Manuel utilisateur CUBICUS

Transcription

CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Version du document : 3.4
Page 1/79
Manuel utilisateur
CUBICUS
Manuel utilisateur CUBICUS.doc
Page 1 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 2/79
1.
CREATION DES FLUX ................................................................................................................. 4
1.1. Intégration des VCOM ........................................................................................................... 4
1.2. Intégration des virements / virements etrangers / LCR / prelevements / SEPA SCT ............. 6
1.3. Intégration des chèques ......................................................................................................... 7
1.4. Saisie des virements domestiques......................................................................................... 8
1.4.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un virement domestique .................... 8
1.4.2. Saisie des champs d’un virement domestique ................................................................ 8
1.5. Saisie des SCT – SEPA ....................................................................................................... 13
1.5.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un SCT ............................................ 13
1.5.2. Saisie des champs d’un SCT ........................................................................................ 13
1.6. Saisie des virements étrangers ............................................................................................ 16
1.6.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un virement étranger ....................... 16
1.6.2. Saisie des champs d’un virement étranger ................................................................... 16
1.7. Saisie des LCR/BOR ........................................................................................................... 20
1.7.1. Pour accéder à la création ou à la modification des LCR/BOR..................................... 20
1.7.2. Saisie des champs des LCR/BOR ................................................................................ 21
1.8. Saisie des prélèvements ...................................................................................................... 22
1.8.1. Pour accéder à la création ou à la modification des prélèvements ............................... 22
1.8.2. Saisie des champs des prélèvements........................................................................... 23
1.9. Saisie des chèques .............................................................................................................. 24
1.9.1. Pour accéder à la création ou à la modification des chèques ....................................... 24
1.9.2. Saisie des champs d’un chèque ................................................................................... 25
1.9.3. Envoi des chèques à l’impression ................................................................................. 26
2. GESTION DES REMISES .......................................................................................................... 27
2.1. Préparation des remises ...................................................................................................... 27
2.2. Parapheur ............................................................................................................................ 29
2.2.1. Signature des remises .................................................................................................. 29
2.2.2. Suivi des remises .......................................................................................................... 30
2.2.3. Paramétrage des emails ............................................................................................... 31
2.3. Télétransmission bancaire ................................................................................................... 33
2.4. Visualisation des journaux ................................................................................................... 36
2.5. Connexion immédiate .......................................................................................................... 36
2.6. Historique ............................................................................................................................. 37
2.6.1. Historique des remises ................................................................................................. 37
2.6.2. Recherche historique .................................................................................................... 38
3. GESTION DES CHEQUES ......................................................................................................... 39
3.1. Suivi des numéros de chèques ............................................................................................ 39
3.2. Impression des chèques ...................................................................................................... 40
3.2.1. Lancement de l’impression ........................................................................................... 41
3.2.2. Validation de l’impression ............................................................................................. 42
4. GESTION DES RELEVES DE COMPTES ................................................................................. 43
4.1. Récupération des fichiers bancaires et intégration des relevés de comptes ........................ 43
4.1.1. Principe d’intégration .................................................................................................... 43
4.1.2. Comment intégrer ? ...................................................................................................... 43
4.2. Visualisation des relevés de comptes .................................................................................. 43
4.2.1. Accès aux relevés de comptes ..................................................................................... 43
4.2.2. Visualisation des relevés de comptes ........................................................................... 44
4.2.3. Recherche sur les relevés de comptes ......................................................................... 45
Page 2 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 3/79
4.2.4. Statistiques ................................................................................................................... 46
5. GESTION DE TRESORERIE ...................................................................................................... 47
5.1. Gestion des prévisions ......................................................................................................... 47
5.1.1. Intégration des prévisions ............................................................................................. 47
5.1.2. Gestion des prévisions temporaires .............................................................................. 48
5.1.3. Saisie et gestion des prévisions .................................................................................... 49
5.2. Rapprochement des prévisions............................................................................................ 51
5.2.1. Rapprochement automatique........................................................................................ 51
5.2.2. Rapprochement manuel................................................................................................ 52
5.2.3. Rapprochement semi-automatique ............................................................................... 54
5.2.4. Historique du rapprochement........................................................................................ 55
5.2.5. Règles de rapprochement............................................................................................. 56
5.3. Fiches en valeur................................................................................................................... 57
5.3.1. Détail de la journée ....................................................................................................... 58
5.3.2. Fiche en valeur ............................................................................................................. 59
5.3.3. Fiche en valeur détaillée ............................................................................................... 59
5.4. SICAV/OPCVM .................................................................................................................... 60
5.4.1. Suivi des valeurs ........................................................................................................... 60
5.4.2. Gestion des portefeuilles .............................................................................................. 61
5.4.3. Suivi des valeurs stockées............................................................................................ 62
5.4.4. Achats et ventes ........................................................................................................... 62
5.5. Intérêts débiteurs ................................................................................................................. 64
5.5.1. Calcul des intérêts débiteurs......................................................................................... 64
5.5.2. Paramétrage des calculs .............................................................................................. 65
5.5.3. Gestion des taux ........................................................................................................... 66
5.6. Cashpooling ......................................................................................................................... 67
5.6.1. Propositions des virements de trésorerie ...................................................................... 67
5.6.2. Paramétrage des règles de cashpooling....................................................................... 68
5.7. Etats de trésorerie................................................................................................................ 69
5.7.1. Etat vérification dates de valeur du relevé .................................................................... 69
5.7.2. Etat vérification exonération.......................................................................................... 69
5.7.3. Etat vérification dates de valeur réalisées..................................................................... 69
5.7.4. Etat liste des mouvements bancaires non rapprochés ................................................. 69
5.7.5. Etat liste des prévisions non rapprochées .................................................................... 69
5.7.6. Etat liste des rapprochements ...................................................................................... 69
5.7.7. Etat du portefeuille SICAV ............................................................................................ 69
5.7.8. Recherche sur mouvements et prévisions .................................................................... 69
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE ................................................................................................ 70
6.1. Intégration des écritures comptables ................................................................................... 70
6.2. Rapprochement automatique ............................................................................................... 71
6.2.1. Définition des règles de rapprochement ....................................................................... 71
6.2.2. Lancement du rapprochement automatique ................................................................. 72
6.3. Rapprochement manuel ....................................................................................................... 73
6.3.1. Rapprochement manuel direct ...................................................................................... 73
6.3.2. Rapprochement semi-automatique ............................................................................... 74
6.4. Etats de rapprochement / clôture ......................................................................................... 75
6.5. Historique des rapprochements / Traitement des erreurs .................................................... 77
6.6. Reprise de l’historique ......................................................................................................... 79
Page 3 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 4/79
1. CREATION DES FLUX
1.1.
INTEGRATION DES VCOM
Cliquez sur l’onglet « Intégration Flux », puis cliquez sur le bouton « Virements Commerciaux ».
Sélectionnez dans la combo, le Modèle « Intégration Virements Commerciaux Spool ». Puis
sélectionnez le fichier à intégrer grâce au « sélecteur de fichier » accessible par le bouton
. Le
fichier se charge dans un tableau en faisant apparaître les anomalies en grisé. Dans cet exemple se
trouve 4 virements commerciaux dont 3 sont en anomalies (ligne grise) et 1 est en erreur non
bloquante (ligne orange).
En cas de problème, un état s’affiche automatiquement à la fin de l’intégration relevant tous les
fournisseurs posant problème.
Page 4 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 5/79
Plusieurs anomalies peuvent se présenter :
• Compte bénéficiaire inexistant : cela signifie que le bénéficiaire n’existe pas dans la base de
CUBICUS. Il va être automatiquement créé mais sans son RIB. C’est le trésorier qui doit saisir
ce RIB.
• Pas de droits sur la liste : cela signifie que le bénéficiaire du virement se trouve dans une
liste dans CUBICUS pour laquelle vous n’avez pas les droits. Il faut soit que l’on vous donne
les droits à cette liste, soit que l’on déplace le bénéficiaire dans une liste à laquelle vous avez
le droit.
• RIB inexistant : ceci est la conséquence de la 1ère erreur. Une fois que le bénéficiaire a été
intégré en automatique, le libellé de l’erreur change puisque le bénéficiaire existe bien dans
CUBICUS mais son RIB n’a pas été renseigné par le trésorier. Pour palier à cette erreur, il faut
que le trésorier saisisse le RIB.
• Le RIB existe sur plusieurs bénéficiaires : cette erreur non bloquante vous informe que le
RIB est présent sur plusieurs bénéficiaires. Cela vous permet de vérifier si des erreurs de
saisie ont pu être effectuées.
• SIRET existe plusieurs fois : cette erreur non bloquante vous informe que le SIRET du
bénéficiaire est présent plusieurs fois dans la base de CUBICUS
• RIB du fichier non cohérent avec RIB Cubicus: cette erreur vous indique que le RIB du
bénéficiaire dans le fichier est différent du RIB du bénéficiaire dans la base CUBICUS.
• SIREN inexistant ou erroné: cette erreur vous indique que le SIREN est soit inexistant dans
le fichier soit incorrect.
Si le fichier est correct, le bouton « créer une remise » se dégrise. Cliquez dessus pour générer la
remise.
Un état de la remise générée s’affiche. Vous avez la possibilité d’imprimer l’état, de le générer en
PDF. Cet état sera de nouveau accessible dans la télétransmission bancaire.
Page 5 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 6/79
Enfin, un message vous indique que le fichier a été correctement intégré.
Votre remise se trouve dans le parapheur.
1.2.
INTEGRATION DES VIREMENTS / VIREMENTS ETRANGERS / LCR /
PRELEVEMENTS / SEPA SCT
La même opération est possible pour l’intégration des autres flux. La procédure est similaire pour
tous ces flux.
Pour les virements domestiques, cliquez sur l’onglet « Intégration Flux », puis cliquez sur le bouton
« Virements Domestiques ». Une fois le fichier chargé dans le tableau, vous avez la possibilité de :
soit cliquer sur le bouton « Ajouter dans les flux ». Les virements sont intégrés dans la gestion
des flux et peuvent être éventuellement modifiés.
soit cliquer sur « Créer une remise ». Une remise de virement est générée et prête à l’envoi.
Page 6 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
1.3.
Date : 03/04/2007
Page 7/79
INTEGRATION DES CHEQUES
Cliquez sur l’onglet « Intégration Flux », puis cliquez sur le bouton « Chèques ».
Sélectionnez dans la combo, le bon modèle « Intégration chèques ». Puis sélectionnez le fichier à
intégrer grâce au « sélecteur de fichier » accessible par le bouton
. Le fichier se charge dans un
tableau. Vous avez la possibilité de visualiser le détail des factures en cliquant sur le « plus ».
Cliquez sur « Ajouter un lot de chèques ». Le fichier intégré peut ne pas comporter le compte à
débiter. Dans ce cas-là, la fenêtre de sélection suivante apparaît pour effectuer cette sélection.
Sélectionnez le compte concerné et cliquez sur « Valider ». Le numéro de chèque peut soit être
renseigné dans le fichier, soit associé au chèque à l’intégration, soit associé au chèque qu’au
moment de l’impression. A la fin de l’intégration, un message apparaît signalant que la remise a été
correctement intégré. Le lot de chèques est selon les paramétrages, en attente d’impression ou en
attente de signature dans le parapheur.
Page 7 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
1.4.
Date : 03/04/2007
Page 8/79
SAISIE DES VIREMENTS DOMESTIQUES
1.4.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un virement domestique
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « Virements Domestiques ».
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des virements déjà saisis. Vous avez la
possibilité de :
saisir un nouveau virement en cliquant sur « Nouveau »,
modifier un virement en sélectionnant le virement dans le tableau en cliquant sur « Modifier »
ou en double-cliquant directement sur le virement,
supprimer un virement saisi en sélectionnant le virement dans le tableau et en cliquant sur
« Supprimer »,
d’imprimer la liste des virements en cliquant sur « Imprimer ».
1.4.2. Saisie des champs d’un virement domestique
Sélection d’un bénéficiaire
Page 8 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 9/79
Vous devez tout d’abord sélectionner le bénéficiaire du virement. Pour cela vous avez l’arbre de
sélection des « listes des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître
dans le tableau, son contenu.
