Description du poste - APE - Services d`aide à l`emploi

Description du poste
1.
Information sur le poste
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Titre du poste : Adjoint (e) au développement des affaires
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Titre du supérieur immédiat : Vice-président au développement des affaires
Date d’entrée en fonction : 14 novembre 2011
2.
Lieu de travail : Lévis (5700, rue JB Michaud)
Information sur l’organisation
L’Association québécoise pour la maîtrise de l’énergie (AQME) est un organisme à but non lucratif qui œuvre activement
depuis 1985 à la promotion de la recherche, du développement et de l’innovation dans le domaine de l’efficacité
énergétique. C’est un carrefour d’intervenants qui mettent en commun leur expérience et leurs connaissances dans ce
domaine.
3.
Sommaire du poste :
Fournir un soutien administratif confidentiel au VP, qui comprend la coordination des procédures administratives, les
activités du client et les fonctions liées organisation ainsi que la liaison avec les représentants de tous les partenaires de
l’AQME et ceci au nom du vice-président tout en exerçant un jugement sain dans un rythme rapide, environnement en
constante évolution.
De façon plus large, il contribuera à positionner et à faire rayonner l'association dans l'ensemble des régions du Québec.
Pour ce faire, il participera à maintenir des relations d'affaires durables auprès des professionnels de différents milieux
(corporatifs, sociaux, gouvernement, municipalité, firme d’ingénierie, architecte etc.).
4.
Description des principales responsabilités
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Gérer et maintenir le calendrier de bureau, y compris rendez-vous et de rééchelonnement, le traitement des appels
téléphoniques, gestion du courrier électronique, la coordination des activités, l'agenda et des réunions de service
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Planifier la coordination d'événements (en collaboration avec son supérieur), y compris la coordination des réunions
des différents comités et d'autres projets divers et des procès-verbaux et documents exacts
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Réaliser des projets spécifiques et des recherches de façon indépendante
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Effectuer de la sollicitation téléphonique et électronique de partenaires financiers et de participants pour les
différents événements de l’AQME (Énergia, déjeuners et dîners conférence, exposition commerciale, congrès,
tournois de golf)
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Rassembler et préparer toute la documentation nécessaire afin de faire en sorte que les ventes se déroulent le plus
rapidement possible
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Assurer un suivi téléphonique ou électronique des invitations aux activités de réseautage de l’AQME
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Assurer une partie de la logistique des évènements de l’AQME en collaboration avec le vice-président au
développement des affaires (avant et pendant l’évènement) et en assurer le suivi
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Rechercher électroniquement des participants ou des partenaires potentiels pour les événements de l’AQME et les
inscrire dans la base de données
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Saisir à l’ordinateur, réviser et finaliser la correspondance des gens inscrits aux événements. Après chaque activité
de réseautage, tenir la base de données à jour
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Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique, ou
acheminer ces demandes à la personne appropriée
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Rédiger des lettres électroniques de remerciements pour les participants et les partenaires financiers de chacun des
évènements de l’AQME
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Effectuer toute tâche connexe à la demande de son supérieur
5.
Exigences du poste
Formation : Avoir complété un programme collégial
Compétences linguistiques :
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Excellente maîtrise de la langue française (lecture, écriture, oral)
Bonne maîtrise de la langue anglaise est un atout (lecture, écriture, oral)
Compétences informatiques :
Bonne connaissance des logiciels suivant : Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point
Expérience : 2-3 ans d’expérience dans le domaine du service à la clientèle, de la vente, de la prospection ou toute
expérience équivalente
Compétences et qualités requises :
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Organisé
Débrouillard
Autonome
Discrétion
Excellente planification et d'organisation
Esprit de marketing
Esprit d’équipe
Professionnalisme
Volonté de travailler dans un rôle qui requiert haut degré de flexibilité en termes de rapide évolution des priorités et
la portée suffisamment large de responsabilités
Forte capacité d'analyse pour recueillir et analyser des données provenant de diverses sources, l'écriture et au
développement des affaires de présentation
Excellentes aptitudes interpersonnelles avec l'orientation client et une capacité à communiquer de manière
professionnelle avec la haute direction, les clients internes et externes (par voie orale, écrite et présentations).
Autres exigences :
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Adhérer aux valeurs de l’AQME
Avoir accès à une voiture
Travailler parfois avec un échéancier serré
6.
Conditions de travail
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35 heures par semaine
Conditions salariales (selon l’expérience – à discuter)
Date limite pour l’envoie de votre curriculum vitae : le 1 novembre 2011 ( 16h )
Prière d’envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae au : [email protected]