Convention de partenariat MFV-NG 2016 V2

CONVENTION DE PARTENARIAT
NATURAL GAMES - EDITION 2016
Entre les soussignés :
COMITE D’ORGANISATION DES NATURAL GAMES
Siège Social – 3 rue Pasteur - 12100 MILLAU
Représenté par Marc Salson (Co-Président du CONG) et par Michaël
Pradayrol (Founder & Global Manager)
Et :
ASSOCIATION « MILLAU FREE VOL »
Siège Social :.................................................................................................
Représenté par son Co-Président JEAN-MICHEL BENSILHE
Ci-après dénommée : MILLAU FREE VOL
Préambule :
La présente convention a pour objet de définir et préciser le rôle et les engagements
de chacun des deux partenaires dans l’organisation des Natural Games, et plus
particulièrement pour l’organisation du volet ESCALADE.
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
Article 1 : Description de la manifestation
La prochaine édition des Natural Games se déroulera à Millau du 30 juin au 03
Juillet-2016.
Cet événement regroupe 7 univers sportifs (VTT enduro, VTT Slopestyle, Escalade,
Kayak, Parapente, Slackline, Stand Up Paddle) qui se déroulent en milieu naturel.
Sept disciplines sont proposées de manière indépendante, sur différents sites de
pratique équipés :
- Un Open international d’escalade PRO/AM
- Une Pré Coupe du Monde de Parapente
- Une Coupe de France d’enduro VTT PRO/AM " Enduro Series "
- Un Open international de kayak freestyle + un Open de boarder kayak
- Un Contest international de VTT Slopestyle PRO/AM
- Un Open international de slackline PRO/AM
- Des contest amateurs de Stand Up Paddle
La manifestation comprend un volet sportif professionnel (présence des meilleurs
mondiaux dans chaque discipline) et un volet sportif amateur (participation des
débutants et amateurs).
En parallèle des épreuves sportives, seront proposés plusieurs shows (parapente
acrobatique, Duel escalade de vitesse…) et diverses animations (initiations sportives
gratuites pour le public, démonstrations, concerts,...)
Article 2 : Rôle et engagements du CONG
Le CONG est le porteur du projet d’organisation des Natural Games dans sa
globalité.
Dans cette optique, il prend en charge l’ensemble de la logistique liée à
l’organisation de la manifestation, concernant le matériel, l’encadrement, la
communication, l’hébergement et la restauration.
Il est responsable des relations avec les institutions locales, nationales et
internationales, par l’intermédiaire de ses 8 co-présidents, ainsi que des relations
avec les partenaires privés.
Il a également en charge le sponsoring, les partenariats privés ou public et les
relations avec les Fédérations Sportives délégataires (Nationales et Internationales)
En cas de partenariat avec une instance fédérale, MILLAU FREE VOL
participera aux négociations et sera co-signataire de la convention finale.
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
Les décisions relatives à l’organisation des épreuves sont prises en concertation
avec les associations partenaires, et sont validées par le Conseil d’Administration du
CONG, conformément aux dispositions de ses statuts.
Il met en place le plan secours et le plan communication de l’événement qui sont
entièrement à sa charge.
Le CONG gère directement les " inscriptions aux compétitions " liées aux différentes
épreuves.
Article 3 : Rôle et engagements de MILLAU FREE VOL
A – Organisation technique et sportive :
MILLAU FREE VOL s'engage à organiser :
-
Une épreuve « PRE COUPE DU MONDE DE PARAPENTE DE DISTANCE »
Un atelier « GONFLAGE PARAPENTE SCOLAIRES » (le jeudi et le
vendredi)*
Un atelier « GONFLAGE PARAPENTE GRAND PUBLIC » (le samedi et le
dimanche)*
* Si les ateliers décrit ci dessus ne pouvaient être pris en charge par MILLAU FREE
VOL, le CONG facturera la dite prestation à hauteur de 2800 € HT (soit 350 €HT par
moniteur x 2 moniteurs x 4 journées d'encadrement) à MILLAU FREE VOL sur
facture du 1er Juin 2016.
MILLAU FREE VOL devra formuler ses intentions d’organisation technique relatives
à ces différentes épreuves ou ateliers initiation.
Ces propositions seront validées et/ou modifiées en concertation avec le CONG.
B – Les bénévoles :
MILLAU FREE VOL devra fournir une équipe d’un maximum de 30 bénévoles
(staff principal et staff bar compris) pour la bonne organisation de l'épreuve et des
animations décrites à l'Article 3 - Alinéa A. Cette équipe de bénévoles reste à la
charge de COULEUR CAILLOU sur le plan technique uniquement.
