brochure d`information pour les exposants

BROCHURE D’INFORMATION
POUR LES EXPOSANTS
Réservez votre kiosque en remplissant le formulaire de réservation d’un kiosque au
https://caslt.membershare.ca/event/fr/31/71.
Réservation d’un kiosque d’exposition (Tous les kiosques sont situés dans la salle d’exposition)
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Kiosque pour OSBL = 350 $
Kiosque standard = 600 $
Kiosque à emplacement privilégié = 800 $
Veuillez noter que l’espace est limité et que les kiosques sont assignés selon la règle du « premier arrivé, premier servi ».
À noter également que certains forfaits de parrainage incluent un ou plusieurs kiosques gratuits.
Politique d’annulation : Le paiement d’un espace d’exposition est remboursable, moins 100 $ couvrant les frais
d’administration, et ce, jusqu’au 15 février 2017 inclusivement. Aucun remboursement ne sera effectué après
le 15 février 2017.
Matériel standard pour kiosque d’exposition
Chaque ensemble pour kiosque comprend :
• Tentures noires pour mur arrière d’une hauteur de 8 pi (2,4 m) et tentures bleues pour murs de côté d’une
hauteur de 3 pi (91 cm)
• Une table d’exposition d’une longueur de 6 pi (1,8 m) recouverte d’un vinyle blanc et munie d’une jupe sur trois
côtés faite de tentures bleues
• Deux (2) chaises pliantes
• Une (1) poubelle
• Une (1) enseigne d’identification de 11 po x 28 po (28 cm x 71 cm) sur laquelle sont inscrits le nom de
l’organisation et le numéro de kiosque en caractères d’imprimerie sur fond blanc (l’enseigne sera installée sur
les tentures arrières, en haut et au centre)
Vous recevrez des renseignements additionnels sur l’exposition (ameublement supplémentaire, électricité, Internet,
entreposage, transport, etc.) par l’intermédiaire de l’entreprise de gestion de l’exposition. (Voir aussi, la page Trousse de
l’exposant et formulaires de commande sur le site de LSF 2017.)
www.caslt.org/LWB-2017-LSF
Montage / exposition / démontage
Période de montage :
• Jeudi, 6 avril 2017, 14h00 – 18h00
Aucun exposant ne sera autorisé à entrer dans l’aire d’exposition à moins d’avoir effectué le paiement en entier.
Période d’ouverture de l’exposition :
• Vendredi, 7 avril 2017, 7h30 – 17h30
• Samedi, 8 avril 2017, 7h30 – 14h30
Période de démontage :
• Samedi, 8 avril 2017, après 14h30. Le démantèlement doit être fait avant 18h30.
Aucun kiosque ne peut être démonté durant les heures d’ouverture de l’exposition. Les responsables de kiosque sont
priés d’organiser leur transport compte tenu de l’horaire d’ouverture de l’exposition et de démontage.
Personnel de kiosque
Chaque organisation ayant réservé un kiosque devra acquitter des frais de 230 $* pour chaque personne souhaitant
profiter des repas pour la durée du Congrès. Les organisations qui ne souhaitent pas débourser ce montant pourront
manger dans les restaurants avoisinants ou apporter leurs propres repas. Des collations et des breuvages seront offerts
à tous les exposants, peu importe leur choix.
Lors de la réservation de votre kiosque, veuillez indiquer le nombre de personnes à votre kiosque pour la durée du
congrès ainsi que leurs noms, s’ils sont connus, ainsi que toute allergie ou restriction alimentaire; le paiement des repas
est fait au moment de réserver un kiosque.
Aucune personne ne sera autorisée sur le site de l’exposition sans insigne d'identité.
*Des informations erronées concernant les inscriptions pour le personnel de kiosques ont été partagées avant le
23 novembre. Ces informations ne sont donc plus valides.
Atelier/présentation de l’exposant (commercial)
Veuillez noter qu’un nombre limité d’ateliers/présentations à vocation commerciale (promotion pour la vente de
produits et/ou services) sont réservés aux exposants tels que des éditeurs, des organisations à but lucratif, des
entreprises, etc. au coût de 250 $ par session. À noter que certains forfaits de parrainage incluent un
atelier/présentation commercial gratuit.
Pour soumettre une proposition d’atelier/présentation commercial, veuillez suivre le processus de soumission d’une
proposition sur la page de LSF 2017, une fois que vous aurez réservé un kiosque (rempli et soumis le formulaire
Réservation d’un kiosque). Le titre de l’atelier/présentation ainsi que le nom du présentateur sont aussi requis pendant
la réservation d’un kiosque.
La date limite pour soumettre une proposition est le 1er juin 2016. Veuillez noter que les exposants dont la proposition
d’atelier/présentation a été sélectionnée pour inclusion dans le programme du Congrès seront facturés après réception
de la confirmation de l’acceptation d’une session par le comité organisateur.
Aucun atelier/présentation commercial ne sera inclus dans le programme à moins que le paiement n’ait été reçu
par le 15 janvier 2017.
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Offres additionnelles pour exposants
Commandite
Veuillez noter que certains forfaits de commandite incluent un ou plusieurs kiosques d’exposition gratuits et un
atelier/présentation commercial gratuit, ainsi que de nombreux autres avantages qui permettent à votre entreprise de
se démarquer des concurrents.
Veuillez consulter la Brochure d’information pour commanditaires/annonceurs sur site de LSF 2017 pour plus de détails.
Pour plus de détails, communiquez avec l’une des personnes suivantes par courriel ou par téléphone :
Francis Poitié à [email protected] ou 613-727-0994, poste 222
et/ou
[email protected] ou 613-727-0994, poste 201
PUBLICITÉ
Veuillez noter que certains forfaits de commandite incluent de la publicité gratuite (consulter la Brochure d’information
pour commanditaires/annonceurs).
Espace publicitaire dans le programme du Congrès
Pleine page, page intérieure (8 po x 10,5 po) ....................... 750 $
Demi-page, ½ page intérieure (8 po x 5 po) ......................... 500 $
Quart de page, ¼ page intérieure (3,15 po x 5 po) ............... 250 $
Encarts dans les sacs des délégués
Prospectus (une page) .......................................................... 750 $
Brochures (quelques pages)............................................... 1 000 $
Exonération de responsabilité
Les exposants acceptent la pleine responsabilité de toute propriété qu’ils exposent ou sont autorisés à exposer dans les
espaces alloués sur le site où se déroule la conférence. La responsabilité entière pour perte ou dommage, peu importe la
nature ou les circonstances, est aux risques exclusifs de l’exposant, nonobstant le fait qu’une telle perte ou un tel
dommage ait pu être causé par une inadvertance ou un acte de négligence de toute personne, incluant tout membre et
tous les membres de l’Association canadienne des professeurs de langues secondes (ACPLS) ou de l’Institute for
Innovation in Second Language Education (IISLE) de l’Edmonton Public Schools (EPS). L’exposant s’assurera de protéger
et d’exempter l’ACPLS et IISLE de toute réclamation pour toute perte relative à ou reliée à la présence et à l’utilisation de
la propriété du ou de la soussigné(e). La fourniture de tout service ou de toute assistance ne peut être interprétée
comme une présomption de l’obligation ou du devoir en ce qui concerne la protection de la propriété de l’exposant, qui
demeura en tout temps en la seule possession et sous la garde unique de chaque exposant, et sera sous la responsabilité
exclusive de chaque exposant.
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