Versandhaus Walz success story

Oubliez le « copier-coller »,
voici la publication dynamique !
Versandhaus Walz GmbH décide de donner un coup de
fouet à ses processus de production de catalogues en
implémentant une solution de publication dynamique
Quark entièrement automatisée
V
ersandhaus Walz GmbH est l’un des leaders européens de la
vente par correspondance spécialisée (VPC), qui produit plus
de 50 000 pages de catalogue par an. Jusqu’ici, la production
de chaque catalogue était un processus complexe et fastidieux avec
de nombreuses tâches manuelles — jusqu’à ce que Versandhaus
Walz engage l’intégrateur de systèmes Softbricks pour développer
une solution de publication dynamique basée sur QuarkXPress ®
Server. Le nouveau système a permis d’accélérer considérablement
le processus de production, en permettant l’intégration automatique
des images, textes et données techniques dans les maquettes correspondantes. Le personnel interne et externe ont ainsi accès à tout
moment au même contenu, qui est également mis à jour en permanence. Cela a permis à Walz de dégager des économies d’échelle
tout en renforçant la cohérence de sa marque.
Versandhaus Walz est actuellement le numéro un de la vente par
correspondance spécialisée au sein du Primondo Specialty Group.
Riche d’un effectif de quelque 1 800 collaborateurs, la société gère
plus de soixante-dix points de vente spécialisés en Allemagne, en
Autriche et en Suisse. Walz opère sous six appellations commerciales, dont la plus ancienne et la plus connue est baby-walz, qui
date de 1952. Le pool de marques de la société s’est étendu depuis,
et intègre désormais moderne Hausfrau (la Femme moderne) ainsi
que d’autres ajouts plus récents tels que walzkidzz, sunnywalz,
creawalz et Nuggihuus. Pratiquement un tiers du chiffre d’affaires de
Versandhaus Walz est désormais généré hors d’Allemagne, la distribution des catalogues couvrant à la fois ce pays mais aussi
l’Autriche, la Suisse, les Pays-Bas, la Belgique et la France. Deux éléments clés de la réussite de l’entreprise sont le niveau élevé de son
efficacité opérationnelle et le bas niveau de ses coûts d’exploitation.
SUCCESS STORY
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Oubliez le « copier-coller », voici la publication dynamique !
Jusqu’à une époque récente, la production de catalogues était une
affaire complexe chez Walz. elle impliquait la tâche souvent fastidieuse de mettre en réseau les différentes parties impliquées dans
le processus de production du catalogue — comme des collaborateurs travaillant dans divers environnements internes et externes,
des spécialistes de la reprographie, un choix varié d’agences publicitaires, des traducteurs et un nombre indéterminé de photographes
— tout en veillant à ce qu’elles soient alimentées en données actualisées et cohérentes. Les cinq secteurs de production étaient gérés
par des équipes de direction décentralisées, les textes et les images
étant stockés de façon aléatoire entre les studios photo, les ateliers
de reprographie et les agences. Les graphiques et textes résultants
ne répondaient à aucun standard précis ou plan cohérent ;
l’archivage était géré à l’encontre de toute logique, les documents
étant enregistrés dans divers formats et sous différents systèmes
d’appellation de fichiers ; les images, quant à elles, étaient le plus
souvent loin de satisfaire les critères de qualité imposés.
Lorsque le contenu du catalogue était définitivement arrêté, le
texte était transféré manuellement par copier-coller dans une
base de données multimédia pour pouvoir être utilisé dans
d’autres projets — une tâche fastidieuse et peu gratifiante ! La
publication d’une nouvelle version du catalogue impliquait le plus
souvent de collationner et réassembler manuellement toute une
variété d’anciens matériels, images et textes publicitaires.
Plus l’activité de vente sur catalogue de Walz se développait,
plus il apparaissait clairement que l’entreprise avait besoin d’une
solution en mesure d’améliorer globalement son système de
PAo, d’optimiser les coûts et de réduire les cycles de production.
Ce qui apparut clairement dès le début, c’est que le système
devait être basé sur un modèle de gestion de processus centralisé. C’était bien Walz, et non ses partenaires extérieurs, qui devait
se trouver au sommet de la hiérarchie de gestion des données.
Walz devait impérativement contrôler qui pouvait avoir accès à
quelles données, par quel moyen et sous quelles conditions.
