Le secret de ceux qui ont plus de temps

Le secret de ceux qui ont
plus de temps
Yves Joly
www.marketingformation.ch
Le secret de ceux qui ont
plus de temps
"Qui a le temps et attend le temps… perd son temps."
William Camden
Recueil des meilleures pratiques concernant la gestion
du temps et des activités
Yves Joly
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Sommaire
Introduction ............................................................................................ 4
Fixation de vos objectifs ........................................................................... 6
Fixation de vos priorités ........................................................................... 6
Important et urgent .............................................................................. 6
Important, mais peu urgent ................................................................... 6
Peu important et urgent ........................................................................ 6
Peu important et peu urgent .................................................................. 6
La préparation......................................................................................... 7
Estimation du temps nécessaire ................................................................ 7
La planification ........................................................................................ 7
Les voleurs de temps ............................................................................... 8
Le téléphone ........................................................................................ 8
Les emails ........................................................................................... 8
Les collègues........................................................................................ 8
Internet ............................................................................................... 9
Le trafic ............................................................................................... 9
Pour augmenter votre efficacité ................................................................. 9
Organisation personnelle .......................................................................... 9
Organisation de votre espace de travail .................................................... 10
Déléguez .............................................................................................. 10
Soyez efficient ...................................................................................... 10
7 conseils pour travailler plus efficacement ............................................... 11
Par soucis d'alléger et de faciliter la lecture le mode masculin a été utilisé.
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Introduction
Aujourd'hui, de nombreuses personnes subissent de plus en plus l'urgence
des choses à faire. Il y a des tâches, toujours plus de tâches.
Le temps ou plutôt le manque de temps devient un ennemi. Peut-être
vous sentez-vous stressé par ce phénomène de manque de temps ?
La gestion du temps fait partie d'un programme d'apprentissage personnel
pour mieux gérer nos interactions et mieux appréhender les changements
de notre environnement.
Alors que certains arrivent à mettre le temps à leur service, d'autres
deviennent ses esclaves et n'arrivent pas à trouver le temps de faire leur
travail, de se détendre, de mettre en place une stratégie pour vivre sans
stress.
Il y a des années, les industriels nous ont dit que nous allions gagner du
temps, grâce à l'informatique, au téléphone portable, à tous les nouveaux
gadgets électroniques. On nous parlait déjà de bureaux sans papier, ce
qui aujourd'hui, reste un rêve pour la majorité des utilisateurs…
La réalité, c'est que nous passons plus de temps à cause ou grâce à ces
nouvelles technologies, souvent sur des activités de moindre importance.
8 heures par mois, c'est le temps moyen qu'un utilisateur Facebook
moyen passe sur le réseau. Soit 96 heures ou 4 jours complets dans
l'année. Des drogués de Facebook réussissent à passer 15 heures par
semaine, soit 60 heures par mois, donc un mois par an sur Facebook.
(Sources : Nielsen 2012)
Le montant annuel perdu par l'économie européenne, en raison de
l'utilisation de Facebook sur la place de travail, se monte à des milliards
de francs. En Allemagne, les experts estiment ce coût à 26,8 milliards
d'Euros pour 2011.
Tous ces changements nous révèlent l'importance de la gestion du temps
et la nécessité de prendre des mesures et de mener une vie plus pratique
et mieux organisée et de s'adapter aux contraintes de notre époque.
"Le temps ne s'écoule pas plus vite qu'autrefois, mais nous
passons plus vite à côté"
Georges Orwell
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Le temps est constant, 60 secondes par minute, 60 minutes par heure et
24 heures par jour… mais l'utilisation du temps, la notion et surtout la
perception du temps, qui est l'écoulement du temps, varient d'une
personne à l'autre.
Avoir rendez-vous à 9h00 signifie, pour certains d'être sur place à 8h45,
au moins, pour d'autres, c'est d'arriver à 8h55, pour quelques-uns, c'est
d'entrer dans la pièce à 9h00 et enfin certains arrivent à 9h07, se tirent
un café et s'assoient…
La gestion du temps et un élément important de votre réussite et elle
demande de la flexibilité et une grande ouverture d'esprit.
Analysez l'importance des petits changements qui affectent des
événements plus vastes. Une décision qui aura pris une seconde, une
minute, ou même une journée à être prise pourra affecter le reste de
votre vie…
Le manque de temps est souvent l'un des obstacles qui nous empêchent
d'atteindre nos objectifs.
En (re)connaissant notre perception du temps, nous augmentons nos
possibilités décisionnelles et nous gagnons du pouvoir sur le temps.
Comme nous ne pouvons pas modifier le temps, ni le multiplier dans notre
dimension, il est important de :

Choisir consciencieusement ce qui est important et de l'apprécier.