Si le bénéficiaire se trouve dans le tableau, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton « Sélectionner »
ou double-cliquez dessus. Les informations du bénéficiaire sont chargées dans la fiche de saisie du
virement.
Création d’un bénéficiaire
Si le bénéficiaire n’est pas encore créé dans la liste, cliquez sur le bouton « Créer ».
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Général » :
La liste où vous désirez créer ce bénéficiaire. Sélectionnez-la à l’aide de la combo
déroulante,
Le nom, c’est-à-dire le nom de la personne ou la raison sociale de la société,
Le mnémonique. Le mnémonique sert à nommer de façon usuelle le bénéficiaire ou
à différencier deux homonymes. Cette information est destinée à votre usage
personnel dans le logiciel pour retrouver plus facilement le bénéficiaire et n’est
jamais diffusée à l’extérieur,
L’adresse composée de quatre lignes dont une désignée pour le code postal et la
ville. Cette saisie est facultative mais sert à la génération d’un courrier de
confirmation d’avis,
Le pays du bénéficiaire. Cette sélection se fait en cliquant sur . La liste des pays
apparaît. Vous pouvez rechercher le pays par code ISO. Ex : tapez « FR », pour la
France. Le pays est important car il va déterminer le format du compte que vous
aurez à saisir. D’ailleurs, à la suite de la sélection du courrier, apparaît l’onglet
« Compte » ou « Compte étranger »,
« Coche Bénéficiaire chèque uniquement», permet d’enregistrer un bénéficiaire
sans référence bancaire notamment pour les bénéficiaires des chèques,
La devise du compte « EUR » par défaut,
L’ordre du chèque, pour les bénéficiaires des chèques qui peuvent avoir des ordres
différents du destinataire.
Page 9 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 10/79
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Compte » :
Sélectionnez l’agence où est domicilié le compte via le bouton . La liste des
banques – agences se charge. Vous avez la possibilité de faire une recherche par
code banque et code guichet. Si l’agence n’existe pas dans la liste, cliquez sur le
bouton « Nouveau ». Une fenêtre de saisie s’affiche avec la banque désirée et le
code guichet de votre recherche. Saisissez le nom de l’agence et éventuellement
son code BIC et cliquez sur « Valider ».
Saisissez le n° de compte et la clé RIB ou l’IBAN. A la validation de la fiche du
bénéficiaire, la clé RIB et la clé IBAN sont vérifiées.
Cliquez sur le bouton « Valider ». Le bénéficiaire est ajouté dans la liste.
Sélectionnez-le dans la liste.
Page 10 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 11/79
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Références supplémentaires » :
Saisissez le SIRET (facultatif),
Saisissez le code TVA (facultatif),
Saisissez la référence interne (facultatif),
Sélectionnez un type de confirmation : avant télétransmission, il y a possibilité
d’envoyer un avis de virement au bénéficiaire par courrier, email ou fax. Selon cette
sélection, saisissez le fax ou l’email du bénéficiaire,
Saisissez les références comptables dans les zones « Compta 1 », « Compta 2 »,
« Compta 3 », « Compta 4 », « Compta 5 », « Compta 6 ». Ces zones sont
paramétrables et personnalisables selon vos besoins.
Saisie du virement
Une fois le bénéficiaire sélectionné la majorité des champs a été remplie par les éléments du
bénéficiaire. Cependant, si les droits vous ont été octroyés, vous pouvez remplir directement les
champs du bénéficiaire dans la fiche du virement sans les enregistrer dans la base des bénéficiaires.
Ce système peut être intéressant pour les virements des bénéficiaires ponctuels.
Vous devez ensuite saisir dans l’onglet « Général » :
Le Type de virement (Fournisseurs, Clients, Salariés, Social),
Le motif du virement,
Eventuellement, plus de motif (seulement pour les virements au format 320),
Le code nature : cette zone n’est à saisir que si le module de trésorerie est installée,
sinon elle est facultative,
Page 11 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 12/79
Le montant du virement,
Le mode de confirmation. C’est le mode de confirmation du bénéficiaire qui a été
repris par défaut mais vous pouvez éventuellement le modifier ponctuellement.
Vous pouvez également avoir des données à saisir dans l’onglet « Données complémentaires » :
paramétrables et personnalisables selon vos besoins. Elles seront utiles notamment
dans les cas d’exportation vers la comptabilité.
Puis cliquez sur « Valider ». Le virement est enregistré et vous êtes prêts pour la saisie d’un nouveau
virement. Vous avez la possibilité de voir la liste des virements déjà saisis en cliquant sur l’onglet
« Liste des Virements ».
Saisie des Virements par liste
La saisie par liste permet de saisir rapidement des virements identiques dans le motif. Exemple :
Salaires, Notes de frais, Primes, Abonnement …
Sélectionnez tout d’abord la liste des bénéficiaires concernés et cliquez sur le bouton « Liste ».
Saisissez le Libellé ou Motif qui va être identique pour tous les virements. Exemple : « Notes de
frais ». Saisissez le type de virement. Puis indiquez au niveau de chaque bénéficiaire le montant de
son virement. Si un bénéficiaire n’a pas de virement, mettez zéro. Cliquez sur « Valider », les
virements sont créés.
Page 12 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
1.5.
Date : 03/04/2007
Page 13/79
SAISIE DES SCT – SEPA
1.5.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un SCT
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « SEPA – SCT ».
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des SCT déjà saisis. Vous avez la
possibilité de :
saisir un nouveau SCT en cliquant sur « Nouveau »,
modifier un SCT en le sélectionnant dans le tableau et en cliquant sur « Modifier »,
supprimer un SCT saisi en le sélectionnant dans le tableau et en cliquant sur
« Supprimer »,
d’imprimer la liste des SCT en cliquant sur « Imprimer ».
1.5.2. Saisie des champs d’un SCT
Vous devez tout d’abord sélectionner le bénéficiaire du SCT. Pour cela vous avez l’arbre de sélection
des « listes des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître dans le
tableau, son contenu. N’apparaissent que les listes qui possèdent des bénéficiaires.
Page 13 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 14/79
SCT.
Création d’un bénéficiaire SCT
Si le bénéficiaire n’est pas encore créé dans la liste, cliquez sur le bouton « Créer ». Saisissez les
informations suivantes dans l’onglet « Général » :
déroulante,
confirmation d’avis,
Le pays du bénéficiaire, ainsi que la devise (automatique),
L’ordre du chèque, c’est à dire le bénéficiaire du chèque (inutile pour les SCT),
La devise du compte « EUR » par défaut.
Saisie d’un SCT
Page 14 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 15/79
Ce système peut être intéressant pour des bénéficiaires ponctuels.
Vous devez ensuite saisir :
Le montant du SCT,
La date d’exécution du SCT,
La référence du SCT,
La référence SCT correspondant à la End To End ID,
Le motif du SCT correspondant à la Remittance information,
Eventuellement, plus de motif.
Puis cliquez sur l’onglet « Bénéficiaire », et renseignez :
L’adresse et le pays,
Le Siret,
Référence tiers.
Puis, cliquez sur l’onglet « Banque »,
Les informations de la banque du bénéficiaire ont été récupérées sur la fiche du bénéficiaire ou sont
à saisir si vous avez fait une saisie directe du bénéficiaire dans le SCT. Saisissez éventuellement
des « informations supplémentaires » pour compléter les coordonnées bancaires du bénéficiaire.
Vous avez pour cela deux zones de 35 caractères à votre disposition.
Saisissez les informations de la banque intermédiaire si besoin.
Puis, cliquez sur « Valider ». Le SCT est enregistré et vous êtes prêts pour la saisie d’un nouveau
SCT. Vous avez la possibilité de voir la liste des virements déjà saisis en cliquant sur l’onglet « Liste
des SCT ».
Page 15 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
1.6.
Date : 03/04/2007
Page 16/79
SAISIE DES VIREMENTS ETRANGERS
1.6.1. Pour accéder à la création ou à la modification d’un virement étranger
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « Virements Etrangers ».
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des virements déjà saisis. Vous avez la
possibilité de :
saisir un nouveau virement en cliquant sur « Nouveau »,
modifier un virement en le sélectionnant dans le tableau et en cliquant sur « Modifier » ou en
double-cliquant directement sur le virement,
supprimer un virement saisi en le sélectionnant dans le tableau en cliquant sur « Supprimer »,
d’imprimer la liste des virements en cliquant sur « Imprimer ».
1.6.2. Saisie des champs d’un virement étranger
Page 16 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 17/79
Vous devez tout d’abord sélectionner le bénéficiaire du virement. Pour cela vous avez l’arbre de
sélection des « listes des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître
dans le tableau, son contenu. N’apparaissent que les listes qui possèdent des bénéficiaires et que
des bénéficiaires étrangers.
virement.
Création d’un bénéficiaire étranger
Si le bénéficiaire n’est pas encore créé dans la liste, cliquez sur le bouton « Créer ». Saisissez les
informations suivantes dans l’onglet « Général » :
déroulante,
confirmation d’avis.
Le pays du bénéficiaire. Cette sélection se fait en cliquant sur . La liste des pays
apparaît. Vous pouvez rechercher le pays par code ISO. Ex : tapez « FR », pour la
France. Le pays est important car il va déterminer le format du compte que vous
aurez à saisir. D’ailleurs, à la suite de la sélection du courrier, apparaît l’onglet
« Compte » ou « Compte étranger »,
La devise du compte « EUR » par défaut,
Saisissez les informations suivantes dans l’onglet « Compte » :
Page 17 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 18/79
Sélectionnez l’agence où est domicilié le compte via le bouton . La liste des
banques – agences du pays se charge. Vous avez la possibilité de faire une
recherche par nom ou par code BIC en cliquant sur la loupe dans le titre de chaque
colonne. Si l’agence n’existe pas dans la liste, cliquez sur le bouton « Nouveau ».
Une fenêtre de saisie s’affiche, saisissez le nom de l’agence, son code BIC et
éventuellement son adresse puis cliquez sur « Valider ».
Si le bénéficiaire se trouve dans la zone EURO, le format de saisie sera l’IBAN.
Saisissez la clé IBAN et l’IBAN. A la validation de la fiche du bénéficiaire, la clé
IBAN est vérifiée. Sinon, la saisie proposée sera une saisie libre. Vous pouvez
passer d’un format à l’autre grâce aux boutons « Passer en format libre », « Passer
en format IBAN ».
Saisissez éventuellement des « informations supplémentaires » pour compléter les
coordonnées bancaires du bénéficiaire. Vous avez pour cela deux zones de 35
caractères à votre disposition.
Vous pouvez également avoir des données à saisir dans l’onglet « Données complémentaires » :
paramétrables et personnalisables selon vos besoins. Elles seront utiles notamment
dans les cas d’exportation vers la comptabilité.
Cliquez sur le bouton « Valider ». Le bénéficiaire est ajouté dans la liste.
Sélectionnez-le dans la liste.
Page 18 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 19/79
Saisie du virement étranger
Ce système peut être intéressant pour les virements pour des bénéficiaires ponctuels.
Le montant du virement,
La devise de transfert et le qualifiant,
La date d’exécution du virement,
La référence du virement,
La référence du tiers (si saisie directe du bénéficiaire dans le virement),
Le motif du virement,
Eventuellement, plus de motif,
Le code nature : cette zone n’est à saisir que si le module de trésorerie est installée,
Le mode de confirmation. C’est le mode de confirmation du bénéficiaire qui a été
repris par défaut mais vous pouvez éventuellement le modifier ponctuellement,
Le Siret, facultatif.
Puis cliquez sur l’onglet « Bénéficiaire », et renseignez :
L’adresse et le pays (si saisie directe du bénéficiaire dans le virement),
Le type de frais (Mettre Frais Partagés pour réduire les coûts),
Le code économique : information demandée par la Banque de France pour les
statistiques sur le commerce extérieur,
Le mode de paiement.
Les trois derniers éléments peuvent être paramétrés par défaut dans la configuration générale.
