans le menu de celui-ci, dans
« News & Content », « Email all Pilots ». Un formulaire apparaît. Vous pouvez y
inscrire votre message, cocher « All Pilots » au-dessous, et cliquer sur « Send
Email ».
Il faut cependant limiter le nombre de courriels envoyés aux membres. Donc
seuls les messages importants doivent être communiqués directement par
courriel. En cas de doute, demandez à votre supérieur.
Les messages non-essentiels peuvent être communiqués soit par le forum, soit
par une nouvelle (voir ci-dessous).
c. News
Il est également possible, à partir de « News & Content », « News », d’afficher
une nouvelle sur la page d’accueil du site web. Une nouvelle peut être un avis,
une annonce, une bonne nouvelle, une rectification, etc.
Les membres sont libres d’afficher des messages important concernant leur
département sur la page d’accueil. Après avoir soumis la nouvelle, il est
important d’aller voir sur la page d’accueil afin de s’assurer que la mise en page
est appropriés et qu’il n’y a pas de fôtes d’orthograffe.
6. Tri des rapports de vol
a. Membres approuvés
Les membres de l’administration sont sollicités pour traiter les rapports de vol
entrants, et ce, à intervalles les plus rapprochées possibles. Les rapports ne
doivent jamais demeurer non-traités pour plus de 48h. Ils doivent donc utiliser
leur privilège d’administrateurs sur le système pour effectuer ces opérations.
Les membres approuvés pour cette tâche sont listés dans la section admin.
b. Procédure
La procédure complète d’acceptation des rapports de vol et les particularités de
celle-ci sont décrites dans le document « Guide d’acceptation des rapports de
vol ».
7. Postes et tâches
Cette section décrit chacun des postes de l’administration et des membres
collaborateurs, et les tâches qui y sont associées.
Les informations concernant les membres de l’administration sont en date du :
13-04-2013
a. Administration
Le conseil



Détermine les routes offertes sur les vols réguliers
Détermine l’affectation des appareils sur les routes
Les autres décisions importantes sont discutées en conseil
Président





(Administrateurs listés ci-dessous)
Eric Gauthier
[email protected]
Est responsable de l’ensemble de la gestion de la VA
Gère les pilotes, incluant les admissions
Gère les autres membres de l’administration
Conçoit et entretient le site web
Administre le forum
Directeur Général


Samuel Paradis
Gère la VA dans son ensemble, incluant le forum.
Prends l’intérim du Président en cas d’absence.
Directeur des opérations




[email protected]
Guillaume Fournier
[email protected]
Supervise les pilotes, et leurs opérations sur VATSIM
Répond aux interrogations des pilotes
Forme et renseigne les nouveaux pilotes sur les façons de procéder, de voler
et sur l’utilisation des appareils
S’assure de la conformité de l’ensemble des opérations
b. Membres collaborateurs
Répartiteur




Simon Cormier [email protected]
Enriko Michaud [email protected]
Gère la mise en ligne et le retrait des vols (centre des opérations)
Mets à jour et révise les vols offerts, routes proposées, temps estimés, etc.
Assure la mise en ligne des vols saisonniers
Agit selon les consignes du directeur des opérations et du président
Coordonateur des événements




Organise les événements et rencontres en réseau
Informe les membres sur les événements via le forum ou par courriel au
besoin
Ajoute l’événement et les informations dans la section pertinente du site
web
Gère la tenue de l’événement
Agent de nolisement



Dominique Septembre
[email protected]
Roch Jutras
[email protected]
Trouve et met en ligne des vols nolisés pour toutes les catégories
Renouvelle une partie cette liste sur une base régulière
Gère entièrement la liste des vols nolisés et leurs détails, ajuste les données
au besoin
Agent au suivi des vols
Rudy Egeileh
[email protected]

Effectue le tri des rapports de vol entrants sur une base régulière (Aussi
souvent que possible, au minimum une fois aux 48 heures), les accepte,
refuse ou corrige au besoin.
Hôte du concours de captures d’écran


JF Desrosiers
[email protected]
Organise et gère chaque mois le concours de captures d’écran
Tient le vote et dévoile les gagnants
En tout temps, les tâches d’un poste vacant ou d’un membre qui est dans
l’impossibilité de les accomplir et qui sont essentielles seront accomplies par le
président ou la personne qu’il aura nommée, par défaut le directeur général.
Organigramme
Veuillez vous familiariser avec les postes et tâches ci-dessus afin de savoir à qui rediriger
les requêtes. Par exemple, une erreur sur le temps de vol planifié pour un vol donné?
Faites le suivi aux répartiteurs.