Les technologies Quark ont apporté la solution
Après avoir analysé et évalué des systèmes concurrents, Walz a
décidé d’implémenter une solution de publication dynamique
basée sur les technologies Quark®. QuarkXPress Server fournit le
fondement technologique sur lequel la nouvelle solution de publication dynamique est basée. Quark a développé cette technique
pour associer les fonctionnalités typographiques et graphiques
de pointe de QuarkXPress à des performances de niveau serveur
permettant d’automatiser les processus. QuarkXPress Server offre
aux intégrateurs de systèmes, aux développeurs et aux clients
une technologie flexible qui leur permet d’exploiter le potentiel
créatif de QuarkXPress pour développer des applications et des
solutions de publication automatisée dans les secteurs suivants :
publication en ligne (Web-to-print), publication de données variables, publicité textuelle automatisée, création de documents
PDF à la demande, personnalisation et marketing individualisé.
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VeRSANDHAuS WALz GmBH
Allemagne, Autriche, Suisse,
Pays-Bas, Belgique et France
www.versandhaus-walz.de
SoFtBRiCkS
Munich, Allemagne
www.softbricks.de
La tâche :
■
Réduire les délais de production de catalogues
et autres supports de communication tout en
développant des processus de publication plus
rentables
■ Diffuser du matériel publicitaire dans différentes
langues partout en Europe tout en assurant la
cohérence de la marque
SOLutiOnS Quark :
■
QuarkXPress Server comme technologie de
base pour la plate-forme MediaDB de Softbricks
■
La capacité de conception graphique de
QuarkXPress alliée à des performances de
niveau serveur
Le réSuLtat :
Plus de 50 000 pages de catalogue
produites chaque année
■ Cohérence de la marque
■ Économies considérables en termes
de temps et d’argent
■
©2013 Quark Software Inc. All rights reserved
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Après avoir envisagé de nombreux autres systèmes, c’est finalement QuarkXPress Server qui a su convaincre Versandhaus Walz.
« Les autres systèmes offraient des solutions très onéreuses que nous
ne pouvions pas adapter à nos besoins spécifiques, et qui nous
auraient donc obligés à changer nos processus internes. QuarkXPress
Server, par contre, est une solution beaucoup plus souple qui nous a
permis d’adapter l’application à nos besoins spécifiques », se souvient Christian Rast, qui dirige le service Publicité chez Walz.
« Avant, nous travaillions avec inDesign®, mais maintenant nous
utilisons exclusivement QuarkXPress », précise Christian Rast.
« L’expérience nous a montré que QuarkXPress nous donne bien
plus de contrôle sur la conception et la mise en page. Avec chaque
version, QuarkXPress introduit des outils encore plus intuitifs qui
nous permettent de travailler de façon plus efficace, ce qui en fait
la solution idéale sur laquelle compter aujourd’hui comme demain.
De plus, les agences de reprographie avec lesquelles nous travaillons maîtrisent à la perfection l’utilisation de QuarkXPress, tout
comme les différentes agences de publicité avec lesquelles nous
collaborons depuis quelque temps déjà. Nous voulions tirer le
meilleur parti possible de cette expertise. Grâce à QuarkXPress, les
procédures de production technique et les paramètres de configuration de nos agences sont intégralement testés et éprouvés ».
même si plusieurs agences ont dû rompre les liens avec inDesign
et s’adapter à un nouvel environnement de travail, « cela n’a pas
posé de problème grâce aux excellents services d’assistance et de
formation offerts par Quark », signale Rast.
Walz a trouvé un partenaire idéal avec Softbricks, une société
spécialisée dans le développement de logiciels pour l’industrie
des médias. Après une analyse exhaustive des besoins, Softbricks
s’est lancée dans le développement de mediaDB, une plateforme centrale disponible en permanence, basée sur
QuarkXPress Server, qui applique des principes logiques pour
stocker l’ensemble des données sur les produits et des
ressources. Comme le dit Stefan Sporrer de Softbricks, « Les performances et la stabilité de QuarkXPress Server sont réellement
impressionnantes. Grâce à l’utilisation d’environnements de
développement standardisés tels que Java ™ , JSP ™ , ASP/.Net,
PHP, Visual Basic ® , et de protocoles comme HttP et SoAP,
QuarkXPress Server peut s’intégrer en souplesse dans n’importe
quel environnement informatique existant. C’est ce qui nous a
permis de fournir, au lieu d’un système complet rigide, un ensemble de composants entièrement configurables sous la forme
d’une solution globale ne contenant que les modules réellement
nécessaires ». Si les besoins évoluent, il suffit d’ajouter de nouvelles fonctions complémentaires au système existant.
