Manuel Administrateur CUBICUS

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CUBICUS
Manuel administrateur
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Auteur : Xavier BLOUIN
Date : 10/04/2007
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Manuel ADMINISTRATEUR
CUBICUS
Manuel Administrateur CUBICUS.doc
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1.
Avant de se déplacer, avant d’installer… ...................................................................................... 4
1.1. Connexion analogique (ETEBAC3)........................................................................................ 4
1.2. Connexion FTP/FTPS ............................................................................................................ 4
1.3. Vérifier l’environnement logiciel ............................................................................................. 5
2. Procédure d’installation ................................................................................................................. 5
2.1. Installation du logiciel ............................................................................................................. 5
2.2. Première entrée dans le logiciel ............................................................................................. 7
3. Paramétrage de CUBICUS ......................................................................................................... 10
3.1. Récupération du paramétrage de Global euro 2000 ............................................................ 10
3.1.1. Paramétrage des utilisateurs ........................................................................................ 11
3.1.2. Gestion des profils ........................................................................................................ 13
3.1.3. Récupération de l’historique des relevés de comptes ................................................... 14
3.2. Paramétrage de CUBICUS .................................................................................................. 14
3.2.1. Paramétrage des utilisateurs (voir 3.1.1.) ..................................................................... 14
3.2.2. Paramétrage de la communication ETEBAC 3 ............................................................. 14
3.2.3. Paramétrage de la connexion FTP(S) – nommage de fichiers ..................................... 16
3.2.4. Paramétrage des serveurs bancaires ........................................................................... 17
3.2.5. Paramétrage des requêtes bancaires ........................................................................... 19
3.2.6. Paramétrage des scénarios .......................................................................................... 21
3.2.7. Paramétrage des modems et boîtiers RNIS ................................................................. 21
3.2.8. Paramétrage des opérations bancaires ........................................................................ 22
3.2.9. Paramétrage des émetteurs ......................................................................................... 23
3.2.10. Paramétrage des bénéficiaires ..................................................................................... 28
3.2.11. Paramétrage des devises ............................................................................................. 31
3.2.12. Paramétrage des pays .................................................................................................. 32
3.2.13. Paramétrage des banques/Agences domiciliées en France ......................................... 33
3.2.14. Paramétrage des banques étrangères.......................................................................... 35
3.2.15. Paramétrage des codes bancaires ............................................................................... 36
3.2.16. Paramétrage des conditions bancaires ......................................................................... 38
3.2.17. Paramétrage des codes nature..................................................................................... 39
4. Tests de la communication ......................................................................................................... 40
4.1. Tests de réception ............................................................................................................... 40
5. Configuration générale ................................................................................................................ 41
5.1. Général ................................................................................................................................ 41
5.1.1. Dans l’onglet « Impression »,........................................................................................ 41
5.1.2. Dans l’onglet « Gestion des e-mails et des fax », ......................................................... 42
5.2. Flux ...................................................................................................................................... 43
5.2.1. Général ......................................................................................................................... 43
5.2.2. Virements domestiques ................................................................................................ 44
5.2.3. Virements étrangers...................................................................................................... 44
5.2.4. Virements commerciaux ............................................................................................... 45
5.2.5. Chèques ....................................................................................................................... 46
5.2.6. Masques saisie ............................................................................................................. 47
5.3. Relevés ................................................................................................................................ 48
5.4. Trésorerie............................................................................................................................. 49
5.4.1. Général ......................................................................................................................... 49
5.4.2. Code nature par flux ..................................................................................................... 50
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5.4.3. Gestion des jours fériés ................................................................................................ 51
5.4.4. Cashpooling .................................................................................................................. 52
5.4.5. SICAV / Titres ............................................................................................................... 52
5.4.6. Budget de trésoreir ....................................................................................................... 53
5.5. Rapprochement ................................................................................................................... 53
6. Paramétrage des confirmations et des fax de trésorerie ............................................................. 54
6.1. Avis de confirmation ou Fax de trésorerie ............................................................................ 54
6.2. Gestion des mots-clés ......................................................................................................... 55
7. Paramétrage des lettres chèques ............................................................................................... 57
7.1. Paramétrage général ........................................................................................................... 57
7.2. Détail .................................................................................................................................... 58
7.3. Masque saisie ...................................................................................................................... 60
8. Paramétrage des envois d’email pendant le circuit de validation du parapheur.......................... 61
8.1. Paramétrage des emails ...................................................................................................... 61
8.2. Paramétrage du parapheur .................................................................................................. 62
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1. AVANT DE SE DEPLACER, AVANT D’INSTALLER…
1.1.
CONNEXION ANALOGIQUE (ETEBAC3)
Pour la télétransmission ETEBAC3, le poste doit se trouver à proximité d’une ligne analogique. Le
poste doit être équipé d’un modem analogique. Concernant les modems analogiques, nous
conseillons par ordre de préférence : Olitec Port Série/USR Port Série/Olitec Port USB/USR Port
USB/Autres modems externes …
D’autres modems, notamment les cartes internes, peuvent parfaitement fonctionner mais la plupart
du temps une intervention de notre part est à envisager.
Vous devez vérifier que tout le paramétrage pour la télétransmission bancaire a bien été transmis par
la ou les banques concernées. Si Global Euro 2000 est déjà installé sur le site, le paramétrage sera
automatiquement repris, sinon vérifiez que le correspondant local puisse vous fournir :
- les cartes paramètres de télétransmission ETEBAC 3 Asynchrone, une carte par
opération et par banque,
- les numéros abonnés TRANSPAC des serveurs bancaires,
- les numéros émetteurs (Virements, Virements commerciaux…) pour certaines banques
(Société générale…),
- le SIRET banque (Virements commerciaux).
1.2.
CONNEXION FTP/FTPS
CUBICUS nécessite que le réseau informatique de l’entreprise soit modifié pour pouvoir être utilisé.
Cette modification est due aux diverses protections qui peuvent être mises en place (proxy, pare-feu
…).
Le service informatique va devoir ouvrir certains ports de son pare-feu pour autoriser du ftp ainsi que
fournir les différents paramètres du proxy pour permettre une connexion internet vers l’extérieure.
Le tableau ci-dessous résume les différentes adresses IP qui doivent être accessibles par banque,
ainsi que le port de contrôle et la plage de port pour les données.
Banque
Société Générale
BNP
CM-CIC
BRED (via Tunnel VPN IPSec)
Adresse IP
i2bd.cashmanagement.socgen.com
xfer.bnpparibas.com
gtwsi01p.e-i.net
192.168.151.51
Port de contrôle
21
2121
6538
6375
Plage de Port de données
60001-60050
45000
10200-10210
Votre service informatique devra ouvrir l’accès à ces adresses IP et à ces ports sur le pare-feu. Il
devra également vous donner les paramètres de connexion au proxy (adresse de proxy, login, mots
de passe éventuels).
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VERIFIER L’ENVIRONNEMENT LOGICIEL
Vous devez vous renseigner sur le poste à installer. Le poste doit être en Windows 98, NT, 2000, XP,
VISTA.
Il est souhaitable d’installer le logiciel en réseau. En effet, de cette façon, les bases sont
automatiquement sauvegardées avec le serveur. Vous pouvez mettre les bases et les exécutables
sur le serveur ou simplement les bases. Vérifiez sur quel serveur le logiciel pourrait être installé.
Vérifiez les générations de fichiers venant des logiciels comptables (Oracle Applications …) :
- les remises de virements commerciaux,
- les remises de virements,
- les fichiers d’écritures comptables pour le rapprochement bancaire.
2. PROCEDURE D’INSTALLATION
2.1.
INSTALLATION DU LOGICIEL
Lancez le CD d’installation.
Choisissez la langue de votre choix, puis cliquez sur « OK ».
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Vous avez la possibilité de séparer les exécutables des bases. Sélectionnez le répertoire de
stockage des exécutables. Cliquez sur « Suivant ».
Si le répertoire n’existe pas, l’installation va vous poser la question si vous désirez créer le répertoire.
Répondez « OUI ».
Si vous désirez stocker les bases sur un autre disque ou un serveur que les exécutables, changez le
chemin indiqué, sinon laissez le chemin par défaut. Les bases seront gérées dans un sous répertoire
« Bases » du répertoire des exécutables. Cliquez sur « Suivant ».
Un résumé de l’installation s’affiche. Si les options vous conviennent, cliquez sur « Suivant ». Vous
avez cependant la possibilité de changer en cliquant sur « Précédent ».
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A la fin de l’installation, on vous propose de créer en automatique un raccourci sur le bureau ou dans
le menu démarrer de Windows, puis de lancer le programme. Décochez éventuellement les options
qui ne vous conviennent pas et cliquez sur « Terminer ».
2.2.