Page 19 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 20/79
Puis, cliquez sur l’onglet « Banque »,
Les informations de la banque du bénéficiaire ont été récupérées sur la fiche du bénéficiaire ou sont
à saisir si vous avez fait une saisie directe du bénéficiaire dans le virement. Saisissez éventuellement
des « informations supplémentaires » pour compléter les coordonnées bancaires du bénéficiaire.
Vous avez pour cela deux zones de 35 caractères à votre disposition.
Puis, cliquez sur l’onglet « Banque Intermédiaire» et saisissez les informations de la banque
intermédiaire si besoin.
Puis, cliquez sur « Valider ». Le virement est enregistré et vous êtes prêts pour la saisie d’un
nouveau virement. Vous avez la possibilité de voir la liste des virements déjà saisis en cliquant sur
l’onglet « Liste des Virements ».
1.7.
SAISIE DES LCR/BOR
1.7.1. Pour accéder à la création ou à la modification des LCR/BOR
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « LCR/BOR ».
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des LCR/BOR déjà saisis. Vous avez la
possibilité de :
saisir un nouveau LCR/BOR en cliquant sur « Nouveau »,
modifier un LCR/BOR en sélectionnant le LCR/BOR dans le tableau en cliquant sur
« Modifier » ou en double-cliquant directement sur LCRL/BOR,
supprimer un LCR/BOR saisi en sélectionnant le LCR/BOR dans le tableau en cliquant sur
« Supprimer »,
Page 20 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 21/79
d’imprimer la liste des LCR/BOR en cliquant sur « Imprimer ».
1.7.2. Saisie des champs des LCR/BOR
Sélection d’un tiré
Vous devez tout d’abord sélectionner le tiré du LCR/BOR. Pour cela, vous avez l’arbre de sélection
des « listes des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître dans le
tableau son contenu. N’apparaissent que les listes qui possèdent des tiers.
Si le tiers se trouve dans le tableau, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton « Sélectionner » ou
double-cliquez dessus. Les informations du tiré sont chargées dans la fiche de saisie des LCR/BOR.
Création d’un tiré
(Voir « création d’un bénéficiaire page 6 »)
Saisie des LCR/BOR
Une fois le tiré sélectionné, la plupart des champs a été remplie par les éléments du tiers.
Cependant, si les droits vous ont été octroyés, vous pouvez remplir directement les champs du tiré
Page 21 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 22/79
dans la fiche du LCR/BOR sans les enregistrer dans la base des tiers. Ce système peut être
intéressant pour des tiers ponctuels.
le montant du LCR/BOR,
le type d’acceptation du LCR/BOR (accepté, non accepté, BOR, à faire accepter)
la référence tiré,
la référence tireur,
la date de création,
la date d’échéance ou la coche « A vue » (si la date d’échéance de la traite est déjà
échue),
Puis cliquez sur « Valider ». Le LCR/BOR est enregistré et vous êtes prêts pour la saisie d’un
nouveau LCR/BOR. Vous avez la possibilité de voir la liste des LCR/BOR déjà saisis en cliquant sur
l’onglet « Liste des LCR/BOR ».
1.8.
SAISIE DES PRELEVEMENTS
1.8.1. Pour accéder à la création ou à la modification des prélèvements
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « Prélèvements ».
Page 22 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 23/79
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des Prélèvements déjà saisis. Vous avez
la possibilité :
de saisir un nouveau prélèvement en cliquant sur « Nouveau »,
de modifier un prélèvement en sélectionnant le prélèvement dans le tableau en cliquant sur
« Modifier » ou en double-cliquant directement sur le prélèvement,
de supprimer un prélèvement saisi en sélectionnant le prélèvement dans le tableau et en
cliquant sur « Supprimer »,
d’imprimer la liste des prélèvements en cliquant sur « Imprimer ».
1.8.2. Saisie des champs des prélèvements
Sélection du prélevé
Vous devez tout d’abord sélectionner le prélevé Pour cela, vous avez l’arbre de sélection des « listes
des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître dans le tableau son
contenu. N’apparaissent que les listes qui possèdent des tiers.
double-cliquez dessus. Les informations du prélevé sont chargées dans la fiche de saisie des
prélèvements.
Création d’un prélevé
Page 23 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 24/79
Saisie des prélèvements
Une fois le prélevé sélectionné, la plupart des champs a été remplie par les éléments du tiers.
Cependant, si les droits vous ont été octroyés, vous pouvez remplir directement les champs du
prélevé dans la fiche du prélèvement sans les enregistrer dans la base des tiers. Ce système peut
être intéressant pour des tiers ponctuels.
la référence du prélèvement,
le motif du prélèvement,
le montant du prélèvement.
Dans l’onglet « Informations complémentaires », vous pouvez également saisir :
la périodicité du prélèvement : ce qui permet de ne pas avoir à ressaisir les
prélèvements périodiques,
une date de début pour la période,
une date de fin pour la période,
une date d’échéance pour la période permettant une sélection automatique des
prélèvements en attente d’envoi.
Ces zones ne sont pas obligatoires dans le cas de prélèvement unique.
Puis cliquez sur « Valider ». Le prélèvement est enregistré et vous êtes prêts pour la saisie d’un
nouveau prélèvement. Vous avez la possibilité de voir la liste des prélèvements déjà saisis en
cliquant sur l’onglet « Liste des prélèvements».
1.9.
SAISIE DES CHEQUES
1.9.1. Pour accéder à la création ou à la modification des chèques
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « Chèques ».
Page 24 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 25/79
La fenêtre est composée d’un tableau reprenant l’ensemble des chèques déjà saisis et en attente
d’envoi en impression. Vous avez la possibilité :
de saisir un nouveau chèque en cliquant sur « Nouveau »,
modifier un chèque en sélectionnant le chèque dans le tableau en cliquant sur « Modifier » ou
en double-cliquant directement sur le chèque,
de supprimer un chèque saisi en sélectionnant le chèque dans le tableau et en cliquant sur
« Supprimer »,
d’envoyer une sélection de chèques à l’impression. Pour cela, cochez dans la première
colonne les chèques à envoyer à l’impression puis cliquez sur « Constitution des lots »,
d’effectuer un aperçu des chèques à l’impression. Pour cela, sélectionnez le ou les chèques
que vous désirez visualiser puis cliquez sur « Aperçu des chèques ».
1.9.2. Saisie des champs d’un chèque
Sélection du bénéficiaire
Vous devez tout d’abord sélectionner le bénéficiaire. Pour cela, vous avez l’arbre de sélection des
« listes des Tiers » à gauche de l’écran. Cliquez sur la liste désirée pour voir apparaître dans le
tableau son contenu. N’apparaissent que les listes qui possèdent des tiers.
double-cliquez dessus. Les informations du bénéficiaire sont chargées dans la fiche de saisie des
chèques.
Page 25 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 26/79
Création d’un bénéficiaire
Saisie des chèques
Une fois le bénéficiaire sélectionné, les champs liés au bénéficiaire ont été remplis par les éléments
du tiers. Cependant, si les droits vous ont été octroyés, vous pouvez remplir directement les champs
du bénéficiaire dans la fiche du chèque sans les enregistrer dans la base des tiers. Ce système peut
être intéressant pour les chèques ponctuels.
Le compte débité. Pour cela cliquez sur le bouton , sélectionnez le compte et
cliquez sur « valider »,
Le modèle de lettre-chèque. Un modèle par défaut est déjà sélectionné mais vous
pouvez en changer.
La suite des éléments à saisir sont personnalisables, c’est-à-dire que selon vos besoins, sont
présents tout ou partie des éléments suivants :
Le montant du chèque,
le motif. Pour le motif, vous pouvez saisir directement dans la zone ou cliquez sur le
bouton . Une zone de saisie de texte RTF vous permet de saisir un texte avec une
mise en forme,
la date d’impression du chèque,
Le code nature, cette zone est à saisir que si le module de trésorerie est installée
Dans l’onglet « Données complémentaires », vous pouvez également saisir :
Les références du chèques « Zone1 » et « Zone2 »,
Les références comptables du bénéficiaire « Compta1 », « Compta2 »,
« Compta3 », « Compta4 », « Compta5 », « Compta6 ».
Ces zones sont paramétrables et personnalisables selon vos besoins. Elles seront utiles notamment
dans les cas d’exportation vers la comptabilité. Puis cliquez sur « Valider ». Le chèque est enregistré
et vous êtes prêts pour la saisie d’un nouveau chèque. Vous avez la possibilité de voir la liste des
chèques déjà saisis en cliquant sur l’onglet « Liste des chèques».
1.9.3. Envoi des chèques à l’impression
Dans la saisie des chèques, sélectionnez les chèques que vous désirez envoyer à l’impression. Pour
cela, cochez dans la première colonne les chèques à envoyer à l’impression puis cliquez sur
« Constitution des lots ».
Page 26 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 27/79
2. GESTION DES REMISES
2.1.
PREPARATION DES REMISES
Cliquez sur l’onglet « Saisie Flux », puis cliquez sur le bouton « Préparation des Remises ».
Selon le type de fichier que vous souhaitez préparer, cliquez sur le type concerné (Fournisseurs,
salariés,virements étrangers, LCR/BOR,prélèvements). Dans le cas de prélèvements, une date
d’échéance vous sera demandée ; Cette date vous permet de sélectionner tous les prélèvements
dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la date saisie.
L’ensemble des opérations du type sélectionné se charge dans le tableau inférieur gauche. Vous
devez passer les opérations à remettre dans le tableau de droite via les flèches centrales.
Pour passer les virements sélectionnés à droite
Pour passer les virements sélectionnés à gauche
Pour passer tous les virements à droite
Pour passer tous les virements à gauche
Page 27 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 28/79
Une fois vos opérations sélectionnés, cliquez sur « Préparation de la Remise ».
Il vous reste à sélectionner le compte émetteur concerné. Sélectionnez dans la liste déroulante la
société concernée puis cliquez sur le compte bancaire du tableau. Remplissez les divers champs
demandés. Cliquez sur « Valider ».
Une fenêtre de validation vous récapitule les informations de la remise. Cliquez sur « Oui » pour
valider définitivement la remise. Un état de la remise générée s’affiche. Vous avez la possibilité
d’imprimer l’état, de le générer en PDF. Cet état sera de nouveau accessible dans la
télétransmission bancaire.
Page 28 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
2.2.
Date : 03/04/2007
Page 29/79
PARAPHEUR
CUBICUS vous permet d’insérer une étape de validation interne des flux sortants entre la création
des remises et leur envoi effectif à la banque. Ainsi, vous pouvez mettre en place une procédure
interne de gestion des flux qui vous permet de dissocier les tâches et empêcher qu ‘une personne
puisse réaliser l’ensemble de la chaîne de la création à l’envoi. Pour ajouter le parapheur dans la
chaîne, il suffit de paramétrer un utilisateur en « signataire 1 ».
2.2.1. Signature des remises
Cliquez sur l’onglet « Parapheur », puis cliquez sur le bouton « Remises en attente de signature ».
Dans un tableau apparaît l’ensemble des remises en attente de signature. La première colonne
montre le type de remise (VIRF, ETR, VCO, LCR…). Vous pouvez visualiser le détail d’une remise
en la sélectionnant et en cliquant sur « Détail ». Pour les VCOM, vous pouvez également visualiser
les factures en sélectionnant un détail et en cliquant sur « Factures ».
Vous avez la possibilité pour chaque remise de :
cliquer sur « Suivi » pour visualiser le suivi d’une remise,
cliquer sur « Imprimer » pour imprimer le détail de la remise,
cliquer sur « Refuser » pour refuser la télétransmission de la remise. Dans ce cas, la remise
est envoyée directement en historique avec un statut « refusé »,
cliquer sur « Signer » pour valider l’envoi d’une remise.
Pour tous les flux dont la date d’exécution est gérée au niveau de l’entête du fichier (Virement
domestique, prélèvement, Virement étranger mono-date), vous pouvez changer la date d’exécution.
Pour cela sélectionnez la remise en question et cliquez sur « Modifier la date d’exécution ». Changez
la date et validez.
