ACC 61 2008 - Canadian Construction Association

Document normalisé de construction ACC
61
2008
Risques liés au
préachat d’équipement
et de matériaux pour
les projets de construction
Association canadienne de la construction
© Tous droits réservés, ACC, 2008
TABLE DES MATIÈRES
_______________
1.0
INTRODUCTION
2.0
PRÉACHAT
2.1
2.2
2.3
3.0
RISQUES ET CONSÉQUENCES DU PRÉACHAT
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
4.0
Évaluation des modèles de gestion de la chaîne d’acquisition dans la
construction
Qui a recours au préachat et pourquoi?
Devis de performance
Livraisons en retard et délais dans l’exécution de travaux
Perturbations dans la chaîne d’approvisionnement
Réclamations additionnelles
Intégration du projet
Garanties et mise en service
Conséquences financières
Incompatibilité
Défauts, dommages et manques
Entreposage
SOMMAIRE
Annexe A – Liste des meilleurs pratiques pour le préachat d’équipement et de matériaux
Annexe B – Étude des méthodes d’acquisition et des pratiques du préachat
Annexe C – Bulletins de pratique de l’industrie
Document normalisé de construction ACC 61 – 2008
Les questions ou commentaires doivent être acheminés à :
Association canadienne de la construction
75, rue Albert, bureau 400
Ottawa (Ontario) Canada K1P 5E7
Tél. : 613-236-9455 Téléc. : 613-236-9526
www.cca-acc.com
Les guides de l’ACC sont le fruit d’un processus fondé sur le consensus, visant à trouver un juste
équilibre entre les intérêts de toutes les parties d’un projet de construction. Ils illustrent les
pratiques recommandées de l’industrie. Les lecteurs doivent garder à l’esprit que ces guides ne
portent sur aucune situation ou circonstance factuelle particulière. Les guides de l’ACC ne
constituent nullement des avis juridiques ou autres avis professionnels. L’ACC n’accepte aucune
responsabilité pour toute perte ou tout dommage pouvant découler de l’utilisation et de
l’interprétation de ces guides.
1.0
INTRODUCTION
L’industrie de la construction se caractérise aujourd’hui par un système complexe, intégré
verticalement, qui nécessite la collaboration d’un réseau multiple composé d’architectes,
d’ingénieurs, d’entrepreneurs généraux, de sous-traitants, de fabricants, de représentants de
fabricants et de distributeurs, visant à fournir au propriétaire un produit de haute qualité, dans les
plus brefs délais et au meilleur prix possible. Chacune des parties apporte sa propre expérience
au projet, assume des rôles, des responsabilités et des obligations qui lui sont propres dans
l’objectif de mener le projet à bonne fin. Toute tentative de transférer ou de se décharger de ses
obligations ou de se soustraire de ses responsabilités, en tout ou en partie, comporte des risques
qui pourraient être dommageable non seulement pour les parties en cause, mais aussi pour le
projet lui-même.
Dans presque tous les cas, les acheteurs de projets de construction considèrent que le délai de
réalisation, le coût et la qualité sont les éléments essentiels à la réussite de leur projet. Pour
satisfaire à de tels objectifs, l’industrie fait face à de nouveaux modes de réalisation de projets de
construction, par exemple la méthode design-construction ou la gérance de construction. Ces
nouvelles tendances découlent souvent d’un objectif de comprimer, dans la mesure du possible,
le délai de réalisation, de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité. Pour tenir compte de ces
facteurs, certains propriétaires et leurs agents (entrepreneurs généraux, gérants de construction,
architectes ou ingénieurs) ont parfois recours au préachat d’équipement ou de matériaux. Selon
les modalités d’un contrat appelé « contrat de main-d’œuvre seulement », ils ne retiennent alors
les services de l’entrepreneur spécialisé ou du sous-traitant que pour faire l’installation de
l’équipement ou des matériaux.
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Quoique cette pratique puisse être appropriée pour répondre aux besoins du projet, elle n’est pas
sans risques. En outre, les coûts qui découlent de ces risques peuvent excéder de beaucoup les
avantages économiques prévus ou la réduction du calendrier d’exécution anticipée par le
préachat.