PREMIERE ENTREE DANS LE LOGICIEL
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Au premier lancement du logiciel, vous arrivez sur le choix des options. Saisissez le nom de la
société. Saisissez le nombre de licence (exemple : 1). Cliquez sur la case « Logiciel acheté ». Puis
cliquez sur les modules commandés.
Téléphonez à CPI au 01.39.76.46.66 pour obtenir les mots de passe de déverrouillage de chaque
module. Saisissez le mot de passe du logiciel fourni par CPI. Saisissez en face de chaque module
sélectionné le mot de passe fourni par CPI.
Enfin, cliquez sur « Appliquer les droits ».
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Le message suivant apparaît, vous récapitulant tous les modules sélectionnés. Si un module est
absent, vous pouvez l’ajouter après coup dans le logiciel dans Outil \ Achat de module…
La fenêtre de connexion s’affiche avec par défaut le Nom « ADMIN ». Saisissez le mot de passe que
vous désirez pour le login Administrateur. Vous avez ainsi créé le profil administrateur :
Login : ADMIN
Mot de passe : Ce que vous avez saisi la première fois.
Vous arrivez sur l’écran principal, vous pouvez commencer le paramétrage.
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3. PARAMETRAGE DE CUBICUS
3.1.
RECUPERATION DU PARAMETRAGE DE GLOBAL EURO 2000
Si le site utilise Global Euro 2000, la récupération du paramétrage se fait en automatique. Allez dans
l’onglet « Outils », puis dans « Intégration des données de Global Euro 2000 ».
Cliquez sur l’ensemble des options désirées (la première fois, sélectionnez tout) puis cliquez sur
« Go ». Voici ce qui a été repris en automatique :
- le paramétrage de la communication (requête, serveur bancaire…),
- le paramétrage des bases (émetteurs, bénéficiaires, banques, agences…)
Une fois cette récupération effectuée, il vous reste :
- à paramétrer les utilisateurs,
- à récupérer l’historique des relevés de comptes.
Attention !!!! Après la récupération des bases, le login ADMIN ne peut pas visualiser les bénéficiaires
dans « Bases / Gestion des Listes de Fournisseurs Clients Salariés ». Il ne verra pas non plus le ou
les compte(s) dans le module « relevé de compte » . C’est normal. Pour cela, il doit aller dans
« Paramétrage / Gestion des utilisateurs », pour s’accorder les droits d’accès aux listes et aux
comptes.
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3.1.1. Paramétrage des utilisateurs
Allez dans « Paramétrage / Gestion des utilisateurs ». Sélectionnez un utilisateur déjà présent ou
cliquez sur « <Nouvel Utilisateur> ». Saisissez ou modifiez si besoin l’ensemble des éléments de la
fiche Utilisateur :
le « Nom » de l’utilisateur,
le « Login » de l’utilisateur, permet de se signer à l’ouverture du logiciel,
l’ « e-mail », utilisé pour les avertissements des lots à signer,
« Signataire », utilisé dans l’option parapheur pour définir le rang de signature. Vous
avez le choix entre « Signataire A », « Signataire B », « Signataire A ou B (2à2) »,
« Signataire prioritaire (seul) »,
- « Service », « Tél. », « Fax » apparaissent dans les bordereaux d’accompagnement,
- Le « Profil », permet d’attribuer des droits d’accès aux différentes fonctionnalités du
logiciel (Voir Gestion des profils),
- « Signature », pour associer le scan de la signature au signataire (cliquez dans la zone
et sélectionnez l’image),
- l’«imprimante par défaut », pour les impressions des listes et tableaux de bord,
- l’«imprimante pour les chèques », pour paramétrer l’imprimante dédiée à l’impression
des chèques,
- l’«imprimante pour les duplicatas », pour l’imprimante des duplicatas des chèques.
Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications.
-
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Pour autoriser l’accès aux comptes bancaires pour un utilisateur, vous devez passer les comptes
concernés dans la partie droite de l’écran « Comptes affectés ». Pour cela vous avez à votre
disposition quatre boutons au centre de l’écran pour passer les comptes sélectionnés à droite, tous
les comptes à droite, tous les comptes à gauche, les comptes sélectionnés à gauche. Cliquez sur
« Valider » pour enregistrer les modifications.
Pour autoriser l’accès aux listes de bénéficiaires pour un utilisateur, vous devez passer les listes
concernées dans la partie droite de l’écran « Listes affectées ». Pour cela vous avez à votre
disposition quatre boutons au centre de l’écran pour passer les listes sélectionnées à droite, toutes
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les listes à droite, toutes les listes à gauche, les listes sélectionnées à gauche. Cliquez sur
« Valider » pour enregistrer les modifications.
Si un utilisateur à oublié son mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur « Réinitialiser le mot de
passe ». Le mot de passe devient identique au login.
Pour sécuriser le logiciel et notamment le parapheur, il est possible d’associer à chaque signataire
une clé USB de validation. Cette clé sécurise l’accès au parapheur. Lorsque le signataire accède au
parapheur, au moment de signer un lot ou une remise, le logiciel demande la présence de la clé USB
du login connecté. Si cette dernière fait défaut, aucune validation n’est possible. En parallèle, une clé
USB dite « administrateur » est associée à l’accès au paramétrage des utilisateurs.
Pour associer une clé USB de sécurité, sélectionnez un signataire, insérez une clé USB vierge et
cliquez sur « Définir clé ».
Pour annuler une association, insérez la clé USB en question, et cliquez sur réinitialiser la clé.
Pour retrouver le propriétaire d’une clé, insérez la clé en question et cliquez sur « Voir attribution
clé ».
3.1.2. Gestion des profils
Pour autoriser l’accès aux modules pour un utilisateur, vous devez l’associer à un profil. Pour créer
un profil, cliquer sur « <Nouveau Profil> ». Saisissez le nom du profil et cochez (ou décochez) les
cases dans la partie droite de l’écran. Puis cliquez sur le bouton « Valider ». Si aucune case n’est
cochée, l’utilisateur n’aura aucun onglet lors de la connexion avec son login / mot de passe. Si la
case de l’onglet n’est pas cochée, l’utilisateur n’aura pas accès à l’ensemble de l’onglet.
Pour modifier un profil, sélectionnez-le dans l’arbre de gauche et cochez (ou décochez) les cases
dans la partie droite de l’écran. Puis cliquez sur le bouton « Valider ».
Vous pouvez ajouter ou retirer un utilisateur du profil avec les boutons « Ajouter membre(s) » et
« Supprimer membre ».
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3.1.3. Récupération de l’historique des relevés de comptes
Pour recomposer les relevés de comptes, vous devez réintégrer les fichiers bancaires dans le
logiciel. Le répertoire d’intégration des relevés est par défaut « \CUBICUS\Bases\Recu ». Dans
Global Euro 2000, vous devez trouver les fichiers de relevés de comptes dans
« \Wglobal\basemvt\archive ». Sélectionnez d’abord le fichier daté le plus vieux à intégrer et copiezle dans le répertoire d’intégration de CUBICUS. Une fois le fichier copié, allez dans « Relevé /
Intégration des relevés ». Puis cliquez sur « Intégrer les mvts ». Sélectionnez ensuite les fichiers
datés d’un mois (ou plus selon les désirs de reprise, mais inférieur au premier fichier) et copiez-les
dans le répertoire d’intégration de CUBICUS. Une fois les fichiers copiés, allez dans « Relevé /
Intégration des relevés ». Puis cliquez sur « Intégrer les mvts ».
3.2.
PARAMETRAGE DE CUBICUS
3.2.1. Paramétrage des utilisateurs (voir 3.1.1.)
3.2.2. Paramétrage de la communication ETEBAC 3
Allez dans « Communication bancaire / Paramétrage ».
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Dans l’onglet « Général », laissez les paramètres par défaut. Sélectionnez simplement la combo
« Modem ou boîtier RNIS » utilisé.
Dans l’onglet « Gestion », laissez les paramètres par défaut.
Dans l’onglet « Téléphonie et Communication », cliquez sur « Recherche Automatique » pour trouver
le Port de communication où se trouve le modem. Si vous ne connaissez pas le modèle de modem,
vous pouvez éventuellement cliquer sur « Recherche modèle ». Un appel sera envoyé au modem
pour connaître le modèle. Laissez le reste des paramètres par défaut.
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3.2.3. Paramétrage de la connexion FTP(S) – nommage de fichiers
Pour paramétrer une connexion FTP / FTPS, il faut paramétrer le serveur bancaire (cf. 3.2.4) ainsi
que le nommage de fichiers. Le nommage de fichiers permet de définir le nom du fichier déposé sur
le serveur FTP. Ce nom est très important car il permet à la banque de déterminer le type de flux du
fichier envoyé. Cette gestion se fait dans Communication bancaire / Gestion des nommages
FTP/FTPS.