Vous pouvez visualiser le détail d’une remise en la sélectionnant et en cliquant sur « Détail ». Dans
la boîte à outil « Détail », vous avez également la possibilité de supprimer une ligne détail en la
sélectionnant et en cliquant sur « Supprimer ». Pour les remises de virements étrangers multi-date,
vous pouvez sélectionner un virement étranger, changer la date d’exécution et validez.
Page 29 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 30/79
Pour les VCOM, les chèques et les BOR à imprimer, vous pouvez également visualiser les factures
en double-cliquant sur un détail.
2.2.2. Suivi des remises
Cliquez sur l’onglet « Parapheur », puis cliquez sur le bouton « Visualisation des remises ».
Cette fenêtre vous permet de connaître l’état d’avancement de chaque remise. Vous avez la
possibilité pour chaque remise de :
cliquer sur « Suivi » pour visualiser le suivi d’une remise,
cliquer sur « Imprimer » pour imprimer le détail de la remise,
cliquer sur « Rappel » pour envoyer un e-mail à la personne concernée pour l’avancement de
la remise (la personne qui signe ou la personne qui télétransmet).
Pour tous les flux dont la date d’exécution est gérée au niveau de l’entête du fichier (Virement
domestique, prélèvement, Virement étranger mono-date), vous pouvez changer la date d’exécution.
Pour cela sélectionnez la remise en question et cliquez sur « Modifier la date d’exécution ». Changez
la date et validez.
Vous pouvez visualiser le détail d’une remise en la sélectionnant et en cliquant sur « Détail ». Dans
la boîte à outil « Détail », vous avez également la possibilité de supprimer une ligne détail en la
sélectionnant et en cliquant sur « Supprimer ». Pour les remises de virements étrangers multi-date,
vous pouvez sélectionner un virement étranger, changer la date d’exécution et validez.
Pour les VCOM, les chèques et les BOR à imprimer, vous pouvez également visualiser les factures
en double-cliquant sur un détail.
Page 30 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 31/79
2.2.3. Paramétrage des emails
Rédaction des emails
Cliquez sur l’onglet « Parapheur », puis cliquez sur le bouton « Paramétrage des mails ».
Vous avez la possibilité de paramétrer des e-mails par type d’opération et par type de flux.
Sélectionnez la fenêtre et le type de flux, saisissez le sujet et le message de l’e-mail en tapant le
texte et en insérant des mots-clés désirés puis, cliquez sur « Valider ».
Attribution des envois d’email
Cet écran permet de gérer de manière plus rapide la gestion des emails qui se trouvent au niveau de
la gestion des utilisateurs.
En effet, vous pouvez définir quel utilisateur peut recevoir des emails venant de CUBICUS.
Vous pouvez également visualiser le type d’utilisateur (utilisateur ou signataire), l’email de la
personne ainsi que ses périodes d’absence. Durant ces périodes d’absence, l’utilisateur ne recevra
pas d’emails.
Page 31 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 32/79
Paramétrage des signataires du parapheur
Cet écran permet de paramétrer le parapheur.
En effet, vous pouvez définir le mode de fonctionnement de l’envoi d’emails :
Automatique : dans ce mode les emails destinés aux signataires sont envoyés en automatique
à tous les signataires devant être avertis,
Manuel 1 parapheur : dans ce mode, l’utilisateur qui créé la remise choisira quel signataire
recevra un email pour le 1er niveau de signature. C’est le signataire de 1er niveau qui choisira à
quel signataire de 2ème niveau l’email sera envoyé,
Manuel 2 parapheur : dans ce mode, l’utilisateur qui créé la remise choisira quel signataire
recevra un email pour le 1er niveau de signature et pour le 2ème niveau.
Les tables en dessous permettent de définir les niveaux de signature qui se retrouvent également
dans la gestion des utilisateurs.
Elle se décompose en 5 tables :
• Liste des utilisateurs : affiche les utilisateurs du logiciel sans aucun droit de signature.
• Liste des signataires A : les signataires de cette liste ne pourront signer qu’en tant que 1er
signataire. Ils recevront l’email de 1er niveau.
• Liste des signataires B : les signataires de cette liste ne pourront signer qu’en tant que 1er
signataire. Ils recevront l’email de 2ème niveau.
• Liste des signataires A ou B (2 à 2) : les signataires de cette liste peuvent soit signer en tant
que signataire de 1er niveau ou de 2ème niveau. Cette liste est très utile dans le cas ou certains
signataires peuvent suppléer les signataires de la liste A. Un signataire de cette liste qui a
signé en 1er niveau ne pourra pas signer sur la même remise en 2ème niveau.
Page 32 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 33/79
• Liste des signataires prioritaires seuls : Les signataires de cette liste ont tout pouvoir de
signature. Ils peuvent signer à tout moment et quel que soit le niveau de signature requis pour
la remise. Une fois la remise signée, elle passe directement soit en attente de télétransmission
ou en attente d’impression (Chèques et BOR).
Remarques : Il faut noter que bien évidemment les droits des utilisateurs sur les comptes
s’appliquent quelque soit le niveau de signature. Si un signataire est en niveau signataire prioritaires
mais qu’il n’a pas les droits sur un compte, il ne pourra évidemment pas signer la remise.
2.3.
TELETRANSMISSION BANCAIRE
Cliquez sur l’onglet « Connexion », puis cliquez sur le bouton « Liste des Remises en attente de
télétransmission ».
Pour télétransmettre une remise vous devez :
Cliquer sur « Imprimer » pour imprimer ou visualiser le détail de la remise,
Cliquer sur « Bordereau » pour imprimer ou visualiser le bordereau de la remise. Ce
bordereau devra être signé par la personne autorisée, puis faxé à la banque.
Page 33 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 34/79
Cliquez sur « Générer » pour créer le fichier de la remise.
Ces trois opérations réalisées, trois icônes apparaissent sur la ligne de la remise et le bouton
« Télétransmettre » est dégrisé. Cliquez dessus pour télétransmettre le fichier à la banque. Vous
avez la possibilité d’effectuer une multi-sélection pour envoyer plusieurs fichiers à la fois.
D’autres options sont disponibles :
« Suivi », vous permet de consulter toute la « vie » de votre remise,
Page 34 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 35/79
« Prévisions», vous permet de générer les prévisions de trésorerie de la remise. Cette
option n’est intéressante que lorsque le module de trésorerie est installé.
« Supprimer », vous permet de supprimer la remise sélectionnée. Elle est envoyée
directement en historique dans l’état « supprimé ».
« Impr. Confirmation », vous permet de générer, pour les remises de virements, soit des
courriers, soit des fax, soit des e-mails pour avertir les bénéficiaires du virement effectué
sur leur compte. Quatre tableaux vous présentent les confirmations qui vont être générées
pour chaque bénéficiaire (Pas de confirmation/Par courrier/Par e-mail/Par Fax). Vous
pouvez déplacer un bénéficiaire d’un tableau à l’autre par simple « Drag and Drop ». C’està-dire que vous cliquez sur un bénéficiaire et qu’en laissant toujours le clic gauche
enfoncé, vous déplacez avec la souris le bénéficiaire d’un tableau à l’autre. Vous avez la
possibilité de :
o désactiver l’envoi pour un bénéficiaire en décochant sa case,
o visualiser les informations d’envoi du bénéficiaire en cliquant sur le bouton
o visualiser le courrier ou le fax ou l’e-mail qui sera envoyé au bénéficiaire en cliquant
sur le bouton
.
Pour envoyer les confirmations, vous avez le choix entre n’envoyer qu’un type à la fois en
cliquant sur « Courrier », « Fax » ou « Email », ou de tout envoyer en cliquant sur
« Tout ».
Page 35 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
2.4.
Date : 03/04/2007
Page 36/79
VISUALISATION DES JOURNAUX
Afin de vérifier le bon envoi d’un fichier, consultez les journaux de connexion. Cliquez sur l’onglet
« Connexion », puis cliquez sur le bouton « Journaux de connexion ».
Sélectionnez dans l’arbre de gauche, la bonne journée. Vous avez répertorié heure par heure, toutes
les connexions réalisées avec le résultat. Cherchez la bonne connexion et vérifiez que la connexion
se termine bien par « Fichier envoyé correctement ».
2.5.
CONNEXION IMMEDIATE
La connexion immédiate permet de lancer
• une requête bancaire de réception
• une requête bancaire d’émission si un nom de fichier a été défini.
CUBICUS peut par conséquent envoyer des fichiers venant d’applications amonts déjà mis au bon
format.
Remarques : Dans le cas d’une connexion immédiate sur une requête d ‘émission, le bordereau ne
peut pas être imprimé. Il devra être imprimé par l’application amont qui a généré le fichier !
Page 36 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
2.6.
Date : 03/04/2007
Page 37/79
HISTORIQUE
2.6.1. Historique des remises
Vous pouvez accéder à l’historique pour effectuer des recherches sur les règlements effectués. Pour
effectuer des recherches sur les remises que vous avez effectuées, cliquez sur l’onglet
« Historique », puis cliquez sur le bouton « Historique des remises ».
Vous pouvez effectuer des recherches à l’aide des filtres par type de remise, par compte ou par date.
Sélectionnez le critère de filtre et cliquez sur « recherche ». Les remises concernées s’affichent. En
double-cliquant dessus, vous accéder au détail de la remise et pour les virements commerciaux,
vous pouvez également accéder aux factures.
Vous avez également la possibilité de :
visualiser la « vie » de la remise en cliquant sur « Suivi »,
de nouveau générer les confirmations d’avis en cliquant sur « Imp. Confirmation »,
de nouveau imprimer le détail des remises,
de nouveau imprimer le bordereau d’accompagnement,
de renvoyer une remise en cliquant sur « Réémettre ». La remise se représente dans la
« Liste des remises en attente de télétransmission »,
de remettre les avis en portefeuille de telle façon qu’on puisse les modifier. Pour cela
cliquez sur le bouton « Réintégrer dans les flux ».
Page 37 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 38/79
En double-cliquant sur une remise, vous pouvez accéder au détail de la remise et pour certaines
remises comme les VCOM et les chèques, en double-cliquant sur une ligne détail, vous accédez aux
détail des factures.
2.6.2. Recherche historique
Pour effectuer des recherches sur le détail des remises que vous avez effectuées, cliquez sur l’onglet
« Historique », puis cliquez sur le bouton « Recherche Historique ». Effectuez vos recherches grâce
aux filtres mis à votre disposition :
par type de flux,
par société,
par date de remise,
par état (lié au parapheur),
par compte,
par Tiers.
Cliquez sur « Rechercher ». Tous les détails des remises concernées par le filtre s’affichent.
Page 38 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 39/79
3. GESTION DES CHEQUES
3.1.
SUIVI DES NUMEROS DE CHEQUES
Cliquez sur l’onglet « Chèques », puis cliquez sur le bouton « Liste des numéros de chèques ».
Cette fenêtre vous permet de visualiser la liste des prochains numéros de chèques prévus à
l’impression et le dernier numéro de chèque en stock. Elle vous avertit si la plage a bien été définie
ou s’il faut prévoir un réapprovisionnement en lettre chèque.
Page 39 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
3.2.
Date : 03/04/2007
Page 40/79
IMPRESSION DES CHEQUES
Cliquez sur l’onglet « Chèques », puis cliquez sur le bouton « Impression des chèques ».
Cet écran liste l’ensemble des lots de chèques en attente d’impression avec leur état d’avancement.
L’impression des lots de chèques se fait en deux temps. Le premier consiste à lancer l’impression
des chèques, le deuxième à valider la bonne impression du lot. Ces deux étapes doivent être faites
par le même login. C’est l’utilisateur qui a imprimé le lot qui va valider l’impression. Si un lot de
chèques est en cours d’impression (étape 1 ou 2), tous les lots pour le même compte seront bloqués.
Par conséquent, le précédent lot doit être validé avant de commencer l’impression d’un lot pour le
même compte.