Décider consciemment du moment où quelque chose doit être fait.
Posez-vous la question "A quel moment est-ce le plus efficace?".

Vous entraîner à garder votre sang-froid et bannissez le "Tout doit
être fait immédiatement", qui est une source de stress et de
désorganisation importante.
Votre motivation va avoir un effet important sur votre temps. Pour
l'augmenter, pensez à :

Formulez vos objectifs par écrit

Soyez positif(ve)

Relativisez la pression liée au temps et développez une perspective
orientée vers l'avenir

À la fin de votre journée, repensez à toutes les activités effectuées,
vous pourrez ainsi prendre des mesures d'amélioration et vous féliciter
de ce qui a été accompli
En analysant les techniques de travail, nous pouvons établir le chemin à
parcourir pour améliorer notre gestion du temps.
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Fixation de vos objectifs
Les gens qui se fixent des objectifs sont plus performants que
ceux qui n'en fixent pas.
Vous connaissez la règle du SMART pour fixer les objectifs.
Un objectif doit être :

Spécifique, concret

Mesurable

Ambitieux, atteignable, adapté

Réaliste, réalisable

Temporel (date d'échéance)
Si ces règles suffisaient, ça se saurait…
Décomposez votre objectif principal en sous-objectifs
Une attitude positive est indispensable.
Fixation de vos priorités
Pour beaucoup de personnes, 24 heures ne suffisent pas pour remplir
toutes les tâches en cours. Il est donc nécessaire de fixer des priorités.
Dans votre organisateur favori, créez des répertoires et classez vos tâches
en 4 groupes, selon la matrice d'Eisenhower.
Important et urgent
Important, mais peu urgent
Peu important et urgent
Peu important et peu urgent
Vous pouvez vous dire que les tâches peu importantes et peu urgentes
sont si peu importantes, que personne ne s'y attarde.
C'est malheureusement loin d'être le cas, la majorité des personnes
passent beaucoup de temps à réaliser ces tâches qui ne les mènent pas à
la réalisation de leurs objectifs.
Les seules choses qu'elles apportent, mais c'est de taille, c'est une
certaine sécurité et facilité…
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La préparation
Nous perdons souvent du temps à vouloir aller trop vite, sans prendre le
temps de réfléchir et de se préparer. Il vous est peut-être arrivé de faire
l'acquisition d'une armoire en kit, dans un célèbre magasin connu
mondialement. Si vous vous lancez directement dans le montage, sans
jeter un œil à la notice illustrée, il y a fort à parier, qu'à un moment où à
un autre, vous allez perdre du temps… Une bonne préparation c'est 70%
du succès.
Estimation du temps nécessaire
Beaucoup de personnes n'arrivent pas à tenir leurs délais, car elles sont
incapables d'estimer, précisément, le temps nécessaire pour accomplir
une tâche donnée. Elles n'anticipent pas les retards et les imprévus.
Utilisez un programme de gestion de suivi du temps (pour quelques francs
vous en trouverez un performant pour votre smartphone), ainsi vous
pourrez améliorer votre estimation du temps pour chaque tâche.
La planification
Notre temps est irremplaçable, ce qui est passé est passé. Nous ne
pouvons contrôler le temps, mais nous pouvons anticiper les
changements.
Le fait de planifier vos activités permet de diminuer les risques d'erreurs
de respecter les délais fixés.
Il est possible que certaines activités vous prennent trop de temps, tout
en apportant que peu de valeur ajoutée dans l'atteinte de vos objectifs.
Si malgré tout, vous prenez du retard, réagissez et soyez flexible pour
mettre en place de nouvelles solutions. Ne perdez pas votre temps à vous
plaindre… Agissez.
Apprendre à mieux maîtriser une activité est un bon moyen de limiter les
erreurs et de nous adapter aux changements.
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Les voleurs de temps
Ils sont partout et nombreux… certains sont externes, comme le
téléphone, les emails, Internet, le trafic, les collègues, etc.,
d'autres sont internes, notre incapacité à nous concentrer, notre
attirance à faire les choses que l'on sait et que l'on aime faire, la
procrastination, etc.
Le téléphone
Qui permet parfois de gagner du temps… mais aussi d'en perdre, va vous
interrompre dans vos pensées.
Utilisez la fonction "Silence"… lorsque c'est possible et il existe un bouton
magique sur tous les appareils… "Off". Vous avez le droit de l'utiliser,
comme celui de ne pas répondre lorsqu'il sonne ou de filtrer.
Les emails
Nous permettent de gagner du temps en envoyant un message
immédiatement… ce qui va parfois créer une perte de temps, car certaines
personnes ne vont pas jusqu'au bout de la réflexion lors de la rédaction
d'un email ou d'une réponse, il manque une partie des explications ou la
réponse est vague.
Vérifiez vos emails deux fois par jour, le matin en arrivant et après le
repas. Le fait de lire un email et de ne pas le traiter est du temps perdu,
car au moment de le traiter vous allez devoir le relire.
Les collègues
Qui viennent vous "déranger" dans votre travail, vous interrompre…
L'interruption peut durer quelques secondes ou plusieurs minutes et il faut
savoir que vous allez mettre 2 à 3 minutes pour vous remettre dans le
sujet… avant d'être interrompu dans 4 ou 5 minutes
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Internet
Peut vous permettre de gagner du temps et aussi d'en perdre, vous faites
une recherche et vous vous perdez dedans.
Le trafic
En fonction de votre travail, les temps de déplacements peuvent vous
prendre une grande partie de votre temps… Planifier devient primordial et
indispensable.
Pour augmenter votre efficacité
N'acceptez pas plus de travail que vous ne pouvez en
effectuer… ou demandez à votre chef de redéfinir les
priorités et les délais des autres projets, tous plus
urgents les uns que les autres… Bien sûr il est plus facile… sur le
moment… de dire oui… et après… que va-t-il se passer?
Le fait de dire "Oui" va vous mettre dans une situation dangereuse à
moyen terme… Il est parfois nécessaire de redéfinir les priorités ou de
prévoir un délai.
Organisation personnelle
Nous devons maximiser nos ressources. Le temps en est une et cela nous
permet d'affronter les problèmes d'une façon organisée et rationnelle.
1) Maximisez l'utilisation de votre calendrier
2) Utilisez un organisateur personnel (Smartphone, tablette, ordinateur)
3) Utilisez une Todo list, la liste des tâches avec la gestion des
priorités (important et urgent, important, urgent)
4) Créez un plan d'action qui est différent de la Todo list et
focalisez-vous sur ce qui doit être fait pour réaliser ces tâches. Il
vous permet de savoir ou commencer et comment procéder
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Organisation de votre espace de travail
Utilisez des couleurs différentes pour vos dossiers et changez le contenu
en fonction de l'importance et de l'urgence des tâches
Si vous êtes ou devez encore utiliser beaucoup de "papier", utilisez un
organisateur avec 31 jours et mettez vos dossiers à la date du jour où
vous voulez le traiter… et pas à la date d'échéance.
Ne perdez pas de temps avec les tâches qui ne vont pas dans le
sens de vos objectifs… ou de ceux de votre chef… Et que vous
avez acceptés en début d'année et sur lesquels vous serez
évalué le 31 décembre.
Gardez sous la main tout ce que vous utilisez
régulièrement et reléguez ailleurs ce que vous n'utilisez pas souvent.
Déléguez
"Il n'y en a point comme moi…" est souvent un obstacle à la
délégation, comme la peur de perdre de l'importance ou l'information.
Ne pas déléguer, vous empêche d'avoir le temps de faire des
choses plus importantes et souvent celles pour lesquelles vous
êtes payé.
Tout peut être délégué… sauf le contrôle et la responsabilité
finale… Et aux bonnes personnes.
Soyez efficient
Posez-vous les questions suivantes :