Parmi cette équipe de 30 bénévoles, MILLAU FREE VOL devra fournir 5 bénévoles
pour le montage du village commun à toutes les disciplines pendant la semaine
précédent l’événement et pendant les 2 jours suivant la fin de l’événement. De la
même manière,
MILLAU FREE VOL a pour obligation de gérer l'accueil et les confirmations
d'inscriptions des concurrents parapente sur le PC course parapente, situé au Golf
Café à Millau Plage.
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
MILLAU FREE VOL devra fournir 15 bénévoles pour la gestion du « Bar des
sports » pendant une des 3 soirées phares de l’événement. Les bénévoles seront
présents de 19h00 à 03h00 du matin et seront accompagnés dans leur tâche par les
responsables du staff BAR. Ces 15 bénévoles seront issus du quota (de 30) fixé ci
dessus.
Le CONG prenant en charge les repas et la fourniture de t-shirts pour les bénévoles,
COULEUR CAILLOU devra communiquer la liste de ces personnes (nom, prénom,
tailles vestimentaires et sexe) au responsable général des bénévoles des Natural
Games, au plus tard le 15 Février (Dernier délais). Aucune dérogation ne sera
acceptée pour des raisons d’organisation technique.
C – Représentativité :
Un mandataire, membre du bureau de l’association MILLAU FREE VOL ou faisant
partie de son Conseil d’Administration, sera désigné pour représenter MILLAU
FREE VOL au sein du Conseil d’administration du C.O.N.G. Cette personne sera
le correspondant privilégié pour le volet « PARAPENTE » des Natural Games et
devra adhérer au CONG, conformément à l’article 11 de ses statuts.
Sur proposition de l’association COULEUR CAILLOU et après validation du CONG,
le correspondant privilégié dédié est :
- JEAN MICHEL BENSILHE
Cette personne sera toujours la même durant toute la période de préparation de
l’évènement. Les échanges et les relations entre le CONG et MILLAU FREE VOL se
feront exclusivement avec cette personne qui relaiera les éléments d'information au
Conseil d’Administration de son Club. Sa présence assidue sera indispensable, et
en particulier lors des réunions d’organisation auxquelles elle sera conviée
systématiquement par le CONG. Elle pourra toutefois se faire remplacer par un
membre du "Bureau" du Club MILLAU FREE VOL. Ce remplaçant n'aura aucun
droit de vote au sein de l'association CONG.
D - Actions spécifiques :
MILLAU FREE VOL pourra, s’il le désire, installer un stand de promotion du club et
de l’activité VTT sur le village sponsor des Natural Games. Il devra en faire la
demande
au
responsable
du
Village
Officiel
Bertrand
Serrait
([email protected]) au moins 6 mois avant la manifestation.
E – Obligations de MILLAU FREE VOL
MILLAU FREE VOL devra obtenir l’autorisation écrite du CONG pour toute
action qui ne serait pas décrite dans la présente convention.
"Toute action non décrite ici, pourra faire l’objet d’un avenant rédigé en
concertation et signé par les deux parties[M1] avant le 15 Mars 2016."
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
Article 4 : Siège des Natural Games
Toutes les réunions de préparation de l’évènement s’effectueront au sein du bureau
du CONG situé 3 rue Pasteur – 12100 Millau.
Une boîte aux lettres commune permettra de recevoir l’ensemble de la
correspondance en lien avec l'événement.
Article 5 : Dispositions financières
A – Budget de la manifestation :
Le budget global de la manifestation est régi entièrement par le CONG, en particulier
par son trésorier et son trésorier adjoint, sous contrôle d’un expert comptable
mandaté par le Conseil d’Administration du CONG.
L’ensemble des recettes (inscriptions, sponsoring, subventions, mécénat,…) est
encaissé par le CONG qui ventile ensuite en fonction des dépenses à engager.
Une part du budget sera consacrée à chacune des épreuves des Natural Games
organisées par les associations partenaires. La concertation en amont entre le
CONG et les associations permettra de déterminer les besoins financiers
nécessaires pour l’organisation des épreuves et des animations organisés par les
associations.
Les dépenses devront être identifiées le plus en amont possible. Elles seront ensuite
fixées et communiquées à chaque association partenaire qui devra se conformer au
budget qui lui sera alloué.