Cet écran permet de visualiser les différents nommages de fichiers déjà renseignés. Il faut définir un
nommage de fichier par serveur bancaire (banque) et par type de flux.
Pour Créer/Modifier un nommage de fichier, il faut :
• Sélectionner une banque (serveur bancaire)
• Sélectionner un type de fichier
• Renseigner le nommage du fichier. Ce nommage peut être dynamique grâce aux mots-clés
situés sur la droite.
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3.2.4. Paramétrage des serveurs bancaires
Les serveurs bancaires permettent de paramétrer les adresses des banques pour la télétransmission
suivant les différents protocoles.
Cette table livrée en standard avec CUBICUS répertorie les différents serveurs bancaires.
Tout d’abord lors de la création d’un serveur bancaire, il faut renseigner :
- le nom du serveur (nom de la banque),
- son nom court (nom court de la banque),
- ainsi que le code banque.
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Ensuite, pour la connexion ETEBAC3, vous devez renseigner :
- Le numéro abonné Transpac,
- Eventuellement les données complémentaires,
- Si la connexion à ce serveur à besoin d’un NUI (la plupart du temps NON)
Pour la connexion FTP, vous devez renseigner :
- Le mode FTP : classique (FTP) ou sécurisé (FTPS)
- L’adresse du serveur FTP
- Les sous-répertoires d’émission et de réception permettant de déposer et de récupérer
des fichiers dans différents répertoires du serveur
- Le port utilisé pour se connecter au serveur FTP. Ce port devra être ouvert sur le parefeu
- Le mode de transfert passif (par défaut) ou actif
- Le type de chiffrement implicite ou explicite
Pour la connexion en http, il faut juste renseigner l’adresse du site http.
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3.2.5. Paramétrage des requêtes bancaires
Allez dans « Communication bancaire / Gestion des requêtes ».
Cliquez sur « Nouveau ».
Dans l’onglet général,
-
sélectionnez le protocole « Etebac3 » (d’autres protocoles sont disponibles),
sélectionnez le sens de télétransmission (exemple : émission pour les virements,
réception pour les relevés de compte),
le type d’opération,
le serveur bancaire,
le type de fichier : « Cubicus » lorsqu’il est saisi ou intégré dans CUBICUS, ou
« Autres » lorsque CUBICUS n’effectue que le transfert,
saisissez le nom de la requête. Adoptez par défaut la règle suivante : nom court de la
banque + opération.
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Dans l’onglet Etebac3
Saisissez la carte paramètre. Pour cela, aidez-vous de la case « Position » pour respecter les
positions données par la banque. Si les positions dépassent les 40 caractères, utilisez la deuxième
rangée de cases.
Sauf contre-indication de votre partenaire bancaire, sélectionnez par défaut « Envoi par
Caractères ».
Sélectionnez EBCDIC pour le type de données.
Enfin pour certaines banques, à chaque envoi de fichier remise dans une même journée, il faut
incrémenter un N° de Session. Dans ces cas-là, cliq uez sur N° de session activée et indiquez la
position du N° de session.
Dans l’onglet FTP
Saisissez le login de connexion au serveur FTP ainsi que le mot de passe.
Le numéro de séquence FTP permet d’incrémenter pour certains serveurs FTP, le nom du fichier. Ce
numéro est utilisé lorsque le mot-clé NUMSEQX est utilisé dans le nommage de fichiers.
Dans l’onglet HTTP
Saisissez l’identifiant et le mot de passe de connexion au site http.
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3.2.6. Paramétrage des scénarios
Allez dans « Communication bancaire / Gestion des scénarios ».
Le scénario est utilisé pour lancer plusieurs requêtes via un raccourci sur votre bureau ou une tâche
planifiée de Windows. Le plus fréquemment, on crée un scénario pour les relevés de comptes.
Cliquez sur « Nouveau scénario ». Saisissez le nom du scénario. Exemple : RELEVE. Puis
sélectionnez toutes les requêtes du scénario (exemple : toutes les requêtes relevés de comptes).
Enfin, cliquez sur « Valider ». CUBICUS vous demande si vous désirez créer un raccourci sur le
bureau. Répondez OUI.
Créez une tâche planifiée de Windows pour exécuter le raccourci à heure fixe le matin (exemple :
7h30).
3.2.7. Paramétrage des modems et boîtiers RNIS
Cet écran permet de gérer le paramétrage des modems pour une connexion via protocole ETEBAC 3
ou RNIS. Il faut renseigner :
• Le nom du modem
• La commande supplémentaire
• La commande initiale
• La commande avant numérotation
• La gestion du Xon/Xoff qui correspond à la gestion du débit
Ces différentes commandes sont fournies par défaut dans CUBICUS et peuvent être modifiées en
fonction du matériel utilisé.
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3.2.8. Paramétrage des opérations bancaires
Cet écran permet de gérer les différents types de flux de CUBICUS.
Par défaut CUBICUS est livré avec la liste complète.
Vous pouvez Créer/Modifier/Supprimer une opération bancaire.
Lors de la création modification, il faut renseigner :
• le nom de l’opération bancaire,
• le nom court,
• le sens du flux (réception ou émission),
• l’extension du fichier. Cette extension est utilisée lors de la réception du fichier ou lors de la
génération d’un fichier d’émission.
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3.2.9. Paramétrage des émetteurs
Allez dans « Bases / Gestion des Sociétés et des Comptes ».
Saisie d’une société
Dans l’arbre, cliquez sur « Nouvelle Société ». Remplissez toutes les informations de la société :
- Nom de la société, correspond à la raison sociale,
- Nom court Société, est le nom usuel de la société (qui peut être identique au nom),
- SIRET,
- Adresse, téléphone (standard), fax,
- N° National Emetteur, est le numéro fourni par la Banque de France afin de pouvoir
générer des avis de prélèvement,
- Logo de la société.
A part le nom et le nom court, ces éléments ne sont pas obligatoires. Ils permettent cependant de
personnaliser les bordereaux d’accompagnements.
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Saisie d’un compte
Pour créer un compte dans une société, sélectionnez la société dans l’arbre. Cliquez sur
« Nouveau ». Remplissez les champs :
- Nom du compte, le nom référencé auprès de la banque,
- Mnémonique ou nom court est un nom pour différencier facilement les comptes. Ils sont
généralement composés du nom court de la société et du nom court de la banque
(exemple : CPI SG),
- Le pays « FR » par défaut, la devise du pays est sélectionnée par défaut mais vous
pouvez la modifier,
- Sélectionnez la banque en cliquant sur (Voir ci-après Saisie du n° de compte),
- Saisissez le n° de compte,
- La domiciliation et le code BIC de l’agence (viennent avec la sélection de l’agence),
- Compte comptable, est le compte 512xxx référencé dans votre comptabilité,
- Compte comptable 2, est une référence comptable supplémentaire,
- N° Emetteur (Vir.) est le n° de référence fourni p ar certaines banques pour les
virements domestiques (toutes les banques n’utilisent pas ce numéro),
- N° Emetteur (Vcom.) est le n° de référence fourni par certaines banques pour les
virements commerciaux (toutes les banques n’utilisent pas ce numéro),
- Référence est le n° de référence fourni par certai nes banques pour les virements
étrangers (toutes les banques n’utilisent pas ce numéro),
Vous avez la possibilité de fermer le compte en cliquant sur « compte clos » et indiquer la date de
clôture du compte.
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Saisie du numéro de compte
Pour la saisie du n° de compte, vous devez sélectio nner l’agence dans laquelle est référencé le
compte. Pour cela, cliquez sur le bouton . Apparaît la fenêtre suivante :
Tapez le code banque et le code agence pour effectuer une recherche dans la liste puis doublecliquez sur la bonne agence.
Saisie des références Virement étranger
Cliquez sur l’onglet « Informations Virements étrangers ».
Si le compte de frais est le compte débité, c’est-à-dire celui que vous êtes en train de saisir, ne
sélectionnez aucun compte de frais. Le logiciel complète par défaut avec les informations du compte,
sinon cliquez sur le bouton
. Apparaît une fenêtre de sélection composée de la liste des comptes.
Sélectionnez le compte de frais.
Puis sélectionnez le type de remise par défaut à utiliser pour ce compte. Le principe est le suivant :
- si vous sélectionnez « mono-date/mono-devise », vos remises seront composées de
virements étrangers dont la date d’exécution et la devise seront identiques.
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CUBICUS
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
si vous sélectionnez « multi-date/mono-devise », vos remises pourront comporter des
virements étrangers avec des dates d’exécution différentes mais la devise devra être
identique.
etc…
Sélectionnez le type de débit. Ce type détermine le rendu sur le relevé de compte :
- débit global de la remise : le relevé de compte comporte une ligne de mouvement par
remise,
- débit unitaire par opération : le relevé de compte comporte une ligne par virement,
- débit global par devise de transfert : le relevé de compte comporte une ligne de
mouvement par devise, sommant tous les virements de même devise dans la remise.