Le présent document souligne les risques et les coûts inhérents dont il faut tenir compte pour
décider si on aura recours au préachat d’équipement ou de matériaux.
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2.0
PRÉACHAT
2.1
Modèles de gestion de la chaîne d’acquisition de l’industrie de la construction ayant
fait l’objet d’une évaluation
Il s’est fait de nombreuses études détaillées des modèles de gestion utilisés dans l’industrie de la
construction en Amérique du Nord pour l’acquisition d’équipement et de matériaux. Citons
notamment le modèle d’acquisition pour entrepreneurs spécialisés {Specialty Contractor
Procurement Model (SCPM)}, le modèle d’acquisition pour entrepreneurs généraux {General
Contractor Procurement Model (GCPM), et le modèle d’acquisition pour propriétaires {Owner
Procurement Model (OPM)}. Les résultats de ces études fournissent une analyse exhaustive des
aspects qualitatifs et quantitatifs de chacun des modèles. Ils ont servi de base à l’élaboration du
présent document de l’ACC qui s’est également inspirée de l’expérience pratique acquise par des
entrepreneurs et des propriétaires au cours de la réalisation de projets de construction de toutes
sortes, selon les modèles d’acquisition susmentionnés. Pour obtenir de l’information sur ces
études, voir l’Annexe B, « Études des méthodes d’acquisition et des pratiques de préachat
utilisées ».
Par ailleurs, il existe un grand nombre de bulletins qui appuient les propos mis de l’avant dans le
présent document. Ils sont résumés à l’Annexe C, « Bulletins sur les pratiques de l’industrie ».
2.2
Qui a recours au préachat et pourquoi?
Certaines circonstances incitent les propriétaires ou leurs agents à recourir au préachat
d’équipement ou de matériaux, notamment :
•
un calendrier des travaux de construction très serré et les longs délais liés à la commande, à
la fabrication et à la livraison de certains produits, surtout quand il s’agit d’équipement
complexe ou de produits nouveaux, ou devant faire l’objet d’une surveillance ou d’essais par
le propriétaire. Il est toutefois possible de dissiper ces inquiétudes en prévoyant, dans les
documents contractuels, des allocations monétaires pour faire certains achats;
•
il y a, ou il pourrait y avoir, un problème de disponibilité ou d’augmentation de prix des
produits de base dont dépendent l’équipement ou les matériaux (p. ex., acier, autres métaux);
•
le propriétaire dispose d’un avantage légitime et réel quant aux prix d’achat. Un tel avantage
provient généralement de l’achat en grande quantité; d’ententes sur les approvisionnements à
long terme, ou d’ententes préalables; d’obligations de s’approvisionner auprès d’entreprises
appartenant au propriétaire ou dans lesquelles il détient un intérêt; de la nécessité
d’appareiller ou de remplacer certains produits en particulier dans le cadre d’un projet
d’agrandissement ou de modernisation.
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2.3
Devis de performance
L’intégration totale de tous les systèmes doit être le facteur déterminant de l’utilisation du devis
de performance. Les entrepreneurs sont les mieux qualifiés pour assumer la responsabilité liée au
respect des devis de performances et à la fourniture de l’équipement et des matériaux dans le
cadre de la portée générale des travaux et en tant qu’élément de l’ensemble des services à rendre.
Le devis de performance implique l’installation et le fonctionnement des systèmes aptes à fournir
le service exigé, l’équipement n’étant qu’une des composantes de cette obligation.
L’entrepreneur a les qualifications requises pour intégrer tous les éléments d’un système
opérationnel aux meilleurs coûts d’acquisition et d’opération possible et il en assume la
responsabilité.
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3.0
RISQUES ET CONSÉQUENCES DU PRÉACHAT
3.1
Livraison tardive et délais dans l’exécution de travaux
Dans les cas où les travaux ne procèdent pas selon le calendrier prévu, le propriétaire assume les
coûts résultant des retards. Grâce à son expérience et à ses qualifications, l’entrepreneur connaît
les délais de livraison du fournisseur ou du fabricant; l’envergure des tâches de manipulation,
d’assemblage et d’installation requises; ainsi que toutes les autres exigences matérielles dont on
doit tenir compte pour la confection d’un calendrier des travaux réaliste. Lorsqu’un propriétaire
procède au préachat d’équipement ou de matériaux, c’est probablement parce qu’il sous-estime
la valeur de cette expertise de l’entrepreneur, ce qui l’amène à assumer toutes les responsabilités
et tous les risques et coûts attribuables aux éventuels retards résultant du préachat.