B – Les inscriptions :
Les inscriptions d'un montant unitaire de 125 € par compétiteurs seront
encaissées initialement par le CONG
La somme de 65€ par inscription sera reversée par le CONG à MILLAU FREE
VOL
Le CONG conservera les 60 € de différence (Ces recettes serviront à couvrir le
coût des tee-shirts, du repas du jeudi soir, vendredi soir et du samedi soir, et
de l'ensemble des frais supplémentaires engendrés par ce niveau de
compétition.)
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
D – Déficit financier :
En cas de bilan d’activité négatif en fin d’opération, le CONG en assumera l’entière
responsabilité. MILLAU FREE VOL sera dégagé de toute responsabilité et ne sera
pas lié au CONG pour le remboursement de la dette.
Le CONG se chargera de palier au déficit financier par tout moyen jugé nécessaire
et financièrement viable.
Article 6 : Communication
Le CONG assure l’intégralité de la communication concernant sa structure, son
fonctionnement et l’organisation des Natural Games (toutes activités confondues).
Pour toute action de communication concernant les Natural Games, MILLAU FREE
VOL devra obtenir l’autorisation écrite du CONG, quelque soit le moyen de
communication envisagé (presse écrite, interview, Internet, supports papiers,…).
Article 7 : Responsabilités
Le CONG est juridiquement et financièrement responsable de l’organisation et du
déroulement de l’évènement.
MILLAU FREE VOL est responsable des activités qui lui sont dévolues à
l'article 3 de la présente convention ainsi que de ses préposés et/ou
bénévoles.
Article 8 : Assurances
Le CONG est assuré auprès de la MAIF contrat (3517624K) pour couvrir les
conséquences pécuniaires de sa responsabilité à l'occasion des événements
accidentels.
Conformément aux dispositions des articles L.321-1, L.321-7 et L.331-9 à
L.331-11 du code du sport, le contrat garantit les conséquences pécuniaires de
la responsabilité civile que le CONG ou tout bénéficiaire des garanties peut
encourir à l'égard des tiers, lors de la survenance d'un événement de caractère
accidentel, intervenant à l'occasion des activités organisées par la collectivité.
MILLAU FREE VOL devra assurer sa responsabilité civile pour les activités
qu'elle prend en charge auprès d'un assureur notoirement solvable et en
respect des obligations légales et réglementaires en vigueur. OPTIONS / (Elle
en justifiera par la production d'une attestation d'assurance.) / (dans
l'hypothèse où les activités organisées sont couvertes par une Fédération,
MILLAU FREE VOL vérifiera auprès de cette dernière de l'assurance des
activités concernées et obtiendra de l'assureur fédéral une attestation)
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
MILLAU FREE VOL s’engage à respecter le cahier des charges fédéral relatif à
la partie technique des épreuves organisées.
Article 9 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée à compter de la date de signature
et se termine à compter du solde des engagements financiers des parties, et au plus
tard le 30 Novembre 2016.
En cas de non respect des engagements réciproques énoncés dans la présente
convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties
par dénonciation expresse.
En cas d’annulation de l’évènement des Natural Games ou de sa promotion, avant
son démarrage ou pendant son déroulement, imputable au CONG, le présent contrat
est résilié de plein droit, sans formalités et sans indemnités pour MILLAU FREE
VOL à compter de la connaissance de l’annulation. Dans cette éventualité, le CONG
s’engage à prévenir MILLAU FREE VOL dans les plus brefs délais et par tout
moyen.
En cas d’annulation ou d’interdiction du festival ou de sa promotion, du fait d’une
disposition légale, réglementaire ou d’une décision de justice imputable ou non
imputable au CONG, ou par suite de cas de force majeure, MILLAU FREE VOL
accepte de ne percevoir aucune indemnité et aucune compensation financière et
matérielle.
La présente convention pourra être suspendue à la demande de l’une ou de l’autre
des parties en cas de survenance d’un cas de force majeure, entendu comme
événements reconnus comme tel par la jurisprudence des tribunaux Français.
En cas de litige, et si aucune solution amiable n’a pu aboutir au préalable, il sera fait
attribution de juridiction auprès du tribunal administratif de Toulouse, qui sera saisi
pour l’interprétation de cette convention.
Les parties pourront convenir d’une modification des termes et des dispositions
pratiques de la convention, par voie d’avenant.
Fait en 2 exemplaires, à Millau le 13 Janvier 2016
Le Président de l’association MILLAU FREE VOL
Jean-Michel BENSILHE
Marc Salson
Co Président du CONG
Natural Games ®
DOCUMENT CONFIDENTIEL / PARAPHES :
Michaël Pradayrol Pechberty
Founder & Global Manager
Natural Games ®