Quels sont mes objectifs ?

Sont-ils correctement définis ?

Quelles sont mes stratégies ?

Comment vais-je procéder ?

Que puis-je déléguer ?

Quelles compétences me manquent encore ?

Quels sont les différents points du début à la fin, afin d'anticiper ?

Quelles sont les procédures les plus logiques à utiliser ?

Quel est mon plan d'action ?
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L'efficacité consiste à faire les bonnes choses.
L'efficience consiste à faire les choses de la bonne façon.
Peter Drucker
7 conseils pour travailler plus efficacement
1. N'acceptez pas plus que ce que vous pouvez gérer
2. Organisez vos documents et regroupez-les dans
des dossiers
3. Bougez, respirez, faites des pauses et
marchez
4. Dormez suffisamment
5. Utilisez des outils qui vous font gagner du temps
(téléphone, tablette, PC portable, etc.)
6. Réalisez, tous les jours, les tâches qui sont importantes
7.
Déléguez, si vous le pouvez, pour gagner du temps et si
vous ne pouvez pas, soyer créatif(ve).
Il est important, lorsque vous désirez vous rendre quelque part
(objectif) de savoir d'où vous partez (analyse de la situation).
Vous trouverez sur www.marketingformation.ch/profils/profilde-gestion-du-temps un excellent outil pour faire l'analyse de la
situation et développer les stratégies nécessaires pour
accompagner toutes personnes désirant devenir plus
efficientes.
Je vous souhaite plein succès dans vos activités.
Yves Joly
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