ATTENTION !!! Toutes les banques ne supportent pas forcément tous les choix proposés.
Saisie des informations chèques
Si vous effectuez des chèques sur ce compte, saisissez les informations suivantes :
- N° prochain chèque et N° dernier chèque, qui corre spond à la numérotation autorisée
des chèques,
- Les deux zones CMC7 du bas du chèque,
- Le format de lettre-chèque à utiliser par défaut pour ce compte,
- Le format de dénotage si vous avez pris le service de sécurisation des chèques auprès
de vos partenaires banquiers,
- Les 5 lignes d’informations du compte se trouvant à droite de l’encadré « Payable en
France »,
- Le lieu d’émission du chèque.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Saisie des informations autres paiements
Cet onglet permet la saisie des informations pour l’impression des BOR, c’est-à-dire le prochain N°
de BOR, le dernier N° de BOR autorisé et le modèle de BOR utilisé pour l’impression.
Saisie du paramétrage technique
Le type d’envoi à la banque permet de savoir quel protocole de transfert va être utilisé par ce compte
(ETEBAC, FTP, http …).
Selon le type d’envoi, le fichier peut être sécurisé ou non avec la signature X509. Cochez la case si
c’est le cas pour ce compte.
Selon le type d’envoi, le fichier peut avoir besoin d’une confirmation par bordereau faxé ou non.
Cochez la case si c’est le cas.
Sélectionnez le « type de virements générés ». Le virement domestique par défaut est le VIR 160
mais le logiciel peut supporter le VIR 320. Dans ce dernier cas, vous aurez à sélectionner le type de
débit.
Sélectionnez le « type de VCOM générés ». Le logiciel supporte trois formats : VCOM400,
VCOM1000, PAYEXT 96A.
Concernant le paramétrage du fichier de relevé de compte, laissez les paramètres par défaut. Ces
paramètres sont modifiés dans le cas où les fichiers ne seraient pas récupérés par notre
communication bancaire.
ATTENTION !!! A chaque création de compte, pensez à l’associer aux utilisateurs : voir 3.1.1 .
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CUBICUS
3.2.10.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des bénéficiaires
Allez dans « Bases / Gestion des Tiers».
Les Tiers sont classés par liste. Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur « Nouvelle Liste ».
Saisissez le nom de la liste, puis le type de liste (permettra de différencier les virements fournisseurs,
salariés…). Cliquez sur « Valider ».
Pour modifier ou supprimer une liste, faîtes un clic droit sur la liste et sélectionnez dans le menu
déroulant l’action désirée.
ATTENTION !!! A chaque création de liste, pensez à l’associer aux utilisateurs voir 3.1.1 .
Pour créer, modifier, supprimer un bénéficiaire, sélectionnez tout d’abord la liste concernée. Vous
pouvez imprimer tous les bénéficiaires d’une liste en sélectionnant une liste, puis en cliquant sur
« Imprimer liste des bénéficiaires ». Pour imprimer toutes les listes, sélectionnez dans l’arbre « Liste
des Tiers » et cliquez sur « Imprimer liste des bénéficiaires ».
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Pour créer un bénéficiaire, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez les zones suivantes dans l’onglet
« Général » :
Le nom, c’est-à-dire le nom de la personne ou la raison sociale de la société,
Le mnémonique. Le mnémonique sert à nommer de façon usuelle le bénéficiaire ou à
différencier deux homonymes. Cette information est destinée à votre usage personnel dans
le logiciel pour retrouver plus facilement le bénéficiaire et n’est jamais diffusée à l’extérieur,
L’adresse composée de quatre lignes dont une désignée pour le code postal et la ville.
Cette saisie est facultative mais sert à la génération d’un courrier de confirmation d’avis,
Le pays du bénéficiaire. Cette sélection se fait en cliquant sur . La liste des pays
apparaît. Vous pouvez rechercher le pays par code ISO. Ex : tapez « FR », pour la France.
Le pays est important car il va déterminer le format du compte que vous aurez à saisir.
D’ailleurs, à la suite de la sélection du courrier, apparaît l’onglet « Compte » ou « Compte
étranger »,
Coche « Bénéficiaire chèque uniquement », permet d’enregistrer un bénéficiaire sans
référence bancaire notamment pour les bénéficiaires des chèques,
La devise du compte « EUR » par défaut,
L’ordre du chèque, pour les bénéficiaires des chèques qui peuvent avoir des ordres
différents du destinataire.
Selon le pays du bénéficiaire, vous avez accès à l’onglet « Compte » ou « Compte Etranger ».
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Compte » :
Sélectionnez l’agence où est domicilié le compte via le bouton . La liste des
banques – agences se charge. Vous avez la possibilité de faire une recherche par
code banque et code guichet. Si l’agence n’existe pas dans la liste, cliquez sur le
bouton « Nouveau ». Une fenêtre de saisie s’affiche avec la banque désirée et le
code guichet de votre recherche. Saisissez le nom de l’agence et éventuellement
son code BIC et cliquez sur « Valider ».
Saisissez le n° de compte et la clé RIB. A la vali dation de la fiche du bénéficiaire, la
clé RIB est vérifiée.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Compte Etranger » :
Sélectionnez le type de saisie désiré, Libre ou IBAN. Selon le pays du bénéficiaire,
CUBICUS vous oriente sur une saisie IBAN ou libre. Cependant, vous pouvez
passer de l’un à l’autre en cliquant sur « Passer en format libre » ou « Passer en
format IBAN ».
Sélectionnez l’agence où est domicilié le compte via le bouton . La liste des
banques – agences du pays se charge. Vous avez la possibilité de faire une
recherche par nom ou par code BIC en cliquant sur la loupe dans le titre de chaque
colonne. Si l’agence n’existe pas dans la liste, cliquez sur le bouton « Nouveau ».
Une fenêtre de saisie s’affiche, saisissez le nom de l’agence, son code BIC et
éventuellement son adresse puis cliquez sur « Valider ».
Saisissez la clé IBAN et l’IBAN. A la validation de la fiche du bénéficiaire, la clé
IBAN est vérifiée.
Saisissez éventuellement des « informations supplémentaires » pour compléter les
coordonnées bancaires du bénéficiaire. Vous avez pour cela deux zones de 35
caractères à votre disposition.
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Références supplémentaires » :
Saisissez le SIRET (facultatif),
Saisissez le code TVA (facultatif),
Saisissez la référence interne (facultatif),
Sélectionnez un type de confirmation, avant télétransmission : il y a possibilité
d’envoyer un avis de virement au bénéficiaire par courrier, email ou fax. Selon cette
sélection, saisissez le fax ou l’email du bénéficiaire,
Saisissez les références comptables dans les zones « Compta 1 », « Compta 2 »,
« Compta 3 », « Compta 4 », « Compta 5 », « Compta 6 ». Ces zones sont
paramétrables et personnalisables selon vos besoins.
Après avoir renseigné l’ensemble des onglets, cliquez sur « Valider ». Le bénéficiaire est créé.
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3.2.11.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des devises
Allez dans « Bases / Gestion des codes Pays/devises». Cliquez sur l’onglet « Codes devises ».
Le logiciel est fourni avec une table des devises déjà remplie. Cependant, vous avez la possibilité de
la modifier et de la compléter.
Pour ajouter une nouvelle devise, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez :
le code ISO de la devise,
le nom de la devise,
le nombre de décimales,
le code Banque de France (facultatif),
le cours (avec l’euro, facultatif).
Vous pouvez également modifier ou supprimer une devise.
Vous avez également la possibilité de vous connecter sur certains sites pour mettre à jour les cours
des principales devises. Cliquez sur « Mise à jour » et sélectionnez le site de référence. Si la
connexion à internet est autorisée, les cours sont mis à jour ainsi que la date de mise à jour.
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CUBICUS
3.2.12.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des pays
Allez dans « Bases / Gestion des codes Pays/devises». Cliquez sur l’onglet « Codes Pays ».
Le logiciel est fourni avec une table des pays déjà remplie. Cependant, vous avez la possibilité de la
modifier et de la compléter.
Pour ajouter un nouveau pays, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez :
le code ISO du pays,
le nom du pays,
la devise utilisée dans le pays.
Si le pays accepte les formats SEPA, cochez la case correspondante. Le format des comptes
proposé pour ce pays sera l’IBAN.
Si le pays accepte les normes françaises, cochez la case correspondante. Le format des comptes
proposé pour ce pays sera le RIB.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un pays.
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CUBICUS
3.2.13.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des banques/Agences domiciliées en France
Allez dans « Bases / Gestion des banques/Agences».