Lorsqu’un propriétaire n’a que rarement recours au préachat et n’a pas établi de relation
d’affaires avec le fournisseur ou le fabricant, il se peut que la fabrication ou la livraison de
l’équipement ou des matériaux ne reçoivent pas la priorité voulue. Par contre, en tant qu’acheteur
répétitif et expérimenté, l’entrepreneur s’attend à ce que les engagements soient respectés et les
fabricants sont plus susceptibles d’acquiescer aux exigences du calendrier de l’acheteur
d’expérience.
3.2
Perturbations dans la chaîne d’approvisionnement
Peu importe qui a placé la commande, le préachat d’équipement ou de matériaux risque de
compliquer la question de responsabilité relative aux garanties, les réclamations quant aux vices,
et la question de la responsabilité de la mise en marche ou de la mise en service.
Lorsqu’on court-circuite les distributeurs locaux et les entrepreneurs, on s’expose à ce que les
ventes, les réclamations, les garanties, les mises en marche et les autres services que l’on
retrouve généralement dans un contrat portant sur tous les services causent des problèmes entre
l’acheteur d’origine, l’entrepreneur général, l’entrepreneur spécialisé et les représentants des
ventes locaux ou nationaux.
De plus, l’expérience de l’entrepreneur dans les achats et ses relations de longue date avec les
fournisseurs et les fabricants, l’amènent à prévoir les risques que les exigences de l’acheteur ou
les garanties ne soient pas honorées. Lorsque l’acheteur est le propriétaire, l’entrepreneur n’est
qu’un tiers et ne peut offrir que très peu ou même aucun recours lorsque des problèmes
surviennent.
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3.3
Réclamations additionnelles
Le préachat d’équipement ou de matériaux peut souvent mener à des réclamations pour
dommages. Des réclamations liées aux coûts des travaux additionnels ou des corrections requises
à la suite de perturbations causées par des retards de livraison, des vices ou le défaut de respecter
les exigences du contrat ou pour tout autre problème déjà mentionné peuvent également être
présentées. Une seule réclamation pourrait suffire à annuler toutes les économies de coût et de
temps résultant du contrat original de préachat. Il est possible de minimiser, voire d’éliminer les
probabilités de telles réclamations en s’abstenant de recourir au préachat.
3.4
Intégration du Projet
La perte de certains éléments fondamentaux liés à la gestion d'un projet peut en miner la réussite,
surtout lorsque l’intégration avec les systèmes des entrepreneurs est d’une importance capitale.
Le préachat d’équipement ou de matériaux peut engendrer un manque de communication et de
coordination et entraver le travail en équipe. Or, ce sont là des conditions essentielles à la bonne
conduite d’un projet et leur absence pourrait affecter le travail des autres parties, comme le
consultant ou les autorités compétentes.
3.5
Garanties et mise en service
Un des plus grands risques liés au préachat d’équipement ou de matériaux est celui d’assumer les
dispositions des garanties et de la mise en service. Sans le recours au préachat, les dispositions
des garanties et de la mise en service relatives aux livraisons, à l’assemblage, à l’installation, à la
mise en service et à l’entretien au cours de la période de garantie sont généralement regroupées
et attribuées à l’entrepreneur général et à certains entrepreneurs spécialisés en particulier. Les
entrepreneurs assument et acceptent la responsabilité des dispositions des garanties et de la mise
en service, selon les modalités des contrats normalisés.