MediaDB — la source de contenu pour tous les processus
d’éditique
La base de données mediaDB, développée par Softbricks, offre
une source centrale de contenu pour l’ensemble des processus
de publication de Walz. mediaDB est désormais reliée au système
de gestion des ressources, qui gère l’ensemble des données sur
les produits de la société. mediaDB reçoit ces flux de données,
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ainsi que les articles archivés, les anciens matériels publicitaires et les textes associés aux produits, triés sur la base de
critères tels que le nom, la description et le prix du produit,
tout cela associé aux feuilles de style et aux fiches descriptives correspondantes.
mediaDB est également reliée à la base de données Xinet®
WebNative® utilisée par une agence de reprographie appelée
Christ. Cela permet à tous les photographes travaillant sur un
projet de télécharger leurs photos — même en pleine séance
de prises de vues — dans une base de données d’images parfaitement architecturée, et d’affecter chaque photo à sa page
correspondante dans le catalogue. un outil de sélection d’images permet aux membres du service Publicité de Walz d’évaluer les fichiers images envoyés par les photographes et de les
pré-trier par catégorie.
La base de données Xinet WebNative contient actuellement
quelque 20 téraoctets de matériel de ce type, ce qui représente à
peu près 1,1 million de fichiers, dont environ 900 000 sont des
images. Dès qu’un nouveau concept publicitaire est finalisé, les
fichiers images sont importés de la base de données dans la
maquette via QuarkXPress Server et mediaDB. mediaDB simplifie
considérablement la phase réelle de préproduction d’une maquette QuarkXPress, ce qui rend le processus d’autant plus efficace.
Basée sur le texte, les images, les données sur les produits et les
fiches descriptives des catalogues précédents, toute la maquette
du catalogue est structurée et préconfigurée automatiquement —
et ce en quelques minutes seulement ! Les traductions en langues
étrangères du texte sont également gérées par QuarkXPress Server
et mediaDB, permettant au contenu traduit de s’insérer automatiquement dans les emplacements correspondants.
une seule source de contenu pour de nombreux formats de sortie
Les données peuvent circuler dans les deux sens. Si le contenu circule du système de gestion des ressources et de la base de données d’images vers les maquettes par l’intermédiaire de mediaDB, il
peut aussi bien circuler automatiquement dans le sens inverse, des
catalogues vers mediaDB. Chaque fois qu’un catalogue est créé,
QuarkXPress Server extrait la version définitive des textes, y compris
les feuilles de style, des pages du catalogue et les structure sous
forme de fichiers XmL. Ces fichiers XmL sont ensuite classés sur la
base de critères tels le titre, le sous-titre, le prix et la description du
produit, y compris le chemin d’accès à l’emplacement où les photos
sont stockées dans le système Xinet. Les fichiers sont ensuite
importés dans mediaDB, ce qui permet de s’assurer que les
dernières versions du texte et des feuilles de style correspondantes
sont toujours accessibles. Les mises à jour de catalogues peuvent
être réintroduites dans mediaDB à tout moment.
Ce nouveau concept de publication dynamique permet de
mettre en place une véritable solution de publication multicanal
automatisée. La maquette, le matériel publicitaire et les autres
supports de commerce en ligne d’un catalogue entier peuvent
être produits à partir d’une seule et même source de contenu.
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L’ensemble des éditeurs, partenaires, sous-traitants, agences de
publicité, agences de reprographie, services internes et fournisseurs ou prestataires externes (comme des centres de SAV ou
des bureaux de traduction) peuvent être autorisés à accéder à ce
contenu. Par exemple, mediaDB permet aux membres du service
Publicité de Walz de télécharger les formats d’image requis pour
une tâche spécifique, tandis que leurs collègues du service des
achats en ligne utilisent les fonctions d’exportation de texte et
d’images du système pour se procurer du contenu.
Cela permet également de s’assurer que toutes les personnes
concernées travaillent sur le même contenu et communiquent entre
elles via des lignes de communication standard. enfin, la cohérence
de la marque est assurée, quel que soit le support de distribution.