Le logiciel est fourni avec une table des banques et une table des agences déjà remplies.
Cependant, vous avez la possibilité de les modifier et de les compléter.
Pour ajouter une nouvelle banque, cliquez sur « Nouveau » se trouvant sous la table des banques.
Saisissez :
le code banque,
le nom court de la banque,
le nom de la banque,
le SIRET de la banque (obligatoire pour les VCOM),
le N° de fax (Utilisé pour les bordereaux si l’age nce et les contacts n’ont pas de n° de fax ),
son adresse dans les colonnes adresse 1, adresse 2 et adresse 3.
Vous pouvez également modifier ou supprimer une banque.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Pour ajouter une nouvelle agence, sélectionnez la banque de l’agence et cliquez sur « Nouveau » se
trouvant sous la table des agences. Saisissez :
le code guichet,
le nom de l’agence,
le code BIC,
le N° de fax (Utilisé pour les bordereaux si les c ontacts n’ont pas de n° de fax ),
son adresse dans les colonnes adresse 1, adresse 2 et adresse 3,
la zone Payable en France présente sur les chèques répartie sur 5 lignes Payable1, Payable2,
Payable3, Payable4, Payable5 (importante si vous émettez des chèques sur cette agence).
Vous pouvez également modifier ou supprimer une agence.
Pour ajouter un nouveau contact, sélectionnez la banque, puis l’agence du contact et cliquez sur
« Nouveau » se trouvant sous la table des contacts. Saisissez :
le genre (M., Mme Mlle),
le nom du contact,
le type de flux géré par le contact (Le contact apparaîtra sur le bordereau du flux),
le service,
son n° de téléphone,
le N° de fax (Utilisé pour les bordereaux des flux associés au contact),
son e-mail,
sa fonction.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un contact.
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3.2.14.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des banques étrangères
Allez dans « Bases / Gestion des banques étrangères».
Le logiciel est fourni avec une table des banques étrangères déjà remplie. Cependant, vous avez la
possibilité de la modifier et de la compléter.
Pour ajouter une nouvelle banque étrangère, sélectionnez le pays où est domiciliée la banque puis
cliquez sur « Nouveau ». Saisissez :
le code BIC,
le nom de la banque,
son adresse dans les colonnes adresse 1, adresse 2 et adresse 3.
Vous pouvez également modifier ou supprimer une banque étrangère.
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3.2.15.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des codes bancaires
Allez dans « Bases / Gestion des codes bancaires».
Codes opérations interbancaires
Le logiciel est fourni avec une table des codes opérations déjà remplie. Cependant, vous avez la
possibilité de la modifier et de la compléter.
Pour ajouter un nouveau code opération, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez :
coche si le code doit être pivot,
le code opération,
le nom de l’opération,
le sens du flux,
le code pivot associé.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un code opération.
La notion de code pivot est importante. En effet, le rapprochement automatique comptable et le
rapprochement automatique de trésorerie se basent sur le code opération. Les codes pivots
permettent de réunir tous les codes opérations similaires.
Exemple : les codes 15, 16 et 17 sont associés au code pivot 02. Ainsi, lors du rapprochement,
toutes les remises de chèques sont comparées.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Codes opérations SEPA - SCT
Le logiciel est fourni avec une table des codes opérations SCT déjà remplie. Cependant, vous avez
la possibilité de la modifier et de la compléter.
Pour ajouter un nouveau code opération SCT, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez :
le code opération,
le libellé d’origine,
la définition,
coche si le code doit être affiché dans les tables de sélection,
coche si le code est préférentiel (choix du code par défaut),
le code nature (pour la génération des prévisions en trésorerie).
Vous pouvez également modifier ou supprimer un code opération.
Codes économiques / Codes rejets
Les codes économiques sont utilisés dans la saisie des virements étrangers. Les codes rejets sont
utilisés dans les relevés retour des banques. Le logiciel est fourni avec des tables des codes déjà
remplies. Cependant, vous avez la possibilité de les modifier et de les compléter.
Pour ajouter un nouveau code, cliquez sur « Nouveau ». Saisissez le code et le libellé.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un code.
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3.2.16.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des conditions bancaires
Allez dans « Bases / Gestion des conditions bancaires».
Le logiciel vous permet de gérer les conditions bancaires. Cette table est utile si vous avez pris le
module Trésorerie. Ces conditions permettront de vérifier les dates de valeurs calculées par banque
dans les relevés de comptes et de vous proposer une date de valeur par rapport à une date
d’opération en saisie des prévisions.
Pour paramétrer vos conditions bancaires, sélectionnez la banque et saisissez dans la colonne
« Conditions » la différence par rapport à la date d’opération (J, J-1, J+1,etc…) et ce par code
opération.
Vous avez la possibilité de :
copier le paramétrage d’un compte sur l’ensemble des comptes en cliquant sur « Copier tous
comptes »,
copier le paramétrage d’un compte sur l’ensemble des comptes de la même banque en
cliquant sur « Copier comptes de la banque »,
copier le paramétrage d’un compte sur l’ensemble des comptes de la même agence en
cliquant sur « Copier comptes de l’agence ».
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3.2.17.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Paramétrage des codes nature
Allez dans « Bases / Gestion des codes Nature».
Le logiciel vous permet de gérer les codes nature. Cette table est utile si vous avez pris le module
Trésorerie. Ces codes nature sont associés à chaque prévision.
Pour ajouter un code nature, effectuez un clic droit sur un nœud de l’arbre. Vous pouvez :
créer un regroupement en cliquant sur « Nouveau Regroupement ». Un regroupement permet
de réunir plusieurs codes nature de même famille,
créer un code nature en cliquant sur « Nouveau code nature »,
modifier ou supprimer un code nature. Si vous supprimez un code nature, vous devrez
sélectionner un code nature pour déverser toutes les prévisions du code supprimé,
Déplacer un code nature d’un regroupement à un autre.
Les éléments à renseigner pour un code nature sont :
le code nature,
le libellé du code nature,
l’ordre de présentation au sein du regroupement,
le code opération par défaut rattaché au code nature,
le sens du code nature par défaut,
coche « Exonéré » si les prévisions de ce code nature sont par défaut exonérées.
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CUBICUS
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
4. TESTS DE LA COMMUNICATION
4.1.
TESTS DE RECEPTION
Les tests de réception sont simples à effectuer. Il faut pour cela avoir paramétré la requête de relevé
de comptes.
Allez dans « Connexion / Connexion immédiate ».
Sélectionnez la requête Relevé de compte et cliquez sur « Lancer connexion ». Une fenêtre de
connexion apparaît. A la fin de la connexion, allez dans « Connexion / Journaux de connexion » pour
vérifier le bon déroulement de la connexion.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
5. CONFIGURATION GENERALE
Allez dans « Paramétrage / Configuration général ». Ce menu vous permet de paramétrer toutes les
options par défaut pour personnaliser le logiciel selon vos besoins.
5.1.
GENERAL
Chemin d’exportation : Lorsque les fichiers de remise ne sont pas envoyés par CUBICUS, vous
avez la possibilité de générer ces fichiers dans un autre répertoire que le répertoire par défaut.
Sélectionnez ce répertoire dans cette zone.
Cryptage du fichier généré : Les fichiers de remise prêts à l’envoi sont stockés et cryptés sur le
disque. Lorsque les fichiers de remise ne sont pas envoyés par CUBICUS, vous devez sélectionner
« Non » pour le cryptage.
5.1.1. Dans l’onglet « Impression »,
Aperçu avant impression : Si vous ne voulez pas d’aperçu avant chaque impression dans le
logiciel, sélectionnez « Non ». Les impressions seront directement imprimées.
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Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Impression de la remise créée : Si vous désirez une impression à chaque création de remise (via
une intégration ou une saisie », cliquez sur « Oui ».
Impression après télétransmission des relevés de compte : Si vous désirez une impression
après réception des relevés de compte, cliquez sur « Oui ». Cette impression peut être avec un saut
de page par compte ou sans saut de page. Pour cela, cliquez sur « Synthétique » ou « Détaillé ».
Impression après télétransmission des autres fichiers : Si vous désirez une impression à la
réception des fichiers autres que les relevés de compte, cliquez sur « Oui ».
5.1.2. Dans l’onglet « Gestion des e-mails et des fax »,
Envoi e-mails : Si vous avez accès au parapheur, cette option permet d’activer ou de désactiver les
alertes par email de la présence de remise à signer.
Serveur SMTP : Cela permet de renseigner l’adresse IP ou le nom du serveur SMTP de votre
entreprise pour l’envoi des emails.
Copie d’emails pour confirmation : Cette option, lorsqu’elle est activée, vous permet de recevoir
une confirmation d’envoi d’email.
