Offre système GED GEC par Soft Solutions Technology

SOFT SOLUTIONS TECHNOLGY
Développement de sites web et logiciels – SIG – GED – Réseaux et sécurité informatique – Formation – Maintenance – Vente et Location de matériels
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Tel. +221 33 868 96 60 *** Fax: +221 33 864 02 39 *** Cel: +221 77 647 35 06 / 76 345 95 58 / 70 804 41 24 ***
Email: [email protected] * [email protected] * Sype : mame.mbaye.ndiaye
Sites Web : http://www.2stechnolgy.com * http://elearningsst.com * http://sigsst.com
Dakar SENEGAL
Offre système de Gestion Electronique de Documents –
Gestion Electronique de Courriers
Le cabinet Soft Solutions Technology, a développé un logiciel GED/GEC qui vise deux objectifs
majeurs :
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Rendre rapide et facile les accès aux documents de travail et à leurs contenus afin de
les modifier, les valider et de les diffuser vers des cibles bien identifiées
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Permettre et un suivi efficace du traitement des courriers avec un système d’alerte
par mail qui prévient les utilisateurs de l’imputation de tout nouveau courrier et des
risques de retard relatifs au traitement de dossiers dont ils ont la charge et aussi
permettre de retrouver les contributions de tous les agents sous forme de notes ou
de documents associés aux courriers.
SOFT GED-GEC est un logiciel de gestion électronique de documents/gestion électronique de
courriers qui fonctionne en réseau et utilise une base de données client/serveur où toutes les
données seront centralisées.
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Diffusion immédiate des courriers aux agents : dès qu’un courrier arrive, il peut être
scanné et envoyé à l’agent concerné avec toutes les informations annexes s’y
rapportant.
Notifications et alertes : le système envoie automatiquement par mail, aux agents
concernés, des notifications de nouveaux courriers à traiter et des alertes pour avertir
en cas de risque de retard dans le traitement d’un courrier.
Imputation et copie : un courrier peut-être imputé à un agent et envoyé en copie à
autant d’agents qu’on le désire.
Corbeilles virtuelles : pour faciliter leur consultation, les courriers d’un agent sont
répartis entre différentes corbeilles en fonction de l’état d’avancement de leur
traitement ou de leur statut ; courriers à traiter, courriers en retard, courriers à valider,
courriers traités, etc.
Validation : un agent peut demander la validation d’un courrier avant de l’envoyer. Si le
courrier est un document de type Word, texte, etc., on peut y apporter toute
modification jugée utile avant de le valider.
Gestion des absences : un agent qui part en congés ou s’absente pour une durée
relativement longue, peut signaler son départ au système et rediriger son courrier vers
la personne qui le remplacera.
R.C. N° SN DKR – 2008 – A – 15436 *** NINEA: 30479272V1 *** Cpt. banque BRS N° 01001012120040101/63 - Dakar Sénégal
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Suivi du traitement : Le système remplace avantageusement les fiches de suivi de
courrier, en effet on peut à tout moment consulter l'état d'avancement du traitement
d'un courrier.
Notes : chaque agent destinataire d’un courrier ou l’ayant reçu en copie peut poster une
ou plusieurs remarques ou directives sous forme de notes que les autres agents
pourront consulter.
Documents d’un courrier : Il est possible d’attacher autant de documents qu’on le
désire à un courrier en traitement, documents que les autres destinataires du courriers
peuvent consulter.
Historique des actions : toutes les actions effectuées dans le système sur un courrier,
sont enregistrées dans un historique, que ce soit la simple consultation d'un courrier ou
son traitement. Cet historique peut être consulté pour avoir une vision complète de ce
ce qui a été fait, par qui cela a été fait et quand cela a été fait relativement au
traitement d’un courrier donné.
Gestion des documents : les documents indépendants de tout courrier (notes de
service, rapports, etc.) peuvent être stockés et retrouvés rapidement grâce à un
système de recherche performant
Sécurité et confidentialité : Les courriers et documents sont cryptés à leur
enregistrement et ne sont décryptés qu’au moment de leur consultation par les agents y
ayant droit. En effet le système permet d'affecter des droits spécifiques à chaque
utilisateur ou groupe d'utilisateurs.
Fonctionnement : le logiciel fonctionne en réseau avec une base de données
client/serveur et des applications clientes installées sur les postes de travail, les mises à
jour étant recherchées automatiquement dans un dossier partagé sur le serveur à
chaque lancement de l’application et le cas échéant, proposées à l’installation ou
installées automatiquement au bout d’une minute.
Pour vous donner une meilleure idée des fonctionnalités du logiciel, vous pouvez
accéder au guide d’utilisation qui est disponible en téléchargement dans la rubrique
« Nos produits » de notre site Web accessible à l’adresse http://2stechnology.com
NB : Il est possible de faire évoluer ce logiciel pour y intégrer toute fonctionnalité qui n’aurait
pas été prise en compte.
R.C. N° SN DKR – 2008 – A – 15436 *** NINEA: 30479272V1 *** Cpt. banque BRS N° 01001012120040101/63 - Dakar Sénégal