Après sélection d’un lot, vous avez la possibilité de :
Cliquer sur « Imprimer détail » pour imprimer la liste des chèques,
Cliquer sur « Suivi » pour découvrir l’évolution du lot sélectionné,
Cliquer sur « Supprimer » pour supprimer le lot. Le lot sera envoyé en historique,
Cliquer sur « Lancer l’impression » pour lancer l’impression du lot sélectionné. La « boîte à
outil » s’ouvre sur le volet « Liste des chèques » avec attribution des numéros.
Page 40 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 41/79
3.2.1. Lancement de l’impression
Cet écran vous liste les chèques à imprimer du lot. Les numéros de chèque qui vont être attribués
sont affichés. Vous avez la possibilité :
De changer la numérotation des chèques, en cliquant sur « N° chèque » et en saisissant le
nouveau «premier numéro ». Automatiquement, tous les chèques sont renumérotés. Cette
possibilité n’est pas accessible si les numéros ont été attribués lors de l’intégration d’un
fichier,
De retirer un chèque en le sélectionnant et en cliquant sur « Retirer ». Le chèque est remis
en attente d’impression dans « Saisie / Chèques »,
De supprimer définitivement un chèque en le sélectionnant et en cliquant sur
« Supprimer »,
De changer l’imprimante d’impression des chèques en déroulant la combo,
De visualiser un aperçu en sélectionnant un chèque et en cliquant sur « Aperçu ». Cet
aperçu ne peut être imprimé pour des questions de sécurité.
Pour lancer l’impression, cliquez sur « Imprimer ». L’ensemble des chèques du lot sera imprimé sur
l’imprimante sélectionnée.
Page 41 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 42/79
3.2.2. Validation de l’impression
Cet écran vous liste les chèques imprimés du lot. Vous avez la possibilité :
De réimprimer un chèque. Pour cela sélectionnez un chèque (qui n’a pas déjà été
réimprimé) et cliquez sur « réimprimer ». Le volet « Liste des chèques » réapparaît avec le
chèque sélectionné. Vous pouvez relancer l’impression.
D’imprimer les duplicatas. Vérifiez l’imprimante dans la combo déroulante et cliquez sur
« Duplicata ». Un duplicata s’imprime pour l’ensemble des chèques du lot.
Pour valider l’impression, cliquez sur « Vérification OK ». Une fois que vous avez validé l’impression,
le lot de chèques est envoyé en historique (ou en attente de télétransmission si le compte a un
rapprochement bancaire à la banque). Il n’est pas possible de réimprimer un chèque.
Lors de la réimpression d’un chèque, les chèques réimprimés apparaissent de telle façon qu’on
garde toujours une trace de l’ensemble des chèques imprimés. A la validation du lot, un état
récapitulatif des impressions de chèques du lot est imprimé.
Page 42 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 43/79
4. GESTION DES RELEVES DE COMPTES
4.1.
RECUPERATION DES FICHIERS BANCAIRES ET INTEGRATION DES
RELEVES DE COMPTES
Les relevés de comptes sont récupérés régulièrement (au mieux quotidiennement) auprès de vos
partenaires bancaires. Ces fichiers sont intégrés dans les bases en deux temps.
4.1.1. Principe d’intégration
Les fichiers sont d’abord testés pour s’assurer de leur bonne intégrité. Sont-ils entiers ? Y a-t-il eu
une coupure dans la réception ? Ensuite, ils sont intégrés dans les bases temporaires. La deuxième
étape consiste à tester le contenu. On regarde tout d’abord si le compte a bien été saisi dans le
logiciel. Ensuite, on compare le solde et la date de départ du fichier avec le solde et la date des
bases de relevés de comptes. S’il y a cohérence, on intègre les mouvements temporaires.
4.1.2. Comment intégrer ?
Les fichiers sont en règle générale intégrés automatiquement à la première ouverture. Sinon les
fichiers peuvent être intégrés manuellement. Allez dans l’onglet « Relevé » et cliquez sur
« Intégration des relevés ». Cliquez sur « Intégrer les Mvts ». Si des mouvements temporaires ne
remplissent pas les conditions, une table les récapitulant apparaît. Si les fichiers bancaires n’ont pas
été récupérés auprès de la banque, vous pouvez également relancer les connexions bancaires en
cochant les requêtes adéquates et en cliquant sur « Relancer ».
4.2.
VISUALISATION DES RELEVES DE COMPTES
4.2.1. Accès aux relevés de comptes
Cliquez sur l’onglet « Relevé », puis cliquez sur le bouton « Visualisation des comptes ». Pour
accéder à un compte, il vous suffit de sélectionner le compte dans le tableau et de cliquer sur
« Visualiser les comptes sélectionnés » ou de double-cliquer directement sur le compte. Vous avez la
possibilité de sélectionner plusieurs comptes dans la table. Vous pouvez également filtrer les
pour lancer le filtre. Cliquez sur
comptes par société / par banque ou par devise. Cliquez sur
pour annuler le filtre.
Page 43 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 44/79
4.2.2. Visualisation des relevés de comptes
Le relevé de compte est chargé par défaut depuis le début du mois. Vous avez cependant la
possibilité de changer la fourchette de date de visualisation en saisissant directement les dates ou en
cliquant sur le bouton de proposition de périodes . Une fois la sélection faite, cliquez sur
pour
lancer la recherche. En cliquant sur « Imprimer », vous lancez l’impression des relevés de compte
pour la période considérée.
Page 44 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 45/79
4.2.3. Recherche sur les relevés de comptes
Cliquez sur l’onglet « Recherche ». Cette recherche peut se faire sur plusieurs comptes. Il suffit de
sélectionner plusieurs comptes dans la liste des comptes.
Cet outil vous permet d’effectuer des recherches sur les relevés de compte. Sélectionnez la
fourchette de dates sur laquelle vous désirez faire votre recherche, puis entrez des critères de
recherche sur :
le libellé
la référence (Exemple : n° de chèque)
le code opération (vous pouvez en sélectionner plusieurs)
une fourchette de montant
pour lancer la recherche. Cliquez sur
pour annuler la recherche. Vous pouvez
Cliquez sur
sortir votre recherche sur papier en cliquant sur « Imprimer ». Vous pouvez également extraire la
recherche dans un fichier Excel. Faîtes un clic droit sur la table et sélectionnez le menu « Exporter la
table vers Excel ». On vous demande de choisir le nom du fichier d’exportation ainsi que le répertoire
de stockage. Vous pouvez également ouvrir directement le fichier.
Page 45 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 46/79
4.2.4. Statistiques
Cliquez sur l’onglet « Statistiques ».
Cet outil vous permet d’effectuer des statistiques sur les relevés de compte. Sélectionnez la
fourchette de dates sur laquelle vous désirez faire votre recherche (par défaut depuis le début de
l’année) puis cliquez sur
. On vous présente le nombre de mouvements par code opération avec
le montant qu’il représente. Vous pouvez sortir votre recherche sur papier en cliquant sur
« Imprimer ». Vous pouvez également extraire la recherche dans un fichier Excel. Faîtes un clic droit
sur la table et sélectionnez le menu « Exporter la table vers Excel ». On vous demande de choisir le
nom du fichier d’exportation ainsi que le répertoire de stockage. Vous pouvez également ouvrir
directement le fichier.
Page 46 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 47/79
5. GESTION DE TRESORERIE
5.1.
GESTION DES PREVISIONS
5.1.1. Intégration des prévisions
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Intégration des prévisions».
Cet écran permet d’intégrer des prévisions venant de système externe. Générez les fichiers sur les
logiciels sources. Cliquez sur « Intégrer ». Les prévisions temporaires sont créées. Dans la table
inférieure, est présent un journal des actions d’intégration réalisées. Vous pouvez consulter une
journée antérieure en allant sélectionner le jour choisi dans « Date journal ».
Une fois votre intégration effectuée, vos pouvez consulter les prévisions intégrées dans « Les
prévisions temporaires »
Si vous désirez traiter un nouveau format de fichier, consultez nos services Développement pour
étudier la faisabilité de la nouvelle intégration.
Page 47 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 48/79
5.1.2. Gestion des prévisions temporaires
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Gestion des prévisions temporaires ».
Cet écran vous permet de visualiser et modifier les prévisions temporaires. Ces prévisions peuvent
venir de deux sources, les intégrations de fichier (voir Intégration des prévisions) et les générations
de remises (voir Télétransmission bancaire). La cohérence de ces prévisions temporaires est testée.
La prévision est identifiée en erreur (colonne « Err. ») si la prévision n’a pas de code nature ou si la
date de valeur est inférieure à la date du jour.
Pour modifier une prévision temporaire, sélectionnez-la et cliquez sur « Modifier ». Modifiez les
éléments souhaités de la prévision :
Code nature,
Date opération et date de valeur,
Libellé,
Montant,
N° de pièce et référence,
Prévision exonérée ou non,
Types de prévision (date de valeur estimative ou sûre / Trésorerie ou de masse).
Puis cliquez sur « Valider ».
Pour supprimer une prévision temporaire, sélectionnez-la et cliquez sur « Supprimer ».
Une fois que vous avez vérifié la cohérence de vos prévisions temporaires, sélectionnez-les en les
cochant. Puis cliquez sur « Générer ». Les prévisions deviennent actives et disparaissent de la table.
Vous les retrouvez dans l’onglet « Saisie des prévisions ».
Page 48 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 49/79
5.1.3. Saisie et gestion des prévisions
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Gestion des prévisions», puis cliquez
sur l’onglet « Saisie des prévisions ».
Cet écran vous permet de visualiser, créer et modifier vos prévisions. Ces prévisions peuvent venir :
Soit de l’intégration d’un fichier externe (voir Intégration des prévisions),
Soit de la génération d’une remise (voir Télétransmission bancaire),
Soit de la saisie directe via cet écran.
Les prévisions peuvent être de trois types :
Prévision de trésorerie avec date de valeur sûre : Ces prévisions feront l’objet d’un
rapprochement avec le réalisé. La date de réalisation sera comparée avec la date de
valeur saisie. Exemple : Un virement émis. La date de virement est certaine.
Prévision de trésorerie avec date de valeur estimative : Ces prévisions feront l’objet d’un
rapprochement avec le réalisé. La date de réalisation n’est pas contrôlée. Exemple : Un
chèque émis. La date de remise du chèque ne peut être prévue.
Prévision de masse : Ces prévisions ne seront pas rapprochées du réalisé. Elles
permettent d’estimer un flux en volume à une date donnée pour gérer à moyen ou long
terme votre trésorerie. Ces prévisions sont autodétruites à l’approche du terme.
La table représente les prévisions déjà existantes. Vous pouvez filtrer par origine et/ou par compte
bancaire. Elle est automatiquement filtrée par origine « saisie » et par le compte en cours lorsque
vous passez en saisie d’une prévision.
Page 49 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 50/79
Pour créer une nouvelle prévision, cliquez sur « Nouveau », puis saisissez l’ensemble de ces
informations :
Le compte bancaire,
Le code nature. Cliquez sur
pour accéder à la liste des codes nature,
Le code opération. Un code opération associé par défaut au code nature apparaît mais
vous pouvez en changer en cliquant sur
pour accéder à la liste des codes opération,
La date d’opération,
La date de valeur. Une date de valeur est calculée en fonction de vos conditions bancaires
et du code opération sélectionné,
Le libellé,
Le signe de la prévision,
Le montant,
Le n° de pièce (N° de chèque en général),
Exonération de la prévision,
Date de valeur sûre ou estimative,
Prévision de trésorerie ou de masse.
Cliquez sur « Valider ».
Pour modifier une prévision, sélectionnez votre prévision et cliquez sur « Modifier ». Effectuez votre
modification dans la fenêtre de saisie et cliquez sur « Valider ».
Pour supprimer une prévision, sélectionnez votre prévision et cliquez sur « Supprimer ».
Vous avez la possibilité de dupliquer des prévisions récurrentes. Sélectionnez la prévision, cliquez
sur « Dupliquez » et sélectionnez la périodicité. Une copie de la prévision apparaît avec un décalage
de la périodicité sélectionnée. Cliquez sur « Valider ».
Tant que la prévision ne sera pas rapprochée d’un mouvement bancaire venant des relevés, la
prévision sera accessible à cet écran.
Page 50 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.2.