Confirmation de lecture : Activée, cette option vous permet de recevoir un accusé de réception de
lecture de vos emails pour confirmation.
Proxy : Paramétrage pour les connexions internet.
Port du proxy : Paramétrage pour les connexions internet.
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Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Envoi fax de confirmation : Cette option vous permet d’envoyer vos confirmations d’avis de
virement par fax au bénéficiaire. Pour cela, il est nécessaire d’avoir un serveur de fax de windows
XP.
Envoi fax bordereau : Cette option vous permet d’envoyer en automatique vos bordereaux à la
banque par fax. Pour cela, il est nécessaire d’avoir un serveur de fax de windows XP. Vous devez
également associer un scan de signature au signataire et avoir le module de parapheur. Ainsi, la
signature de la personne qui a validé dans le parapheur est apposée sur le bordereau.
5.2.
FLUX
5.2.1. Général
Chemin d’intégration : Lors de l’intégration des fichiers, vous pouvez paramétrer le chemin par
défaut du répertoire de stockage des fichiers en attente d’intégration.
Traitement du fichier intégré : Une fois le fichier intégré, décidez de son traitement. Soit il reste
stocké au même endroit, soit il est supprimé, soit il est déplacé dans un répertoire d’archive.
Impression automatique de la signature dans les bordereaux : Cette option, lorsqu’elle est
activée, vous permet d’imprimer la signature sur les bordereaux d’accompagnement de la personne
qui a signé dans le parapheur. Vous devez avoir le parapheur pour utiliser cette option.
Demande de code pour le bordereau : Activée, cette option vous permet de saisir un code secret
sur le bordereau d’accompagnement.
Libellé du code pour le bordereau: Cette option vous permet de personnaliser le libellé du code
secret sur le bordereau d’accompagnement.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Un module d’intégration automatique multi-format est disponible. Pour l’utilisation de ce module, nous
avons besoin d’un répertoire pour stocker les fichiers à intégrer (Répertoire d’intégration
automatique), d’un répertoire pour analyser et disséquer les fichiers (Répertoire dispatching
automatique) et d’un email pour avertir des problèmes d’intégrations (Email pour problème
d’intégration).
Adresse Dymadoc : Le logiciel vous permet d’ajouter en pièce justificative des documents se
trouvant dans une base Dymadoc.
Contrôle de l’heure d’envoi : Permet d’interdire l’envoi de fichier de remises après l’heure indiquée.
5.2.2. Virements domestiques
Format des comptes français : Permet de choisir le type de saisie des comptes domiciliés en
France.
Indice Type de débit de la remise Virements Domestiques : Permet de choisir le type de débit de
la remise Virements Domestiques au niveau du relevé de compte (Format Virement domestique en
320).
5.2.3. Virements étrangers
Format des comptes étrangers : Permet de choisir le type de saisie par défaut des comptes
domiciliés à l’étranger.
Qualifiant du montant : Qualifiant par défaut des virements étrangers en saisie.
Code économique : Code économique par défaut des virements étrangers en saisie.
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Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
Frais : Prise en compte des frais par défaut des virements étrangers en saisie. Prendre « Frais
partagés » pour entrer dans le cadre des virements étrangers de la zone euro (frais réduits).
Mode de paiement : Mode de paiement par défaut des virements étrangers en saisie. Prendre
« SWIFT» pour entrer dans le cadre des virements étrangers de la zone euro (frais réduits).
Indice Type de débit de la remise Virements Etrangers : Permet de choisir le type de débit de la
remise Virements Etrangers au niveau de la présentation dans le relevé de compte (Format Virement
étranger en 320).
5.2.4. Virements commerciaux
Paiement anticipé Virements Commerciaux : Permet de décider si vous autorisez la banque à
anticiper les paiements.
Qualifiant du montant : Permet de décider si vous autorisez la banque à faire des offres d’escompte
aux bénéficiaires.
Nb Jour Date Echéance Max : Permet de paramétrer le nombre de jour d’écart pour la date
d’échéance.
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NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
5.2.5. Chèques
Envoyer les chèques en attente d’impression dans le parapheur : Permet d’envoyer tous les
chèques (saisis ou intégrés) à la signature dans le parapheur avant impression.
Envoyer les chèques en attente de génération dans le parapheur : Permet d’envoyer tous les
chèques imprimés à la validation dans le parapheur avant génération du fichier de dénotage.
Générer un PDF pour chaque chèque imprimé à la validation : Permet de générer un PDF pour
chaque chèque imprimé une fois l’impression validée. Ce PDF sera visualisable dans l’historique.
Renumérotation des chèques à réimprimer : Lors de la réimpression de chèques, une
renumérotation est effectuée automatiquement. Ce paramétrage est utile lorsque vous avez des
chèques pré-imprimés avec numéros.
Position du libellé « Duplicata » : Permet de paramétrer l’emplacement de « Duplicata » sur les
duplicatas des chèques.
Position du libellé « Visualisation» : Permet de paramétrer l’emplacement de « Visualisation» sur
les aperçus des chèques.
Seuil de dénotage : Permet d’envoyer les chèques au rapprochement bancaire dont le montant
dépasse un certain seuil. Par défaut, tous les chèques sont envoyés.
Seuil au delà duquel les signatures ne sont pas imprimées : Permet de gérer l’impression des
scans des signatures sur les chèques par rapport au montant du chèque.
Génération des fichiers pour le rapprochement des chèques : Lorsque le rapprochement des
chèques s’effectue chez le client, cette option permet de générer en automatique un fichier des
chèques émis pour le comparer aux chèques présentés en banque et fournis dans les relevés de
chèques enrichis.
Chemin d’exportation pour le rapprochement des chèques : Permet de paramétrer le répertoire
de stockage du fichier de rapprochement des chèques.
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Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
5.2.6. Masques saisie
Six références comptables sont liées au bénéficiaire. Ces zones servent à saisir les zones
nécessaires à une écriture comptable dans votre logiciel de comptabilité. Ces zones apparaissent
dans la saisie d’un Tiers, mais aussi dans la saisie d’un virement domestique ou d’un virement
étranger. Vous avez la possibilité de personnaliser chacun de ces masques de saisie. Sélectionnez
le masque de saisie désiré et remplissez la table.
Pour chaque élément,
Cochez la colonne « Visible » pour faire apparaître la zone,
Saisissez le libellé de la zone,
Cochez la colonne « Saisie» pour autoriser la saisie dans la zone,
Cochez la colonne « Obligatoire» pour rendre la zone obligatoire en saisie ou sélection,
Sélectionnez le format de saisie de la zone (alpha, numérique…),
Saisissez la longueur maximum de saisie de la zone,
Saisissez la valeur par défaut que la valeur doit prendre à la création,
Cochez la colonne « Combo» pour autoriser la sélection d’une valeur dans une liste de choix,
Cliquez sur la dernière colonne pour remplir la liste de choix.
Si vous décidez de dupliquer ce paramétrage sur l’ensemble des masques de saisie, sélectionnez le
masque de référence et cliquez sur « Dupliquer ».
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CUBICUS
5.3.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
RELEVES
Chemin d’intégration : Permet de choisir le répertoire de stockage des fichiers bancaires que
CUBICUS va venir scanner pour intégrer les relevés de compte.
Type de fichier bancaire : Permet d’intégrer soit les fichiers bancaires au format CFONB ou les
fichiers modifiés de « Concept ».
Extension du fichier: Permet de paramétrer l’extension des fichiers de relevés de compte à intégrer.
Intégration automatique ETEBAC 3 : L’intégration se fait en automatique à la première ouverture
du logiciel le matin.
Visualisation par défaut des relevés : Dans « Relevé/Visualisation des comptes », les comptes
chargent par défaut les mouvements de la veille ou les mouvements depuis le début du mois.
Mise à jour automatique des soldes en valeur : Permet de lancer à la première ouverture du
logiciel, la mise à jour des soldes en valeur.
Impression des opérations du jour après intégration : Vous pouvez décider d’imprimer les
relevés de compte à la première ouverture du logiciel du jour. Cette impression peut être avec un
saut de page par compte ou sans saut de page (Synthétique / Détaillé).
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CUBICUS
5.4.
NOTE
Date : 10/04/2007
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Statut : Livrable
TRESORERIE
5.4.1. Général
Date prévision rétroactive : Permet de gérer les autorisations de saisie de la date de valeur des
prévisions de trésorerie. Est-ce qu’on a le droit de saisir des prévisions avec une date de valeur
inférieure à la date du jour ?
Affichage prévision rétroactive : Gère l’affichage des prévisions rétroactives dans les fiches en
valeur.
Nombre de jours ajoutés à la date d’édition pour la date de valeur des chèques : Si vous avez
le module de chèque et le module de trésorerie, vous avez la possibilité de générer des prévisions.