L’entrepreneur a la compétence technique et peut compter sur les relations qu’il a établies avec
le fabricant pour prévoir et résoudre adéquatement les éventuelles réclamations avant même
qu’elles ne surviennent, grâce à une inspection adéquate et à d’autres procédures préalables à
l’installation, généralement exclues de la portée globale des services à rendre lorsqu’il y a
préachat d’équipement et de matériaux. Cette expérience de l’entrepreneur est particulièrement
utile parce qu’il sera le plus apte à statuer sur les dispositions de la garantie du fabricant ou sur
ses limites. En effet, l’entrepreneur sera parfois le seul détenteur d’une certification du fabricant
pour résoudre de telles réclamations.
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Lorsque l’entrepreneur est appelé à accepter de l’équipement qui a fait l’objet d’un préachat, il
ne veut pas assumer la responsabilité pour de l’équipement sur lequel il n’a exercé que peu ou
aucun contrôle. Lorsque le propriétaire a recours au préachat pour se procurer de l’équipement, il
ne peut se fier que sur la garantie du fabricant et doit assumer les coûts additionnels et les délais
résultant des réclamations que normalement l’entrepreneur aurait été en mesure de régler plus
avantageusement. Si le contrat exige de l’entrepreneur qu’il assume la responsabilité entière des
dispositions des garanties et de la résolution des réclamations qui sont en dehors de son contrôle,
l’entrepreneur exigera vraisemblablement et de manière intentionnelle le paiement pour ses
services, annulant ainsi les économies qui avaient été anticipées par le recours au préachat.
Le préachat d’équipement pourrait aussi nécessiter de l’entreposage à long terme, diminuant
ainsi la durée réelle de la garantie qui court à compter de la date de livraison de l’équipement.
Dans certains cas, la période de garantie pourrait même expirer avant que l’équipement n’ait été
remis à l’entrepreneur.
3.6
Conséquences financières
La marge bénéficiaire de l’entrepreneur est fonction des risques du projet. Donc, le pourcentage
de marge sera vraisemblablement plus élevé sur un projet dans lequel on a recours au préachat
d'équipement ou de matériaux. De plus, le propriétaire assume tous les coûts additionnels relatifs
à l’émission de bons de commande et au financement des achats
3.7
Incompatibilité
L’équipement ou les matériaux faisant l’objet de préachats pourraient ne pas être compatibles
pour être installés et intégrés efficacement à d’autres systèmes ou à d’autres parties des travaux.
Le propriétaire assumera donc le risque et la responsabilité d’éventuelles réclamations résultant
de retards ou de la nécessité de réaliser des travaux additionnels.
3.8
Défauts, dommages et manques
Si l’équipement ou les matériaux préachetés sont défectueux ou endommagés ou s’ils sont livrés
en quantité insuffisante, le propriétaire assume toute responsabilité pour les coûts de
remplacement, ainsi que tous les coûts résultant de délais qui affecteraient le calendrier des
travaux. Les défauts ou les dommages qui ne sont pas remarqués lors de l’installation de
l’équipement revêtent une importance particulière. Par contre, dans les cas où c’est
l’entrepreneur qui fournit l’équipement ou les matériaux, c’est lui qui assume la responsabilité
pour de tels défauts ou dommages.
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3.9
Entreposage
Il appartient au propriétaire de tenir compte des besoins et d’assumer les risques associés à la
manutention et à l’entreposage de l’équipement et des matériaux préachetés, notamment les
coûts relatifs au contrôle des inventaires, la fourniture de la sécurité appropriée à compter de la
date de livraison jusqu’à la remise à l’entrepreneur spécialisé, l’assurance contre les pertes (vol,
feu, etc.) ainsi que la protection contre les éléments physiques et climatiques. Par contre,
l’entrepreneur disposera déjà de procédures et de moyens, d’assurance et de locaux pour prendre
en charge tous ces aspects de la garde des préachats.
4.0
SOMMAIRE
La décision ou la nécessité de recourir au préachat d’équipement ou de matériaux devrait être
basée sur une évaluation de la valeur nette ajoutée au projet, incluant tous les risques et
conséquences énoncés dans le présent document. Toute décision basée seulement sur les
avantages pécuniaires ou sur la durée des travaux ne devrait pas être prise isolément et devrait
être prise plutôt après avoir fait une analyse complète de tous les coûts et autres conséquences du
préachat.