Date : 03/04/2007
Page 51/79
RAPPROCHEMENT DES PREVISIONS
5.2.1. Rapprochement automatique
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Rapprochement».
La liste des règles que vous avez définies est affichée dans le tableau supérieur. Cliquez sur
« Rapprocher » pour lancer l’opération. Pour chaque règle, s’affiche le taux de réussite. Ce taux est
calculé de la façon suivante :
Mouvements bancaires rapprochés pour le code opération pivot et codes secondaires attachés
Nombre total des mouvements bancaires non rapprochés avant le traitement pour le code opération
pivot et codes secondaires attachés
Vous pouvez relancer le rapprochement automatique autant de fois que vous le désirez.
Dans le tableau inférieur, apparaît le journal des actions. Chaque fois que vous effectuez un
rapprochement automatique, le résultat est affiché. Vous avez la possibilité de consulter les journaux
des jours précédents. Vous devez pour cela, sélectionner une date à l’aide du calendrier , puis
cliquer sur le bouton « Journal ».
Page 51 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 52/79
5.2.2. Rapprochement manuel
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Rapprochement». Cliquez sur l’onglet
« Rapprochement manuel ».
Cet écran vous permet d’affiner le rapprochement. La fenêtre est composée principalement de deux
tableaux, l’un composé des mouvements bancaires non rapprochés, l’autre des prévisions de
trésorerie non rapprochées. A l’ouverture de la fenêtre, les tableaux sont vides. Pour les remplir,
cliquez sur .
Le principe est simple. Vous cochez un mouvement bancaire dans le tableau de gauche et vous
cochez la prévision correspondante dans le tableau de droite. Vous cliquez sur « Rapprocher » pour
valider. La fenêtre « Validation du Rapprochement » apparaît.
Pour vous aider à retrouver les prévisions correspondantes, vous avez la possibilité d’utiliser un filtre.
Sélectionnez un compte dans la liste déroulante ou sélectionnez un ou plusieurs codes opérations
puis cliquez sur
pour annuler la recherche.
Vous pouvez également trier automatiquement les deux tableaux selon des critères identiques. Pour
cela, sélectionnez dans la liste l’élément de tri désiré (Ex : Date d’opération, Montant) et les deux
tableaux sont triés automatiquement.
Page 52 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 53/79
Dans la fenêtre « Validation du Rapprochement », vous devez vérifier votre sélection. Si vous êtes
toujours sûrs de votre rapprochement, cliquez sur « Rapprocher », sinon cliquez sur « Annuler ». Si
les montants ne sont pas équivalents, vous devez soit compenser, soit ventiler.
Cliquez sur « Compenser », lorsque la différence de montants concerne le même code nature. On
met à jour le montant réalisé de la prévision. Cliquez sur « Rapprocher ».
Cliquez sur « Ventiler» lorsque vous désirez rapprocher des mouvements seuls. Sélectionnez son
code nature puis cliquez sur « Sélectionner ». Cliquez sur « Rapprocher ».
Cliquez sur « Ventiler détail» lorsque la différence concerne un autre code nature. La fenêtre
« Ventilation des prévisions » apparaît. Cliquez sur « Ajouter ». Une prévision complémentaire
apparaît. Sélectionnez son code nature puis cliquez sur « Valider ». Revenu sur l’écran précédent,
Cliquez sur « Rapprocher ».
Page 53 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 54/79
5.2.3. Rapprochement semi-automatique
Vous avez la possibilité d’effectuer un rapprochement semi-automatique. Pour cela, sélectionnez
dans la liste déroulante « traitement spécifique », le traitement « Rappro par montant équivalent ».
Une proposition de rapprochement est faîte uniquement sur le critère du montant :
S’il n’y a qu’une seule prévision dont le montant correspond au mouvement bancaire les
deux lignes sont surlignées en orange clair.
S’il y a plusieurs prévisions dont le montant correspond au mouvement bancaire les lignes
sont surlignées en orange foncé.
Vous devez corriger manuellement les problèmes de doublons. Si vous décochez une ligne en
orange foncé, on va vous demander si vous désirez décocher l’ensemble des lignes liées ou
simplement cette ligne. Ainsi, vous avez le choix de :
soit tout décocher pour tout resélectionner (plus intéressant lorsque le nombre de lignes
concerné est important)
soit décocher simplement les lignes incohérentes (plus intéressant pour les petits nombres
de lignes).
A la fin de votre correction et vérification, le montant total des mouvements doit correspondre au
montant total des prévisions. Si cette égalité n’est pas respectée, le rapprochement ne peut être
effectué.
Vous avez enfin la possibilité de descendre ou de monter d’une ligne ou de dix lignes en concert sur
les deux tableaux. Pour cela, utilisez les boutons suivants :
rapprochement manuel, le résultat est affiché. Vous pouvez accéder à plus de détails en cliquant sur
« Détail ». Vous avez la possibilité de consulter les journaux des jours précédents. Vous devez pour
cela sélectionner une date à l’aide du calendrier , puis cliquer sur le bouton « Journal ».
Page 54 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 55/79
5.2.4. Historique du rapprochement
« Historique du rapprochement».
L’historique vous permet de visualiser les rapprochements déjà effectués et éventuellement annuler
un rapprochement erroné.
Pour rechercher une prévision ou un mouvement, vous avez à votre disposition des critères de filtre :
par compte bancaire,
par code opération ou par code nature,
par n° de rapprochement (à chaque opération de rap prochement automatique ou manuel est
attribué un numéro. Ainsi, vous pouvez ressortir rapidement l’ensemble des prévisions et des
mouvements concernés par une session de rapprochement),
par fourchette de dates.
Cliquez sur pour lancer la recherche. Cliquez sur
Une fois le mouvement bancaire ou la prévision trouvée, sélectionnez-le et cliquez sur « Détail ».
Une fenêtre présentant les éléments rapprochés de votre sélection s’affiche.
Page 55 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 56/79
Le tableau supérieur liste des mouvements rapprochés. Le tableau central liste les prévisions
rapprochées. Dans la partie inférieure de la fenêtre sont affichés l’auteur, la date et le N° de
rapprochement.
Vous pouvez dérapprocher en cliquant sur « Dérapprocher ».
Pour dérapprocher l’ensemble d’une session de rapprochement, effectuez une recherche par le
numéro de rapprochement et cliquez sur « Dérapprocher ».
Dans le tableau inférieur de la fenêtre principale, apparaît le journal des actions. Chaque fois que
vous effectuez un dérapprochement manuel, le résultat est affiché. Vous avez la possibilité de
consulter les journaux des jours précédents. Vous devez pour cela, sélectionnez une date à l’aide du
calendrier , puis cliquez sur le bouton « Journal ».
5.2.5. Règles de rapprochement
« Règles de rapprochement».
Dans le tableau est listé l‘ensemble des codes opérations « Pivot ». Les codes opérations « Pivot »
sont les codes opérations les plus courants. Ils réunissent un ensemble de codes secondaires dont le
niveau de précision n’est pas utile pour le rapprochement. Pour définir une règle, cochez dans la
colonne « Rappro », la ligne du code opération désiré. Ensuite définissez les règles de
rapprochement . Cochez les colonnes à vérifier :
Montant, pour un rapprochement à montant équivalent (obligatoire),
Date Val., pour un rapprochement par date valeur. Vous devez définir la fourchette de
tolérance de la date ( = ou à plus ou moins 1 jour, etc.…)
N° Pièce, (exemple: les chèques sont rapprochés pa r N°)
Libellé, référence …
Type, à sélectionner par rapport au type de rapprochement à faire (1 pour 1 ou N pour N)
« Rappro auto », pour certain code opération si les dates de valeur sont supérieures aux dates
d’opération, il n’est pas intéressant de gérer des prévisions. Cette option permet tout de suite
de rapprocher ces codes opération en créant la prévision associée avec un code nature défini
dans la colonne « Code nature ».
Un rapprochement automatique sera effectué pour tous les codes opération dont la colonne
« Rappro » est cochée.
Page 56 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.3.
Date : 03/04/2007
Page 57/79
FICHES EN VALEUR
Les fiches en valeur sont un ensemble de tableaux de bord permettant de visualiser l’évolution de
trésorerie à plus ou moins long terme.
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « Fiche en valeur».
Cet écran vous donne, pour l’ensemble de vos comptes bancaires vos positions en valeur à la date
du jour. Le premier « solde en valeur » ne tient compte que du réalisé, le « solde estimation 1 »
prend en compte le total de la journée des prévisions de trésorerie sûres, le « solde estimation 2 »
prend, en plus, en compte le total de la journée des prévisions de trésorerie estimatives.
Vous avez la possibilité de filtrer la liste des comptes par société, par banque ou par devise. Si vous
désirez imprimer la liste, cliquez sur « Imprimer ».
Pour visualiser le détail, sélectionnez le ou les comptes désiré(s) et cliquez sur « Visualiser les
comptes sélectionnés ». Vous arrivez sur le « détail de la journée ».
Page 57 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 58/79
5.3.1. Détail de la journée
Cet écran détaille les mouvements de la journée, réalisés ou prévisions. Un jeu de couleurs vous
permet de différencier les réalisés, des prévisions date valeur sûre ou date valeur estimative. Les
prévisions glissent : c’est-à-dire que si la date prévue est dépassée, la prévision est représentée.
Lorsqu’une prévision à date de valeur sûre est dépassée, la date prévue d’origine apparaît surlignée
en rouge.
Des sous totaux dépenses et recettes sont effectués.
Vous pouvez imprimer ce tableau en cliquant sur « imprimer ».
Page 58 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 59/79
5.3.2. Fiche en valeur
Cet écran vous donne l’évolution du solde en valeur pour l’ensemble des comptes sélectionnés sur
une période considérée. Vous pouvez sélectionner la période désirée. Vous avez par défaut un mois
mais vous pouvez aller jusqu’à trois mois. Les soldes prennent en compte, par défaut, l’ensemble
des prévisions mais vous avez la possibilité de n’en considérer qu’une partie en cochant ou non
« Prévisions sûres/Prévisions estimatives/Prévisions de Masse ». Cliquez sur
à chaque
modification du filtre. Apparaît également une consolidation et la position des portefeuilles associés
aux comptes.
5.3.3. Fiche en valeur détaillée
Cet écran vous donne l’évolution du solde en valeur pour l’ensemble des comptes sélectionnés sur
une période considérée. Vous pouvez sélectionner la période désirée. Vous avez par défaut un mois
mais vous pouvez aller jusqu’à trois mois. Les soldes prennent en compte, par défaut, l’ensemble
des prévisions mais vous avez la possibilité de n’en considérer qu’une partie en cochant ou non
« Prévisions sûres/Prévisions estimatives/Prévisions de Masse ». Cliquez sur
à chaque
modification du filtre. Entre les soldes, se trouve le détail par code nature des mouvements (Réalisés,
prévisions selon choix). Apparaît également une consolidation et la position des portefeuilles
associés aux comptes. Vous pouvez visualiser le détail d’une nature d’une journée en double
cliquant sur un montant.
Page 59 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.4.
Date : 03/04/2007
Page 60/79
SICAV/OPCVM
Ce module vous permet de gérer vos portefeuilles de valeurs. Vous avez la possibilité de générer
vos ordres d’achat ou de vente. Les stocks sont gérés en FIFO.
Cliquez sur l’onglet « Trésorerie», puis cliquez sur le bouton « SICAV/OPCVM».
Cet écran vous présente dans la table supérieure la liste des portefeuilles et dans la table inférieure,
la liste des valeurs que vous désirez suivre. La gestion commence par entrer les valeurs que vous
avez en stock puis de saisir vos portefeuilles de gestion de titre.
5.4.1. Suivi des valeurs
Vous avez la possibilité de suivre autant de valeurs que vous voulez sans pour autant en avoir en
stock dans un portefeuille. Par contre, dès que vous achetez une nouvelle valeur, vous devez en
premier l’ajouter dans le suivi des valeurs.
Pour créer une valeur, cliquez sur « Ajouter ».