La date de valeur de ces prévisions sera celle du jour d’impression plus le paramétrage indiqué ici.
Nombre de jours pour suppression automatique des prévisions de masse : Les prévisions de
masse vous permettent d’effectuer des prévisions à moyen et long terme. Lorsqu’ils arrivent à
échéance ils interfèrent avec les prévisions court terme. Ces prévisions ne sont pas rapprochées
mais s’autodétruisent à J plus le paramétrage indiqué ici.
Générer prévisions de chèques : Permet de paramétrer la génération des prévisions des chèques
après leur impression.
Générer prévisions de BOR : Permet de paramétrer la génération des prévisions des BOR après
leur impression.
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5.4.2. Code nature par flux
Si vous avez le module de trésorerie et le module de flux, CUBICUS a la possibilité de générer des
prévisions à partir des remises créées dans l’outil. Cette table permet d’attribuer un code nature par
type de remise. Pour choisir le code nature par défaut d’un type de flux, sélectionnez le type de flux
puis cliquez sur l’icône de sélection. Sélectionnez le code nature dans la fenêtre.
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5.4.3. Gestion des jours fériés
Si vous avez le module de trésorerie, il est important de connaître les jours d’ouverture des banques
afin de calculer les dates de valeur. En effet, CUBICUS génère des prévisions à partir des flux gérés
dans l’outil. Les dates de valeur de ces prévisions sont calculées à partir de la date d’exécution, des
conditions bancaires et des jours fériés.
Pour une nouvelle année, cliquez sur « Ajout jours fériés ». Les principaux jours fériés sont ajoutés
en automatique. Vous avez la possibilité d’ajouter un jour en cliquant sur « Nouveau ». Saisissez la
date et un libellé. Sortez de la ligne de saisie pour valider le nouveau jour férié.
Vous pouvez modifier un jour en sélectionnant ce jour et cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez
supprimer un jour en sélectionnant ce jour et en cliquant sur « Supprimer ».
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Date : 10/04/2007
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5.4.4. Cashpooling
Solde de référence : Le cashpooling propose des virements de trésorerie pour rééquilibrer les
soldes des comptes bancaires. Ces calculs sont effectués à partir des soldes en valeur. Vous avez la
possibilité de prendre en compte les prévisions sûres et les prévisions estimatives.
Seuil de tolérance : Les comptes satellites sont remis à zéro par défaut mais vous pouvez aussi
décider d’un solde minimum ou seuil de tolérance.
Virements de trésorerie : Les virements de trésorerie peuvent être générés soit au format fax, soit
au format ETEBAC pour un envoi en télétransmission.
5.4.5. SICAV / Titres
Lors d’achat ou de vente de SICAV, vous avez la possibilité de générer des prévisions de trésorerie.
Vous décidez à cet endroit des codes nature attribués à ces prévisions.
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5.4.6. Budget de trésorerie
Cet écran permet de paramétrer :
- La période de définition du budget de trésorerie,
- L’unité de présentation des montants,
- Le type de regroupement (Mois/Trimestre/Semestre).
5.5.
RAPPROCHEMENT
Pour le rapprochement comptable, vous avez la possibilité d’offrir la possibilité de rapprocher sans
équivalence de montant ou à contrario d’interdire cette manipulation.
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Date : 10/04/2007
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6. PARAMETRAGE DES CONFIRMATIONS ET DES FAX DE
TRESORERIE
Allez dans « Paramétrage / Confirmation». Ce menu vous permet de paramétrer tous les courriers à
destination de vos bénéficiaires ou de vos banquiers.
6.1.
AVIS DE CONFIRMATION OU FAX DE TRESORERIE
Vous avez la possibilité de paramétrer des avis de confirmation pour les virements domestiques, les
virements étrangers et pour les prélèvements. Ces avis de confirmation sont gérés sous format
« Courrier », « Email » et « Fax ».
D’autre part, vous pouvez paramétrer les ordres de trésorerie pour des virements de trésorerie par
fax ou des ordres d’achat ou de vente.
Dans l’arbre de gauche, sélectionnez le type de flux puis le support (ex : Virements domestiques /
Courrier). Dans la partie droite de l’écran se trouve un éditeur de texte RTF. Un courrier par défaut se
charge. Vous avez la possibilité de saisir du texte et de le mettre en forme selon vos besoins en
modifiant la police, la taille, la forme (Gras, Italique, Surligné), la couleur de police, la justification.
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6.2.
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GESTION DES MOTS-CLES
Vous pouvez également sélectionnez des mots clés qui seront remplacés par les éléments de la
base correspondante.
Général :
Login Connecté = Nom de l’utilisateur qui lance l’avis ou du fax de trésorerie.
Date Jour = Date du jour d’envoi de l’avis ou du fax de trésorerie.
Montant = Montant du virement ou du prélèvement ou virement étranger ou de l’ordre d’achat ou de
vente de SICAV ou du virement de trésorerie.
Devise = Devise du montant du flux.
Date Exécution = Date d’exécution du virement ou du prélèvement ou virement étranger.
Référence Remise = Référence du virement ou du prélèvement ou virement étranger.
Motif Remise 1 = Motif du virement ou du prélèvement ou virement étranger.
Motif Remise 2 = Motif 2 du virement étranger.
Bénéficiaire (inutile pour les ordres de SICAV):
Nom Bénéficiaire = Nom du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement étranger ou du
virement de trésorerie.
Nom Court Bénéficiaire = Nom court du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement
étranger ou du virement de trésorerie.
Numéro Compte Bénéficiaire = N° de compte bancaire du bénéficiaire du virement ou prélèvement
ou virement étranger ou du virement de trésorerie.
Référence Bénéficiaire = Référence du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement étranger
ou du virement de trésorerie.
Adresse Bénéficiaire 1 = 1ère ligne d’adresse du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement
étranger ou du virement de trésorerie.
Adresse Bénéficiaire 2 = 2ème ligne d’adresse du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou
virement étranger ou du virement de trésorerie.
Adresse Bénéficiaire 3 = 3ème ligne d’adresse du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou
Domiciliation Bénéficiaire = Domiciliation bancaire du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou
Code Bic Bénéficiaire = Code BIC du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement étranger
ou du virement de trésorerie.
Siret Bénéficiaire = SIRET du bénéficiaire du virement ou prélèvement ou virement étranger ou du
virement de trésorerie.
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Emetteur (Pour les ordres de SICAV, compte pivot du portefeuille) :
Mnémonique Compte = Mnémonique de votre compte.
Nom Compte = Nom de votre compte.
Numéro de compte = Numéro de votre compte.
Banque = Banque de votre compte.
Adresse Emetteur 1 = 1ère ligne adresse de votre société.
Adresse Emetteur 2 = 2ème ligne adresse de votre société.
Adresse Emetteur 3 = 3ème ligne adresse de votre société.
Nom Court Société = Nom court de votre société.
Nom Société = Nom de votre société.
Portefeuille (Uniquement pour les ordres de SICAV) :
Nom Portefeuille = Nom de votre portefeuille de titre.
N° Compte Titre = N° Compte de votre portefeuille d e titre.
Nom Valeur = Nom de la valeur achetée ou vendue.
Code SICOVAM = Code SICOVAM de la valeur achetée ou vendue.
Quantité = Quantité achetée ou vendue.
Prix achat/vente = Prix d’achat ou de vente de la valeur.
Commission = Commission lors de la transaction.
Date d'achat = Date d’achat ou de vente.
Montant Global = Montant global de la transaction.
Pour ajouter un mot-clé, sélectionnez dans les combos décrites ci-dessus le mot-clé concerné et
cliquez sur le bouton « flèche » à droite de la combo. Vous pouvez comme pour le texte, mettre en
forme ces mots-clés selon vos besoins en modifiant la police, la taille, la forme (Gras, Italique,
Surligné), la couleur de police, la justification.
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Statut : Livrable
7. PARAMETRAGE DES LETTRES CHEQUES
Allez dans « Chèques / Configuration des chèques ». Vous avez la possibilité de paramétrer autant
de lettres chèques que vous voulez. Pour chaque lettre chèque, vous définissez l’emplacement et la
forme de chaque détail dans l’onglet « Détail ». Vous pouvez également personnaliser le masque de
saisie pour cette lettre chèque dans l’onglet « Masque saisie ».
7.1.
PARAMETRAGE GENERAL
Dans la partie gauche de l’écran, vous gérez vos modèles dans l’arbre.
Pour créer un modèle, cliquez sur le bouton « Créer ». Saisissez un nom et cliquez sur le bouton de
validation (avec la coche verte). Le modèle se rajoute dans l’arbre. Saisissez les paramètres
suivants :
Modèle par défaut. Vous avez la possibilité de définir un modèle par défaut et par compte. Si
le modèle n’est pas défini au niveau du compte, CUBICUS choisit le modèle « général » par
défaut. Le modèle peut être modifié au niveau de la saisie du chèque.
