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RESERVATION D’UN VOYAGE
Destination : proche (France, Pays-Bas, Angleterre) – en Europe – hors Europe
Demander le programme le plus précis possible (début & fin)
Prévoir trajet gare / aéroport – lieu de réunion/conférence
Hôtel ? Prévoir distance hôtel / gare ou aéroport et distance hôtel / lieu de réunion/
conférence
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DESTINATIONS PROCHES
Destinations proches : par exemple Paris, Amsterdam, Londres : très pratique en train
(Thalys, Eurostar).
Facilité de réservation : via internet, billet disponible immédiatement (homeprint)
Prévoir arrivée à la gare +/ 1/2h à l’avance pour Paris et Amsterdam (Thalys) et 1h
pour Londres (Eurostar)
Prévoir trajet jusqu’à la gare du Midi et trajet de la gare d’arrivée au lieu de réunion/
conférence
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DESTINATIONS EN EUROPE
En avion : en principe pour les pays de l’Union Européenne, pas de formalités
particulières, carte d’identité valable
Prévoir le trajet vers l’aéroport (taxi, propre voiture + parking, chauffeur) et le trajet de
l’aéroport d’arrivée à l’hôtel ou au lieu de réunion/conférence
Demander les possibilités de vols + prix à l’agence de voyage agréée par la société
Si la réunion ou la conférence débute le matin, prévoir une arrivée la veille en soirée
+ hôtel
Réserver un hôtel si le voyage comprend plusieurs jours (trouver un hôtel dans les
environs du lieu de réunion/conférence)
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VOYAGE HORS EUROPE
En avion : contrôler auprès de l’agence de voyage ou de l’ambassade les formalités
nécessaires (visa)
Prévoir le trajet vers l’aéroport (taxi, propre voiture + parking, chauffeur) et le trajet de
l’aéroport d’arrivée à l’hôtel ou au lieu de réunion/conférence
Demander les possibilités de vols + prix à l’agence de voyage agréée par la société
Si la réunion ou la conférence débute le matin, prévoir une arrivée la veille en soirée
+ hôtel
Hôtel (dans les environs du lieu de réunion/conférence)
Devises : prévoir des devises locales
Préparer un programme complet pour le voyageur avec les adresses (+ plan d’accès),
les numéros de téléphone des personnes à rencontrer (+ les coordonnées de
l’assistante) et tous les documents
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EXEMPLES DE VOYAGES
Visite des sièges de la société à l’étranger : à organiser avec vos collègues sur place
Participation à une conférence : en général l’hôtel et le programme sont déjà définis
par l’organisateur de la conférence
Participation à une mission économique : accompagner la délégation belge
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ORGANISATION D’EVENEMENTS
Evènement pour les clients
Evènement interne :
  Teambuilding
  Conférence/formation/séminaire interne
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EVENEMENT POUR LES CLIENTS
Passer par le département Relations Publiques ou par une société organisatrice
d’évènements
Ils ont déjà une base de données, des contrats et des contacts avec des
professionnels dans chaque domaine d’activité.
Exemples :
  Tournoi de golf
  Opéra
  Concert
  Balade en voitures anciennes
  Visite guidée d’une exposition
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Prévoir un budget
Le type de clients
But recherché : être en contact avec le client
L’évènement doit être parfaitement organisé, de qualité
Prévoir un repas, cocktail de qualité
L’image de marque de la société est importante
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EVENEMENT INTERNE : TEAMBUILDING
Connaître le budget, le nombre de personnes (avec ou sans conjoint), en soirée la
semaine, le week-end
Permettre aux membres d’une équipe, d’un département de mieux se connaître,
dans une atmosphère détendue
But recherché : favoriser le travail en équipe
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Exemples :
  Compétition de karting en équipes de deux
  Bowling par équipe
  Paintball en équipe
  Balade en vélo avec quiz
  Fort Genval (style Fort Boyard)
  Visite d’une ville avec arrêt pour apéro, entrée, plat principal et dessert dans
différents restaurants typiques
  Balade en bateau
  Dégustation de chocolat
  Wine tasting
  Cooking event
  …
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Tenir compte du nombre de personnes et des goûts de chacun
Prévoir un repas après l’évènement (avec remise de prix si compétition) : assis à
table (avec plan de table) ou walking dinner
Chercher le lieu le plus adéquat
  Près du bureau
  Lieu éloigné du bureau mais accès facile, distance raisonnable et possibilité de
parking
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CONFERENCE/FORMATION/SEMINAIRE INTERNE
Prévoir un budget
Connaître le nombre approximatif de participants pour réserver les salles de réunion
Trouver un lieu adéquat (près ou loin du bureau) avec facilités pour séminaires (salles de réunion, matériel : micro,
projecteur, écran, …)
Possibilité de loger sur place si la conférence dure plusieurs jours
Salle séparée pour les repas
Bien établir le programme avec des pauses-café, déjeuner
Inviter les orateurs (les accueillir, les guider, prévoir un cadeau de remerciement, restent-ils loger, faut-il prévoir un taxi, ….)
Envoyer un programme précis avec tous les détails aux participants
Leur demander de confirmer leur participation, les détails de leur arrivée et de leur départ
Aller visiter l’endroit avant de réserver pour avoir une idée exacte des lieux, arriver avant le début pour tout vérifier, rester sur
place et repartir en dernier lieu
Demander tous les documents, les présentations à l’avance pour pouvoir préparer une farde pour chaque participant
Prévoir des badges à remettre à chaque participant
Prévoir des blocs-notes, bics, eau (souvent fournis sur place)
Demander un CV aux orateurs pour pouvoir les présenter avant leur exposé
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EXPERIENCE PERSONNELLE
SIBOS : = salon/foire internationale des paiements, organisateur : SWIFT
  Choix du stand dans le hall d’exposition et gestion du stand
  Réservation-group booking de l’hôtel pour tous les membres de la délégation de la
société (wordwide)
  Inscription de tous les membres de la délégation
  Gestion des salles de réunions sur le stand à l’avance et sur place pendant toute la
semaine
  Engagement d’une personne pour le service/catering sur le stand
  Gestion du catering (boissons, repas, …) sur le stand
  Gestion du stock de brochures et cadeaux
  Gestion de l’agenda des participants aux activités
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SEMINAIRE RESIDENTIEL
Hôtel La Réserve à Knokke : 3 jours/2 nuits
  Réservation des chambres, des salles, des repas pour un groupe de 60 personnes
+ orateurs
  Invitations
  Brochures
  Organisation d’une activité de teambuilding le dernier soir (karting et bowling)
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DIFFERENTES ACTIVITES DE TEAMBUILDING
Soirée karting + dîner
Soirée bowling/paintball + dîner
Dîner + soirée dansante au musée de la BD et animations clowns
Fort Genval (anciennes papeteries de Genval) + soirée karaoké/soirée dansante au
Château de Genval
Week-end au Touquet (hôtel + activités, en famille)
…
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