Page 60 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 61/79
Une fenêtre de saisie s’ouvre. Saisissez :
Le code valeur ou code SICOVAM,
La devise,
Le nom de la valeur,
Le type de la valeur (OPCVM, titre, indice…),
Le type de valorisation (Est-ce que lors d’un achat ou d’une vente, la banque prend la
valeur du jour ou de la veille),
Si c’est une valeur que l’on désire afficher en permanence ou sur demande.
Vous pouvez également modifier ou supprimer une valeur. Sélectionnez la valeur et cliquez sur
« Modifier » ou « Supprimer ». La valeur ne doit plus se trouver en stock pour pouvoir être
supprimée.
Concernant les cours, vous avez deux possibilités. Cliquez sur « Màj cours internet », pour aller sur
internet récupérer les cours ou sélectionnez une valeur puis cliquez sur « Màj cours manuelle » pour
saisir manuellement l’évolution du cours.
5.4.2. Gestion des portefeuilles
Les valeurs sont stockées dans un portefeuille. Cliquez sur « Ajouter », pour créer un portefeuille.
Renseignez :
Le nom du portefeuille,
Le compte courant auquel est rattaché le portefeuille. Pour cela cliquez sur le bouton pour
le sélectionner,
Le n° du compte titre.
Vous pouvez également modifier ou supprimer un portefeuille. Sélectionnez le portefeuille et cliquez
sur « Modifier » ou « Supprimer ». Le portefeuille ne doit pas être vide pour être supprimé.
Page 61 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 62/79
5.4.3. Suivi des valeurs stockées
Pour suivre et gérer vos portefeuilles, sélectionnez le portefeuille désiré et cliquez sur « Visualiser le
portefeuille ». Vous arrivez sur l’onglet « Visualisation ».
Cet écran présente la liste des valeurs en stock. Pour ajouter une valeur dans le portefeuille, cliquez
sur « Ajouter ». Une liste comportant les valeurs suivies apparaît. Sélectionnez la valeur voulue. La
valeur s’ajoute dans la table. Pour supprimer une valeur du portefeuille, sélectionnez-la et cliquez sur
« Supprimer ». Attention, la valeur doit avoir un stock à zéro dans le portefeuille.
Pour visualiser le détail du stock, sélectionnez une valeur et cliquez sur « Visualiser le détail ». Vous
arrivez sur l’onglet « Détail ».
5.4.4. Achats et ventes
Cet écran présente dans sa partie haute les entrées et sorties du stock de cette valeur et dans sa
partie basse un diagramme de l’évolution de son cours.
Page 62 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 63/79
Pour ajouter un mouvement, cliquez sur « Ajouter ». Remplissez les zones suivantes :
Achat ou vente,
Date Mouvement,
Prix achat/vente / Montant total / Quantité. Ces trois zones sont dépendantes. Saisissez
deux d’entre elles (ex : prix et quantité) et cliquez sur
calcule automatiquement.
Eventuellement Commission.
Puis cliquez sur « OK » pour valider.
de la troisième pour qu’elle se
Vous pouvez sous certaines conditions, modifier ou supprimer des mouvements à condition que le
stock acheté ne soit pas déjà vendu. Sélectionnez le mouvement et cliquez sur « Modifier » ou
« Supprimer ».
Pour imprimer l’ordre, sélectionnez le mouvement et cliquez sur « imprimer l’ordre ». Les ordres
d’achat et de vente par fax sont paramétrables dans « Paramétrage / Confirmation ».
Enfin, vous pouvez générer des prévisions. Sélectionnez le mouvement et cliquez sur « Générer
prévision ». Ces prévisions une fois rapprochées du réalisé mettront à jour automatiquement le
portefeuille en cas d’écart sur le prix d’achat et de vente.
Page 63 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.5.
Date : 03/04/2007
Page 64/79
INTERETS DEBITEURS
5.5.1. Calcul des intérêts débiteurs
Pour calculer les intérêts débiteurs, vous devez tout d’abord sélectionner :
Le ou les comptes. Pour cela, vous avez la possibilité de sélectionner une banque ou une
société. Tous les comptes de la banque ou de la société seront pris en compte. Vous
pouvez aussi sélectionner les comptes manuellement en cliquant sur
. Une liste s’ouvre
dans laquelle vous devez cocher les comptes désirés.
La période de calcul « Du » « Au » .
Puis cliquez sur « Calculer ». La table de gauche charge les soldes en valeur et les différents cours
utilisés pour les calculs. Dans la table de droite apparaissent les calculs des intérêts débiteurs.
Une fois les calculs effectués, vous pouvez :
Imprimer les « Intérêts débiteurs » en cliquant sur « Imprimer »,
Créer les prévisions en trésorerie en cliquant sur « Créer Prévisions »,
Imprimer le détail du calcul en cliquant sur « Imprimer Détail ».
Page 64 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 65/79
5.5.2. Paramétrage des calculs
Pour paramétrer vos conditions, sélectionnez un compte puis sélectionnez la périodicité de calcul
(mensuelle ou trimestrielle).
Sélectionnez la première ligne vide et remplissez les colonnes suivantes :
Le type de calcul désiré (ex : INTERETS DEBITEURS) en cliquant sur l’icône ,
Le cours utilisé à sélectionner dans la liste déroulante,
Le montant (pour les commissions de mouvement),
Le montant fixe (pour les calculs particuliers),
Le nombre de jours sur lequel est basé les calculs (360 ou 365),
La TVA, si ce calcul est soumis à la TVA,
Le TEG, si vous désirez faire ressortir le TEG,
Le code nature pour permettre la génération des prévisions,
« Débit sur » et « Crédit sur » pour effectuer une facturation interne et un calcul des
intérêts intragroupe.
Vous avez la possibilité de dupliquer rapidement le paramétrage sur l’ensemble de vos comptes. Il
vous suffit de sélectionner un calcul et d’effectuer un clic droit. Un menu déroulant s’affiche, vous
proposant de copier ce calcul sur tous vos comptes ou tous vos comptes de la même banque ou tous
vos comptes de la même agence.
Page 65 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 66/79
5.5.3. Gestion des taux
Pour le bon déroulement de vos calculs, vous devez gérer un certain nombre de taux, les taux
directeurs et les taux spécifiques.
Pour créer un nouveau taux, sélectionnez le type en cliquant sur le « nœud Taux Directeurs » ou le
« nœud Taux spécifiques ». Puis cliquez sur « Nouveau ». Saisissez son nom et cliquez sur
.
Pour remplir les valeurs d’un taux, sélectionnez-le dans l’arbre.
Pour les taux directeurs, une table s’affiche. Placez-vous directement sur une ligne ou cliquez sur
« Nouveau ». Puis saisissez dans la table les données « Date » et « Cours ». Vous avez la
possibilité, pour certains taux , d’avoir une mise à jour via internet en cliquant sur « Charger cours ».
Pour les taux spécifiques, les cours se mettent à jour compte par compte. Sous le taux sélectionné,
sélectionnez un compte. Dans la table qui s’affiche, placez-vous directement sur une ligne ou cliquez
sur « Nouveau » puis saisissez directement les données « Date » et « Cours ». Une fois le cours
renseigné, vous avez la possibilité de le dupliquer rapidement sur l’ensemble de vos comptes. Il vous
suffit de sélectionner le cours en question et d’effectuer un clic droit. Un menu déroulant s’affiche,
vous proposant de copier ce calcul sur tous vos comptes ou tous vos comptes de la même banque
ou tous vos comptes de la même agence.
Page 66 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.6.
Date : 03/04/2007
Page 67/79
CASHPOOLING
Le module de cashpooling vous permet de programmer des règles de rééquilibrage de comptes pour
générer en automatique des virements de trésorerie.
5.6.1. Propositions des virements de trésorerie
La table de gauche vous montre vos comptes avec un « solde départ » qui correspond au solde en
valeur du compte en prenant compte ou non des prévisions. Le « solde arrivée » correspond au
solde en valeur du compte si les propositions de virements de trésorerie de la table de droite sont
effectuées.
Vous avez la possibilité :
D’ajouter une proposition de virement de trésorerie en cliquant sur « Ajouter Vir. ». Une
fenêtre de saisie s’ouvre dans laquelle vous sélectionnez le compte débité, le compte
crédité et le montant,
De modifier une proposition de virement de trésorerie en la sélectionnant et en cliquant sur
« Modifier Vir. »,
De supprimer une proposition de virement de trésorerie en la sélectionnant et en cliquant
sur « Supprimer Vir. ».
Si vous avez effectué des modifications au niveau des règles de proposition de virement de
trésorerie, vous devez, pour qu’elles soient prises en compte, cliquez sur « Recalculer ». Attention, si
vous avez fait des modifications, suppressions ou ajouts, ils ne seront plus présents.
Lorsque les propositions vous satisfont, cliquez sur « Générer Vir. ». Les virements de trésorerie sont
générés soit en fax, soit au format CFONB selon vos paramétrages et des prévisions de trésorerie
sont créées.
Page 67 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 68/79
5.6.2. Paramétrage des règles de cashpooling
Pour paramétrer vos règles de cashpooling, vous devez tout d’abord choisir vos comptes pivots
c’est-à-dire les comptes vers lesquels convergeront les virements de trésorerie en débit ou en crédit.
Pour cela, entrez dans la colonne « rang » :
1, pour les comptes pivots
2 ou 3, pour les autres comptes (vous avez éventuellement la possibilité de gérer des
comptes sous-pivots)
Puis cliquez sur « Valider ».
Ensuite, associez les comptes pivots aux comptes secondaires. Pour cela, sélectionnez un ou
plusieurs comptes puis cliquez sur « Attribuer compte pivot ». Sélectionnez dans la liste proposée le
compte pivot.
Vous avez la possibilité de saisir un seuil minimum à conserver sur chaque compte, ainsi qu’un taux
intérêt débiteur et un taux intérêt créditeur.
L’arbre de gauche vous permet de visualiser les flux de cashpooling.
Page 68 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
5.7.
Date : 03/04/2007
Page 69/79
ETATS DE TRESORERIE
5.7.1. Etat vérification dates de valeur du relevé
Cet état vous permet de vérifier la cohérence des dates de vos relevés de compte. Pour cela, vous
devez saisir dans Bases/Conditions bancaires les conditions bancaires que vos partenaires
banquiers vous ont accordées par code opération. Cet état vérifie que la différence entre la date de
valeur et la date d’opération se trouvant sur votre relevé de compte respecte ces conditions.
5.7.2. Etat vérification exonération
Cet état vous permet de vérifier si la banque a respecté l’état des mouvements que vous aviez
considérés comme exonérés. Lors de la saisie de vos prévisions, vous avez la possibilité de
déterminer si la prévision est exonérée. Lors du rapprochement de la prévision avec le réalisé si
celui-ci n’a pas été considéré comme exonéré par la banque il est mis en évidence dans cet état.
Lorsque vous avez traité l’information, vous pouvez retirer ce mouvement de son état d’anomalie en
cliquant sur « Problème exonération traité ».
5.7.3. Etat vérification dates de valeur réalisées
Cet état vous permet de vérifier si la banque a respecté la date de valeur de vos prévisions. Lors du
rapprochement de la prévision avec le réalisé si celui-ci n’a pas la même date de valeur, il est mis en
évidence dans cet état.
5.7.4. Etat liste des mouvements bancaires non rapprochés
Cet état vous permet de lister les mouvements bancaires qui n’ont pas été rapprochés avec une
prévision.
5.7.5. Etat liste des prévisions non rapprochées
Cet état vous permet de lister les prévisions qui n’ont pas été rapprochées avec un réalisé.
5.7.6. Etat liste des rapprochements
Cet état vous permet de lister tous les rapprochements effectués entre deux dates ou lors d ‘une
session de rapprochement. Les deux tableaux présentent les mouvements bancaires d’un côté et les
prévisions associées de l’autre côté. Cet état est très utile pour vérifier le rapprochement effectué.
5.7.7. Etat du portefeuille SICAV
Cet état vous permet de visualiser l’état de vos stocks de valeurs valorisés en FIFO.
5.7.8. Recherche sur mouvements et prévisions
Cet état vous permet d’effectuer des recherches multicritères sur les mouvements, les prévisions non
rapprochées, les prévisions rapprochées.