Pour que la décision de recourir au préachat permette de réaliser des économies maximales tout
en assurant la réussite du projet, l’Annexe A (Liste des meilleures pratiques pour le préachat
d’équipement et de matériaux) est incluse au présent document. Cette liste sera utile à toutes les
phases menant à la réalisation du projet, et tout au long de sa mise en œuvre.
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ANNEXE A
LISTE DES MEILLEURES PRATIQUES POUR LE PRÉACHAT D’ÉQUIPEMENT ET
DE MATÉRIAUX
Phase de la prise de décision ou de l’évaluation
√ Faire une évaluation exhaustive des besoins en préachat ainsi que des alternatives, en
consultation avec :
-
les professionnels du design impliqués;
des entrepreneurs qualifiés et familiers avec des projets de même nature dont les besoins
en équipement et matériaux sont semblables;
des représentants de fabricants et de fournisseurs possédant une compétence adéquate, et
le personnel de supervision et d’entretien du propriétaire qui sera en poste au moment de
la mise en service du projet et par la suite.
√ Après avoir évalué les risques et les conséquences du préachat, estimer la valeur nette qui
sera ajoutée au projet et documenter le processus décisionnel du préachat.
Phase du préachat
√ Obtenir ou spécifier dans le bon de commande (ou autre document du même genre)
l’information suivante obtenue du fabricant ou du fournisseur :
-
toutes les données techniques pertinentes, les quantités et les spécifications
toutes les dispositions des garanties et des exclusions
toute condition ou terme particulier relatif à l’achat
les prix et les modalités de paiement
les substitutions permises
la date de livraison
les modalités et conditions de livraison à un entrepôt ou à l’emplacement du projet
tout élément ou accessoire important exclus et qui sera nécessaire pour faire l’installation
ou la mise en service
les modalités relatives à la participation du fabricant ou du fournisseur, ainsi que le
niveau d’expérience requise pendant l’installation ou la mise en service, et
la possibilité de transférer les bons de commande à des tiers (c.-à-d., entrepreneurs
généraux, entrepreneurs spécialisés).
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Phase de l’appel d’offres
√ Fournir les renseignements suivants dans les documents d’appel d’offres qui seront transmis
à tous les entrepreneurs spécialisés :
-
10
la portée de l’ensemble des travaux, les modalités et les conditions
la copie du bon d’achat et de toute l’information pertinente obtenue au cours de la phase
du préachat;
un exposé du raisonnement qui a mené au préachat et des facteurs qui ont été pris en
considération;
une description claire du rôle et de la responsabilité de l’entrepreneur en ce qui a trait à la
livraison, la vente, la garantie de l’équipement et des réclamations;
le transfert des bons de commande à l’entrepreneur qui utilise des allocations monétaires
la coordination des modalités et conditions des documents de soumission avec le bon de
commande, et
les coordonnées d’un fabricant ou d’un fournisseur compétent.
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ANNEXE B
ÉTUDE DES MÉTHODES D’ACQUISITION ET DES PRATIQUES DE PRÉACHAT
1.
Procurement Chain Management in the Construction Industry
Mechanical Contracting and Education Foundation – 2004
2.
Optimum Operational Model for Electrical Contractors
The Electrical Contracting Foundation – 2002
3.
Construction Supply Chain Trend Analysis
University of California – 1999
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ANNEXE C
BULLETINS DE PRATIQUE DE L’INDUSTRIE
1.
Pre-purchasing of Equipment and Materials
Ontario Joint Standard Practices Committee – 1979
2.
Purchaser of Equipment – Owner or Contractor
Mechanical Contractors Association of BC - Member’s Manual – 1985
3.
Labour Only Contracts
Mechanical Contractors Association of BC - Member’s Manual – 1986
4.
Can You Afford to Pre-purchase
Canadian Electrical Contractors Association – 2002
5.
Labour Only Contracts
Sheet Metal Contractors Association of Alberta – 1998
6.
Dangers of Owner-Supplied Equipment
British Columbia Construction Association – 2003
7.
Survey of Industry Mechanical Equipment Purchasing Practices
Mechanical Contractors Association of America – 2002
8.
Don’t Get Cut Out of the Loop
Western Washington Mechanical Contractors Association – 2002
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