Des économies de temps et d’argent... et une qualité optimale
« Le transfert des données finales de nos catalogues dans la base
de données multimédia par copier-coller prenait parfois plus
d’une semaine pour les projets complexes. Grâce à l’automatisation, ce n’est désormais plus qu’une question de minutes »,
déclare Christian Rast. « La question de la rentabilité de cet
investissement ne se pose même pas. Le coût du nouveau logiciel
sera amorti après la création de quelques catalogues seulement,
grâce aux économies considérables réalisées en temps comme
en argent ». Parallèlement, la solution de publication dynamique
permet d’accéder à toutes les fonctions de conception de
maquette de QuarkXPress, ainsi qu’à toutes les capacités
créatives de l’application. Cela permet à Walz de concevoir des maquettes de grande qualité qui dépassent
largement les attentes du marché, et de renforcer ainsi sa
position concurrentielle à long terme.
un autre avantage de la publication dynamique réside
bien évidemment dans la standardisation des procédures.
« Nous adhérons désormais à nos processus de manière
encore plus étroite qu’auparavant », souligne Christian Rast
sans dissimuler sa satisfaction. « Les procédures sont plus
clairement définies, tout comme l’est la chaîne de responsabilité. Nous pouvons définir clairement qui a le droit d’accéder à tel ou tel contenu. Les employés se sont adaptés très
rapidement au nouveau flux de travail ». et Rast de continuer :
« Nos flux de travail sont désormais plus méthodiques, mieux
définis, plus simples à suivre et plus faciles à surveiller ; et nos
contenus sont enregistrés de manière bien plus rationnelle et
efficace qu’auparavant. Le matériel géré par mediaDB est mis à
jour en permanence, ce qui nous permet de réutiliser le contenu quasiment en temps réel ».
Versandhaus Walz envisage-t-elle d’étendre sa solution de publication dynamique ? Christian Rast est déjà en train d’y réfléchir.
« C’est vrai que nous envisageons d’utiliser Quark Publishing
System® (QPS®) et la plate-forme QPS Web Hub pour gérer nos
processus de traduction et d’épreuvage en ligne ».
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Walz pense également étendre son flux de travail automatisé à
l’aide d’un système de planification de pages en ligne qui préproduirait un fichier QuarkXPress de la maquette finale du catalogue. Le flux de travail pourrait alors ressembler à quelque chose
comme cela : un responsable de produit, concepteur graphique
ou membre du service Publicité place des aperçus de produits sur
les pages voulues à l’aide d’un navigateur Web. QuarkXPress
Server crée ensuite automatiquement un fichier QuarkXPress qui
servira à produire le catalogue final, cela grâce à la capacité de
transformation bidirectionnelle entre les fichiers QuarkXPress et
XmL. C’est cela la publication dynamique de l’avenir !
avec chaque version, QuarkXPress
introduit des outils encore plus intuitifs
qui nous permettent de travailler de
façon plus efficace, ce qui en fait la solution
Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cette étude de
cas ou si vous souhaitez découvrir comment les produits et solutions Quark peuvent améliorer votre productivité, rendez-vous sur
le site euro.quark.com/fr ou contactez-nous par email ou par téléphone (voir détails ci-dessous). Si vous désirez que Quark publie
votre cas client, veuillez contacter l’équipe des relations Presse à
l’adresse suivante : [email protected].
idéale sur laquelle compter aujourd’hui
comme demain.
— Christian Rast, Responsable de la publicité
chez Versandhaus Walz
À propos
about
Quark
de Quark
Les logiciels Quark permettent aux organisations de
toutes tailles de répondre aux exigences des clients en
communications attractives et pertinentes, qui soient
accessibles en tout lieu, à tout momentet sur n’importe
quel terminal. Nos solutions allient la puissance du format
XmL à des capacités de mise en page et de conception
graphique flexibles pour automatiser la diffusion des
communications client sur papier, le Web et les terminaux
mobiles les plus récents afin d’offrir de véritables expériences interactives. Des entreprises du secteur financier,
des industriels et des gouvernements dans le monde
entier font confiance aux solutions Quark pour élever le
niveau de leur communication avec la clientèle, réduire
leurs délais de commercialisation et leurs coûts.
north america
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