Page 69 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 70/79
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE
6.1.
INTEGRATION DES ECRITURES COMPTABLES
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Intégration des écritures
comptables ».
Tout comme les relevés de comptes, l’intégration des écritures comptables se fait en deux étapes.
On prend les fichiers et on les intègre dans des bases temporaires. Ensuite, on teste les écritures
temporaires. On vérifie si le compte bancaire est bien défini. On vérifie éventuellement les doublons
et si les écritures sont correctes, on les intègre dans les bases définitives.
Pour intégrer les écritures, cliquez sur « Intégrer ». L’interface prend tous les fichiers comptables
trouvés. Dans le tableau central, s’affichent toutes les écritures qui n’ont pas été intégrées. Ces
écritures temporaires peuvent avoir deux statuts :
Ecritures déjà intégrées
Compte bancaire non référencé
Page 70 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 71/79
Vous devez régulièrement supprimer les écritures temporaires en doublon. Pour cela vous devez les
sélectionner dans le tableau central et cliquer sur « Supprimer ». Concernant les écritures dont le
compte n’est pas référencé dans CUBICUS, vous devez tout d’abord enregistrer le compte dans les
bases, puis cliquez sur « Réintégrer ». Les écritures vont s’intégrer.
Dans le tableau inférieur, apparaît le journal
intégration, le résultat vous est donné. Vous
« Détail ». Vous avez la possibilité de consulter
cela sélectionner une date à l’aide du calendrier
6.2.
des actions. Chaque fois que vous effectuez une
pouvez accéder à plus de détails en cliquant sur
les journaux des jours précédents. Vous devez pour
, puis cliquez sur le bouton « Journal ».
RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE
6.2.1. Définition des règles de rapprochement
Pour définir les règles de rapprochement, cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le
bouton « Règles de rapprochement ».
Dans le tableau est listé l‘ensemble des codes opérations « Pivot ». Les codes opérations « Pivot »
sont les codes opérations les plus courants. Ils réunissent un ensemble de codes secondaires dont le
niveau de précision n’est pas utile pour le rapprochement.
Code pivot
02
Remises de chèques Mixtes
Code secondaire
15
16
17
Remises de chèques Hors Rayon
Remises de chèques Sur Rayon
Remises de chèques Sur Caisse
La liste exhaustive des codes opérations est accessible dans l’onglet « Bases », bouton « Gestion
des codes bancaires », onglet « Codes Opérations Interbancaires ».
Page 71 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 72/79
6.2.2. Lancement du rapprochement automatique
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Rapprochement automatique ».
La liste des règles que vous avez définies est affichée dans le tableau supérieur. Cliquez sur
« Rapprocher » pour lancer l’opération. Pour chaque règle, s’affiche le taux de réussite. Ce taux est
calculé de la façon suivante :
Mouvements bancaires rapprochés pour le code opération pivot et codes secondaires attachés
Nombre total des mouvements bancaires non rapprochés avant le traitement pour le code opération
pivot et codes secondaires attachés
Vous pouvez relancer le rapprochement automatique autant de fois que vous le désirez.
rapprochement automatique, le résultat est affiché. Vous pouvez accéder à plus de détails en
cliquant sur « Détail ». Vous avez la possibilité de consulter les journaux des jours précédents. Vous
devez pour cela sélectionner une date à l’aide du calendrier , puis cliquer sur le bouton « Journal ».
Le rapprochement n’est effectué que sur les mouvements bancaires et les écritures
comptables dont la date d’opération est inférieure à la date de clôture indiquée.
Page 72 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
6.3.
Date : 03/04/2007
Page 73/79
RAPPROCHEMENT MANUEL
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Rapprochement manuel ».
6.3.1. Rapprochement manuel direct
Cet écran vous permet d’affiner le rapprochement. La fenêtre est composée principalement de deux
tableaux, l’un composé des mouvements bancaires non rapprochés, l’autre des écritures comptables
non rapprochées. Ces éléments ont la date d’opération inférieure à la date de clôture. A l’ouverture
de la fenêtre, les tableaux sont vides. Pour les remplir, cliquez sur .
Le principe est simple. Vous cochez une écriture dans le tableau de gauche et vous cochez l‘écriture
comptable correspondante dans le tableau de droite. Vous cliquez sur « Rapprochement » pour
valider. La fenêtre « Validation du Rapprochement » apparaît. Elle vous permet de vérifier de
nouveau votre sélection. Si vous êtes toujours sûrs de votre rapprochement, cliquez sur
« Rapprocher », sinon cliquez sur « Annuler ». Vous avez enfin la possibilité d’associer un
commentaire à ce rapprochement afin de justifier votre action.
Pour vous aider à retrouver les écritures correspondantes, vous avez la possibilité d’utiliser un filtre.
Sélectionnez un compte dans la liste déroulante ou sélectionnez un ou plusieurs codes opérations
puis cliquez sur
Page 73 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 74/79
Vous pouvez également trier automatiquement les deux tableaux selon des critères identiques. Pour
cela, sélectionnez dans la liste l’élément de tri désiré (Ex : Date d’opération, Montant) et les deux
tableaux sont triés automatiquement.
6.3.2. Rapprochement semi-automatique
Vous avez la possibilité d’effectuer un rapprochement semi-automatique. Pour cela, sélectionnez
dans la liste déroulante « traitement spécifique », le traitement « Rappro par montant équivalent ».
Une proposition de rapprochement est faîte uniquement sur le critère du montant :
S’il n’y a qu’une seule écriture comptable dont le montant correspond au mouvement
bancaire les deux lignes sont surlignées en orange clair.
S’il y a plusieurs écritures comptables dont le montant correspond au mouvement bancaire
les lignes sont surlignées en orange foncé.
Vous devez corriger manuellement les problèmes de doublons. Si vous décochez une ligne en
orange foncé, on va vous demander si vous désirez décocher l’ensemble des lignes liées ou
simplement cette ligne. Ainsi, vous avez le choix de :
Page 74 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 75/79
soit tout décocher pour tout resélectionner (plus intéressant lorsque le nombre de lignes
concerné est important)
soit décocher simplement les lignes incohérentes (plus intéressant pour les petits nombres
de lignes).
A la fin de votre correction et vérification, le montant total des mouvements doit correspondre au
montant total des écritures comptables. Si cette égalité n’est pas respectée, le rapprochement ne
peut être effectué.
Vous avez enfin la possibilité de descendre ou de monter d’une ligne ou de dix lignes en concert sur
les deux tableaux. Pour cela utilisez les boutons suivants :
rapprochement manuel, le résultat est affiché. Vous pouvez accéder à plus de détails en cliquant sur
« Détail ». Vous avez la possibilité de consulter les journaux des jours précédents. Vous devez pour
cela sélectionner une date à l’aide du calendrier , puis cliquer sur le bouton « Journal ».
6.4.
ETATS DE RAPPROCHEMENT / CLOTURE
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Etats de Rapprochement ».
Page 75 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 76/79
Vous avez accès en standard à six états :
état de rapprochement, présentation synthétique de la position bancaire, la position comptable
et des écarts compte par compte,
état de rapprochement détaillé, présentation détaillée des mouvements non rapprochés, des
écritures non rapprochées triées par montant et compte par compte, utilisé aussi comme état
de clôture,
Historique des états de clôture
état des écritures bancaires non rapprochées, liste détaillée des mouvements bancaires non
rapprochés,
état des écritures comptables non rapprochées, liste détaillée des écritures comptables non
rapprochées,
Liste des rapprochements, liste permettant de sortir la liste des éléments rapprochés pour une
date donnée ou un n° de rapprochement donné avec le s éléments avec lesquels ils ont été
rapprochés.
Pour lancer une impression, sélectionnez-la dans la liste déroulante puis ajoutez éventuellement un
filtre par compte bancaire ou par date. Pour l’état de rapprochement, cliquez sur « Calculer » puis
cliquez sur « Imprimer » (même bouton mais qui change de libellé selon l’étape où vous êtes
rendus). Pour les autres états, cliquez sur « Imprimer ».
Procédure de clôture :
Pour changer de date de clôture, vous devez générer l’état de clôture au format PDF. Pour cela,
vous sélectionnez l’ état de rapprochement détaillé et cliquez sur « Générer état de clôture ». Ainsi,
la position à la clôture est enregistrée et de nouveau consultable en sélectionnant « Historique des
états de clôture ». Une fois cette génération effectuée, vous pouvez aller dans « Rapprochement
automatique » ou « Rapprochement manuel » pour changer la date de clôture.
Page 76 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 77/79
6.5.
HISTORIQUE DES RAPPROCHEMENTS / TRAITEMENT DES
ERREURS
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Historique du Rapprochement ».
L’historique vous permet de visualiser les rapprochements déjà effectués et éventuellement annuler
un rapprochement erroné.
Pour rechercher une écriture ou un mouvement, vous avez à votre disposition des critères de filtre :
par compte bancaire,
par code opération,
par n° de rapprochement (a chaque opération de rap prochement automatique ou manuel est
attribué un numéro. Ainsi, vous pouvez ressortir rapidement l’ensemble des écritures et des
mouvements concernés par une session de rapprochement),
par fourchette de dates.
Cliquez sur pour lancer la recherche. Cliquez sur
Une fois le mouvement bancaire ou l’écriture comptable trouvée, sélectionnez-le et cliquez sur
« Détail ». Une fenêtre présentant les éléments rapprochés de votre sélection s’affiche.
Page 77 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
Date : 03/04/2007
Page 78/79
Le tableau supérieur liste des mouvements rapprochés. Le tableau central liste les écritures
comptables rapprochées. Dans la partie inférieure de la fenêtre sont affichés l’auteur, la date et le N°
de rapprochement ainsi qu’éventuellement le commentaire qui a été associé au rapprochement.
Vous pouvez dérapprocher en cliquant sur « Dérapprocher ».
Dans le tableau inférieur de la fenêtre principale, apparaît le journal des actions. Chaque fois que
vous effectuez un dérapprochement manuel, le résultat est affiché. Vous pouvez accéder à plus de
détails en cliquant sur « Détail ». Vous avez la possibilité de consulter les journaux des jours
précédents. Vous devez pour cela, sélectionnez une date à l’aide du calendrier , puis cliquez sur le
bouton « Journal ».
Page 78 sur 79
CUBICUS
Manuel utilisateur
6.6.
Date : 03/04/2007
Page 79/79
REPRISE DE L’HISTORIQUE
Cliquez sur l’onglet « Rapprochement », puis cliquez sur le bouton « Reprise de l‘Historique ».
Cette fenêtre vous permet de reprendre manuellement votre position de rapprochement à la date où
vous commencez le rapprochement sur CUBICUS. Ainsi vous pouvez saisir les mouvements
bancaires non rapprochés et les écritures comptables non rapprochées à la date D.
Pour cela, sélectionnez tout d’abord le compte concerné dans la liste déroulante. Cliquez sur l’onglet
« Ecritures comptables ». Saisissez directement dans la table, le libellé, la date d’opération, le code
d’opération et le montant (signé) de chaque écriture non rapprochée. A la fin de la saisie, cliquez sur
« Générer ». Ensuite cliquez sur l’onglet « Relevés de compte ». Saisissez le libellé, la date
d’opération, la date de valeur, le code opération, le N° écriture et montant (signé) des mouvements
bancaires non rapprochés. Lorsque la « différence » sera égale à zéro, le bouton « générer » sera
accessible. Cliquez dessus.
Page 79 sur 79

Manuel utilisateur CUBICUS

Transcription

Documents pareils

Evaluation de votre stage en ligne

Vider le cache d`Internet Explorer

Guide - Faire une demande d`inscription Etudes

Ecran de veille, comment le régler

Cliquez sur→ http://admin.infomaniak.ch/login.php

Définir un unique site web comme page accueil firefox

Procédure pour consulter sur le site de la FFB le détail de ses points

C o m m e n t m o d ifie r la d isp o sitio n d `u n e p age ? 1

Guide - Récupérer mon mot de passe perdu