Guide des exposants ACPI 2014.docx - Congrès de l`ACPI

Congrès de l’ACPI avec l’APPIPC 2015
Guide et conditions des exposants
Lieu du congrès
Whistler Conference Centre
http://meetings.whistler.com/conference_centre/
4010 Whistler Way
Whistler, BC
604.932.3928
Horaire
Veuillez vous présenter au comptoir d’inscription avant d’installer votre matériel aux kiosques.
Installation :
jeudi 22 octobre – 17h00 à 20h00
Salon ouvert : vendredi 23 octobre – 7h30 à 17h00
samedi 24 octobre – 7h30 à 12h30
Démontage : samedi 24 octobre – 12h30 à 15h00
Veuillez noter qu’aucun étalage ne devra être démonté avant la fermeture du congrès à 12h30 le samedi 24
octobre. Pour plus de détails au sujet du congrès, visitez le site web du congrès au :
www.congres-acpi.ca/acpi2015
Inscription
Pour vous inscrire comme exposant, rendez-vous au www.congres-acpi.ca/acpi2015. Les espaces seront
alloués par ordre de réception des formulaires et du paiement, et selon la disponibilité de location. Les
exposants seront informés à l’avance de l’emplacement de leur(s) table(s).
Mobilier
Avec la location de chaque espace, l’ACPI vous fournira une table de 6 x 6 pieds avec une nappe et deux
chaises dans un espace de 8 x 10 pieds. Si vous avez besoin d’autre mobilier, veuillez communiquer avec
Whistler Show Services. Un lien à leur kit est sur le site du congrès au www.congres-acpi.ca/acpi2015.
Électricité et accès Internet
Si vous avez besoin de l’électricité ou une ligne directe d’internet, veuillez remplir le formulaire au site du
Whistler Conference Centre au https://secure.whistler.com/order/. L’accès internet via Wi-Fi est gratuit.
Audio-visuel
Pour tous besoins audio-visuels, veuillez communiquer avec Freeman AV, le fournisseur sur place, au 604932-3357.
Livraison et entreposage de matériel
L’ACPI laissera à la firme Whistler Show Services le soin d’entreposer et de livrer votre matériel avant et
après les congrès. Veuillez communiquer directement avec Whistler Show Services pour toute question de
livraison, d’entreposage et de mobilier. Pour plus de détails ou pour connaître les autres services offerts par
Whistler Show Services, veuillez consulter leur kit de renseignements au site du congrès au www.congresacpi.ca/acpi2015.
Activités aux tables
La musique et les vidéos sont acceptées, dans la mesure où ils n’interfèrent pas avec le déroulement des
ateliers ou les activités des autres exposants.
Tirage
Nous demandons à chaque exposant de préparer un prix à faire tirer, s’il le désire. Des membres du comité
organisateur passeront aux tables pour ramasser deux cartes d’affaires de chaque exposant qui désire offrir
un prix. Nous ferons tirer les cartes à l’assemblée générale annuelle de l’ACPI, le matin du samedi 24
octobre, et nous demanderons aux gagnants de se rendre aux tables pour ramasser leur prix.
Repas
L’ACPI fournit les repas et les pauses pour un seul représentant par table louée. Nous ajouterons un 50$ à
la facture pour chaque représentant supplémentaire. Pour commander des repas pour un ou des
représentant(s) supplémentaire(s), veuillez communiquer avec l’ACPI par téléphone au 613-230-9111 ou
par courriel au [email protected].
Identification
Nous fournirons une pièce d’identification pour chaque représentant - il est donc important que vous nous
fassiez parvenir leurs noms avant le 12 octobre 2015. Nous demandons aux exposants de porter leur pièce
d’identification en tout temps pendant le congrès.
D’autres opportunités
Devenez commanditaire! L'ACPI est à la recherche de partenaires et commanditaires qui veulent comme
nous contribuer à l’épanouissement d’un Canada bilingue. En vous associant à son congrès, l’ACPI vous
offre la possibilité de hausser le profil de votre entreprise auprès d’un public avide de ressources. Votre
générosité nous permet d’offrir à nos membres un congrès à un taux raisonnable, ce qui assure un
achalandage élevé. Veuillez communiquer avec [email protected].
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[email protected].
Dommages et responsabilité
Les dommages physiques causés par les exposants, leurs employés ou leurs représentants sont la
responsabilité de l’exposant. Les exposants seront responsables pour tout dommage et plaintes, pendant
et suite au congrès, causés par leur propre négligence ou la négligence de leurs représentants. L’ACPI /CAIT
et le Whistler Conference Centre ne sont responsables d’aucuns dommages, pertes ou blessures liés au
salon des exposants ou au congrès. Les exposants sont entièrement responsables de leur matériel, de son
installation, et du démantèlement de leur stand à la fin du congrès, selon l’horaire fourni. Tout article laissé
sur les lieux ou sur le quai de chargement du centre des congrès sera envoyé dans un entrepôt aux frais de
l’exposant.
Sécurité
Les portes du Whistler Conference Centre seront barrées à clé en dehors des heures d’installation,
d’ouverture et de démontage et un gardien de sécurité sera engagé si nécessaire. Cependant, les exposants
sont seuls responsables de leur propre matériel d'exposition et doivent s’assurer contre les pertes ou les
dommages causés par le vol, accident, vandalisme, incendie ou autres causes. Tous les biens de l'exposant
sont sa responsabilité durant le transit et dans les limites de l’aire d'exposition. Ni l’ACPI ni le Whistler
Conference Centre, leurs employés ou représentants sont responsables de quelque dommage ou perte
pouvant survenir aux exposants ou aux employés des exposants ou leurs biens sous toute forme. La
souscription à une assurance-responsabilité est la responsabilité des exposants. L’exposant, en acceptant
cette entente, accepte d'indemniser et de décharger l’ACPI et le Whistler Conference Centre de toute
responsabilité ou frais pour tous dommages corporels, résultant de ou en lien avec son affichage.
Hébergement
L’ACPI a négocié un tarif préférentiel au Hilton Whistler Resort & Spa, situé à quelques pas du Whistler
Conference Centre. Le tarif spécial pour les participants du Congrès de l’ACPI-l’APPIPC est de 139 $ la
nuitée et est valable jusqu'au 21 septembre 2015. Pour réserver votre chambre, vous pouvez communiquer
directement avec le Hilton sans frais au 1-800-515-4050 ou par courriel au
[email protected] et mentionner le groupe ACPI 2015. Vous pouvez également réserver
votre chambre par Internet au Hilton Whistler Resort & Spa et mettre le code « ACPI ».
Annulation
Pour toute annulation de table d’exposant avant le 30 septembre 2015, l’ACPI s’engage à rembourser les
frais de table, moins 25% en frais administratifs. Toute annulation faite après cette date ne sera pas
remboursée, à moins de circonstances aggravantes soutenues par une documentation officielle.
Contacts sur place
Lucie Ferrari, Membre du comité organisateur : [email protected]
Michel Yin, Membre du comité organisateur : [email protected]
Martha Godon, Coordonnatrice du congrès : [email protected]