Format du papier Hauteur et Largeur. 297 et 210 par défaut soit le format A4,
Nombre de factures par page, nombre au delà duquel un saut de page est effectué.
Cliquez sur le bouton « Valider » pour enregistrer les paramètres.
Pour modifier un modèle, sélectionnez-le dans l’arbre, modifiez les paramètres et cliquez sur le
bouton « valider ».
Pour supprimer un modèle, sélectionnez-le dans l’arbre et cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Pour dupliquer un modèle, sélectionnez-le dans l’arbre et cliquez sur le bouton « Dupliquer ». Un
modèle s’appelant « Copie de … » est ajouté dans l’arbre. Ce nouveau modèle reprend l’ensemble
des paramètres de l’original.
Pour paramétrer le détail d’un modèle, sélectionnez-le dans l’arbre et cliquez sur l’onglet « Détail »
ou sur le bouton « Détail ».
Pour paramétrer le masque de saisie d’un modèle, sélectionnez-le dans l’arbre et cliquez sur l’onglet
« Masque saisie » ou sur le bouton « Masque saisie ».
Vous avez la possibilité de visualiser un aperçu d’un modèle. Sélectionnez le modèle et cliquez sur
« Aperçu ».
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7.2.
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DETAIL
Allez dans « Chèques / Configuration des chèques » et cliquez sur l’onglet « Détail ».
Dans la partie gauche, la table liste tous les éléments de détail du modèle. Un détail peut être de
plusieurs types :
« Texte », pour insérer un texte avec ou sans mots clés,
« Cadre », pour dessiner un cadre,
« Logo », pour insérer le logo de la société,
« Trait », pour dessiner un trait,
« Signature », pour insérer la signature du login qui imprime les chèques,
« Signature1 », pour insérer la signature du login qui a signé les chèques dans le parapheur
en première position,
« Signature2 », pour insérer la signature du login qui a signé les chèques dans le parapheur
en deuxième position.
Pour chaque élément, vous devez définir un cadre comportant :
La position X du coin haut gauche du cadre correspondant à la distance entre la marge
gauche et le coin,
La position Y du coin haut gauche du cadre correspondant à la distance entre la marge haute
et le coin,
La largeur du cadre,
La hauteur du cadre.
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Ainsi, pour les types « Texte », « Logo », « Signature », « Signature1 » et « Signature2 », le texte et
l’image seront insérés dans le cadre. Pour le type « Trait », un trait sera tracé du coin haut gauche au
coin bas droit. Pour le type « cadre », un cadre sera tracé selon les dimensions définies.
Pour créer un élément de détail, sélectionnez la dernière ligne de la table et saisissez le type de
l’élément, puis sortez de la ligne pour valider ces éléments. Sélectionnez de nouveau la ligne, la
fenêtre de saisie spécifique à chaque type apparaît.
Pour le type « texte », saisissez :
Les dimensions du cadre X, Y, largeur, hauteur,
Dans l’éditeur de texte RTF, saisissez le texte et mettez-le en forme selon vos besoins en
modifiant la police, la taille, la forme (Gras, Italique, Surligné), la couleur de police, la
justification,
Insérez des mots clés au besoin. Pour cela, vous avez trois combos déroulantes « Emetteur »
pour les informations du compte débité, « Bénéficiaire » pour les informations du bénéficiaire,
« Chèque » pour les informations apposées sur le chèque, « Factures » pour le détail de
chaque facture.
Cliquez sur « Valider », pour enregistrer la saisie.
Pour les types « Trait » et « Cadre », saisissez :
Les dimensions du cadre X, Y, largeur, hauteur,
L’épaisseur du trait,
Spécial, pour l’aspect du trait (continu, pointillé, mixte, tiret).
Pour les types « Signature », « Signature1 » et « Signature2 », saisissez :
Les dimensions du cadre X, Y, largeur, hauteur.
IMPORTANT ! Cliquez sur le bouton « Valider détail », pour enregistrer toutes les modifications et
ajouts effectués. Si vous sortez sans cliquer sur ce bouton, un message d’avertissement apparaîtra.
Pour supprimer un détail, sélectionnez-le et cliquez sur « Supprimer ».
Pour voir un aperçu, cliquez sur « Tester ».
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7.3.
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MASQUE SAISIE
Allez dans « Chèques / Configuration des chèques » et cliquez sur l’onglet « Masque saisie ».
Pour chaque modèle de lettre chèque, vous avez la possibilité de personnaliser le masque de saisie.
Pour cela, dans la table sont listées toutes les zones de saisie du logiciel :
Pour conserver ou retirer un élément, cochez la case « Visible ».
Pour changer le nom d’un élément, saisissez-le dans « Libellé ».
Pour permettre ou interdire la saisie d’un élément, cochez la case « Saisie ».
Pour rendre obligatoire la saisie d’un élément, cochez la case « Obligatoire ».
Pour gérer le format d’un élément, sélectionnez-le dans la combo déroulante. Saisie en Alpha,
en numérique, etc…
Pour limiter la saisie à une longueur maximum, saisissez-le dans « longueur max ».
Pour remplir un élément avec une valeur par défaut, saisissez-le dans « Valeur défaut ».
Pour assister la saisie via une liste de sélection pré paramétrée, cochez la case « Combo ».
Si la case « Combo » est cochée, vous pouvez saisir la liste de sélection pré paramétrée en
cliquant dans la dernière colonne. Saisissez en cascade un code valeur et le libellé de la
valeur. Choisissez si c’est le code ou le libellé qui doit être pris en compte dans l’élément.
Une fois la table remplie, cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications.
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8. PARAMETRAGE DES ENVOIS D’EMAIL PENDANT LE CIRCUIT DE
VALIDATION DU PARAPHEUR
CUBICUS vous permet de gérer des alertes par email pour avertir de l’évolution d’une remise. En
effet, lorsque les remises passent par une phase de validation via le parapheur, plusieurs utilisateurs
interviennent. Lorsqu’un utilisateur doit intervenir, il reçoit un email pour lui signifier qu’il a une action
a effectuer dans l’outil.
8.1.
PARAMETRAGE DES EMAILS
Vous avez la possibilité d’envoyer des emails correspondants à plusieurs actions :
Pour avertir de l’intégration d’une remise,
Pour avertir de la saisie d’une remise,
Pour avertir qu’il y a une remise en attente de signature dans le parapheur,
Pour effectuer un rappel qu’il y a une remise en attente de signature dans le parapheur,
Pour avertir qu’une remise a été refusée,
Pour avertir qu’il y a une remise en attente de connexion.
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Statut : Livrable
Pour chacune de ces actions, vous pouvez personnaliser l’email. Pour cela, sélectionnez dans l’arbre
de gauche l’action et le type de flux. Un texte par défaut apparaît dans l’éditeur RTF de droite.
Saisissez ou modifiez le sujet et le message de l’email. Insérez des mots-clés pour reprendre les
zones variables des remises. Puis Validez.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, se trouve une table listant l’ensemble des signataires. Vous
pouvez cocher ou décocher la colonne « Réception email » selon que l’utilisateur veut ou non
recevoir des emails.
8.2.
PARAMETRAGE DES SIGNATAIRES
Cet écran vous permet de choisir le type de gestion d’ « envoi des emails». Vous avez la possibilité
de :
Oui (automatique). Dès qu’un fichier se présente en parapheur, tous les signataires dont l’état
« Réception email » est coché reçoit un email,
Manuel 1 parapheur. La personne qui génère une remise par saisie ou par intégration
sélectionne le signataire qui recevra l’email.
Manuel 2 parapheurs. La personne qui génère une remise par saisie ou par intégration
sélectionne le signataire de niveau 1 qui recevra l’email et enregistre le signataire de niveau 2
qui recevra l’email une fois que le signataire de niveau 1 aura signé.
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Statut : Livrable
Dans les 5 tables se trouvent les différents utilisateurs selon leur statut :
Les utilisateurs, sans pouvoir de signature,
Les signataires A, avec le pouvoir de signer au niveau 1 et dont les remises doivent être
signées par une autre personne,
Les signataires B, avec le pouvoir de signer au niveau 2 et dont les remises ont été signées
par une autre personne,
Les signataires A ou B (2 à 2), avec le pouvoir de signer au niveau 1 ou au niveau 2 et dont
les remises doivent être signées par une autre personne,
Les signataires prioritaires (seul), qui ont le pouvoir de signer les remises seuls.
Vous pouvez changer les signataires par un simple « Drag and Drop », c’est-à-dire en les
sélectionnant avec le clic gauche et tout en laissant le clic gauche enfoncé, de les déplacer d’une
table à l’autre.
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Manuel Administrateur CUBICUS

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